Quinto Lugar

7/25/2019 Quinto Lugar

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Importancia de la Contabilidad Administrativa en la planeacin,

control y toma de decisiones de las Pymes

Mnica Garca Manzano*

Introduccin

Una de las aspiraciones ms comunes de cualquier joven es poder establecer una empresa

propia que le permita ser dueo de su tiempo y obtener las ganancias que se disponga, sin

tener que depender de nadie. Desafortunadamente, este deseo requiere de muchas

habilidades y estrategias para emprender un negocio, as como de responsabilidades y de

una actitud positiva con el fin de lograr el objetivo.

En el mejor de los casos, despus de algn tiempo de dedicacin, procesos, trmites y

muchos problemas, se logra establecer una empresa propia; sin embargo, cumplir con este

primer objetivo no significa que todo va a ser prspero y exitoso, es tan slo el inicio de unaserie de retos para el dueo de una empresa. Segn cmo se manejen y se resuelvan los

retos diarios, se va a determinar el tiempo de vida de la misma. Con una buena

administracin, planeacin y control de recursos, principalmente, se puede asegurar que la

empresa perdure mucho tiempo, de lo contrario se ir a la quiebra.

Existen diversos motivos por los cuales las empresas fracasan, especialmente las Pymes. La

mayora se relacin con el papel fundamental que la contabilidad administrativa cumple

dentro del control y planeacin del negocio. Por lo tanto, el presente ensayo buscar

explicar la importancia que tiene la contabilidad administrativa dentro del control y

planeacin de una empresa para su buen funcionamiento y desarrollo.

Desarrollo

Antes de continuar hablando un poco ms sobre las PyMEs, es necesario comprender lo

que realmente es considerado como una de ellas. Una PyME es una organizacin emprica,

financiada, organizada y dirigida por el propio dueo, quien en Mxico para efectos fiscales

es considerado un contribuyente menor. Abastece a un mercado pequeo, cuando mucho


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regional; no cuenta con alta produccin maquinizada y su planta de trabajadores suele

estar integrada por familiares del dueo, por lo que suele llamrsele empresa familiar.

Como podemos notar, las Pymes son el tipo de empresas que apenas se estn formando y

desarrollando en el mercado, por lo tanto es fundamental que se lleve una buena

planeacin y control para que puedan sobrevivir en los primeros aos, los cuales son losms difciles porque apenas se estn dando a conocer y experimentan su funcionamiento y

adaptabilidad a los cambios del mercado.

Segn la Secretara de Economa, en Mxico y en la mayora de los pases del mundo, el

80% de las empresas de nueva creacin no logra superar los dos primeros aos de vida. Y

del 20% restante que sobrevive, slo el 20% supera los cinco primeros aos. Estos datos

nos confirman la situacin tan delicada e importante en la que se encuentran las empresas

que apenas estn desarrollndose, ya que solamente el 20% logra seguir funcionando.

Segn la Encuesta Nacional de Micronegocios del INEGI, el 80% de estas cierra durante su

primer ao de operacin por falta de liderazgo o problemas internos, y el 70% de los

negocios familiares desaparecen despus de la muerte del fundador y slo entre el 9 y 15%

consigue llegar a la tercera generacin , as lo afirmo Katia del Rivero Vargas, directora

asociada de la consultora Visin Sistmica.

El porcentaje de empresas que no logra superar los dos aos de vida es muy elevado; las

razones principales radican en la falta de liderazgo y los problemas internos, como ya lo

mencione anteriormente. Respecto de la falta del liderazgo, eso depende mucho del

carcter y autonoma de la persona a cargo de la empresa, de las decisiones que tome y del

control que ejerza sobre la misma. En cuanto a problemas internos, existen demasiados;

segn un artculo de la revista SAP Bussiness One, en el pas se tienen ocho problemascomunes relacionados con el fracaso de las nuevas PyMES y las PyMES establecidas, los

cuales son:

1. Control de inventarios.

2. Cuentas por cobrar.

3. Organizacin Interna.

4. Conocimiento del mercado.

5. Planteamiento de la produccin.

6. Contabilidad y finanzas de la empresa.

7. Innovacin tecnolgica.8. Falta de financiamientos.

La mayora de las razones sealadas anteriormente son estudiadas por la contabilidad

administrativa, especialidad que se encarga de dar seguimiento a sus procesos y

cumplimiento.


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Contabilidad Administrativa

El propsito bsico de la contabilidad es proveer informacin til acerca de una entidad

econmica para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, como los

accionistas, acreedores, cliente, administradores, gobierno, etc. Debido a que la

contabilidad es til para un conjunto de personas, se originan diversas ramas con base enlas diferentes necesidades de informacin de los distintos segmentos de usuarios:

contabilidad financiera, contabilidad fiscal y contabilidad administrativa.

