R-AC-02-4 Informe Auditoria Interna (Final)

INFORME DE AUDITORÍA INTERNAISO 9001:2008

NUMERO DE INFORME: 01-2013

FECHAS: 18, 19 y 22 de Julio de 2013

AUDITOR LÍDER: Manuel Alvarado (MA)

AUDITOR (ES): Carlos Aguilar (CA), Julio Venero (JV)

AUDITORES EN ENTRENAMIENTO:

SISTEMA AUDITADO:Todos los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y todos los documentos y requisitos legales aplicables al Sistema de Gestión de la Calidad de Rectificaciones y Fabricaciones Mecánicas Budge

1. OBJETIVO:

Verificar el estatus actual de funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de Rectificaciones y Fabricaciones Mecánicas Budge y el nivel de participación de todo el personal de la organización en el funcionamiento del Sistema

2. ALCANCE:

Todos los procesos relacionados directa o indirectamente con los “Servicios de fabricación, reparación y mantenimiento de componentes, piezas y sistemas de maquinaria pesada”

3. RESULTADO GENERAL:

Durante la actual auditoría, estamos comprobando que el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) aún está en proceso de implementación, con algunos elementos y requisitos de la normas ISO 9001 ya avanzados, pero otros aún con un avance muy incipiente; propios de una etapa de implementación inicial.

Es importante resaltar que actualmente se observa en la empresa un proceso de crecimiento de operaciones y la decisión de la Gerencia, de ya llevar adelante una reestructuración de sus instalaciones, con la instalación de una nueva grúa puente en la Planta 2 y la próxima construcción de un edificio para oficinas y para almacenes. Igualmente se aprecia un buen conocimiento y mucha experiencia por el personal de la empresa, sobre el conocimiento técnico de sus labores; aunque aún se requiere mejorar el conocimiento de la estructura y documentos del nuevo Sistema de Gestión de la Calidad.

Durante nuestra actual revisión, hemos encontrado diversos temas por mejorar. Estos hallazgos los presentamos como no conformidades (N/C), observaciones (OBS) u oportunidades de mejora (OM) y que deberán atenderse de inmediato, para estar listos para la próxima auditoría de certificación del SGC en la fecha proyectada por la empresa.

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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA:

Proceso: ADMINISTRACION DEL SGC

Política de la Calidad

N/C N° 01 (Req. 5.3 de ISO 9001):

Observamos que ya se ha aprobado y publicado la Política de la Calidad el 15 Mayo 2013, en algunos cuadros dentro de las instalaciones de la empresa; pero no pudimos confirmar que se haya efectuado una difusión adicional directa explicando a los trabajadores sobre lo que representa este documento.

Manual de la Calidad

N/C N° 02 (Req. 4.2.2 de ISO 9001):

Respecto al Manual de la Calidad revisado durante la presente auditoría encontramos los siguientes datos incompletos o inconsistencias: No tiene un número de versión o fecha de aprobación que permita su control En el alcance se menciona: “Servicio de fabricación, reparación y mantenimiento de

componentes, piezas y sistemas de equipos”. Pero no se precisa de qué tipo de sistemas o de equipos o de maquinarias se trata; es preciso aclarar estos términos.

En el Manual no se menciona nada sobre las exclusiones, es decir si aplican o no. En el caso de Budge, aparentemente aplicaría la exclusión al requisito 7.5.2 de Validación de los procesos de producción y entrega del servicio”

En la lámina del Mapa de Procesos se identifica el proceso de Almacenamiento, pero en la lámina de “Despliegue de Procesos” no se identifica; tampoco en las láminas posteriores de análisis individual de procesos encontramos este proceso

Del mismo modo, en la lámina de Despliegue de Procesos se menciona el proceso “Sistemas”, pero en el Mapa de Procesos no se muestra el mismo; tampoco en láminas posteriores

No existe una sección al final del Manual, para identificar los cambios del Manual, de acuerdo a

lo establecido en el procedimiento de Control de Documentos y Registros (P-AC-01 Rev. 01).

