rio SIE- 1er Semestre 2011-12-5.2 (FINAL)

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CALENDARIO DE DOCUMENTACIÓN DEL SIEPRIMER SEMESTRE- AÑO ACADÉMICO 2011-2012

INFORMACIÓN DE CONTACTO

Service Desk:

Tel. (787) 773-3076, para levantar una boleta de servicio

correos electrónicos: [email protected] / [email protected]

Secretaría Auxiliar de Planificación:

Tel. (787) 773- 3649, 4068

correo electrónico: [email protected]

Fecha de Actualización: 14.07.11

GOBIERNO DE PUERTO RICO

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN

mailto:[email protected]













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ESPECIFICACIONES Y CAMBIOS EN EL NUEVO CALENDARIO DE DOCUMENTACIÓN DEL SIEPRIMER SEMESTRE AÑO ACADÉMICO 2011-2012

El Calendario de Documentación del SIE es una herramienta de trabajo desarrollada con el objetivo de ayudar al personal delDepartamento de Educación en el proceso de recopilación de datos del estudiante a través del Sistema de Información Estudiantil(SIE). En esencia, el calendario propone las actividades de recopilación de datos requeridas para el semestre académico y susperiodos/fechas límites. En adición, el calendario incluye algunas sugerencias a considerar al momento de entrar la información enel SIE.

Con el propósito de hacer más práctico su uso, el Calendario de Documentación del SIE para el Año Académico 2011-2012contempla varios cambios en su estructura. Estos cambios proponen la distribución del documento en cuatro partes a saber:

1. Tabla de Tiempo [pág. 3]: diagrama en el cual se presenta de manera resumida los periodos/fechas límites más

importantes para la entrada de datos, 2. Calendario Anotado [págs. 4-11]: esta parte del calendario contiene los meses naturales, las fechas específicas,

las actividades requeridas y algunas de la sugerencias a considerar al momento de entrar la información en el SIE, 3. Tabla de Datos de Recopilación Continua [págs. 12-14]: esta tabla contiene los datos que se recopilarán

continuamente durante todo el semestre, 4. Guías del Usuario del SIE [pág. 15 en adelante]: estas son las Guías Rápidas a las que hace alusión el calendario

para el proceso de entrada de datos al SIE. Las mismas están adjuntas al documento.

Durante diferentes instancias del transcurso del semestre, la División de Estadísticas producirá informes de progreso para que los Estadísticosinformen a las escuelas el estatus en la entrada de datos y ofrezcan asistencia en la entrada de los mismos. Esto servirá como punto de cotejo

para las escuelas, de forma que el proceso de datos se lleve a cabo de manera más efectiva, completa y a tiempo.



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D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 13 1 4 1 5 16 1 7 1 8 19 2 0 2 1 22 2 3 2 4 25 2 6 2 7 28 2 9 3 0 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 13 1 4 1 5 1 6 1 7 18 1 9 2 0 21 2 2 2 3 24 2 5 2 6 27 2 8 2 9 3 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 13 1 4 1 5 16 1 7 1 8 1 9 2 0 21 2 2 2 3 24 2 5 2 6 27 2 8 2 9 30 3 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 12 1 3 1 4 1 5 1 6 17 1 8 1 9 20 2 1 2 2 23 2 4 2 5 26 2 7 2 8 29 3 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 13 1 4 1 5 16 1 7 1 8 19 2 0 2 1 2 2 2 3 24 2 5 2 6 27 2 8 2 9 30 3 1

i 29

i 16

i 16

i 16

i 7

i 14

i 28

i 10

i 22

i 22

i 30

i 14

i 22

i 22

i 22

i 22

i 22

i 22

i 22

i 15

Informe de Progreso Académico (10 semanas)

i 19

i 22

Informe de Progreso Académico (20 semanas)

Nota: Este diagrama muestra, de manera resumida, los periodos comprendidos para la entrada de los datos y sus fechas límites . i Fecha de Inicio

Para los detalles de cada actividad, haga referencia al Calendario Anotado del SIE. # Fecha Límite

