SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR DEL POSGRADO*

Graciela Rojas Argelles y Clara E. Rojas Archiga**

Antecedentes

Todos nosotros, alguna o muchas veces nos hemos enfrentado delante de una ventanilla al mal

trato e incongruencia de burcratas que nos obligan a dar un sinfn de vueltas para trmites

administrativos. Desde pagar el telfono o la luz, hasta inscribirnos en un curso de Posgrado.

En varios casos esto se debe al deficiente control y manejo de la informacin. Es decir,

para que nos den una respuesta, hay que esperar, a que la forma, solicitud, o lo que hayamos

presentado, d un equis nmero de vueltas, pase por un sinnmero de personas, tenga una

enorme cantidad de sellos antes de que nos digan si est o no autorizada, registrada, aprobada o

lo que se requiera.

El manejo y control de la informacin de forma manual, para muchos de los trmites que

realizamos hoy en da, se ha vuelto no slo lento y problemtico, sino obsoleto.

El uso de las computadoras ha venido a simplificar y ordenar muchos de los procesos que

cotidianamente realizamos. Su utilizacin hoy en da, en casi todos los mbitos en donde nos

desenvolvemos, es ya comn. La optimizacin del control de informacin, la rapidez en la

respuesta, la flexibilidad, entre otros aspectos, hacen del uso de la computadora una herramienta

indispensable.

En la Coordinacin General de Estudios de Posgrado (CGEP), especficamente en lo

relativo a la administracin escolar, hasta 1989 se contaba con terminales de computadora

UNYSIS A6 y A12 para realizar los procesos de inscripcin e historias acadmicas.

Aun cuando en su momento dio respuestas positivas, este sistema se volvi insuficiente y

poco flexible para adecuarlo a las actuales necesidades especficas del Posgrado de la UNAM.

Operativamente la informacin se encontraba centralizada, por lo que cualquier consulta que

quisiera hacer el estudiante, sobre su situacin acadmica, la tena que realizar necesariamente en

la CGEP.

*Sistema desarrollado por el Fsico Efran Lpez Sansalvador de la Unidad de Cmputo de la Secretara Tcnica de la CGEP. Software propiedad de la UNAM. ** Secretara Tcnica. Coordinacin General de Estudios de Posgrado.

A pesar de que la informacin se encontraba en bancos de datos del sistema mencionado, ste no

permita dar solucin a los requerimientos cotidianos de informacin, ni a las modificaciones

constantes de los contenidos de los Planes de Estudio del Posgrado (cambios en carga

acadmica, en valor en crditos, en el nombre del plan de estudio, entre otros). La dinmica de

este sistema no permita la consulta y utilizacin de informacin con la rapidez requerida. Se tenan

que desarrollar programas especficos para usar los datos, y el tiempo necesario para elaborarlos

implicaba de dos a tres jornadas de trabajo de un programador, siempre y cuando no hubiese

cambios de ltimo momento. A manera de ejemplo: un programa de etiquetas contena de 600 a

800 lneas de programacin, implicando el acceso a los bancos de datos con factor de dispersin.

A partir de esta situacin, se comenz a trabajar en 1989 en el desarrollo de un sistema en

microcomputadora y para 1991 no slo se encuentra terminado, sino que ya es utilizado por las

veintin facultades y escuelas que tienen programas de Posgrado.

El Posgrado

Por sus caractersticas, el Posgrado de la UNAM constituye un sistema muy complejo para el

adecuado control de la poblacin estudiantil, y representa un desafo para un sistema de cmputo,

el cual tiene que abarcar un sinfn de posibilidades.

De las veintitrs facultades y escuelas de la UNAM, veintin ofrecen programas de

Posgrado. La diversidad de los cursos a los que un estudiante puede optar constituye un amplio

espectro de opciones dentro del cual el alumno puede definir y disear su propio programa de

estudio, asesorado por su tutor.

Los planes de estudio del Posgrado han evolucionado de un sistema rgido de asignaturas

fijas y seriadas, a un sistema flexible donde se incorporan temas, seminarios y trabajos de

investigacin acordes al desarrollo de la ciencia, la tecnologa, las humanidades y el arte.

Para ubicarnos en el universo que se maneja mencionaremos algunos datos: los

programas de Posgrado en la Universidad ascienden a trescientos tres, correspondiendo ciento

veintitrs a especializaciones, ciento treinta a maestras y cincuenta a doctorados.