Control de Documentos y Registros

N/C N° 03 (Req. 4.2.3 de ISO 9001):

En relación a lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos y Registros (P-AC-01 Rev. 01), encontramos los siguientes incumplimientos: No se ha efectuado aún una distribución controlada de los documentos del Sistema de Gestión,

lo que impacta fuertemente en el conocimiento del Sistema de Gestión por el personal de las diversas áreas la empresa.

No se ha implementado la Lista de Distribución de Copias Controladas La Lista Maestra de Documentos Internos, no cuenta con fecha de actualización y en muchos de

los documentos no se muestra la fecha de aprobación de los mismos. En la Lista no están incluidos el Manual de la Calidad, ni la Política de la Calidad

La Lista Maestra de Documentos Externos aún no se ha completado. Observamos que se cuenta con diversos manuales técnicos en las áreas de reparaciones que deben ser incluidos en este documento. Tampoco la Lista de Distribución de la Política.

Auditorías Internas



N/C N° 04 (Req. 8.2.2 de ISO 9001):

En relación a lo establecido en el Procedimiento de Auditorías Internas (P-AC-02 Rev. 01), encontramos los siguientes incumplimientos: No se ha elaborado el Plan Anual de Auditorías. No se cuenta con evidencias de la calificación de los 3 auditores externos No se ha completado aún la Lista de Auditores Internos (R-AC-02-5). Falta implementar el procedimiento con una auditoría interna, que recién se está realizando.

Acciones Correctivas y Preventivas

N/C N° 05 (Req. 8.5.2 y 8.5.3 de ISO 9001):

Se ha emitido el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (P-AC-03 Rev. 01), pero aún no ha sido implementado.

Medición de Satisfacción del Cliente

N/C N° 06 (Req. 8.5.2 y 8.5.3 de ISO 9001):

Se ha emitido el Procedimiento de Encuesta de Satisfacción del Cliente (P-AC-06 Rev. 01), pero aún no ha sido implementado. Aún no se han generado las encuestas y por ende, el Informe respectivo y tampoco se puede definir la necesidad de algún plan de acción.

Acciones Correctivas y Preventivas

N/C N° 07 (Req. 8.5.2 y 8.5.3 de ISO 9001):

Se ha emitido el Procedimiento de Atención de Reclamos (P-AC-07 Rev. 01), pero aún no ha sido implementado.

Nombramiento del Representante de la Dirección y Coordinador SGC

OBS N° 01 (Req. 5.5.2 de ISO 9001):

La Gerencia de la organización ya ha designado al Representante de la Dirección y Coordinador del SGC, pero estos nombramientos deben ser formalizados y comunicados a todo el personal.

Proceso: COMERCIAL

OBS N° 02 (Req. 7.2.2 de ISO 9001):

Algunas modificaciones de los requisitos del cliente, son coordinadas telefónicamente lo cual no permite evidenciar los requerimientos finales acordados con el mismo. Ejm. Proyecto Fabricación de brida y chaveta y ajustes de acoplamiento para motor eléctrico de cliente EDEGEL, se mencionó que hubo aclaraciones respecto a las dimensiones totales de la brida.

OBS N° 03 (Req. 7.2.2 de ISO 9001):

Los trabajos coordinados con el cliente cuentan con la Orden de Compra recién cuando estos son finalizados. No se cuenta con un procedimiento que especifique estas particularidades de la gestión comercial de la empresa.

O/M N° 01



Evaluar la modificación de lo consignado en los presupuestos respecto a la garantía: “X meses en condiciones normales de trabajo”. Esto no es claro respecto a cuales son las condiciones normales de trabajo, lo que si tiene mayor precisión es lo referente a que no cubre la garantía, por ejemplo operación inadecuada del equipo, volcaduras, etc.

