Proyecto de Simplificación Administrativa Programa de Trabajo 2009 - 2013 “Lis de Veracruz: Arte,...
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Proyecto de Simplificación Administrativa
Programa de Trabajo 2009 - 2013
“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”
Secretaría de Administración y Finanzas
TemaTema
1- Presentación
2- Presentación de los trámites
Dirección General de Recursos Financieros
Dirección General de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Materiales
3 – Cierre
Agenda
Objetivo de la Reunión
Presentar el proyecto de Simplificación Administrativa, y en base a sus dos primeras etapas, exponer la forma como se llevan a cabo actualmente los trámites que se realizan ante la SAF, así como los resultados preliminares del estudio de opinión, con la finalidad de obtener de viva voz los comentarios u observaciones de los usuarios del campus Orizaba-Córdoba.
Eje 1. Descentralización
Objetivo: Descentralizar las funciones sustantivas y de apoyo para proveer a las Vicerrectorías regionales de las estructuras necesarias para su funcionamiento y operación
Programa 2 Simplificación de los procedimientos administrativos
Principales Consideraciones
El Manual de Procedimientos Administrativos ha tenido actualizaciones parciales desde 2006, siendo necesaria una revisión integral.
La capacitación hacia los administradores se ha dado como esfuerzo aislado y esporádico.
Trámites que son obsoletos, repetitivos y asincrónicos con el trabajo académico.
Programa de Trabajo
Etapa I Julio – Noviembre 2010
La liberación del Estudio de Opinión diseñado para conocer la opinión de la Comunidad Universitaria respecto de los trámites que realiza ante la Secretaría de Administración y Finanzas.
Etapa II Septiembre – Diciembre 2010
Llevar a cabo reuniones de trabajo regionales con la presentación de los resultados obtenidos e intercambios de planteamientos en temas generales y específicos.
Programa de Trabajo
Etapa III Septiembre 2010 – Junio 2011
Reorganizar las atribuciones y responsabilidades de los administradores de las entidades académicas y dependencias, actualizando normas, políticas y procedimientos administrativos.
Etapa IV Permanente
Implementar un programa de capacitación para administradores y directivos.
Resultados esperados
Implementar procesos simplificados, descentralizados y construidos con la participación de toda la Comunidad Universitaria.
Tener una normatividad actualizada. Contar con un sistema de capacitación permanente que permita
conducir los procesos administrativos correctamente. Establecer un medio de comunicación permanente entre la
administración y la academia.
Presentación de los trámites
Esquema de exposición
Cada director presentará los trámites que le correspondan y los resultados preliminares del estudio de opinión.
Posteriormente dará entrada para que se emitan las opiniones que se consideren necesarias en cada trámite.
Resultados preliminares por RegiónCorte al 20 de Septiembre de 2010
www.uv.mx
Resultados preliminares del estudio de opinión:
Implementar trámites en línea/formularios electrónicos
Desburocratizar/Analizar tiempos y horarios
Mejorar la atención al usuario
Mejorar Comunicación (informar a tiempo los cambios en general)
Revisar políticas/Unificar criterios
Actividad Inicio Término
Presentación 11:00 11:15
Presentación de trámites 11:15 14:30
Descansos 10 minutos cada 2 hrs.
Comida 15:00 17:00
Continuación de Presentación de trámites
17:00 20:30
Horario General del Evento
Reglas
Respetar los tiempos programados.
El moderador cederá el uso de la palabra.
Expresar opiniones que apoyen la simplificación de trámites.
Podrán expresar su opinión en forma escrita.
Presentación de los trámitesDirección General de Recursos Financieros
Dirección de Presupuestos
Dirección de Ingresos
Dirección de Egresos
Dirección de Contabilidad
Departamento de Inventarios
Dirección de Presupuestos
1. Modificación Presupuestal
1.1 Transferencia
1.2 Reprogramación
Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Requisitos Documentos Tiempo atención Salida
Generales:•No cuente con tachaduras y enmendaduras.•Cumpla la justificación .
Formato(s):Modificación Presupuestal DGRF-P-FI-01
Otros:
1 a 3 días •Transferencia•Reprogramación•Reconocimiento de Ingresos
Legales:• Las necesarias de acuerdo a la Guía Contabilizadora .
