Requisitos para Validación del Sistema de Planificación y Control de Gestión PMG 2003 Dirección...

Requisitos para Validación del Sistema de Planificación y Control de Gestión

PMG 2003

Dirección de Presupuestos

Ministerio de Hacienda

Patricia Montes Palma

Isabel Troncoso Donoso

Departamento de Gestión

¿Qué contenidos mínimos se debe tener en cuenta para validar

la ETAPA 1?

Definiciones estratégicas de la institución, señalando al menos:

1. Misión

2. Objetivos Estratégicos

3. Productos Estratégicos (bienes o servicios)

4. Clientes/ usuarios/ beneficiarios

5. Opiniones del equipo directivo y de los funcionarios

6. Opinión de los clientes/usuarios/beneficiarios

Etapa 1

Misión. La definición de misión debiera responder las siguientes preguntas.

1. ¿Qué hace el servicio? (Para que está)

2. ¿Cómo lo hace?

3. ¿ Hacia quién/Para quién se dirige su quehacer?

Contenidos Mínimos Etapa 1

Objetivos Estratégicos La definición de objetivos estratégicos debiera responder las siguientes preguntas

1. ¿Todos los objetivos estratégicos son consistentes con la misión del servicio?

Ejemplo:Ejemplo: mayor cobertura, calidad u oportunidad del servicio.

2. ¿Cada objetivo estratégico es una expresión única del resultado deseado, es decir, no se incluye en un mismo tipo de objetivo distintos tipos de resultados?


Productos Estratégicos (Bienes y/o Servicios).

La definición de productos estratégicos debiera responder las siguientes preguntas

1. ¿Están correctamente definidos?

2. ¿Se generan bajo la responsabilidad de la institución, por producción directa o subcontratación?

3. ¿Es posible vincularlos con algún(os) objetivo(s) estratégico(s)?

4. ¿Permiten lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos?

5. ¿Se vinculan con los clientes/usuarios/beneficiarios?


Productos Estratégicos (Bienes y/o Servicios).

Se han definido tres niveles de desagregación posibles: Productos Estratégicos, Sub-productos y Productos Específicos.

Los Subproductos se refieren a aquellos bienes y/o servicios que son parte del producto estratégico y que se desea relevar en las definiciones estratégicas por los recursos que involucran, impacto en los beneficiarios, procesos importantes, etc.

Los Productos Específicos, se refieren a aquellos bienes y/o servicios que son parte de un subproducto y que se desea relevar en las definiciones estratégicas por su importancia.


Clientes/Usuarios/Beneficiarios. La definición debiera responder las siguientes preguntas

1. En caso de existir una definición general de clientes/usuarios/beneficiarios ¿Corresponde ésta dados los productos estratégicos o relevantes definidos?

Ejemplos:Ejemplos: ciudadanía, trabajadores del país, población de todo el país, consumidores en general etc.

2 ¿Es posible fundamentar la existencia de un producto estratégico para el que no se ha identificado clientes/usuarios/beneficiarios específicos (por ejemplo ciudadanía, público en general, toda la población, etc) ?


Opiniones del equipo directivo y de los funcionarios.

Señalar cuáles fueron las principales opiniones sobre las definiciones estratégicas de la institución.

Opiniones de los clientes/usuarios/beneficiarios

Señalar cuáles fueron las opiniones más importantes de los clientes/usuarios/beneficiarios con relación a provisión de los productos estratégicos de la institución .


ETAPA 2ETAPA 2

Diseño de Sistema de Información para la Gestión (SIG):

1. Definición de Centros de Responsabilidad

2. Identificación de Indicadores de Desempeño por centro

Etapa 2

MISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

PRODUCTOS ESTRATEGICOS Y

SU DESAGREGACIÓN

CLIENTES/USUARIOS/

BENEFICIARIOS

C.R. 2

C.R. 1

MEDIOS DE VERIFICACION

INDICADORES DE DESEMPEÑO

PRODUCTOS DE GESTIÓN INTERNA

OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS DEL CENTRO

CENTRO DE RESPONSABIIDAD

S o p o r t e

Centros de Responsabilidad de Gestión Interna

Diagrama Conceptual del SIG

CENTRO DE RESPONSABI-LIDAD

OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS DEL CENTRO

PRODUCTO ESTRATEGICO

SUBPRODUCTO, PRODUCTOS ESPECÍFICOS

INDICADORES DE

DESEMPEÑO

MEDIOS DE VERIFICACION

C.R. 1

C.R. 2

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE GESTIÓN INTERNA

Centros de Responsabilidad vinculados a Productos Estratégicos

Centros de Responsabilidad Mixtos


la ETAPA 2?

