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PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACIÓN DE
ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO LATINOAMERICANO DE FORMACIÓN EN MECANIZACIÓN AGRÍCOLA “MANUELA SÁENZ”.
Autores: Oscaida Vargas Moisés Leal Helbis Nunes Daniel Rodríguez Herver castillo Carlos González
Tutor Asesor: William Rodríguez Tutor Externo: Carlos Lázaro
Barquisimeto, Abril 2012
ÍNDICE GENERAL
ppLISTA DE CUADROS………………………………………………………… ivRESUMEN……………………………………………………………………… v
I PARTEDESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
1. Diagnostico Situacional…………………………………………………… 11.1. Descripción del Contexto………………………………………… 1
1.1.1. Razón Social de la Organización…………………………... 11.1.2. Naturaleza de la Organización……………………………… 11.1.3. Localización Geográfica…………………………………….. 21.1.4. Historia de vida de la Organización………………………... 31.1.5. Organizaciones vinculadas al proyecto……………………. 4
1.2. Problemas, necesidades o intereses del Contexto…………… 51.2.1. Descripción del diagnostico situacional……………………. 51.2.2. Jerarquización y selección de las necesidades…………... 81.2.3. Selección de las necesidades………………………………. 91.2.4. Alternativas de soluciones…………………………………... 9
2. Justificación e Impacto Social …………………………………………… 102.1. Razones que llevan a realizar el proyecto………………………. 10
a) Desde el punto de vista teórico y sus aportes al
conocimiento…………………………………………………….11
b) Desde el punto de vista técnico – ámbito de acción……….. 12c) Desde la razón legal…………………………………………… 13d) Desde el Contexto Participante – Comunidad……………… 14e) Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo
Económico y Social de la Nación, Líneas de investigación
del PNF en Administración y Transversalidad con los ejes
proyecto, socio critico y profesional…………………………..14
2.2. Población Beneficiada……………………………………………... 173. Objetivos……………………………………………………………………. 18
3.1. General……………………………………………………………… 183.2. Específicos………………………………………………………… 18
II PARTEPLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
1. Plan de Acción……………………………………………………………. 20
ii
2. Cronograma de Actividades…………………………………………….. 23
III PARTERESULTADOS Y LOGROS
1. Conclusiones y Recomendaciones……………………………………… 241.1. Conclusiones……………………………………………………….. 241.2. Recomendaciones…………………………………………………. 26
IV PARTEANÁLISIS DE RESULTADOS
REFERENCIAS………………………………………………………………... 29ANEXOS……………………………………………………………………….. 32
A. Guión de la entrevista………………………………………………….. 34B. Hoja para la Revisión del Manual…………………………………….. 37
LISTA DE CUADROS
CUADRO pp.
1 Matriz de Análisis del Manual de Normas y Procedimientos…. 62 Población Beneficiada Directamente……….……………….…… 83 Plan de Acción……………………………………..………………. 204 Cronograma de Actividades………………………………………. 24
iii
EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACIÓN DE
ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO LATINOAMERICANO DE FORMACIÓN EN MECANIZACIÓN AGRÍCOLA “MANUELA SÁENZ”.
Autores: Oscaida Vargas Moisés Leal Helbis Nunes Daniel Rodríguez Herver castillo Carlos González
Tutor Asesor: William Rodríguez Tutor Externo: Carlos Lázaro Fecha: Abril 2012
RESUMEN
iv
El presente proyecto socio integrador, tiene como finalidad evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso de Compras del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”Manuela Sáenz”, Barquisimeto, Estado Lara. La investigación se enmarca bajo la modalidad de Investigación-Acción Participativa, donde los participantes se involucran directamente con el objeto de estudio. En este proyecto socio productivo, se aplicaron técnicas de recolección de datos como: Observación Participante y Encuesta. La encuesta se realizó al personal que labora en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”. Se Tomó como población objeto de estudio el personal de la Coordinación de Administración que tiene la responsabilidad de gestionar las compras. La información recolectada se analizó, discutió y sirvió de base para formular los resultados de la evaluación. Entre las conclusiones a las que se llegó, se tiene que, los manuales son una guía para toda organización donde se reflejan las actividades de manera metódica, al realizar este estudio se contribuye a mejorar eficazmente la comunicación y la ejecución de los procesos, para tal efecto, se recomienda la actualización periódica de los manuales, contando con la participación de todos los trabajadores involucrados y tener en cuenta los nuevos conocimientos y herramientas adquiridos.
Descriptores: Compras, Manual, Normas y Procedimientos, Procesos Administración
v
I PARTE
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
1. Diagnostico Situacional
1.1.Descripción del Contexto
1.1.1 Razón Social de la Organización
El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz” está adscrito a la Empresa Socialista “Pedro Camejo”.
(Compañía de Mecanizado Agrícola y Transporte Pedro Camejo S.A.)
1.1.2 Naturaleza de la organización
Producto de la necesidad de desarrollar la industria agroalimentaria
venezolana en aras de lograr un apalancamiento de la soberanía alimentaria
del país, el Gobierno Nacional de la República Bolivariana de Venezuela
fundó la Corporación Venezolana de Alimentos, la cual crea las bases para la
gestión y organización del sector agrícola del país, el cual se vincula
directamente con el sector alimentario.
