Que es una auditoria
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SEMINÁRIO - TALLER “AUDITORIA INTERNA”
¿ QUE ES UNA AUDITORÍA? : FILOSOFÍA, ESTRUCTURA Y PROBLEMAS
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CONCEPTOS BÁSICOS
VALIDACIÓN
CONSTATACIÓN DE QUE LOS ELEMENTOS DEL
PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SON
EFETIVOS.
CONJUNTO DE PROCEDIMIENTOS CUYO OBJETIVO
ES ASEGURAR QUE TODOS LOS PROBLEMAS
SEAN CORRECTAMENTE IDENTIFICADOS POR EL
EQUIPO QUE EJERCE LA GESTIÓN Y QUE PUEDAN
SER CONTROLADOS DE MANERA EFICAZ POR EL
PROGRAMA PROPUESTO.
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VERIFICACIÓN
ESTABLECER PROCEDIMIENTOS DE
COMPROBACIÓN PARA CONFIRMAR
QUE EL SISTEMA DE CALIDAD
FUNCIONA EFICAZMENTE, A TRAVÉS
DE UNA SUPERVISIÓN INTERNA DEL
SISTEMA, DE MANERA RUTINARIA
POR EL EQUIPO DE AUDITORÍA
¿QUE ES UNA AUDITORIA?
Según la ISO 19011:2002 Proceso sistemático,
independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.
¿QUE ES UNA AUDITORIA?
En la práctica, AUDITORÍA puede ser definida como:
El procedimiento sistemático, independiente y documentado que permite una validación, verificación o reevaluación de un sistema de calidad.
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OBJETIVOS PRINCIPALES
VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO FUE ELABORADO CON BASE EN LA NORMA ISO 9001:2000
VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ SIENDO APLICADO EN LA PRÁCTICA
VERIFICAR SI LA APLICACIÓN PRÁCTICA DEL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ ALCANZANDO LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS
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LA AUDITORÍA NO DEBE SER
Una forma de espionaje Una inquisición Una forma de ejercer presión Un control de resultados Una situación de
confrontación/incomodidad
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LAS AUDITORÍAS PUEDEN SER CLASIFICADAS DE LA SIGUIENTE FORMA:
En cuanto al tipo: Auditoría de Adecuación Auditoría de Conformidad
En cuanto a la empresa, Servicio Oficial: Interna Externa
CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS
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PLANEAMIENTO
EJECUCIÓN
INFORME
EL CICLO DE VIDA DE LA AUDITORÍA
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ASPECTOS COMPORTAMENTALES
PERFIL DEL AUDITOR
CAPACITACIÓN TÉCNICA
EQUILÍBRIO PSICOLÓGICO PARA ENFRENTAR DIFICULTADES
SER RECONOCIDO Y RESPETADO POR SU CONOCIMIENTO
FLEXIBILIDAD Y HABILIDAD EN EL TRATO CON PERSONAS
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PERFIL DEL AUDITOR
ENTRENAMIENTO Y CAPACIDAD PARA CONDUCIR UNA REUNIÓN (AUTO-LIDERAZGO)
HABILIDAD EN LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA
ORGANIZACIÓN Y PUNTALIDAD
HUMILDAD.
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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA
1. JUICIO/EVALUACIÓNNo evalúe sin conocer perfectamente los HECHOS
2. INTERFERENCIA NO CRÍTICANo agregue conclusiones, pensamientos, ideas, además de aquellas informadas DURANTE LA AUDITORÍA
3. INTERFERENCIA EN LAS IDEAS
No atribuya sus propios PENSAMIENTOS o IDEAS a su interlocutor
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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA
4. ATENCIÓN
NO DISTRAIGA el pensamiento, ni pierda la atención en relación a lo que está siendo dicho o mostrado
5. ACTITUD
Esté siempre ABIERTO Y RECEPTIVO a los otros.
6. DESEO DE ESCUCHARESCUCHE lo que fue dicho e intente estimular el discurso de su interlocutor.
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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA
8. DIGA SOLAMENTE LO NECESARIONO SE ENTUSIASME con el sonido de su propia voz o la demostración de su conocimiento.
7. INTERPRETAR CORRECTAMENTENo interprete palabras o frases de modo diferente del PROFERIDO por el interlocutor.
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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA
10. CORAGENo tenga miedo de CAMBIAR.
9. HUMILDADRecuerde que SIEMPRE HAY ALGO QUE APRENDER CON LOS OTROS. No se considere tan bueno que no pueda aprender algo con los otros.
