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PROPUESTA METODOLÓGICA PARA GERENCIAR LA EJECUCIÓN EXITOSA DEL PROYECTO PARA LA CREACIÓN DE UNA PLANTA PROCESADORA Y COMERCIALIZADORA DE FRUTAS LIOFILIZADAS TIPO “SNACK” EN LA CIUDAD DE IBAGUÉ DANIEL FELIPE ORJUELA RAMÍREZ EDGARDO ANDRÉS GORDILLO MORENO WILLIAM LOZANO BARRIOS YAMID BASTO MOGOLLÓN Trabajo de grado como requisito parcial para optar al título de Especialista en Gerencia de Proyectos Asesor de Trabajo de Grado MARIO ENRIQUE URIBE MACÍAS Magíster en Administración UNIVERSIDAD DEL TOLIMA INSTITUTO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA - IDEAD ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS IBAGUÉ TOLIMA 2014
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PROPUESTA METODOLÓGICA PARA GERENCIAR LA EJECUCIÓN EXITOSA DEL PROYECTO PARA LA CREACIÓN DE UNA PLANTA
PROCESADORA Y COMERCIALIZADORA DE FRUTAS LIOFILIZADAS TIPO “SNACK” EN LA CIUDAD DE IBAGUÉ
DANIEL FELIPE ORJUELA RAMÍREZ EDGARDO ANDRÉS GORDILLO MORENO
WILLIAM LOZANO BARRIOS YAMID BASTO MOGOLLÓN
Trabajo de grado como requisito parcial para optar al título de Especialista en Gerencia de Proyectos
Asesor de Trabajo de Grado
MARIO ENRIQUE URIBE MACÍAS Magíster en Administración
UNIVERSIDAD DEL TOLIMA INSTITUTO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA - IDEAD
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS IBAGUÉ TOLIMA
2014
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CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 13
1. DEFINICIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................... 14
1.1. PROBLEMA ........................................................................................................ 14
1.2. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA A NIVEL GERENCIAL .......................... 17
2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................ 18
3. OBJETIVOS ....................................................................................................... 19
3.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ 19
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................. 19
4. METODOLOGÍA................................................................................................. 20
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO ................................................... 22
5.1. NOMBRE DEL PROYECTO REFORMULADO .................................................. 22
5.2. ENTIDADES RESPONSABLES ......................................................................... 22
5.3. NECESIDAD QUE ORIGINA EL PROYECTO.................................................... 22
5.4. SOLUCIÓN A LA NECESIDAD .......................................................................... 23
5.5. RESUMEN DEL PROYECTO ............................................................................. 23
5.5.1. Viabilidad de Mercado. ....................................................................................... 23
5.5.2. Viabilidad Técnica............................................................................................... 25
5.5.3. Viabilidad Administrativa y Legal. ....................................................................... 26
5.5.4. Viabilidad Financiera. ......................................................................................... 27
6. EL CONTEXTO DEL PROYECTO ..................................................................... 28
6.1. ENTORNO ECONÓMICO - FINANCIERO ......................................................... 28
6.1.1. Empleo. .............................................................................................................. 28
4
6.1.2. P.I.B .................................................................................................................... 28
6.1.3. Inflación .............................................................................................................. 29
6.1.4. Tasa de interés. .................................................................................................. 30
6.2. ENTORNO POLÍTICO ........................................................................................ 30
6.3. ENTORNO SOCIAL ............................................................................................ 31
6.4. ENTORNO TECNOLÓGICO .............................................................................. 32
6.5. NECESIDADES Y FUENTES DE FINANCIACIÓN ............................................ 33
6.6. COSTOS E INGRESOS DEL PROYECTO ........................................................ 33
6.7. INDICADORES FINANCIEROS ......................................................................... 35
7. EL TALENTO HUMANO Y SU PAPEL PROTAGÓNICO EN LA GERENCIA DEL PROYECTO .......................................................................................................... 36
7.1. LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO .................................................................................................................. 36
7.2. PROCESOS DE SELECCIÓN DEL GERENTE DE PROYECTO Y SU EQUIPO NUCLEAR ..................................................................................................................... 37
7.2.1. Proceso de selección del Gerente de Proyecto. ................................................. 37
7.2.2. Proceso de selección del equipo nuclear ........................................................... 39
7.3. MODELO GERENCIAL APLICADO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO ........ 41
7.4. ESTRATEGIA PARA GERENCIAR EL TALENTO HUMANO RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO. ........................................................................ 44
