Vocativo y Tratamiento a Autoridades

Antes del desarrollo de cualquier actividad, es necesario disear el libreto de la ceremonia que se est organizando. Por ello, cobra vital importancia tener claridad respecto a la forma en la que el locutor y los oradores se dirigirn a las autoridades. A continuacin, presentamos el listado de autoridades nacionales y la forma correcta de nombrarlas, extrado de la pgina web del Ministerio de Relaciones Exteriores de Chilewww.minrel.clEste listado es muy til para el diseo de los vocativos, es decir, la relacin de las autoridades mximas presentes en un evento, que el orador deber saludar antes de iniciar su intervencin, respetando el orden protocolar de precedencia. Se recomienda no hacer referencia a ms de seis autoridades, de lo contrario, el saludo se vuelve demasiado montono y falto de solemnidad.

En algunos manuales de Protocolo se recomienda nombrar a la autoridad slo por su cargo, sin necesidad de indicar el nombre y el apellido. En ocasiones, como eventos con la asistencia del Presidente de la Repblica o un homenaje a una personalidad destacada, es pertinente indicar su nombre y cargo.

Respecto al papel del locutor, siempre es pertinente que el encargado de protocolo le entregue la indicacin expresa de que debe ceirse absolutamente a lo que indica el libreto, a fin de evitar comentarios o expresiones poco afortunadas. El locutor no hace uso de los vocativos. Al inicio de una ceremonia, debe saludar al pblico presente: Seoras y seores, tengan ustedes muy buenos das (segn corresponda de acuerdo a la hora del evento) y explicar de qu se trata la actividad a desarrollar.

Un locutor sin experiencia puede cometer errores en sus intervenciones, por lo que se recomienda conocer muy bien las aptitudes de la persona que estar a cargo de llevar el hilo de la ceremonia. En eso tambin influye la experiencia del encargado de protocolo, puesto de de l depende la adecuada planificacin y ejecucin de la actividad.Planificacin de Ceremonias Oficiales

Para que una ceremonia oficial pueda resultar exitosa, no slo es necesario que el organizador se encargue de ubicar adecuadamente a sus invitados, sino que existe una larga lista de obligaciones que todo buen productor debe tener siempre presente.

El despacho a tiempo de las invitaciones, las confirmaciones, la ubicacin del espacio fsico, la contratacin del cctel, el libreto para el locutor y estar atento a los imponderables, son algunos de los detalles claves que hay que planificar con tiempo; el encargado de Protocolo es quien debe velar por su correcta ejecucin. El xito de un evento se debe a la sumatoria de una decena de pasos a realizar, que requieren de un adecuado estudio, programacin, puesta en escena y evaluacin.Plan de trabajo

No slo considera el programa de la actividad, sino la planificacin de todos los detalles para su adecuada realizacin. Se requiere de una carta Gantt que establezca con claridad los tiempos y las personas responsables de cada detalle. Para asegurar la calidad del evento se sugiere trabajar, como mnimo, con un plazo de dos a tres meses.

Ilustracin: Ejemplo de Carta Gantt.

Dentro del plan de trabajo se debe considerar el presupuesto. Si no se cuenta con los recursos adecuados, es necesario tener presente que se corren riesgos al contratar servicios de menor calidad. Si el evento tiene una valoracin de diez millones de pesos y slo se cuenta con la mitad, no podremos asegurar la calidad del cctel, o de la amplificacin y ello reviste riesgos que pueden derivar en resultados muy negativos al final.

Una vez definido el presupuesto, se debe contratar los servicios del caso. En cuanto al hotel o saln de eventos, se requiere visitar el lugar, tener claridad respecto a la cantidad de invitados y definir qu tipo de evento ser. Adems, se requiere contratar iluminacin, amplificacin y servicios gastronmicos. Dependiendo del presupuesto, es posible solicitar una degustacin previa del cctel o cena que se va a contratar.

