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BIENESTARFAMILIAR

República de ColombiaInstituto Colombiano de Bienestar Familiar

Cecilia de la Fuente de LlerasDirección Regional Sucre

libertad y Otíen

/!«

ACTA DE COMITÉ ESTRATÉGICO AMPLIADO No. 14Hora: 9:00 a.m. Fecha: 15/07/2013Lugar: Sala de juntas de la dirección regional.Dependenciaque Convoca: Dirección Regional

Proceso: Gestión de Contratación - Gestión Financiera - Mejoramiento Continuo -Evaluación y Monitoreo de la Gestión.

Objetivo: Analizar y definir acciones sobre los temas contemplados en el orden deldía.

Agenda:

1. INSTALACIÓN DE LA REUNIÓN Y VERIFICACIÓN DE QUORUM.2. SEGUIMIENTO A COMPROMISOS DE COMITÉ.3. ANÁLISIS DE PLANTA DE PERSONAL.4. ESTADO DE LIQUIDACIONES DE CONTRATOS.5. ESTADp DE CONTRATACIÓN 2013.6. REVISIÓN DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.7. VISITA SEDE NACIONAL.8. TEMAS SIGE:

8.1 INDICADORES DE GESTIÓN.8.2CAPACITACIÓN ACCIONES DE MEJORA-APLICATIVO ISOLUCION.8.3ESTADO DE ACCIONES DE MEJORA.8.4SEGUIMIENTO AL SGSI.8.5 APLICACIÓN DE LISTA DE CHEQUEO AMBIENTAL A UNIDADES DESERVICIO.8.6 CAPACITACIÓN MADRES COMUNITARIAS CON CARSUCRE.

9. VARIOS.10. COMPROMISOS Y TAREAS.

1. INSTALACIÓN DE LA REUNIÓN Y VERIFICACIÓN DE QUORUM.

El Director Regional hace uso de la palabra, inicia dándole la bienvenida a los miembrosdel comité, verifica el quorum comprobándose la existencia del mismo y declara instala lareunión.

F1.PR20.MPA1.PS Versión 2.0



2. SEGUIMIENTO A COMPROMISOS DE COMITÉ.COMPROMISOS COMITÉS ANTERIORES

Compromisos

Descripción de laDecisión

A partir de la fechadel presente comité,por unanimidad seestablece retomartodos loscompromisosexistentes para laliquidación de latotalidad decontratospendientes desdelas vigencias 2009,2010, 2011 y 2012.Finalizar a 15 dejunio toda lacontrataciónpendiente a lafecha.

Recabar solicitud dedestinación decarpas de UnidadesMóviles ubicadas en

Responsable

Coordinadoresde Grupos yCentrosZonales -CoordinadoraJurídica yDirectorRegional.

Supervisoresde contratos -Coordinadoragrupo Jurídico- DirectorRegional.

CoordinadoraGrupo deAsistenciaTécnica

Fecha

31 deoctubre de2013.

Junio 15 de

Mayo 20 de2013.

SeguimientoAccionesAdelantadas/ResultadosSe avanzó en lasliquidaciones conrelación al mesanterior,quedandopendientes lassiguientesliquidaciones porvigencias:

Con corte a lafecha del

Estado(Cumplido /Pendiente,)PENDIENTE

PENDIENTE

presente comité,no se ha cumplidocon elcompromisodebido a quealgunos procesosde contrataciónfueron declaradoscomo desiertostoda vez que losproponentes nocumplieron con ellleno de losrequisitosexigidos para talfinSe efectuónuevamente lasolicitud por partede lacoordinadora del

PENDIENTE

F1 PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0



libertad 10tilen

los patios de laregional

Enviar alCoordinador delGrupo dePlaneación ySistemas los saldosno ejecutados encontratos devigencia futuramodalidad CDIFamiliar.Reunión conoperadores deservicios paraindicarles losaspectos básicosde la inscripción enel RUP.

CoordinadoresCentrosZonales

Coordinadoradel GAT ycoordinadoresdeCZ.

Junio 11 de2013

04 de julio

grupo deAsistenciaTécnica. Se estáa la espera de larespuesta.Se reportaron lossaldoscorrespondientes,liberando losmismos de CDP,quedando ensaldos deapropiación.

Se realizó reunióncon losoperadores deservicios,indicando losaspectos básicosde la inscripciónen el registroúnico deProponentes,indicándoles lasfechas límitespara ello.

CUMPLIDO

CUMPLIDO

REVISIÓN DE COMPROMISOS DE REVISIÓN POR DIRECCIÓN

Descripción de laDecisión

Responsable FechaAccionesAdelantadas/Resultados

Estado(Cumplido /Pendiente^

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

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Liberto! v Orden

Transitar duranteel primer semestredel año a Centrosde DesarrolloInfantil aquellasunidades deservicio en lasmodalidades deatención integralcuyas condicionesexistentes lopermitan y deacuerdo con losresultados de lasensibilización alos involucrados enel proceso.Liberar losrecursos noejecutados duranteel primer trimestrepor concepto decobertura noatendida o días notrabajados a fin deestudiar laposibilidad dereinvertir losrecursos liberadosen ampliación decoberturas en otrasmodalidades quetienen mayordemanda delservicio.

Coordinadoragrupo deAsistenciaTécnica -Coordinadores deCentros Zonales yenlaces deprimera infancia.

Director regional -Coordinadores de

Grupo yCoordinadores deCentros Zonales

Junio 30de 201 3

Mayo 30de 2013.

A la fecha se estánadelantandodeterminadas por laDirección de PrimeraInfancia; se está a laespera de la matrizque indique loscupos a transitardetallando lasmodalidadestradicionales y losmunicipios porcentros zonales.

Se realizó elejercicio demodificación decontratos con corteal mes de junio,logrando liberarrecursos decompromisossuperiores a noventay un millón de pesospor coberturas noatendidas y días notrabajados.

PENDIENTE.

CUMPLIDO




liberad y Orden

Establecermedidas deseguridad parael control deacceso a lasoficinas dondereposanarchivos.

