Reserva salas de exposiciones - Principal salas de exposiciones PRO-30-2-02-02 FECHA PUBLICACIÓN...

Reserva salas de exposiciones PRO-30-2-02-02

FECHA PUBLICACIN 14/09/2015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Servicios Institucionales Servicios Logsticos Administracin de Espacios

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Tabla de contenido

1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2

3.2. Lineamientos ...................................................................................................................... 2

3.2.1. Lineamientos de solicitud del servicio ........................................................................... 2

3.2.2. Lineamientos de entrega del servicio ............................................................................ 2

3.2.3. Lineamientos de cancelacin y modificacin del servicio ............................................. 4

3.1.5. Lineamientos de sanciones y/o multas.......................................................................... 4

3.1.6. Lineamientos de costos y pago del servicio ................................................................... 4

4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 5

4.1. Responsable del proceso .................................................................................................... 5

4.2. Responsabilidades .............................................................................................................. 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .......................................................... 5

5.1. Diagrama de flujo - Reserva salas de exposiciones .......................................................... 5

5.2. Descripcin de actividades Reserva salas de exposiciones ............................................ 5

6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 6

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 6

8. INDICADORES .............................................................................................................................. 6

9. RIESGOS ...................................................................................................................................... 7

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 7

11. APROBACIN .............................................................................................................................. 7

12. ANEXOS ....................................................................................................................................... 9






1. OBJETIVO

Prestar el servicio de salas para la realizacin de exposiciones acadmicas, culturales y

administrativas que lo requieran, de acuerdo a las caractersticas del recinto.

2. ALCANCE

El proceso inicia cuando el usuario solicita el prstamo de la sala y termina cuando el solicitante

diligencia el formato de entrega de reserva. Los espacios a reservar son:

Sala de Exposiciones JMSD A

Sala de Exposiciones JMSD B

Sala de Exposiciones LL primer piso

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

No aplica.

3.2. Lineamientos

3.2.1. Lineamientos de solicitud del servicio

El horario de recepcin de solicitudes es de lunes a viernes de 7:00 am a 5:30 pm.

El canal recepcin y respuesta es el correo electrnico [email protected].

Se requiere que el solicitante diligencie el formulario disponible en la pgina web:

http://gerenciacampus.uniandes.edu.co/

Las salas se prestarn nicamente para la realizacin de exposiciones organizados por

unidades acadmicas y/o administrativas de la Universidad de los Andes. En dichos

espacios se podrn realizar exposiciones en asocio con entidades externas, siempre y

cuando el organizador principal sea la Universidad de los Andes. No se prestarn ni

alquilaran las salas a terceros.

El tiempo mximo en que se prestarn las salas de exposiciones del edificio Julio Mario

Santo Domingo es el siguiente :

I. Sala SDA: 20 das calendario

II. Sala SDB: 20 das calendario

III. Salas SDA y SDB unidas: 15 das calendario

La sala de exposiciones Lleras primer piso se presta mximo 20 das calendario.

Las salas de exposiciones se podrn reservar para exposiciones que se realicen de lunes

a viernes de 8:00a.m. a 9:00p.m. y sbados de 8:00a.m. a 5:00p.m.

Se debe tener en cuenta que el tiempo total de la reserva debe incluir el tiempo de

montaje y desmontaje de la exposicin.

Cada unidad deber designar un responsable autorizado para realizar las reservas.
mailto:[email protected]://gerenciacampus.uniandes.edu.co/






El organizador de la exposicin deber ser una persona con contrato laboral directo con

la Universidad y debe contar con el aval de la Unidad a la que pertenezca.

