República bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Defensa

Universidad Nacional Experimental Politécnica de la fuerza armada

Guacara – Edo. Carabobo

Autor (es):

Jiménez Marbely

Soto Yasmira

Rios Yackeline

Contreras Wilkins

Sección: G-003

Ingeniería en Sistemas

Guacara, Junio de 2010

Planteamiento del problema

La universidad Nacional Experimental Politécnica de las Fuerzas Armadas es

una institución de educación superior que forma al recurso humano venezolano en

carreras universitarias requeridas para el desarrollo integral del país, con una gran

cantidad de núcleos a nivel nacional, contando en algunos casos con múltiples

extensiones en un mismo estado, como es el caso del estado Carabobo, donde se

encuentra instalada en los municipios Naguanagua, Bejuma, Puerto Cabello, Rafael

Urdaneta (La Isabelica) y Guacara.

Dentro de la estructura organizativa de la institución se encuentra el

Departamento de Control de estudio, dependencia que atiende las necesidades de la

población estudiantil de cada extensión, contribuyendo en la planificación de los

contenidos programáticos de las materias dadas en un determinado plan de estudio o

pensum de carrera.

En el departamento de control de estudio sus funciones son:

Encargarse del ingreso y admisión de los estudiantes que desean estudiar en

esta casa de estudio, organizándose para incluirlos en un curso introductorio

universitario (CIU) antes de comenzar un primer semestre.

Archivar los documentos de los estudiantes.

Estudiar las diferentes problemáticas que se les presenten a los estudiantes en

la parte académica.

Manejar el proceso de realizar y entregar constancias de estudios y records

académicos.

Regirse de los comunicados que manda la sede principal de la universidad en

caracas.

Procesar las inscripciones semestrales de los estudiantes.

Egresar a los estudiantes que cumplieron todos los requisitos exigidos por la

universidad y su pensum de carrera.

En la Extensión Guacara los estudiantes hacen formal la inscripción del

semestre con una gran variedad de formatos manuales prediseñados que requieren de

elaboración de fotocopias, lo que induce a un constante desembolso económico y

engorroso proceso.

Por otra parte, el conteo de las inscripciones amerita la revisión de distintos

formatos; lo que demanda de tiempo excesivo por parte de la coordinación de control

de estudio.

Por lo antes expuesto, se propone el desarrollo de un sistema de información

para el control de inscripción semestral de los estudiantes de la UNEFA - extensión

Guacara.

Objetivos de la investigación.

Objetivo general.

Desarrollar un sistema de información para el control de inscripción semestral

para los estudiantes de la UNEFA - extensión Guacara.

Objetivos específicos.

Diagnosticar la situación actual del proceso de control de inscripción semestral

para los estudiantes de la UNEFA - extensión Guacara.

Identificar los requerimientos de información en necesidad de digitalización.

Realizar un estudio de factibilidad que determine la variabilidad de la

propuesta.

Diseñar y elaborar el sistema propuesto (sistema inscripción semestral para los

estudiantes de la UNEFA - extensión Guacara).

Justificación de la investigación.

La digitalización del control de inscripción semestral de los estudiantes de la

Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada (UNEFA) es

una necesidad tangible que atañe al Departamento de control de estudio, el cual se

encarga de supervisar y dirigir las inscripciones realizadas por la población

estudiantil.

En función a este requerimiento y con la finalidad de cubrir la necesidad de

digitalización y automatización del control de inscripción antes mencionado se realiza

este proyecto, que pretende de manera factible desarrollar un sistema que permita

llevar el control de inscripción semestral de los estudiantes de una forma

automatizada, que permita a los coordinadores de este departamento monitorear y

controlar las inscripciones de los estudiantes ya se regular o desfasado.

Por otra parte también se busca reducir los gastos administrativos que genera

la producción física de actas de inscripción mediante la reproducción de estas.

Además se pretende solucionar el problema de tiempo y espacio que genera el

almacenamiento (físico) de las actas de inscripción y facilitar también la localización

y ubicación de dichas actas mediante su automatización.

Por estas razones los autores Jiménez Marbely, Soto Yasmira, Ríos Yackeline

y Contreras Wilkins de la sección G-003 de Ingeniería de Sistemas de la Universidad

Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada (UNEFA) postula la

creación de un sistema inscripción semestral automatizado para los estudiantes de la

UNEFA - Extensión Guacara con el fin de solucionar los requerimientos del

Departamento de Control de Estudio y optimizar la funcionabilidad del mismo.

Actividades de la investigación preliminar.

Actividad fecha Realizado por:

Se fue a la coordinación de control de estudio para apartar una cita para conversar con el coordinador de ese departamento.

06/05/2010 Yasmira sotoJackeline Ríos

Nos dirigimos al departamento de control de estudio donde le realizamos una entrevista al coordinador del departamento teniendo un cuestionario de preguntas para detectar el problema y posteriormente analizar entre el grupo las respuestas de la entrevistas para llegar al planteamiento del problema y sus posibles soluciones.

