Rosario Morelli, PMP Curso de Gestión de Proyectos Rosario Morelli, PMP [email protected]...
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Rosario Morelli, PMP
Curso de Curso de Gestión de ProyectosGestión de Proyectos
Rosario Morelli, [email protected]
Segundo móduloContexto de los proyectos y Procesos de Dirección de proyectos
Rosario Morelli, PMP
Contexto de la Dirección de Proyectos
• Interesados en el proyecto• Estructuras organizativas y su
influencia• Oficinas de Proyectos (Project
Management Office o PMO)
Procesos de Dirección de Proyectos
Rosario Morelli, PMP
Los INTERESADOS en el proyecto
Individuos u organizaciones activamente involucrados en el proyecto, o cuyos
intereses puedan ser positiva o negativamente afectados como resultado de la ejecución del
proyecto o de su culminación.Fuente: PMBOK Guide ®
SI¿?¿?SI
SI
Rosario Morelli, PMP
Interesados en el Proyecto
Equipo de Proyecto
Interesados en el proyecto
Equipo de dirección de
Proyecto
Patrocinador
Director Proyecto
¿?
Miembros del equipo que participan en la actividades
de dirección
Personas que informan al Director del proyecto
Persona o grupo que proporciona los recursos financieros
Responsable
Fuente: Ibid
Rosario Morelli, PMP
INTERESADOS en el proyecto
• Los que están a favor• Los que están en contra• Los destinatarios del proyecto• Los clientes y usuarios• La competencia• Los proveedores• La organización que está llevando a
cabo el proyecto• Los gerentes funcionales y de operaciones• La sociedad y sus representantes
Rosario Morelli, PMP
Estructuras
Estructuras de las organizaciones: Funcional Proyectizada Matricial (débil, balanceada y fuerte)
La estructura, cultura y estilo de la organización ejecutante
restringe y pauta la disponibilidad de recursos para los proyectos
Rosario Morelli, PMP
Organización funcional
Director Ejecutivo
Gerente funcional
Gerente funcional
Gerente funcional
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Coordinación del Proyecto
Cajas azules: el personal
involucrado en actividades del
proyecto
Fuente: PMBOK Guide ®
Rosario Morelli, PMP
Organización proyectizada
Director Ejecutivo
Director de proyecto
Director de proyecto
Director de proyecto
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Coordinación del Proyecto
Cajas azules: personal
involucrado en actividades del
proyecto
Fuente: Ibid
Rosario Morelli, PMP
Organización matricial débil
Director Ejecutivo
Gerente funcional
Gerente funcional
Gerente funcional
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
EmpleadoCoordinación del Proyecto
Cajas azules: personal
involucrado en actividades del
proyecto
Fuente: Ibid
Rosario Morelli, PMP
Organización matricial balanceada
Director Ejecutivo
Gerente funcional
Gerente funcional
Gerente funcional
Empleado
Empleado
Empleado
Director de Proyecto
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
EmpleadoCoordinación del Proyecto
Cajas azules: personal
involucrado en actividades del
proyecto
Fuente: Ibid
Rosario Morelli, PMP
Organización matricial fuerte
Director Ejecutivo
Gerente funcional
Gerente funcional
Director de Directores
de Proyectos
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Director de Proyecto
Director de Proyecto
Director de Proyecto
Director de ProyectoCoordinación del Proyecto
Cajas azules: personal
involucrado en actividades del
proyecto
Fuente: Ibid
Rosario Morelli, PMP
Dedicación
Funcional Débil Balanceada Fuerte Proyectizada
Apoyo administrativo
Funcional Débil Balanceada Fuerte Proyectizada
Autoridad
Funcional Débil Balanceada Fuerte Proyectizada
Control del presupuesto
Funcional Débil Balanceada Fuerte Proyectizada
Funcional Matriz débil Matriz balanceada Matriz fuerte Proyectizada
Director de Proyecto
Recursos disponibles
Funcional Débil Balanceada Fuerte Proyectizada
Para evaluar el tipo de estructura es determinante la relación de poder
del Director de Proyecto vs los Gerentes Funcionales
Rosario Morelli, PMP
DP1
DP2 DP3
DP4 DP5
DP6 DP7Oficina de Proyectos
Centraliza y coordina la dirección de proyectos
• Funciones de respaldo :o Gestiona la formación de los empleadoso Identifica y proporciona el software de apoyo o Fija normas que se deben cumplir (ejemplo: los empleados
deberán tener formación académica en GP para poder ser directores de un proyecto)
