Reingeniería de Procesos, Gestión del Cambio e Interoperabilidad 1er Foro Salud, tecnología y...

Reingeniería de Procesos, Gestión del Cambio

e Interoperabilidad

1er Foro Salud, tecnología y Calidad de Vida – SATECAV 2009

Barcelona, Mayo del 2009

Descentralizado

Descoordinado

Bastante homogéneo en cuanto a calidad y medios

Barato. Entorno a los 1.600 euros por ciudadano y por año

SOBRE EL SNS

Barómetro sanitario

Sanidad es el área de mayor interés para los ciudadanos (21,3%)

El sistema sanitario necesita cambios: 80%

Satisfacción con el sistema sanitario público 6.963 sobre 10

Consulta especialista: percepción buena o muy buena 82%

Urgencias: percepción buena o muy buena 77%

Ingreso Hospitalario: percepción buena o muy buena 83%

Creen que la atención hospitalaria ha mejorado en los últimos 5 años el 44%

La gestión de las CCAA es mejor (33%), igual (36%), o peor que la del Estado (7%)

Deberían darse acuerdos entre las CCAA y el Estado: 84%.

Tres conclusiones:

1. NO ES CARO

2. ESTÁ BIEN CONSIDERADO

3. NECESITA REFORMAS

Puntos débiles:

1. LA COORDINACIÓN ASISTENCIAL

2. LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PROFESIONALES CON EL SISTEMA

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“La interoperabilidad es la capacidad que

tienen los sistemas TIC y los procesos de

negocio que los soportan, de intercambiar

datos y permitir la compartición de

información y conocimiento”.

Nuevo marco organizativo: GPP

Envejecimiento de la población (cambios epidemiológicos)

Debate social acerca del Estado del Bienestar

Papel del ciudadano

Nuevas tecnologías (medicina electrónica, genómica)

Elementos que determinan el presente y futuro

en las formas de prestación de servicios de salud

Creciente demanda de servicios

Necesidades de salud

Recursos sanitarios (limitados) Buscar el equilibrio

UNA BUENA ORGANIZACIÓN SUPONE:

Mejora el rendimiento asistencial

Aumenta la satisfacción profesional

Disminuye los riesgos para los pacientes

Evita Costes

IDEA DIRECTRIZ

Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en

resultados de rendimiento, tales como costes, calidad, servicios y rapidez.

Michel Hammer y James Champy, 1990

Reingeniería de Procesos

BPR (“Business Process Reengenieering”)

UN PROTOCOLO?

UN PROCEDIMIENTO?

UNA GUÍA DE PRÁCTICA?

REORDENAR LOS FLUJOS DE TRABAJO

DE FORMA QUE APORTEN VALOR AÑADIDO,

DIRIGIDO A AUMENTAR LA SATISFACCIÓN

DEL CLIENTE Y A FACILITAR LAS TAREAS

DE LOS PROFESIONALES.

Se trata de .................

¿QUÉ ES UN PROCESO?

SUCESIÓN DE ACTIVIDADES EN EL TIEMPO

CON UN FIN DEFINIDO.

ORGANIZACIÓN LÓGICA DE PERSONAS, MATERIALES,

ENERGÍA, EQUIPOS Y PROCEDIMIENTOS

EN ACTIVIDADES DE TRABAJO DISEÑADOS PARA

GENERAR UN RESULTADO ESPECÍFICO.

E.F.Q.M.

ACTIVIDAD 1 ACTIVIDAD 2 ACTIVIDAD 3 ACTIVIDAD 4 ACTIVIDAD 5

¿QUÉ ES UN PROCESO?

CONJUNTO DE ACTIVIDADES DESTINADAS A GENERAR VALOR

AÑADIDO SOBRE LAS ENTRADAS PARA CONSEGUIR UN RESULTADO

QUE SATISFAGA PLENAMENTE LOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

Y FACILITE LAS TAREAS A LOS PROFESIONALES

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

VALOR AÑADIDO

Gestión de procesosGestión de procesos Gestión de procesosGestión de procesos

ES UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN INTEGRAL

DE TODAS LAS ACTIVIDADES DE UNA EMPRESA

QUE SE CENTRA EN LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

PARA AUMENTAR LA EFICIENCIA

Y LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.

