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GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍAS
INDICE Gestión de las Auditorías en la plataforma digital Qualitas CLOUD
1.Introducción 2.Como acceder a las auditorías 3.Planificación de auditorías 4.Informe del auditor 5.Apertura de actas 6.Crear acciones de subsanación 7.Listas de chequeo 8.Cerrar actas
Funciones avanzadas para gestores con responsabilidades 1.Creación de tipologías auditorías y acciones de las actas 2.Creación de listas de chequeo 3.Roles disponibles
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Gestión de las Auditorías en la plataforma digital QC
1. Introducción: Las normas ISO definen que la “organización debe llevar a cabo AUDITORÍAS INTERNAS a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de calidad: a) es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización y b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Para ello QC dispone en el apartado Biblioteca -‐ Manual del sistema, del procedimiento denominado Gestion BD de AUDITORÍAS internas, donde se define el proceso de gestión de las auditorias tanto respecto a las normas ISO 9001, 14001, 22000 EMAS, IFS, etc, así como especialmente a la norma ISO 19011 (directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiente). El acceso a la sección de auditorías solo está disponible para los responsables departamentales o roles de Auditor y superiores. Las auditorías son uno de los pilares fundamentales de los sistemas de gestión, ya que evidencian el grado de cumplimiento/incumplimiento de las directrices de la organización. Por tanto es importante establecer un programa de auditorías periódicas en función de la importancia y fragilidad de los procesos y áreas a auditar.
También las normas obligan a establecer un procedimiento que defina las responsabilidad y requisitos, así como el mantenimiento de los registros de las auditorías y sus resultados. Estos registros se conservan en la plataforma QC, tanto en Aplicaciones Q -‐ Auditorias Activas, como en Auditorías Históricas.
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2. Como acceder a las Auditorías: Para poder acceder, planificar y generar registros de auditoría debemos ir a Procesos Q, en el despegable aparece en segundo lugar Auditorías de Calidad.
Picamos encima de Auditorías.
En la lista y en cada una de las auditorías planificadas aparece un conjunto de Acciones:
• � Editar y poder modificar los contenidos de su apertura. • � visualizar el contenido de la convocatoria.
• � Actas donde están agregados los diversos hallazgos de la auditoría.
• � Informe del auditor para cerrar el proceso de auditoría y donde el auditor explica la ruta de auditoría, así como ientegra los registros de chequeo usados en la auditoría.
• � Listas de chequeo, donde se pueden agregar N listas de chequeo tanto de tipo Estandar, como IFS parametrizadas previamente
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• � Imprimir el contenido íntegro de la Auditoría, así como el contenido de las listas de chequeo y las acciones vinculadas a la misma, al objeto de hacer más fácil la visualización de los contenidos para responsables.
En la lista de auditorias hay una tabla que muestra los indicadores de las actas abiertas, donde: T: Total actas IL: Actas que incumplen legislación IP: Actas que incumplen procedimientos RM: Actas que recomienda mejora PND: numero de actas pendientes de cierre de esa auditoría
Se puede exporta a excel la lista de auditorías, con todos los registros vinculados, lo que permite filtrar y hacer análisis específicos. El auditado solo ve las auditorías donde está vinculado.
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3. Planificación de auditorías: Solo puede planificar auditorías el rol de Dirección, Calidad. Para planificar auditorías se pulsa el botón/icono Añadir. Se tienen que incorporar los siguientes datos: Obligatorios
• Nombre: Asignar un nombre descriptivo. • Planificación: fecha y si se quiere hora de la auditoría. • Sede: En las versiones monosede (central). • Departamento: a auditar. • Auditor: persona con rol de Auditor o superior. • Auditado: Responsable de departamento.
Opcionales • Se pueden vincular varios departamentos cuando se audita un proceso que afecta a varios departamentos. • Se pueden vincular varios auditores. • Se pueden vincular varios auditados. • Se pueden vincular diversos asistentes, incluidos auditores en formación. • Descripción: donde se puede dar indicaciones sobre las actividades a auditar. • Anexar fichero: en el caso que se consideres necesario vincular algún documento de referencia para la auditoría.
La planificación genera avisos automáticos de convocatoria a todos los afectados y lo recuerda 15 días antes de la auditoría.