En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria crea nuevas
empresas que se encargan del control del sector alimentario, entre ellas la
Empresa Socialista “Pedro Camejo” que se crea como el brazo ejecutor de
las políticas de mecanización agrícola para los pequeños y medianos
productores excluidos en antiguas políticas gubernamentales.
1
En el año 2010, producto de la reestructuración de la CVA, ésta pasa a
ser la Corporación Venezolana de Alimentos, en donde a través de su
empresa, la Empresa Socialista “Pedro Camejo” crea el Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,
con el objeto de capacitar en los aspectos técnico-productivos, sociopolíticos
y milicianos a los trabajadores y trabajadoras de la empresa, a miembros de
los Consejos Comunales de la región y a representantes de los países de la
Alternativa Bolivariana para las Américas (A.L.B.A.).
La organización en estudio se dedicará a capacitar a los trabajadores
y trabajadoras, miembros de Consejos comunales y compañeros y
compañeras de los países que integran la Alternativa Bolivariana para los
Pueblo de Nuestra América (A.L.B.A.), en el área de la mecanización
agrícola.
1.1.3 Localización Geográfica
El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz”, está ubicado en Urachiche, Estado Yaracuy, Municipio
Urachiche, en el Corredor Agroindustrial “Prudencio Vásquez”, donde
también funcionan otras empresas de la Corporación Venezolana de
Alimentos.
1.1.4 Historia de Vida de la Organización
El Gobierno Nacional crea el 13 de noviembre del 2001 a través del
Decreto de Ley de Tierras y Desarrollo Agrario se crea la Corporación
Venezolana Agraria, la cual establece empresas dedicadas a las diferentes
áreas del sector agrícola con el objeto de desarrollar la agricultura para una
mayor producción de alimentos.
2
En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria pasa a ser
Corporación Venezolana de Alimentos, ahora también se encarga de la
producción y comercialización de productos alimenticios a través de sus
empresas, sin dejar de lado sus empresas de servicios, como la Empresa
Socialista “Pedro Camejo”, la cual fue fundada el 14 de Junio del 2006 con el
objeto de prestar servicios de mecanización agrícola a los pequeños y
medianos productores de las diferentes regiones agrícolas del país.
En vista de la necesidad de capacitar al personal que labora en dicha
organización, se crea el Centro Latinoamericano de Formación en
Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, el cual se concibe como un espacio
formativo en las áreas técnico-productivas apoyando la capacitación de las
diversas maquinarias e implementos utilizados para mecanizar la agricultura,
y a su vez generar conciencia en cuanto al uso de esa maquinaria y su
cuidado. La puesta en marcha de esta organización aportará a una mayor
relación con los países del ALBA y a su vez permitirá fortalecer la soberanía
agroalimentaria de nuestras naciones.
El centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz” comenzó a funcionar el 28 de noviembre del 2010,
brindando su I Curso de Mecanización Agrícola a 32 personas entre ellos 2
bolivianos y 2 nicaragüenses y el resto entre trabajadores, trabajadoras y
postulados por los Consejos Comunales de la localidad de Urachiche, estado
Yaracuy. Se estima su inauguración para el año 2011.
1.1.5 Organizaciones Vinculadas al Proyecto
En este proyecto socio productivo se vinculan las siguientes
organizaciones:
a. Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz”: ubicado en Urachiche, Municipio Urachiche del Estado
Yaracuy, lugar donde se llevó a cabo el proyecto.
3
b. Empresa Socialista “Pedro Camejo”: cuya sede principal se encuentra
ubicada en Cabudare, Municipio Palavecino del estado Lara.
c. Corredor Agroindustrial del Estado Yaracuy “Prudencio Vásquez”, sede
de las distintas empresas de la Corporación Venezolana de Alimentos
como: Leguminosas del ALBA, Empresa Socialista “Bravo Cacique”,
ISOPESCA, Corporación CASA, Empresa Socialista “Pedro Camejo” y el
Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Sáenz”.
d. Consejos comunales y demás organizaciones sociales: diferentes
órganos del Poder Popular de la localidad de Urachiche, estado Yaracuy.
e. Fundos Zamoranos.
1.2.Problemas, Necesidades o Interés del Contexto.
A través de un diagnóstico situacional realizado durante la fase III, se
determinó la necesidad del diseñó del Manual de Normas y Procedimientos
para el Proceso de Compras de la Coordinación de Administración del
Centro Latinoamericano de formación en Mecanización Agrícola “Manual
Sáenz”, para alcanzar los objetivos perseguidos para solucionar el problema
que le dio origen.
Posteriormente, durante la evaluación realizada en la fase IV, los
participantes obtuvieron información fundamental que permite establecer la
necesidad, de realizar ajustes en el diseño, de tal forma de facilitar el
cumplimiento de las actividades programadas y el logro de los objetivos. Esta
información se detalla a continuación:
1.2.1 Descripción del Diagnostico Situacional
El desarrollo de la evaluación se fundamentó en un proceso de
triangulación de información, utilizando diferentes recursos para recopilar las
4
experiencias de los diversos actores involucrados en el proyecto. De gran
importancia es, indicar que se utilizaron técnicas de recolección de evidencia;
según Arias (2004), son “las distintas formas o maneras de obtener
información” (p. 35). En este sentido, para llevar a cabo la fase diagnóstica
se utilizo, la entrevista, la cual consiste en la formulación de un o varias
preguntas que son respondidas de manera oral y estas se pueden realizar
tanto a una sola persona como a un grupo en particular (Ver Anexo A).