7.4.1. Estilo de dirección............................................................................................... 44
7.5. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO .......................................................................................................... 45
7.5.1. Sistema de información ...................................................................................... 45
7.5.2. Sistema de comunicación ................................................................................... 46
8. LA GERENCIA DEL PROYECTO ...................................................................... 47
8.1. INICIO ................................................................................................................. 47
8.2. PLANIFICACIÓN ................................................................................................ 48
8.2.1. Objetivo General del Proyecto ............................................................................ 48
8.2.2. Objetivos Específicos ......................................................................................... 48
5
8.3. GESTIÓN DEL ALCANCE .................................................................................. 49
8.3.1. Estructura de División del Trabajo (E.D.T) ......................................................... 50
8.3.2. Descripción de las Actividades ........................................................................... 51
8.3.3. Matriz de Responsabilidades .............................................................................. 51
8.3.4. Definición de precedencias ................................................................................. 52
8.4. GESTIÓN DEL TIEMPO ..................................................................................... 53
8.4.1. Duración estimada de cada actividad. ................................................................ 53
8.4.2. Cálculos de programación del proyecto. ............................................................. 55
8.4.3. Holgura Total Del Proyecto. ................................................................................ 56
8.4.4. Diagrama de Red del Proyecto. .......................................................................... 56
8.4.5. Definición Ruta Crítica. ....................................................................................... 58
8.5. GESTIÓN DEL COSTO ...................................................................................... 58
8.5.1. Costo de Personal. ............................................................................................. 58
8.5.2. Costos generales de funcionamiento e imprevistos............................................ 58
8.5.3. Inversiones en activos fijos ................................................................................. 59
8.5.4. Inversiones en activos intangibles. ..................................................................... 59
8.5.5. Costos por contratación a terceros ..................................................................... 59
8.5.6. Flujo De Caja Del Proyecto ................................................................................ 60
8.6. GESTIÓN DEL RIESGO ..................................................................................... 60
8.6.1. Riesgo Administrativo. ........................................................................................ 61
8.6.2. Riesgo Técnico ................................................................................................... 62
8.6.3. Riesgo de Mercado............................................................................................. 63
8.6.4. Riesgo Financiero. .............................................................................................. 64
8.7. PLAN DE RIESGOS ........................................................................................... 66
8.8. CONTROL .......................................................................................................... 66
8.8.1. Control de avance............................................................................................... 67
8.8.2. Control del tiempo............................................................................................... 68
8.8.3. Control del costo ................................................................................................. 69
8.8.4. Control de calidad. .............................................................................................. 70
8.9. CIERRE .............................................................................................................. 72
8.9.1. Entregables ........................................................................................................ 73
6
8.10. APLICACIÓN DEL PROJECT ............................................................................ 75
9. CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO ........................... 76
9.1. TIPOS DE CONTRATOS A UTILIZAR ............................................................... 76
9.1.1. Contrato de arrendamiento. ................................................................................ 76
9.1.2. Contrato a término fijo inferior a un año .............................................................. 76
9.1.3. Contrato de prestación de servicios.................................................................... 76
9.1.4. Contratación para la adecuación de la planta (Outsourcing). ............................. 77
9.1.5. Contratación para la compra y montaje de maquinaria. ..................................... 77