Otros:Las cuentas de origen y destino no pertenezcan a la misma cuenta agrupadora.
Nombre Modificación Presupuestal
Áreas que participan Dirección de Presupuestos / Departamento de Control Presupuestal del Gasto
Finalidad Modificaciones al presupuesto programado en POA por alguna situación imprevista.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Modificación Presupuestal
Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Ingresos
1. Autorización de cuotas de eventos autofinanciables
2. Cobro de cuotas y aranceles
3. Expedición de recibos oficiales
4. Patronatos y Fideicomisos
Requisitos Documentos Tiempo atención Salida
Generales:•Solicitud de autorización al SAF•Mencionar nombres de: entidad acadé- mica/dependencia, clave programática, evento, conceptos de cobro, cuotas, formas de pago, periodicidad y Coordinador
Formato(s):•Escrito en papel membretado (original)
Otros:•Copia a la Dirección de Ingresos
• 5 Días hábiles a partir de que reciben el oficio de solicitud en la SAF
• Oficio de Autorización de cuotas
Legales:• Política 245 y 249 del Manual de Procedimientos Administrativos (MPA)
Otros:• POA
Nombre Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Secretaria de Administración y Finanzas (SAF), Dirección General de Recursos Financieros, Dirección de Ingresos.
Finalidad Contar con un documento oficial donde se autoricen las cuotas de su evento.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables
19%
9%
18%
9%9%
9%
18%
9%
Trámite electrónico
Homologar formato
Pago a tiempo al personal de apoyo
Concientización de coordinadores a realizar el trámite
Elaborar un formato e instructivo
Mayor participación de directores de facultad
Información más fluida de directores a coordinadores
El trámite es tardado
Requisitos Documentos Tiempo atención Salida
Generales:•Apegarse al Tabulador autorizado de Cuotas por Servicios Administrativos y Académicos• Moneda de curso legal.• Cumplir con horarios de reporte
Formato:•Comprobantes Bancarios (Original, si fue en ventanilla) • Oficio y documentación soporte.
Otros:
• Por alumno: no más de 3 minutos.
• Por póliza: un día hábil.
• Recibos Oficiales de Ingresos.
• Registro contable.
Legales:•Política 39 al 42, 43 y 49 del MPA
Otros:•POA •Cajero y Supervisor capacitados en manejo del SIIU.
Nombre Cobro de Cuotas y Aranceles
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Ingresos.
Finalidad Existencia de centros de cobro donde brinden este servicio a la comunidad universitaria
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Cobro de Cuotas y Aranceles
9%
17%
8%
8%8%
34%
8%8%
Pago via depósito bancario
Base de datos de cobros actualizada
Sistema de cobro Banner lento
Pago en banco de todos los aranceles
Tener una base de datos de estudiantes
Buen funcionamiento en red del SIIU-BANNER
El cobro en el SIIU-BANNER ES BUENO
Cajas en las 5 regiones para pago
Requisitos Documentos Tiempo atención Salida
Generales:•Solicitud al Director de Ingresos, •Indicar el tipo de recibo, cantidad y evento para el que se utilizarán•Indicar el tipo de recibo, monto, datos fiscales del beneficiario y concepto.• Copia del Convenio
Formato:•Escrito en papel membretado (original), o
•Medios electrónicos
Otros:
• 2 a 3 días hábiles • Recibos Oficiales de Ingresos
Legales:•Política 27 a 29 y del 33 al 36 del MPA•Ley del IVA• Reglas de Operación del CONACYT• Las del Convenio
Otros:•POA
Nombre Expedición de Recibos Oficiales
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Ingresos.
Finalidad Contar con existencia suficiente de Recibos Oficiales de Ingresos, para surtir a los centros de cobro de la Universidad y realizar cobros amparados con estos comprobantes, incluyendo los derivados de Convenios.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Expedición de Recibos Oficiales
25%
75%
Adecuación de requisitos debido a reformas del SAT
Expedición de comprobantes en dependencias
Requisitos Documentos Tiempo atención Salida
Generales:•Póliza de Registro de Movimientos diarios•AAA •10% Convenios en general •20% Convenios PEMEX •Copia original del recibo que empare el importe•Comprobante bancario
Formato:•Póliza de Registro de Movimientos diarios
Otros:
• 2 Días Hábiles • Disponibilidad financiera para el ejercicio del proyecto.