Los espacios se asignarn de acuerdo al orden de llegada, es decir, la primera solicitud

recibida es la primera solicitud tramitada, sin embargo, eventualmente en caso de

recibir solicitudes para realizar actividades de carcter institucional podrn modificarse

las solicitudes confirmadas. Una actividad institucional se define como un

acontecimiento importante programado de ndole social, acadmico o artstico, que por

las caractersticas de sus invitados y de sus audiencias, as como por su impacto nacional

o internacional, comprometen el posicionamiento de la Universidad. Estas actividades

sern presididas por algn miembro directivo de la Institucin: Rector, Vicerrectores o

Decanos.

nicamente se recibirn solicitudes con un (1) ao de anticipacin a la fecha de

realizacin de la exposicin.

3.2.2. Lineamientos de entrega del servicio


El responsable de la exposicin es el encargado de coordinar y/o realizar el montaje y

desmontaje de la misma.

La Sala se deber entregar con la exposicin totalmente desmontada y desocupada de

todos los objetos, cuadros, esculturas, letreros e implementos, adicionalmente se

deber entregar limpia y sin ningn tipo de basura generada en el montaje o en la

exhibicin.

La unidad acadmica o administrativa que realiza la exposicin es responsable del

registro de ingreso y salida del pblico y manejo de puertas de acceso.

La sala se entregar y se recibir en perfecto estado. En caso contrario la unidad

responsable de la exposicin asumir los costos de la reparacin o aseo.

No se podrn usar chazos, puntillas, ni cinta doble faz en paredes, mdulos, pisos ni

techos.

En caso de necesitar de un montaje especial se debe informar con anticipacin al correo

electrnico [email protected] para tener la aprobacin de la Gerencia de

Campus.

Para el montaje se deben llevar los trabajos que se expondrn totalmente terminados.

No se permite cortar o utilizar pegantes, ni pintar dentro de la Sala de Exposiciones.

En las salas de exposiciones del SD, nicamente se podr consumir alimentos y bebidas

en los actos de apertura e inauguracin. Los servicios de alimentos y bebidas asociados

a esta actividad se debern instalar en la parte designada por la Gerencia del Campus y

el proveedor deber hacer parte de la lista de proveedores autorizados.
mailto:[email protected]






No se podr obstaculizar ningn corredor de paso o salida de emergencia, dentro o

fuera de las salas de exposiciones.

Se podrn instalar pendones fuera de las salas de exposiciones, en soportes auto-

portantes y cuya dimensin no supere los 2 metros de alto por 2 metros de ancho. Se

podr instalar un mximo de 2 pendones. Los pendones no debern obstaculizar el paso

de las personas o salidas de emergencia.

Para garantizar el buen uso de los servicios de Tecnologa Informtica y de

Telecomunicaciones de las salas de exposiciones de la Universidad recuerde consultar

el reglamento correspondiente.

3.2.3. Lineamientos de cancelacin y modificacin del servicio


El canal recepcin y respuesta es el correo electrnico [email protected].

Las reservas se debern cancelar con un (1) mes de anticipacin al inicio del evento.

Dicha cancelacin deber hacerse por escrito, a travs de un correo electrnico dirigido

a [email protected]. La Gerencia del Campus responder confirmando la

aceptacin de la cancelacin.

Para las modificaciones de la fecha y/o lugar el usuario debe diligenciar el formato de

modificacin o cancelacin indicando la informacin requerida y enviar a la cuenta de

correo electrnico [email protected] con un (1) mes de anticipacin al inicio

del evento.

Las modificaciones estn sujetas a disponibilidad.

3.1.5. Lineamientos de sanciones y/o multas

SITUACIN QUE GENERA SANCIN O MULTA DESCRIPCIN DE LA SANCIN O MULTA

No uso del servicio solicitado: No realiz uso del espacio reservado y adicionalmente no realiz la cancelacin de la reserva.

1. Memorando 2. La Unidad no podr reservar o hacer uso de la sala durante los seis meses siguientes a la falta.

Cancelacin de la reserva: Cancelacin de la reserva fuera de los tiempos estipulados y sin el envo del formato de cancelacin.

