RESUMEN

Video 1:

Microsoft Project es un programa de ayuda para la gestión y administración de proyectos.

Al definir proyecto se tiene que un proyecto es el esfuerzo temporal necesario para la creación de un producto único.

El esfuerzo es el conjunto de todas las tareas que se desarrollarán a lo largo del proyecto contando con recursos, tanto humanos como materiales necesarios.

El tiempo es el límite de fechas establecidas para el desarrollo del proyecto. Es así porque siempre quedará delimitado entre una fecha de comienzo y una fecha de finalización. Las tareas de un proyecto tienen una determinada duración. Hay veces en el que en un proyecto se conoce la fecha de culminación y calculando retrospectivamente a partir de esa fecha, se obtiene la fecha en la que se debe comenzar. Un proyecto está compuesto por concatenación de tareas, y dentro de estas tareas podemos establecer unos puntos de control denominados hitos o tareas de duración cero.

El producto único es el resultado de cumplir los objetivos del proyecto, con calidad. Este producto no sólo es algo material sino que también se puede obtener de cualquier área de interés.

Enfocados en Microsoft Project, los recursos son:

- Personales o humanos: constituidos por personal y que pueden tomar nombres propios o del cargo a emplear.

- Recursos materiales: son los elementos que se consumen a lo largo del proyecto. El equipamiento y herramientas también hacen parte de los recursos así como los recursos económicos o financieros que son fundamentalmente los costos que tienen todos los recursos que intervienen en el proyecto.

- Recursos de costo: Estos se ven reflejados en los recursos que suponen un gasto en el proyecto.

Así en un proyecto intervienen tareas, recursos para ayudar a cumplir esas tareas y esos recursos tienen asociado un costo con los que podemos analizar con detalle el proyecto a nivel presupuestario.

Si en un proyecto se tienen varias tareas y también varios recursos para cumplir las tareas, Microsoft Project puede vincular o asociar esos recursos a ciertas tareas.

Video 2:

En la realización de un proyecto, hay tres factores fundamentales:

El tiempo, el ámbito y el coste. El gestor del proyecto tiene que hacer un balance de estos tres factores. El coste ya sabemos que viene de la cuantificación económica asignada a cada uno de los recursos que intervienen el proyecto, el tiempo que nos da la delimitación del proyecto, tiempo de comienzo y tiempo de finalización y por otro lado el ámbito del proyecto que es lo que abarca, así como las características o las tareas que lo componen.

Al representar un proyecto definido como un triángulo con una superficie determinada, obtenemos la relación de de estos tres factores como se ilustra en la figura 1.

Figura 1. Representación de un proyecto definido relacionando los tres factores, coste tiempo y ámbito.

Si alguno de estos factores se reduce, los demás tienden a aumentar para ajustarse y mantener la proporcionalidad.

Video 3:

Todo proyecto requiere de una previa planificación, así lo que se debe hacer es:

1. Definir la lista de tareas e hitos.2. Estimar la duración de cada tarea.3. Determinar las relaciones entre tareas, cual empieza primero o cuales terminan al tiempo.4. Desgranar las tareas en fases y cada fase desglosarlas en tareas.5. Evaluar los recursos del proyecto, como los equipos, herramientas, materiales.6. Asignar los recursos a las tareas.7. Optimizar la estructura, para que tenga un desarrollo mejorado.

En el desarrollo de las tareas, se obtiene una fecha de inicio y una de finalización, así como también hitos dentro de las tareas para el control de actividades. Hay tareas que permiten demorarse en el tiempo a lo largo del proyecto sin influir en el comienzo de otras tareas sucesoras, sin modificar la fecha de finalización del proyecto, apareciendo así el concepto de margen de demora permisible que es el tiempo que se permite demorar una tarea sin influir en el tiempo de otras tareas ni en la del proyecto. También hay tareas que no permiten demoras denominadas tareas de ruta crítica, que al moverse en el tiempo alterarán la fecha finalización del proyecto.

Video 4:

En un proyecto también existen vínculos o relaciones entre tareas.