10. CONCLUSIONES ............................................................................................... 79
RECOMENDACIONES ................................................................................................. 82
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................. 83
7
LISTA DE TABLAS
Pág. Tabla 1. Abastecimiento nacional de frutas para el consumo nacional......................... 16
Tabla 2. Aporte por curso a la construcción del trabajo de grado ................................. 21
Tabla 3. Características de la población objetivo .......................................................... 23
Tabla 4. Beneficios del producto ................................................................................... 24
Tabla 5. Necesidades de financiamiento ...................................................................... 33
Tabla 6. Fuente de financiamiento del proyecto ........................................................... 33
Tabla 7. Resumen del flujo de caja del proyecto .......................................................... 35
Tabla 8. Matriz de comunicaciones............................................................................... 46
Tabla 9. Estructura de división del trabajo. ................................................................... 50
Tabla 10. Matriz de precedencias de las actividades principales ................................. 52
Tabla 11. Estructura de Descomposición del Trabajo - EDT ........................................ 54
Tabla 12. Costos de personal. ...................................................................................... 58
Tabla 13. Costos generales de funcionamiento e imprevistos. ..................................... 59
Tabla 14. Inversiones en activos fijos. .......................................................................... 59
Tabla 15. Inversiones en activos intangibles ................................................................ 59
Tabla 16. Escala de probabilidad .................................................................................. 60
Tabla 17. Convenciones ............................................................................................... 60
Tabla 18. Impacto Vs Probabilidad de Ocurrencia riesgo administrativo ...................... 61
Tabla 19. Matriz de análisis de Riesgo Administrativo .................................................. 62
Tabla 20: Impacto Vs Probabilidad de Ocurrencia riesgo técnico ................................. 63
Tabla 21. Matriz de análisis de Riesgo Técnico ............................................................ 63
Tabla 22: Impacto Vs Probabilidad de Ocurrencia de riesgo de mercado .................... 64
Tabla 23. Matriz de análisis de Riesgo de Mercado Etapa de Ejecución...................... 64
Tabla 24. Matriz de análisis de Riesgo de Mercado Etapa de Operación..................... 64
Tabla 25: Impacto Vs Probabilidad de Ocurrencia de riesgo financiero ....................... 65
Tabla 26. Matriz de análisis de riesgo financiero .......................................................... 65
Tabla 27. Fluctuación de la Tasa bancaria ................................................................... 65
8
Tabla 28. Control del alcance por actividades proyecto................................................ 68
Tabla 29. Entregables por proceso ............................................................................... 74
Tabla 30. Contratos en la ejecución del proyecto ......................................................... 78
Tabla 31. Descripción cargo y perfil Profesional Administrativo y Financiero ............. 106
Tabla 32. Descripción cargo y perfil Profesional Técnico ........................................... 107
Tabla 33. Descripción cargo y perfil Profesional de Mercadeo ................................... 108
Tabla 34. Descripción cargo y perfil Contador Público ............................................... 110
Tabla 35. Descripción cargo y perfil Asesor Jurídico .................................................. 111
Tabla 36. Plan de acción de Riesgo Administrativo .................................................... 142
Tabla 37. Plan de acción riesgo técnico ..................................................................... 144
Tabla 38. Plan de acción de riesgo de mercado etapa ejecución ............................... 145
Tabla 39. Plan de acción de riesgo de mercado etapa operación .............................. 146
Tabla 40. Plan de acción de riesgo financiero ............................................................ 147
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LISTA DE FIGURAS
Pág. Figura 1. Estructura organizacional .............................................................................. 26
Figura 2. Estructura organizacional fase de ejecución ................................................. 36
Figura 3. Establecimiento, cumplimiento y relación de objetivos .................................. 42
Figura 4. Diagrama de red del proyecto ....................................................................... 57
Figura 5. Distribución del riesgo ................................................................................... 66
Figura 6. Proceso de control del proyecto .................................................................... 71
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LISTA DE ANEXOS Pág. Anexo A. Población Objetivo. ....................................................................................... 88
Anexo B. Área de influencia geográfica ....................................................................... 89
