Relaciones de access
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Relaciones
Guía de relaciones de tablas
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los
datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en
muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A
continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para
recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes
en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente,
primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación,
especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2007.
Para obtener más información, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de
datos.
En este artículo
Introducción
Tipos de relaciones de tabla
¿Por qué crear relaciones de tabla?
Descripción de la integridad referencial
Ver relaciones de tabla
Crear una relación de tabla
Eliminar una relación de tabla
Cambiar una relación de tabla
Exigir integridad referencial
Introducción
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office
Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para
ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las
relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes
que muestren a la vez la información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se
muestra a continuación incluye información recopilada de varias tablas:
1. La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
2. ...la tabla Pedidos...
3. ...la tabla Productos...
4. ...y la tabla Detalles de pedidos.
El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de
Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene
de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla
Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar
información de cada una e incorporarla al formulario.
Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que
muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante
las relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave
(a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos,
estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un
identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los
empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación
de una relación de tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y
Pedidos.
1. Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...
2. ... y como clave externa.
Volver al principio
Tipos de relaciones de tabla
Existen tres tipos de relaciones de tabla.
Una relación uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una
tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para
cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos
en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es
una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave
principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la
tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo:
(el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access
utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el
cliente correcto de cada producto.
Una relación de varios a varios
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede
incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos.
Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla
Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la
tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un
producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga
en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es
importante que considere ambas partes de la relación.
Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo
denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a
varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como
resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la
tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante
la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede
incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
Una relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro
coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a
menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede
utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de
una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un
subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben
compartir un campo común
¿Por qué crear relaciones de tabla?
Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o
arrastrando un campo desde el panel Lista de campos . Office Access 2007 usa relaciones
de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen
varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de
base de datos, como formularios, consultas e informes.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta
Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que
combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la
primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver
filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine
la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana
Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si
ya tiene definida una relación entre las tablas, Office Access 2007 suministrará la
combinación predeterminada, de acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa
uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las
relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para
rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe
Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de
las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para
rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los
registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro
registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro
de un cliente que no existe.
Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene
una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que
hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa
forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto,
resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén
sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias
permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.
Descripción de la integridad referencial
Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas
para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access
2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en
tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la
clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios".
Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor
correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen
referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno".
Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y
desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla
Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los
pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el
registro al que hace referencia ya no existe.
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las
referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.
La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir
integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access
rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de
tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una
referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo,
es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un
transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente
necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de
una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y
la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no.
Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando
se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos
relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza
automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros
relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese
transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros
relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada
los campos relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave
principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan
referencia a la clave principal
Ver relaciones de tabla
Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base
de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no
se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le
pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.
Abra la ventana Relaciones.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
enRelaciones.
4. Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las
relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana
Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic
en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
5. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas
ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de
diálogoPropiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada
la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de
exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía
del panel de exploración.
1. La clave principal
2. Esta línea representa la relación
3. La clave externa
Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en
la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una
línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación
haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si
exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además,
aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el
símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.
Cuando la ventana Relaciones está activa, puede seleccionar los siguientes comandos en la
cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent:
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:
Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una
línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla.
También puede hacer doble clic en la línea de relación.
Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana
Relaciones. Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.
Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de
datos. El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana
Relaciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:
Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas
y consultas para verlas en la ventana Relaciones.
Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla
seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.
Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base
de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen
activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y
sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar
objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana
Relaciones, le pedirán que guarde los cambios.
Volver al principio
Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un
campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación
entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus
nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de
datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de
clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de
ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo
Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedadTamaño del campo de ambos
campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número,
tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.
Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
enRelaciones.
4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de
diálogoMostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic
enMostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base
de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las
consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.
5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando
termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.
6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común
(la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL,
haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación.
Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la
lista.
Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir
integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea
las secciones Descripción de la integridad referencial y Exigir integridad referencial.
8. Haga clic en Crear.
Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de
verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos.
Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el
número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo
de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.
NOTAS
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de
clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la
propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos
campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación
(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que
la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo
ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un
índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este
campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único
y el otro no, Access crea una relación uno a varios.