Bibliografía: Temes, J. L., Mengíbar, M. Gestión Hospitalaria. 4ª ed. McGraw-Hill Interamerica 2007

Gestión por procesosGestión por procesos Gestión por procesosGestión por procesos

Gestión por procesosGestión por procesos Gestión por procesosGestión por procesos

NO ES MÁS QUE GESTIONAR

LOS ESPACIOS EN BLANCO

QUE HAY ENTRE LAS CASILLAS DE UN

ORGANIGRAMA

R. Marquet i Palomer

JUSTAMENTE LO QUE EN NUESTRA

ORGANIZACIÓN NO GESTIONA NADIE

Gestión por procesos: sus pasosGestión por procesos: sus pasos Gestión por procesos: sus pasosGestión por procesos: sus pasos

• DEFINIR LA MISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

• IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE

• ELABORAR EL MAPA DE PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

• DESCRIBIR LOS PROCESOS

• IDENTIFICAR LOS RESPONSABLES DEL PROCESO

• ELABORAR EL PLAN DE MEJORA CONTINUA DE LOS

PROCESOS

Metodología de Diseño de Procesos

El Modelo de la Consultora: Agente Externo Facilitador con Equipo de Planificación y Desarrollo Interno.

Equipo de Dirección / Planificación del Proyecto

Equipos de Alta Resolución

Equipos de Desarrollo de los Procesos

PRESENCIAL

SEGUIMIE

NTO

TUTORIZADO

Despliegue: De la Fase Estratégica a la Fase de diseño

1. Definición de Equipo de Dirección / Planificación del Proyecto

2. Análisis de Situación Estratégico: Interno / Externo

3. Priorización de Procesos Clave: Gestión del Proceso ó Mapa

de Procesos Priorizados

4. Constitución de Equipos de Alta Resolución

5. Rediseño / Reingeniería de Proceso/s

6. Formación y Transferencia de Conocimientos: Capacitación

de Líderes Internos

7. Constitución de Equipos de Desarrollo de los Procesos

8. Adaptación de Procesos

9. Plan de Implantación para la Operativización

10. Plan de Difusión y Comunicación

Mapa de Procesos Galicia. Proceso de Insuficiencia Cardiaca CHUS. Ministerio de Defensa (Indra) – Imagen Digital. Comunidad Autónoma de Aragón (Indra) – Imagen Digital. Principado de Asturias (Indra) – Sistema de Información. Plan integral de Oncología de Galicia.

Nuestra Experiencia

EPOC

INSUFICIENCIA CARDIACA

EMBARAZO PARTO Y PUERPERIO

SUSTITUCION ARTICULAR DE MMII

CA DE MAMA

CA COLORECTAL

PALIATIVOS

DIABETES

CATARATAS

ACV

Mapa de procesos de Galicia

Procesos priorizados

La experiencia micro: Gestión del Proceso ICC CHUS

DEF. PERFILES EQUIPO DE DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN

ANÁLISIS DE SITUACIÓN

PROPUESTA 1ª PRIORIZACIÓN

SELECCIÓN 2ª PRIORIZACIÓN

DEF. MAPA PROCESOS

CORPORATIVO

1 2 3 4 5

Mapa de Procesos de Galicia

FASE I FASE II FASE III

La Consultora presentó una relación de 31 Procesos Priorizados

según datos de la actividad asistencial gallega, y de la experiencia

en otras comunidades

Sobre esta base se priorizaron los 10 Procesos Clave que

suponían el 85,09% de consenso entre los expertos, y se elaboró

una justificación más profunda que fundamentara dicha selección

EPOC

INSUFICIENCIA CARDIACA

EMBARAZO PARTO Y PUERPERIO

SUSTITUCION ARTICULAR DE MMII

CA DE MAMA

CA COLORECTAL

PALIATIVOS

DIABETES

CATARATAS

ACV

Mapa de procesos de Galicia

Procesos priorizados


DEF. EQUIPO DE DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN

1

DEF. PERFILES EQUIPOS DE ALTA RESOLUCIÓN

2

CONSTITUCIÓN EQUIPOS ALTA RESOLUCIÓN

3

PLAN DE DIFUSIÓN

4

FORMACIÓN FOCALIZADA

5

TALLERES REDISEÑO

6

METODOLOGÍA DE TRABAJO


DEFINICIÓN DE PERFILES

2

• Cardiólogo

• Internista

• Médico de urgencias

• Médico de familia A. Primaria

• Enfermeras de Atención

Primaria

• Enfermeras de A Hospitalaria

• Responsable de Admisión

DEFINICIÓN DE PERFILES PROCESO INSUFICIENCIA CARDIACA (ICC)