Anexo C. Imagen del Producto ..................................................................................... 90
Anexo D. Brecha de Mercado ...................................................................................... 91
Anexo E. Competidores Directos.................................................................................. 92
Anexo F. Proveedores de materias primas .................................................................. 93
Anexo G. Equipos proceso productivo – Proveedores y Costo. ................................... 94
Anexo H. Costos por canal de distribución ................................................................... 95
Anexo I. Factores de Macro-Localización y Micro-Localización ................................... 96
Anexo J. Imagen corporativa ........................................................................................ 97
Anexo K. Flujo de Caja del Proyecto ............................................................................ 98
Anexo L. Análisis Financiero ........................................................................................ 99
Anexo M. PIB (precios constante 2005) ..................................................................... 100
Anexo N. Comportamiento de la Inflación .................................................................. 101
Anexo O. Tasa de Interés ........................................................................................... 102
Anexo P. Proyección de la población del Tolima ........................................................ 103
Anexo Q. Descripción cargo y perfil Gerente de Proyecto ......................................... 104
Anexo R. Descripción de cargo y perfil de cada miembro del equipo nuclear ............ 106
Anexo S. Acta de constitución .................................................................................... 112
Anexo T. Actividades, descripción y entregable. ........................................................ 125
Anexo U. Matriz de Responsabilidades ...................................................................... 129
Anexo V. Matriz de precedencias del proyecto .......................................................... 132
Anexo W. Actividades y tiempos de duración de las actividades del proyecto ........... 134
Anexo X. Flujo de caja por actividades de la gerencia del proyecto. .......................... 138
Anexo Y. Plan de acción para riesgos ........................................................................ 142
Anexo Z. Información general de costos de la tarea. MS - Project ............................. 148
Anexo AA. Flujo de caja. MS - Project ....................................................................... 149
Anexo AB. Visión general de los recursos. MS – Project ........................................... 150
Anexo AC. Informe de cierre del proyecto. ................................................................. 151
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RESUMEN
En el presente trabajo de grado, se planteó el proceso de ejecución para el montaje y
puesta en marcha de una planta procesadora y comercializadora de frutas liofilizadas
tipo “snack” en la ciudad de Ibagué, con el ánimo de exponer la importancia de la
Gerencia de Proyectos para la ejecución exitosa del mismo.
Aquí se documentan una serie de directrices metodológicas para la planeación y
ejecución de proyectos, utilizando los enfoques y temas estudiados y aprendidos
durante la Especialización en Gerencia de Proyectos. Se define la metodología
empleada para la elaboración del proyecto, junto con una descripción del proyecto y un
análisis contextual del mismo. De igual manera, se presenta como se realiza el proceso
de reclutamiento y selección del talento humano y su papel protagónico en la gerencia
del proyecto. El modelo gerencial definido para el proyecto es la Administración por
Objetivos – A.P.O; llamado también Administración por Resultados. Se establece la
planeación, programación y control para el proyecto, mediante la definición de una
Estructura de División del Trabajo (EDT) y el Diagrama de Gantt, y finalmente, se
selecciona el tipo de contratación utilizada para el proyecto.
Palabras claves: Gerencia de Proyectos, Frutas Liofilizadas, Planeación, Ejecución,
Modelo Gerencial, Administración por Objetivos, Estructura de División del Trabajo.
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ABSTRACT
In this undergraduate work, it was proposed the process for installation and start up of a
processing plant and marketer of fruit lyophilized type "snack" in the Ibagué city, with
the aim of exposing the importance of project management for successful
implementation.
Here are documented a number of methodological guidelines for the planning and
execution of projects, using the approaches and topics studied and learned during the
specialization in Project Management. The methodology used for the elaboration of the
project is defined, with a project description and contextual analysis of this. Similarly, is
presented as the process is carried out the recruitment and selection of human talent
and its starring role in the project management. The management model defined for the
project is Management by Objectives - MBO; also called Results - based Management.
It’s established the Planning, programming and control for the project, by defining a
Work Breakdown Structure (WBS) and the Gantt Chart, and finally, is selected the type
of contract used for the project.
Keywords: Project Management, Fruit Lyophilized, Planning, Implementation,
Management Model, Management by Objectives, Work Breakdown Structure.