Por su parte, Pérez Serrano, (citado por Hernández, 2008), señala que la
entrevista es una técnica mediante el cual el entrevistador sugiere al
entrevistado unos temas sobre los que este es estimulado para que exprese
todos sus sentimientos y pensamientos de forma libre, conversacional poco
formal. Su uso es variado, pero principalmente se usa como complemento en
la búsqueda de datos específicos, es decir obtener información que sería
muy difícil conseguir con otra técnica.
Además de ello, se buscó la información a través del diseño y uso de
una hoja de revisión del Manual (Ver Anexo B), que permitió detectar
requerimientos de ajustes en el mismo. Se debe mencionar, que tanto la
entrevista, como la hoja de revisión fueron dirigidas a cada uno de los
miembros de la población beneficiada directamente y al personal del
Departamento de Organización y Métodos, unidad responsable de la revisión
de Manuales dentro de la organización.
Ahora bien, la información y evidencias recolectadas durante esta fase,
a través de las técnicas de recolección, le proporcionaron los insumos
necesarios a los participantes, para que los mismos, reflexionaran sobre las
necesidades detectadas, así pues, se realizó una matriz de análisis del
Manual de Normas y Procedimientos, dando como resultado los siguientes
aspectos a tomar en cuenta al momento de realizar la evaluación, así como
la formulación de las estrategias y sugerencias a ser consideradas en una
toma de decisiones.
5
6
Cuadro 1
Matriz de Análisis del Manual de Normas y Procedimientos
Análisis Situación Actual Análisis Critico Estrategias o Sugerencias
Evaluación del Manual de normas y procedimientos para el
proceso de compras de la coordinación deAdministración
Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”)
La portada no tiene identificada a la empresa
Se desconoce a qué empresa pertenece
Identificar la empresa en la portada del Manual.
Falta información con respecto a la unidad
encargada del diseño y aprobación del manual.
Se desconoce quién (es) elaboraron el manual, a su vez, quien (es) de la Junta
Directiva dieron visto bueno del mismo.
Se recomienda ubicar al pie de página de todo el
manual dicha información, así como las firmas y
sellos en señal de aprobación.
El objetivo del manual está presente en el manual. Sin embargo, falta describir el
alcance y las unidades involucradas están mal
ubicadas dentro del mismo.
Se debe colocar la información de las
unidades involucradas
Evaluación del Manual de normas y procedimientos para el
proceso de compras de la coordinación de
AdministraciónCaso: Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”)
Los flujogramas de procesos están mal ubicados dentro del
manual.
Las paginas 3, 4, 5 y 6 del manual donde se detallan los flujogramas de proceso deben
ir al final de cada proceso respectivamente.
Las bases legales están correctamente ubicadas.
No presenta un glosario de términos
Colocar el glosario de términos.
Las normas generales y específicas no están
delimitadas de manera clara y precisa.
Se observa que las normas no están
identificadas correctamente según la
Identificar y ubicar de manera correcta las normas generales
y las normas especificas, separadas unas de las otras,
6
Análisis Situación Actual Análisis Critico Estrategias o Sugerencias
1.
estructura del manual. Las normas específicas no están organizadas
según los procedimientos.
con sus respectivos títulos.
Separar en manual anexo los cargos que se presentan, así como las funciones por cargo.
En el manual de procedimientos se
encuentra inmerso el manual de cargos y
funciones, cuando esta información debe estar
por separado en un manual independiente.
Incluir la información correspondiente de cargos y
funciones en el manual existente correspondiente.
Evaluación del Manual de normas y procedimientos para el
proceso de compras de la coordinación deAdministración
Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”)
Los formatos que se muestran en el manual de normas y procedimientos no poseen
información referente al modo de uso de los mismos.
Diseñar manual de uso de los formatos utilizados.
Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)
De los resultados anteriores se desprende la necesidad de la
evaluación, pues como lo señala Sapag Chain (s/f), la evaluación es un
instrumento que ayuda a establecer objetivamente ciertos aspectos
resultantes del estudio, para medir objetivamente las premisas y supuestos,
estas deben nacer de la realidad misma en la que el proyecto estará inserto y
en el que deberá rendir sus beneficios.
1.2.2. Jerarquización y Selección de Necesidades
Es necesario puntualizar que se han evidenciado algunas necesidades,
entre ellas se tiene:
1. Fallas en diversos aspectos del Manual de Compras.
2. Falta de Control en la aplicación de los manuales de normas y
procedimientos para el correcto cumplimiento de los mismos.
Es importante resaltar, que las necesidades antes mencionadas se han
considerado de acuerdo al orden de importancia y según su prioridad.
1.2.3. Selección del Problema o Necesidades
Es importante destacar, que la selección de las necesidades se ha
realizado atendiendo a la importancia que tiene para el Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,
el Manual de normas y Procedimientos, para la correcta realización de las
transacciones correspondientes a las compras, proceso este fundamental
dentro del Centro.
