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RELACIONES PÚBLICAS

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Producción:

Índice

1. Cosas que debes saber antes de empezar

2. Vocabulario técnico

3. La compañía

4. Plan de trabajo

4.1. Inventario

4.2. Imagen para tu compañía

Aprendizaje sobre logotipos

4.3. Atraer al público

Listado de medios

Lista de personas / organizaciones

4.4. Notas de prensa Seguimiento

4.5. Carta formal

4.6. Carteles /folletos

4.7. Programa de mano

5. Tareas durante la representación

6. Tareas durante el desmontaje

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¡ENHORABUENA!

Has sido seleccionad@ para ser parte del equipo de

relaciones públicas de la SERENDIPITY Ópera

Company.

Tu objetivo es crear una identidad para vuestra

compañía y vuestra ópera, saber transmitirla y así

atraer espectador@s a las representaciones.

Sois l@s representantes de la compañía en los

medios de comunicación y redes sociales. Si

desarrollas tus vocaciones en este trabajo destacarás

y disfrutarás del éxito en equipo.

El propósito de este cuadernillo es el de ayudarte en tu

trabajo como relaciones públicas.

Necesitarás pensar por ti mism@ y crear soluciones

a los problemas y retos que aparezcan.

No aceptes la primera solución que aparezca para

cada problema… ¡Buscad siempre la mejor solución!

¡Buena suerte!

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1. COSAS QUE DEBES SABER ANTES DE EMPEZAR

Como relaciones públicas, sois l@s representantes de la

compañía de ópera hasta que el trabajo se vea en

escena.

A este respecto, tu trabajo tendrá que ser lo mejor

posible… quizás incluso mejor de lo que te puedes

imaginar.

No es necesario decir que todo lo que hagas deberá

ser claro y correcto. No hay excusas para cometer

faltas de ortografía o para descuidar el trabajo. La

frase “Intentémoslo de nuevo” tiene un especial

significado para un/a Relaciones Públicas.

Estamos en un momento de sobresaturación

informativa, necesitarás CREATIVIDAD para

comunicar y convocar.

Empaparte de la obra y transmitirla con emoción y

entusiasmo te ayudará a hacer mejor tu trabajo.

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2. Vocabulario técnico

Tema: Idea sobre la que se basa la ópera.

Inventario: Lista de herramientas y proveedores

disponibles.

Programa de mano: anuncio de una sola página sobre

vuestro evento que se distribuye al público.

Reconocimientos: Agradecimientos en los

programas y notas de prensa a las personas u

organizaciones que han donado fondos o han

ayudado en la creación de vuestra ópera.

Medios: Periódicos y radiodifusión por los cuales la

información llega al público.

Nota de prensa: Información escrita que se le da a

los periódicos y revistas para su publicación.

Servicio público de anuncios: Comunicado que se lee

en la radio o televisión y que proporciona

información esencial sobre un evento.

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3. La compañía

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4. Plan de trabajo

4.1. Inventario

Aseguraros de que tenéis una caja de herramientas que

contenga elementos de dibujo y oficina: pinturas,

rotuladores, papeles para reutilizar (para bocetos, etc),

sobres y folios nuevos, fichas de seguimiento,

pegamento, celo, tijeras, cartulinas, folios de colores,

etc Guardad el inventario, quizás pegado a la caja y así lo

actualizáis cada vez que sea necesario. Lo necesitaréis otra

vez al final de la última representación.

Necesitaréis acceso a un par de ordenadores con

Internet, para difundir la ópera en redes sociales, crear

eventos y poder diseñar y escribir vuestras notas de

prensa, programas de mano, carteles, etc

4.2. Imagen para tu compañía

Aprendizaje sobre logotipos

Busca en periódicos y revistas y entre 5 y 10 logos.

Recórtalos y pégalos en un papel, llévalo al siguiente encuentro para que discutáis en grupo acerca

de:

- Que logos os gustan, cuáles no y por qué

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- ¿Se ha creado el logo de una palabra, de una imagen o

de ambos?