Solicitar a laSede Nacionallos recursosnecesarios paracumplir con loestablecido enlos requisitoslegales del ejeSYSO yambientalteniendo encuenta elresultadoobtenido en laentrada 6 y quela regional nocuenta con

Coordinacionesde Grupo y

CentrosZonales

CoordinadoraAdministrativa

Marzo22 de2013.

Marzo20 de2013.

En los cuatro CZcomo se colocóaviso indicando elpaso restringido,está pendiente laadecuación parareforzar laseguridad encada una de laspuertas deacceso a estosarchivos en losCZ. Una vezexpedido elcontrato deferretería se lesolicitará altodero efectuarlas reparacionesa que haya lugar.A la fecha seestánadelantandocotizaciones a finde contar con unpanoramageneral de todaslas necesidades anivel de laregional y centroszonales.

EN TRAMITE

PENDIENTE


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recursos pararesponder aestasnecesidades.

3. ANÁLISIS DE PLANTA DE PERSONAL.

En este punto del orden del día, se procede con el análisis de la planta de personal actual,a fin de identificar con exactitud el número de colaboradores ubicados en cada dependenciay de igual manera, establecer las necesidades de personal en cada una de ellas.

Se detalla el número actual de personas, indicando su forma de vinculación, así:

DEPENDENCIA

CZ BOSTONCZ NORTECZ SINCÉLEJOCZ MOJANAADMINISTRATIVAJURÍDICAPLANEACIÓN YSISTEMASTÉCNICADIRECCIÓNFINANCIERATOTALES

PERSONAL DECARRERA

22

15

15

314

5

2

82

894

PROVISIONALES

20

12

2

2

2

0

4

11

26

SUPERNUMERARIOS

1

2

2

0

01

0

003

9

CONTRATISTAS

12

17

30

18

35

6

1237

113

TOTAL

37

34

59

23

19

13

8

24

6

19

242

Basados en los datos anteriores y teniendo en cuenta las necesidades de personal en cadaárea de trabajo, cada uno de los miembros del comité, bajo su criterio determinan lossiguientes perfiles requeridos:

I J I : R I ' I K

PU enciencias delainformaciónarchivíslicaTécnicoprofesionalen archivo

Pi rece i ón A d m i n i s t r a t i v a

I

1

P hiñe aciónv S.

Técnica jurídica I- ' inanciera <,:/.Boston

1

CVNorte

1

€/,Sjo

1

C/ Mojan a

1

F1 .PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0

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übertod Y Orden

IngenieroAmbientalTecnólogoen saludocupad o nalPUFinancieroPsicólogoTécnicoAdmtvoNutricionista

¿U área deBlkicación

TrabajadorsocialAbogadoTOTALES

1

1

2

1

1

2

12

110

1

1

1

11

2

1

6

2

57 0

3

4

1

22

3

9

4

2

2

9 1

Se deja constancia en la presente acta de estas necesidades de personal, las cuales arrojaun total de 49 personas acorde a las cargas laborales existentes en la regional y enconsideración a lo establecido en la Ley 1098 para la conformación de las Defensorías deFamilia.

Además de lo anterior, mediante la presente acta se formalizan reubicaciones dadas encomités anteriores de las reubicaciones antiguas de las siguientes personas queactualmente se encuentran laborando en las áreas que a continuación se relacionan:

NOMBREMARLYS TORRES

YOLANDA JUNCO

PAOLA BENITOREVOLLO

CARLOS HUERTAS

MAGOLABENAVIDES

CESAR TULIO MUÑOZ

TERCERO GARCÍA

DEPENDENCIA ACTUALDIRECCIÓN REGIONAL

CENTRO ZONAL MOJANA

CENTRO ZONAL MOJANA

GRUPO FINANCIERO

GRUPO FINANCIERO

GRUPO FINANCIERO

CENTRO ZONALSINCELEJO

SEREUBICAENGRUPO ASISTENCIATÉCNICACENTRO ZONALSINCELEJOCENTRO ZONALSINCELEJOGRUPOADMINISTRATIVOGRUPOADMINISTRATIVOCENTRO ZONALBOSTONGRUPOADMINISTRATIVO

F1 .PR20.MPA1 ,P5 Versión 2.0

yfi'íÉ

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4. ESTADO DE LIQUIDACIONES DE CONTRATOS.

A continuación la coordinadora Jurídica y su equipo de apoyo para lasliquidaciones de contratos, presentan un informe detallado, indicando loscontratos que le falta la documentación para hacer las actas de liquidaciónrespectiva. De igual manera comunican que han llegado 143 informes contodas las documentaciones, de las cuales están listas para firma 105 derepresentantes legales y los 38 informes restantes están en proceso derevisión.

A continuación se detallan 139 contratos pendientes por proceso de liquidacióncorrespondientes a la vigencia 2012:

CZ BOSTON:

0081-0082-0083-0084-0106-0107-0109-0110-0111-0112-0113-0114-0115-0116-0117-0118-0119-0120-0121-0122-0123-0124-0125-0126-0127-0128-0129-0130-0131-0132-0133-0134-0135-0136-0138-0139-0140-0141-0142-0143-0144-0145-0146-0147-0148-0149-0150-0151-0152-0174-0175-0202-0204-0205-0206-0213-0264-0206-0213-0264-0325-0329-0330-0335-0337-0340-0342-0343-0344-0345-0349-0349-0357-0108-0159-0343-0373-0530-0531-0270-0276.

Total = 79 Contratos.

CZ NORTE:

0214-0216-0218-0220-0221-0224-0226-0227-0231-0233-0240-0241-0244-0245-0253-0256-0265-0281-0285-0286-0287-0288--0290-0291-0301-0324-0348-0350-0353-215-223-229-329-330-381-383

TOTAL = 36 Contratos.

CZSINCELEJO:

0318-0319-0320-0321 -0328-0333-0334-0336-0356





liberto! y Orden

GRUPO ADMINISTRATIVO

0268-0277-0278-0279-0293-0294-0295-0296-0534-0537-0477-0478-0490-0492-0494


Total contrato de aporte sin liquidar 139

5. ESTADO DE CONTRATACIÓN 2013.

Se efectúa revisión de cada uno de los procesos de contratación pendientes por realizar ala fecha, instando a cada uno de los responsables tanto de estudios previos, envío de lasolicitud de tramite contractual al grupo Jurídico y las acciones de este último para expedirlos contratos, encontrándose pendientes los siguientes:

• Adición - mantenimiento de infraestructura.• Adición leche para Hogares Sustitutos.• Multivitarnínico.• Feria ÉPICO.• Eventos de logística.• Compra e instalación de aires acondicionados CZ Sincelejo.• Compra de extintores.• Bienestar social.• Mantenimiento de vehículo.