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4. Informe del auditor: El informe de auditor es el formulario para especificar la ruta de la auditoría en el apartado de Evaluación de cumplimiento, anexar ficheros o listas de chequeo usadas en la auditoría, así como para registrar Salvedades del auditado, o desacuerdos con los criterios y evidencias de la auditoría.
Una vez concluida la apertura de todas las actas se pulsa el botón aprobar para cerrar la auditoría lo que evita la apertura de más actas o modificación de los contenidos de las listas de chequeo.
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5. Apertura de Actas: Cada hallazgo en auditoría o evidencia de incumplimiento se registra en actas diferentes. Los contenidos a integrar como registro en las actas son: Obligatorios
• Nombre: que resume el hallazgo. • Fecha prevista de resolución: definida por el responsable auditado • Descripción: explicación del hallazgo referenciado respecto a criterios legales o del sistema y manifestando el número de hallazgos respecto a la muestra. • Compromiso: del responsable del departamento auditado para cumplir las especificaciones. • Aspecto que incumple: respecto a procedimientos, manual, legislación o instrucciones técnicas, a los cuales quedará vinculada el acta y podrán ser analizadas por cada uno de los criterios las diversas actas abiertas en las diversas auditorías. • Tipo de incumplimiento: para la clasificación básica en la lista de auditorías.
Opcional • Se puede anexar ficheros sobre las evidencias, se recomienda fotos (cuando sea posible) al objeto de evitar subjetividad ante la interpretación.
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!Las actas pueden ser consultadas, y los colores indican: • Texto en negro: no vencida o cerrara cuando consta el nombre de la persona que la ha dado por cerrada. • Texto en Verde: cuando tiene acciones esa acta. • Texto en Rojo: cuando ha vencido y no tiene acciones.
Para crear actas mientras está la auditoría abierta, se pulsa el botón-‐icono añadir.
6. Crear acciones de subsanación: Los auditados y asistentes, puede genera acciones que evidencien la subsanación de los hallazgos pulsando el botón-‐icono Acciones.
Dentro de la lista de aciones del acta se pulsa el botón-‐icono Añadir y se genera un formulario para registrar las evidencias.
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Las acciones son registros de las medidas tomadas para subsanar los hallazgos y se pueden tipificar con diversas opciones parametrizables.
Sólo la opción Análisis y Cierre, indica que el auditado considera el hallazgo subsanado e indica los motivos que generaron dicha acta. Se pueden anexar ficheros como demostración y evidencias de la subsanación.
7. Listas de Chequeo: En la versión 4.1 se integra una nueva función complementaria a las auditorías, que permite usar de forma integrada Listas de Chequeo al objeto de generar evidencias de la comprobación realizada durante la ruta de auditoría y las cuales son de dos tipos:
1. Adecuada a requisitos de norma IFS Food (international Featured Standards) con 7 factores puntuales 2. Standard con 3 factores puntuales.
Las listas de chequeo se agregan a la auditoría por el auditor y se seleccionan en función del tipo, que se han de crear previamente en el apartado Parametrización | Plantillas Listas de Chequeo.
•Permiten agregar comentarios del auditor en la lista general. •Cada item al puntuarse agrega sus datos sobre el total y los totales reflejan los factores pendientes de chequear. •Genera % de factores chequeados sobre el total de puntuación posible.
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!•Cuando un factor no aplica lo descuenta del total posible, al objeto de ajustar los % de afección sobre el total de los factores chequeados. •En las listas tipo IFS penaliza los KO y las No Conformidades Mayor sobre el % total. •En IFS realizar comentarios del auditor es campo obligatorio. •Permite genera actas en la auditora y vinculadas al factor chequeado. •Permite anexar un mismo acta a varios items de la lista de chequeo con una NUEVA pantalla emergente.
•Se pueden anexar N listas de chequeo en una misma auditoría. •Se pueden imprimir las listas de chequeo antes de cumplimentarlas por si se quiere tomar los registros manualmente cuando no hay conexión a internet en el lugar de auditoría. •Permite exportar las listas de chequeo y sus contenidos de forma individual y colectiva.
