Registro Electrónico Unificado - UM Definición técnica: “Un documento electrónico es un...
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Documento Electrónico
Objetivos
• Comprender las características especiales de los documentos electrónicos.
• Profundizar en las diferencias entre los formatos abiertos y los formatos propietarios.
• Introducir el concepto de copia electrónica.
• Desglosar la problemática del archivado y la preservación electrónica a largo plazo.
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Definición
Definición técnica: “Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo eléctrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido”
Diferencia esencial con el documento en papel: disociación entre contenido y representación.
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Características esenciales
Accesibilidad– Soporte físico
• ¿Disco duro o DVD?
– Sistema operativo• ¿Windows, Mac o Linux?
– Aplicación• ¿Microsoft Word o OpenOffice?
– Formato• ¿Abiertos o propietarios?
Seguridad– Firma electrónica
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Formatos
Codificación de información definida a través de un documento de especificación.
Abiertos– Especificación pública y libre de restricciones legales
de uso.
– Cualquier aplicación puede utilizarlos (propietarias o libres).
Propietarios– Controlados y definidos por intereses privados.
– Sólo la aplicación propietaria puede utilizarlos.
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Formatos abiertos
Open Document– OASIS– Soportado por OpenOffice (extensión .odt)
Portable Document Format– Adobe– Soportado por Adobe Acrobat Reader (extensión .pdf)
Joint Photographic Experts Group– Compresión de imágenes– Extensión .jpg o .jpeg
Open Office XML– Reciente y controvertido estándar de Microsoft– Soportado por Microsoft Office 2007 (extensión .docx)
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Formatos abiertos
XML– W3C– Documentos de marcas (extensión .xml).– Cualquier procesador de textos es capaz de
interpretarlos (texto plano).– Carecen por sí mismos de representación visual.– Transformaciones mediante lenguajes XSLT o XSL-FO
(hojas de estilo)• Generan formatos HTML, PDF, …
– Estándar de facto para la interoperabilidad entre sistemas de información.
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Formatos propietarios
• DOC
– Formato nativo y cerrado de Microsoft Word.
– Opción de almacenamiento por defectohasta la versión Word XP(extensión .doc)
• Tagged Image File Format
– Adobe (extensión .tif)
• MPEG-1 Audio Layer 3
– MPEG (extensión .mp3)
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Copias auténticas
Documento electrónico Impresión Documento en papelTecnología utilizada.– Transformaciones documentales.
• El ciudadano firma un documento XML y recibe una copia PDF imprimible del mismo.
– Códigos de identificación unívocos.• Alfanuméricos, códigos de barras, nubes de puntos.
Materialización documental
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Copias auténticas
• Documento papel Digitalización Documento electrónico
Desmaterialización documental
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Archivo electrónico
• Documentos objeto de archivo– Los documentos que forman parte de los
expedientes.
– Los libros o recibos de registros para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
– La correspondencia o comunicaciones electrónicas.
– Boletines oficiales, publicaciones. folletos comerciales, fotocopias de legislación.
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Archivo electrónico
• Fases del ciclo de vida de un documento– Documentación activa: es la etapa en la que los documentos son
producidos o recibidos, su valor administrativoestá vigente. Su consulta suele ser muy frecuente.
– Documentación semi-activa: es la etapa en la que el trámite administrativo ha finalizado pero su valor administrativotodavía continúa vigente. Su consulta es esporádica.
– Documentación inactiva: es la etapa en la que su valor administrativoha desaparecido, pero a su vez el documento ha adquirido un valor secundario, que puede ser fuente de investigación histórica.
• Problemática preservación a largo plazo.• Los soporten se deterioran o quedan obsoletos.• Los formatos documentales dejan de ser legibles.• Las firmas electrónicas dejan de ser fiables.
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Preservación a largo plazo
• Preservación física
– Copias de seguridad
• Modelos: completa, incremental, diferencial.
• Medios: cinta magnética, disco duro, disco óptico, llaves USB, servicios remotos.
– Barreras físicas
• Cajas fuertes, control de accesos, sensorización electrónica.
– Planes de seguridad y prevención
Preservación física
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Preservación a largo plazo
• Accesibilidad se debe evitar la obsolescencia de los contenidos digitales.– Uso de estándares abiertos
• Aseguran la legibilidad futura del documento.
– Migración• Conversión o transferencia de datos a nuevos entornos.
Siempre existe el riesgo de pérdida de información en el proceso.
– Virtualización o emulación• Replicación en el sistema actual de una funcionalidad ya
obsoleta.
Accesibilidad
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Preservación a largo plazo
Elementos de seguridad– Desaparición o ausencia del prestador formato de firma
avanzado o extendido• Archivado de las evidencias de validación
– Certificados
– Sellos de tiempo
– Respuestas de validación
– Compromiso de los algoritmos de hash o firma (debilidad tecnológica)• Hash o resumen digital proporciona integridad
• Firma digital proporciona autenticidad y no repudio
• Re-sellado de los documentos cada ciertos periodos de tiempo– Archivado de estos nuevos sellos de tiempo
Elementos de seguridad
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Escenario global
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Daniel Sánchez Martínez ([email protected])
Proyecto Administración Electrónica
Área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Aplicadas
Universidad de Murcia