6. REVISIÓN DE EJECUCIÓN PRESUPUESTA!..

La coordinadora del grupo Financiero presenta ejecución presupuestal, se revisa el estadode saldos de apropiación, los demás miembros del comité proceden con el análisiscorrespondiente, definiendo aquellos casos en los que no se ejecutaran estos recursos,; asímismo se definen que recursos se ejecutaran y de igual manera el director regional delegaen algunos de los asistentes para que efectúen los trámites para su ejecución. Acontinuación se detalla la información correspondiente a cada caso:

Saldos de apropiación.

RUBROSNOMBRE

SALDODISPONIBLE

DECISIONES -RESPONSABLES.


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A20400420

A2 04005 12

A2 0402 104

C12303000010101

C12303000010102

C12303000010103

REPUESTOS

MANTENIMIENTO DE

OTROSBIENES

SERVICIOSDE

BIENESTAR SOCIAL.

CONSTRUCCIÓN,

REMODELACIÓN Y/OADECUACI

ÓN, Y/OMANTENIM

IENTO

ADMINISTRACIÓN DE

PLANTAFÍSICA

SOPORTEALA

GESTIÓNDEL

PROYECTO - APOYO

ENCONTRATA

4.119.910

7.170.271

1.020.366

80.651.357

24.583.807

3.400.000

CDP 309 Servicio demantenimiento integral delparque automotor, lo cualincluye mano de obra,suministro de Repuestos yotros - Para contratarGrupo Administrativo.CDP 309 Servicio demantenimiento integral delparque automotor, lo cualincluye mano de obra,suministros de repuestos yotros. Para contratar - grupoadministrativo.CDP 133 Apoyo escolar paralos hijos de los servidorespúblicos del ICBF sucre -Para cancelar G.Administrativo.CDP 226 Servicio defumigación y prevención,control integral de plagas enlas instalaciones / CDP 278compra de 5 airesacondicionados tipo cassettede 60.000 BTU, R-410A Y 2TIPO DE 36.000 BTU, R-410A -PARA CZ S/JO. Paracontratar grupoadministrativo.

Servicios públicos

CDP 336 Traslado interno derecursos de la regional Sucredel rubro Soporte a la Gestióndel Proyecto Apoyo enContratación de Servicios alrubro Construcción,Remodelación y/oAdecuación, y/o Mant

F1.PR20.MPA1 ,P5 Versión 2.0

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CIÓN DESERVICIOS

C31003000020206

SOPORTEALA

GESTIÓNDEL

PROYECTO - DETIPO

LOGÍSTICO

30.000.000

CDP 185 Contratar todo lorelacionado con laorganización y realización deeventos nacionales einternacionales de promoción, divul, soc y capacitación SPcontratistas del ICBF Sucre yOtro

C31003000020401

C32015040040101

MEJORAMIENTOAU\N

INSTITUCIONAL

ATENCIÓNINTEGRAL

20.850.000

1.237.514.006

C32015040040102

ATENCIÓNMODALIDA

DESTRADICIÓN

ALES

5.856.056

CDP 167 Contratar eventodenominado Feria SIGE -Para desarrollar actividadesde promoción, sensibilizacióny capacitación en S&SO.

Recursos para contratar eltránsito y ampliación decupos en las modalidades dea_ten_c'on integral.

CDP 23- Aporte para el fto,Atención IntegralModalidades TradicionalesHCB -ICBF - Contracreditar -G. de Asistencia Técnica.

ATENCIÓNA

POBLACIÓN VÍCTIMA- FONDOPARA ELPAGO DECUOTAS

DEPARTICIPA

CIÓN YTASAS

COMPENSATO RÍAS

C32015040040104 431.483.893

CDP 338 - 340 - 23 Aportesfto. Modalidad pago Cuotasde Participación TasasCompensatoriasdesplazados-CZ S/jo yBoston


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C32015040070102

APOYO YFORTALECIMIENTOALA FAMILIA

5.974.560 Contracreditar - Grupo deAsistencia Técnica.

C32015040070103

VULNERARILIDAD O

ADOPTABILIDAD 67.239.299

CDP 59- Compra de leche ymultivitamico para los HS delas dif. Modalidades CZ S/jo,Boston, Norte y Mojana/CDP 2 - aporte para elsostenimiento de lasmodalidades devulnerabilidad adoptabilidad.A ejecutar.

VICTIMADE

CONFLICTO ARMADO

C32015040070104 28.996.169

C32015040130103

ESTRATEGIADE

RECUPERACIÓN

NUTRICIÓNAL

3.706.368

CDP 185 Contratar todo lorelacionado con laorganización y realización deeventos nal e internacionalesde promoción , divul, soc ycapacitación S.P Ycontratistas del ICBF Sucre yotro / CDP 1- Aporte para elsostenimiento DelSubproyecto Victimas delConflicto Armado ICBF Sucre

CDP 339- Devolución derecursos de la regional Sucre

C32015040130106

ADMINISTRACIÓN

PARALAPRODUCCI

ÓN,COMPRA YDISTRIBUC

ION DEALIMENTOS DE ALTO

VALORNUTRICIÓN

AL

17.537.040

CDP 54- Contratar losservicios de reparación atodo costo, a los equipos ymaquinarias del ICBF / CDP334 $ 10,25,505- devoluciónde recursos de la regionalSucre

F1 .PR20.MPA1 ,P5 Versión 2.0

.», República de Colombia _rtUh_ft^ Instituto Colombiano de Bienestar Familiar f3^¿t

Cecilia de la Fuente de LlerasBIENESTAR Dirección Regional Sucre ^F^FAMILIAR libertod v Ofoen

C3201 50400701 06

C32015040070116

C32015040110104

UNIDADESMÓVILES

SOPORTEA LA* * i ./ \N

DELPROYECT

O - DEVH/ l_*r |_

TIPOi v '

LOGÍSTICO

SOPORTEALA

GESTIÓNDEL

PROYECTO - APOYO

ENCONTRATA

CIÓN DESERVICIOS

8.928.296

47.205.380

13.039.024

CDP 130 - Contratar tresprofesionales área sicosocial,para la protección acciones -preser y rest el ejrc de los NNmod Unidades Móviles

Se solicitócontracredito.