Desde las listas de chequeo, se puede directamente crear Actas de la auditoría o vincular un Acta ya creada a los diversos factores chequeados.
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Una vez cerrada al auditoría tras la aprobación del informe del auditor, no se pueden modificar ni agregar más registros en las listas de chequeo vinculadas.
8. Cerrar actas: El cierre de actas, solo se puede hacer cuando el auditado ha generado una acción como Análisis y Cierre, esta acción lanza aviso al auditor par que compruebe la idoneidad del análisis de las causas y su cierre.
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El Rol auditor o Calidad, pueden pulsar el botón-‐icono cierra el acta y deja registrado el nombre del auditor o responsable de calidad que ha revisado dicha acción.
Cuando todas las actas están cerradas, la auditoría pasa automáticamente a Histórico, y en este apartado podrá ser consultada cuando se desee.
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Funciones avanzadas para gestores con responsabilidad
1. Creación de tipologías auditorías y acciones de las actas: En el apartado: PARAMETRIZACIÓN -‐ TIPOLOGÍAS, se puede definir los tipos de:
Tipos de Auditoría:, pudiendo definirse por normas, combinadas o especificas de chequeo de procesos.
Tipo de Auditoría Acta Acción: lo que permite especificar el tipo de acciones a registrar dentro de las actas.
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2. Creación de listas de chequeo La elaboración y modificación de listas de chequeo se realiza en PARAMETRIZACIÓN -‐ PLANTILLA LISTAS DE CHEQUEO. Se pueden configurar 2 tipos de listas:
2. IFS Food (International Featured Standards) adecuada a requisitos de norma con 7 factores puntuales 3. Standard con 3 factores puntuales
1. Identifica tipo de Lista (Estándar / IFS) 2. Asignarle un título identificativo,
asegurándose que es descriptivo y claro al objeto de poder seleccionar la lista adecuada desde la aplicación de auditoría.
3. En observaciones se puede incorporar un texto estándar, el cual se incorporará en la auditoría, y sirva para describir el objeto de la ruta de auditoría o los factores a considerar por el auditor y auditado.
4. Guardar, lo que permitirá iniciar la creación de los items.
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!Creación y ajustes en los items. La creación de items no tiene limitaciones, simplemente redactando los contenidos en Nombre o pegándolos de un documento ofice.
Al pulsar Intro o Insertar, se agrega en último lugar. También se puede: 1. Asignar una ubicación determinada al poner un número
en el campo posición. 2. Reordenar las posiciones, con las flechas
situadas en el margen derecho,
ascendiendo o descendiendo el item una posición ante cada pulsación. Esto permite modificar el orden para próximas inserciones de la lista. 3. Eliminar items para próximas inserciones de la lista modificada.
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3. Roles disponibles Existe un conjunto de permisos o Roles, que limitan el acceso en las funciones de gestión de Auditorías, los cuales se pueden adaptar a requerimientos del cliente, estando preestablecidos:
•RESPONSABLES DEPARTAMENTALES • Listar: pueden acceder a la lista de Auditorías. • Visualizar actas: pueden ver los registros de Auditorías. • Crear acciones: en las diversas actas donde están vinculados. • Histórico: visualiza las acciones en el apartado de histórico.
•AUDITORES CALIDAD Además de las anteriores: • Ver todas las auditorias • Crear Actas: Permite generar Actas • Cerrar actas: Cuando tienen acciones de resuelto y en el caso de todas pasa automáticamente a históricas.
• Listas de chequeo: Permite anexarlas, genera registros, crear actas y vincular actas ya elaboradas. •DIRECCIÓN Y CALIDAD Además de las anteriores:
• Crear: pueden Planificar Auditorías. • Editar: permite editar el formulario de apertura de las Auditorías y modificar sus contenidos siempre que esté activa.
• Listas de chequeo: Permite anexarlas, genera registros, crear actas y vincular actas ya elaboradas. • Elaborar listas de chequeo: en el apartado de parametrización. • Imprimir: Permite imprimir la Auditoría y sus registros asociados.
•QC servicios •Eliminar. Esta opción no se deja disponible, al objeto de evitar la eliminación por error de los usuarios dado que no se puede reconstruir en fechas, y por tanto solo se eliminan a solicitud de la Dirección.
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