# 3 PROTOCOLO DE CORRECCIÓN DE DATOS

PROTOCOLO DE CORRECCIÓN DE DATOS Versión: 2.0

Fecha: Agosto de 2013

Protocolo de Corrección de Datos

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3

CORRECCIÓN DE DATOS ...................................................................................................................... 3

PROCEDIMIENTO ................................................................................................................................. 4

CÓMO DILIGENCIAR EL FORMATO DE CORRECCIÓN DE DATOS. ........................................................ 5

Protocolo de Corrección de Datos

PROTOCOLO CORRECIÓN DE DATOS

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Información de Unidos es la herramienta tecnológica mediante la cual el Gobierno Nacional captura, procesa, analiza y reporta información sobre el estado actual (línea base) y los avances de la población en extrema pobreza y municipios focalizados por la Estrategia.

De esta manera, este sistema y la información que en él se encuentran deben ser salvaguardados y administrados con criterios de responsabilidad, objetividad y calidad, protegiendo siempre la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los mismos, dentro del marco del respeto al derecho a la intimidad y a la información conforme a lo dispuesto constitucional y legalmente.

Por ello, en este documento se encuentran los lineamientos que se deben tener en cuenta al momento de solicitar correcciones de datos, provocada por mal diligenciamiento de datos.

CORRECCIÓN DE DATOS

Corrección de datos para folios que no tienen cálculo de Logros:

Hace referencia a la posibilidad de corregir únicamente los siguientes campos pertenecientes al capítulo VIII de Línea Base Familiar y Sesión 2 A:

Primer Nombre. Segundo Nombre. Primer Apellido. Segundo Apellido. Sexo. Tipo de Documento. Número de Documento. Grupo étnico.

Corrección de datos para folios que tienen cálculo de Logros: Hace referencia a la posibilidad de corregir únicamente los siguientes campos pertenecientes a los folios con acompañamiento familiar igual o superior a plan familiar:

Primer Nombre. Segundo Nombre. Primer Apellido. Segundo Apellido. Tipo de Documento.

Protocolo de Corrección de Datos

Número de Documento. Grupo étnico.

Sin embargo para estos folios se tienen las siguientes validaciones, teniendo en cuenta que no se debe afectar el cálculo de logro y se deben evitar posibles suplantaciones:

Los campos de tipo y número de documento solo se pueden corregir por medio de este proceso si ya tiene registros en dicho campo, de lo contrario se debe realizar en la sesión de seguimiento y gestión de logros.

El campo de tipo de documento se puede corregir solo para el caso que sea cambiar de Cédula de Ciudadanía a Cédula de Extranjería o viceversa.

No se podrá corregir el sexo. No se realizará la corrección, cuando el cambio se refiera a la totalidad de los cuatros

campos de nombres y apellidos Si se encuentran dos o más integrantes con los mismos datos no se realizará el cambio.

Nota: Se entiende como folio padre, al que contiene la información de hogar y folios hijos cuando se dividen en núcleos familiares.

PROCEDIMIENTO

1. Diligenciar y firmar el formato de corrección de datos, como se describe en el punto “CÓMO

DILIGENCIAR EL FORMATO DE CORRECCIÓN DE DATOS” de este documento, sin omitir paso alguno.

2. Adquirir el documento que evidencie la veracidad de la información que se va a corregir (Cédula de ciudadanía, registro civil, etc.)

3. Crear un caso en la mesa de ayuda y adjuntar (Portal Web) el formato con firmas (escaneado), el documento de soporte (escaneado) y el archivo diligenciado en Excel (Documento sin firmas).

4. Nota: El formato debe ir firmado por el Cogestor, Coordinador Local. La mesa de Ayuda, se encargará de validar el correcto diligenciamiento del formato, y los documentos de soporte, teniendo en cuenta lo descrito en este documento. Posterior a ello escalará el caso a SIUnidos.