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista
Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de
campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras
tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se
ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a
varios entre la tabla en el panel Lista de camposy la tabla a la que se ha arrastrado el
campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera
predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una
relación de tabla para obtener más información.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a
la que desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el
menú contextual.
Abrir el panel Lista de campos
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparecerá el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos
agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access
muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos
disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera
categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja
actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene
ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de
tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo
a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja
de datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos
1. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparecerá el panel Lista de campos.
2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un
nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de
datos.
4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se iniciará el Asistente para búsquedas.
5. Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el
Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la
tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta
relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada.
Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de
tabla para obtener más información.
Volver al principio
Eliminar una relación de tabla
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana
Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación,
haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está
seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se
quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está
habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros
huérfanos en el lado "varios" de una relación.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
enRelaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic
enCerrar.
4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.
7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma
permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de
confirmación, haga clic en Sí.
NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por
otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser
un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los objetos
abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.
Volver al principio
Cambiar una relación de tabla
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación,
modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación,
haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor
cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o
haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá
el cuadro de diálogoModificar relaciones.
Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
enRelaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic
enCerrar.
4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación.
Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de
verificación Ocultoen el cuadro de diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a
menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de
exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía
del panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En
concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la
relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial
y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación
y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más
información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea
la sección Exigir integridad referencial.
Establecer el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el
diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a
continuación, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona
automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos
especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en
la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado
que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las
bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la
creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo
coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por
ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta
que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de
la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las
que se ha encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación,
que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por
ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla
Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de
combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá
únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados
campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han
realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una
combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de
combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y
sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa
derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la
izquierda.
NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en
el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas
de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.
Establecer el tipo de combinación
1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que
aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación
y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.
Opción Combinación
relacional
Tabla
izquierda
Tabla
derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos
combinados de ambas tablas sean iguales.
Combinación
interna
Filas
coincidentes
Filas
coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y
sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los
campos combinados sean iguales.
Combinación
externa izquierda
Todas las
filas
Filas
coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo
aquellos registros de 'Clientes' donde los campos
combinados sean iguales.
Combinación
externa derecha
Filas
coincidentes
Todas las
filas
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha
apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
enRelaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic
enCerrar.
4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.
Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de
verificación Ocultodel cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se
mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el
cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía
del panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Haga clic en Tipo de combinación.
8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
9. Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Volver al principio
Exigir integridad referencial
El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y
mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia
a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso
habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las
operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Access rechaza
las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como las eliminaciones
que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y
eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en
consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada.
Activar o desactivar la integridad referencial
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
enRelaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic
enCerrar.
4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.
Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de
verificación Ocultocheck box in the table's Propiedades dialog box is selected) and their
relationships will not be shown unless Show Hidden Objects is selected in the Navigation
Options dialog box.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía
del panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese
valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se
crean registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en
una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la
tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo,
se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola
operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros
relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea
registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla
Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin
embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados
en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos
relacionados.
NOTAS Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben
cumplirse las siguientes condiciones para poder aplicar la integridad referencial:
o El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice
único.
o Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo
Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya
propiedadTamaño del campo tenga el valor Largo entero.
o Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la
integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen
formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la
integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno"
de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las
filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa
y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no.
Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los
campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción
Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave
principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la
clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por
ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa
compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros
relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificación
Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los
registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la
clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
enRelaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic
enCerrar.
4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.
Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de
verificación Ocultodel cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se
mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el
cuadro de diálogoOpciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea Guía del panel
de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos
relacionados oEliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.
9. Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Crear, modificar o eliminar una relación
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office
Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para
ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las
relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes
que muestren a la vez la información de varias tablas.
En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y
eliminar una relación de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad
referencial para evitar la creación de registros huérfanos, cómo definir el tipo de
combinación para determinar qué registros de cada lado de una relación se incluyen en el
resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para mantener
sincronizadas las referencias.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Guía de
relaciones de tablas.
En este artículo
Crear una relación de tabla
Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
Modificar una relación de tabla
Exigir integridad referencial
Eliminar una relación de tabla
Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta
una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas,
los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen
coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No
obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave
externa también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de
ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo
Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos
campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número,
tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.
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Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el
botón Relaciones.
