Proyecto tecniascensores

en Tecni-Ascensores, C.A.

Proyecto Innovar

Tecni-Ascensores, C.A.

DOFA

Organigrama de Tecni-Ascensores, .C.A.

Misión, Visión

Normas ISO 9000

Rediseño del Negocio

Benchmarking

Empowerment

Outsourcing

Misión, Visión del Proyecto Innovar

Objetivo General y Objetivos Específicos del Proyecto Innovar

Cronograma del Proyecto Innovar

Conclusiones

Preguntas

Levantamiento de la información:

Se utilizó como técnica la entrevista no estructurada (informal) en la

cual se deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay

formas estándar.

Personas entrevistadas:

Dos (2) Directores Técnicos

Gerente Administrativo

Secretaria Administrativa

http://es.slideshare.net/Marietta62/tcnicas-e-instrumentos-de-recoleccin-de-informacin-9362561

Tecni-Ascensores, C.A.

Actividad: Mantenimiento y reparación de ascensores.

Fecha de inicio de operaciones: 2003

Cantidad de trabajadores: 16

Cartera de Clientes: 52 (90% Condominios)

Facturación Anual: (2015) 25.000.000,00

Organigrama de Tecni-Ascensores, C.A.

Director Técnico Electrónica

(Accionista 50%)

Gerente Administrativo

Gerente Técnico

Técnicos (10)

Mensajero Motorizado

Secretaria Administrativa

Director Técnico

Mecánica (Accionista 50%)

Debilidades Oportunidades Carencia de la Misión y Visión de la Empresa Personal directivo sin formación Gerencial. Personal técnico carente de una formación adecuada, desconocen las Normas ISO 9000 Inexistencia de un Dpto de RRHH. No existen Dptos de Marketing, ni Atención al Cliente

Falta de normas y procedimientos. Procesos Administrativos-Contables manuales.

Fortalezas Amenazas

Buen músculo financiero. Alta capacidad técnica del personal directivo en electrónica y mecánica. Práctica del Networking ̋Red de Contactos ̋ Seriedad y Capacidad demostradas para concluir los proyectos dentro del tiempo presupuestado. Contar con buena asesoría en Seguridad Industrial.

Aprovechar el cierre de algunas empresas transnacionales prestadoras de servicio de mantenimiento de ascensores. Prestar servicios de mantenimiento a los desarrollos inmobiliarios de la GMV y a Organismos Gubernamentales.

Economía Nacional en recesión Dificultad para conseguir materiales y repuestos. Altos precios de los escasos materiales y repuestos disponibles en el mercado.

MISIÓN

Mantener en funcionamiento óptimo las unidades de transporte vertical de nuestros clientes.

VISIÓN

Nuestro esfuerzo se centrará en posicionarnos como una

de las tres empresas más reconocidas en el mercado nacional como prestadora de servicios de mantenimiento

y reparación de unidades de transporte vertical.

Estado Actual (AS IS) La organización desconoce la existencia de

las Normas ISO 9000

Estado Deseado ( TO BE)

Las Normas ISO 9000 son un conjunto de normas y directrices internacionales para la gestión de la calidad.

NORMA ISO 9004:2009 Gestión para el éxito sostenido de una organización

Proporciona orientación para ayudar a conseguir el éxito sostenido para cualquier organización en un entorno complejo, mediante un enfoque de gestión de la calidad. El éxito sostenido de una organización se logra por su capacidad para satisfacer las necesidades y las expectativas de sus clientes y de otras partes interesadas, a largo plazo y de un modo equilibrado.

Que la organización conozca y adopte las normas ISO 9000 pertinentes para alcanzar el

éxito.

Las normas ISO 9000 son un conjunto de normas y directrices internacionales para la gestión de la calidad.

Estado Deseado ( TO BE) Resumen de los pasos para implementar las normas ISO 9000

1) Dar a conocer las normas: objetivos, costos, beneficios, tiempo para la puesta en marcha, etc.

2) Formación del equipos de trabajo: análisis de la situación actual, capacitación, recursos necesarios.