En efecto, en general, la contabilidad es muy importante para cualquier empresa,

especialmente para las Pymes que comienzan su vida en el mercado, pues cada rama, ya

sea la financiera, fiscal o la administrativa, cumple un papel fundamental y es de gran

importancia; sin embargo, en cuestin de planeacin y control, la que se requiere es la

contabilidad administrativa, ya que es la que nos va a ayudar a proyectar en el futuro y a

tomar decisiones en el presente.

La contabilidad administrativa se define como un sistema de informacin al servicio de las

necesidades internas de la administracin, orientado a facilitar las funciones administrativas

de planeacin y control as como de la toma de decisiones. Entre las aplicaciones ms

comunes se encuentra la elaboracin de presupuestos, la determinacin de costos de

produccin y la evaluacin de la eficiencia de diferentes reas operativas de la organizacin.

En diversas ocasiones se llega a confundir con la contabilidad financiera. Si bien ambas

tienen como finalidad generar informacin til para la toma de decisiones en las

organizaciones, adems de exigir responsabilidad sobre la administracin de los recursos, la

contabilidad financiera verifica y realiza esta labor de manera global mientras que la

contabilidad administrativa lo hace por reas o segmentos.

Adems la contabilidad administrativa est organizada con el fin de producir informacin

para usuarios internos de la organizacin, se enfoca hacia el futuro y genera los

presupuestos y estndares de costos. Por otra parte, la contabilidad financiera produce

informacin para los usuarios externos, se basa en informacin del pasado o en sucesos ya

realizados por la organizacin, adems de que permite visualizar globalmente los resultados

de la empresa.

Dentro de las caractersticas principales de la contabilidad administrativa encontramos que

tiene la intencin de proveer informacin para realizar actividades de costeo de productosy servicios. Respecto a la administracin, intenta motivar a los administradores para que

logren los objetivos de la empresa, as como generar reportes con informacin relevante

que sirvan para facilitar el proceso de planeacin, control administrativo y toma de

decisiones. Lo anterior sin duda es fundamental para el desarrollo de cualquier Pyme. Los

primeros aos de la empresa son los ms importantes para generar una planeacin, es

decir, saber a dnde se quiere llegar en el corto y largo plazo, aprender a controlar lo que

sucede en la empresa con lo que ocurre en el mercado para con base en ello tomar la


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decisin adecuada. Realizando de manera adecuada estas tres acciones fundamentales

aseguramos la vida de nuestra empresa en los primeros aos, mientras la impulsamos para

su crecimiento.

Contabilidad administrativa y la planeacin

Con frecuencia las PYMES no contemplan el tema de la planeacin. De acuerdo con un

artculo publicado en julio del 2013 por la Condusef (Comisin Nacional para la Proteccin y

Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros) en su pgina web, llamado Errores ms

comunes del empresario Pyme, uno de los errores ms graves que se comete en las Pymes

es la falta de planeacin. Pues con frecuencia los empresarios no contemplan este tema ya

que van solucionando las cosas segn se presentan, sin comprender que esta forma de

trabajar limita por mucho el crecimiento de la misma.

La planeacin es una actividad fundamental en la actualidad, ya que el mundo en el que

vivimos es muy incierto por lo que debemos tener algn plan de accin para prevenir los

cambios. Toda compaa, incluyendo las Pymes y las grandes empresas, se desarrollan en

un entorno variable en donde pueden existir desastres naturales, reformas a las leyes

tributarias, la economa cambiante, el crecimiento acelerado de empresas, la globalizacin

ante el desarrollo tecnolgico, etc., de tal manera que si se utiliza la planeacin como forma

de prevenir riesgos y anticiparse a los cambios ser ms fcil la adaptacin de cualquier

empresa, que le permita continuar desarrollndola y funcionando adecuadamente sin que

se vea afectada.

La planeacin es un elemento fundamental en el rea administrativa de una empresa, ya

que, entre otros aspectos, permite:

Fijar objetivos, estrategias, metas y polticas (filosofa de la organizacin).

Ampliar el foco de atencin hacia los cambios del entorno.

Desarrollar acciones con flexibilidad.

Las actividades de planeacin indican lo qu se desea lograr en la empresa y cmo se

plantea alcanzarlo. Existen dos tipos de planeacin: la operativa y la estratgica. La

contabilidad administrativa apoya a la planeacin operativa, pues considera el diseo de

acciones para alcanzar los objetivos que se desean en un periodo determinado mediante el

empleo de distintas herramientas, como los presupuestos, el modelo costo-volumen-

utilidad y el costeo basado en actividades.El Presupuesto

El presupuesto puede definirse como la herramienta que traduce a un lenguaje

cuantitativo las acciones que formula la alta administracin, cuyo objetivo es colocar a la

organizacin en determinada situacin financiera durante un cierto periodo.