Entrar los datos de los Estudiantes en Programas Ocupacionales

Entrar los Datos del Programa School Choice

Identificar los Estudiantes Inmigrantes y LSP (Limitaciones Lingüísticas en Español)

Entrar datos de movimiento de matrícula, relacionados con transferencia (T), rematriculados (R) y bajas (B)

Entrar y/o actualizar, el ingreso anual familiar del estudiante y la cantidad miembros de la familia; Fecha de corte Estudio Socioeconómico

Entrar datos de Autorización Divulgación Información de Estudiantes a Reclutadores Militares

Identificar Incidentes de Disciplina

Matrícula M1T o M2 para estudiantes que llegan a la escuela del 29 de agosto en adelante

Entrar Asistencia Diaria y Ausencias con código de ausencia, según aplique

Actualizar el Calendario de la Escuela en el SIE

Identificar Incidentes con Armas de Fuego

Identificar Impedimento Primario del Estudiante

DICIEMBRE

TABLA DE TIEMPO Y FECHAS LÍMITES (RESUMEN DEL CALENDARIO DEL SIE- PRIMER SEMESTRE 2011-2012)

Matricular estudiantes nuevos, e Identificar al estudiante de 10mo, 11mo y 12mo grado que está repitiendo o haya repetido el grado

Entrega de Parámetro en formato oficial al estadístico

Identificar estudiantes con matrícula M1 en SIE

AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

Matricular estudiantes que estuvieron en la escuela el año anterior

Entrar datos de raza y etnia del estudiante

Liberar estudiantes que no se presentaron a la escuela

Entrar datos para la organización escolar

Entrar datos estudiantes que viven en residenciales públicos; encargados en fuerzas armadas; encargados trabajando en propiedades federales



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CALENDARIO ANOTADO PRIMER SEMESTRE AÑO ACADÉMICO 2011-2012

MesEscolar Fecha Actividad Requerida Observaciones

1 de agosto enadelante

1 al 26 de agosto

1 al 26 de agosto

Matricular estudiantes NUEVOS, eIdentificar al estudiante de 10mo,11mo y 12mo grado que estárepitiendo o haya repetido elgrado

Entrega de Parámetro dematrícula M1

Periodo válido para que unestudiante se considere matrículaM1

Utilice las guías: Buscar un Estudiante Actualizar Direcciones Física y Postal de Estudiantes Añadir encargado Añadir Información de Miembro Familiar Matrícula de Estudiante (Calidad de Datos) Guía para la recopilación de datos de etnia y raza del estudiante Año Académico 2011-2012 Identificación de Estudiante que Están Repitiendo el Décimo Grado, Undécimo Grado y

Duodécimo Grado

Identificar si el estudiante está matriculado en la escuela primaria con un SÍ (ADA). Las escuelas vocacionales de área identificarán a sus estudiantes con NO en este campo. Escuelas que tengan proyectos especiales con estudiantes matriculados de otras escuelas

primarias, identificarán a estos estudiantes con un NO. La escuela utilizará el grado PK solamente si el ofrecimiento de este grado es académico y

no deberá utilizarse para matricular a los estudiantes de educación especial salóncontenido.

Las escuelas con Proyectos Especiales, deberán solicitar la activación del grado PE mediante unacomunicación del director regional a la Secretaría Auxiliar de Planificación en la que certifique quela escuela llevará a cabo ese ofrecimiento.

El dato de los estudiantes repitiendo el grado es utilizado como parte del requerimiento delPrograma Federal Título 1 del indicador adicional para la determinación del AYP de las escuelassuperiores.

Todas las escuelas, incluyendo aquellas que comparten estudiantes (escuelas de conteorepetido), matricularán a los estudiantes en el SIE y completarán el parámetro oficial.

La fecha límite para la entrega del parámetro en el formato oficial al estadístico del distritoes el viernes, 16 de septiembre de 2011. No se aceptarán enmiendas posteriores a estafecha.

Coteje y valide que todo estudiante que estuvo matriculado a la fecha de corte del 26 de agostode 2011 inclusive, tiene entrado el código de matrícula de M1.

