Proyectoerp

P.E.A.C.

En un proyecto de

implantación de un ERP en INFOCEL

empresa de telecomunicaciones.

José G. Chacón Esta exposición fue preparada con fines estrictamente educativos.

Julio 2004

1. La Organización.

2. ¿Por qué cambiar?

3. Desarrollo del PEAC.

- Formulación del PEAC.

- Ejecución del PEAC.

- Evaluación y Control del PEAC.

4. Conclusión.

5. Entrevista.

6. Bibliografía.

7. Agradecimientos. Integración

Conveniente ERP

¿Quienes somos?

INFOCEL, fue fundada en 1.960, actualmente es la segunda

compañía de telecomunicaciones más grande en Venezuela.

Nuestros servicios y productos

Telefonía fija.

Videoconferencia.

Servicio ATM.

Servicio satelital.

Tele-vigilancia.

Tele-trabajo. Teléfonos y accesorios.

Integración

Conveniente ERP


VISIÓN Ser el proveedor Nro. 1 de servicios de

telecomunicaciones en Venezuela.

MISIÓN Prestar a nuestros clientes un servicio de

telecomunicaciones de excelente calidad.

Integración

Conveniente ERP


VALORES DE LA ORGANIZACIÓN

Enfoque al negocio, al servicio y al

cliente.

Excelente nivel profesional.

Sentido de ética.

Integración

Conveniente ERP


Desde 1990, la compañía ha experimentado una constante transformación para convertirse en una empresa competitiva, con altos niveles de calidad en la oferta de sus productos y servicios.

La tendencia internacional de las compañías, es la de adoptar herramientas para la solución de negocios, para asegurar que la información de la empresa sea dinámica, y así garantizar una respuesta efectiva, tanto a clientes como a proveedores.

Las empresas asociadas, Telenet, Ant.net e Infoguias, ya tienen en funcionamiento soluciones de negocios, con excelentes resultados.

En 1.999, consultores externos realizaron un estudio sobre valor agregado (EVA) y determinaron que Telenet, era la que creaba más valor para sus accionistas.

EVA= Utilidad mayor al costo de los recursos de la empresa = crea valor

Utilidad menor al costo de los recursos de la empresa = destruye

valor.

Integración

Conveniente ERP


DOFA

DEBILIDADES

•Los reportes e información se obtienen con retraso.

•Existencia de aplicaciones diferentes para soportar procesos

back office.

•Altos costos asociados al soporte y mantenimiento de esos sistemas.

•Existencia de múltiples procesos ineficientes que se ejecutan en

forma manual.

•Falta de herramientas para evaluar el desempeño.

Integración

Conveniente ERP


DOFA

OPORTUNIDADES

•Confiabilidad de accesar información precisa y en tiempo real.

•Establecer un ambiente único compartido que soporte los procesos.

•Mejorar la productividad en la gestión diaria, al rediseñar y automatizar

los procesos en las áreas funcionales de:

- Finanzas.

- Contabilidad de Costos.

- Tesorería.

- Materiales y aprovisionamiento.

- Administración de los inventarios de productos y repuestos.

- -RRHH: Administración de personal.

• Reducir costos.

• Eliminar la ineficiencia de los procesos manuales.

• Fortalecer el control interno, al optimizar el flujo de los datos entre los

diferentes departamentos.

Integración

Conveniente ERP


DOFA

FORTALEZAS

• Solvencia financiera.

• Clima organizacional agradable.

• Personal pro activo.

• Equipos de trabajo de alto desempeño.

• Organización, bien estructurada.

• Excelente nivel profesional.

Integración

Conveniente ERP


DOFA

AMENAZAS

• Rezago ante las soluciones de negocios de la competencia.

• Debido a las múltiples aplicaciones existentes, controlar la gestión empresarial tenderá a ser más difícil.

• Costos crecientes.

Integración

Conveniente ERP


Para mantener a la empresa dentro de altos

niveles de competitividad, la alta dirección de la

empresa, detectó la necesidad de implantar una

solución tecnológica de negocios, tipo ERP

decidiendo iniciar el proyecto correspondiente.