En relacin a las reas de conocimiento, el 41% corresponde a Planes de Estudio del rea

de ciencias de la salud; 12% a humanidades; 10% a la de ingeniera; 9% a ciencias sociales; 8% a

ciencias exactas; 7% a las econmicoadministrativas; las reas de tecnologa y qumica contienen

un 4% cada una, la de biologa 3% y artes con un 2%.

La Facultad de Medicina concentra durante 1991 la mayor parte e la poblacin del

Posgrado dentro del nivel de especializacin, con 5,339 estudiantes distribuidos en ciento diez

sedes hospitalarias en toda la Repblica.

La matrcula total para 1991 es 11,904 estudiantes, de los cuales 5,475 corresponden a la

Facultad de Medicina, siendo el 45.9% de la poblacin total del Posgrado, de la cual 7,656 son

hombres y 4,248 mujeres.

Por niveles, en 1991 la poblacin de especializacin asciende a 6,989, la de maestra es

de 4,235 y la de doctorado es de 680.

Sistema de control escolar del Posgrado

El sistema de control escolar se desarroll con objeto de solucionar uno de los problemas que

presentaba la administracin escolar del Posgrado: el control y manejo de la informacin relativa a

inscripciones e historias acadmicas, para agilizar, y por lo tanto optimizar el servicio que presta a

los estudiantes, esta Coordinacin, a travs de las unidades de Registro e Informacin (la

tenebrosa URI)1 y Cmputo.

El sistema en s est compuesto por dos subsistemas relacionados entre s: el de

inscripciones y el de historias acadmicas. Los conforman bases de datos interrelacionadas.

Las bases de datos principales son: planes de estudio, asignaturas y temas selectos, datos

generales de los alumnos (nombre, nmero de cuenta y nmero de expediente del Posgrado) para

el sistema de inscripciones, y para el sistema de historias acadmicas se suman las bases de

datos que contienen la informacin sobre las actas de examen, e informacin complementaria

sobre los planes de estudio.

Las bases de datos mencionadas contienen la informacin generada desde 1980 a la

fecha, por lo que son bases de gran tamao. Por ejemplo, la base de datos de asignaturas, en los

once aos considerados asciende a 11,264 registros; la base de temas selectos y seminarios

ascienden a 10,950; las calificaciones a 350,000 y los estudiantes suman 35,771.

El sistema permite la actualizacin permanente de las bases de datos, lo que es un enorme

avance en relacin al sistema anterior. Asimismo tiene la caracterstica de ser suficientemente

flexible para adecuarse a las necesidades particulares de cada escuela o facultad, derivadas de los

planes de estudio, as como de la operacin particular de cada una de ellas. Varios aspectos se

conjugaron para poder desarrollar este sistema, en primer lugar, los problemas derivados de las

necesidades del estudiante de Posgrado para conocer y resolver su situacin

acadmicaadministrativa oportunamente; segundo, la decisin poltica y tercero, contar con la

tecnologa adecuada.

El paso de las computadoras macro a microcomputadoras conllev la planeacin y diseo

de los sistemas, el desarrollo del software necesario para traslado de informacin de un sistema a

otro, depuracin y captura de toda la informacin derivada de los planes (asignaturas, crditos,

temas, leyendas que cada historia acadmica debe contener, la estructura del plan, los requisitos

de ingreso y egreso, actividades acadmicas, por semestre, etc), as como el propio desarrollo y

programacin.

En un primer momento, se implement este sistema paralelo al sistema UNYSIS, para

resguardar la informacin en caso de falla en el primero. Cabe mencionar que este resguardo se

contina llevando a cabo aun cuando todas las funciones son realizados por microcomputadora.

Actualmente este sistema representa un importante apoyo para las veintin divisiones y

coordinaciones de Posgrado en la UNAM, ya que por una parte la informacin se ha

desconcentrado con respecto ala CGEP, y las actividades relativas a las inscripciones las realizan

actualmente las divisiones en forma computarizada.

Esto permite que por un lado, exista mejor control interno en cada divisin y por otro, que el

flujo de informacin entre la CGEP y las divisiones no slo sea ms gil sino ms homogneo.

El sistema permite a cada divisin realizar todo tipo de consultas y reportes respecto a su

poblacin escolar, as como realizar los procesos de inscripcin rpidamente, abatiendo los

tiempos considerablemente.

Para la CGEP, en contar con la informacin homognea por parte de las divisiones, ha

permitido una respuesta ms gil y eficiente por lo que respecto a emisin de actas, historias

acadmicas, actualizacin de calificaciones e informacin en general.