La fecha límite para identificar estos estudiantes como M1 en el SIE es el viernes, 16 deseptiembre de 2011. No se aceptarán Parámetros ni enmiendas posteriores a esta fecha.

Los códigos de traslado (T) y de bajas (B) estarán disponibles a partir del 19 de septiembre de2011.

A

G O S T

O



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MesEscolar

Fecha Actividad Requerida Observaciones

1 al 29 de agosto

1 al 26 de agosto

1 de agosto al 28de octubre



Liberar estudiantes que el 26 deagosto de 2011, NUNCA sepresentaron a la escuela

Matricular y actualizar lainformación de estudiantes queestuvieron matriculados el añoanterior

Entrar datos de raza y etnia delestudiante

Entrar datos para la organizaciónescolar

Actualizar Calendario de laescuela en SIE

Para cada uno de los estudiantes entrará lo siguiente en el SIE: Un NO en el campo de ADA La fecha del 7 de agosto de 2011 en Fecha de Matrícula La fecha del 7 de agosto de 2011 en Fecha de Fin de Matrícula El códigos de movimiento de matrícula que corresponda

Utilice como referencia las guías: Buscar un Estudiante y Matrícula de Estudiante (Calidad de Datos)

La mayoría de los estudiantes que estuvieron matriculados el año anterior, estarán pre-matriculados en el SIE del 2011-2012; si estos estudiantes estuvieron presentes y matriculados el26 de agosto de 2011, la escuela le asignará el código de M1 y un SÍ en el ADA. Las escuelasvocacionales de área identificarán a sus estudiantes con un NO en este campo.

Asegúrese que todo estudiante duplicado tenga el código de Matrícula Duplicada . La fecha límite para finalizar la matrícula y actualización de la información de estudiantes

que estuvieron matriculados el año anterior es el viernes, 16 de septiembre de 2011.

Utilice la guía rápida para la Recopilación de datos de Etnia y Raza del Estudiante, Año Académico 2011-2012 .

Utilice las siguientes guías: Asignar estudiantes a un Salón Hogar Añadir Cursos a la Escuela Crear secciones Asignar secciones a Estudiantes Crear Programas de Clases para un Estudiante Crear Grupos

La entrada de estos datos es requerida para la entrada de notas de los estudiantes, el portal depadres y los programas de clases de los maestros y los estudiantes.

Todo estudiante que esté matriculado debe tener su programa de clases creado en el SIE nomás tarde del 14 de Octubre de 2011

Utilice las siguientes guías: Guía Reinicializar Días de Ciclo en Calendario Guía Calcular días lectivos Calendario Escolar Guía editar días lectivos en Calendario Escolar

A G O S

T O



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MesEscolar


1 de agosto al 30de septiembre

8 de agosto enadelante(continuo duranteTODO elsemestre)




Identificar a los estudiantes queparticipen del Programa SchoolChoice

Entrar asistencia diaria yausencia con código de ausencia,según aplique

Entrar y/o actualizar, el ingresoanual familiar del estudiante ycantidad miembros de la familia

Entrar en el campo deAutorización divulgacióninformación de estudiantes areclutadores militares, larespuesta de los estudiantes o delos encargados

Entrar datos de los posiblesestudiantes LSP (LimitacionesLingüísticas en Español)

Utilice la guía Estudiante participante del Progama School Choice

Utilice la guía Registro de Asistencia La asistencia se entrará diariamente La ausencia y el código de razón de ausencia se entrarán inmediatamente que ocurran las mismas. Esto aplica a los maestros que atienden grupos de Salón Hogar.

Utilizar el Anejo 3 del memorando del Estudio Socioeconómico de las Escuelas y la Guía de Consulta Rápida - Estudio Socioeconómico del Estudiante- Año Académico 2011 – 2012

Asegúrese que todo estudiante que se matricule en la escuela, tenga entrado los datossocioeconómicos, independientemente de que el estudiante sea M1 o no.

El nivel de pobreza de los estudiantes se utiliza en la determinación del AYP, por lo cual esimportante que todos los estudiantes tengan entrados estos datos. La fecha límite para finalizar la entrada y/o la actualización de los datos socioeconómicos de

los estudiantes con matrícula M1 es el jueves, 10 de noviembre de 2011.