Memorando

Cuando la Unidad termine los trabajos que expondr en la sala de exposiciones

1. Memorando 2. La Unidad no podr reservar o hacer uso de la sala durante los seis meses siguientes a la falta.

3.1.6. Lineamientos de costos y pago del servicio

Este servicio no genera costo
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]






4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del proceso

Jefe de Gestin y Logstica

4.2. Responsabilidades

Coordinador Logstica del Campus:

Coordina la correcta prestacin del servicio.

Supervisor ayudas audiovisuales:

Prstamo y asignacin de espacios.

Ingeniero profesional:

Entrega y recepcin de las salas exposiciones SD y Ll.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

5.1. Diagrama de flujo - Reserva salas de exposiciones

5.2. Descripcin de actividades Reserva sala de exposiciones

ENTRADA Necesidad de reservar una sala de exposicin

PROVEEDOR Solicitante

SALIDA Sala de exposicin reservada

CLIENTE Solicitante

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

SISTEMA

DOCUMENTOS

1 Solicitar espacio

Se reservan los espacios en la pgina: https://gerenciacampus.uniandes.edu

.co/, diligenciando el formulario y envindolo al correo

[email protected]

Solicitante

Formato gerencia del

campus logstica salas

de exposiciones

2 Revisar

solicitud

Se revisa que la persona que solicit el auditorio este autorizada para

realizar la reserva y si el espacio est disponible para la fecha solicitada

Supervisor de audiovisuales

3 Informar

rechazo de solicitud

En caso que el solicitante no est autorizado o el espacio no se

encuentre disponible para la fecha solicitada se informa el rechazo de la

solicitud

https://gerenciacampus.uniandes.edu.co/https://gerenciacampus.uniandes.edu.co/mailto:[email protected]

PRO-30-2-02-02

RESERVA SALA DE EXPOSICIONES G

ES

TIO

N Y

LO

GIS

TIC

AS

OL

ICIT

AN

TE

2- Revisar solicitud

Hay novedades en la reserva?

NO

6- Eliminar solicitud

Modificacin

8- Entregar espacio y formato

1- Solicitar sala de exposiciones

Formato Integrado de Espacios Pblicos

Existe disponibilidad de espacio?

NO

3- Informar rechazo de solicitud

SI 4- Crear evento

R25

5- Enviar confirmacin de

eventoCancelacin

Modificacin

7- Informar cancelacin

R25

Formato de recepcin de sala

Da del evento

Cancelacin

Solicitante Diligencia formato
PRO-30-2-02-02_Reserva salas de exposiciones.vsdReserva de Areas Comunesrc.perez224Archivo adjuntoPRO-30-2-02-02_Reserva salas de exposiciones.pdf






4 Crear

evento De ser aprobado el servicio, se crea el

evento Supervisor de audiovisuales

R25

5 Enviar

confirmacin de evento

Una vez se haya confirmado el evento, se enva la confirmacin al

solicitante


6 Eliminar solicitud

Si el solicitante cancela la solicitud, se elimina la reserva del sistema


7 Informar

cancelacin Se le informa al solicitante la

cancelacin del servicio Supervisor de audiovisuales

8 Entregar espacio y formato

Se entrega el espacio y se le entrega el formato de recepcin de la sala,

esto con el fin de establecer el estado de la sala antes de comenzar el

evento


Formato de recepcin

de sala

6. DEFINICIONES

Servicio bsico: Servicio mnimo que debe recibir el usuario y se presta de forma masiva.

No genera costo para el usuario. (Ejemplo: Aseo, jardinera)

Servicio estndar: Servicio que est al nivel de los requerimientos de la Universidad, que se

encuentra definido de forma estndar para todos los usuarios del mismo y algunas veces

genera costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de mensajera)

Servicio Premium: Servicio que requieren los usuarios y supera el estndar definido por la

Universidad. Requiere personalizacin y genera un costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio

de monta carga)

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8. INDICADORES

FIC

HA

DE

L

IND

ICA

DO

R

PORCENTAJE DE CANCELACIN DE SERVICIOS

Cdigo del indicador IND-30-2-02-031

Responsable del indicador Supervisor de Audiovisuales

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)