3) Diseñar el Sistema de Gestión de Calidad: actividades, decripción de procesos, creación del Manual de Calidad, procedimientos, registros de control.

4) Puesta en marcha del Sistema de Gestión de Calidad: uso de todos los

procesos diseñados.

5) Ejecución de Auditorías Internas: Para analizar el funcionamiento del sistema, cumplimiento de objetivos, etc. 6) Hacer la Auditoría de Certificación: ejecutada por la organización certificadora.

Las normas ISO 9000 son un conjunto de normas y directrices internacionales para la gestión de la calidad.

Estado Deseado ( TO BE)

Estado Actual (AS IS) Procesos Administrativos-Contables

Modelado de este proceso con BPMN

La Contabilidad es procesada semi-manualmente por un Contador

Externo.

El servicio contable es deficiente, por lo cual les han aplicado multas por presentar extemporáneamente las

declaraciones del I.V.A.

Estado Deseado ( TO BE) Modelado del rediseño de este proceso

con BPMN Entrenamiento del personal usuario y

puesta en marcha de un Sistema Administrativo Contable,

para automatizar los procesos de dichas áreas.

REDISEÑO DEL NEGOCIO: Rediseño de procesos de

negocio, para alinear la estrategia e incrementar la eficiencia.

http://mlv-s1-p.mlstatic.com/sistema-administrativo-integrado-global-1920-MLV34314966_9962-F.jpg

Estado Actual Atención al Cliente

Modelado de este proceso con BPMN

Inexistencias de los Dptos., de Mercadeo , y de Atención al

Cliente

La Secretaria recibe las llamadas telefónicas de los

clientes.

No se elaboran órdenes de Servicio

REDISEÑO DEL NEGOCIO

Estado Deseado

Modelado del rediseño del proceso de atención al cliente

con BPMN

Creación de un Dpto, que cubra el Mercadeo para promover servicios, y la Atención al Cliente para

canalizar los requerimientos.

Estará formado por un Coordinador de Mercadeo y Atención al Cliente, y dos (2)

Ejecutivos.

Estado Actual

La Gerencia de la empresa, por su nula formación

gerencial, ignora la existencia y utilidad del

Benchmarking, impidiendo que conozca los

procesos y prácticas de las organizaciones líderes

del mercado.

BENCHMARKING: Proceso de investigación que permite a los

mandos realizar comparaciones de procesos y prácticas de

empresa a empresa para identificar lo mejor de lo mejor para alcanzar ventaja competitiva (Mejora Contínua)

Estado Deseado

Diseñar un proceso de investigación para:

Evaluar las fortalezas y debilidades, abarcando la documentación del

proceso de trabajo, pasos y prácticas tanto como la definición de mediciones

de desempeño.

Conocer a los líderes de la industria y los competidores. Las capacidades

pueden ser diferenciadas, sólo conociendo las fortalezas y debilidades

de los líderes.

Incorporar lo mejor y ganar superioridad.

Adaptar e integrar estas mejores

prácticas para alcanzar una posición de liderazgo.

https://joselspovi.files.wordpress.com/2013/11/diapositiva2.jpg

Estado Actual Autonomía en el

desempeño técnico.

Por la inadecuada preparación técnica de los trabajadores, estos tienen mucha dependencia de la

asesoría técnica de los Directores Técnicos y el

Gerente Técnico.

EMPOWERMENT: Se basa en delegar poder a los trabajadores, para motivarlos y de

esta manera aumentar la productividad.

Estado Deseado Empoderar a los trabajadores

mediante el impartición de cursos especializados tanto en mecánica

como electrónica, de esta manera los trabajadores tendrán mayor

autonomía en el ejercicio de sus funciones, de esta manera, se

aumenta la autoestima y productividad colectivas.

http://p1.pkcdn.com/Obrero-de-la-construccion-con-chaleco-verde-hablando-con-telefono-celular-326866.jpg

Estado Actual Gestión de Cobros

La Secretaria realiza vía telefónica la gestión de la

Cobranza.

El Mensajero motorizado entrega al cliente la factura

y retira los cheques por

pago de servicios, aparte de buscar las piezas y

repuestos adquiridos, por la Gerencia Técnica.

