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RESOLUCIN Nt)V 985( 2'DIM )

"Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retencin Documental - TRD delArchivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado

El Director General del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, en ejerciciode sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial las que le confieren la Ley 489 de1998, los Decretos 2126 y 2366 de 2012, el Acuerdo 09 de 2012 expedido por el Consejo

Directivo del Archivo General de la Nacin y,

CONSIDERANDO:

Que el artculo 4 de la Ley 594 de 2000, establece como fines de los archivos, disponer dela documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperablepara el uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de historia.

Que el artculo 11 de la Ley 594 de 2000, seala la obligatoriedad de la conformacin de losarchivos pblicos, su organizacin, preservacin y control;

Que el artculo 12 de la Ley 594 de 2000, establece que es responsabilidad de laadministracin pblica la gestin documental y la administracin de sus archivos;

Que el artculo 22 de la Ley 594 de 2000, reglamentado por el artculo 9 del Decreto 2609 de2012, entiende la Gestin de Documentos dentro del concepto de Archivo Total, quecomprende como mnimo La Planeacin, produccin, Gestin y trmite, Organizacin,Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo y Valoracin.

Que el Decreto 2126 de 2012, aprueba la modificacin de la estructura del Archivo Generalde la Nacin Jorge Palacios Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias;

Que el Decreto 2578 de 2012, reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y establece laRed Nacional de Archivos, cuyo fin esencial es la articulacin, la modernizacin y lahomogenizacin metodolgica de la funcin archivstica del Estado y de los archivos de lasEntidades Pblicas en los diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial ypor servicios, y de conformidad con el inciso a) del artculo 4o, se establece como instanciaasesora en el orden nacional, el Comit de Desarrollo Administrativo sealado en el DecretoNo. 2482 de 2012, el cual cumplir entre otras las funciones de Comit Interno de Archivo.

Que el Decreto 2609 de 2012 establece en su artculo 8o. Instrumentos archivsticos para lagestin documental. La gestin documental en las entidades pblicas se desarrollar a partirde los siguientes instrumentos archivsticos: a. El Cuadro de Clasificacin Documental -CCD, b. La Tabla de Retencin Documental - TRD, entre otros;

Que as mismo, el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nacin que reglamentparcialmente los Decretos 2609 de 2012 y 2578 de 2012 y modific el procedimiento para laelaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas deRetencin documental, dispuso en su artculo 8: "Las tablas de retencin documental y lastablas de valoracin documental debern ser aprobadas mediante acto administrativoexpedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el ComitInstitucional de Desarrollo Administrativo en el caso de entidades del orden nacional y por elComit Interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustentodeber quedar consignado en el acta del respectivo comit".

Que mediante la Resolucin 196 del 27 de mayo de 2014 la Entidad crea y reglamenta elComit Institucional de Desarrollo Administrativo del AGN.

Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, establecimiento pblico adscrito al Ministerio de Culturawww.archivogeneral.gov.co / informacin al ciudadano / sistema de peticiones, quejas y reclamos

E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019 - Bogot D.C., Colombia.Fecha: 2013-12-11 V: 5 GDO-F-016 Pgina 1 de 2

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RESOLUCIN No. 985( 22DIC2014 )

"Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retencin Documental - TRD delArchivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado

Que as mismo en el numeral 4, del artculo 4, de la citada Resolucin se asigna al ComitInstitucional de Desarrollo Administrativo, la responsabilidad de adelantar las funciones delComit Interno de Archivo definidas en el artculo 16 del Decreto 2578 de 2012.

Que el AGN, mediante Resolucin No. 376 de fecha 26 de junio de 2014 actualizan cdigosy siglas asignadas a las dependencias del Archivo General de la Nacin Jorge palaciosPreciado.

Que con fundamento en lo anterior, el 19 de noviembre de 2014, en sesin del ComitInstitucional de Desarrollo Administrativo, se aprob mediante Acta No 15, la actualizacinde las Tablas de Retencin Documental del Archivo General de la Nacin Jorge PalaciosPreciado, versin 2014, cumpliendo con los criterios exigidos por las disposiciones legales alrespecto.

Que en mrito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artculo 1o. Adopcin. Actualizar y Adoptar las Tablas de Retencin Documental para elArchivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado - AGN, aprobadas por el ComitInstitucional de Desarrollo Administrativo, de conformidad con lo expuesto en la parte motivade la presente Resolucin.

Artculo 2o. Aplicacin. La TRD ser aplicada a todas aquellas Dependencias y GruposInternos de Trabajo creados o modificados por el Decreto 2126 de 2012, la Resolucin 469de 2013 y la Resolucin 376 de 2014 por la cual se actualizan cdigos y siglas asignadas alas dependencias del Archivo General de la Nacin - Jorge Palacios Preciado.

Artculo 3o. Divulgacin. Para efectos de publicidad, la actualizacin de las Tablas deRetencin Documental, sern publicadas en la pgina web y en la intranet de la entidad, deacuerdo a lo establecido en el artculo 9o del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de laNacin que reglament parcialmente los Decretos 2609 y 2578 de 2012.

Artculo 4o. Obligatoriedad. Constituye falta disciplinaria y por tanto da lugar a laimposicin de la sancin correspondiente, el incumplimiento de lo dispuesto en la presenteResolucin, en los trminos sealados en la Ley 734 de 2002.

Artculo 5o. Vigencia. La presente Resolucin rige a partirde la fecha de su expedicin.

COMUNQUESE Y CMPLASE

Dada en Bogot D.C., el 77 DIC 20H

CARLOS A. ^PATA CARDIASDirector Generar^

Proyect: OsearSerrato - Grupo de Archivo y Gestin DocumentalRevis. Marcela Camacho - Grupo de Archivo y Gestin Documental

Olga Yaneth Sandoval Gmez - Asesora Direccin General.Archivado en- Serie' Actos Administrativos, de la Secretaria General

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