4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de
diálogoMostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic
enMostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base
de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las
consultas, haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas.
5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando
termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic
enCerrar.
6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común
(la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL,
haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación.
Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la
lista.
Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de
verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la
integridad referencial, vea la sección Exigir integridad referencial.
Además, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.
8. Haga clic en Crear.
Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de
verificaciónExigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos.
Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparece el
número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de
infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la
siguiente ilustración.
NOTAS
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de
clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la
propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos
campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación
(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que
la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo
ubicado en el lado varios de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice,
pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo
debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el
otro no, Access crea una relación uno a varios.
Volver al principio
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista
Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de
campos muestra los campos que están disponibles en las tablas relacionadas así como los
campos que están disponibles en las otras tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un
campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para
búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el
panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada
por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es
preciso modificar la relación. Vea la secciónModificar una relación de tabla para obtener
más información.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a
la que desee agregar el campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja
de datos en el menú contextual.
Abrir el panel Lista de campos
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos
agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access
muestra los campos de alguna de estas dos categorías en el panel Lista de
campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras
tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla
con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que
la tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de
tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo
a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja
de datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos
1. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un
nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de
datos.
4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el
Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la
tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta
relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada.
Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de
tabla para obtener más información.
Volver al principio
Modificar una relación de tabla
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a
continuación, modifíquela.
1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en
la línea para seleccionarla.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el
botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de
documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga
clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no
se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el
cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada
la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía
del panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En
concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la
relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial
y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación
y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más
información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea
la sección Exigir integridad referencial.
Configurar el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el
diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a
continuación, se crea una consulta que use las dos tablas, Access selecciona
automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos
especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en
la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado
que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las
bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la
creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo
coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por
ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta
que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de
la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las
que se ha encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación,
que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por
ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla
Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de
combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá
únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados
campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han
realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una
combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de
combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y
sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa
derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la
izquierda.
NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en
el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas
de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.
Configurar el tipo de combinación
1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que
aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación
y si se devuelven todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.
Opción Combinación
relacional
Tabla
izquierda
Tabla
derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos
combinados de ambas tablas sean iguales.
Combinación
interna
Filas
coincidentes
Filas
coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y
sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los
campos combinados sean iguales.
Combinación
externa izquierda
Todas las
filas
Filas
coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo
aquellos registros de 'Clientes' donde los campos
combinados sean iguales.
Combinación
externa derecha
Filas
coincidentes
Todas las
filas
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha
apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
enRelaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de
documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga
clic en Cerrar.
4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no
se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el
cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada
la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía
del panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Haga clic en Tipo de combinación.
8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Volver al principio
Exigir integridad referencial
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener
sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros
registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para
una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que
infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access
rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una referencia así como las
eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las
actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas
cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada.
Activar o desactivar la integridad referencial
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
enRelaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de
documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga
clic en Cerrar.
4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no
se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el
cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada
la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía
del panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese
valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se
crean registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en
una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la
tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo,
se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola
operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros
relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea
registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla
Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin
embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados
en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos
relacionados.
NOTAS Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben
cumplirse las siguientes condiciones para exigir la integridad referencial:
o El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice
único.
o Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo
Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya
propiedadTamaño del campo tenga el valor Largo entero.
o Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad
referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de
Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad
referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno"
de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las
filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa
y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no.
Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los
campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción
Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave
principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la
clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por
ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa
compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros
relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de
verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina
automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse
el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
enRelaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de
documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga
clic en Cerrar.
4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no
se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el
cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada
la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía
del panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos
relacionados oEliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.
9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
NOTA Si la clave principal es un campo tipo de datos Autonumeración, la activación de la
casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún
efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.
Volver al principio
Eliminar una relación de tabla
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de
documentos Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a
continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando
está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que
si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está
habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros
huérfanos en el lado "varios" de una relación.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el
botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de
documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga
clic en Cerrar.
4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no
se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el
cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada
la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía
del panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea
de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.
7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma
permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de
confirmación, haga clic en Sí.
NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por
otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un
formulario, no se podrá eliminar la relación. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que
usen estas tablas para poder quitar la relación.