OUTSOURCING: Concentración en la actividad medular de la organización, para

entre otros beneficios optimizar los costos.

http://www.gesincli.com/wp-content/uploads/2013/06/gestion-de-cobros.jpg

Estado Deseado

Contratar un Servicio Externo para hacer la

gestión de cobro integral.

Estado Actual NO HAY DPTO DE RR.HH.

La búsqueda de personal (se hace mediante el Networking (Red de

Contactos)) , reclutamiento y selección de personal, se

ejecuta de forma informal,

No existen políticas y procedimientos sobre

fijación de salarios, adiestramiento, evaluación y promoción del personal.

OUTSOURCING: Concentración en la actividad medular de la organización, para

entre otros beneficios optimizar los costos.

http://www.saberinvertir.es/wp-content/uploads/2014/04/outsourcingProcesos-620x244.jpg

Estado Deseado

Contratar un Servicio Externo Especializado para:

Realizar la búsqueda, reclutamiento y selección de

personal.

Definir políticas y procedimientos sobre fijación

de salarios, adiestramiento, evaluación y promoción del

personal.

VISIÓN Organización informada y preparada para

aceptar y adoptar los nuevos procesos de

trabajo.

MISIÓN

Mantener a los trabajadores debidamente entrenados, e identificados con el cambio.

PROYECTO INNOVAR

Evolución Contínua

PROYECTO INNOVAR

OBJETIVO GENERAL

Mejorar el desempeño de la empresa, mediante la adopción un

sistema administrativo contable y la aplicación de ciertas

disciplinas gerenciales, que implican nuevos procesos de

negocio.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Integración y coordinación del proyecto 2. Comunicación del proyecto 3. Formación de equipos de trabajo 4. Entrenamiento en el uso del sistema administrativo 5. Aplicación de las disciplinas gerenciales adoptadas 6. Administrar la resistencia al cambio


OBJETIVO GENERAL

O B J E T I V O S ESPECÍFICOS

INDICADORES

METAS

RESPONSABLES /

ACTIVIDADES

ESTRATEGIAS


INTEGRACIÓN Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO

Lograr el 100% de la integración y coordinación del Proyecto

Trimestre II 2016

Crear el comité de dirección, el cual será la autoridad responsable por la integración y coordinación del Proyecto.

% Integración y coordinación alcanzado

% de integración y coordinación programado

Desarrollo del Proyecto Innovar

Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente de Control de Proyecto, Gerente de Manejo

del Cambio. Designar a los integrantes del Proyecto y ejercer la coordinación del mismo.

Objetivo

Nro. 1

Meta

Estrategia

Indicador Responsable / Actividades


Organigrama del Proyecto Innovar ALTA GERENCIA

Comité de

Dirección

Director del

Proyecto

Consultor Contratado

Control

de Proyecto

Consultor Externo

Gerencia

Administrativa

Gerencia

Técnica

{

{ H.S.

Manejo del

Cambio

Consultor Externo

J.R.



COMUNICACIÓN DEL PROYECTO

Lograr que el 100% de la Organización

conozca el proceso de innovación. Trimestres II,III, IV, 2016

Trimestre I, 2017

Comunicar el proyecto mediante: comunicaciones formales, comunicaciones informales. Campaña de divulgación interna, a través de distintos medios de

comunicación de la empresa. En la comunicación, se hará énfasis sobre el patrocinio de la alta dirección y

los beneficios que ofrecen el Sist. Administrativo y las herramientas Gerenciales.

Nro. de actividades comunicacionales realizadas Nro. de actividades comunicacionales programadas

Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente de Control de Proyecto, Gerente de Manejo del Cambio. Preparar misivas en donde se comunique el cambio en forma descendente.

Iniciar campaña divulgativa a través de Correo Electrónico, Twitter y Whatsapp.