Integración

Conveniente ERP


ERP Chequea niveles de inventario, notifica al

vendedor sobre la cantidad de

materiales disponible.

VENDEDOR Toma una orden de un cliente

COMPRAS

El ERP notifica sobre los

materiales que

deben ser adquiridos.

RRHH

El ERP alerta sobre la

necesidad de trabajar sobre-tiempo

Enterprise Resource Planning

La gerencia usa la data del ERP

para evaluar y ajustar su plan

estratégico.

GRUPO DE PLANIFICACION

ESTRATÉGICA Integración

Conveniente ERP


PROYECTO ERP

OBJETIVO Implantar una solución tecnológica de negocios

única, que soporte automatizadamente los

procesos administrativos y financieros de la

compañía.

Integración

Conveniente ERP

3. Desarrollo del PEAC

PROYECTO ERP

Módulos a implantar:

Administración Financiera.

Administración de Tesorería.

Administración de la Inversión de Capital.

Sistema de Proyectos.

Administración de Materiales.

Recursos Humanos.

Control de Empresa.


Integración

Conveniente ERP

MODELO DE IMPLANTACIÓN DEL ERP

Planificar e iniciar

oficialmente

el proyecto.

Resultado:

Estrategias y

plan de trabajo.

Identificar y

documentar los

requerimientos del

Negocio.

Resultado:

Impactos en procesos

identificados

Configurar y ajustar

el sistema en función de

los

requerimientos del

negocio.

Resultado:

Facilitadores Formados

Realizar las pruebas

Integradas, adiestrar

al usuario

y preparar el ambiente

productivo

Resultado:

Usuarios Adiestrados

Poner a la disposición

el sistema y dar soporte

en la etapa de

transición.

Resultado:

Re-adiestramiento

requerido

INICIO DISEÑO DESARROLLO

PREPARACIÓN

ÚLTIMA

PUESTA

EN SERVICIO

Y SOPORTE

G E S T I Ó N D E L C A M B I O

Integración

Conveniente ERP


Ene Feb Abr May Jun

2001 Mar Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Abr May Jun

2002 Mar Jul Ago Sep Oct Nov Dic

15.02

15.05

15.11

15.12

15.01

15.01

DISEÑO

ERP

DESARROLLO

INICIO

Preparación ültima

Puesta en Servicio /

Soporte

30.11

Manejo del Cambio

Depuración Data

PROYECTO ERP

CRONOGRAMA

ERP Integración

Conveniente


Para la implantación de un ERP

VISIÓN Organización informada y preparada para

aceptar y adoptar los nuevos procesos de

trabajo y la nueva herramienta.

MISIÓN

Mantener a los usuarios finales identificados

con el cambio y adiestrados en el uso de la

herramienta ERP.


INTEGRACIÓN y COORDINACIÓN DEL PEAC.

Lograr el 100% de la integración y coordinación el PEAC

Trimestre I.

Crear el comité de dirección, el cual será la autoridad responsable por

la integración y coordinación del PEAC.

% Integración y coordinación alcanzado

% de integración y coordinación programado


Alta Dirección, Director y Sub-directores del proyecto.

Nombrar a los integrantes de PEAC y ejercer la coordinación del mismo.

Objetivo

Nro. 1

Meta

Estrategia

Indicador Responsable /

Actividades

Organigrama

del Proyecto

ALTA DIRECCIÓN

Comité de

Dirección

Director del

Proyecto

H P

Sub-directores

CN del PP

Proyecto

Gerencia Corporativa

de Desarrollo Organizacional

Control

de Proyecto

Consultor Externo

ERP CORP

Gerente de

Proyecto

I O

ERP RRHH

Gerente de

Proyecto

L P

Depuración de

Datos

Gerente de Proyecto

J H

Ajuste Plan

de Cuentas

B A

Gerencia

Técnica

B M

{

H R

L P

C P

H S { J H

J G

J M

GA

J Q

Integración Conveniente

ERP


Manejo del

Cambio

ZPedraza Consultores


COMUNICACIÓN DEL PEAC

Lograr que el 100% de la Organización

conozca el proceso de cambio. Trimestres I,II,III y IV.