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y
actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para
la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los
principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de
datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.
En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a
decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas
adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera
base de datos.
En este artículo
Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer
¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño
Determinar la finalidad de la base de datos
Buscar y organizar la información necesaria
Dividir la información en tablas
Convertir los elementos de información en columnas
Especificar claves principales
Crear relaciones entre las tablas
Ajustar el diseño
Aplicar las reglas de normalización
Para obtener más información
Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer
Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas
similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office
Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría
de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con
información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con
información sobre clientes.
Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina
también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información
sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que
aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro
contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese
producto, como su nombre o el precio.
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¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de
ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos
redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan
errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea
correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que
recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por
tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas
cuando así se precise.
Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
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El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los
nombres de productos o los números de pedidos.
Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o
Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.
Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un
campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría
incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.
Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para
identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas.
Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea
necesario.
Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos
de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los
ajustes necesarios en el diseño.
Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas
correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.
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Determinar la finalidad de la base de datos
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y
quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo,
podría escribir algo tan simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de
información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes". Si
la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente
en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos
y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es
desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo
el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos
a la hora de tomar decisiones.
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Buscar y organizar la información necesaria
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por
ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de
los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y
enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un
formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar
la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas
crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo,
que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente,
su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos
elementos representa una columna posible de una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente,
enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale
también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir
con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que
contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de
inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para
enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el
informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría
en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y
para cualquier otro informe que tenga pensado crear.
Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a
identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que
ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones
periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido
inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico"
a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de
otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico,
tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse.
Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué
elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo,
puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las
abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento
de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. García",
en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar el apellido
independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información
en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido,
dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por
nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de
forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a
partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo,
¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus
mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas
preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.
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Dividir la información en tablas
Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por
ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de
productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:
Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y
los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos
sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los
clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen
punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a
incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la
ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea.
Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:
En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay
muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del
proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco.
Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y
luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.
Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del
proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como
ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y
olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la
información del proveedor en un único lugar.
Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si
descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de
un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.
Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea
eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de
dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No
puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un
proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos
separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y
otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto
sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.
Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben
almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe
contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor,
pertenece a la tabla de proveedores.
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Convertir los elementos de información en columnas
Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre
el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de
columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo
electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo
número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección,
ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico, saludo y dirección de correo
electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría contener las
direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de
dirección, la dirección de ese cliente.
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar
con mayor precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los
clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e
indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad de cinco
componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece
lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una
búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que la
información de provincia esté almacenada en una columna distinta.
Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia
nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es
preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede
incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De igual forma, es
más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a
almacenar direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la
base de datos.
No incluya datos calculados
En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En
lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado.
Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal
de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo,
no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla
Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en
un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se
imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.
Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas
Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los
nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en
un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la
información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el
apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.
Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave
principal de cada tabla.
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Especificar claves principales
Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen
inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de
identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de
serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave
principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente
datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que
identifica inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador
como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre
diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por
ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres
no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma
tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar
sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como
componente de una clave principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con
varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás
tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares
donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la
posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace
referencia a ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede
asignar a cada pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de
pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una
buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de
datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna
automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene
información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son
perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que
contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente, es
más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.
1. Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena
clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como
clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga
artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id.
de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina
clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para
cada una de las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla
Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores
para la tabla Proveedores.
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Crear relaciones entre las tablas
Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la
información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información
de varias tablas.
1. La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
2. ...la tabla Empleados...
3. ...la tabla Pedidos...
4. ...la tabla Productos...
5. ...y la tabla Detalles de pedidos.
Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos
relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación,
se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.
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Crear una relación de uno a varios
Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos
de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por
consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber
muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla
Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave
principal del lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a
la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna
Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el
número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor
correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave
externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla
Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.
El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo
parejas de claves principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben
compartir una columna común, al identificar una relación de uno a varios se asegurará de
que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.
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Crear una relación de varios a varios
Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede
aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber
varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede
haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de
varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede
haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios
entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios.
Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta
crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos.
Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un registro en la tabla
Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para
cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría
producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la
tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se
soluciona este problema?