La definicin del locutor es importante, ya que de la experiencia del maestro de ceremonias depende, en parte, el xito del evento. Igualmente, se debe resolver si habr algn nmero musical. Si es as, se debe considerar que dicha presentacin no debe exceder los diez minutos. Una vez que se tenga claro el programa de la ceremonia se disear el libreto, con el guin que el locutor tendr que leer para no dejar paso a la improvisacin y, de esta manera evitar los frecuentes errores.Despacho de invitaciones y Libreto

Las invitaciones suelen ser un dolor de cabeza para los organizadores. Ello, ya que por lo general, las empresas privadas no suelen manejar el protocolo de autoridades actualizado, por lo que es una de las primeras tareas a las que se debe abocar el personal administrativo (secretarias) antes de un evento. Una vez que se tenga claridad respecto a la cantidad de invitados y al tipo de invitados, hay que disear la tarjeta de invitacin, la cual debe ser despachada con 15 das de antelacin al evento.Despacho de invitaciones

Si se espera contar con la asistencia de alguna autoridad, la invitacin debe ser despachada un mes antes del evento.

El diseo de la invitacin, de carcter general, es similar a lo siguiente:Antes de despachar la correspondencia se debe elaborar un listado de las personas invitadas, con su direccin, telfono, celular, mail. Esto con el objeto de facilitar la confirmacin de los asistentes. Est comprobado que en Chile no existe la cultura de avisar si se va a asistir o no a una actividad. Incluso se confirma y luego no se asiste o, lo que es ms grave, se suele expresar que no se va a asistir y finalmente se concurre, lo que genera graves complicaciones a la hora de disear la precedencia.Cinco das antes de la realizacin de la actividad se debe comenzar a llamar a los invitados que no hayan confirmado su asistencia, a fin de tener lo antes posible la lista de las autoridades que asistirn. Ello es necesario para disear el protocolo de ubicacin de las personalidades en las dos primeras filas y la distribucin del resto de los participantes en el saln.

El LibretoEl libreto es una de las preocupaciones ms estratgicas que debe tener presente el encargado de una ceremonia. Se trata del diseo del guin que le dar forma y sentido a todo lo que ocurra durante la realizacin del evento, y no debe dejar absolutamente nada al azar, nada que permita la improvisacin del locutor o maestro de ceremonias con el objeto de evitar riesgos de errores que posteriormente haya que lamentar.

La estructura del guin puede ser la siguiente (obviamente puede sufrir modificaciones dependiendo el tipo de ceremonia):

Saludo: El locutor da la bienvenida con expresiones como Seoras y seores, les damos la ms cordial bienvenida.... No corresponde el saludo a las autoridades por parte del locutor, ya que l no es la figura principal de la ceremonia. Esto debe quedar a cargo del orador que representa a la institucin convocante. En este momento es aconsejable solicitar que se apaguen los celulares.

1. -Introduccin: Breve sntesis donde se explica el motivo de la actividad y la importancia que reviste para la entidad convocante .

1. -Intervenciones: El orden de las intervenciones empieza, por lo general, con el discurso de la mxima autoridad de la institucin que organiza el evento. Esta persona deber saludar a las autoridades haciendo uso del vocativo que se disear en atencin al protocolo de las autoridades confirmadas y sentadas en sus respectivas ubicaciones. Posteriormente, suele venir el discurso del invitado de honor.

- Nmero artstico: En algunas ceremonias se suele amenizar con un nmero artstico, que puede ser bienvenido o transformarse en algo poco afortunado si es demasiado extenso. No hay que olvidar que una ceremonia exitosa es aquella en que los asistentes no sienten que estn perdiendo el tiempo. Por lo general, se trata de la presentacin de un grupo de cmara o un ballet, donde se sugiere que no se presente ms de tres nmeros y que el programa no se extienda ms all de diez minutos.- Conferencia: Puede ocurrir que la ltima intervencin se deje para despus del nmero artstico con la finalidad de dar mayor realce a las palabras del invitado de honor. Si es una charla, perfectamente se puede extender por 45 minutos o ms, si se da paso a preguntas u otro tipo de intervenciones por parte del pblico.- Cierre: El locutor debe dar las gracias por la asistencia y luego invitar, si es el caso, a un cctel o gape e informar en qu lugar ser servido.Uso de los Emblemas Nacionales y Regionales

La adecuada aplicacin de los emblemas y el debido uso del himno nacional se deben tener presentes al momento del montaje de una ceremonia oficial. Un error en la ubicacin de la bandera nacional, en una actividad con presencia de autoridades nacionales, habla muy mal de la seriedad de la organizacin que convoca al acto. Por ello, es oportuno revisar la norma que regula el uso de los emblemas.