CDP 185 Contratar todo lorelacionado con laorganización y realización deeventos nal e internacionalesde promoción , divul, soc ycapacitación SP ycontratistas del ICBF Sucre yotro

CDP 258 - Contracreditarrecursos no ejecutados por laregional

7. INFORME DE GESTIÓN Y SERVICIOS DE ATENCIÓN.

La responsable de la oficina regional de Gestión y servicios de atención, presenta a osmiembros del comité Informe de esta área correspondiente al mes de junio de 2013, así:

Durante el mes de junio la Regional Sucre, recibió un total de 634 peticiones, 391 peticionesregulares y 243 peticiones de atención a desplazados (Ayuda Humanitaria Ley 1448),distribuidas de la siguiente manera:Asistencia y asesoría: 25 peticionesDenuncias: 65 procesosDerechos de petición: 7 peticionesInformación y orientación: 137 peticionesInformación y orientación con trámite: 18 peticionesProceso conflicto con la ley: 1Reclamos: 5 peticionesSolicitud de Restablecimiento de Derechos: 34

F1 .PR20.MPA1 P5 Versión 2.0

BIENESTARFAMILIAR



Sugerencias: 1Trámite de atención Extraprocesal: 98De las peticiones regulares, el sistema arrojó que solo se encuentra pendiente la peticiónde tipo Trámite de Atención Extraprocesal, correspondiente al número radicado: 30002170del Centro Zonal Norte, la cual no tiene resultado de la audiencia.Las peticiones correspondientes a atención a desplazados (Ayuda Humanitaria Ley 1448 de2013), fueron atendidas por medio de las plantillas: Información y orientación, Informacióny orientación con trámite, reclamos y derechos de petición, todas fueron direccionadas a laSede Nacional para el trámite correspondiente y el volumen de las mismas en la Regionalse clasificó de la siguiente manera:Centro Zonal Boston: 79 peticionesCentro Zonal Norte: 88 peticionesRegional Sucre: 29 peticionesCentro Zonal Mojana: 23 peticionesCentro Zonal Sincelejo: 15 peticiones

Indicadores Regional SucreDenuncias junioEl indicador tuvo un desempeño EN RIESGO teniendo en cuenta que el diligenciamiento yel tiempo hábil para realizar la constatación no es el adecuado. En el Centro Zonal Bostony el Centro Zonal Mojana tuvieron 1 petición cada uno sin constatar en el término 3 días deley, por su parte el Centro Zonal Norte tuvo 5 peticiones con el término de constataciónvencido y el Centro Zonal Sincelejo tuvo 11 peticiones sin diligenciamiento oportuno delresultado de la constatación.

SUCRE

CZ BOSTONCZ LA MOJAMACZ NORTECZ SINCELEJO

PROMEDIO

16

3

3

2547

17

4

8

3665

94,12%75,00%

1M

1i&!

K :1 Ii jH

! ¡o72,31%

Conciliables junioEl resultado del indicador fue ÓPTIMO, los defensores de familia gestionaron de maneraoportuna el resultado de la audiencia en todos los casos.

SUCRE

CZ BOSTONCZ LA MOJANACZ NORTE

21

CZ SINCELEJO 51PROMEDIO 82

F1 PR20.MPA1 .P5 Versión 2.0



liberto* y Oídsn

Quejas y Reclamos junioEl resultado del indicador fue ÓPTIMO, los reclamos en el mes de junio fueron gestionadosy cerrados en los 15 días hábiles término de ley.

SUCRE

CZ BOSTON

CZ NORTE

CZSINCELEJO

PROMEDIO

2

5

1

8

2

5

1 |8

8. VISITA SEDE NACIONAL.

El coordinador del grupo de Planeación y Sistemas informa a los demás miembros delcomité que el día de mañana 16 de julio, se recibirá visita del Subdirector de MejoramientoOrganizacional Carlos Garzón y dos miembros de la Subdirección de Programación, por lotanto manifiesta que es importante que este el Director, los coordinadores de grupo, de loscentros zonales, el equipo de planeación y los profesionales ÉPICO y S&SO, esto con el finde realizar un taller respecto del avance de la regional. A continuación se detalla la agendaa desarrollar:

ActividadPrincipales Alertas de la Regional

Análisis del avance en la ejecución presupuesta!> Tablero de control ejecución presupuesta!> Posibles liberaciones de recursos> CDP con 0% comprometido> Alertas por proyectos de inversión

Ejecución metas socialesRuta de Implementación del Sistema Integrado de GestiónTablero de Control (Indicadores de Gestión)Conversatorio "Desenrédate!"¿Cómo nos fue?Taller de Construcción

• Revisión y retroalimentación de la Ruta del Sistema Integrado de Gestión• Generación y Análisis de Tableros de Control Presupuéstales• Metodología de Consolidación de Metas Sociales y Financieras• Análisis de Monitoreo y Evaluación

9. TEMAS SIGE:

a. INDICADORES DE GESTIÓN.

Se procede con la revisión de los resultados de los indicadores del tablero de control; estarevisión se hace individualmente por indicador y sus respectivos responsables, instando el


BIENESTARFAMILIAR

L ._ .. ._



director regional a estos responsables para que adelanten todas las acciones conducentesal estado óptimo en aquellos que presentan estado crítico, en riesgo y adecuado.