La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación
de varios a varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una
de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las
apariciones o instancias de la relación.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido.
La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas
de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario
como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de línea. El
identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo
no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el campo Id. de producto,
porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen
un valor exclusivo para cada registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se
relacionan directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de
pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa en la
base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:
La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada
pedido tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.
La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada
producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia
únicamente a un producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado
pedido, así como todos los pedidos de un determinado producto.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar
a la siguiente:
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Crear una relación de uno a uno
Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita
registrar información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo
se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como
almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los
productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en
la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relación
entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada
registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla complementaria.
Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede
incluir la información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo
(quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa
relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:
Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la
misma clave principal en ambas tablas.
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas
(cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y
columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas
implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de
varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.
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Ajustar el diseño
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las
tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas,
agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la
necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir
una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree
formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto.
Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el
diseño para eliminar la duplicación.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede
mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer:
¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las
tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla.
Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información
no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna
para esa información.
¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un
elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un
descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se
calcule en lugar de crear una nueva columna.
¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente
tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos
en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma
que tenga menos campos y más registros.
¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita
generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya
ese elemento en su propia columna.
¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene
información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o
mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas
comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos
Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una
categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir
un campo que mostrara la categoría de cada producto.
Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar
una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de
categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada
producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena solución.
Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su
propia tabla y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de
la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.
Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede
incluir varios productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por
ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:
Id. de producto
Nombre
Id1 de producto
Nombre1
Id2 de producto
Nombre2
Id3 de producto
Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás
solamente por el número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas
numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.
Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo
de número de productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de
columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.
Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos
que el número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco.
El defecto más grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como
ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.
Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir
la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para
proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.
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Aplicar las reglas de normalización
En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos
(denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para
comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al
diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente,
normalización.
La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y
después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han
dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no
puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a
trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo
que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas:
de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres
primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.
Primera forma normal
La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla
existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo
denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera cada intersección de
filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.
Segunda forma normal
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo
de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe
una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una
tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la
clave principal:
Id. de pedido (clave principal)
Id. de producto (clave principal)
Nombre de producto
Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto
depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave
principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla
diferente (a la tabla Productos).
Tercera forma normal
La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda
la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes
unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y
nada más que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes
columnas:
IdProducto (clave principal)
Nombre
PVP
Descuento
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido.
Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es
clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La
independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no
sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo
PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso,
la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.
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Para obtener más información
Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el
artículoCrear tablas en una base de datos.
Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros
siguientes:
Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational
Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.
Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database
Design. Addison-Wesley Professional. 1989.
Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional.
2005.
Información sobre la estructura de una base de datos de Access
Familiarizarse con las tablas, formularios, consultas y otros objetos de una base de datos
puede facilitar la realización de una amplia variedad de tareas, como introducir datos en un
formulario, agregar o quitar tablas, buscar y reemplazar datos y ejecutar consultas.
En este artículo se proporciona información general básica de la estructura de una base de
datos de Microsoft Office Access. También se explica cómo, cuándo y por qué utilizar cada
herramienta.
¿Qué desea hacer?
Comprender los conceptos básicos de una base de datos de Access
Ver los detalles relativos a los objetos de una base de datos
Explorar una tabla en la vista Diseño
Ver las relaciones entre tablas
Ver cómo los objetos utilizan otros objetos
Comprender los conceptos básicos de una base de datos de Access
Una base de datos es una colección de información relacionada con un tema u objetivo
concreto, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección
de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo lo están partes de la
misma, es posible que tenga que hacer el seguimiento de la información en diversos
orígenes que tendrá que coordinar y organizar.
Por ejemplo, supongamos que los números de teléfono de sus proveedores están
almacenados en diversas ubicaciones: en un archivo de tarjetas que contiene los números de
teléfono de los proveedores, en archivos de información de los productos, en un archivador
y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de
teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres sitios. En una
base de datos de Access bien diseñada, el número de teléfono se almacena sólo una vez, de
modo que sólo tiene que actualizar esa información en un lugar. Como resultado, al
actualizar el número de teléfono de un proveedor, se actualiza automáticamente en
cualquier lugar que lo utilice en la base de datos.
Archivos de base de datos de Access
Puede utilizar Access para administrar todos sus datos en un solo archivo. Dentro de un
archivo de base de datos de Access, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee.
Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
1. Guardar una vez los datos en una tabla, pero verlos desde varias ubicaciones. Cuando se
actualizan los datos, se actualizan automáticamente en cualquier lugar que aparezcan.
2. Recuperar datos mediante una consulta.
3. Ver o introducir datos mediante un formulario.
4. Visualizar o imprimir datos mediante un informe.
Todos estos elementos: tablas, consultas, formularios e informes son objetos de base de
datos.
NOTA Algunas bases de datos de Access contienen vínculos a tablas que están
almacenadas en otras bases de datos. Por ejemplo, puede tener una base de datos de Access
que no contenga nada más que tablas y otra base de datos de Access que contenga vínculos
a esas tablas, así como consultas, formularios e informes basados en las tablas vinculadas.
En la mayoría de los casos, no tiene importancia si se trata de una tabla vinculada o si está
realmente almacenada en la base de datos.
Tablas y relaciones
Para almacenar los datos, se crea una tabla para cada tipo de información del que se hace un
seguimiento. Los tipos de información podrían incluir información de los clientes,
productos y otros detalles. Para reunir los datos procedentes de varias tablas en una
consulta, formulario o informe, hay que definir las relaciones entre las tablas.
1. La información de los clientes que una vez existió en una lista de direcciones, ahora está
ubicada en la tabla Clientes.
2. La información de pedidos que una vez estuvo en una hoja de cálculo, ahora está ubicada
en la tabla Pedidos.
3. Un identificador exclusivo, como un Id. del cliente, distingue un registro de otro dentro
de una tabla. Al agregar un campo de identificador exclusivo de una tabla a otra tabla y
definir una relación entre los dos campos, Access puede hacer coincidir los registros
relacionados de ambas tablas para que pueda reunirlos en un formulario, informe o consulta.
Consultas
Una consulta puede ayudarle a recuperar los datos que cumplen las condiciones que
especifique, incluidos los datos de varias tablas. También puede utilizar una consulta para
actualizar o eliminar varios registros a la vez y realizar cálculos predefinidos o
personalizados con los datos.
1. La tabla Clientes tiene información sobre los clientes.
2. La tabla Pedidos tiene información sobre los pedidos de los clientes.
3. Esta consulta recupera el Id. de pedido y los datos de la fecha que se requiere de la tabla
Pedidos y el nombre de la compañía y los datos de la ciudad de la tabla Clientes. La
consulta sólo devuelve los pedidos que se requerían en abril y sólo para los clientes con
sede en Londres.
Formularios
Se puede utilizar un formulario para ver, introducir o cambiar los datos de filas de una en
una fácilmente. También se puede utilizar un formulario para realizar otras acciones, como
enviar datos a otra aplicación. Los formularios contienen normalmente controles que están
vinculados a campos subyacentes de las tablas. Al abrir un formulario, Access recupera los
datos de una o más tablas y los muestra en el diseño que haya elegido al crear el formulario.
Puede crear un formulario mediante uno de los comandos Formulario de la cinta de
opciones, el Asistente para formularios, o crear su propio formulario en la vista Diseño.
1. Las tablas muestran muchos registros al mismo tiempo, pero es posible que tenga que
desplazarse horizontalmente para ver todos los datos de un solo registro. Asimismo, al
visualizar una tabla no puede actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.
2. Los formularios se centran en un registro cada vez y pueden mostrar campos de más de
una tabla. También pueden mostrar imágenes y otros objetos.
3. Los formularios pueden tener un botón donde hacer clic para imprimir un informe, abrir
otros objetos o realizar otras tareas automatizadas.
Informes
Los informes se pueden utilizar para analizar rápidamente los datos o presentarlos de una
forma concreta, impresos o en otros formatos. Por ejemplo, puede enviar a un colega un
informe que clasifique los datos y calcule los totales. O puede crear un informe con los
datos de la dirección en un formato para imprimir etiquetas postales.
1. Utilizar un informe para crear etiquetas postales.
2. Utilizar un informe para mostrar los totales en un gráfico.
3. Utilizar un informe para mostrar los totales calculados.
Ahora que ya conoce la estructura básica de las bases de datos de Access, siga leyendo para
saber cómo utilizar las herramientas integradas para explorar una base de datos de Access
concreta.