Proceso: PLANIFICACION DEL SERVICIO

N/C N° 08 (Req. 7.1 de ISO 9001):

En la lámina 14 del Manual de la Calidad, correspondiente a este proceso, se muestra como elementos de entrada, requisitos del cliente, elementos de entrada que son aplicables al proceso comercial; pero no se menciona la “Hoja de Ruta”, que es el documento principal con el que se inicia la planificación; tampoco se menciona el Aviso de llegada de Orden de Compra (mediante un correo electrónico).

De igual manera en el Procedimiento de Planificación y Seguimiento del Servicio (P-PS-09 Rev. 01), encontramos los siguientes incumplimientos: En el acápite 5.2 “Planificación de la evaluación de piezas o componentes de clientes antiguos”

solo se menciona la evaluación, pero no los pasos siguientes, por ejemplo si hay un informe, y luego que pasa con él, como se llega a la Orden de Compra y/o Hoja de Ruta.

Los títulos 5.3 y 5.4 del procedimiento señalan la planificación de presupuestos, pero tendría que aclararse que son “Presupuestos con aprobación y/o Orden de Compra”

El responsable del proceso no contaba con copia de los procedimientos y tampoco conocía la existencia de los mismos.

OBS N° 04 (Req. 7.1 de ISO 9001):

Observamos que se ha implementado el procedimiento de Hoja de Ruta (R-IN-09-3). Sin embargo, en los formatos apreciados no se está completando los datos de número de revisión, fecha, elaborado, revisado y aprobado. Caso, P/504991 del cliente Antamina, por fabricación de kit de polea de balde P&H-4100.

Proceso: DISEÑO Y DESARROLLO

N/C N° 09 (Req. 7.3 de ISO 9001):

No se evidencia la planificación del diseño y desarrollo en la cual se contemple también las actividades de revisión, verificación y validación de las etapas del diseño y desarrollo. Caso: Caja Crowd-Sistema de transmisión-Cliente Antamina.

Tampoco se evidencia la definición de las etapas de diseño y desarrollo. Caso: Fabricación Bogie-Cliente Antamina N° parte DO18827-01

Igualmente no se pudo evidenciar registros de revisión, verificación y validación de las etapas de diseño y desarrollo. Caso: Caja Crowd-Sistema de transmisión.

También está pendiente la definición de las responsabilidades y autoridades para el proceso de diseño y desarrollo. Caso: Fabricación Bogie-Cliente Antamina N° parte DO18827-01.

OBS N° 05 (Req. 7.3 de ISO 9001):



En los planos mostrados, no se completa toda información requerida por el formato. Casos: No se coloca escala, revisión, escala, cliente, etc. Se evidencia también que los planos no son firmados por quien elaboró, revisó y aprobó dicho plano.

Proceso: SOLDADURA

N/C N° 10 (Req. 7.5.1 de ISO 9001):

Los procedimientos de soldadura aplicados en reparación de ruedas del cliente Antamina, no hacen referencia a códigos internacionales o nacionales; asimismo no se evidencia la firma de los mismos por personal que evidencie competencia para tal fin.

N/C N° 11 (Req. 7.6 de ISO 9001):

NC: Se utiliza instrumentos de medición para el control del proceso de soldadura, sin embargo estos no son calibrados. Caso: Termómetro infrarrojo 6.2 Mini Marca Fluke; bridge cam gage.

N/C N° 12 (Req. 8.3 de ISO 9001):

No se evidencia el reporte de productos no conformes.

OBS N° 06 (Req. 8.3 de ISO 9001):

No se evidencia la medición del proceso de soldadura antes del inicio del soldeo. Caso: No se cuenta con registros de verificación de juntas a soldar antes del inicio del proceso, en todos los proyectos.

OBS N° 07 (Req. 7.5.1 de ISO 9001):

Se evidencia que se hace la consulta a un especialista de soldadura respecto al procedimiento a aplicar en algunas actividades, sin embargo no se cuenta con los documentos de este especialista que evidencia su competencia en esta actividad.