o Identifica la metodología de dirección de proyectos a aplicar
o Define procedimientos y plantillas estandarizadoso Administra la base de conocimiento institucional
Rosario Morelli, PMP
Oficina de Proyectos (continuación)
• Dirección y responsabilidad de objetivos
• Tomar decisiones clave para el inicio• Gestión centralizada de riesgo• Coordinación de comunicaciones • Supervisión de presupuestos y
cronogramas• Cancelar proyectos
Rosario Morelli, PMP
Revisión del Contexto de los proyectos
• Interesados en el proyecto• Estructuras organizativas y
su influencia en los proyectos
• Oficina de Proyectos (PMO)
Rosario Morelli, PMP
• Procesos y tipos de procesos• Grupos de procesos• Actividades típicas de los distintos
grupos de procesos• Áreas de conocimiento de la dirección
de proyectos• Factores ambientales y activos de la
organización
Procesos de Dirección de Proyectos
Rosario Morelli, PMP
Procesos del Proyecto
• Los proyectos se componen de procesos
• Un proceso es una serie de acciones que producen un resultado
• Tipos de procesos:– de dirección del proyecto; describen,
organizan y ejecutan el trabajo del proyecto– orientados al producto; especifican y
crean el producto del proyecto
ConocimientoHabilidades
HerramientasTécnicas
Entradas
Salidas
Rosario Morelli, PMP
Ejemplo
Relación entre procesos de dirección de proyectos
Entradas proceso
x
Técnicas y herramientas proceso
x
Salidas proceso
x
Entradas proceso
y
Técnicas y herramientas proceso
y
Salidas proceso
y
Supuestos
TyH de “Identificar
riesgos”
Lista de riesgos
Plan de gestión
de riesgos
TyH de “Analizar riesgos”
Riesgos priorizado
sActivos de la organización
TyH de “Planificar riesgos”
Rosario Morelli, PMP
Grupos de procesos de DP
Fuente: PMBOK Guide
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
Co
mie
nzo
Fin
Rosario Morelli, PMP
Grupos de procesos de dirección del proyectos
Fuente: Ibid
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
Co
mie
nzo
Fin
Rosario Morelli, PMPDefinir el alcance
CrearEDT
Estimarlos recursos
Definir las actividades
Estimar la duración
de actividades
Secuenciar las actividades
Estimar el costo Procesos de
gestión de riesgos
Procesos de gestión
de riesgosDesarrollar
del cronograma
Presupuestar
Desarrollar el Plan del Proyecto
Acta del Proyecto
Declaración de alcance
Declaración de alcance EDT
Declaración de alcanceEDT
Lista actividades
Información de recursos
EDT
Estimación duración act.
Requerimientos de los recursos
Estimación de costosPlan gestión de costos
Registro de riesgos
Diagrama de red del proyecto
Línea base de costos
Plan del Proyecto
Cronograma
Inicio
Ejecución
Rosario Morelli, PMP
Fase “Diseño”
Grupos de procesos de dirección en cada fase del proyecto
... ...
Cada fase tiene todos los grupos de procesos como lo tiene a su vez el Proyecto totalFuente: Ibid
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
Co
mie
nzo
Fin
Fase “Construcción”
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
Co
mie
nzo
Fin
Planificación gradual
Rosario Morelli, PMP
Secuencia de grupos de procesos en una fase o proyecto
Nivel de actividad
Comienzo
Inicio
Planificación
Ejecución
ControlCierre
TiempoFin
220
10
8
2
Cantidad de procesos (de dirección de proyectos) por
“Grupo de procesos”
Fuente: Ibid
Rosario Morelli, PMP
Actividades típicas de INICIO
1. Evaluar la factibilidad del proyecto
2. Definir el alcance a alto nivel
3. Identificar y analizar los interesados
4. Identificar limitaciones y definir estrategias
5. Generar el Acta de Constitución del Proyecto que autoriza el comienzo formal del trabajo para el proyecto y el Director del mismo
6. Presentar la propuesta y obtener la aprobación
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
Co
mie
nzo
Fin
Rosario Morelli, PMP
Actividades típicas de PLANIFICACION (1 de 2)
1. Analizar el producto y definir los entregables
2. Definir todo el trabajo a realizar
3. Desarrollar el presupuesto
4. Generar el cronograma
5. Determinar la integración y la organización del equipo de proyecto
6. Ver las necesidades y los métodos de comunicación
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
Co
mie
nzo
Fin
Rosario Morelli, PMP
Actividades típicas de PLANIFICACION (2 de 2)
7. Definir y documentar lo que se va a adquirir
8. Definir estándares de calidad
9. Documentar y lograr acuerdos con el plan de gestión de los cambios