Legales:•Manual de Procedimientos Administrativos.
Otros:•Manual de navegación del SIIU BANER
Nombre Registro contable de Ingresos de Convenios
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia y Dirección de Ingresos.
Finalidad Registrar contablemente los ingresos derivados de Convenios.
Requisitos Documentos Tiempo atención Salida
Generales:•Solicitud de autorización al SAF• Anexar acta del Comité del Patronato• Mencionar los conceptos de cobro, cuotas, periodicidad, entidad académica y clave programática.
Formato:•Escrito en papel membretado (original)
Otros:•Copia a la Dirección de Ingresos
• 5 Días Hábiles a partir de que reciben el oficio de solicitud en la SAF
• Oficio de autorización de Cuotas de Patronato y Fideicomiso
Legales:•Artículo 17 de la Ley Orgánica•Artículos 17 y 18 del RIE•Política 267 a 271 del MPA
Otros:
Nombre Patronatos y Fideicomisos
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Secretaria de Administración y Finanzas (SAF), Dirección General de Recursos Financieros, Dirección de Ingresos.
Finalidad Documento oficial con autorización de cuotas a Patronatos/Fideicomisos.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Patronatos y Fideicomisos
8%
23%
8%
15%8%8%
15%
15%
Contar con base de datos documental
Acortar el tiempo de recuperaciones
Crear base de datos de firmas
Liberación ágil de los recusos del fondo 132
Crear un procedimiento
Normar integración del patronto
Informar creación del patronato y uso de recursos
Agilizar el procedimiento
Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Egresos1. Fondo Rotatorio
Solicitud Comprobación Reposición
2. Vale Solicitud Comprobación
3. Viáticos Solicitud Comprobación Reposición
4. Pago directo a Proveedores5. Entrega de Cheques en Caja6. Reposición de Cheques
Requisitos Documentos
Tiempo atención
Salida
Generales:•Cancelar el fondo rotatorio del ejercicio anterior•Entregar el formato Registro de Firmas de Titulares•Presentarse en el horario de recepción de documentos•Contar con disponibilidad presupuestal y financiera
Formato:Vale GF-GE-F-03 (Original y 2 copias)
Otros:Por importes iguales o mayor a $10,000.00 aperturar cuenta bancaria mancomunada
Máximo 5 días hábiles después de presentarlo en la Ventanilla de Recepción de Documentos
• Cheque o transferencia bancaria
Legales:• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA
Otros:•Respetar políticas para Fondo Rotatorio•Recabar el Vo. Bo. del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto
Nombre Fondo Rotatorio - Solicitud
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad Trámite por medio del cual se comprometen los recursos que ejercerán las dependencias para su reposición periódica.
Requisitos Documentos
Tiempo atención
Salida
Generales:•Presentarse en el horario de recepción de documentos
Formato:•Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias)•Fotocopia de Vale de Fondo Rotatorio Otros:•Anexar el formato Desglose de Proveedores•Documentación original comprobatoria
Máximo 4 días hábiles
•Copia de Afectación con número de póliza
Legales:• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA
Otros:•Respetar políticas para Fondo Rotatorio y documentación comprobatoria•Consulta de la Guía Contabilizadora como herramienta de apoyo para identificar la cuenta del gasto•Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto
Nombre Fondo Rotatorio - Comprobación
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad Trámite por medio del cual se presentan los documentos que comprueban el ejercicio del fondo solicitado en el POA.
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Presentarse en el horario de recepción de documento•Contar con disponibilidad presupuestal y financiera
Formato:•Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias)
Otros:•Formato Desglose de Proveedores GF-GE-F-04•Documentación original comprobatoria
Máximo 4 días hábiles
•Cheque o transferencia bancaria
Legales:• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA.
