San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad 1ª ASAMBLEA 2014 Jueves 6 de...
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San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
1ª ASAMBLEA 2014
Jueves 6 de Marzo del 2014., Irapuato, Gto.
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
1ª Asamblea General 2014
Programa de la reunión:
1. Registro de asociados hasta las 19:30 hrs.2. Elección de escrutadores.3. Verificación del quórum legal y, en su caso, instalación de la asamblea4. Presentación del Plan Estratégico de la Asociación 2014 -20205. Presentación y aprobación de los estados financieros del año 20136. Presentación y aprobación de los estados financieros del mes de enero del 20147. Informe de la mesa directiva al 31 de enero del 2014, aprobación del informe.8. Presentación y aprobación del presupuesto 20149. Presentación de reformas a los estatutos de la asociación10. Aprobación a las reformas estatutarias11. Nombramiento de comisionado para la protocolización de la asamblea12. Recepción de propuestas y/o reportes13. Cierre de la asamblea las 21:00 hrs
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
Fortaleza financieraResidentes satisfechos
Mejora continúa(Planear – Hacer – Verificar – Actuar)
Planeación Operativa(Acciones a realizar)
Indicadores(Que y Como nos vamos a medir)
Objetivos Estratégicos(Definición de estrategias)
Valores(En qué creemos)
Visión(Qué queremos ser)
Misión(Por qué existimos)
4.- Plan Estratégico 2014-2020
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
MISIÓN
Estar comprometidos a construir un proyecto con desarrollo humano, en el bienestar de las familias, con un estilo de vida que armonice los principios de libertad, solidaridad y justicia.
VISIÓN
Ser un fraccionamiento reconocido por su calidad de vida; el respeto a sus normas; la seguridad, la gestión profesional de los servicios; por la participación, integración y armonía de sus colonos.
4.- Plan Estratégico 2014-2020
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
•Responsabilidad•Honestidad•Respeto•Orden
VALORES GRUPALES
VALORES PERSONALES
•Honradez•Lealtad•Confianza•Responsabilidad•Puntualidad•Espíritu de servicio
4.- Plan Estratégico 2014-2020
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
OBJETIVOS ESTRATEGICOS.
4.- Plan Estratégico 2014-2020
Contar con fortaleza financiera.
Incrementar los niveles de seguridad
Trabajar con criterios de desarrollo sustentable y responsabilidad social.
Garantizar la aplicación de la normas.
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INDICADORES
4.- Plan Estratégico 2014-2020
Evaluación de satisfacción del residente
Índice de incidencias menores y mayores.
% de Cartera Vencida
% de Cobranza
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
Resumen de cumplimiento deIndicadores y Planes Operativos
4.- Plan Estratégico 2014-2020
N° Procesos
Indicadores2014
Planes Operativos2014
Cantidad Cumplidos%
cumplimiento Cantidad Cumplidos%
cumplimiento
1 Administración
2 Seguridad y Vigilancia
3 Servicios
4 Construcción y Conservación
Total
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
5.- Presentación y aprobación de los estados financieros del año 2013
TOTAL ACTIVO TOTAL PASIVO PATRIMONIO0
1,000,000
2,000,000
3,000,000
4,000,000
5,000,000
6,000,000
7,000,000
20122013
5,864,169
394,616 285,789
4,763,677
5,578,3805,158,293
Se incremento el activo durante el ejercicio 2013 debido a que a partir de este año se incluye en la cuenta de deudores diversos la cartera vencida, en anteriores ejercicios se considero como parte del ingreso, esto provoco no contar información veraz.