En ese sentido, se selecciona como único problema a tratar en este
proyecto socio integrador, el que corresponde a las Fallas en diversos
aspectos del Manual de Compras, esto debido a la relevancia de establecer
claridad y precisión en toda la información contenida en el Manual, y que es
8
primordial para el desarrollo de las transacciones mencionadas
anteriormente.
Además de lo expuesto anteriormente, se decide abordar el problema,
pues, está directamente relacionado con nuestra área de competencia como
participantes del Programa Nacional de Formación en Administración.
1.2.4. Alternativas de Solución
Para efectos de este proyecto socio integrador, considerando la
necesidad seleccionada, se propone como alternativa de solución la
Evaluación del Manual del Procedimiento de Compras para el Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”
(CLFMA). Dicho Manual de Procedimiento se basa en los distintos aspectos
legales y administrativos establecidos en las leyes de la República
Bolivariana de Venezuela y en las normativas establecidas por la empresa.
En cuanto al aspecto legal, para este manual, son especiales las leyes
referentes a los procedimientos administrativos en las empresas públicas o
empresas del Estado, la Ley de contrataciones y la Ley sobre Simplificación
de Trámites Administrativos.
En tal sentido, el desarrollo de la Evaluación del Manual del
procedimiento de compras del Centro Latinoamericano de Formación en
Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”, permitirá realizar ajustes en el
diseño del mismo, permitiendo el adecuado cumplimiento de las actividades
programadas y el logro de los objetivos, trayendo como consecuencia la
efectividad y eficiencia para el procedimiento de referencia, y por ende para
el Centro.
2. Justificación e Impacto Social
2.1. Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto
9
En lo que respecta a las razones que conllevan a realizar el Proyecto
Socio Integrador, se debe mencionar, que evaluar el Manual de Normas y
Procedimientos para el proceso de compras permite al Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”,
obtener información relevante para la toma de decisiones, y determinar de la
manera más significativa y objetiva posible, la pertinencia, eficacia, eficiencia
e impacto de las actividades implicadas en el Manual, a la luz de los
objetivos.
De este modo, la evaluación del Manual es fundamental, porque sirve
como un instrumento que provee información para la toma de decisiones,
además que permite emitir un juicio sobre la bondad o conveniencia del
diseño del mismo, ayudando a estudiar objetivamente e identificar los
aspectos que fallan o no en dicho diseño, y si estuvieron a la altura de las
expectativas.
Ahora bien, a continuación se presentan algunas razones que justifican
la realización de este proyecto:
a. Teórico-Conocimiento: la presente investigación se desarrolla en el marco
del Programa Nacional de Formación en Administración, el cual busca formar
el nuevo administrador y la nueva administradora cónsono con el nuevo
Modelo Productivo Socialista establecido en el Plan Nacional de Desarrollo
Económico y Social de la Nación Simón Bolívar 2007-2013. Al respecto, este
Administrador debe conocer a fondo todos los procesos administrativos
llevados a cabo dentro de una organización, y los procedimientos
desarrollados para el buen desempeño de actividades dentro de la empresa.
Cabe mencionar, que uno de los procedimientos más importantes que
se realiza en la organización en estudio es el de compra, según Bassi (2001)
las compras se definen como “actividades que atañen a un negocio en lo que
respecta a costo, calidad y disponibilidad física de materiales, pues deben
asegurar las materias primas para la fabricación de los productos o la
10
prestación de los servicios y su comercialización” (p. 301). Para este
procedimiento se toman en cuenta diversas variables como: abastecimiento,
precios, existencia, alternativas, costos.
Por otro lado, es importante resaltar que evaluar el procedimiento de
compras pasa por un análisis de gestión de compras que Mecinas (1999)
define como “un proceso que contribuye a los objetivos comunes de la
empresa mediante la adquisición de material necesario para obtener el
producto” (p. 65). Por lo antes expuesto, se nota la importancia de la
realización de un manual de procedimientos para la compra que permita
garantizar un proceso limpio y justo, además de legal según las normas y
leyes de Venezuela y que a su vez garantice el cumplimiento de los objetivos
de la organización.
b. Técnico – ámbito de acción: el desarrollo de un nuevo modelo productivo,
capaz de incentivar el desarrollo humano sostenible y no subordinado al
capital como único motor de la humanidad, requiere de profesionales de la
administración capaces de afrontar nuevos retos que se adecuen a las
necesidades del país y de las organizaciones bajo un modelo más humanista
de desarrollo.
En tal sentido, durante la realización de esta investigación, los
participantes desarrollan una herramienta de evaluación que permite verificar
si se están cumpliendo los objetivos en el proceso de compras para mejorar
la transparencia y uso de los recursos en el Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, trayendo como
consecuencia el desarrollo eficaz y eficiente de dicho procedimiento.
Por último, se puede decir, que con este ámbito se busca consolidar la
integración de los diversos procesos y áreas operativas, para que exista el
crecimiento de la organización y del colectivo. En este sentido, los
participantes del proyecto Socio Integrador proporcionaran alternativas de
solución para las necesidades plasmadas de los resultados obtenidos, lo
11
cual, ayudara al progreso de esta organización y mejorar los servicios que le
ofrecen a las comunidades.
c. Legal: el presente proyecto Socio Integrador tiene su fundamento legal en
las siguientes leyes y decretos: como principal base legal, se tiene la
“Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Otra base legal
corresponde a la Ley Orgánica de la Administración Pública, la cual rige los
procedimientos administrativos a seguir, que se deben considerar al
momento de analizar y proponer procedimientos administrativos innovadores.