O/M N° 02

Verificar si los procedimientos de soldadura aplicados en la reparación de componentes, pueden quedar validadas con los controles en el proceso y luego de haber pasado los periodos de garantía de los componentes reparados.

Proceso: MAQUINADO

OBS N° 08 (Req. 7.5.1 y 4.2.4 de ISO 9001):

Parte de la documentación mostrada durante la auditoria no cuenta con todos los campos completos de acuerdo a requerimiento del formato. Caso: Plano N° de parte 62046482 no cuenta con N° de revisión, escala, firmas de ingenieros que aprueban el plano; hoja de ruta Coupling Drive Pump W02 Spiders, no cuenta con la totalidad de firmas que exige el formato; plano DWG N° B007985-01 no consigna las Unidades de Medida.

OBS N° 09 (Req. 7.5.1 y 4.2.4 de ISO 9001):

En los planos de reparación no están bien definidas las tolerancias dimensionales. Caso: Caso: Plano N° de parte 62046482; plano de “Liner Set Saddle Block versión 03.

OBS N° 10 (Req. 7.5.1 y 4.2.4 de ISO 9001):



En los planos de fabricación se consigna las tolerancias de acabado, sin embargo no se evidencia el seguimiento del cumplimiento de las mismas durante y al finalizar el proceso. Caso: Tolerancias de acabado (V125) consignadas en el plano DWG N° B007985-01, no pudo ser evidenciado el seguimiento que se hace al mismo.

OBS N° 11 (Req. 7.5.1 de ISO 9001):

Se observó que en los trabajos de maquinado en taller no se cuenta con los instructivos técnicos al alcance de los trabajadores.

Proceso: MONTAJE Y DESMONTAJE

N/C N° 13 (Req. 7.5.1 de ISO 9001):

En el Procedimiento de Desmontaje y Evaluación de Componentes (P-CM-08 Rev. 01), se menciona el procedimiento de Recepción y Despacho (P-PS-14), pero no se pudo verificar que exista. Igualmente en el procedimiento se menciona el Informe de Recepción y Evaluación, pero el formato que apreciamos en uso es el Informe de Inspección y Evaluación.

Igualmente observamos que en el área se generan procedimientos internos como el “Procedimiento de Mantenimiento, para el trabajo: Montaje de propel perfo, del 31-10-11”. Estos son documentos que elaboran para describir cómo deben realizar los diversos trabajos en las piezas desmontadas y que nos señalaron que se mantienen en Ingeniería. Sin embargo en el procedimiento de Desmontaje y Evaluación de Componentes (P-CM-08 Rev. 01), no se menciona la generación de estos documentos.

N/C N° 14 (Req. 4.2.3 de ISO 9001):

Observamos en uso por el Jefe del área, algunos documentos externos como el Catálogo de piezas Caterpillar 2006-2007. Sin embargo, no están controlados; nos señalaron que son documentos de propiedad del Sr. Zacarías.

Igualmente observamos en uso Planos en Explosión de las diversas piezas, pero no pudimos comprobar que estén siendo controlados.

Proceso: CONTROL DE CALIDAD

N/C N° 15 (Req. 8.2.4 de ISO 9001):

En los reportes de control dimensional no se incluyen los instrumentos de medición con los cuales se realizan las verificaciones. Caso: Seguimiento de Fabricación de kit de polea de balde P&H-Cliente Antamina del 04-07-2013.

OBS N° 12 (Req. 8.3 de ISO 9001):

Se mencionó durante la auditoria que los productos no conformes identificados en las actividades de control de calidad son procesadas en el momento. No se pudo evidenciar que este proceso genere registros y sea parte del Sistema de Gestión a fin de plantear acciones correctivas que permitan la mejora continua.