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INTRODUCCIÓN
Cuando se identifica un problema, lo más común es buscar una solución eficiente para
el beneficio de la comunidad, llevando a cabo un proceso único que consta de un
conjunto de actividades coordinadas y controladas con una fecha de comienzo y otra
de terminación. Esta iniciativa o proceso que se emprende para suministrar un producto
que cumpla con ciertos requisitos específicos se denomina Proyecto, y el cual al
momento de llevar a cabo, requiere un modelo de gerencia operacional que sirva para
organizar las actividades permanentes que se realizan, identificando cinco procesos
enmarcados dentro de las limitantes de Alcance, Tiempo, Costo, y Riesgo. Dichos
procesos son: 1) Inicio: es el reconocimiento del proyecto que debe ser ejecutado. 2)
Planificación: consiste en la identificación de los objetivos y diseño de un esquema
factible de trabajo, que permita lograrlos con una eficiente asignación de recursos. 3)
Ejecución: donde se coordina el talento humano junto con los demás recursos
necesarios para llevar a cabo el plan. 4) Control: su función es asegurar que se logren
los objetivos, midiendo el avance y tomando acciones correctivas cuando sea
necesario. Por último está el 5) Cierre: consiste en formalizar la aceptación del proyecto
para su funcionamiento.
La propuesta metodológica para gerenciar la implementación exitosa de la planta
procesadora y comercializadora de frutas liofilizadas tipo “snack” en la ciudad de
Ibagué, se estructuró teniendo en cuenta las siguientes dos grandes etapas: la primera
de ellas la Re-Formulación del Proyecto, en donde se ratificó la factibilidad de éste a
partir de los ajustes realizados a las viabilidades de carácter mercadológico, técnico,
administrativo, legal y financiero. La segunda etapa la Gerencia del Proyecto, la cual
tiene trazado un objetivo principal (Planificación) y está sujeta a unas limitantes de
alcance, tiempo y costo. Para superar estas limitantes se acogerá un modelo gerencial
como soporte primordial para la consecución del objetivo principal, y como pilares de
apoyo se utilizará la gestión del talento humano, la gestión del riesgo y herramientas
tecnológicas como MS Project, para el control y seguimiento.
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1. DEFINICIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. PROBLEMA
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y
un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o
cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser
cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que originó el proyecto. Actualmente
cobra mayor importancia la necesidad de optimizar el uso de los recursos disponibles
en una organización para lograr sus objetivos mediante la aplicación de un método de
administración de proyectos integral. Sin embargo en Colombia fácilmente se puede
encontrar un inventario de proyectos, tanto de carácter público como privado, cuya
característica principal ha sido el sobre costo, lo que se traduce en vacíos gerenciales
que comprometen la formulación técnica, la prospectiva financiera y el control ejercido
sobre el alcance, tiempo, desempeño, costos y resultados acordes a la calidad
inicialmente prevista. En la mayoría de veces lo anterior ocurre porque se hacen
solamente estudios superficiales, ocasionando con ello, que no se tengan en cuenta
aspectos importantes que, al no ser tratados de la debida forma, pueden llevar al
fracaso del proyecto. Lo anterior se da bien sea por falta de tiempo, por
desconocimiento de los inversionistas, o por falta de personal calificado para realizar
dichos proyectos.
En Colombia se han diseñado proyectos que han buscado impulsar el desarrollo y la
competitividad del país, un ejemplo de ello es Agro Ingreso Seguro1; aunque el
programa presentó una serie de anomalías2 (Portafolio.co, 2012), buscó aprovechar
que el país cuenta con una estratégica posición geográfica, lo que le permite tener una
1 El programa "Agro, Ingreso Seguro - AIS" tuvo como objeto proteger los ingresos de los productores que lo requieran ante las distorsiones derivadas de los mercados externos y mejorar la competitividad de todo el sector agropecuario nacional, con ocasión de la internacionalización de la economía Colombiana. 2 Se enfocó en especial en la competitividad y no la equidad: del 85% de los recursos públicos que se le asignaron a este programa, 48% fueron para la competitividad, 16% para adecuación de tierras, 10% para ciencia y tecnología y 9% para apoyos directos.