Otros:•Respetar políticas para Fondo Rotatorio y documentación comprobatoria•Consulta de la Guía Contabilizadora como herramienta de apoyo para identificar la cuenta del gasto•Recabar el Vo. Bo. del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto
Nombre Fondo Rotatorio - Reposición
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad Trámite por medio del cual se reponen los recursos de los gastos realizados, soportados en el Fondo Rotatorio.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición)
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Contar con disponibilidad presupuestal y financiera•No tener adeudos •Presentarse en el horario de recepción de documentos 5 días hábiles antes de la fecha del evento
Formato:Vale GF-GE-F-03 (Original y 2 copias)
Otros:•Soporte del motivo del gasto•Presupuesto del gasto que solicita
Máximo 5 días hábiles
• Cheque o transferencia bancaria
Legales:• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA.
Otros:•Respetar políticas para Vales de Gastos a Comprobar•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación
Nombre Vale - Solicitud
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI: Dirección de Planeación)
Finalidad Trámite por medio del cual se obtienen recursos de manera anticipada para la adquisición de materiales, viáticos o la realización de un evento.
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Apego a las fechas de comprobación establecidas en el Vale•Presentarse en el horario de recepción de documento
Formato:Afectación Presupuestal / Orden de Pago Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias)Fotocopia de Vale GF-GE-F-03
Otros:•Anexar el formato Desglose de Proveedores•Documentación original comprobatoria. •Presentar comprobante de pago a proveedores por importes mayores a $2,000.00
Máximo 4 días hábiles
•Copia de Afectación con número de póliza
Legales:•Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA
Otros:•Respetar políticas para Vales de Gastos a Comprobar y documentación comprobatoria y Guía Contabilizadora•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación•Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto
Nombre Vale - Comprobación
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad Trámite por medio del cual se entregan los documentos probatorios de los gastos generados en el periodo y por el concepto solicitado.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Vale (solicitud y Comprobación)
Requisitos Documentos Tiempo atención Salida
Generales:•Suficiencia Presupuestal y disponibilidad financiera•No tener adeudos•Cumplir con calendario y horario de recepción.
Formato:Solicitud de viáticos GF-GE-F-02 (original y 2 copias)
Otros:Oficio de comisión o invitación (original o copia) o correo electrónico.
Máximo 5 días hábiles a partir de la entrega de documentación en la "ventanilla de recepción de documentos"
• Cheque
• En caso de las regiones: Transferencia Bancaria.
Legales:• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA
Otros:•Respetar Tarifas•Respetar Políticas (generales, zonas rurales, semiurbana o al extranjero)•Utilizar las Partidas pertinentes•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación
Nombre Viáticos - Solicitud
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos.
Finalidad Obtener recursos para llevar a cabo alguna comisión
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Presentarse en el horario de recepción de documentos•Apego a las fechas de comprobación establecidas en el viático
Formato:Afectación Presupuestal/ Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias)
Otros:•Copia de la solicitud del viático•Documentación original comprobatoria
Máximo 4 días hábiles
•Copia de Afectación con número de póliza
Legales:• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA
Otros:•Cumplir con las políticas de comprobación de viáticos y sobre la documentación comprobatoria•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación. No se acepta el pago de propinas
Nombre Viáticos - Comprobación
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI: Dirección de Planeación)
Finalidad Trámite por medio del cual se entregan todos los documentos probatorios de los gastos de la Comisión realizada.