Responsable / Actividades

Objetivo

Nro. 2

Meta

Estrategia

Indicador



FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

Tener formados los equipos de trabajo, Trimestre II, 2016

Los equipos de trabajo, serán multidisciplinarios y del alto desempeño Sus integrantes provendrán de la empresa y

de empresas consultoras, para su selección, se utilizará una matriz que pondere la experiencia en un rango del 1 al 100 en

proyectos de empresas de mantenimiento de ascensores.

Nro. de equipos formados Nro. de equipos a formar programados

Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente de Control de Proyecto, Gerente de Manejo del Cambio. Se seleccionarán los miembros de los equipos, según los requisitos establecidos.

Se formarán los equipos, considerando su tamaño, objetivos, destrezas enfoques y responsabilidades. Cada Gerente, propenderá al logro de la madurez de

los equipos, manejando sus cinco etapas: formación, conmoción, regulación, actuación y mejoramiento continuo. Se hará énfasis en el alto desempeño.

Objetivo

Nro. 3

Meta

Estrategia


Indicador



ENTRENAMIENTO Y PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

Entrenar al 100% de los usuarios finales y puesta en marcha del S.A. II Trimestre 2016

Siguiendo la metodología del proveedor del software, se iniciará un programa de entrenamiento en

el uso de la herramienta tecnológica.

Nro. de usuarios entrenados Nro. de usuarios a entrenar programados

Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente Administrativo, Gerente de Control de Proyecto, Gerente de Manejo del Cambio.

Programar y dictar los cursos necesarios para el adiestramiento de los usuarios.

Objetivo

Nro. 4

Meta

Estrategia


Indicador



APLICACIÓN DE LAS DISCIPLINAS GERENCIALES ADOPTADAS

Aplicación de las disciplinas gerenciales adoptadas, III, IV Trimestre 2016 y I Trimestre 2017

Se iniciará un programa para la aplicación de las herramientas gerenciales.

Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente de Control de Proyecto, Gerente de Manejo del Cambio. Programar las actividades necesarias para la aplicación de las herramientas gerenciales.

Objetivo

Nro. 5

Meta

Estrategia


Indicador Nro. de disciplinas gerenciales aplicadas

Nro. de disciplinas gerenciales aplicadas programadas


Caída de la Productividad durante la ejecución de un proyecto de cambio organizacional


ADMINISTRAR LA RESISTENCIA

AL CAMBIO

Minimizar la resistencia al cambio II, III, IV Trimestre 2016

y I Trimestre 2017

Se sondeará el clima organizacional, mediante encuestas

a realizar, durante la vigencia del proyecto, para identificar posibles

resistencias al cambio, actuando en consecuencia.

Resultados de las encuestas

Alta Gerencia, Director del proyecto, Gerente de Proyecto, Gerente del Cambio. Se prepararán y se realizarán las encuestas sobre el clima organizacional Según los resultados de las encuestas, se evaluarán las actividades de

comunicación e integración y el diseño de planes de compensación. Se realizarán negociaciones con el personal resistente al cambio.

Objetivo

Nro. 6

Meta

Estrategia


Indicador

Desarrollo del Proyecto Innovar Evolución Contínua

Ene Feb Abr May Jun

2016 Mar Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Abr May Jun

2017 Mar Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Aplicac de las Discip Gerenciales adoptadas

Formación de equipos de trabajo

Entren, puesta en marcha sist . adm

Integración /coord, del proyecto

Comunicación

del proyecto

Manejo del Cambio

CRONOGRAMA


CONCLUSIONES Para lograr el éxito del Proyecto Innovar se deben considerar, los siguientes puntos:

Patrocinio Visible

Rigurosa selección de los equipos del

proyecto

Comunicación

Entrenamiento

El capital humano de la empresa,

debe percibir claramente el apoyo de

la alta dirección al proyecto.

La comunicación debe ser de calidad

y oportuna, durante el desarrollo del

proyecto.

El capital humano, a involucrar en el

proyecto, debe ser el más idóneo.

Con un entrenamiento adecuado,

se garantiza la

transferencia de conocimiento.

Compensación

Diseñar planes de compensación, acorde

al esfuerzo realizado por los equipos

del proyecto.

!GRACIAS POR SU ATENCIÓN!

Proyecto tecniascensores

Economy & Finance

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