- ¿Cómo se relaciona la imagen con el nombre de la

compañía? ¿Qué te lleva a pensar el logo? (utiliza

adjetivos)

Un logotipo debe ser simple, ser exclusivo de tu

compañía, atraer la atención del público, ser fácil de

duplicar o copiar

Reflexionad sobre vuestro logo y realizad ajustes si

lo veis necesario.

El logo se usará para todo aquello que se produzca

para el público: carteles, programas, notas de prensa,

folletos e invitaciones.

Pensad antes de hacer algún tipo de cambio en el

logo, sobre las siguientes cuestiones:

- ¿Qué hace que tu compañía sea especial? ¿Hay algo inusual

sobre ella?

- ¿Puedes crear interés sobre algún aspecto especial de tu

compañía?

- ¿Qué puede atraer la atención de la gente?

- Puede ser de ayuda crear una lista de adjetivos que

describan a tu compañía

Guardad todos los bocetos para l@s

documentalistas.

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4.3. Atraer al público

Querréis invitar a gente de vuestro entorno a

vuestra ópera. Hoy existen muchas formas de

convocar, los carteles y los flyers se quedaron

atrás frente a las redes sociales, podéis usar todos

los canales posibles, sois un equipo y podéis

abarcar más que una sola persona.

Es importante que invitéis con carta o mail directo y

personalizado a las personas que colaboraron en el

proyecto desde el inicio.

Cada tipo de público requiere un tipo de invitación:

- Los medios de comunicación reciben notas de

prensa y anuncios.

- El público VIP y otras organizaciones o centros

educativos recibe cartas formales.

- Familiares, amig@s y otros miembros de tu

entorno reciben flyers o convocatoria por redes

sociales.

Listado de Medios, por correo electrónico previa

llamada telefónica.

Haced una lista de la gente a la que tenéis planeado

invitar.

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Cread una lista de m e d i o s ( d i g i t a l e s

y n o ) c o m o radios, televisiones locales,

periódicos y revistas que contengan artículos sobre

eventos culturales, educación artística, música, ópera

o teatro. Lleva toda esta información a la siguiente

reunión de la compañía.

- ¿Qué departamentos y periodistas pueden tener

interés en vuestra compañía y en vuestra obra?

- ¿Cómo puedes podéis poneros en contacto con

ell@s?

Repartiros las llamadas y correos electrónicos por

enviar. Ensayad primero la conversación entre

vosotr@s y para el correo electrónico escribid un

texto tipo que iréis adaptando a cada destinatari@.

Para ordenar toda la información usad los formularios

de contacto que tenéis en la caja de

herramietnas . Este formulario es muy útil para

llevar un control sobre vuestros contactos con los

medios.

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FORMULARIO DE CONTACTO

Organización

Fecha (1ª llamada) Fecha (2ª llamada)

Persona de contacto

Departamento

Dirección

Número de teléfono

Invitación enviada (fecha)

¿Asistirá a la representación?

Lista de Personas/organizaciones

Escribid una lista de personas, organizaciones,

asociaciones que puedan estar interesadas en

vuestra ópera. Esta lista puede incluir tiendas de

vuestro barrio, profesor@s y otr@s trabajador@s

del centro, dirigentes y trabajadores locales,

regionales o provinciales…

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4.4. Notas de Prensa

Son un potente vehículo para informar a los

periódicos, revistas, radio y televisión. Tienen un

formato fácil de leer. Las frases y los párrafos

deben ser cortos y concisos. Cada párrafo debe ser

más importante que el que le sigue.

Aseguraos de incluir el nombre de al menos un/a del

equipo de relaciones públicas y un teléfono de

contacto por si alguien necesita aclarar alguna duda.

Las notas de prensa están formadas normalmente

por cuatro párrafos que contienen la siguiente

información, en este orden:

- Título

- Quiénes sois, lo que hacéis, dónde y cuándo lo haréis

- Algo especial que quieras contar sobre vuestra

compañía u obra

- Otros detalles importantes

- Agradecimientos

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Para crear una nota de prensa interesante, hazte

las siguientes preguntas:

- ¿Qué tiene de especial vuestra compañía?