EMBLEMAS NACIONALES

Pablo Eyzaguirre, en su ya citado texto, transcribe el Decreto sobre Emblemas Nacionales de 1967, que regula el uso de los diferentes smbolos patrios.El artculo N1 indica que los emblemas nacionales son el Escudo de Armas de la Repblica, la Bandera Nacional, la Escarapela o Cucarda y el Estandarte Presidencial o Bandera Nacional Presidencial.

A continuacin presentamos los smbolos nacionales:

2.6 Uso de los Emblemas Nacionales y Regionales

El Artculo 2 indica que, con excepcin de los das 21 de mayo y 18 y 19 de septiembre de cada ao, en que se deber izar obligatoriamente y al tope, ninguna persona ni reunin de personas podr hacer uso en pblico ni enarbolar en los edificios pblicos o particulares la Bandera Nacional, sin la correspondiente autorizacin.Los intendentes y gobernadores pueden ordenar o permitir el uso o izamiento al tope o a media asta de la Bandera Nacional en el territorio de su jurisdiccin, con autorizacin previa del Ministerio del Interior, en aquellos casos en que haya motivo justificado.El Artculo 3 expresa que en el exterior de los edificios o construcciones, la bandera nacional se expondr en un ejemplar de tamao proporcionado, en buen estado de conservacin y limpieza. Se enarbolar en un asta de color blanco, cuya longitud no ser inferior a cuatro tercios de su vuelo de izada al tope.Si no es posible izar la bandera en un asta o mstil, se colocar extendida totalmente en forma horizontal o vertical, debiendo quedar, en ambos casos, el cuadro azul en la parte superior y a la izquierda del espectador.

En caso de duelo, y siempre que exista la autorizacin para ello, la bandera se colocar en el asta, sin lazo ni otro complemento, separada del tope o moharra, en forma tal que el centro de su vaina quede a una distancia de ste no mayor que la mitad del largo del mstil.En caso de que no se use asta, slo se le adicionar un crespn negro, en el ngulo superior inmediato a la vaina, de manera que no cubra la estrella.El Artculo 4 menciona la ubicacin de la bandera nacional cuando haya banderas de otras naciones, e indica lo siguiente:

a) Se ubicar a la izquierda del espectador cuando slo sea uno el pabelln extranjero.

b) Ocupar el centro cuando est acompaada de un nmero par de pabellones extranjeros.c) Cuando haya un nmero impar de pabellones extranjeros ocupar el primer lugar al lado izquierdo del espectador. Los pabellones extranjeros se ordenarn en orden alfabtico y, si existiera una bandera de la institucin convocante, se ubicar a la derecha del espectador.La Bandera Nacional no podr ser inferior en tamao a los dems pabellones, ni colocarse a una altura menor que estos.Emblemas Regionales

A los pocos meses de instalada la Regin de Los Ros, el Gobierno Regional convoc a una licitacin pblica para el diseo de los emblemas regionales: escudo y bandera.

USO DE LOS EMBLEMAS REGIONALESSi bien la Regin de Los Ros cuenta con una bandera oficial (junto a Atacama y Magallanes son las nicas tres regiones con bandera propia), la Intendencia

Regional no ha extendido ningn decreto que norme su uso. Por lo tanto, en caso de utilizar el emblema regional, se deber aplicar el mismo criterio que se aplica al uso del pabelln institucional de una empresa o universidad. Es decir, siempre al lado de la Bandera Nacional, dejando el lugar preferencial a sta.

Lo que s est normado es la entrega de las diferentes medallas de honor que se han instituido en la Regin de Los Ros.

Estas son las siguientes:

a) Medalla Conmemorativa 2 de octubreMedalla recordatoria del da de institucin de la Regin; con ella se distinguir anualmente, a la(s) mejor(es) persona(s) y/o institucin(es), en las siguientes categoras:

- Dirigente Social- Deportista- Emprendedor- Empresario- Cientfico- Artista1. -Obra Asistencial

Esta medalla se otorgar en el acto principal de celebracin del 2 de octubre (del ao 2010 en adelante).1. b)Medalla Regin de Los Ros.