Comunicar el cambio, mediante: comunicaciones formales, comunicaciones

informales. Campaña de divulgación interna, a través de distintos medios de

comunicación de la empresa y entrega de material tipo POP.

En la comunicación, se hará énfasis sobre el patrocinio de la alta dirección y

los beneficios que ofrece la implantación del ERP.

Nro. de actividades comunicacionales realizadas

Nro. de actividades comunicacionales programadas

Director del proyecto, Gerente de Proyecto, Gerente del cambio.

Preparar misivas en donde se comunique el cambio en forma descendente.

Iniciar campaña divulgativa a través de la cartelera electrónica, televisión interna y

del periódico interno. Ordenar el diseño y preparación de mouse pads, pelotas

anti-estrés, franelas, etc., que contengan información relacionada con el cambio.

Responsable /

Actividades

Objetivo

Nro. 2

Meta

Estrategia

Indicador


CONSEGUIR LA PARTICIPACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE

LA GENTE CON EL PEAC.

Lograr que el 100% del`personal involucrado

participe y se identifique con el PEAC, I Trimestre.

Dictar talleres técnicos.

Realizar eventos de integración, tales como un concurso para la

selección del nombre y lema de proyecto, eventos deportivos

y actividades extra-muro.

Nro. de eventos realizados

Nro. de eventos programados

Director del proyecto, Gerente de Proyecto, Gerente del Cambio.

Organizar el concurso con los participantes del proyecto, para la selección

del nombre y lema del mismo.

Programar y dictar talleres, referentes a las bondades de las herramientas de

gestión de negocios. Realizar un torneo de Bowling y uno de Softball. Celebrar

eventos, tipo parrillada en la Hacienda La Herrereña.

Objetivo

Nro. 3

Meta

Responsable /

Actividades Indicador

Estrategia


IDENTIFICAR Y FORMAR A LOS LÍDERES

Identificar y formar al 100% de los líderes necesarios

para el cambio, Trimestre I.

Estimular el surgimiento e identificación temprana de los potenciales

líderes, quienes deben ser audaces, emprendedores e innovadores, poseer

visión global de la organización, ver oportunidades de cambio, impulsar

y comunicar el cambio. Una vez identificados, impartirles un taller de

coaching, para contribuir a su formación.

Nro. de líderes identificados y formados

Nro. de líderes a identificar y formar programados


En las actividades de integración programadas, se deben identificar a los

potenciales líderes, según el perfil requerido.

Programar y dictar los talleres de coaching.

Objetivo

Nro. 4

Meta

Estrategia

Responsable /



FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

Tener formados los equipos de trabajo, Trimestre I.

Los equipos de trabajo, serán multidisciplinarios y del alto desempeño

Sus integrantes provendrán de las diferentes empresas asociadas y

de empresas consultoras, para su selección, se utilizará una matriz

que pondere la experiencia en un rango del 1 al 100 en: ERP Versión 4.6

proyectos de implantación de ERP, y empresas de telecomunicaciones.

Nro. de equipos formados

Nro. de equipos a formar programados


Se seleccionarán los miembros de los equipos, según los requisitos establecidos.

Se formarán los equipos, considerando su tamaño, objetivos, destrezas

enfoques y responsabilidades. El lider, propenderá al logro de la madurez de

los equipos, manejando sus cinco etapas: formación, conmoción, regulación,

actuación y mejoramiento continuo. Se hará énfasis en el alto desempeño.

Objetivo

Nro. 5

Meta

Estrategia

Responsable /



REDISEÑAR LOS PROCESOS

Rediseñar el 100% de los procesos afectados por

requerimientos del ERP, Trimestre II

Identificar cambios a realizar en: puestos de trabajo, actividades,

roles, conductas, adiestramientos, políticas, normas y procedimientos.