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Presentarse en el horario de recepción de documentos•Suficiencia Presupuestal y disponibilidad financiera
Formato:Solicitud de Viático GF-GE-F-02 (Original y 2 copias)
Otros:•Documentación original comprobatoria•Autorización especial para viáticos al Extranjero
Máximo 5 días hábiles
•Cheque o Transferencia Bancaria
Legales:• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA
Otros:•Cumplir con las políticas de viáticos, comprobación de viáticos y sobre la documentación comprobatoria•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación. No se acepta el pago de propinas
Nombre Viático - Reposición
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI: Dirección de Planeación)
Finalidad Trámite para recuperar los gastos cuando el beneficiario aportó recursos económicos para llevar a cabo la comisión.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Viático ( Solicitud, Comprobación y Reposición)
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Presentarse en el horario de recepción de documento de acuerdo al Calendario (Martes, Jueves y Viernes)•Suficiencia Presupuestal y disponibilidad financiera
Formato:Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias)
Otros:•Documentación original comprobatoria•Presentar cotizaciones y cuadro comparativo por importes de $5,001.00 a $40,000.00•Tramitar mediante requisición ante Recursos Materiales por importes de $40,000.00 en adelante
•De acuerdo a programación (30 a 45 días)•Sujeto a disponibilidad financiera
•Cheque o transferencia bancaria
Legales:• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA
Otros:•Respetar políticas que le apliquen de acuerdo al MPA y Guía contabilizadora•Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto
Nombre Pago Directo a Proveedores
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad Trámite por medio del cual se gestionan los recursos para el pago de los compromisos contraídos con proveedores por concepto de honorarios y arrendamientos.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Pago directo a proveedores
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Presentarse en el horario de entrega de cheques.Para fechas de pago de nómina: Presentarse después de las 11:00 horas•Presentar identificación oficial vigente
Formato:Copia Afectación Presupuestal GF-GE-F-01con sello de recibido en Dirección de Egresos
Otros:Contra recibo para pago de gasto médico
De acuerdo al número de usuarios formados y documentos a recoger
• Cheque• Copia de
Afectación Presupuestal con sello de PAGADO
• Comprobante de depósito
• Reporte de PagosLegales:• Cumplir con las políticas aplicables de acuerdo al MPA
Otros:• Haber entregado formato Registro de Firmas de personal autorizado en la Dirección de Egresos
Nombre Entrega de Cheques en Caja (y/o Comprobante de Depósito)
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad Trámite por medio del cual, la dependencia recoge los cheques impresos.
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Para su cobro, presentarse en el horario de atención de la ventanilla del Departamento de Caja•Sueldos: Visto bueno del administrador de la entidad académica o dependencia
Formato:• Ninguno
Otros:Gastos:Oficio original firmado por el interesado indicando folio a reponer
Sueldos:Reporte del Sistema Bancario donde se indique el bloqueo del cheque por robo o extravío.
• Máximo 4 días hábiles
• Cheque repuesto
Legales:•Los descritos y aplicables en el procedimiento documentado•Ley de Títulos y operaciones de crédito
Otros:
Nombre Reposición de Cheques
Áreas que participan Beneficiario, Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Contabilidad, Dirección de Egresos
Finalidad Trámite por medio del cual, se solicita la reposición del cheque que fue cancelado por extravío, maltrato, deterioro o vencimiento.
Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Contabilidad
1. Recepción de la Nómina firmada con cheques cancelados definitivos
2. Constancia de sueldos y salar
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:Cumplir con los calendarios y horarios de entrega
Formato:•Entregar la nómina firmada •Formato de Cancelación de Depósitos por Pagomático •y/o cheque impreso•y cheques cancelados.
Otros:
•Al 3er. Día hábil de pago, entrega la región Xalapa.
•Al 5º. día hábil de pago, entrega el resto de las regiones.
•Cancelación de cheques.
Legales:•
Otros:Los cheques cancelados deberán traer el sello de cancelado.
Nombre Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos
Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias; y Dirección de Contabilidad
Finalidad Trámite por medio del cual, la dependencia entrega quincenalmente la nómina firmada y los formatos de cheques concentrados y cancelación de depósitos por pagomático y/o cheque impreso
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:Nombre, Número de Personal y Registro Federal de Contribuyentes correctos.
Formato(s):Formato de Solicitud de Constancia de Sueldos y Salarios.
Otros:En caso de realizar el tramite por primera vez o corrección de datos, anexar copia de la cédula de identificación fiscal.
•Recepción de solicitudes último día hábil de diciembre.
•Fecha de entrega de constancia a partir de la segunda quincena de febrero.
•Constancias de Sueldos y Salarios formato 37.
Legales:
• Artículo 117 fracción III de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
Otros:
Nombre Constancia de Sueldos y Salarios
Áreas que participan Persona que solicita y la Dirección de Contabilidad
Finalidad Trámite por medio del cual el empleado solicita una constancia de sueldos y salarios pagados por la Universidad en un año calendario.
Presentación de los trámitesDirección General de Recursos Humanos
Dirección de Personal
Dirección de Nóminas
Dirección de Personal
1. Revisión de cargas académicas
2. Movimiento de personal académico (vía SISPER)
3. Solicitud de constancias
4. Préstamo de personal
Trámites de la Dirección General de Recursos Humanos
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Cargas Académicas impresas de SISPER.•Contar con la presencia del Director de Facultad, Jefes de Carrera, Representante Sindical y Analista de Cargas Académicas.