TALLERES REDISEÑO

6

SESIONES DE TRABAJO

3. EXPLORACIÓN DE EXPECTATIVAS

2. DEFINICIÓN DEL PROCESO

1. ANALISIS DE SITUACIÓN ACTUAL

6. VALIDACIÓN DEL PROCESO

5. REPRESENTACIÓN GRÁFICA

4. CATÁLOGO DE ACTIVIDADES


Proceso Insuficiencia Cardiaca

Proceso ICC CHUS- Subproceso Captación Inicial en Consulta – Entrada Proceso

Aten

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N

1

Pág.2

A

Sospecha diagnósita

Sospecha diagnósita

Solicitud de atención

Sospecha diagnóstica

Derivación a Urgencias

Documento de derivación

Derivación a Consulta Acto Único Cardiología

(cita)No

Derivación a Consulta IC Cardiología (cita)

EXP-1 EXP-2

Ingreso hospitalarioA

¿Ingreso?

Sí

¿Cº Deriv urgente.?

Sí

EXP-4

Documento de derivación


Realización de las pruebas

Gestión de informes

Visualización de resultados

Definición de un Cuadro de Mandos que incluya los

indicadores necesarios para la evaluación y gestión de

resultados (Output)

La experiencia meso: Ministerio de Defensa – Imagen Digital

PROCESOS A REDISEÑAR

Identificar los Procesos Asistenciales involucrados según

los distintos entornos de trabajo:

Ambulatorio – Hospitalizado

Unidades Hospitalarias – Unidades Desplazadas

Presencial - Teleasistencia

Analizar y optimizar los Procesos identificados

Seguimiento y control del rediseño de Procesos

desarrollada en la implantación de los aplicativos

implicados

REDISEÑO DEL PROCESO RADIOLÓGICO: OBJETIVOS

La experiencia meso: Ministerio de Defensa

Revisión en profundidad de los procesos y subprocesos,

describiendo su nivel de ejecución actual, las actividades

integradas en cada uno, los profesionales implicados, las fuentes

de información y bases de datos utilizados, así como la aportación

de cada proceso a los objetivos de la organización

Rediseño de los nuevos procesos descritos con metodología

específica

Analizar los cambios organizativos y de entorno de trabajo que

supondría la adopción de cada alternativa de cambio

Plasmar los nuevos procesos en Manuales de Procedimientos

Normalizados que permitan facilitar la Formación para la posterior

Fase de Implantación


OBJETIVOS ESPECÍFICOS

ANÁLISIS DE SITUACIÓN

PROCESOS CLAVE

EJECUCIÓN ACTUAL

REDISEÑO PROCESOSREDISEÑO PROCESO

DESCRIP. CIRCUITOS

PROCEDIMIENTOS A IMPLANTAR

CATÁLOGOS CORPORATIVOS PARA LA PARAMETRIZACIÓN

NORMALIZACIÓN

IMPLANTACIÓN

FORMACIÓN E IMPLANTACIÓN

FORMACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJODEF. GRUPO/S TRABAJO

Y COORDINADORES

METODOLOGÍA


Identificación de los Procesos Claves con los Responsables del

Proyecto del Ministerio de Defensa

Selección de Coordinadores de Equipo/s de Trabajo por parte

del Ministerio de Defensa

Plan de Comunicación Inicial:

Dirigido a Mandos de los Centros

Coordinadores de Grupos de Trabajo

Formación en Metodología de Procesos a Coordinadores

Sesión de Introducción a Equipo/s de Trabajo

Inicio de las Sesiones de Trabajo


METODOLOGÍA

PLANIFICACIÓN REDISEÑO MINISDEF

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RO

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CT

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Sesión Inicial con los Responsables

del Proyecto

Difusión del Plan a implicados Proyecto

Desarrollo Sesiones de Trabajo con

Grupos

Validación de la propuesta por Responsables

Implantación en Centro Piloto

Evaluación de la Implantación

Implantación y seguimiento resto

unidades


RESULTADOS

Reingeniería de Procesos y Gestión del Cambio para la

implantación de un Sistema de información Sanitario

Corporativo para la Consejería de Salud del Principado de

Asturias (Indra).