11/05/2010Marbely JiménezWilkins Contreras

Nos dirigimos a la coordinación de carrera, ya que se nos fue sugerida por el coordinador del departamento de control de estudio. En dicha coordinación se pudo conversar con la coordinadora de carrera, donde se le realizo una entrevista con el mismo cuestionario de preguntas que se le implemento al coordinador del departamento de control de estudio. Cabe destacar que observamos que las inscripciones de los estudiantes se llevan manuales, donde los coordinadores tienen la difícil tarea de revisar planilla por planilla para pasarla a una base de datos creada en Microsoft Excel. Cabe mencionar que la coordinadora nos mostro las planillas o formatos que tienen para llevar a cabo las inscripciones semestrales, donde nos facilito los formatos para seguir llevando a cabo nuestra investigación.

14/05/2010Jackelines Ríos

Wilkins ContrerasYasmira Soto

Marbely Jiménez

Formatos que se utilizaban para las inscripciones.

Formato de inscripción para los estudiantes regulares:

Formato de inscripción para los estudiantes desfasados:

Cuestionario de preguntas para la entrevista

1. ¿Tiene un sistema para la inscripción semestral de los estudiantes? ¿Cómo

funciona?

2. ¿Qué necesita que haga el sistema?

3. ¿Te gustaría implementar un sistema de inscripción semestral con carnet de

código de barra o cinta magnética? ¿Cuál de las dos?

4. ¿Al ejecutar el sistema a diseñar, que datos quisieras que aparezcan en

pantalla?

5. ¿Quiénes usarían el sistema?

6. ¿Tiene algún tipo de formato o planilla que utilizan para la inscripción de los

estudiantes?

7. ¿En cuántas computadoras desea instalar el sistema?

8. ¿Qué tipo de información tienen las computadoras?

9. ¿El personal que utilizara el sistema tiene conocimientos básicos de

computación?

10. ¿Según tu punto de vista que deficiencia tiene el sistema que actualmente

manejan?

Diseño de bases de datos

Diccionario de datos y Normalización

TABLA: Acceso

Nombre Descripción Tipo Cantidad

USUARIO Usuario de acceso Carácter 8

CONTRASEÑA Contraseña de acceso Carácter 6

TABLA: Periodo

Nombre Descripción Tipo Cantidad

COD_PERIO Código del periodo Carácter 6

NOM_PERIO Nombre del periodo Carácter 6

TABLA: Inscripción

Nombre Descripción Tipo Cantidad

NRO_INS Numero de inscripción Carácter 8

TABLA: Carrera

Nombre Descripción Tipo Cantidad

COD_CAR Código de la carrera Carácter 9

NOM_CAR Nombre de la carrera Carácter 30

TABLA: Mat_Car

Nombre Descripción Tipo Cantidad

COD_MATCAR Código Carácter 8

TABLA: Materia

Nombre Descripción Tipo Cantidad

COD_MAT Código de la materia Carácter 9

NOM_MAT Nombre de la materia Carácter 50

UC_MAT Unidades de Crédito Numérico 2

HORAS_MAT Horas Dictadas Numérico 2

PRELA1_MAT Código de prelación 1 Carácter 9

PRELA2_MAT Código de prelación 2 Carácter 9

PRELA3_MAT Código de prelación 3 Carácter 9

TABLA: Sección

Nombre Descripción Tipo Cantidad

COD_SEC Código de la Sección Carácter 7

TABLA: Est_Mat

Nombre Descripción Tipo Cantidad

COD_EST_MAT Código Carácter 8

ESTATUS Condición del estudiante Carácter 12

TABLA: Estudiante

Nombre Descripción Tipo Cantidad

CI_EST Cedula de identidad del

estudiante

Carácter 8

NOM1_EST Primer nombre Carácter 15

NOM2_EST Segundo nombre Carácter 15

APE1_EST Primer apellido Carácter 15

APE2_EST Segundo apellido Carácter 15

FEC_NAC_EST Fecha de nacimiento Fecha 8

DIR_EST Dirección de habitad Carácter 30

SEM_EST Semestre Numérico 2

TURNO_EST Turno Carácter 2

TLF_EST Teléfono del Estudiante Numérico 11

SEX_EST Sexo del estudiante Carácter 2

SEC_EST Sección del estudiante Carácter 7

CORRE_EST Correo del estudiante Carácter 30

Modelo Entidad – Relación

Carta estructurada

Pantallas

Pantalla de Acceso

Pantalla principal

Pantalla de Periodo

Pantalla de Carrera

Pantalla de Inscripción de Estudiantes

Pantalla de estudiantes Regulares

Pantalla de Estudiantes Desfasados

Reportes

Reporte de los estudiantes:

Reporte de las carreras

Reportes de las Materias

Diagrama de flujo de datos