Con ella se reconocer a visitas ilustres que muestren afecto y compromiso por la Regin de Los Ros.

1. c)Medalla Consejo RegionalCon ella se distinguir a la persona o institucin que haya realizado una o varias actuaciones a favor de terceros en la Regin de Los Ros, que revista(n) el carcter de ejemplar(es) y/o meritoria(s).Esta medalla se entregar el 16 de marzo (fecha en que se promulga la ley que crea la Regin de Los Ros).1. d)Medalla Primus Constituyentes.Se otorgar por nica vez a las personas que contribuyeron a la constitucin e instalacin de la Regin de Los Ros.

1. -Primer Intendente y Presidente del Consejo Regional de Los Ros.- Primer Consejo Regional que asumi el 2 de octubre del 2007 (7 consejeros).

Nota: Las medallas al Intendente y a los consejeros se otorgarn al dejar sus cargos.

e) Medalla Nueva Regin.Se otorgar por nica vez a las siguientes las personas y miembros de organizaciones que contribuyeron a la creacin de la nueva regin.

- Comits Nueva Regin vigentes al 2 de octubre del 2007.- Parlamentarios en ejercicio al momento de creacin de la Regin de LosRos.- Alcaldes en ejercicio al momento de creacin de la Regin de Los Ros.- Primer Comit Nueva Regin (miembros fallecidos, recibe familiardirecto).- Ex parlamentarios de la Regin de Los Ros.1. -12 Presidentes de las Uniones Comunales Vecinales al 2 de octubre del 2007 en representacin de la comunidad regional.

Esta medalla se entregar por nica vez en acto principal del ao 2009.Nota: Las personas recibirn una sola medalla a pesar de haber cumplido ms de un rol en la creacin de la Regin de Los Ros.f) Medalla Gobierno RegionalSe otorgar a los Consejeros Regionales al momento de cesar en el ejercicio de su cargo.Himno Nacional

Es muy frecuente que, ante la realizacin de cualquier actividad oficial, se interprete el Himno Nacional, sin analizar mayormente la pertinencia o necesidad de dicha decisin.A este respecto, es interesante conocer que han determinado algunas instituciones, como la Universidad Federico Santa Mara. En su Manual de Protocolo, dicha casa de estudios superiores resuelve que slo se interpretar el Himno Nacional en los eventos que cuenten con la participacin del Presidente de la Repblica. Para todos los dems, basta con la interpretacin del himno de la universidad.

Con este criterio como parmetro, es dable aconsejar que si se cuenta con alguna pieza musical que interprete el alma de la entidad que convoca a un evento se evite la interpretacin del Himno Nacional, para dejar este recurso slo para ceremonias en que est presente el Jefe de Estado o alguna otra autoridad que lo represente.Tipos de Ceremonia

En su texto Relaciones Pblicas, Pablo Eyzaguirre define una serie de actividades privadas que desarrollan, en forma habitual, diferentes organismos tales como empresas, asociaciones gremiales, universidades, entre otros.Los manuales de Ceremonial y Protocolo de algunas casas de estudio, como la Universidad Federico Santa Mara y la Universidad Austral de Chile1 detallan, definen y categorizan las actividades mencionadas y facilitan, de esta manera, la realizacin de las mismas:Aniversario:

Celebracin de carcter simple de un acontecimiento interno importante para la unidad organizadora.Charla: Consiste en una exposicin de carcter simple, generalmente con propsitos de divulgacin o informacin, sobre diferentes tpicos tratados sin mayor profundizacin. No se precisa de requisitos previos para asistir a ella.Conferencia: Exposicin sobre un tema doctrinal o especfico que reviste grados de complejidad y profundidad. Est dirigida a un auditorio que posee conocimientos previos sobre el tema y su objetivo es la difusin cultural en reas determinadas o la profundizacin en temas especializados.

Disertacin: Exposicin metdica de carcter acadmico a un trabajo de investigacin realizado por el expositor y que lleva implcita la defensa de una tesis o la refutacin de otra. Est dirigida a un pblico de pares.

Cursillo: Breve serie de charlas o conferencias, enmarcadas en una temtica central, cuyos contenidos pueden ser independientes los unos de los otros, o bien estructurarse en forma secuencial.