Por otra parte se cuenta con un sistema de diagnstico (de uso exclusivo en la

Coordinacin), que ha permitido mejorar el control de las inscripciones y reinscripciones el

Posgrado. Con este sistema se tiene la posibilidad de detectar problemas tales como: terceras

inscripciones, inscripcin en asignaturas ya aprobadas, cambio de plan de estudios, cambio de

facultad o escuela, que de una u otra forma repercuten en el estudiante si no se resuelven

anticipadamente, ya que van contra el Reglamento General de Estudios de Posgrado.

De manera paralela la informacin proporcionada por este sistema ha permitido la

generacin y alimentacin de un sistema de informacin estadstica del Posgrado, que contiene

informacin de la poblacin escolar del Posgrado a partir de 1980. Con este sistema, la CGEP

cuenta con una herramienta adecuada para realizar estudios estadsticos confiables y dar

respuesta a solicitudes de informacin tanto de dependencias universitarias como externas a ella

(SEP, CONACYT).

A partir del 15 de mayo del presente alto, se puso en marcho oficialmente el sistema de

historias acadmicas. Mediante el cual el estudiante tiene la posibilidad de consultar en pantalla su

historia acadmica y obtener, si as lo desea, una impresin al momento.

Asimismo, en la Unidad de Registro e Informacin, la revisin de estudios ya sea para

graduarse, diplomarse o como constancia para estudiantes becarios o extranjeros, se realiza por

personal capacitado en el uso del sistema, abatindose los tiempos de entrega de la

documentacin requerida.

Anteriormente este trabajo se realizaba en su totalidad en forma manual por no tener la

informacin concentrada en un sistema. El personal de revisiones tena que sacar el expediente

del archivo, cotejar actas de examen y la documentacin del estudiante requerida por el plan de

estudios, realizar la contabilidad de crditos y obtener el promedio para, finalmente, pasar todos

los datos para su trascripcin en mquina de escribir.

Todo el proceso descrito se ha simplificado, ahora se realiza mediante la

microcomputadora, y la emisin de la historia acadmica por una impresora. Con esto no

queremos decir que el trabajo humano ha sido relegado, sino que se ha facilitado. De una u otra

forma, esto ejemplifica los resultados que se han obtenido con el uso de este sistema.

La simplificacin en las labores internas de la CGEP y en las divisiones de estudios de

Posgrado; el abatimiento en el tiempo de respuesta a las solicitudes de los estudiantes; la facilidad

para obtener y controlar la informacin, son algunas de las ventajas que ofrece la utilizacin de

este sistema en la administracin escolar.

Aspectos tcnicos

Los programas se desarrollaron en Clipper versin 1987. Las bases de datos son compatibles con

Dbase III plus combinado con lenguaje C para una mayor rapidez en tiempo de consulta y proceso,

utilizando bases de datos dinmicas.

El equipo utilizado para su programacin fue una microcomputadora AT y puede ser

utilizado en cualquier equipo compatible con IBM con sistema operativo MS-2.

Dada la organizacin en base de datos compatibles con Dbase, la consulta y elaboracin

de reportes es tan flexible coma sea la necesidad del usuario. Adems, puede ser exportable a

programas como Lotus, HG, DGE, entre otros. Cuenta con ayudas en lnea y validaciones en

lnea y en pantalla. Las indexaciones se autorresconstruyen automticamente, esto es, por

ejemplo si existe alguna falla elctrica.

El tiempo de consulta de la historia acadmica de un alumno es en promedio de 2.5 segundos (en una microcomputadora modelo 386 de 16MHz de velocidad). El acceso a la

informacin en una historia acadmica se puede llevar a cabo por tres diferentes variables:

Nmero de expediente, Nmero de cuenta y nombre (o parte de l). El sistema contempla

diferentes seguridades: tres claves de acceso, resguardos en diskettes, en cinta y la exportacin al trmino de un semestre a los sistemas UNYSIS A-12 y A-6.

El sistema fue elaborado para ser utilizado por personal capacitado en l y con

conocimientos mnimos del funcionamiento de una microcomputadora, y para ser instalado en

equipo con las caractersticas de ser PC compatibles, con una memoria de 640 en RAM y con un disco duro de 20 a 30 MB.

Notas

1 Segn lo calific el Dr. Ruy Prez Tamayo, en un artculo publicado en La Jornada.