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ESCRITURA Y ESCRITURA Y PRESENTACIPRESENTACIÓÓN DE LA N DE LA

PROPUESTAS DE SISTEMASPROPUESTAS DE SISTEMASSesión 11

Cap. 14 Kendall & Kendall

Ana Mercedes Cáceresmercycaceres@gmail.com

Año 2006

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OBJETIVOS

• Capacitar a los estudiantes para que presenten una propuesta de calidad.

• Obtener los proyectos a los que se ha aplicado, mediante una propuesta profesional y de credibilidad.

• Escribir y presentar profesionalmente una propuesta de sistemas eficaz.

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ORGANIZACIORGANIZACI ÓÓN DE LA N DE LA PROPUESTA DE SISTEMASPROPUESTA DE SISTEMAS

Algunos de los elementos básico que debe contener una Propuesta de Sistemas son presentados a continuación:

1. Carta de presentación.2. Portada.3. Tabla de contenido.4. Resumen ejecutivo.5. Lineamientos de estudio del sistema.6. Alternativas de sistemas.7. Recomendaciones.8. Apéndice.

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1. CARTA DE PRESENTACI1. CARTA DE PRESENTACI ÓÓNN

• Personas que hicieron el estudio.

• Objetivos del estudio.

• Lugar y fecha acordados para

presentación verbal.

• Se recomienda como máximo una página.

• Su función es familiarizar a la

Administración con el proyecto de

Sistemas.

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2. P2. PÁÁGINA DE TGINA DE TÍÍTULO DEL PROYECTOTULO DEL PROYECTO

• Nombre del proyecto.

• Miembros del equipo de análisis de sistemas

• Fecha en que es enviada la propuesta.

• El título debe expresar con precisión el contenido de la propuesta.

• Nombre de la empresa a quien va dirigida la propuesta.

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3. TABLA DE CONTENIDO3. TABLA DE CONTENIDO

• Se recomienda incluirlas en documentos

cortos.

• Conservar el desarrollo secuencial de las

actividades para un mejor seguimiento de los

futuros clientes.

• La importancia radica en que la tabla de

contenido ilustra a grandes rasgos, el proceso

general que se desarrollará así como los

resultados esperados.

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4. RESUMEN EJECUTIVO4. RESUMEN EJECUTIVO

• Proporciona el quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo de la propuesta. Se sugiere de 250 o 375 palabras como máximo.

• Debe ser sustancioso pero conciso.• Debe ser escrito al terminar el resto de la

propuesta.• Se incluyen las recomendaciones del analista y

la acción administrativa deseada.• Debe incluir los aspecto de mayor relevancia

para los clientes, ya que muchos de ellos solo tendrán el tiempo de leer el resumen de la propuesta.

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5. GUI5. GUIÓÓN DEL ESTUDIO DE SISTEMASN DEL ESTUDIO DE SISTEMAS

• Proporciona información de todos los métodos

usados en el estudio.

• Informa quién o qué fue estudiado.

• Se describe las herramientas o técnicas

aplicadas tales como cuestionarios,

entrevistas y muestreo de archivos usados en

el estudio.

• Análisis de resultados y diagnóstico.

• Oportunidades de solución de los problemas

detectados.

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6. ALTERNATIVAS DE SISTEMAS6. ALTERNATIVAS DE SISTEMAS

• Contiene la propuesta del analista.

• Se debe plantear de 2 a 3 o más alternativas de solución.

• La alternativa de conservar el sistema como se encuentra, debe ser valorada como primera instancia.

• Se describen costos y beneficios con el auxilio de gráficas y estadísticas.

• Cuide de incluir las ventajas y desventajas de cada alternativa.

• Cada alternativa explicará lo que Administración debe hacer para implementarla.

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7. RECOMENDACIONES DEL ANALISTA7. RECOMENDACIONES DEL ANALISTA

• Opinión profesional del Analista.

• Se presenta la solución recomendada.

• Se explican las razones.

• Este es el momento propicio para

“vender” la idea del proyecto.

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8. AP8. APÉÉNDICENDICE

• Se incluye cualquier información que el analista considere de interés para individuos específicos.

• Incluye aquella documentación que de soporte a lo planteado en la propuesta.

• Se anexa estudios realizados anteriormente, gráficas detalladas, resumen de las frases, formas, entre otros.

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CONSIDERACIONESCONSIDERACIONES

• Seleccione cuidadosamente quién debe recibir la copia de la propuesta.

• Entregue personalmente el reporte a cada persona seleccionada.

• Recuerde que, la presencia del analista de sistemas es importante para la aceptación y el éxito futuro del sistema.

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USO DE CIFRAS PARA UNAUSO DE CIFRAS PARA UNACOMUNICACICOMUNICACIÓÓN EFICAZN EFICAZ

USO EFICAZ DE TABLASUSO EFICAZ DE TABLAS

• Incluya solamente una tabla por página.