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Adems, un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en trminos

financieros las operaciones y recursos que forman parte de una empresa en un periodo

determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

Si analizamos la definicin anterior, podemos afirmar que el presupuesto consiste en

cuantificar en trminos monetarios la toma de decisiones anticipada y los objetivostrazados, de manera que permitan visualizar su efecto en la empresa y sirvan como

herramienta de control administrativo.

Uno de los presupuestos ms completos, de gran utilidad para cualquier organizacin, es el

Presupuesto maestro. Este se define como un conjunto de presupuestos que buscan, por

un lado, la determinacin de la utilidad o prdida que se espera tener en el futuro y, por el

otro, formular estados financieros presupuestados que permitan al administrador tomar

decisiones sobre un periodo futuro en funcin de los planes operativos para el ao

siguiente.

El presupuesto maestro est integrado bsicamente por dos reas: el presupuesto de

operacin y el financiero. El presupuesto de operacin hace un estimado de las partidas

que conforman o influyen directamente en las utilidades de la compaa, lo integran a su

vez el presupuesto de ventas, produccin, materia prima, mano de obra, gastos indirectos

de fabricacin, gastos de operacin, costo de venta y valuacin de inventarios. El

presupuesto financiero expresa el estado de situacin financiera y el estado de flujo

presupuestados.

Es muy importante el uso de los presupuestos en las Pymes, ya que son muy tiles para

pronosticar el crecimiento futuro de las mismas, con el fin de tomar decisiones acertadas en

el momento preciso y manejarlas eficientemente. Tambin ayuda a coordinar las diversasactividades y tareas dentro de la organizacin; finalmente, motiva a los empleados a

alcanzarlo obteniendo el mayor beneficio para la empresa.

Los presupuestos propician que se defina una estructura adecuada dentro de la

organizacin, en la cual se determina la responsabilidad y autoridad de todos los que

forman parte de ella, adems facilita la utilizacin ptima de diferentes insumos y la

coparticipacin e integracin de las diferentes reas de la empresa.

Modelo costo-volumen-utilidad

El modelo costo-volumen-utilidad es un apoyo fundamental en la actividad de planeacin,

es decir, en el diseo de las acciones que permitirn lograr el desarrollo integral de la

empresa al igual que los presupuestos.

Este modelo est elaborado para servir como apoyo en la actividad de planear, ya que

disea las acciones eligiendo entre diversos caminos a seguir. Los tres elementos de este


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modelo son los precios de costo, los volmenes de produccin y venta, y los precios de

venta.

Dentro del anlisis de este modelo, la principal herramienta es el clculo del punto de

equilibrio. El punto de equilibrio es el punto en donde los ingresos de la empresa son

iguales a sus costos, eso significa que no hay utilidad pero tampoco prdida.

En el proceso de planeacin operativa, o a corto plazo, toda empresa debe estar consciente

de que las variables que repercuten en el futuro son los costos, volmenes y precios; el

xito de cualquiera de ellas depende de cmo se manejen estas variables.

Costeo Basado en Actividades (ABC)

Por ltimo, encontramos el costeo basado en actividades como la ltima herramienta que

apoya a la planeacin de las empresas. El costeo basado en actividades, por sus siglas en

ingles ABC (Activity Based Costing), trata de asignar los gastos indirectos de fabricacin a los

productos de manera precisa. Es muy til, ya que toma en cuenta el verdadero consumo

de los recursos, determina las actividades que podran ser ms eficaces, identifica los

productos y servicios rentables; adems, apoya a la planeacin estratgica de la empresa,

facilitando la minimizacin de costos.

Todas estas herramientas que utiliza la contabilidad administrativa para la planeacin de

una empresa son realmente tiles para la administracin de los recursos actuales,

identificacin y conocimiento de la situacin de la empresa, y con base en ello, para la

planeacin de metas hacia el futuro.

Contabilidad administrativa: el control administrativo

En todas las empresas es necesario tener un adecuado control interno, pues gracias a este

se evitan riesgos, se protegen y cuidan los activos y los intereses de las organizaciones,

mientras se evala la eficiencia de la misma en cuanto a la organizacin que mantiene. Gran

parte de las Pymes no cuenta con un control interno adecuado, debido a que en la mayora

de los casos carecen de formalidad, de manuales de procedimientos y de polticas.