Las tareas se suceden a lo largo de la vida del proyecto hasta que finalice. Además toda tarea tiene una tarea que se ejecuta antes que ella, exceptuando la tarea inicial. Así, la tarea que se ejecuta antes que la tarea actual se llama tarea predecesora, y esta tiene una tarea que se ejecuta después de ella exceptuando la tarea final. La tarea que se ejecuta después de la tarea actual se llama tarea sucesora.

Los vínculos entre tareas son de cuatro tipos:

1. Fin a comienzo. Una tarea no comienza hasta que otra acabe.2. Comienzo a comienzo. Una tarea no comienza hasta comenzar otra.3. Fin a fin. Una tarea no finalice hasta que finalice otra.4. Comienzo a fin. Una tarea no finaliza hasta que otra comience.

Video 5:

En el Microsoft Project podemos ver las pestañas de tarea, recurso, vista, donde podemos ver y asignar lo elementos a estos ítems. Para generar un proyecto en Microsoft Project, primero se guarda el proyecto con un nombre, luego vamos a la ficha de tarea, donde se muestra el diagrama de gant, podemos elegir el tiempo de trabajo desde la pestaña proyecto, en la opción calendario laboral y se definen.

Video 6:

Las tareas que se introduzcan en el panel de tarea, pueden ser programadas de manera manual o automática. Podemos introducir las tareas en la tabla nombre de tarea, y podemos notar que en la columna izquierda las tareas se van programando de manera manual. Para la duración, se manejan las siglas ms para duración en meses, s semanas, d días, h horas, m minutos y si especificamos m? se trata de una especificación estimada, mientras que si especificamos 2dt estamos queriendo decir, con esa t, que se trata de un tiempo transcurrido, es decir, que no se atiene al calendario asociado al proyecto sino a jornadas de 24 horas. En el campo de comienzo asignamos el tiempo en que se va a iniciar el proyecto, así mismo en el campo final, para el final del proyecto. Para observar las barras, vamos a la pestaña de tareas y seleccionamos desplazarse a tarea para que nos muestre en el diagrama la fecha exacta con la barra de comienzo y fin de la tarea.

Video 7:

Se pueden agrupara tareas por fases, dando a cada grupo un nombre de fase.

Seleccionamos el grupo de tareas, luego en la pestaña tarea seleccionamos aplicar sangría a la tarea y así se crean, esquemáticamente las fases. Así como se muestra en la figura 2.

Figura2. Creación de fases de Microsoft Project.

Al finalizar cada tarea o cierto grupo de tareas, podemos insertar hitos, dándole una duración de 0d. luego seleccionando el grupo de tareas, incluyendo el hito que es una tarea especial, las vinculamos mediante el botón de vincular tareas en la pestaña tarea, así como se muestra en la figura 3.

Figura 3. Insertando hitos al final de tareas y vinculando tareas.

Así también podemos vincular fases usando la tecla control sostenido y seleccionando las fases, así como se muestra en la figura 4.

Figura 4. Fases vinculadas.

Al hacer esto vemos que los hitos se retrasan y esto pasa porque se encuentran programadas manualmente. Solucionamos seleccionando los dos hitos y le asignamos autoprogramar.

Video 8:

Algunas veces una tarea se vuelve repetitiva, como una reunión cada lunes o llevar documentación generada del proyecto al gestor, o cada viernes revisar la marcha del proyecto durante la vida del proyecto. Podemos insertar estas tareas repetitivas yéndonos a la pestaña tarea nos vamos a insertar, tarea y seleccionar tarea periódica. En el panel se configura la información y la programación de la tarea repetitiva, pr ejemplo cada semana, cada dia o cada mes. Así como se muestra en la figura 5 y figura 6.

Figura 5. Programación de una tarea periódica desde el panel de información de tarea periódica.

Figura 5. Apariencia después de haber insertado una tarea periódica.

Video 9:

Podemos agrupar también las tareas como resumen de tareas, seleccionando las tareas, y seleccionamos la acción resumen ubicada en la pestaña insertar de la ficha tarea del panel de menú del Microsoft Project. Luego le damos nombre al grupo de tareas, así como se muestra en la figura 7 y figura 8.

Figura 7. Agrupando por tareas de grupo por medio de la acción resumen.

Figura 8. Apariencia de agrupar por tareas de grupo por medio de la acción resumen.

RICARDO ANDRES BORJA BENITEZT00014513