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NO DEBE DEBE
AUDITAR SIN COMUNICAR COMUNICAR
AUDITAR SIN PLANEAMIENTO Y DOCUMENTACIÓN ADEQCUADA
PLANIFICAR Y DOCUMENTAR
SOLAMENTE VERIFICAR FALLAS(ASPECTOS NEGATIVOS)
PROCURAR VERIFICAR HECHOS(ASPECTOS NEGATIVOS Y POSITIVOS)
CONCENTRAR LAEVALUACIÓN EN ASPECTOS DEPOCA IMPORTANCIA
CONCENTRAR LA EVALUACIÓN EN PUNTOS CRÍTICOS, CON ENFASIS EN EL SISTEMA.
CENTRALIZAR LAS ACCIONES SUPERVISIONAR LAS ACCIONES
EL AUDITOR
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PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
Conocer puntos relevantes de auditorías anteriores (internas y externas) y documentación relevante
Establecimiento de métodos y técnicas de trabajo
Preparación de los documentos de trabajo
El auditor-líder representará oficialmente al equipo auditor junto al auditado
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PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTOEN LAS AUDITORIAS
ANSIEDAD
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PROBLEMAS
ANSIEDAD
FORMA DEDETECTAR
AUDITADOS SE DESCONTROLAN Y CONMIEDO, NO PRESENTANINFORMACIONESCONFIABLES
SOLUCIONES
EVITAR LA PRESENCIADE MUCHAS PERSONASDURANTE LASENTREVISTAS, PARA NOINTIMIDAR
PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTOEN LAS AUDITORÍAS
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PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTOEN LAS AUDITORÍAS
BÚSQUEDA DE RESPONSABLES
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PROBLEMAS FORMA DEDETECTAR SOLUCIONES
BÚSQUEDA DERESPONSABLES
AUDITADO BUSCARESPONSABLES PARALAS FALLAS QUE ESTÁNBAJO SU RESPONSABILIDAD
NO BUSCAR RESPONSABLES,SEÑALANDOCLARAMENTE LOSDEFECTOS
PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTOEN LAS AUDITORÍAS
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LEA Y REFLEXIONE
ESTA ES UNA HISTORIA INVOLUCRANDO CUATRO PERSONAS:
TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERAY NADIE
HABÍA UN IMPORTANTE TRABAJO A SER REALIZADO Y TODO EL MUNDO ESTABA SEGURO DE QUE ALGUIEN LO HARÍA.CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE LO HIZO.
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LEA Y REFLEXIONE
ALGUIEN SE ENOJÓ PORQUE ERA UN TRABAJO DE TODO EL MUNDO.
TODO EL MUNDO PENSÓ QUE CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE IMAGINÓ QUE
TODO EL MUNDO DEJASE DE HACERLO.
AL FINAL, TODO EL MUNDO CULPÓ A ALGUIEN CUANDO NADIE HIZO LO QUE CUALQUIERA PODRÍA HABER HECHO.
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““PASO A PASO” DE LA AUDITORÍA” PASO A PASO” DE LA AUDITORÍA” ETAPAS DE LA AUDITORÍA DE
CONFORMIDAD
1. Reunión de Apertura2. Verificación del “Layout” y Confirmación del Diagrama de Flujo3. Auditoría de los Pre-requisitos4. Auditoría de los Puntos Críticos de Control - PCC’s5.Auditoría de los Procedimientos de Registro6. Preparación del Informe de Auditoría7.Reunión de Cierre
CONCLUSIONES
Ofrece evidencia documentada, de las acciones ejecutadas para garantizar la gestión de la calidad.
Ofrece um examen independiente y objetivo de la adecuación y efectividade del sistema.
Genera confianza en el sistema.
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CONCLUSIONES
Identifica hechos negativos y positivos.
Refuerza la credibilidad de la gestión de la calidad.
Obtiene fundamentos para eliminar sistemas de control obsoletos.
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CONCLUSIONES
Torna posible una verificación sistemática comparable (Medición de “performance”).
Reduze el riesgo de opiniones personales
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CONCLUSIONES
Los resultados pueden servir como parte de un mecanismo de certificación
Facilita acuerdos de equivalencia y el reconocimiento de la eficacia de la evaluación
CONFIRMA SI LOS PRODUCTOS Y/O CONFIRMA SI LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ESTÁN SERVICIOS ESTÁN BAJO CONTROLBAJO CONTROL