Se destacan los siguientes indicadores con resultados críticos y en riesgo:

Nombre delindicador

Número de niños yNiñas con AtenciónIntegral a la PrimeraInfancia

Número de nuevosAgentes Educativosvinculados aprocesos deformación en elmodelo de atenciónIntegral.Número de niños yniñas en primerainfancia convaloración yseguimientonutricionalPorcentaje de niños,niñas, adolescentes yjóvenes vinculados aprocesos deformación.Porcentaje de niños,niñas y adolescentesmenores de 18 añosen protección conauto de apertura deinvestigación consituación legaldefinida en 120 díaso menos

Meta2013inicial

10.008

850

10.008

100%

100%

Numerador

4.214

0

4.214

0

297

Denominador

10.008

0

10.008

2

346

Avance

4.214

36

4.214

0%

86%

%avance

42%

4%

42%

0%

86%

F1.PR2Q.MPA1.P5 Versión 2.0

_•• República de Colombia ^mj^¿SlV¿ Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ^¿pfc¿t^jy Cecilia de la Fuente de Lleras ^agtr

BIENESTAR Dirección Regional Sucre ^V"CAAAII IAD Ubertod V OfOHlrf^lTM n F I\e de Niño,

niñas o adolescentescon auto de aperturade investigación quellevan entre 121 y180 días sin situaciónlegal definidaPorcentaje Niños,niñas y adolescentescon auto de aperturade investigación quellevan más de 180días sin situaciónlegal definida

Ejecución de metassociales

Ejecución de PAC

r ~ •Liquidación deContratos

Organización deArchivos de Gestión

Colaboradores

0% 17 193

0% 6 193

100%

100%

100%

100%

capacitados en el c cno/Í-N- i i ^ i -i D.OU 70Sistema Integral deGestión (SIGE)

202.808

14.441

101

0

240.347

23.285

488

90

I

4 242

9%

3%

9%

3%

84%

1

0

0

0

84%

62%

21%

0%

- -H

30%

I


»AvENESTAR\MILIAR

República de Colombia ' _y%fPt_Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ^¿&&¿

Cecilia de la Fuente de Lleras TSErDirección Regional Sucre L r^

0 LibsrtwiyOnleí

Frecuencia deausentismo

Solicitud deliquidación deContratos

Nivel de

-2%

100%

3

101

cumplimiento mn°/estándar de consumo ¡de agua

Nivel decumplimientoestándar de consumo 100%del recursoenergético.

Critico rEjecuciónpresupuesta! degestión ambiental

100%

863

112.759

NR

0

169

492

3

1

-15000%

60%

2

112.139

-

45.000.000

_ ..

1

0

175%

" ' 1

101%

0%

Ejecución de Planesde Gestión Ambiental 100% NR NR NR

Mesas públicas yeventos de rendiciónde cuentas realizadas

0%

0%

b. CAPACITACIÓN ACCIONES DE MEJORA - APLICATIVO ISOLUCION.

A fin de darle cumplimiento a una actividad contemplada en la Ruta ÉPICO 2013, elcoordinador del grupo de Planeación y Sistemas recuerda a los asistentes el refuerzo en lacapacitación convocada para el día 30 del mes en curso, cuyo objetivo principal es capacitaral Director Regional, coordinadores de Grupos y Centros Zonales, así como a los miembros


BIENESTARFAMILIAR



del grupo promotor ÉPICO de la regional Sucre, en la identificación, formulación, tratamientoy cierre de las acciones de mejora a través del apltcativo ISOLUCION.

c. ESTADO DE ACCIONES DE MEJORA.

El coordinador del grupo de Planeación y Sistemas, presenta estado de actividadesprogramadas para subsanar hallazgos de auditoria interna. Se detalla las accionescorrectivas que corresponden, su responsable y fecha de cumplimiento, de igual manera seestablecen actividades vencidas y las que se encuentra dentro de fecha, así:

VENCIDAS ELIZABETH LACOMBENo DE

AC

1937

1935

1827

1393

1392

1391

1364

1309

ACTIVIDADES

Realizar adecuación de la escalera de la regional(pasamanos y antideslizante).Adecuar la accesibilidad para personas en condicionesde discapacidad a través de una ramplaAdecuar un baño para personas en condición dediscapacidad en la Regional.Realizar verificación del aire acondicionado del defensorde Familia Jairo Teherán del CZ Boston una vez secuente con el contrato de mantenimiento.

Identificar a los brigadistas a través de un distintivo(Brazalete, chalecos).Gestionar la instalación de los gabinetes contra incendiosen la Regional y Centros Zonales,Realizar reparación de la alarma existente en la regional.

Retirar los elementos que no correspondan a lasactividades propias del archivo centralRealizar revisión al archivo central con el fin dedeterminar la ubicación de varios archivos rodantes quese entregaran a la Regional Atlántico puesto que en elarchivo de la regional por las dimensiones de estos nopueden ubicarse.Una vez situados los recursos realizar la actualización dela tarjeta de propiedad del vehículo OYE 147

Gestionar la instalación de un sistema de control dehumedad para el archivo central 1 y 2.Enviar y socializar la guía para el préstamo de HA a losCentros Zonales.Realizar las acciones necesarias con el fin de lograr elperitaje por parte de la entidad encargada ( SIJIN -DUIN)

FECHA DEACTIVIDAD21/06/2013

30/06/2013

14/06/2013

17/05/2013

30/04/2013

31/03/2013

31/05/2013

29/03/2013

30/04/2013

31/05/2013

30/04/2013

31/03/2013

28/06/2013


BIENESTARFAMILIAR



para poder definir la situación contable y jurídica de lamoto

1826 Realizar las evaluaciones medicas ocupacionales deingreso a los servidores públicos una vez se situé porparte de la sede nacional los recursos para la realizaciónde estos.

30/05/2013

PENDIENTES ELIZABETH LACOMBENo DE AC1388

ACTIVIDADES

Realizar jornadas dentro del grupo administrativo a fin decumplir con el inventario total de las hojas de vida de losServidores públicos

FECHA DEACTIVIDAD

31/10/2013

Realizar adecuación de aire acondicionado al CentroZonal Sincelejo de acuerdo a lo establecido en el Plan deInversión Nacional de recursos ICBF

31/07/2013

1397 Realizar los exámenes de ingreso, egreso y periódicos,para lo Servidores Públicos de la Regional y CentrosZonales una vez se sitúen los recursos para la realizaciónde estos por parte de la Sede Nacional.

31/07/2013

1393 Trasladar los elementos inservibles devolutivos del CZMojana a la Regional, una vez se cuente con lascondiciones de navegabilidad para poder realizar dichotraslado.

