Organización de Eventos

Descripción y Planificación

Universidad “Fermín Toro”William MorlesC.I 21.126.848

Materia: Relaciones Públicas IDocente: Alejandra PeraltaBarquisimeto – Junio 2015

Todo evento amerita de un plan previo, afinar detalles calcular presupuestos para gastos de transporte, alimentación y cualquier tipo de logística, establecer el lugar, contactar a los participantes. PREGUNTA CLAVE: A través de la relación directa que debe establecer

el comunicador social con el patrocinador, es necesario conocer el objetivo del evento, para determinar la necesidad de llevar a cabo el mismo u ofrecer opciones menos costosas.

COMITÉ ORGANIZADOR: Contrario a lo que se piensa, un numeroso equipo de trabajo no es necesariamente un buen equipo de trabajo, establece el número adecuado al jerarquizar y delimitar las labores a desempeñar.

PÚBLICO: Definir y ofrecer facilidades al target al que se espera llegar, si en el evento se desea invitar a unos inversionistas, colaborar para su comodidad.

PRESUPUESTO: Es necesario fijar un presupuesto un poco más alto de lo esperado, para cubrir cualquier tipo de imprevisto.

Planificación

PROGRAMACIÓN: Prever con la antelación debida

cualquier tipo de inconvenientes, respetar un orden y una secuencia, además, tener un plan B y hasta un plan C.

DURACIÓN: Dentro del programa también hay que tomar en cuenta la duración del evento, establecer un formato adecuado y organizar las actividades.

Programación

Son considerados una poderosa herramienta de comunicación institucional, en esta, se busca compartir argumentos tendientes a lograr un cierto nivel de persuasión en el público que participa del mismo.

Los eventos son considerados una carta de presentación hacia la sociedad

Eventos Corporativos

PASOS PARA PLANEAR UN EVENTO

DISEÑO Y COTIZACIÓN: Se trazan los objetivos, el mensaje a comunicar al público y las expectativas.

PRODUCCIÓN: Gestiones previas al evento. MONTAJE: Disposición de los recursos donde se

llevará a cabo el evento. EJECUCIÓN: Fase en la que se llevan a cabo las

actividades planificadas. DESMONTAJE: Retiro de los materiales y

elementos. EVALUACIÓN DE RESULTADOS: En este momento

se analiza el cumplimiento de los objetivos.

Uno de los eventos más importantes a nivel futbolístico, le haremos su respectiva planificación.

EVENTO COPA AMÉRICA CHILE 2015

PREGUNTA CLAVE: El objetivo, conversado con la FIFA, es unir a

todas las naciones participantes para la realización de la Copa América Chile 2015.

COMITÉ ORGANIZADOR: Al ser un evento de alta envergadura, es necesario armar un buen equipo en Chile, y un coordinador de cada país, para que se encargue de los pormenores de su federación.

PÚBLICO: El interno, es necesario manejarlo con suma anterioridad para coordinar los hoteles a donde llegaran y los lugares donde podrán entrenar, no obstante, cada selección presenta su exigencias y es importante el trabajo de los representantes de la federación. El externo, se maneja controlando las entradas y salidas a los estadios, con promociones y colaborando para su comodidad.

PRESUPUESTO: El presupuesto es alto, un evento avalado por el máximo ente FIFA, y también que requiere de un buen personal para llevarlo a cabo, por supuesto, guardando una parte del dinero asignado para la competencia, con la intención de controlar imprevistos.

Planificación

DURACIÓN: 11 de Junio hasta el 4 de julio, cada

partido tiene una duración de 90 minutos, cuatro horas de protocolo aproximadamente para controlar debidamente toda previa y el final del espectáculo

DISEÑO Y COTIZACIÓN: Se establecen los precios y se establece el cronograma, la distribución de los 12 equipos que verán acción

PRODUCCIÓN: Control de acreditación para prensas y personal de equipo, seguridad mucha seguridad para los juegos, para el público interno (protagonistas) y el externo (aficionados), cumplimiento exacto de los horarios establecidos.

PROGRAMACIÓN

MONTAJE: De las partes más difíciles, dejar cada

escenario apto para recibir a los participantes, cada estadio son de amplia capacidad, por lo tanto, se requiere de un amplio personal para atender la demanda.

EJECUCIÓN: El control a lo largo de los partidos, supervisión, entrega de los reconocimientos, garantizar la seguridad, ventas de alimentos, facilidades para la prensa, y la asistencia médica.

DESMONTAJE: Limpieza de los recintos, y se desmonta los puestos de atención.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS: Se analiza el cumplimiento de los objetivos de Chile como sede en la Copa América.

PROGRAMACIÓN