- ¿Qué es interesante en vuestra obra? (¿Cuál es el

tema?)

- ¿Qué tipo de espectáculo es?

Las notas de prensa requieren perfeccionamiento.

Probablemente necesitarás hacer varias revisiones

antes de la versión final.

Asegúrate de escribir la fecha en la que envías tu

nota de prensa en tu formulario de medios.

4.5. Carta formal

La carta formal es una invitación para asistir a la

ópera. Contiene la misma información que la nota de

prensa pero está escrita cómo carta formal.

Debe ser más personal que la nota de prensa y

puede incluir más detalles sobre la compañía y la

obra.

Debe empezar con “Estimado/a..........”

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Seguimiento

Cada una de las notas de prensa y cartas que se envíen

debe llevar un seguimiento telefónico.

Hay que realizar una llamada una semana después del

envío de cartas y notas de prensa. Preguntad por la

persona de contacto de cada organismo y haced las

siguientes preguntas:

- ¿Ha sido recibida la nota de prensa?

- ¿Están interesad@s en escribir sobre vuestra

compañía y vuestra ópera?

- ¿Asistirán a alguna representación?

- En caso afirmativo ¿Cuándo?

Asegúrate de escribir la información en el

formulario de contacto.

4.7. Carteles/ Flyers

Observad carteles, elegid uno y escribid las respuestas a

las siguientes preguntas:

- ¿Por qué este cartel llama tu atención?

- ¿Qué colores usan?

- ¿Qué tipo de línea? ¿Qué textura? ¿Qué forma?

- ¿Cómo está colocada la información en el papel?

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- ¿Qué tipo de letra usan?

Crea un diseño abstracto usando el color, textura,

forma y tipo de línea que mejor represente el tema de

vuestra ópera.

Usa tu diseño abstracto como punto de partida para

crear algunos carteles y flyers que informen a tu

centro y a tu barrio de las representaciones de la

ópera.

Será útil la siguiente guía:

- Incluye información necesaria (quién, qué, cuándo y

dónde)

- Coloca el logotipo en un lugar visible haz que sea

llamativo colorido, que capte la atención) se simple,

claro y limpio.

- Vuestros carteles y flyers deben atraer, informar y

estimular la curiosidad.

Guardad todas las pruebas de flyers y carteles.

4.7. Programa de mano

El programa informa al público que va a ver la

representación sobre quién participa en vuestra

ópera.

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Vuestro programa de mano debe incluir:

- Portada

Nombre de la Compañía

Título del espectáculo

Fecha, hora y lugar - Interior

Título del espectáculo

Nombres de los miembros de la Serendipity

Ópera company por departamentos

escritor@s

compositor@s

intérpretes

director@s de producción

director@s de escena

diseñador@s de vestuario

diseñador@s de maquillaje

escenógraf@s

diseñadores de iluminación y sonido

documentalistas

relaciones públicas

- Contraportada:

colaborador@s

agradecimientos

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5. Tareas durante las representaciones

Durante la representación estaréis encargados de recibir

al público y acomodarlo.

CONTROLAD EL AFORO con las entradas, haced

exactamente las que hay en la sala.

Tendréis que:

- Saber aproximadamente quién va a asistir a cada

representación.

- Aseguraros de que la sala está limpia y

presentable

- Reservad sitios para personas con movilidad,

audición y/o visión reducida

- Repartid en la entrada los programas de mano y/o

entradas

Si asisten los medios de comunicación con los que

contactasteis, tendréis que presentarles a algunos

miembros de la compañía. Deberéis organizaros y

expresaros bien. Repartiros estas tareas.

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6. Tareas durante el desmontaje.

Seréis l@s encargad@s de la limpieza después de la

salida del público. Recoged la basura y los

programas que hayan sobrado, y guardadlos

adecuadamente.

Deberéis recorrer el centro y recoger todos los

carteles y folletos que publicitaban vuestra ópera.

Haced un inventario final de vuestro material y

guardadlo.