Balance General Comparativo
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
6.- Presentación y aprobación de los estados financieros del año 2013
TOTAL INGRESOS TOTAL GASTOS DEPRECIACION RESULTADO
-1,000,000
0
1,000,000
2,000,000
3,000,000
4,000,000
5,000,000
6,000,000
20122013
5,020,4585,124,648
4,522,2604,933,993
346,967471,415
151,231
-280,760
Estado de Resultados Comparativo
Venía siendo política de la Asociación, el preparar su información financiera sobre la base de reconocer sus ingresos y gastos cuando efectivamente se cobran o pagan, respectivamente, y no cuando se devengan o realizan. A partir del ejercicio 2013, por decisión de los directivos de la Asociación, se cambió la manera de hacer sus registros contables, relativos a sus ingresos y egresos, de tal forma que a partir de este ejercicio, se registrarán todos los ingresos y egresos cuando se devengan.
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
5.- Presentación de los estados financieros enero 2014
TOTAL ACTIVO TOTAL PASIVO PATRIMONIO0
1,000,000
2,000,000
3,000,000
4,000,000
5,000,000
6,000,000
7,000,000
8,000,000Ene-14
Ene-14
381,960
6,573,264
6,955,224
Balance General
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
6.- Presentación de los estados financieros enero 2014
TOTAL INGRESOS TOTAL GASTOS DEPRECIACION RESULTADO0
200,000
400,000
600,000
800,000
1,000,000
1,200,000
1,400,000
1,600,000
1,800,000Ene-14
Ene-14
1,624,524
501,540471,415
500,339
Estado de Resultados
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
Cartera Vencida Recuperación 2014
dic-13 $ 1,095,462.36 ene-14 $ 967,361.50 $ 128,100.71
feb-14 $ 844,755.30 $ 125,606.25 $ 253,706.96
Despacho Juridico
Cuentas Cartera Vencida 25-ene-1438 $ 427,180.00
Resultado oficios Extrajudicial 28-feb-149 $ 137,280.00 3 $ 11,500.00
12 $ 148,780.00 35%
Tramites para embargo 01-mar-1426 $ 278,400.00
7.- Informe por Procesos al 28 de feb/14.I. Administración
I. Análisis de Estado de resultados
II. Cartera vencida
III. Atención de encuesta aplicada
IV. Contratación de nuevo despacho contable.
V. Cambio de Logotipo
VI. Pagina Web
VII. Inventario de activo
VIII. Contratación de despacho Jurídico, para recuperación de cartera
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Sistemas de Control de Acceso
Indicadores de seguridad
Evaluación de Resultados
Instalación de Interfón
Activación de Alarma en malla
Sistema de Monitoreo
Padrón de proveedores
7.- Informe por Procesos al 28 de feb/14.II. Seguridad y Vigilancia
Evaluación de Riesgos y el costo beneficio del estado actual
Evaluación de Propuesta con empresas Privadas
Puesta en Marcha con Empresa
3.6 km de Alarma con red
eléctrica restablecida
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X. Arreglo de fuga
i. Plan de trabajo por prioridad.
II. Planeación de trabajo a personal.
III. Limpieza de terrenos
IV. Pintura a fachada y Casetas
V. Corrección a problemas de Alumbrado publico
VI. Mantenimiento a Tractor
VII. Mantenimiento a Bombas
VIII. Mejora en campo de futbol.
IX. Poda de Arboles.
7.- Informe por Procesos al 28 de feb/14.III. Servicios
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7.- Informe por Procesos al 28 de feb/14.IV. Construcción y conservación
I. Propuesta de modificación a estatutos
II. Reunión con Arrendadores
III. Reunión con Constructores
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7.- Retos 20141.- Administración
Retos1. Indicador de Cobranza al 95%
2. Indicador de Cartera vencida al 70% de recuperación.
3. Aplicación de compras por Cuadro Control de Facultades
4. Tener oficina de atención a clientes en planta baja.
5. Realizar 2 encuestas al año por sector, que determinen acciones.
6. Implementar procesos para prepararse a Certificación en Iso 9000.
7. Realizar Manual de Gestión de Calidad, Procedimientos de procesos e instructivos de trabajo
8. Realizar manual de organización, con perfil de funciones y actividades del personal.
9. Realizar 12 Informes de resultados mensuales, vía correo electrónico y web y 3 Cuatrimestrales presenciales.
10. Aplicar sanciones por tránsito, construcción, mascotas, etc.
11. Realizar Censo de colonos y arrendatarios y estadística en general.
12. Tener control y aplicación mensual de cortes de tarjetas de acceso y otras acciones para recuperación de la cobranza.13. Realizar análisis de inventario, para evaluar su procedencia de activos menores.