Vale resaltar, que la Ley Orgánica de la Administración pública
comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos que
intervienen en la captación de ingresos públicos y en su aplicación para el
cumplimiento de los fines del Estado, y estará regida por los principios
Constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia,
responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación macroeconómica”.
Además de las anteriores, se tiene como base la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Publico, esta establece en su artículo 2,
qué comprende la administración financiera del sector y qué principios los
rige. Así mismo, el Reglamento Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Publico, establece las disposiciones básicas para el
funcionamiento del sistema de contabilidad pública, el cual será único,
integrado y aplicable a todos los órganos de la República.
Por otro lado, encontramos la Ley Orgánica de las Contrataciones
Públicas y la Ley de Licitaciones. También, se fundamenta en la Ley de
Contrataciones y la Ley de simplificación de Trámites Administrativas, esta
última encargada de establecer lineamientos bajo los cuales los órganos y
entes de la Administración Pública realizarán la simplificación de los
trámites administrativos que se efectúan ante los mismos.
d. Participante-Comunidad: El proyecto favorece a la búsqueda del
perfeccionamiento de las actividades ejecutadas por los integrantes de esta
organización, y a las mejoras sistemáticas de cada uno de los
12
departamentos, para que ello genere un mejoramiento en las compras del
Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela
Sáenz”.
Así mismo, los participantes proporcionaran las herramientas para la
ejecución de dichas propuestas, y cumplirlas a cabalidad, es lo esperado. La
iniciativa de los participantes de abordar esta empresa socialista, permitirá
hacer seguimiento a todos los procedimientos que allí se ejecutan, para
posteriormente realizar propuestas y recomendaciones según las
necesidades observadas.
En virtud de lo expuesto, el proyecto contribuye al mantenimiento,
crecimiento y desarrollo de la empresa, a través del desarrollo del proceso de
evaluación, lo que permitirá la determinación de estrategias que repercutirán
en el logro de los objetivos, y en lo enmarcado en su misión y visión.
e. Vinculación del proyecto con el Plan de desarrollo Económico y social
de la Nación 2007-2013, Líneas de investigación del Programa Nacional
de Formación en Administración, y transversalidad con el eje proyecto,
socio crítico y profesional: Este proyecto Socio Integrador, se encuentra
relacionado con las Líneas Generales del “Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación 2007-2013” la línea número 3: Modelo Productivo
Socialista, que tiene como finalidad desarrollar el nuevo modelo productivo
endógeno como base económica del Socialismo del Siglo XXI, incrementar la
soberanía alimentaria y consolidar la seguridad alimentaria, lográndose esto
a través del fortalecimiento de los mecanismos de creación y desarrollo de
Empresas Socialista y de redes en la economía social, al igual que
mantener la sostenibilidad de la economía social.
Ahora bien, el Centro Latinoamericano de Formación en mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz” surge como un modelo mediante la participación
comunitaria, contribuyendo a incrementar la calidad de vida de la población
bajo principios de justicia y equidad. Asimismo, se vincula con la Línea de
Investigación N° 2 del Programa Nacional de Formación en Administración
13
(PNFA), la cual establece la “Producción Sostenible en los Modelos
Productivos”, específicamente en el objetivo de “Planificar, controlar y
evaluar los procesos de compras de insumos y bienes de servicios, dirigidos
al desarrollo endógeno y al crecimiento sostenido de las comunidades”.
Además de lo anterior, se encuentra vinculado con la estructura
curricular, ya que cumple en ser un proyecto de carácter socio integrador
teniendo como finalidad la resolución de un problema colectivo, en este caso,
la Evaluación de procedimientos administrativos, permitiendo así, el correcto
funcionamiento del Centro Latinoamericano de Formación en mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz”.
Es necesario destacar, que el perfil del egresado en administración bajo
la modalidad del PNF claramente explica que, es un ciudadano que detecta y
soluciona problemas propios de su ámbito de actuación mediante la
creatividad, análisis y comprensión organizacional dentro del marco legal
vigente, que le permite integrarse con conciencia al desarrollo
socioeconómico, político, sustentable y sostenible, acompañado por una alta
motivación, además de ser un ciudadano integral activo, critico, innovador,
emprendedor y solidario, que practique y respete los valores humanísticos,
con aptitudes para desempeñarse operativamente en todas las fases del
proceso administrativo.
En tal sentido, se demuestra la Transversalidad de los ejes del PNFA
con el proyecto, puesto que se han tomado de los tres ejes, información
importante para poner en ejecución el mismo. En el eje socio-critico se hace
profundizar lo que en Venezuela se viene desarrollando, un proceso de
transformación en lo político, social, educativo, económico y cultural, donde
obligatoriamente se necesita de cuadros profesionales capaces de diseñar y
de administrar nuevas formas de producción y nuevas formas de propiedad
de medios de producción, al servicio de la satisfacción de las necesidades
fundamentales de la población, y con capacidad para generar y conducir
14
nuevas organizaciones con conciencia ética y ecológica y orientadas hacia el
desarrollo sustentable.