El control administrativo es el proceso mediante el cual la administracin se asegura de que

los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en funcin de los objetivos

planeados por la organizacin. La informacin que proporciona la contabilidadadministrativa puede ser til en el proceso de control como medio para comunicar la

informacin acerca de lo que la direccin quiere que se haga; como medio para motivar a la

empresa a que acte en la forma ms adecuada para lograr los objetivos establecidos, y

como medio para evaluar los resultados; es decir, para juzgar que tan buenos son y de esta

manera evaluar el desempeo de los responsables de cada rea.


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El control administrativo se efecta a travs de los informes que genera cada una de las

reas, lo cual permite detectar alguna variacin para que, a su vez, se puedan realizar

acciones correctivas para lograr efectividad y eficiencia en el empleo de los recursos.

Contabilidad administrativa: toma de decisiones

Por ltimo, la contabilidad administrativa, como ya lo mencion anteriormente, ayuda a

facilitar la toma de decisiones. Para tomar una buena decisin se requiere utilizar el modelo

cientfico que, en resumen, es el siguiente:

a) Anlisis (reconocer que existe un problema, definirlo, obtener y analizar datos).

b) Decisin (proponer diferentes alternativas y seleccionar la mejor).

c) Puesta en prctica (poner en prctica la alternativa seleccionada y realizar la vigilancia

necesaria para controlar el plan elegido.

La contabilidad administrativa ayuda a que la decisin sea la mejor. En toda empresa

diariamente se toman decisiones, unas pueden ser rutinarias como la contratacin de

empleados, pero otras no, como la decisin de introducir o eliminar una lnea de producto.

La calidad de las decisiones depende del tipo de informacin disponible; es decir, a mejor

calidad de informacin, mejor decisin. Aunque la informacin que genera la contabilidad

es usada por la administracin en la toma de decisiones, es importante resaltar que no

proporciona respuestas automticas a los problemas administrativos; es el gerente de cada

empresa el que elige la mejor alternativa, con base a la experiencia profesional y sus

conocimientos, junto con la informacin generada por la contabilidad administrativa.

Con base en lo anterior, podemos decir que la toma de decisiones es fundamental para

nuestra empresa, en especial para las Pymes que no tienen mucha experiencia en elmercado y que dependiendo de esta eleccin va a verse afectado su desempeo e incluso

su tiempo de vida. Por lo tanto, es fundamental que se tomen las decisiones con apoyo en

toda la informacin til que nos proporciona las herramientas que ya mencionamos, para

obtener, al final, resultados satisfactorios para la organizacin.

Conclusin

Como se analiz, la contabilidad administrativa nos proporciona las herramientas

necesarias que, aplicadas de manera adecuada, nos ayudan a que nuestra Pyme no slo

logre sobrevivir a los dos primeros aos que son tan difciles, sino que siga creciendo,logrando metas, generando ms utilidades y convierta en una empresa estable y exitosa.

Es muy importante que cumplamos con las 3 etapas bsicas de una contabilidad

administrativa: planeacin, control y toma de decisiones, ya que de nada va a servir una

buena planeacin si no establecemos controles adecuados y si no tomamos decisiones

correctas.


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Tambin es muy til que utilicemos todas las herramientas que se sealaron en el ensayo

para una correcta planeacin. En la etapa de la elaboracin del presupuesto es muy

importante que proyectemos las metas, objetivos y utilidades deseadas de una forma

realista y clara. Adems se requiere que la informacin financiera de nuestra Pyme se

presente de forma veraz y oportuna, de tal manera que nos permita cumplir con los

objetivos de la elaboracin de nuestro presupuesto.

Si contamos con una buena planeacin, es muy seguro que los resultados obtenidos en el

control administrativo sean favorables y mantengamos un buen manejo de recursos, que

nos permita contar con informacin confiable y veraz que nos va a ser de gran utilidad al

momento de tomar decisiones importantes.

Si aprovechamiento los beneficios que nos proporciona la contabilidad administrativa, es

decir, si interpretamos la informacin adecuadamente, es seguro que nuestra empresa va a

funcionar correctamente, va a poder crecer y desarrollarse exitosamente con el paso del

tiempo.

Fuentes bibliogrficas y de consulta

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Ramrez Padilla, D. N. (2008). Contabilidad administrativa. (8va ed., p. 250). Mxico DF: Mc

Graw Hill.

*Mnica Garca Manzano es estudiante del 5 semestre de la Licenciatura en Contadura

Pblica del Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores Monterrey (ITESM), Campus

Estado de Mxico y Ganadora del quinto lugar del 8. Concurso de ensayo universitario

Carlos Prez del Toro.

El Colegio de Contadores Pblicos de Mxico se reserva la reproduccin total o parcial de

este material.

El contenido de los artculos firmados es responsabilidad del autor, sin que este

necesariamente refleje la opinin del Colegio sobre el tema tratado. Cuando se exprese

opinin del Colegio se especificar claramente.

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