10.Acordar como se identificarán, analizarán y gestionarán los riesgos
11.Presentar el plan y obtener la aprobación
12.Hacer una reunión de lanzamiento del proyecto
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
Co
mie
nzo
Fin
Rosario Morelli, PMP
Actividades típicas de EJECUCION
1. Obtener y gestionar los recursos del proyecto
2. Lograr los resultados esperados en cada actividad según lo planificado
3. Asegurar que la calidad de los productos sea la especificada
4. Implementar los cambios aprobados
5. Informar a los interesados sobre el avance
6. Desarrollar el equipo: formación, resolución de conflictos, motivación, evaluación y reconocimiento
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
Co
mie
nzo
Fin
Rosario Morelli, PMP
Actividades típicas de CONTROL
1. Verificar si se cumple el trabajo con los plazos, costos estimados y la calidad esperada
2. Procesar las solicitudes de cambios según el plan
3. Controlar la calidad de los entregables
4. Atender las situaciones que representen riesgo
5. Controlar la calidad de las entregas de los proveedores
6. Entregar al destinatario y obtener aceptación
Procesos de Inicio
Procesos
de Cierre
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
Co
mie
nzo
Fin
Rosario Morelli, PMP
Actividades típicas de CIERRE
1. Obtener la conformidad con el resultado del proyecto
2. Hacer la transferencia técnica de los entregables generados
3. Lograr el cierre formal de las distintas áreas involucradas
4. Realizar las comunicaciones finales
5. Completar las “lecciones aprendidas”
6. Archivar todos los documentos y materiales de forma que quede accesible
7. Evaluar el grado de satisfacción del cliente
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
Co
mie
nzo
Fin
Rosario Morelli, PMP
Iniciación del Sistema
Construcción del Sistema
Aceptación del Sistema
Implementación del Sistema
Análisis de los requerimientos
del Sistema
Diseño del Sistema
Ejecución y Control
CierreIniciación Planificación
Ciclos de vida de Proyectos vs Desarrollo de Software
Es lo mismo el Ciclo de Vida de un Proyecto que el de Software?
Rosario Morelli, PMP
Áreas de conocimiento de la gestión de proyectos
Integración Alcance Tiempos
Costos CalidadRecursosHumanos
Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Rosario Morelli, PMPDefinir el alcance
CrearEDT
Estimarlos recursos
Definir las actividades
Estimar la duración
de actividades
Secuenciar las actividades
Estimar el costo Procesos de
gestión de riesgos
Procesos de gestión
de riesgosDesarrollar
del cronograma
Presupuestar
Desarrollar el Plan del Proyecto
Acta del Proyecto
Declaración de alcance
Declaración de alcance EDT
Declaración de alcanceEDT
Lista actividades
Información de recursos
EDT
Estimación duración act.
Requerimientos de los recursos
Estimación de costosPlan gestión de costos
Registro de riesgos
Diagrama de red del proyecto
Línea base de costos
Plan del Proyecto
Cronograma
Procesos centrales de planificación
Inicio
Ejecución
RiesgoIntegración
Alcance.TiempoCosto
Rosario Morelli, PMP
Factores ambientales de la empresa
Son factores que rodean al proyecto e influyen en él por lo que deben ser considerados al planificar: •Procesos, estructura, cultura de la organización•Normas y estándares de la industria o legales•Infraestructura y recursos humanos•Pautas de administración de personal•Procedimientos internos (ej: sistemas de autorización)•Condiciones de mercado•Tolerancia al riesgo•Sistemas de información para la dirección de proyectos
Rosario Morelli, PMP
Son valores que se podrán utilizar en los procesos de dirección de proyectos por lo que se tendrán en cuenta cuando planificamos:
• Procesos, procedimientos estándares, plantillas, criterios de seguridad, de calidad, comunicación interna, de control financiero, de gestión de cambios, de resolución de conflictos, de autorización del trabajo, etc.
• Base corporativa de conocimiento de datos históricos de proyectos previos, mediciones de rendimiento, etc.
Activos de los procesos de la Organización
Rosario Morelli, PMP
Revisión de los Procesos de Dirección de proyectos
• Procesos y tipos de procesos
• Grupos de procesos y actividades típicas de los distintos grupos de procesos
• Áreas de conocimiento dela dirección de proyectos
• Factores ambientales y activos de los procesos de la organización