Acuerdo de servicio: Prstamo Espacios Pblicos

Reglamento prstamo de las salas de

exposiciones SD primer piso de la

Universidad de los Andes
https://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Soporte-al-Campus/Reserva-de-espacios2/Salas-de-Exposicioneshttps://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Soporte-al-Campus/Reserva-de-espacios2/Salas-de-Exposicioneshttps://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areas-funcionales/Soporte-al-Campus/Reserva-de-espacios2/Salas-de-Exposiciones






Objetivo Medir la cancelacin de servicios, teniendo como referencia los servicios solicitadas

Mtodo de Medicin A partir de la cuenta de correo [email protected] se filtran los servicios cancelados y solicitados. Posteriormente, se cuantifican

Unidad de Medida Porcentaje

Frmula (# Cancelaciones de servicio/# de servicios solicitados)*100%

Variables # Cancelaciones de servicio, # de servicios solicitados

Limitaciones

Fuente de datos Cuenta de correo [email protected]

Granularidad Universidad

Periodicidad Mensual

Meta

Observaciones

RIESGOS

OPERATIVO

Cancelacin de evento por realizacin de eventos institucionales

CALIDAD DE SERVICIO

Cruce de eventos por retraso en los desmontajes.

Mal funcionamiento paneles acsticos Falla en el sistema de iluminacin.

SEGURIDAD

Evacuacin de las salas de exposiciones por fenmenos naturales y/o ejercicios de evacuacin.

Robo de elementos propios de los montajes o de asistentes a eventos.

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 01/06/2015

Publicacin 14/09/2015

10. APROBACIN
mailto:[email protected]:[email protected]






NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR Roco Prez Ingeniero de procesos 01/06/2015

REVIS Alberto Poveda Coordinador de procesos 10/09/2015

APROB Sandra Quijano Gestora administrativa y

financiera 14/09/2015






11. ANEXOS

ANEXO 1

DESCRIPCIN DEL SERVICIO DE TRASTEOS

1. TIPO DE SERVICIO:

Bsico

Estndar X

Premium

2. POBLACIN ATENDIDA:

Solicitudes atendidas: 433 en el 2013

3. RECURSOS QUE SOPORTAN EL SERVICIO:

Rol en la

prestacin del

servicio

Descripcin del

rol Cargo Cantidad

Coordinador

Coordina la

correcta

prestacin del

servicio

Coordinador

Logstica del

Campus

1

Auxiliar de

Audiovisuales

Prstamo y

asignacin de

espacios.

Auxiliar de

audiovisuales

1

Arquitecto Aprobacin de

Montajes Arquitecto 1






4. SOPORTE TECNOLGICO CON EL QUE CUENTA EL SERVICIO

Totalmente automatizado

Automatizado X

Ninguno

5. EVIDENCIA DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO:

Papel

Archivo digital

No existe X

Si Cul?

6. EVIDENCIA DE LA CONFORMIDAD CON EL SERVICIO:

Papel

Archivo digital

No existe X

7. OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA PRESTACIN DEL SERVICIO:

Documentar y formalizar polticas del prstamo y uso de los Espacios Pblicos

Sistematizacin de reservas de Los espacios Pblicos

Documentar protocolos para gestin de incidentes.

Evidencia de prestacin

Evaluacin del espacio utilizado

Implementacin de un sistema de evaluacin del rea prestada

8. DEFINICIN SOPORTE TECNOLGICO:

1. Totalmente automatizado: Autoservicio.

2. Automatizado: servicio que utiliza un medio tecnolgico, pero requiere un gestor.

3. Ninguno






ANEXO 2 GESTIN DE INCIDENTES

Canal de recepcin de incidente:

Correo: [email protected]

Telfono: 3394949 Ext. 3001 / 1771

Tipo de

incidente Descripcin

Prioridad/

Tiempo

de

respuesta

Protocolo

Reporte del

inconveniente y

solucin

Plan de contingencia

Daos

ocasionados

Montaje

Daos ocasionados

Montaje

Alta

1. Verificar que tipo de dao se produjo.

2. Coordinar con mantenimiento la cotizacin de los arreglos del elemento o espacio afectado.

3. Proceder con la separacin de la espacio para realizar la reparacin del elemento afectado de acuerdo al informe del proveedor.