31/07/2013

PENDIENTES JENNY SIERRA

No DEAC

1389

ACTIVIDADES

Solicitar para todas las capacitaciones las cartas decompromiso.Utilizar los formatos establecidos en el procedimientoformulación y ejecución del plan de capacitación. (PR2.MPA1.P1)

FECHA

31/07/2013

31/07/2013




Libertad v Oíd»

VENCIDAS ENILSA CERANo DE

AC1409

ACTIVIDADES

Realizar plan de contingencia con el fin de enviar al grupojurídico los informes de supervisión de los contratos de lavigencia 2012.Enviar todos los soportes requeridos al grupo jurídico con elfin de hacer la liquidación de contratos de aportes vigencia2010y2011.Enviar todos los soportes requeridos al grupo jurídico con elfin de hacer la liquidación de contratos de prestación deservicios vigencia 2012.

FECHA

29/03/2013

29/03/2013

29/03/2013

PENDIENTES ENILSA CERANo DE

AC1364

ACTIVIDADES

Realizar jornadas de revisión de HA por parte de losprofesionales de cada defensoría de familia a fin deorganizarías de acuerdo a lo establecido en las normasarchivísticas y el proceso de restablecimiento de derechos.

FECHA

13/09/2013

VENCIDAS FABIOLA FALENCIANo DE

AC1409

ACTIVIDADES

Enviar todos los soportes requeridos al grupo jurídico con elfin de hacer la liquidación de contratos de aportes vigencia2013

FECHA

30/04/2013

PENDIENTE FABIOLA PALENCIANo DE

AC1364

ACTIVIDADES


FECHA

13/09/2013

VENCIDAS YOLIMA MARTÍNEZNo DE

AC1409

ACTIVIDADES

Realizar plan de contingencia con el fin de enviar al grupojurídico los informes de supervisión de los contratos de lavigencia 2012.

FECHA

29/03/2013

F1 PR20.MPA1 P5 Versión 2.0



Enviar todos los soportes requeridos al grupo jurídico con elfin de hacer la liquidación de contratos de aportes vigencia2010 y 2011.Enviar todos los soportes requeridos al grupo jurídico con elfin de hacer la liquidación de contratos de prestación deservicios vigencia 2012.

29/03/2013

29/03/2013

PENDIENTES YOLIMA MARTÍNEZNo DE

AC1364

ACTIVIDADES


FECHA

13/09/2013

VENCIDAS MIGUEL TAPIASNo DE AC1409

ACTIVIDADES

Realizar plan de contingencia con el fin de enviar al grupojurídico los informes de supervisión de los contratos de lavigencia 2012.Enviar todos los soportes requeridos al grupo jurídico con elfin de hacer la liquidación de contratos de aportes vigencia2010y 2011.Enviar todos los soportes requeridos al grupo jurídico con elfin de hacer la liquidación de contratos de prestación deservicios vigencia 2012.

FECHA

29/03/2013

29/03/2013

29/03/2013

PENDIENTES MIGUEL TAPIASNo DE

AC1364

ACTIVIDADES


FECHA

13/09/2013

VENCIDAS ESPERANZA ROMERONo DE

AC1932

ACTIVIDADES

Establecer los mecanismos de medición de la eficacia de loscontroles identidades.

FECHA

REFORMULAR

F1 PR20.MPA1 P5 Versión 2.0

•Sí

BIENESTARFAMILIAR

1830

1820

1817



Socializar con las diferentes áreas de la regional eletiquetado de activos.Socializar a los colaboradores los riesgos a los que estáexpuesta la seguridad de la información una vez valorados.Analizar el mapa de riesgo del SGSI enviado por la SedeNacional y evaluar los riesgos a los que se encuentranexpuestos los activos de información e incluirlos dentro de lamatriz de riesgos.

libertud y Orden

28/06/2013

28/06/2013

14/06/2013

PENDIENTES ESPERANZA ROMERONo DEAC1818

1816

1815

ACTIVIDADES

Socializar a los colaboradores los riesgos a los que estáexpuesta la seguridad de la información una vez valorados.Socializar a los colaboradores los riesgos identificados a losactivos de informaciónAnalizar el mapa de riesgo del SGSI enviado por la SedeNacional, evaluarlo de acuerdo a la metodología dispuestapara ello, y aplicar los riesgos que le apliquen a la RegionalyCZ.

FECHA

30/08/2013

30/08/2013

15/08/2013

VENCIDAS JULIO ORDOÑEZNo DE

AC1932

1817

ACTIVIDADES

Establecer los mecanismos de medición de la eficacia de loscontroles identidades.Aplicar la matriz de riesgo a la Regional

Analizar el mapa de riesgo del SGSI enviado por la SedeNacional y evaluar los riesgos a los que se encuentranexpuestos los activos de información e incluirlos dentro de lamatriz de riesgos.

FECHA

REFORMULAR

REFORMULAR

REFORMULAR


BIENESTARFAMILIAR



PENDIENTES JULIO ORDOÑEZNo DE

AC1830

1816

1815

ACTIVIDADES

Realizar el etiquetado de los activos de información en losdiferentes grupos de la regional.Analizar el mapa de riesgo del SGSI enviado por la SedeNacional y evaluar los riesgos a los que se encuentranexpuestos los activos de información e incluirlos dentro de lamatriz de riesgosRealizar las actividades establecidas en la matriz de riesgode acuerdo a las fechas fijadas para su cumplimiento

FECHA

30/08/2013

15/08/2013

30/09/2013

VENCIDAS JOSÉ AMELLNo DE AC1932

1817

1820

ACTIVIDADES

Establecer los mecanismos de medición de la eficacia de loscontroles identidades.Analizar el mapa de riesgo del SGSI enviado por la SedeNacional y evaluar los riesgos a los que se encuentranexpuestos los activos de información e incluirlos dentro de lamatriz de riesgos.Analizar el mapa de riesgo del SGSI enviado por la SedeNacional identificar fechas perentorios y responsables parael cumplimiento de las actividades.