• De ser posible, procure la forma vertical de la página para incluir tablas.

• Numere y titule la tabla en la parte superior de la página.

• Use bordes y líneas en las tablas si el espacio lo permite.

• La estética en el diseño de las tablas y la propuesta en sí, proyecta su imagen respecto a la calidad de como trabaja.

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Tabla 1. Datos que reflejan el uso de Internet a nivel mundial. Fuente: http://www.cibersociedad.net/recursos/taula_1.gif

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USO EFECTIVO DE GRUSO EFECTIVO DE GRÁÁFICOSFICOS

• Un gráfico por página, a menos que se esté

haciendo una comparación crítica.

• Integrar la gráfica en el cuerpo de la propuesta.

• Dar un número de figura y título significativo.

• Etiquetar los ejes, líneas, columnas, barras, etc.

• Utilice colores variados y sobrios.

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COMPORTAMIENTO DE APRENDIZAJEPARCIAL 1 S-1

0.00

8.60

4.31 4.63

0.00

10.00

6.93 6.86

0.00

2.00

4.00

6.00

8.00

10.00

12.00

MINIMO MAXIMO MEDIO PROMEDIO

Gráfico 1. Comportamiento estadístico de aprendizaje para el Parcial 1 Ciclo I-2006 del grupo 1 de Introducción a la Computación.

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DIAGRAMAS DE GANTT. Es una forma efectiva para mostrar las estimaciones de tiempo de las actividades a desarrollar del proyecto.

S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4

1 Investigación preliminar.

2 Análisis de datos.

3 Elaboración del Diagnóstico

4 Diseño del Sistema

5 Elaboración y desarrollo del sistema

6 Crear base de datos

7 Desarrollar procedimientos

8 Crear las entradas de datos

9 Pruebas y depuración de la aplicación

10 Depurar documento

11 Primera Defensa de Proyecto (70%)

12 Agregar observaciones de 1a Defensa

13 Desarrollo de aplicaciones de salida

14 Desarrollo de aplicaciones diversas

15 Depuración final

16 Pruebas finales

17 Segunda Defensa de Proyecto (100%)

18 Corrección de observaciones

MAR2005

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

FEB AGONo ENEACTIVIDAD ABR MAY JUN JUL

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ADOPCION DE UN ESTILO DE ADOPCION DE UN ESTILO DE PROPUESTA UNIFICADOPROPUESTA UNIFICADO

Consideraciones de formato: • Uso de espacios en blanco.

• Uso de encabezados.• Numeración de páginas.• Referencias y apéndices.

• Márgenes adecuados.• Colores sobrios.

• Logotipos y eslogan.

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• Conocimiento del auditorio.

• Organización de la presentación de la propuesta de sistemas.

– Planeación de la introducción y la conclusión.

– Recolección de preguntas.

– Uso de ayudas visuales.

– Llevar una computadora portátil a la presentación.

• Uso de paquetes gráficos para la presentación.

• Adoptar lenguaje sencillo de entender.

• Fluidez verbal y seguridad.

PRESENTACION DE LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA DE SISTEMASPROPUESTA DE SISTEMAS

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PRESENTACION DE DIAPOSITIVASPRESENTACION DE DIAPOSITIVAS

• Usar plantillas profesionales.

• Usar combinación de gráficos y texto para comunicarse.

• Mantener una vista limpia de cada transparencia evitando saturaciones.

• Usar el color significativamente.

• Usar sonido para refuerzo de puntos importantes.

• Dar enfoques multimedia a la presentación.

• Proporcionar una copia de las mismas a los asistentes.

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GENERALIDADES MUY IMPORTANTESGENERALIDADES MUY IMPORTANTES

• Hable lo suficientemente fuerte para que la audiencia lo pueda escuchar.

• Mire a todas las personas de la audiencia mientras habla.

• Evite muletillas o tartamudeos o tips nerviosos.• Diseñe los apoyos visuales lo suficientemente

grandes para que la audiencia los pueda ver.• Use posturas que sean naturales a su estilo de

conversación.• Presente y termine la charla con confianza y

seguridad.

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LINEAMIENTOS PARA SUPERAR LA ANSIEDAD DEL EXPOSITOR

• Sea usted mismo.

• Esté preparado.

• Hable con naturalidad.

• Recuerde respirar.

• Este en su sitio antes que los espectadores y con

suficiente tiempo de margen.

• Tenga todos sus materiales de apoyo listos.

• Maneje la propuesta en un 200%

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TAREATAREA

• Desarrolle la propuesta de sistemas del proyecto de cátedra.

• Investigar cómo se hace un Resumen Ejecutivo y anexarlo en su propuesta.

• Para mayor ilustración revise el modelo de propuesta anexo a esta sesión.

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HASTA LUEGO