INSTALACIONES INADECUADAS PARA LA CONSERVACIN Y PROTECCIN DE LOS ACTIVOS FIJOS

Del examen realizado al rea, hemos observado que el ambiente destinado al posicionamiento de los Activos Fijos, no cuenta con la infraestructura adecuada para garantizar la seguridad, conservacin y proteccin de stos.

Toda empresa que protege debidamente su inversin en Activos Fijos debe contar con ambientes adecuados para su conservacin y estada. Que permita que stos perduren en el tiempo estimado de vida til y evite que se vuelvan obsoletos antes de su perodo de vida estimada por los expertos.

Hay que tener en cuenta que sta situacin genera un alto riesgo de prdidas econmicas ya sea por deterioro y/o prdida de los Activos Fijos, adems de un control ineficiente de la vida til.

Se debe a que los ambientes destinados para Activos Fijos son espacios, que por un lado no cuentan con las dimensiones suficientes, ni tienen las caractersticas propias de un ambiente para Maquinarias de Produccin y a esto se le agrega la falta de capacitacin del personal encargado para la manipulacin de maquinarias.

Recomendamos a la Gerencia Habilitar o construir ambientes adecuados para el correcto funcionamiento de los Activos Fijos, que cuenten con el diseo de una infraestructura ideal y las medidas de seguridad apropiadas para la conservacin de stas, adems de capacitar al personal encargado para contribuir con el funcionamiento eficiente del rea.

LOS RECUENTROS FSICOS SE HACEN BAJO LA SUPERVISIN DE LOS MISMOS EMPLEADOS RESPONSABLES DEL CUIDADO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS

En el rea, se verific que no existe un supervisor ajeno a sta, que realice una supervisin de los recuentos fsicos que se aplican a todos los Activos Fijos debido a que no se asign un cargo especfico a otros empleados para que cumplan con sta funcin.

Para un mejor control libre de fraudes, se debe realizar recuentos fsicos de Activos Fijos bajo la supervisin de un empleado ajeno al cuidado y control de estos, para determinar a tiempo y mostrar saldos y estados de Activos actualizados y transparentes.

Esto origina que no sea posible determinar la razonabilidad de los saldos mostrados en el balance con el estado real actual de los Activos Fijos.

Se debe al desinters por parte de la gerencia, que no dispone a un empleado especfico para la realizacin de los recuentos fsicos por considerarlo innecesario y costoso; justificando que para l es suficiente que la misma persona responsable del cuidado y control de Cada Activo realice sus propios recuentros fsicos.

Recomendamos que la Gerencia General de la entidad en coordinacin con Gerencia Administrativa delegue a un miembro de la empresa capacitado sobre dicha rea para que en calidad de trabajo, realice las tareas de supervisin de recuentos fsicos de manera semestral y poder as tener una informacin impecable de manipulaciones y con la exactitud de la situacin fsica de los Activos Fijos que requiere tener la empresa.CARENCIA DE ELABORACIN DE PRUEBAS PARA ASEGURAR QUE LAS OPERACIONES REFERIDAS A ACTIVOS FIJOS SE REGISTREN EN EL SISTEMA

En el rea Activos Fijos se identific que el Jefe del Departamento no realiza una supervisin peridica a su personal a cargo. Se encontr que durante el periodo 2014 solo y nicamente se realizaron dos (2) supervisiones en los meses de Marzo y Julio. Y A partir de la otra mitad del ao 2014, se dejaron de hacer supervisiones. Siendo una de las polticas internas de la entidad y del rea realizar supervisiones de Registros cada 3 meses.

Se debe al desinters por parte de la gerencia, que no dispone a un empleado especfico para la realizacin de pruebas para asegurar que las operaciones referidas a Activos fijos se registren en el sistema; considerndolo innecesario y costoso; justificando que para l es suficiente confiar en que sus empleados registrarn a tiempo y de manera correcta este tipo de operaciones en el sistema.

Recomendamos Que la Gerencia General de la entidad, enve un memorndum al encargado del rea de Activos Fijos, sealando el incumplimiento de las polticas internas que ha dejado pasar por alto durante los 2 ltimos trimestres del ao 2014 en cuanto a Supervisin. Asimismo hacerle recordar que durante el ao 2015 tendr que hacer 4 supervisiones durante los meses de Marzo, Julio, Octubre y Diciembre.

NO SE ENVA INFORMACIN AUTOMTICA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LAS UNIDADES DADAS DE BAJA

En la revisin del libro de Activos Fijos realizadas por el Ing. Bernal Venegas Fernando, se encontr que durante el periodo 2014 no se inform al rea de contabilidad que haban dado de baja a dos (2) activos. Estas bajas de activos fueron realizadas en meses distintos: Octubre y Diciembre.

Siendo una de las polticas internas de la empresa y del rea, enviar los archivos de activos fijos mensualmente.

Recomendamos Que la Gerencia General, en coordinacin con el Jefe de Contabilidad realice un seguimiento a los archivos o libros de Activos Fijos realizadas por el Jefe Del rea de Activos Fijos hasta que dichas verificaciones se terminen de manera apropiada y en el tiempo establecido. Asimismo disponer al rea encargada de la realizacin de los archivos o libros de Activos Fijos para emitir una copia de las verificaciones hacia Gerencia General para asegurar la realizacin de estas, en las fechas establecidas, es decir, de manera mensual.

NO EXISTE SUPERVISION POR UN EMPLEADO AJENO AL AREA DE ACTIVOS FIJOS EN EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES

En el Departamento de Activos Fijos se verifico que no existe un supervisor ajeno al rea que realice una supervisin a las funciones que realizan todos los empleados de dicha rea debido a que no se asign un cargo especfico para que cumpla esa funcin.

Se debe al desinters por parte de la gerencia, que no dispone a un empleado especfico para la realizacin de una supervisin para asegurar que las el desarrollo de las actividades en el rea de Activos Fijos se lleven a cabo con normalidad; considerndolo innecesario y costoso.

Recomendamos que la Gerencia General de la empresa en coordinacin con Gerencia Administrativa delegue a un miembro de la empresa capacitado sobre dicha rea para que supervise las tareas del Jefe del rea y personal a su cargo mensualmente y poder as tener una exactitud de la calidad de trabajo del rea Activos Fijos.