FECHA

REFORMULAR

14/06/2013

14/06/2013

PENDIENTES JOSÉ AMELLNo DE

AC1818

1815

ACTIVIDADES

Analizar el mapa de riesgo del SGSI enviado una vez seaenviado por la Dirección de información y Tecnología seprocederá identificar fechas y responsables para elcumplimiento de las actividades.Socializar el análisis de riesgo y la valoración de los mismosa los colaboradores de la regional y centros zonales.

FECHA

15/08/2013

30/08/2013

VENCIDAS VÍCTOR GOMESCASSERESNo DE

AC1433

ACTIVIDADES

Efectuar análisis de planta en Comité Estratégico Regionalpara determinar si la distribución de los profesionales está

FECHA

19/04/2013


BIENESTARFAMILIAR



btatodvOnfefl

acorde con las necesidades de la Regional y efectuar undiagnóstico. Remitir este diagnóstico a la Sede Nacional

1812 Solicitar a la Sede Nacional los recursos necesarios paraadecuar la infraestructura en el tema de luz excesiva yventilación de los Centros Zonales Norte y Sincelejo y de estamanera mejorar las condiciones de confort de loscolaboradores.

08/03/2013

Solicitar a la oficina de infraestructura de la Sede Nacional elapoyo con el fin de identificar alternativas de solución alproblema de inundación en la Regional cuando llueve muyfuerte

08/03/2013

PENDIENTES IRMA PATERNINANo DE

ACACTIVIDADES FECHA

1364 i Realizar seguimientos para la verificación del cumplimientode las actividades encaminadas a subsanar el hallazgodetectado

1366 Realizar seguimientos para la verificación del cumplimientode las actividades encaminadas a subsanar el hallazgodetectado.

30/09/2013

30/09/2013

Realizar verificación en las visitas de seguimiento que en lasHA se encuentre plasmado el platin.

VENCIDAS LASTENIA CASTRO

30/09/2013

No DEAC

1409

ACTIVIDADES

Realizar la liquidación de contratos una vez se cuente en elgrupo jurídico con todos los soportes necesarios.

FECHA

30/06/2013

VENCIDAS RICARDO PINEDONo DE

AC1364

ACTIVIDADES

Realizar 3 seguimientos para la verificación del cumplimientode las actividades encaminadas a subsanar el hallazgodetectado.

FECHA

20/12/2012


BIENESTARFAMILIAR



Libertad v Oiów

PENDIENTES RICARDO PINEDONo DE

AC1364

1366

ACTIVIDADES

Realizar seguimientos para la verificación del cumplimientode las actividades encaminadas a subsanar el hallazgodetectadoRealizar seguimientos para la verificación del cumplimientode las actividades encaminadas a subsanar el hallazgodetectado.

FECHA

30/09/2013

30/09/2013

ACCIONES CORRECTIVAS SIN ACTIVIDADES: 2749, 1939,1880

Frente al detalle de actividades pendiente por realizar, el Director Regional hace un enérgicollamado a cada uno de los responsables de aquellas acciones que dependen del resorteregional para que se efectúen lo más pronto posibles y de igual manera solicita adelantarlas acciones con las áreas del nivel nacional para impulsar la gestión de aquellas actividadesque dependen de ese nivel del ICBF.

d. SEGUIMIENTO AL SGSI.

A continuación se efectúa socialización de los resultados del levantamiento de activos deinformación, aclarando inicialmente aspectos y conceptos básicos del Sistema de Gestiónde Seguridad de la Información.

Introducción a la Seguridad de la Información: La Seguridad de la Información tiene comofin la protección de la información y de los sistemas de la información del acceso, uso,divulgación, interrupción o destrucción no autorizada.

Conviene aclarar que la seguridad absoluta no es posible, no existe un sistema 100%seguro, de forma que el elemento de riesgo está siempre presente, independiente de lasmedidas que tomemos, por lo que se debe hablar de niveles de seguridad.

PRINCIPIOS DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

INTEGRIDAD: la información debe ser protegida de modificaciones no autorizadas.

DISPONIBILIDAD: la información y servicios deben estar disponibles siempre que senecesiten para aquellos accesos autorizados.

CONFIDENCIALIDAD: se debe garantizar que la información es conocida únicamente paraaquellos accesos autorizados

Seguridad de la Información y Seguridad Informática:



Cecilia de la Fuente de Llerasi BIENESTAR Dirección Regional Sucre

FAMILIAR

Seguridad Informática: El objetivo es proteger los activos de información tecnológicos,representados en las redes de comunicación, servidores, accesos, protocolos seguros. Esuna parte de un SGSI.

Seguridad de la Información: Su objetivo es mucho más amplio, puesto que intenta proveerde medidas de prevención y protección a otros activos de información ejemplo documentoescrito, magnético, información oral, relación con terceros, planes de continuidad de negocioentre otras. Es el objetivo primordial de un SGSI.

Activo de información:Es todo aquello que hace parte de la institución y que se reconoce como valioso para unacompañía.

Información Sensible:Información considerada como esencial para la operación y continuidad del negocio de unaorganización.

Controles: Todos aquellos elementos definidos y dispuestos para proteger un activo deinformación los cuales son el resultado de los planes de tratamiento del riesgo.

El control no debe superar el costo del activo.

Validar periódicamente el valor de los activos.

Vigencia de los riesgos y controles de seguridad asociados.

Pública.Información que puede ser conocida y utilizada sin autorización por cualquier persona.Ejemplo: Lineamientos.

De Uso Interno.Información que puede ser conocida y utilizada por todos los empleados y algunos tercerosdebidamente autorizados y cuya divulgación o uso no autorizados podría ocasionar riesgoso pérdidas leves. Ejemplo: Memorando y oficios.

Confidencial.Información que sólo puede ser conocida y utilizada por un grupo de empleados, que lanecesiten para realizar su trabajo, y cuya divulgación o uso no autorizados podría ocasionarpérdidas significativas. Ejemplo: Informes arias.

Restringida.Información que sólo puede ser conocida y utilizada por un grupo muy reducido deempleados, generalmente de la alta dirección, y cuya divulgación o uso no autorizadospodría ocasionar pérdidas. Ejemplo: Procesos disciplinarios.