Formatos:•Horarios para revisión de cargas ARH-I-F-10•Acta de Revisión de Cargas Académicas ARH-I-F-12•Cargas Académicas impresas.•Calendario por cambio de semestre ARH-I-Ot-01
Otros:
De acuerdo al formato de horarios para revisión de cargas.
Cargas académicas revisadas y firmadas.
Legales:•Legislación Universitaria•Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico•Estatuto de Personal Académico• Manual de Procedimientos Administrativos
Nombre Revisión de Cargas Académicas
Áreas que participan Dirección General de Recursos Humanos, Direcciones de Áreas Académicas, Organización Sindical F.E.S.A.P.A.U.V.
Finalidad Revisar en cada región de la Universidad la carga académica y horas base de los académicos.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Revisión de cargas académicas
Requisitos Documentos Tiempo atención Salida
Generales:Establecidos en las políticas del Procedimiento de Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas ARH-DGRH-P03
Formato:•Propuesta Movimiento de Personal ARH-GE-F-03 (original y 2 copias)
•Solicitud de Asignación de Personal ARH-I-F-01 (en caso de ser personal de nuevo ingreso) original.
Otros:Oficios para elaborar movimientos de alta, baja o modificaciones.
De acuerdo al Calendario de Cierre para Recepción de Documentos para Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas.
Cheque de pago y/o depósito de sueldo y prestaciones económicas en forma quincenal.
Legales:•Legislación Universitaria•Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico•Estatuto de Personal Académico• Manual de Procedimientos Administrativos
Nombre Movimientos de Personal Académico (Vía SISPER)
Áreas que participan Dependencias, Áreas Académicas, Dirección de Personal y Dirección de Nóminas.
Finalidad Efectuar el Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas a los Trabajadores
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Movimientos de personal vías SISPER
Requisitos Documentos Tiempo
atención Salida
Generales:•Llenar la solicitud•Firmar la solicitud l•Anexar copia de talón de cheque de la ultima quincena de pago.
Formato:•Solicitud de Constancia ARH-P-F-10 y •Copia de Talón de Cheque de Ultima Quincena
•Solicitud de Constancia de Personal Académico ARH-P-F-44 y •Copia de Talón de Cheque de Ultima Quincena
Otros:
4 Días Hábiles Constancias
Legales:
Otros:
Nombre Solicitud de Constancias de Trabajo
Áreas que participan Dirección de Personal
Finalidad Entregar al Trabajador la Constancia
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Solicitud de constancias
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Llenar la solicitud•Firmar la solicitud el trabajador y el aval•Anexar copia de talón de cheque de la ultima quincena de pago del trabajador y el aval.
Formato:•Solicitud de Préstamo por Anticipo de Sueldo ARH-P-F-23 (original y copia) • Copias de talón de cheques del trabajador y aval.
Otros:•Oficio donde los sindicatos relacionan las solicitudes de préstamos.
De acuerdo a las políticas establecidas y la disposición financiera.
Cheque por anticipo de sueldo
Legales:•Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico
•Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Admvo., Técnico y Manual
Nombre Préstamo Personal por Anticipo de Sueldo
Áreas que participan Dirección General de Recursos Humanos, Dirección de Contabilidad, Departamento de Caja
Finalidad Otorgar Préstamo de Anticipo de Sueldo a los Trabajadores
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Préstamo personal por anticipo de sueldo
Requisitos Documentos Tiempo atención Salida
Generales:Establecidos en las políticas del Procedimiento de Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas ARH-DGRH-P03
Formato:•Propuesta Movimiento de Personal ARH-GE-F-03•Propuesta-Movimiento de Beca ARH-GE-F-04•Propuesta Movimiento de Personal de Apoyo ARH-GE-F-15 (anexando copia de no impedimento laboral)•Solicitud de Retención de Impuestos ARH-I-F-06
Otros:Oficios para elaborar movimientos de alta, baja o modificaciones.
De acuerdo al Calendario de Cierre para Recepción de Documentos para Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas.
• Cheque de pago y/o depósito de sueldo y prestaciones económicas en forma quincenal.