Curso: Conjunto de sesiones pedaggicas destinadas a desarrollar varios temas sobre una materia especfica, durante un periodo determinado, que se estructura en torno a objetivos de enseanza-aprendizaje definidos o implcitos. Para su realizacin, se pueden utilizar materiales de apoyo, incluir instancias de evaluacin y exigir un mnimo de asistencia. El curso tiene como propsito ampliar la formacin general, profesional o acadmica del pblico al cual est dirigido; por lo tanto, puede tener diversos niveles de profundidad o complejidad.Taller (Workshop): Actividad prctica realizada en conjunto por un grupo de personas con experiencia profesional en la materia, orientadas por especialistas competentes. Su propsito es estudiar o buscar soluciones a problemas concretosDisponible como material de apoyo del presente curso del rea respectiva y posibilitar el intercambio de experiencias mediante el trabajo en pequeos grupos.Seminario: Actividad acadmica de carcter terico que se realiza a travs de sesiones de trabajo colectivo de un grupo de especialistas para estudiar, analizar o enriquecer un tema previamente determinado. Est programado y dirigido por un acadmico experto en la materia, tiene un mnimo de sesiones y concluye con la elaboracin de un informe final expuesto por un relator.Coloquio: Reunin de especialistas en la cual no hay pblico ni expositor central. Todos los asistentes tienen idntico derecho a participar en un trabajo comn, sobre un tema de su inters.Mesa Redonda: Reunin en la cual un grupo pequeo de personas versadas en un tema, generalmente polmico, participa en igualdad de condiciones y bajo la direccin de un moderador, exponiendo sus puntos de vista ante un pblico heterogneo. Su propsito es dar a conocer diversos enfoques sobre el mismo problema.Foro: Reunin en la que uno o ms especialistas exponen ante un pblico heterogneo un tema previamente determinado, generalmente controvertido, seguido de una discusin en la cual participa el pblico asistente.Panel: Modalidad de presentacin de un tema ante una audiencia por un equipo de diversos especialistas, quienes lo abordan desde diferentes ngulos, con el fin de proporcionar amplia informacin sobre l. Una vez expuesto el tema, el pblico participa formulando preguntas, presentando ideas o experiencias que aclaren puntos de vistas, sin que se produzca debate

Encuentro: Reunin formal de especialistas, en la cual uno o ms expositores abordan temas inherentes a su rea, con el propsito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizados en sus respectivos campos disciplinarios.Simposio: Consiste en reunir a un grupo de especialistas o expertos en un tema, los cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, conformando as un panorama lo ms completo posible del tema en cuestin. Es una tcnica formal en que los especialistas exponen individualmente y en forma sucesiva, durante 15 a 20 minutos. Lo importante es que cada expositor trate un aspecto particular del tema, de tal manera que, al terminar ste, quede desarrollado integralmente y con la mayor profundidad posible. En el simposio se obtiene informacin autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino que suman informacin al aportar conocimientos propios de su especialidad

Congreso: Conjunto de sesiones de trabajo sobre una temtica determinada que se realiza durante un periodo relativamente prolongado y al cual concurren especialistas invitados en calidad de exponentes u observadores. Tiene como propsito presentar tesis, investigaciones o experiencias inditas, para someterlas al juicio crtico de los participantes, a fin de unificar criterios, en relacin con la temtica central. Los trabajos presentados son seleccionados previamente por comisiones especiales designadas para ello por los organizadores del evento. El congreso est estructurado sobre la base de trabajo de comisiones y reuniones plenarias, en las que se analizan las ponencias presentadas y las conclusiones elaboradas por las comisiones. Culmina con una sesin en la que se exponen y someten a aprobacin las conclusiones a las que llegaron las distintas comisiones de trabajo. Un comit especialmente designado redacta las conclusiones del congreso, las que son publicadas posteriormente.

Ciclo: Serie de actividades de extensin (charlas, conferencias, conciertos, etc.), cuyos contenidos obedecen a una temtica central, que se realiza tambin en forma peridica.

Jornada: Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de extensin, centradas en un rea disciplinaria, cuyo propsito es difundir y actualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses afines.

Feria: Evento social, econmico y cultural que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un tema o propsito comn.