Para ello es necesaria la participación de todos los actores involucrados
en el hecho educativo (Facilitadores, Participantes, Comunidades). Así, los
egresados se forman con una tendencia diferente, donde debe prevalecer
como administradores, valores humanistas que van más allá de un interés
individual y de lucro, a la vez de estar obligados a llevar esta propuesta a
cada comunidad que abra sus puertas, y den la oportunidad de ofrecerles un
nuevo modelo de administrar sus negocios, como es el caso del Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”Manuela Sáenz”,
quienes confiaron en esta propuesta de estudio, y brindaron el apoyo
institucional solicitado.
En cuanto al Eje Profesional, se han impartido diferentes unidades
curriculares a lo largo del trayecto IV , lo cual ha desarrollado en cada uno,
como participantes, destrezas y habilidades, conocimientos y eficiencia, en lo
que respecta al área Administrativa, Contable-Financiera, Talento Humano y
Comercialización lo que ha permitido la formación como seres, humanistas,
integradores, socialistas, capaces de resolver o detectar problemas, y estar
abiertos a los cambios internos y externos, de manera que permite una
integración en la metodología de proyectos de participación comunitaria,
actualmente difundida y ejecutada dentro de los nuevos planes de carrera
universitaria en el marco de la Misión Alma Mater.
2.2. Población Beneficiada
Dentro de los beneficiados directos tenemos a los trabajadores del
Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
Cuadro 2
Población Beneficiada Directamente
15
CARGO CANTIDADAdministrador 1
Talento Humano 1Planificador 1
Coordinador 1
Obreros 11
Conductor 1
Docentes 4
TOTAL 20Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)
En cuanto a la población beneficiada indirectamente, tenemos a los
trabajadores y trabajadoras de la empresa Socialista “Pedro Camejo”
miembros de Consejos Comunales, y compañeros y compañeras de los
países que integran la Alternativa Bolivariana para los pueblos de nuestra
América (A.L.B.A).
3. Objetivos del Proyecto
General
Evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso de
Gestión de Compras de la coordinación de Administración del Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”
en Urachiche, estado Yaracuy.
Específicos
16
1. Diagnosticar la situación actual del Manual de Normas y Procedimientos
del Proceso de Compras del Centro Latinoamericano de Formación en
mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.
2. Analizar las mejoras al Manual de Normas y Procedimientos del Proceso
de compras del Centro Latinoamericano de Formación en mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz”.
3. Sugerir las estrategias para desarrollar y mejorar la aplicación del Manual
de Normas y Procedimientos del Proceso de compras.
17
II PARTE
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
18
19
1. Plan de Acción
Cuadro 3
Plan de Acción
QUE COMO CUANDO DONDE QUIENES CON QUE
Visita programada al Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.
Reunión con los miembros del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”
donde se dio información de parte de los integrantes del
proyecto, sobre la evaluación del manual de normas y
procedimientos.
06/09/11
Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz. Urachiche,
Municipio Urachiche,
Estado Yaracuy.
Oscaida VargasMoisés Leal
Helbis NunesDaniel Rodríguez
Herver CastilloCarlos Gonzales
RECURSOS FÍSICOS:Cámara fotográfica, celulares.
RECURSOS FINANCIEROS:Viáticos
Barquisimeto-Urachiche (Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz) y Urachiche – Barquisimeto
5 x 30 = 150 Bs.
Alimentos y Bebidas5 x 50 = 250
Reunión con el Tutor Asesor Prof. William
Rodríguez.
Discusiones Grupales.Lluvia de ideas.
Análisis del contenido del Proyecto Socio Integrador y del Programa del PNF en
Administración.
13/09/11Aula de Clase del
UPTAEB.
Oscaida VargasMoisés Leal
Helbis NunesDaniel Rodríguez
Herver CastilloCarlos Gonzales
RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, paginas blancas, programa del
PNFA.
Entrega de Informe de Avance del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte
del Tutor Asesor Prof. William Rodríguez.
Se acordó la evaluación del manual de compras, en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.
07/10/11Aula de Clase del
UPTAEB.
Oscaida VargasMoisés Leal
Helbis NunesDaniel Rodríguez
Herver CastilloCarlos Gonzales
RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, paginas blancas, programa del PNFA., cámara fotográfica, y
grabadora.
19
Reunión de equipo donde se establecieron las
estrategias innovadoras a implementar en el Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.
Se acordaron las siguientes estrategias: Guion de
entrevistas al personal de Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización
“Manuela Sáenz”, destacando la Evaluación del Manual de Compras para la empresa.
17/01/12Casa de Helbis
Nunes
Oscaida VargasMoisés Leal
Helbis NunesDaniel Rodríguez
Herver CastilloCarlos Gonzales
RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, paginas blancas, programa del
PNFA.
Reunión con el nuevo Tutor Externo Carlos Lázaro asignado en el Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz,
en compañía del Tutor Asesor Prof. William
Rodríguez.
Se obtuvo información de las acciones ejecutadas por el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz, la cual fue muy lucrativa para
ambas partes.
07/02/12
Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz. Urachiche,
Municipio Urachiche,
Estado Yaracuy.
Oscaida VargasMoisés Leal
Helbis NunesDaniel Rodríguez
Herver CastilloCarlos Gonzales
RECURSOS FÍSICOS:Cámara fotográfica, celulares.