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Ver los detalles relativos a los objetos de una base de datos
Una de las mejores formas de conocer una base de datos concreta es utilizar el
Documentador de base de datos para crear un informe con información detallada de los
objetos de la base de datos. Primero tiene que elegir qué objetos se describirán en el
informe. Cuando ejecute el Documentador de base de datos, su informe contendrá todos los
datos sobre los objetos de la base de datos que haya elegido.
1. Abra la base de datos que desee documentar.
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic
enDocumentador de base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Documentador, haga clic en la ficha que representa el tipo de
objeto de base de datos que desea documentar. Para crear un informe sobre todos los
objetos de una base de datos, haga clic en la ficha Todos los tipos de objetos.
4. Seleccione uno o más objetos de los que se enumeran en la ficha. Para seleccionar todos los
objetos de una ficha, haga clic en Seleccionar todo.
5. Haga clic en Aceptar.
El Documentador de base de datos crea un informe que contiene datos detallados para cada
objeto seleccionado y, a continuación, abre el informe en Vista preliminar. Por ejemplo, si
ejecuta el Documentador de base de datos en un formulario de entrada de datos, el informe
creado por el Documentador enumera las propiedades del formulario como un todo, las
propiedades de cada una de las secciones del formulario y las propiedades de todos los
botones, etiquetas, cuadros de texto y otros controles del formulario, además de todos los
módulos de código y permisos de usuario que estén asociados con el formulario.
6. Para imprimir el informe, en la ficha Vista preliminar, en el grupo Imprimir, haga clic
enImprimir.
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Explorar una tabla en la vista Diseño
Abrir una tabla en la vista Diseño le ofrece una visualización detallada de la estructura de la
tabla. Por ejemplo, puede encontrar la configuración del tipo de datos para cada campo,
encontrar las máscara de entrada o ver si la tabla utiliza campos de búsqueda, es decir,
campos que utilizan consultas para extraer datos de otras tablas. Esta información es útil
porque los tipos de datos y las máscaras de entrada pueden afectar a su capacidad para
encontrar datos y ejecutar consultas de actualización. Por ejemplo, supongamos que desea
utilizar una consulta de actualización para actualizar campos concretos de una tabla
copiando datos en campos similares desde otra tabla. La consulta no se ejecutará si los tipos
de datos de cada uno de los campos de las tablas de origen y destino no coinciden.
1. Abra la base de datos que desee analizar.
2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee explorar
y, a continuación, haga clic en Vista Diseño o en el menú contextual.
3. Cuando sea necesario, observe el nombre de cada campo de tabla y el tipo de datos
asignados a cada campo.
El tipo de datos asignado a un campo puede limitar el tamaño y el tipo de datos que los
usuarios pueden introducir en un campo. Por ejemplo, los usuarios pueden estar limitados a
20 caracteres en un campo de texto y no pueden introducir datos de texto en un campo
establecido en el tipo de datos Número.
4. Para determinar si un campo es un campo de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda de
la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla, bajo Propiedades de campo.
Los campos de búsqueda muestran un conjunto de valores (uno o más campos, como
nombre y apellidos), pero normalmente almacenan un conjunto diferente de valores (un
campo, como un Id. numérico). Por ejemplo, un campo de búsqueda puede almacenar el
número de Id. de un empleado (valor almacenado), pero muestra el nombre del empleado
(valor mostrado). Cuando utilice un campo de búsqueda en expresiones o en operaciones de
buscar y reemplazar, utilice el valor almacenado, no el valor mostrado. Familiarizarse con
los valores almacenados y mostrados de un campo de búsqueda es la mejor forma de
asegurarse de que una expresión o una operación de buscar y reemplazar que utiliza el
campo de búsqueda funciona de la manera esperada.
La siguiente ilustración muestra un campo de búsqueda típico. Recuerde que la
configuración que ve en la propiedad Origen de la fila del campo variará.
El campo de búsqueda que se muestra aquí utiliza una consulta para recuperar datos de otra
tabla. También puede ver otro tipo de campo de búsqueda, denominado lista de valores, que
utiliza una lista de opciones que no se pueden modificar. Esta ilustración muestra una lista
de valores típicos.
De manera predeterminada, las listas de valores utilizan el tipo de datos Texto.