14. Atender demanda laboral y continuar con la demanda penal
15. Gestionar y aplicar el aviso de confiabilidad y transparencia
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1. Indicador de incidencias menores dentro del rango del 10%
2. Indicador de incidencias mayores dentro del rango del 5%
3. Indicador de incidencias Graves dentro del rango del 1%
4. Seguimiento y control diario a reportes de incidencias.
5. Tener evaluación diaria, semanal y mensual a Empresa de Seguridad con aplicación de penalizaciones a contrato.
6. Evaluar tema de alarmas en cada domicilio con propuesta de costo-beneficio.
7. Consolidar mejora en cobertura y grabación con cámaras de vigilancia con centro de mando.
8. Implementar Sistema de acceso a proveedores, trabajadores y personal.
7.- Retos 20142.- Seguridad y Vigilancia
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
7.- Retos 20143.- Servicios
Servicios
1. Evaluar Satisfacción del Residente.
2. Analizar y evaluar la situación del Agua y drenaje con JAPAMI
3. Atender problemática con inundaciones en fraccionamiento (Talavera).
4. Resolver mantenimiento y aditamentos faltantes de cárcamo.
5. Mejorar la imagen externa del Fraccionamiento con jardines.
6. Mejorar los jardines internos e instalaciones.
7. Identificar y corregir puntos de hundimiento en fraccionamiento.
8. Tener Área de Servicios y Almacén para control de trabajadores y Activos.
9. Tener vehículo y remolque para traslado de basura y otros
10. Entregar a colonos los estatutos y mejorar en protocolos de bienvenida.
11. Implementar Procedimientos de servicios con programas de trabajo definidos al personal.
12. Implementar Programa de PODA anual.
13. Implementar Plan de Mantenimiento a Bombas y Cárcamo
14. Implementar Plan de contingencia Ambiental contra Moscos y Palomas
15. Implementar Plan de Protección Civil y Simulacros ante contingencias
16. Implementar Plan de Fumigación Anual.
17. Implementar Plan de riegos automatizados a jardines y áreas verdes.
18. Implementar Plan de mantenimiento a botes de basura y accesorios con bolsas
19. Tener barredora para limpieza del fraccionamiento.
20. Implementar plan de mantenimiento a barda perimetral.
21. Limpiar terrenos con vehículos abandonados.
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
7.- Retos 20144.- Construcción y conservación
Construcción y
conservación
1. Aplicar la normatividad a Construcción.
2. Evaluar y corregir a construcciones y lonas fuera de la normatividad.
3. Tener planos actualizados de Fraccionamiento.
4. Identificar con cintillas de color en postes, la sectorización del Fraccionamiento
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
N° Procesos
Indicadores2014
Planes Operativos2014
Cantidad Cumplidos % cumplimiento Cantidad Cumplidos %
cumplimiento
1 Administración 2 23 8 35%
2 Seguridad y Vigilancia 3 18 10 55%
3 Servicios 32 11 34%
4 Construcción y Conservación 8 3 38%
Total 5 80 31 39%
7.- Resumen de Indicadores y Planes OperativosA Febrero/14.