Legales:• Manual de Procedimientos Administrativos• Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico•Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Admvo., Técnico y Manual
Nombre Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas de Personal
Áreas que participan Dirección de Presupuestos, Dirección de Personal, Dirección de Nominas, Coordinación de Integración Salarial, Dirección de Contabilidad
Finalidad Efectuar el Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas a los Trabajadores
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Pago de sueldos y prestaciones económicas
Dirección de Nóminas
1. Entrega de la nómina para pago
2. Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomatico” para el pago de nómina
Trámites de la Dirección General de Recursos Humanos
Requisitos Documentos
Tiempo atención
Salida
Generales:•Nómina procesada•Cumplir con el calendario de entrega •Para la nómina “mecanizada” 72 horas antes de la fecha de pago.•Eventual, apoyo y becas 48 horas antes•Archivo de dispersión 24 horas antes•Para el pago de suplencias y pensión alimenticia el día de pago.
Formato(s):
Otros:Se realiza el aviso por correo electrónico.
Es inmediato por que se consulta y se imprime directamente del sistema.
Archivos de: •Nómina•Cheques•Comprobantes de depósito•Comprobantes de descuento•Comprobantes del SAR•Reportes• Avisos
Legales:• Cumplir con el pago de salarios según los CCTs. (1).(1) Art. 52 y 54 SETSUV y FESAPAUV, respectivamente.
Otros:
Nombre Entrega de la nómina para pago
Áreas que participan Vicerrectorías, Dirección de nóminas, Dirección de egresos
Finalidad Poner a disposición la nómina, cheques y comprobantes de depósito para realizar el pago al personal en tiempo y forma.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Entrega de la nómina para pago
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:• Es opcional• Hacer la solicitud vía oficio o correo o acudir a la sucursal Banamex• Aparecer en la nómina mecanizada.• Tener más de un año como eventual• Avisar a la Dirección de nóminas del número de tarjeta al obtenerla
Formato:•No se llena ningún formato. La solicitud es vía correo indicando número de personal y nombre.
•Si acude a la sucursal debe cumplir con los requisitos que establece el formato de contrato del Banco.
Otros:
Si el plástico es personalizado-cuando menos un mes. Si se acude a la sucursal - menos de 20 minutos.
Obtener el plástico
Legales:• Cumplir oportunamente con el pago de salarios según el CCT.
Otros:No aplica para personal del SETSUV y de apoyo.
Nombre Solicitud de trámite de tarjeta "Pagomático" para el pago de nómina
Áreas que participan Dirección de Nóminas, Dirección de Egresos
Finalidad Agilizar el pago vía deposito, evitar aglomeraciones en los bancos y obtener el beneficio de pago de nómina vía deposito en una cuenta “pagomático”.
Presentación de los trámitesDirección de Recursos Materiales
Requisiciones
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:Suficiencia presupuestal y disponibilidad financiera.
Formato(s):Requisición (original y dos copias).
En ventanilla10 minutos por requisición.
Tiempo proceso•15 a 30 días compra directa.•45 días Invitación a cuando menos Tres Personas.•90 días Licitación Pública.
•Suministro de los materiales, mobiliario y equipo, así como el mantenimiento de los bienes.
Legales:• Cumplir con las políticas por concepto de gasto del Manual de Procedimientos Administrativos.
Otros:•Anexar una cotización cuando los artículos no se encuentran en los catálogos.•Anexar oficio de justificación cuando se requiera una marca determinada .
Nombre Requisición
Áreas que participan Entidad Académica y Dependencia, Dirección de Recursos Materiales, Dirección General de Recursos Humanos, Dirección General de Tecnología de Información, Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento.
Finalidad Solicitar la compra de materiales, mobiliario y equipo, así como el mantenimiento de bienes.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Requisiciones
Departamento de Inventarios
1. Registro de bienes muebles
2. Levantamiento físico del inventario
3. Transferencia de bienes muebles
4. Retiro de bienes en desuso
Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales: Adquisicion :•Factura Original•Copia de la orden de Compra•Copia de la afectación presupuestal
Formato(s):•No aplica
Otros:Donación:•Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo (original y copia)•Oficio de solicitud
•10 días hábiles a partir de que se recibe la factura o documento soporte
• Etiquetas de Código de Barras.•Resguardo de Activo Fijo.