La experiencia macro :SIAI

Objetivos: NORMALIZAR Y FACILITAR

Facilitar una atención clínica NORMALIZADA y una

ORGANIZACIÓN basada en PROCESOS ASISTENCIALES

Simplificar el acceso a la información y la

retroalimentación a profesionales y gestores

Garantizar el acceso rápido a las pruebas

complementarias


IntegraciónIntegración con: Imagen Digital Laboratorios Anatomía Patológica Farmacia Otros Sistemas Departamentales TAO SAMU Sistema de Información de Población y

Recursos Sanitarios (SIPRES) Facturación …

Acceso desde Acceso desde Atención PrimariaAtención Primaria


Afecta a toda la organización:

Territorial: Área sanitaria

Funcional: Atención Primaria, Atención especializada,

salud mental, emergencias

Creación de un Sistema Asistencial Integrado y único, basado en

el Rediseño de Procesos Asistenciales = OPORTUNIDAD DE

REDISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN SANITARIA.

OBJETIVOS DEL PROYECTO


FASES DEL PROYECTO

1. Definición de Equipo de Dirección / Planificación del Proyecto

2. Priorización de Procesos Clave (Mapa de Procesos)

3. Constitución de Grupos de Alta Resolución (GAR)

4. Formación y Transferencia de Conocimientos: Capacitación de Líderes

Internos (GAR)

5. Análisis de Situación Estratégico (ASE)

6. Rediseño de Proceso/s (Fase I, 2006)

7. Constitución de Equipos de Adaptación Local + Capacitación (EAL)

8. Adaptación de Procesos (Arquitecturas 4)

9. Plan de Implantación para la Operativización

10. Plan de Difusión y Comunicación

Equipo de Dirección / Planificación del Proyecto

Grupos de Alta Resolución (GAR)

PRESENCIAL

SEGUIMIE

NTO

TUTORIZADO

Definición de Equipo de Dirección / Planificación


GES

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N D

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NIZ

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IÓN

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L

Hospital de Día

ESTRATÉGICOS

PRIORIZADOS

Priorización de Procesos Clave

10 Grupos Alta

10 Grupos Alta

Resolución GAR

Resolución GAR


195 Profesionales expertos clínicos -

gestión

Expertos Metodología de Procesos

Expertos Técnicos Informáticos

Recomendaciones

expertos clínicos

Recomendaciones

Gestión x Proceso

Recomendaciones expertos

informáticos

Procesos Actuales Análisis SituaciónPrototipo para

cada Proceso

adaptado a la

realidad

asturiana

Fase Rediseño de Procesos

195 PROFESIONALES

Análisis de Situación Estratégico (ASE)


COORDINADOR GARRESPONSABLE

IMPLANTACIÓN LOCAL

DIRECCIÓN

DEL PROYECTO

RESPONSABLE

IMPLANTACIÓN LOCAL

RESPONSABLE

IMPLANTACIÓN LOCAL

RESPONSABLE

IMPLANTACIÓN LOCAL

EQUIPOS

ADAPTACIÓN LOCAL

EQUIPOS

ADAPTACIÓN LOCAL

EQUIPOS

ADAPTACIÓN LOCAL

¡PARTICIPACIÓN!

¡PARTICIPACIÓN!

¡PARTICIPACIÓ

¡PARTICIPACIÓ

N!N!

EQUIPOS IMPLANTACIÓN LOCAL

495

PROFESIONALES


Cambio en las organizaciones

Conocimientos

ConductaOrganizacional

Actitudes

ConductaIndividual

Dificulta

d

Tiempo

Cambio: Cambio: Cambio: Cambio:

¡PARTICIPACIÓN!

¡PARTICIPACIÓN! 690 690 PROFESIONALESPROFESIONALES


El Plan Estratégico Integral como abordaje de Problemas de Salud

El plan estratégico es un instrumento que permite una mejora en el

abordaje de las fases de la historia natural de la enfermedad

(prevención, diagnóstico precoz, diagnóstico de la enfermedad,

tratamiento,...) a través de una estrategia global que integre las

intervenciones más adecuadas

Requiere de la participación de profesionales expertos en el tema y

conocedores del entorno de aplicación para su correcto diseño y

desarrollo

Permite el establecimiento de objetivos en plazos concretos,

estableciéndose estos con una visión integral del sistema de salud

Otra experiencia macro: Plan Oncológico Galicia

Asesorar a la Sociedad Gallega de Oncología en

el desarrollo de Propuesta para el Plan Integral

de Oncología de Galicia para la Consejería de

Salud

Desarrollo de Procesos Asistenciales Integrales

del Mapa de Procesos definido por la Sociedad

Gallega de Oncología

Objetivos:

Otra experiencia macro: Plan Oncológico

Modelo de explotación de los servicios subcontratados

Lanzamiento

del

proyecto Elaboración del plan

operativo

Análisis de situación

Formación de equipos

Fase 3Fase 2

FaseFase

Presentación del Proyecto a la Junta Directiva de la

Sociedad. Selección de Profesionales para coordinar los

grupos de trabajo. ( Comité Director)

Reunión con Autoridades Sanitarias

Diseño del Cronograma de Planificación

LanzamientoLanzamiento


FaseFase

Análisis de situación por Comité Director: Externo: (Epidemiología, Distribución de recursos,

expectativas de usuarios y asociaciones, tecnología implantada, revisión documental y de evidencias, cronas, etc.)

Interno: (Entrevistas profesionales, técnicas grupales)

Análisis estratégico. Valoración estratégica y posición competitiva. Técnica GAP

Revisión de la Misión , Visión y Valores de la Organización con respecto al problema de salud

Identificación de Líneas estratégicas

Desarrollo del planDesarrollo del plan


Lanzamiento

del


operativo



Fase 3Fase 2


Líneas Estratégicas de la Propuesta: Líneas Estratégicas de la Propuesta:

Continuidad Asistencial

Mejora de la Calidad percibida

Acreditación

Monitorización y seguimiento

Investigación

Prevención y Diagnóstico Precoz


FaseFase

Selección de los profesionales de los grupos de trabajo. Grupos de trabajo del desarrollo de Líneas Consultores relevantes para aspectos importantes

Presentación a los profesionales que intervendrán en los grupos de trabajo. Explicación de la Metodología de Trabajo de los grupos: Análisis de situación para desarrollo de la línea. Enunciado de la línea Barreras Objetivos Acciones Indicadores



Lanzamiento

del


operativo



Fase 3Fase 2


Fase Fase

Línea estratégica de Procesos Asistenciales Integrados

Asesoría para el desarrollo de una línea estratégica sobre procesos para los problemas de salud:

- Ca de Pulmón

- Ca de Mama

- Cáncer Colorectal

- Cáncer de Próstata Selección de coordinadores para cada proceso y constitución de

los grupos de trabajo. Formación específica en procesos a integrantes de los grupos Análisis de situación para el proceso Diseño del proceso



Lanzamiento

del


operativo



Fase 3Fase 2


Conclusiones

La implantación de Sistemas de información requiere de la realización previa de la Reingeniería de los Procesos y la Gestión del Cambio

Oportunidad para reorganizar el trabajo sanitario. Oportunidad para vincular a los profesionales

sanitarios. Oportunidad para la continuidad asistencial. Oportunidad para homogeneizar un lenguaje que

facilite la interoperabilidad.

BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA

Cortes, C., Terol, J., Torres, A, Temes, J. L., Gestión de Procesos Asistenciales. Aplicación práctica. McGraw-Hill Interamericana, 2005.

Temes, J. L., Mengíbar, M. Gestión Hospitalaria. 4ª edición. McGraw-Hill Interamericana, 2007. Capítulo 4: Gestión Clínica, J. L. Temes. Capítulo 5: Información para la Gestión Clínica, M. Casas. Capítulo 6: Procesos Asistenciales Integrados, C. Cortes, F. J. Terol, J. L. Temes. Capítulo 28: Gestión del Cambio, M. Mengíbar, S. del Río, F. J. Terol.

Del Rio, S., Terol, J., Martínez Escotet, L., Riera, JR., Moya, C., Cubelos, J., Temes, J.L., Rediseño de Procesos y Gestión del Cambio para implantar un modelo corporativo de Sistemas de Información. Revista Fundación Signo Gestión y evaluación de costes sanitarios. Volúmen 9, número 2, abril - junio 2008.

MálagaUrb. Vista Verde Buzón 29. 29650 Mijas.Tlf. 952 667 910 - Fax. 952 667 911

MadridC/ Eloy Gonzalo, 21 2º D. 28010 Madrid.Tlf.914 467 359

Santiago de Chile

Av. 11 de Septiembre, Nº 2155, Ed.

Panorámico Torre A. Of. 903

Tlf.0056 2 233 319 7

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