Remember the Milk
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No te olvides de la leche Remember the Milk !Cadius Donostia, 23 de julio de 2010
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Presentación para !Cadius en Donostia, 23 de julio de 2010. Una explicación de las capacidades de Remember the Milk y algunos ejemplos de uso.
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No te olvides de la lecheRemember the Milk
!Cadius Donostia, 23 de julio de 2010
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GTD con RTM
Remember the Milk · !Cadius Donostia · 23 de julio de 2010
● eliminar de la cabeza todas las tareas pendientes y apuntarlas en una lista
● almacenar todo lo que hay que hacer
● saber exactamente qué es lo siguiente que se debe hacer
● geolocalización del sitio donde se tienen que realizar las tareas pendientes, como Google Maps,
● sincronización con calendarios
● cantidad de métodos de captura de tareas
● plugins para casi todo● atajos de teclado
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1 RecopilarUbicuidad de métodos de captura
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● Twitter● Gadget Windows Vista● iGoogle● Gmail● Móviles (iPhone, WinMobile,
BlackBerry, Android)● SMS● RSS● iCal
● Quicksilver● Launchy● Gnome Do● Task● Navegador (bookmarklet)● Widget para dashboard
(Leopard)● Email● Atajos de teclado
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2 Procesar
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1-2 Recopilar+procesarDos pasos en uno: «Smart Add»
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● Tarea● Fecha límite: formato o ^● Prioridad: !1, !2 o !3● Listas y etiquetas: #
● Ubicación: @● Periodicidad: *● Tiempo estimado: =● URLs
Más información sobre Smart Add »
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3 OrganizarBúsquedas
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Más opciones de búsqueda avanzada »
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3 Organizar«Smart Lists»
Remember the Milk · !Cadius Donostia · 23 de julio de 2010
● Listas virtuales, tareas que cumplen una serie de criterios predefinidos.
● Búsquedas guardadas.● Se alimentan
automáticamente según cambian las tareas.
Las tareas añadidas en estas listas adoptan automáticamente las características correspondientes, siempre y cuando sean inequívocas.
● Fecha límite● Ubicación● Prioridad● Etiquetas● Tiempo estimado● Lista
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4 RevisarUbicuidad de métodos de captura
Remember the Milk · !Cadius Donostia · 23 de julio de 2010
● Se puede automatizar gran parte configurando las smart lists adecuadas
● Las tareas completadas no se eliminan nunca, por lo que es posible mantener un registro del trabajo realizado.
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Lo jugosito de RTM...Opciones de búsqueda avanzada
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Lo jugosito de RTM...Para qué usar cada cosa
Remember the Milk · !Cadius Donostia · 23 de julio de 2010
Urgencia vs. Importancia vs. Interés
● Urgencia: fecha límite● Importancia: prioridades● Interés: etiquetas (temas, proyectos)
● Facilidad: tiempo estimado● Contexto geográfico: ubicación● ...
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Ejemplos prácticosListas compartidas, tareas domésticas
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● Crear las tareas domésticas con repeat after a week, o after two days. Al marcar la tarea como completada, se volverá a crear con la fecha límite correspondiente.
● Añadirlas a una lista compartida; cuando alguien con acceso a la lista marca como completada una tarea, desaparece para todos.
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Ejemplos prácticosMi lista de la compra
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● Lista normal titulada Compra. Algunos items llevan etiquetas como droguería, o el nombre del supermercado en el que tengo que comprarlo.
● Lista dinámica con los siguientes criterios:
list:Compra status:completed
● Las cosas de la compra habitual ya están en esa lista, sólo tengo que desmarcarlas como completadas para que vuelvan a entrar en la lista de la compra.
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Ejemplos prácticosOrganizar el equipaje / vacaciones
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● Lista normal titulada Vacaciones. Se añaden manualmente los elementos, que se pueden etiquetar, priorizar, ubicar.
1.Archivar la lista hasta que se empiece a organizar un viaje. Requerirá desmarcar todas las tareas como incompletas al recuperarla para su uso.
2.Crearla una vez y, cuando vaya a utilizarse, duplicar todos los elementos y añadirlos a una lista nueva del tipo “Andorra '10”, a la que se le pueden añadir cuestiones específicas del viaje sin modificar la lista original.
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Ejemplos prácticosOcultar tareas que puedan estorbar
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● Utilizar algún carácter como + para las etiquetas que queramos ocultar. Así, en lugar de
NOT tag:someday AND NOT tag:compra AND NOT tag:equipaje
podemos usar simplemente
not tagContains:+
Para quitarnos de encima todas las tareas etiquetadas con esos términos.
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Ejemplos prácticosOcultar tareas que puedan estorbar (2)
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● Crear una lista dinámica para las tareas que prefiramos no mostrar en determinados momentos, para luego excluir todo lo recogido en esa lista.
((isRepeating:true AND dueAfter:"4 days from today") NOT tag:alwaysshow OR (priority:1 AND dueAfter:"1 month")) OR (list:Compra NOT priority:1) OR (list:Books AND dueAfter:"10 days from today") OR isShared:true
● Y luego, en la lista en la que queremos filtrar estas tareas:
NOT list:Exclude
Más detalle sobre esta forma de organizar las tareas »
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Ejemplos prácticosAñadir + organizar tareas rápidamente
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● Una manera rápida y sencilla de recopilar tareas que nos van llegando “sobre la marcha”.
● Crear una smart list titulada “Quick add”, que no se utilizará para buscar tareas, sino para crearlas.
due:today AND priority:2 AND tag:general AND timeEstimate:"10 mins”
● Cualquier tarea añadida en esta lista adoptará automáticamente estas características y se mostrará en el resto de nuestras listas dinámicas.
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Ejemplos prácticosOtra forma de no dejar nada en el limbo
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● Crear una smart list con los siguientes criterios:
(due:never OR isTagged:false OR (isLocated:false NOT tag:personal)) NOT list:Compra
● Esto recoge todas las tareas que:● No tienen fecha límite● No están etiquetadas● No tienen ninguna ubicación, salvo que estén
etiquetadas con #personal● Siempre y cuando no estén en la lista de la compra
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Ejemplos prácticosMantenerse enfocado: la lista única
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● dueBefore:today OR due:today OR priority:1 ● (priority:1 OR dueWithin:"2 days of today" OR dueBefore:"today") AND status:incomplete
● (status:incomplete and (dueBefore:"7 days of today" OR priority:1) NOT list:"Exclude") NOT tag:waiting
● ...
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Ejemplos prácticos”Los imperdonables”
Remember the Milk · !Cadius Donostia · 23 de julio de 2010
● Tareas que te da vergüenza seguir viendo en tu lista, porque llevan mucho retraso, son muy fáciles...
dueBefore:today AND (timeEstimate:"< 10 min" OR postponed:"> 3")
Tareas atrasadas que nos llevarían menos de 5 minutos o que hayamos pospuesto más de 3 veces.
No hay excusa...
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Ejemplos prácticos
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Más ejemplos de este tipo y experiencias aportadas por los usuarios en
http://www.rememberthemilk.com/forums/tips/
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Recursos y referencias
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● Think Wasabi, Organízate con Remember the Milk
● Think Wasabi, GTD Fácil (II)
● Plugin para Gnome Do
Aplicaciones de GTD en Remember the Milk
● Dale Marais, A Things-like workflow for RTM
● Danielegold, Getting back on task
● Remember the Milk, Foro Tips & Tricks
No te olvides de la lecheRemember the Milk
!Cadius Donostia, 23 de julio de 2010
Miren [email protected] @mberasategi