Proceso: LOGISTICA



N/C N° 16 (Req. 7.4 de ISO 9001):

En el Procedimiento de Compras (P-LG-17 Rev. 01) encontramos los siguientes incumplimientos o inconsistencias: En el acápite 5.1 de “Selección de Proveedores de artículos críticos”, se señala que se requiere

carta de presentación de la empresa y formalidad de la empresa adjuntando un documento que acredite el número de RUC. Sin embargo, en el caso de los proveedores antiguos no pudimos verificar que se haya solicitado la carta mencionada; en el caso de proveedores nuevos tampoco se contaba con documento con el RUC señalado, por ejemplo en el caso de Corporación Basco.

En el mismo acápite se menciona que la empresa terceriza procesos de maquinado y soldadura, pero no se pudo comprobar que se tercericen los procesos de soldadura.

En el acápite 5.3 a) se menciona un Listado de Proveedores de artículos críticos. Revisamos las lista y encontramos que en la misma se menciona servicios de soldadura (Común y especial) que no aplica y por el contrario no se incluye Gases, que si debería estar.

También se menciona la Lista de Proveedores de Artículos Críticos (R-LG-11-03), pero encontramos en uso la Lista de Proveedores de R BUDGE (R-LG-11-03). También hay en uso una versión 02 del mismo documento.

En el procedimiento se describen los pasos para la aprobación del requerimiento; pero no se menciona nada sobre cómo funciona la aprobación de la Orden de Compra y en que casos interviene el Gerente General. Nos mencionaron que aplica desde S/. 1,500 o USD 500. Caso observado: O/C N° 013313 a Factoria Vigo por USD 9,600 + IGV. No hay firma del Gerente General

También observamos que el Registro de Proveedores Nacionales falta actualizar con algunos proveedores de la Agenda de proveedores (antigua). Igualmente observamos que en la Lista de Proveedores de Artículos Críticos, actualizada al 15-07-13, no está incluida NDT Engineering (ensayos no destructivos) y Factoría Vigo (mecanizado).

Proceso: ALMACENAMIENTO

N/C N° 17 (Req. 7.5.5 de ISO 9001):

En el Procedimiento Almacenamiento Callao (P-LG-16 Rev. 01) encontramos los siguientes incumplimientos o inconsistencias: No se precisa criterios de recepción para algunos de los artículos que ingresan al almacén y que

se considerarían críticos para el proceso, es decir si requieren alguna revisión especial o documentos adicionales al momento de la recepción de los productos. Por ejemplo: los certificados de calidad de las planchas de acero o de las soldaduras; igual si en algunos productos se requiere hojas de seguridad. Tampoco se encuentra definido quiénes serían los encargados de efectuar esta labor y de mantener los registros correspondientes.

En este mismo procedimiento, para productos que se mantienen fuera del almacén se requiere que estén identificados con: Código del producto, descripción del material y número de presupuesto; pero aún no ha sido debidamente implementado

Proceso: RECURSOS HUMANOS



N/C N° 18 (Req. 6.2.2 de ISO 9001):

No se está realizando la capacitación del personal de acuerdo a lo establecido en el procedimiento Gestión de RRHH P-RH-10 Rev.: 01. Casos:

No se evidencio las necesidades de capacitación por puestos R-RH-10-6 No se evidencia el plan de capacitación anual R-RH-15-9 No se evidencia la Evaluación de la eficacia de las acciones R-RH-15-4

Tampoco se ha evidenciado la realización de la inducción del personal nuevo que ha ingresado a la organización. Casos: Guido Cruz Zúñiga Cesar Tirado Andrés Casanova Carlos Julca

OBS N° 13 (Req. 4.2.3 de ISO 9001):

El procedimiento Gestión de RRHH (P-RH-10 Rev. 01), indica “Evaluación de competencia” sin embargo se realiza el “Análisis de competencia R-RH-15-3.

