Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de...

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE:TIC’s y Secretarios Generales

Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009

Juan Ignacio Ferraro GarcíaGerente

María Regla Mora PazosVicegerente de Organización

Juan Ignacio Ferraro GarcíaGerente

María Regla Mora PazosVicegerente de Organización

UNIVERSIDAD DE SEVILLA

ENFOQUE Y DESARROLLO DE LA ENFOQUE Y DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

DESDE LA GERENCIADESDE LA GERENCIA



TIC NORMAS

PROCESOS

RRHH

ENFOQUE MULTIDISCIPLINAR



CONTEXTOCONTEXTO

LIDERAZGO

PROGRAMA DE GOBIERNO2008-2012

PROGRAMA DE GOBIERNO2008-2012

DISTRIBUCIÓNCOMPETENCIAL

ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA



RECURSOS

AJENOSAJENOSMODELO DE FINANCIACIÓN

UU.PP. ANDALUZAS2007-2011

PROPIOSPROPIOSPRESUPUESTO

USE

CONTRATOPROGRAMA

SUBVENCIÓNFINALISTA



LÍNEAS DE TRABAJO

Mejora y adaptación de los procedimientos al nuevo entorno de tramitación

Mejora y adaptación de los procedimientos al nuevo entorno de tramitación

Adaptación de lasestructuras organizativas

Adaptación de lasestructuras organizativas

Evaluación de cargasde trabajo

Evaluación de cargasde trabajo

Elaboración de unPlan de Formación

y su despliegue

Elaboración de unPlan de Formación

y su despliegue

Elaboración de un catálogo de

procedimientos

Elaboración de un catálogo de

procedimientos

Elaboración de unPlan de Comunicación

y su despliegue

Elaboración de unPlan de Comunicación

y su despliegue

SeguimientopresupuestarioSeguimiento

presupuestario

Evaluaciónde costes

Evaluaciónde costes

GERENCIA



COMPONENTES DE LA PLATAFORMA

IgualdadIgualdadNeutralidadtecnológica

Neutralidadtecnológica

SimplificaciónadministrativaSimplificaciónadministrativa

CooperaciónInteroperabilidad

CooperaciónInteroperabilidad

Transparenciay publicidad

Transparenciay publicidad

SeguridadSeguridad

PrincipiosPrincipios

Visión Global



ADMINISTRACIÓN

OBJETIVOS

Optimización de recursos y procesos: reingeniería de procedimientos.

Mejora de la accesibilidad, transparencia y cercanía hacia el ciudadano.

Plena adaptación de los RR.HH. al nuevo entorno de trabajo.



Sistema de Tramitación

Descripción ySimplificación deProcedimientos

Gestión del Cambio

Centro deAtenciónMulticanal

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA RRHHTIC

RRHH

PROCESOS

CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS

PROYECTOS EN DESARROLLOPROYECTOS EN DESARROLLO



CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS

OBJETIVOS

Cuantificar el volumen de procedimientos

y servicios

Cuantificar el volumen de procedimientos

y servicios

Clasificar los procedimientos

en familias y subfamilias

Clasificar los procedimientos

en familias y subfamilias

Identificar los serviciosde respuesta inmediataIdentificar los serviciosde respuesta inmediata

Medir el nivel decomplejidad

Medir el nivel decomplejidad

Dimensionar el esfuerzoeconómico que requiere

el proyecto

Dimensionar el esfuerzoeconómico que requiere

el proyecto

Permite la planificación de una implantación telemática escalonaday la definición de indicadores para monitorizar el avance del proyecto



GESTIÓN DEL CAMBIO

PLAN DE COMUNICACIÓN PLAN DE FORMACIÓN

Activar implicación, motivación y creatividadActivar implicación,

motivación y creatividad

Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación

al cambio

Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación

al cambio

Crear las expectativasadecuadas

Crear las expectativasadecuadas

Detectar preocupaciones y resistencias en los

diferentes colectivos

Detectar preocupaciones y resistencias en los

diferentes colectivos

OBJETIVOS

Proporcionar las competenciasnecesarias

Proporcionar las competenciasnecesarias

Minimizar los impactos negativos en la prestación

del servicio

Minimizar los impactos negativos en la prestación

del servicio

Facilitar la adaptación al nuevo modelo de trabajoFacilitar la adaptación al nuevo modelo de trabajo

Mejorar el rendimiento Mejorar el rendimiento

OBJETIVOS



Descripción y Simplificación de Procedimientos

Sistema de Tramitación

Descripción deProcedimientos

Gestión delCambio


ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

OBJETIVOS

Incorporación del Rediseño en laHerramienta “MODELA”

Simplificación y Rediseño

Análisis de la Tramitación Actual

EXIGENCIA LEGALArt. 34 Ley 11/2007

EXIGENCIA TECNOLÓGICA



SIMPLIFICACIÓN Y REDISEÑO (Art. 34 Ley 11/2007, de 22 de junio)

“ La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio en el que se considerarán los siguientes aspectos”

Supresión o reducción de la documentación requerida al ciudadano.

Reducción de plazos y tiempos de respuestas.

Previsión de medios e instrumentos de participación, transparenciae información.

Racionalización de la distribución de las cargas de trabajo.



Programación del ProyectoSistema de Tramitación

Descripción deProcedimientos

Gestión delCambio


ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Marco Inicial de Aplicación

Metodología de Trabajo

Recursos



Marco Inicial de Aplicación

OBJETIVOOBJETIVO

Lograr implementar procedimientos no excesivamente complejosque nos permita poner en funcionamiento la plataforma y nos sirva

como entrenamiento para secuenciar y dimensionar la incorporaciónde nuevos procedimientos administrativos.

Criterios Aplicados en la Selección de Procedimientos

Nº de Servicios implicados ≤ 3 Nº de trámites administrativos ≤ 10 Que no exijan la intervención de una empresa externa a la Univ. Que en su histórico no tengan un elevado nº de reclamaciones. Que sean muy utilizados por la Comunidad Universitaria



HOMOGENEIZACIÓNDE RESULTADOS

REDUCCIÓN DECARGAS DE TRABAJO

CUMPLIMIENTO DEPLAZOS

MAYOR MOTIVACIÓNY COMPROMISO

Recursos DECISIÓN DECISIÓN

AJENOS

PROPIOS

SISTEMA MIXTO

GARANTÍAS


AJENOS

PROPIOS


AJENOS

PROPIOS



DISEÑO DE LA SITUACIÓN FUTURA

RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

ME

TO

DO

LOG

ÍA

DESCRIPCIÓN y DOCUMENTACIÓNDE LOS PROCEDIMIENTOS

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

* Recogida de Información.

* Taller sobre Situación Actual

* Elaboración documentación

* Validación

* Taller de Rediseño

* Elaboración documentación Rediseño

* Validación

* Recogida de Información.

* Taller sobre Situación Actual

* Elaboración documentación

* Validación

* Taller de Rediseño

* Elaboración documentación Rediseño

* Validación

Secuencia de Tareas



PRINCIPALES MEJORAS PROPUESTAS EN EL REDISEÑO

SituaciónActual

Situación Futura

Simplifi

cación

Cambio Tecnológico

Normaliz

ación

Normaliz

ación



DOCUMENTACIÓN

2.- Diagrama de flujo de fases

1.-Información general del procedimiento

3.- Detalle y descripción de las fases (Usuarios, Tareas, condiciones de inicio y fin, Acciones, Eventos, etc.)

4.- Definición de hitos y comunicados a interesados

6.- Rediseño de formularios de solicitud

5.- Definición de indicadores de gestión



MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓNMUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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