RECURSOS FINANCIEROS:Viáticos
Barquisimeto-Urachiche (Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz) y Urachiche – Barquisimeto
5 x 35 = 175 Bs.
Alimentos y Bebidas5 x 60 = 300
Visita programada al Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.
Se idearon propuestas para que el manual, sea aceptado por todos los miembros del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.
.
22/02/12
Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización
Agrícola “Manuela Sáenz. Urachiche,
Municipio Urachiche,
Estado Yaracuy.
Oscaida VargasMoisés Leal
Helbis NunesDaniel Rodríguez
Herver CastilloCarlos Gonzales
RECURSOS FÍSICOS:Cámara fotográfica, celulares.
RECURSOS FINANCIEROS:Viáticos
Barquisimeto-Urachiche (Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz) y Urachiche – Barquisimeto
5 x 35 = 175 Bs.
Alimentos y Bebidas5 x 60 = 300
19
Reunión con el Tutor Asesor Prof. William
Rodríguez.
Se realizo la Revisión de formatos, la Requisición, las
Notas de entrega y el Acta de recibido. Se nos sugirió la
mejora de los formularios y agregarle algunos tips.
06/03/12Aula de Clase del
UPTAEB.
Oscaida VargasMoisés Leal
Helbis NunesDaniel Rodríguez
Herver CastilloCarlos Gonzales
RECURSOS FISICOS:Manual de compras.,
Programa del PNFA, Hojas Tamaño Carta.
Entrega del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte
del UPTAEB.
Entrega del proyecto para corroborar trabajo realizado en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,
19/03/12Aula de Clase del
UPTAEB.
Oscaida VargasMoisés Leal
Helbis NunesDaniel Rodríguez
Herver CastilloCarlos Gonzales
RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, paginas blancas, programa del PNFA, Borrador del Proyecto
Socio Integrador.
Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)
19
2. Cronograma de Actividades
Cuadro 4
Cronograma de Actividades
No. ACTIVIDAD
SEPTIEMBRE OCTUBRE ENERO FEBRERO MARZO
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 51 Visita programada al Centro Latinoamericano
de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.
2 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William Rodríguez.
3 Entrega de Informe de Avance del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte del Tutor Asesor Prof.
William Rodríguez.4 Reunión de equipo donde se establecieron las
estrategias innovadoras a implementar en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.
5 Reunión con el nuevo Tutor Externo Carlos Lázaro asignado en el Centro
Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz, en compañía del Tutor Asesor Prof. William
Rodríguez.6 Visita programada al Centro Latinoamericano
de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.
7 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William Rodríguez.
8 Entrega del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte del
UPTAEB.
Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012).
III PARTE
RESULTADOS Y LOGROS
1. Conclusiones y Recomendaciones
1.1.Conclusiones
La consulta de fuentes bibliográficas y documentales, así como el
análisis e interpretación de la evidencia recabada en el estudio, permitieron
llegar a las siguientes conclusiones, de acuerdo con los objetivos del estudio
referidos al plan de acción:
1. Con respecto al primer objetivo, Diagnosticar la situación actual del
Manual de Normas y Procedimientos del proceso de Compras, se
determinó, según la evidencia recabada, que el mismo presenta los
siguiente requerimientos:
a. La portada no tiene identificada el Centro Latinoamericano de
Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, por lo que se
desconoce a quien pertenece, pudiendo esto generar dudas entre el
personal que debe aplicar sus normas y procedimientos.
b. Existe una falta información con respecto a la unidad encargada de la
elaboración y aprobación del manual, por lo que hay un
desconocimiento total del área encargada de dar el visto bueno del
mismo, generando esto, al igual que el caso anterior, dudas en el
personal que debe aplicar sus normas y procedimientos.
c. El objetivo del manual está presente en el mismo, sin embargo, falta
describir el alcance y las unidades involucradas están mal ubicadas
dentro del mismo.
d. Los flujogramas de procesos están mal ubicados dentro del manual.
23
e. No presenta un glosario de términos.
f. Las normas generales y específicas no están delimitadas de manera
clara y precisa.
g. Los formatos que se muestran en el manual de normas y
procedimientos no poseen información referente al modo de uso de
los mismos.
De lo expuesto se deduce, que el manual no cumple con todos los
requisitos del Manual de Normas y Procedimientos, puesto que, no
contempla todos los aspectos relacionados con su elaboración, filosofía y
objetivos del centro.
2. En cuanto al siguiente objetivo; Analizar las mejoras del Manual de
Normas y Procedimientos del proceso de Compras del Centro
Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela
Sáenz”, se pudo establecer que se deben hacer mejoras a la portada
identificando en ella a la empresa, además se debe ofrecer información
sobre la unidad encargada de la elaboración y aprobación del Manual, se
deben reestructurar las normas generales y específicas, asimismo, se
deben reubicar los flujogramas de los procesos, entre otras mejoras; de
tal forma de garantizar la calidad del Manual y así posibilitar la aplicación
de una variedad apropiada de actividades y de habilidades, asegurar que
las tareas sean identificables como una unidad significativa de trabajo y
no como algo fragmentado y sin contenido, además de mantener un clima
de seguridad para todo el personal, al tener una fuente de referencias
única y fiable para sus actuaciones.