La mejor forma de encontrar listas de búsqueda y valores es mostrar la ficha Búsqueda y, a
continuación, hacer clic en las entradas de la columna Tipo de datos para cada campo de la
tabla. Para obtener más información sobre la creación de campos de búsqueda y listas de
valores, utilice los vínculos de la sección Vea también.
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Ver las relaciones entre tablas
Para ver una representación gráfica de las tablas de una base de datos, los campos de cada
tabla y las relaciones entre esas tablas, utilice la ficha del objeto Relaciones. La ficha del
objetoRelaciones proporciona una imagen general de la tabla y la estructura de relaciones
de una base de datos, información crucial cuando necesite crear o cambiar las relaciones
entre tablas.
NOTA También puede utilizar la ficha del objeto Relaciones para agregar, cambiar o
eliminar relaciones.
Abra la base de datos que desee analizar.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
enRelaciones..
Aparecerá la ficha del objeto Relaciones y le mostrará las relaciones entre todas las tablas
de la base de datos abierta.
Para obtener más información sobre relaciones de tablas, utilice los vínculos de la
sección Vea también.
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Ver cómo los objetos utilizan otros objetos
El panel Dependencias del objeto ilustra cómo los objetos de la base de datos, como tablas,
formularios, consultas e informes interactúan con otros objetos o dependen de otros objetos.
Puede utilizar el panel Dependencias del objeto para evitar eliminar accidentalmente
orígenes de registros. Por ejemplo, supongamos que tiene una consulta Pedidos trimestrales
en una base de datos Ventas y que ya no necesita la consulta. Antes de eliminar la consulta,
debe averiguar si los demás objetos de la base de datos, como un formulario o un informe,
utilizan la consulta como origen de datos. Puede modificar los objetos dependientes para
quitar las referencias a la consulta o puede eliminar los objetos dependientes junto con la
consulta. Ver una lista completa de los objetos dependientes puede ayudarle a ahorrar
tiempo al eliminar la necesidad de comprobar manualmente las propiedades de los objetos y
reducir al mínimo los errores al encontrar detalles que una auditoría manual podría pasar
por alto.
Cuando desee cambiar el diseño de un objeto de una base de datos, el panel Dependencias
del objeto también puede serle útil al mostrar cómo otros objetos se verán afectados por el
cambio de diseño. Debe utilizar el panel Dependencias del objeto para planear cambios de
diseño importantes.
Utilizar el panel Dependencias del objeto
1. Abra la base de datos que desee investigar.
2. En el Panel de exploración, seleccione o abra una tabla, formulario, informe o consulta.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic
enDependencias del objeto.
4. Si la aplicación se lo pide, haga clic en Aceptar para actualizar la información de
dependencias.
Aparecerá el panel Dependencias del objeto.
5. Para ver una lista de los objetos que utilizan el objeto que seleccionó en el paso 2, haga clic
en Objetos que dependen de mí en la parte superior del panel. Para ver una lista de los
objetos que utiliza el objeto seleccionado, haga clic en Objetos de los que dependo.
6. Para ver la información de dependencia de un objeto, haga clic en el icono de expansión (+)
junto al objeto. Access muestra hasta cuatro niveles de dependencias para un objeto.
Recuerde lo siguiente al utilizar el panel Dependencias del objeto:
La información de dependencia está disponible sólo si tiene permisos para abrir un objeto en
la vista Diseño.
El panel no muestra información de macros y módulos de código.
El panel sólo funciona para tablas, formularios, informes y consultas, a excepción de los
siguientes tipos de consultas:
o Consultas de acción: consultas que insertan, actualizan o eliminan datos
o Consultas específicas de SQL, incluidas las consultas de unión, consultas de definición de
datos y consultas de paso a través
o Subconsultas
Cuando Access detecta consultas anidadas, sólo se genera información de dependencia para la
consulta más exterior. Esta regla también se aplica a las tablas y consultas de origen de la hoja
secundaria de datos de una consulta y a los campos de búsqueda.
Access genera información de dependencia buscando las asignaciones de nombres que
mantiene la función Autocorrección de nombres: función que corrige automáticamente los
efectos secundarios comunes que se producen cuando se cambia el nombre de formularios,
informes, tablas, consultas, campos o controles en formularios e informes. Si la opción
Registrar información de Autocorrección de nombres está desactivada, se le pedirá que la
active antes de poder ver la información de dependencia.