Estos datos son requeridos solamente para escuelas con grados 10, 11 y 12. Utilice la guía Autorización para Divulgar Información Personal de los Estudiantes a los

Reclutadores a los Militares . Asegúrese que entró la opción que fue seleccionada por el estudiante o sus encargados.

Utilice el Cuestionario sobre el idioma usado en el hogar. Asegúrese de que el lenguaje del estudiante está correctamente identificado y entrar toda la

información relacionada a las tres preguntas del “Home Language Survey”, 1. Idioma hablado por el estudiante en la escuela, 2. Idioma hablado por el estudiante en el hogar y 3. Idioma habladopor los padres.

Incluya el país de procedencia. Utilice la guía Cuestionario Sobre el Idioma Usado en el Hogar (Home Language Survey)

A G O S

T O



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MesEscolar


8 de agosto enadelante(continuo durante

TODO elsemestre)


29 de agosto en

adelante(continuo duranteTODO elsemestre)

Identificar los estudiantesinmigrantes

Identificar el ImpedimentoPrimario de los estudiantes

Matrícula M1T o M2 para

estudiantes que llegan a laescuela del 29 de agosto enadelante

Este dato se recopila cada vez que se matricule un estudiante extranjero si cumple con ladefinición de inmigrante, según Título III, la cual requiere del estudiante:

1. tener de tres (3) a veintiún años (21),

2. no haber nacido en EU, incluyendo Alaska, Hawaii, Puerto Rico y Washington, DC.,3. no haber estado matriculado por tres años en PR o EU ininterrumpidamente.

Utilice la guía Cuestionario Sobre el Idioma Usado en el Hogar (Home Language Survey)

Utilice la guía Identificar Estudiante de Educación Especial

Previo a matricular al estudiante como M1T o M2, asegúrese que el estudiante no está matriculado

como M1 en otra escuela. Utilice la guía Buscar un Estudiante . No deberá matricularlo como estudiante nuevo. Si la escuela que matrícula al estudiante es la escuela primaria del estudiante, seleccionará el SI

en el ADA.

A G O S

T O



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MesEscolar


1 de septiembreal 7 de octubre

16 deseptiembre

19 de septiembreen adelante(continuo duranteTODO elsemestre)

19 de septiembreal 15 denoviembre

30 de septiembre

CONTINUOS

Entrar datos estudiantes queviven en residenciales públicos,con encargados en fuerzas

armadas o encargados trabajandoen propiedades federales

Identificar estudiantes matrículaM1 en SIE y entrega de Parámetro

Entrar datos de movimiento dematrícula, relacionados contransferencia (T), rematriculados(R) y bajas (B)

Identificar los datos de losestudiantes en programasocupacionales

Identificar a los estudiantes queparticipen del Programa SchoolChoice

DATOS DE RECOPILACIÓNCONTINUA

Utilice las siguientes guías: Identificación de familia Viviendo en Residenciales Público Identificación de Encargados en las Fuerzas Armadas

Identificación de Encargados Trabajando en Propiedades Federales

Esta es la fecha límite para identificar los estudiantes con matrícula M1 en el SIE y entregar elParámetro en su formato oficial al estadístico del distrito. No se aceptarán Parámetros nienmiendas posteriores a esta fecha.

Utilice la guía de Dar de Baja un Estudiante . Asegúrese que la fecha de Código de T (traslado), de R (rematriculado) o de B (bajas),

corresponde al 29 de agosto de 2011 o posterior a esta fecha. Ningún código R, T o B podrá tener como fecha seleccionada del 8 al 26 de agosto de 2011,

inclusive.

Todo estudiante que se identifique con un T, el R o la B, deberá mantener el ADA con un SI. Bajoningún concepto deberá cambiarse el ADA a un estudiante que sea T, el R o la B.

Utilice la guía Identificación de Estudiante Ocupacionales Aplica sólo para escuelas que tienen ofrecimientos ocupacionales.