1. Definición del centro de responsabilidad (debe cumplir con todos elementos y vinculaciones indicadas en el Diagrama Conceptual del Sistema de Información para la Gestión - SIG) :

• Objetivos Estratégicos con los que se vincula

• Productos Estratégicos (Subproductos/ Productos Específicos) con los que se vincula: nombre y descripción

• Productos de Gestión Interna (Subproductos/ Productos Específicos) con los que se vincula: nombre y descripción

• Objetivo general y específicos

• Ejecutivo responsable

• Indicadores de desempeño

• Los indicadores cubren las 4 dimensiones


2. Cada Centro de Responsabilidad debe contar con Indicadores de Desempeño:


INDICADORES DE DESEMPEÑO CENTRO DE RESPONSABILIDAD

NOMBRE DEL PRODUCTO

SUBPRODUCTOPRODUCTO ESPECIFICO

MEDIOS DE VERIFICACIÓN

ÁMBITO DE CONTROL

PRODUCTO ESTRATÉGICO / PRODUCTO DE GESTIÓN INTERNA

NOMBRE DEL INDICADOR

DIMENSIÓN DEL

INDICADOR

FÓRMULA DE CÁLCULO

3. Los Productos Estratégicos deben cumplir con :

• El 100% debe estar asociado a algún Centro de Reponsabilidad

• El 100% tiene definidos indicadores de desempeño

• El 100% tiene indicadores para los 3 ámbitos de control (Proceso, Producto, Resultado Intermedio o Final)

• El 100% cuantifica los clientes/usuarios/beneficiarios

• Para cada producto, el 100% de los subproductos tiene definidos indicadores de desempeño

• Al menos un 50% tiene como mínimo un indicador en el ámbito del resultado intermedio o final

• Los productos con indicadores válidos, miden al menos el 50% del gasto de la institución


•Ejemplo: Los productos estratégicos con indicadores válidos, miden el 50% del gasto de la institución


Producto Estratégico

Tiene indicadores que miden cabalmente gestión

producto

Gasto anual producto

Gasto anual producto

posible asociar

P1 SI $100 $100

P2 NO $50 -

P3 SI $70 $70

P4 NO $30 -

TOTAL $250 $170

% Gasto Medido 68%

4. Los Indicadores de Desempeño del SIG deben cumplir con :

• Los indicadores de productos estratégicos deben estar asociados principalmente a resultados (30% de los indicadores en ámbito de control de “resultado”)

• Señalar el producto estratégico / de gestión interna al que se vinculan

• Nombre claro, autoexplicativo

• La fórmula de cálculo debe permitir obtener el resultado del indicador definido


5. Los Indicadores de Desempeño del SIG deben cumplir con :

• Estar correctamente clasificados según las dimensiones del desempeño (Eficacia, Eficiencia, Economía y Calidad)

• El medio de verificación debe permitir verificar el cumplimiento del indicador

• Deben ser factibles de medir de manera permanente


6. El SIG debe cumplir con:

• Los centros de responsabilidad deben cubrir la totalidad de la gestión institucional

• El SIG debe medir el resultado de la gestión del servicio

– 40% máximo indicadores en el ámbito de proceso*

– El conjunto de los indicadores cubre la gestión relevante del servicio

• Deben existir indicadores que abarcan las cuatro dimensiones

• Deben existir indicadores en los tres ámbitos de control

• Para elaborar los indicadores, se deben considerar todas las áreas del PMG y otras áreas de gestión relevantes

• Para la construcción de indicadores se debe señalar:

– Los instrumentos de recolección de información usados

– Sistematización de la información


*: No considera indicadores asociados a productos de gestión interna


la ETAPA 3?

1. Medición periódica de todos los indicadores de desempeño definidos en la Etapa 2 (al menos una medición en el año).

• La eliminación, modificaciones o cambios de indicadores deben tener justificaciones válidas

• Pueden existir indicadores con mediciones superiores a un año, lo que debe tener fundamentos válidos

2. Se identifican los aspectos del sistema corregidos o modificados para el pleno funcionamiento del sistema de información.



* Considerar sólo la información histórica disponible** Valor efectivo o estimado

NOMBRE DEL

PRODUCTOSUBPRODUCTO

PRODUCTO ESPECIFICO

ÁMBITO DE CONTROL

PRODUCTO ESTRATÉGICO O RELEVANTE / PRODUCTO DE GESTIÓN INTERNA NOMBRE

DEL INDICADOR

DIMENSIÓN DEL

INDICADOR

FÓRMULA DE

CÁLCULO

MEDIOS DE VERIFICACIÓN

RESULTADO EFECTIVO** AÑO 2003

META AÑO 2004

RESULTADO EFECTIVO* AÑO 2000- 2001- 2002


la ETAPA 4?