4. Indicarle al usuario los costos que debe asumir del dao ocasionado

Informar a mantenimiento la revisin del rea o espacio afectado

Bloquear inmediatamente el rea si el elemento o el dao puede generar peligro

Verificacin de del estado del espacio o elemento con Mantenimiento y establecer si se puede continuar con la actividad.

Cancelacin de

evento

Cancelacin de evento

por realizacin de

eventos institucionales

Alta

1. Se debe establecer si el

evento que solicitan realizar si

coincide con las

1. Informar al usuario encargado del

evento los cambios realizados segn

las polticas
mailto:[email protected]






caractersticas de evento

institucional. 2. Realizar acuerdo

con el usuario quien tiene

actualmente la reserva para ver

qu espacio o solucin se le

puede dar para que pueda

desarrollar la actividad

programada. 3. Informar a las

personas que tengan servicios o

solicitudes especiales para el

evento anteriormente

programado que el evento ha sido

cancelado o trasladado para otro lugar y/o

Fecha. 4. Publicar en la

pgina web la realizacin del nuevo evento

institucional y el cambio de lugar

y/o fecha del anterior evento.

asociadas al prstamo de

Espacios Pblicos 2. Verificar espacios

disponibles para la realizacin del

evento ya programado y

poder realizar su traslado.

3. Realizar acuerdo con el usuario

quien tiene actualmente la

reserva para ver qu espacio o solucin se le

puede dar para que pueda

desarrollar la actividad

programada. 4. Informar a las

personas que tengan servicios o solicitudes especiales para el evento anteriormente programado que el evento ha sido cancelado o trasladado para otro lugar y/o Fecha.

Cruce de

eventos por

retraso en los

desmontajes.

Cruce de eventos por

retraso en el desmontaje

de actividad.

Alta

1. Informar a los organizadores de ambos eventos la

situacin presentada con el retraso de uno de

los eventos. 2. Se le deben dar

las indicaciones al

1. Se deber informar al organizador del evento que est

generando el retraso del

montaje del siguiente evento.

2. Establecer con el usuario del






organizador del evento que se

encuentra retrasado que el desmontaje ha

excedido el tiempo

establecido. 3. Establecer con el

usuario del prximo evento a qu hora y fecha

da inicio su evento y

coordinar el montaje de

acuerdo a las necesidades del

usuario. 4. Si el organizador

del evento no termina su evento

se proceder a informarle que

tendr una sancin para el uso de espacios Pblicos en el

futuro.

prximo evento a qu hora u fecha

da inicio su evento y coordinar el

momento exacto para iniciar el montaje y no

retrasar la actividad.

Obstruccin de

una salida de

emergencia o

paso de

peatones

Instalacin de un

montaje en una salida de

emergencia y

obstaculizacin del paso.

Alta

1. Verificar la novedad y proceder a

despejar el rea con el rea de

mantenimiento.

1. Proceder a cancelar la reserva del espacio si este no cumple con la autorizacin realizada

2. Verificar si la actividad se puede realizar en otra rea cercana e informarle al usuario que debe trasladar su actividad.






Robo de

elementos

Robo de elementos

propios del montaje

Alta

1. Se debe contactar al

Departamento de Seguridad y

Servicios Generarles

informando de la novedad presentada.

2. Informar al personal de logstica del campus la novedad

presentada para que estn

atentos en las reas a cargo.

1. Establecer si el elemento es de la Universidad y si es indispensable para la realizacin del

evento actual. 2. Verificar con el

Departamento de seguridad y

Servicios Generales si es

seguro instalar de nuevo el elemento

para el evento

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