3. En lo referente al tercer objetivo; se concluyó, que es fundamental la
puesta en práctica de un conjunto de estrategias dirigidas a mejorar la
aplicación del Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de
compras, así pues, se plantean las siguientes:
a. Identificar la empresa en la portada del Manual.
24
b. Se recomienda ubicar al pie de página de todo el manual la
información de la unidad responsable del Manual, así como las firmas
y sellos en señal de aprobación.
c. Se debe colocar la información de las unidades involucradas.
d. Las paginas 3, 4, 5 y 6 del manual donde se detallan los flujogramas
de proceso deben ir al final de cada proceso respectivamente.
e. Colocar el glosario de términos.
f. Identificar y ubicar de manera correcta las normas generales y las
normas especificas, separadas unas de las otras, con sus respectivos
títulos
g. Incluir la información correspondiente de cargos y funciones en el
manual existente correspondiente.
h. Diseñar manual de uso de los formatos utilizados.
1.2.Recomendaciones
En relación con lo planteado anteriormente, se sugiere lo siguiente:
1. Tener un modelo unificado para todo el Centro.
2. Tener un formato que permita su constante revisión y actualización, ya
que debe revisarse periódicamente.
3. Tener en cuenta y ser consecuente con la filosofía y objetivos del
Centro y el Departamento de Compras.
4. Que hayan manuales disponibles en todas las unidades, de manera que
todo el personal tenga acceso a ellos.
5. Que sea aceptado par todo el personal al que va dirigido.
6. Capacitar y divulgar a todo el personal, la importancia del uso del
manual de normas y procedimientos de la empresa.
7. Separar el manual de normas y procedimientos del manual de cargos y
funciones, ya que, de esta manera, se delimitara de forma más
25
detallada las funciones que deben ejecutar cada área específica, y cada
colaborador de las mismas. Esto es importante al momento de inquirir
responsabilidades.
26
IV PARTE
ANÁLISIS DE RESULTADOS
Se determinó la necesidad de evaluar los procesos existentes en el
Manual de Nomas y Procedimientos del proceso de Compras del Centro
Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,
buscando el mejoramiento de los mismos. Los participantes establecieron
como prioridad el cumplimiento del manual tal y como está establecido, por
encima de los procesos realizados empíricamente.
De esta manera se realizaron visitas programadas, y se efectuaron
entrevistas a cada uno de los miembros de la población beneficiada
directamente dentro de la organización, para visualizar las fallas que poseen
en la ejecución de sus procedimientos, además se les hizo entrega de una
hoja para la evaluación del Manual, de tal forma de que se pudiera ampliar la
información recabada; esta también le fue entregada al personal del
Departamento de Organización y Métodos, por ser este el área encargada de
la elaboración y aprobación de los Manuales del Centro.
Al tener toda la información redactada y acorde a lo previamente
trazado, se diseño la matriz de análisis del manual de normas y
procedimientos, destacando la situación actual, el análisis crítico y las
sugerencias con respecto a diversos aspectos en el área de compras, así
como de los formatos que deben utilizarse en dicha área.
Dichos resultados sirvieron de base para el mejoramiento de los
procesos donde fueron detectadas las fallas, a la vez de permitir la
modificación y actualización del manual de normas y procedimientos, de
aquellos procesos que estén obsoletos y no estén acordes con la realidad de
la organización.
27
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30
ANEXOS
31
ANEXO A
GUIÓN DE LA ENTREVISTA
32
GUIÓN DE LA ENTREVISTA
1. ¿Está Ud. involucrado con algunos de los procedimientos que se
encuentran descritos en el Manual de Normas y Procedimientos?, si la
respuesta es afirmativa, ¿En cuál y de qué forma?
2. ¿Ha tenido oportunidad de leer el Manual completamente o solo una
parte de él?
3. ¿Considera Usted que el proceso donde se encuentra involucrado está
descrito de forma clara y precisa?
4. ¿Considera Usted que en el proceso donde se encuentra involucrado
están descritos todos los pasos y unidades que lo conforman? Por
ejemplo:
• Debe ser un modelo unificado para toda la organización.
• Las normas y procedimientos que se incluyan han de ser los
necesarios y no más.
• Hay que tener en cuenta que al seleccionar los aspectos de trabajo
que se deben normalizar, habitualmente caemos en el error de incluir
en el manual fundamentalmente, normas y procedimientos complejos
y de utilidad muy específica y poco frecuente. Sin embargo, pensamos
que, precisamente aquellos aspectos del trabajo habitual que pueden
parecer simples y muy conocidos por su frecuente utilidad, es donde
más fácilmente se puede caer en defectos por la rutina, lo que puede
ser un factor decisivo de deterioro de la calidad.
• El manual tendrá un formato que permita su constante revisión y
actualización, ya que debe revisarse periódicamente.
33
• Todo su contenido ha de tener en cuenta y ser consecuente con la
filosofía y objetivos de la institución y el Departamento que
corresponda.
• Habrá manuales disponibles en todas las unidades, de manera que
todo el personal tenga acceso a ellos.
• El manual deberá ser aprobado y respaldado por los órganos de
gobierno de la organización.
• Deberá ser conocido y aceptado par todo el personal al que va
dirigido.
5. ¿En relación a la pregunta anterior, considera Usted que el Manual
requiere algún ajuste o a su parecer cumple con los requisitos expuestos?
34
ANEXO B
HOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL
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HOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL
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