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
Aprobación a reformas estatutarias
1. Se propone convocatoria primera y segunda en una sola publicación y 30 minutos para integrar el quórum.
2. Se crean las figuras de Vicepresidente y del Consejo de Ex Presidentes.
3. Se constituye la Comisión de Vigilancia con los Comisarios nombrados por la Asamblea.
4. Se incrementa a tres los Peritos que constituyan el Comité de Construcción.
5. Se amplia a dos años el ejercicio de la Junta Directiva, a partir de la próxima elección y se modifica el periodo de elección a la última semana de julio, con entrada de mesa directiva a partir del 1° de septiembre y luego entonces los procesos cada 2 años.
6. Se amplia el objeto a residentes arrendatarios y se promueven acciones sociales, culturales y humanitarias.
7. Se limita el “Fondo de Contingencia” a un monto máximo al 10 % del presupuesto ejercido en el año en que este vigente.
8. Se fortalece a la Junta Directiva con facultades precisas de sus integrantes y su Gerencia.
9. Se incorporan sanciones máximas por causa de gravedad en el incumplimiento o falta a los reglamentos, con la “Suspensión”, pudiendo llegar a la “Exclusión” del Asociado infractor.
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
8.- Presentación y aprobación del presupuesto 2014
Series10
500,000
1,000,000
1,500,000
2,000,000
2,500,000
3,000,000
3,500,000
4,000,0002014
2014
125,000
3,039,800
3,674,800
510,000
SUELDOS Y SALARIOS MATERIALES SERVICIO DE VIGILANCIA TOTAL
Vigilancia
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
8.- Presentación y aprobación del presupuesto 2014
Series10
500,000
1,000,000
1,500,000
2,000,000
2,500,0002014
2014
382,902
837,278
2,165,604
945,424
SUELDOS Y SALARIOS MATERIALES SERVICIO DE VIGILANCIA
Mantenimiento
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
8.- Presentación y aprobación del presupuesto 2014
Series10
200,000
400,000
600,000
800,000
1,000,000
1,200,000
1,400,000
1,600,000
1,800,000
2,000,0002014
2014
36,000
628,482
1,755,008
1,090,526
SUELDOS Y SALARIOS MATERIALES SERVICIOS TOTAL
Administración
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
8.- Presentación y aprobación del presupuesto 2014
Series10
1,000,000
2,000,000
3,000,000
4,000,000
5,000,000
6,000,000
7,000,000
8,000,000 2014
2014
2,165,604
1,755,008
7,595,412
3,674,800
SUELDOS Y SALARIOS MATERIALES SERVICIOS TOTAL
Resumen
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
Ajuste de cuotas conforme a la inflación. Estatutos
Cap 6: de la administración
Claúsula 31: de las obligaciones y Facultades de la junta directiva
Inciso C: “Modificar las cuotas a cargo de la asociación hasta por la cantidad que resulte de aplicar a la cuota vigente el índice nacional de precios al consumidor por los últimos doce meses o por los meses que hayan transcurrido desde la última modificación”
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
VALOR PRESENTE DE UNA CUOTA DE $500 DE 2008 SEGÚN IPC
5
$649.8
$384.7
San Antonio de Ayala mesa directiva 2014 La fuerza de la comunidad
CUOTASTENDENCIA 2014
NUMEROCUOTAS
IESCENARIO I VARIACIÓN
CUOTAS II
ESCENARIO II
VARIACIÓNCUOTAS
IIIESCENARIO
IIIVARIACIÓN
A (Terrenos)
294,671.34$ 317 250 732,223.78$ 248% 300 859,023.78$ 292% 350 985,823.78$ 335%
B (Construcció
n)167,400.00$ 31 600 204,600.00$ 22% 650 217,000.00$ 30% 700 229,400.00$ 37%
C (Casas)
4,752,000.00$ 792 600 5,385,600.00$ 13% 650 5,702,400.00$ 20% 700 6,019,200.00$ 27%
TOTAL 5,214,071.34$ 1,140 6,322,423.78$ 21% 6,778,423.78$ 30% 7,234,423.78$ 39%
ESCENARIOS DE CUOTAS
A partir del 1° de mayo 2014