OBS N° 14 (Req. 6.2.2 de ISO 9001):

El perfil de puesto (R-RH-15-1) de tornero indica deseable conocimiento de torno, y en la especialización indica como indispensable curso de torno.

OBS N° 15 (Req. 6.2.2 de ISO 9001):

No está definido en el perfil de puesto (R-RH-15-1) del fresador.

Proceso: MANTENIMIENTO

N/C N° 19 (Req. 4.2.2 de ISO 9001):

El manual de Gestión de la Calidad indica Procedimiento de Mantenimiento de equipos y de calibración de instrumentos de medición, el cual no se está empleando, se está elaborando el Procedimiento Sistema de Mantenimiento G-PMAN-00, que no se encuentra concluido y aprobado.

Además el Programa de lubricación está incompleto en el procedimiento y el procedimiento no hace referencia a actividades y responsabilidades de calibración (4.2.2)

N/C N° 20 (Req. 5.5.1 de ISO 9001):

No pudimos verificar en el Manual de Gestión de la Calidad ni en el procedimiento de Sistema de Mantenimiento u otro documento, la responsabilidad de la gestión de la calibración de los equipos.

N/C N° 21 (Req. 7.6 de ISO 9001):

En los certificados de calibración se evidenció que la incertidumbre es menor que los errores de indicador. Casos:

Equipo Código Incertidumbre Errores de IndicaciónAlexometro 011-ALE-006 +- 0.003 mm +- 0.005 y 0.009Micrómetro 104-140 2 micras 3 micrasMicrómetro 010-MI-002 +- 0.002 micras +- 0.003 y 0.004 micras



Igualmente verificamos que el nivel de precisión 7660 se debió calibrar el 11/03/13, sin embargo no se evidencia dicha calibración.

N/C N° 22 (Req. 6.3 de ISO 9001):

No se evidencia el programa de mantenimiento de servicios informáticos, ni las actividades realizadas. El procedimiento Sistema de Mantenimiento ha definido el Plan Anual de Mantenimiento, sin embargo este no se realiza todavía

N/C N° 23 (Req. 6.2.2 de ISO 9001):

No se evidencia la medición del proceso establecidos en los indicadores en el Manual de Calidad y en el Procedimiento del Sistema de Mantenimiento: Indicador de efectividad de tiempo de parada entre el tiempo total disponible Record de accidentes Mantener el buen funcionamiento de nuestros equipos

OBS N° 16 (Req. 4.2.3 y 4.2.4 de ISO 9001):

El procedimiento Sistema de Mantenimiento indica Historial de equipos, sin embargo se llama Historial de mantenimiento

El procedimiento hace referencia al Maestro de Equipos, sin embargo el registro se llama Listado OTINES.

OBS N° 17 (Req. 7.6 de ISO 9001):

El micrómetro 125-150 B tiene el sticker de calibración vencido, sin embargo este se encuentra calibrado.

Proceso: REVISION GERENCIAL

N/C N° 24 (Req. 5.6 de ISO 9001):

Aún no se ha implementado formalmente la Revisión por la Dirección.

Se han establecido indicadores de gestión para los diversos procesos y también los objetivos de la Calidad, pero estos aún no han sido medidos.

5. COMENTARIOS FINALES

La auditoría ha sido desarrollada con total normalidad cubriéndose todos los procesos definidos por el Sistema de Gestión de la Calidad, así como todos los requisitos ISO 9001 y legales correspondientes.

Esta auditoría ha sido efectuada de manera previa al proceso de Certificación del Sistema y apreciamos que aún se requiere fortalecer la implementación del sistema, sobre todo con el uso y familiarización con el mismo por los usuarios de los diversos procesos del SGC.

En el presente reporte estamos reportando diversos hallazgos de temas que deberán ser atendidos de inmediato por el personal de la empresa para asegurar llegar con tranquilidad a la próxima auditoría de Certificación y también para que el Sistema alcance un estilo su mejora, para el fortalecimiento continuo de las operaciones.




Auditor Líder

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