Esta es la fecha límite para identificar los estudiantes que participen del Programa SchoolChoice

Los datos que se recopilarán durante todo el semestre se encuentran en la TABLA DE DATOS CUYA RECOPILACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN ES CONTINUA DURANTE TODO EL SEMESTRE S E

P T I E M

B R E



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MesEscolar


14 de octubre

14 al 19 deoctubre

28 de octubre

CONTINUOS

Militares y Organización Escolar

Publicar Informe de ProgresoAcadémico de los Estudiantes,según la evaluación entrada en elSIE

Entrar datos de raza y etnia delestudiante


Esta es la fecha límite para indicar la respuesta del estudiante o el encargado para divulgar ono la información del estudiante a los reclutadores militares, y entrar los datos de laOrganización Escolar.

Esta es la fecha límite para publicar el Informe de Progreso Académico de las primeras 10semanas de los Estudiantes. La fecha de comienzo de publicación será el 14 de octubre.Utilizar la guía Proceso para Someter o Publicar Evaluaciones .

Esta es la fecha límite para indicar la raza y etnia del estudiante. Sin este dato NO es posibleproducir informes de notas generales para las escuelas.

Los datos que se recopilarán durante todo el semestre se encuentran en la TABLA DE DATOS CUYA RECOPILACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN ES CONTINUA DURANTE TODO EL SEMESTRE

O

C T U B

R E



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MesEscolar


10 de noviembre

15 de noviembre

CONTINUOS

Entrada y/o la actualización datossocioeconómicos de losestudiantes

Entrar los datos de losestudiantes en programasocupacionales


Esta es la fecha de corte para entrar los datos de los estudiantes que se utilizarán para realizarel Estudio Socioeconómicos de los estudiantes.

Esta es la fecha de corte para entrar los datos de los estudiantes en programas ocupacionales.


N O

V I E M

B R E



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MesEscolar


18 al 22 dediciembre

CONTINUOS

Publicar Informe de ProgresoAcadémico de los Estudiantes,según la evaluación entrada en el

SIE


Esta es la fecha límite para publicar el Informe de Progreso Académico de las primeras 20semanas de los Estudiantes. La fecha de comienzo de publicación será el 18 de diciembre.Utilizar la guía Proceso para Someter o Publicar Evaluaciones .


D I C I E M

B R E



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TABLA DE DATOS CUYA RECOPILACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN ES CONTINUA DURANTE TODO EL SEMESTRE

Actividad Requerida Observaciones

Matricular estudiantes

NUEVOS, e Identificar alestudiante de 10mo, 11moy 12mo grado que estárepitiendo o haya repetidoel grado

Entrar datos de raza y etniadel estudiante

Matricular y actualizar lainformación de estudiantesque estuvieronmatriculados el añoanterior

Actualizar Calendario de laescuela en SIE

Entrar asistencia diaria yausencia con código deausencia, según aplique

Utilice las guías: Buscar un Estudiante Actualizar Direcciones Física y Postal de Estudiantes Añadir encargado Añadir Información de Miembro Familiar Matrícula de Estudiante (Calidad de Datos) Guía para la recopilación de datos de etnia y raza del estudiante Año Académico 2011-2012 Identificación de Estudiante que Están Repitiendo el Décimo Grado, Undécimo Grado y Duodécimo Grado

Utilice la guía rápida para la Recopilación de datos de Etnia y Raza del Estudiante, Año Académico 2011-2012 .

Utilice como referencia las guías: Buscar un Estudiante y Matrícula de Estudiante (Calidad de Datos) La mayoría de los estudiantes que estuvieron matriculados el año anterior, estarán pre-matriculados en el SIE del 2011-

2012; si estos estudiantes estuvieron presentes y matriculados el 26 de agosto de 2011, la escuela le asignará el códigode M1 y un SÍ en el ADA. Las escuelas vocacionales de área identificarán a sus estudiantes con un NO en este campo.

Asegúrese que todo estudiante duplicado tenga el código de Matrícula Duplicada . La fecha límite para finalizar la matrícula y actualización de la información de estudiantes que estuvieron

matriculados el año anterior es el viernes, 16 de septiembre de 2011.