É,*BIENESTARFAMILIAR



libes*! yunta

Acto seguido se presenta en detalle el formato utilizado en la realización de levantamientode activos de información, indicando NOMBRE CENTRO ZONAL O REGIONAL; IDProceso; Proceso; Área/Dependencia; Activo de Información; Tipo de Activo; Propietariode la Información; Custodio de la Información y finalmente el nombre del líder e estainformación.

Las etapas a seguir luego del levantamiento de activos de información es el etiquetado,definir su uso, público, uso Interno, confidencial y reservado (Archivos de Word, Excel,PowerPoint).

A la fecha se está a la espera de la matriz de riesgo del eje Sistema Gestión e Seguridadde la información, detallando, que activos de Información según la matriz de levantamientoquedaron en riesgo después que se valoró su integridad confidencialidad y disponibilidad(Alto y Muy Alto).

e. APLICACIÓN DE LISTA DE CHEQUEO AMBIENTAL A UNIDADES DE

SERVICIO.

A fin de darle cumplimiento a una actividad de la Ruta ÉPICO 2013 y a un indicador deltablero de control, en este punto del orden del día se presenta el formato de lista dechequeo ambiental para aplicar en unidades de servicios de las siguientes modalidades yCentros Zonales:

CZ BOSTON

PROGRAMASHCB TRADICIONAL

HCB AGRUPADO

HCB EMPRESARIALHOGARES INFANTILES

""CENTROS DE DESARROLLO INFANTILRESTAURANTES ESCOLARES

RESTAURANTES ESCOLARES

TOTAL

N674

10

0412

205

164

1069

Z2 13,84

3,84

3.843,843,843.84

^3^84

26.88

S2

1

1

1111

7

e2

0,25

0.250.250,250.250.250,25

1,75

TAMAÑOMUESTRA

(nj[ 6

4

0234

4

23

CZ NORTE TAMAÑOMUESTRA

PROGRAMAS N

HCB TRADICIONAL 620

HCB AGRUPADO ~ "~ 11

HCB EMPRESARIAL 0

HOGARES INFANTILES 3

Z2

3,84

3.84

3,84

3,84

S2

1

1

1

1

e2

0.25

0.25

0,25

0,25

(n)6

4 '

0

2

F1.PR20.MPA1 P5 Versión 2.0

BIENESTARFAMILIAR



übertod 10tdw

CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL


RESTAURANTES ESCOLARESTOTAL

10

144

237L1025

3,84 ] 1

3,84 : 1

3,84 í 126.88T7

0,25

0,250,251,75

3

4

4_ 23

CZSINCELEJO

PROGRAMAS

HCB TRADICIONAL

HCB AGRUPADO

HCB EMPRESARIAL

HOGARES INFANTILES




TOTAL

VARIABLES

PROGRAMAS

HCB TRADICIONAL

HCB AGRUPADO

N

544

1

0

9

65774

691

N

224

3

Z2

3,84

3,843,843,843,843,843,84

26,88

Z2

3,84

3,84

S!

1

1111117

S2

11

e2

0,25

0,250,250,250,250,250,251,75

e2

0,25

0,25

TAMAÑOMUESTRA

___. (n)7A

0

4

35

5

25

TAMAÑOMUESTRA

(n)

3

1

HCB EMPRESARIAL O ¡ 3,84 : 1 : 0,25

HOGARES INFANTILES




TOTAL

0

2

73112

414

3,84

3,84.. .

3,843,84

26,88

1

1

1

1

7

0,25

0,25

0,25

0,25

1,75

0

1

2

2 ,

9

En total son 80 listas de chequeo a aplicar en las modalidades detalladas, para sucumplimiento se requiere el apoyo de los Centros Zonales y de los miembros del Grupo deAsistencia Técnica a fin de cumplir esta actividad antes de finalizar la prestación del serviciodurante la presente vigencia.

8.6 CAPACITACIÓN MADRES COMUNITARIAS CON CARSUCRE.

El coordinador del grupo de Planeación y Sistemas informa que se convocaron 340 madrescomunitarias de las modalidades HCB Tradicionales y FAMI, del municipio de Sincelejo,esta capacitación, la cual fue gestionada y coordinada con CARSUCRE, esto dentro de lasactividades enmarcadas en la Ruta ÉPICO 2013 y que a la vez hace parte de un indicadordel tablero de control procesos.


BIENESTARFAMILIAR


Cecilia de la Fuente de LlerasDirección Regional Sucre Utertwi y Otder

10.VARIOS.* La coordinadora Financiera informa que a partir del mes de julio se volverán a realizar

los pagos acorde a las solicitudes de efectivo como se venía manejandoanteriormente, ante lo se efectuará una programación de solicitud de efectivo cadaocho días, todos los jueves. Se tendrán en cuenta las cuentas que tengan todo elproceso terminado hasta los días jueves.

11.COMPROMISOS Y TAREAS.Compromisos / Tareas

Sensibilizar a 300 madres comunitarias entemas ambientales y mejores prácticasambientales.Realizar primera jornada de capacitaciónpara la identificación, formulación,tratamiento y cierre de acciones de mejoraen el aplicativo ISOLUCION.

FIRMA ASIí

NombreVÍCTOR ADOLFO GOMESCASSERESBARBOSA

"RICARDO PINEDO ATENCÍÁ

ELIZABETH LACOMBE MORALES

LASTENIA CASTRO LÓPEZ

IRMA PATERNINA GRABIEL

JOSEFINA NARVAEZ HERNÁNDEZ

FABIOLA PALENCIA MORALES

ENILSACERAMEJIA

YOLIMA MARTÍNEZ BOSADILLA

MIGUEL TAPIAS VASQUEZ

ResponsableCoordinador grupo dePlaneación y Sistemas.

Coordinador grupo dePlaneación y Sistemas.

JTENTES

Cargo / DependenciaDirector Regional

Coordinador grupo dePlaneación y Sistemas.

Coordinadora grupoAdministrativoCoordinadora grupoJurídico

Coordinadora Grupode Asistencia Técnica.Coordinadora grupo^Financiero.

Coordinadora C.ZSincelejoCoordinadora C.ZBoston

Coordinadora C.ZNorteCoordinador C.ZMojana

FechaJulio 31 de2013.

Julio 31 de2013.

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