5. SIUnidos, realiza la corrección de información. Cuando se ejecute el proceso de corrección de datos, la mesa de ayuda enviará la notificación por correo electrónico

6. El territorio deberá confirmar a la mesa de ayuda, que el cambio fue realizado a satisfacción.

Nota: Este es el único procedimiento autorizado para atender la solicitud.

Protocolo de Corrección de Datos

CÓMO DILIGENCIAR EL FORMATO DE CORRECCIÓN DE DATOS.

1. Diligenciar completamente cada uno de los siguientes campos sin excepción alguna:

Microrregión, Departamento, Municipio, Número de Caso, Fecha, Nombre y cédula del

Cogestor, Nombre y cédula del Coordinador Local, Nombre del Asesor Regional y

Nacional de promoción, Nombre de quien realiza la solicitud.

Nota: Si la microrregión no tiene asesor regional de promoción en el momento, se debe indicar el nombre y cédula del asesor de oferta.

2. En el campo de descripción de la solicitud, se debe indicar de manera breve el requerimiento.

3. Diligenciar completamente los siguientes campos, de acuerdo a su descripción:

a. Folio: indicar el número (s) de folio(s) al que pertenece la familia(s). Nota: Verificar que estén correctos, de lo contrario podrá modificar información de un folio que no requiera.

b. Estado del Folio: Indicar en qué sesión de acompañamiento se encuentra (LBF, Sesión 2 A

Plan Familiar, Seguimiento). c. Integrante: indicar el nombre completo de la persona a la cual se le va a realizar la corrección

del dato. Debe ser escrito como se encuentra en el SIUnidos, teniendo en cuenta tildes, espacios y demás.

d. Campo a modificar: Se debe indicar que campo se desea corregir. En este campo debe escribir Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Sexo, Tipo de Documento, Número de Documento.

e. Dato errado: indicar cuál es la información que actualmente se encuentra en el campo que señalo anteriormente.

f. Corrección: indicar la información que requiere sea reemplazada en dicho campo. g. Documento de Soporte: este campo debe ser diligenciado con las siglas del documento que

Código: FO-TI-SI-P05-01

Fecha de aprobación: Agosto de 2013

Versión: 01

DEPARTAMENTO: MUNICIPIO:

FECHA:

C.C. COGESTOR

C.C. COORDINADOR LOCAL

FORMATO DE CORRECCIÓN DE DATOS

MICROREGIÓN:

NÚMERO DE CASO (MESA DE

AYUDA):

FORMATO DE SOLICITUD CORRECCIÓN DE DATOS

PROCESO : TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN/ SISTEMA DE INFORMACIÓN

NOMBRE DEL COGESTOR:

NOMBRE DEL COORDINADOR

LOCAL:

SOLICITUD REALIZADA POR:

Protocolo de Corrección de Datos

se adjunta para corroborar la veracidad del dato, de la siguiente manera:

Registro Civil de Nacimiento: RC

Tarjeta de Identidad: TI

Cedula de Ciudadanía: CC

Cedula de Extranjería: CE

Libreta Militar: LM

h. Para el campo grupo étnico, no es necesario adjuntar documento de soporte.

4. El formato para su validez, debe contener las firmas del Cogestor y Coordinador Local.

PRECAUCIONES:

Al realizar la corrección no se podrá volver a recuperar el dato anterior.

Este procedimiento es diseñado para corregir datos y no actualización de información. Para ello

se tienen los módulos de seguimiento y novedades.

Este Proceso de Corrección de Datos sólo se puede realizar una única vez.

FOLIOESTADO

FOLIOINTEGRANTE CAMPO A MODIFICAR DATO ERRADO CORECCCIÓN DOCUMENTO DE SOPORTE

FIRMA DE LAS PERSONAS QUE APRUEBAN LA SOLICITUD DEL CAMBIO

COGESTOR: COORDINADOR LOCAL:

Nota: Para realizar el cambio es necesario anexar el documento que evidencie la validez del dato por ejemplo cambio de número de documento debe adjuntar

cédula de ciudadanía. Si no se envía los documentos y no tiene el caso reportado en la Mesa de Ayuda no se realizará el cambio.