1. El SIG ( Sistema de Información para la Gestion) está en pleno funcionamiento, esto es:

• Mide periódicamente los indicadores de desempeño definidos en la etapa 3

• Describe procesos de toma de decisión en los que se informa el resultado de los indicadores de desempeño

• Identifica niveles jerárquicos que usan la información de resultado de los indicadores en los procesos de toma de decisión

• Presenta mecanismos para informar a funcionarios acerca de los resultados del cumplimiento de los indicadores

• El 100% de los indicadores presenta información para año t (Año 2003)


2. Se presentan los indicadores de desempeño en la formulación presupuestaria del año siguiente (formulario H – Proyecto de Ley de Presupuesto Año 2004). Estos indicadores corresponden a un subconjunto de los indicadores definidos para el SIG.

3. Cada Centro de Responsabilidad cuenta con :

• Indicadores de desempeño con medición

• Indicadores con medición que cubren las cuatro dimensiones del desempeño


4. Los Productos Estratégicos deben cumplir con :

• El 100% presenta indicadores de desempeño medidos

• El 100% tiene indicadores de desempeño con medición para los 3 ámbitos de control

• Para cada producto, el 100% de los subproductos presenta indicadores de desempeño medidos

• Al menos un 50% tiene como mínimo un indicador con medición en el ámbito del resultado intermedio o final

• Los productos con medición a través de indicadores válidos, miden al menos el 50% del gasto de la institución


5. Todos los indicadores medidos en el SIG cumplen con:

• Los indicadores de productos estratégicos deben estar asociados principalmente a resultados (30% de los indicadores en ámbito de control de “resultado”)

• 40% máximo de indicadores en el ámbito de proceso*

• El conjunto de los indicadores cubre la gestión relevante de la institución

• Cubrir las 4 dimensiones (Eficacia, Eficiencia, Economía, Calidad)

• Cubrir los 3 ámbitos de control (Proceso, Producto, Resultado Intermedio o Final)

• Cubrir todas las áreas del PMG y otras áreas de gestión relevantes


*: No considera indicadores asociados a productos de gestión interna

6. Los indicadores presentados en la formulación presupuestaria del año siguiente deben ser pertinentes:

• Todos los indicadores presentan meta año t+1 (Año 2004)

• El 100% de los productos estratégicos presentados en la Definiciones Estratégicas (Formulario A1) tienen indicadores

• Los productos con indicadores válidos miden al menos el 30% del gasto de la institución

• Al menos un 30% de los productos estratégicos tienen como mínimo un indicador en el ámbito de resultado intermedio o final



la ETAPA 5?

Los indicadores definidos, medidos y presentados en la formulación presupuestaria del año siguiente cumplen con:

• Estar priorizados con sus respectivos ponderadores

• Para el conjunto de los Centros de Responsabilidad seleccionados por la institución para comprometer indicadores en la formulación presupuestaria del año siguiente, existen las cuatro dimensiones y los tres ámbitos de control



Ejemplo: Priorización indicadores

IndicadorPonderador

Comprometido

I1 30%I2 30%

I3 15%

I4 15%I5 10%

TOTAL 100%


la ETAPA 6?

1. Los indicadores definidos, medidos y presentados en la formulación presupuestaria del año siguiente y evaluados cumplen con:

• El promedio ponderado del cumplimiento de las metas de los indicadores presentados por la institución en la formulación de presupuesto de la etapa 5 se encuentra en un rango de 90% a 100% en el año de evaluación .

• Se fundamentan los resultados del cumplimiento de las metas de los indicadores de desempeño, esto es:

⁻ Fundamenta los logros de cumplimiento (promedio ponderado de las metas de la institución entre 90% y 100%)

⁻ Justificación válida de los no logros (promedio ponderado de las metas de la institución menor a 90% )

⁻ Justificación válida de los no logros a nivel de cada indicador (cumplimiento de cada indicador menor a 95%)



Ejemplo: Evaluación del cumplimiento de las metas de los indicadores

IndicadorPonderador

Comprometido% cumplimiento

indicadorCumple (SI/NO)

Ponderador Efectivo

I1 30% 95% SI 30%I2 30% 100% SI 30%

I3 15% 100% SI 15%

I4 15% 96% SI 15%I5 10% 50% NO 0%

TOTAL 100% Promedio ponderado 90%

2. Los indicadores definidos, medidos y presentados en la formulación presupuestaria del año siguiente y evaluados cumplen con:

• Señalar las recomendaciones que surgen del análisis de los resultados de los indicadores

• Señalar los compromisos asumidos por la institución derivados de las recomendaciones, identificando los plazos de ejecución y responsables

• El Servicio cuenta con un programa de seguimiento de los compromisos asumidos por la institución

• El Servicio realiza seguimiento a los compromisos establecidos


Fin Presentación

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