Nro. de procesos rediseñados

Nro. de procesos a rediseñar programados


Analizar los procesos actuales vs los propuestos por el ERP, para realizar los

rediseños requeridos en los procesos, para la implantación de los módulos del

ERP: definir los ciclos de procesos.

Efectuar el diseño y documentación de los procedimientos administrativos, que

soportan la operación de los módulos del ERP.

Indicador

Meta

Estrategia

Responsable /

Actividades

Objetivo

Nro. 6


ENTRENAMIENTO EN EL USO DEL ERP

Entrenar al 100% de los usuarios finales del ERP, III y

IV Trimestre

Se creará el Centro de Experticias ERP, en donde siguiendo la metodología

del proveedor del software, se iniciará un programa de entrenamiento en

el uso de la herramienta. Se formarán entrenadores de entrenadores para

garantizar la transferencia de conocimiento.

Nro. de usuarios entrenados

Nro. de usuarios a entrenar programados


Procurar los recursos materiales y humanos, necesarios para la creación

del Centro de Experticias ERP.

Programar y dictar los cursos necesarios para el adiestramiento de los

usuarios.

Objetivo

Nro. 7

Meta

Estrategia

Responsable /



ADMINISTRAR LA RESISTENCIA

AL CAMBIO

Minimizar la resistencia al cambio I, II, III y IV Trimestre.

Se sondeará el clima organizacional, mediante encuestas

a realizar, durante la vigencia del proyecto, para identificar posibles

resistencias al cambio, actuando en consecuencia.

Resultados de las encuestas


Se prepararán y se realizarán las encuestas sobre el clima organizacional

Según los resultados de las encuestas, se evaluarán las actividades de

comunicación e integración y el diseño de planes de compensación.

Se realizarán negociaciones con el personal resistente al cambio.

Objetivo

Nro. 8

Meta

Estrategia

Responsable /


M I S I Ó N

O B J E T I V O S

INDICADORES

Integración

Conveniente

METAS

RESPONSABLES

ACTIVIDADES ERP

ESTRATEGIAS


4. CONCLUSION

Para lograr el éxito del cambio, se deben

considerar, los siguientes puntos:

Patrocinio

Visible

Rigurosa selección

de los equipos del

proyecto

Comunicación

Entrenamiento

El capital humano, de la empresa,

debe percibir claramente el apoyo de

la alta dirección al proyecto.

La comunicación debe ser de calidad

y oportuna, durante el desarrollo del

proyecto.

El capital humano, a involucrar en el

proyecto, debe ser el más idóneo.

Con el entrenamiento adecuado y la

formación de entrenadores de

entrenadores, se garantiza la transferencia

de conocimiento y un dominio pleno de

la herramienta por el usuario final.

Compensación Diseñar planes de compensación, acorde

al esfuerzo realizado por los equipos

del proyecto.

5. ENTREVISTA

Profesional Entrevistado:

Lic. Violeta Siem

Experta en gestión del cambio, con amplia

experiencia en empresas multinacionales.

Socio de ZPedraza Consultores Asociados.

6. BIBLIOGRAFÍA

Understanding Management, Daft/Marcic

Harcourt Inc., 2001

El Arte de Gestionar los Cambios, R. Heller

Grijalbo Mondadori, 1998

La importancia de trabajar en equipo dentro de

las organizaciones, Luis Romo.

WWW.LANACION.COM.AR

EVA – Correcta medición del desempeño global.

Héctor Dezerega.

WWW.DEZEREGA.COM

7. AGRADECIMIENTOS

Lic. Violeta Siem

Experta en gestión del cambio, con amplia experiencia

en empresas multinacionales.

Socio de ZPedraza Consultores Asociados.

Ing. Oscar Robles

Gerente en una importante empresa de telecomunicaciones.

Compañeros de clase.

Prof. Jesús Silva

Proyectoerp

Technology

Transcript of Proyectoerp