Legales:• Cumplir con lo establecido en el reglamento para el control patrimonial y el procedimiento de Registro y resguardo de bienes de activo fijo.
Otros:Donacion:•Acta administrativa•Copia de convenios•Contrato de donación
Nombre Registro de Bienes Muebles
Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios.
Finalidad Trámite mediante el cual se registran los bienes adquiridos o recibidos en donación.
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Realizar el levantamiento físico del inventario anual en tiempo y forma.•Solicitar el levantamiento físico del inventario por cambio de titular.
Formato:•Respuesta al levantamiento físico del inventario anual (original y copia)
Otros:•Oficio de envió
• 30 días hábiles a partir de recibir la respuesta ( LFIA)•Los establecidos en el acta admva de entrega –recepción.
•Respuesta al levantamiento físico del inventario anual (original y copia).•Bitácora de seguimiento al levantamiento físico del inventario anual.•Bitácora de seguimiento a los procesos de entrega recepción.• Acta administrativa de entrega-recepción•Compromisos a cumplir
Legales:•Cumplir con lo establecido en el reglamento para el control patrimonial y el procedimiento de regularización de bienes activo fijo
Otros:Cumplir con metodología para el levantamiento físico del inventario en las entidades académicas y dependencias
Nombre Levantamiento Físico del Inventario
Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios.
Finalidad Trámite mediante el cual las entidades académicas y dependencias solicitan el inventario de bienes muebles por procesos de entrega-recepción.
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Que las características de los bienes de activo fijo a transferir sean las registradas en el SIIU.
Formato:•Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo (original y 2 copias).
Otros:•Oficio de solicitud de transferencia.
•5 días hábiles a partir de que se recibe el formato .
•Etiquetas de Código de Barras.
•Resguardo de Activo Fijo.
Legales:• Cumplir con lo establecido en el reglamento de control patrimonial y el procedimiento de regularización de bienes activo fijo.
Otros: Cumplir con el instructivo de llenado.
Nombre Transferencias de Bienes Muebles
Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios
Finalidad Trámite que permite la transferencia de un bien mueble en buen estado entre las entidades académicas y dependencias.
Requisitos Documentos Tiempo atención
Salida
Generales:•Bienes en desuso•Peticiones de donación•Acuerdo Rectoral de donación y venta
Formato:•Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo•Dictamen técnico.
Otros:•Oficio de retiro de bienes en desuso.
•30 días hábiles a partir de que se recibe el acuerdo rectoral .
•Retiro de bienes en desuso.
•Acta administrativa de donación y venta
•Baja de bienes del patrimonio universitario
Legales:• Cumplir con lo establecido en el reglamento para el control patrimonial y en el procedimiento de retiro de bienes en desuso.
Otros:•Cumplir con la metodología para el retiro de bienes obsoletos e inservibles.• transferir los bienes a la ubicación 103 almacén de bajas provisional.
Nombre Retiro de Bienes en Desuso
Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Departamento de Control de Inventarios
Finalidad Trámite que permite desincorporar los bienes obsoletos e inservibles del inventario de las entidades académicas y dependencias.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámites de Inventarios
NOMBRE PUESTO CORREO
Mtro. Salvador Tapia Spinoso Director General de Recursos Financieros [email protected]
C.P. Guadalupe Cruz Feria Directora General de Recursos Humanos [email protected]
Lic. Yolanda Bocarando Martínez Directora de Recursos Materiales [email protected]
C.P. Antonio Ramírez Velázquez Director de Personal [email protected]
C.P. Pedro Bolaños Durán Director de Nominas [email protected]
LAE Citlali Pacheco Ramírez Directora de Presupuestos [email protected]
C.P. Bianey Hernández Andrade Directora de Egresos [email protected]
C.P. Eduardo Burgos Suárez Director de Ingresos [email protected]
C.P. Ángela Quiñones Guerra Jefa del Depto. de Afectación Contable [email protected]
LAE Jesús Contreras Guzmán Jefe del Depto. de Control de Inventarios [email protected]
Estudio de opinión: http://sapp.uv.mx/encuestasaf/
Buzón de quejas y sugerencias: [email protected]
Gracias por su participación