Utilice las siguientes guías: Guía Reinicializar Días de Ciclo en Calendario

Guía Calcular días lectivos Calendario Escolar Guía editar días lectivos en Calendario Escolar

Utilice la guía Registro de Asistencia La asistencia se entrará diariamente La ausencia y el código de razón de ausencia se entrarán inmediatamente que ocurran las mismas.



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Identificar los datos de losestudiantes en programasocupacionales

Matrícula M1T o M2 paraestudiantes que llegan a laescuela del 29 de agosto enadelante

Entrar y/o actualizar, elingreso anual familiar delestudiante y cantidadmiembros de la familia

Entrar datos demovimiento de matrícula,relacionados contransferencia (T),rematriculados (R) y bajas(B)

Identificar a los estudiantesque participen delPrograma School Choice

Identificar impedimentoprimario de los estudiantes

Utilice la guía Identificación de Estudiante Ocupacional Aplica sólo para escuelas de educación tecnológica o con ofrecimientos de educación tecnológica.

Previo a matricular al estudiante como M1T o M2, asegúrese que el estudiante no está matriculado como M1 enotra escuela. Utilice la guía Buscar un Estudiante .

No deberá matricularlo como estudiante nuevo. Si la escuela que matrícula al estudiante es la escuela primaria del estudiante, seleccionará el SI en el ADA.

Utilizar el Anejo 3 del memorando del Estudio Socioeconómico de las Escuelas y la Guía de Consulta Rápida - Estudio Socioeconómico del Estudiante- Año Académico 2011 – 2012

Asegúrese que todo estudiante que se matricule en la escuela, tenga entrado los datos socioeconómicos,independientemente de que el estudiante sea M1 o no.

El nivel de pobreza de los estudiantes se utiliza en la determinación del AYP, por lo cual es importante que todos losestudiantes tengan entrados estos datos.

La fecha de corte para realizar el Estudio Socioeconómico de los estudiantes con matrícula M1 es el jueves, 10 denoviembre de 2011.

Utilice la guía de Dar de Baja un Estudiante . Asegúrese que la fecha de Código de T (traslado), de R (rematriculado) o de B (bajas), corresponde al 29 de

agosto de 2011 o posterior a esta fecha. Ningún código R, T o B podrá tener como fecha seleccionada del 8 al 26 de agosto de 2011, inclusive. Todo estudiante que se identifique con un T, el R o la B, deberá mantener el ADA con un SI. Bajo ningún concepto

deberá cambiarse el ADA a un estudiante que sea T, el R o la B.

Utilice la guía Estudiante participante del Progama School Choice

Utilice la guía Identificar Estudiante de Educación Especial



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Identificar Incidentes deDisciplina e Incidentes conarmas de fuego

Entrar datos de losposibles estudiantes LSP(Limitaciones Lingüísticasen Español)

Identificar los estudiantesinmigrantes

Utilice las guías: Disciplina: Crear Nuevo Incidente con Participante Disciplina: Buscar/Ver un Incidente y las Acciones Tomadas

Disciplina: Acciones Tomadas

Utilice el Cuestionario sobre el idioma usado en el hogar. Asegúrese de que el lenguaje del estudiante está correctamente identificado y entrar toda la información relacionada a las

tres preguntas del “Home Language Survey”, 1. Idioma hablado por el estudiante en la escuela, 2. Idioma hablado por elestudiante en el hogar y 3. Idioma hablado por los padres.

Incluya el país de procedencia. Utilice la guía Cuestionario Sobre el Idioma Usado en el Hogar (Home Language Survey)

Este dato se recopila cada vez que se matricule un estudiante extranjero si cumple con la definición de inmigrante, segúnTítulo III, la cual requiere del estudiante:

1. tener de tres (3) a veintiún años (21),2. no haber nacido en EU, incluyendo Alaska, Hawaii, Puerto Rico y Washington, DC.,3. no haber estado matriculado por tres años en PR o EU ininterrumpidamente.

Utilice la guía Cuestionario Sobre el Idioma Usado en el Hogar (Home Language Survey)

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