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diversidad de pisos térmicos propicios para el cultivo de una inmensa variedad de
productos agrícolas, y en ese sentido se pudiese incrementar la competitividad del
sector agropecuario en Colombia.
Dentro de esa gran variedad de productos agrícolas se encuentran las frutas, y aunque
siendo un país productor, la población colombiana tiene un bajo consumo en las
mismas; en el Tolima y en especial en Ibagué el consumo en promedio de frutas es de
135,9 gramos diarios (Ministerio de Salud - F.A.O, 2013) cuando la recomendación de
la FAO, Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura, es
que sea no menos de 400 gramos diarios, equivalentes a unas cinco porciones de
estos alimentos (Urquijo, 2012). En alguna medida, el bajo consumo de frutas obedece
por una parte a la poca practicidad en el momento de su consumo, a la problemática en
su portabilidad (abolladuras, deterioro, etc.); y por otra parte a su corta vida útil debido
al proceso de oxidación.
Antioquía, Caldas, Cesar, Tolima, Bolívar, Cundinamarca, Magdalena, Norte de
Santander, Atlántico y Vichada hacen parte del grupo de departamentos con más
variedad de frutas producidas que incluye a las más consumidas a nivel nacional.
(Ministerio de Salud y Protección Social , 2013). Los colombianos en el año 2005
poseían un bajo consumo de este tipo de alimentos; el cual se vio reflejado en la
Encuesta Nacional de la Situación Nutricional en Colombia (ENSIN), en donde el 27,9%
de las personas entre los 2 y los 64 años, el 35,3% no ingirieron frutas en su
alimentación diaria (ICBF, 2005). En 2010 sólo el 18,3% de las personas consumían
frutas 3 a 4 veces por semana (Fonseca Z, 2011). Para alcanzar una adecuada
alimentación, los determinantes básicos son: el nivel de ingresos, la condición de
vulnerabilidad, las condiciones socio-geográficas, la distribución de ingresos y activos
(monetarios y no monetarios) y los precios de los alimentos (CONPES, 2008). Por otro
lado, el promedio de las pérdidas pos cosecha se calcularon teniendo en cuenta los
datos que se reportaron en los Planes Frutícolas Departamentales (PFD) de: Santander
(9.56%), Cundinamarca (41.4%), Antioquía (13.4%), Tolima (20.45%) y Boyacá
(5.73%); según el Perfil Nacional de Consumo de frutas y verduras (Ministerio de Salud
y Protección Social , 2013).
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Tabla 1. Abastecimiento nacional de frutas para el consumo nacional
Fuente: Ministerio de Salud y Protección Social, 2013
Aunque es evidente que el Tolima tiene un papel protagónico en la producción de frutas
en el país, dicho departamento y en especial Ibagué no son ajenos al bajo consumo de
frutas, en promedio este es de 135,9 gramos diarios (Ministerio de Salud - F.A.O,
2013). Actualmente en el Tolima existe un mayor consumo de frutas por parte de las
mujeres que por parte de los hombres. El consumo también obedece a los niveles del
SISBEN, en la medida en que el nivel aumenta, también lo hace la mediana de
consumo. Por zona de residencia en la urbana se consume más fruta que en la rural
(Ministerio de Salud y Seguridad Social - F.A.O, 2013). Por otra parte, se calcula que
la ingesta insuficiente de frutas y verduras causa en todo el mundo aproximadamente
un 19% de los cánceres gastrointestinales, un 31% de las cardiopatías isquémicas y un
11% de los accidentes vasculares cerebrales. Aproximadamente un 85% de la carga
mundial de morbilidad atribuible al escaso consumo de frutas y verduras se debió a las
enfermedades cardiovasculares, y un 15% al cáncer (Merlo, 2014). De acuerdo a lo
anterior se puede plantear: ¿de qué manera se lograse alcanzar una articulación que
permita continuar e incrementar la producción de frutas (contribuyendo al desarrollo
regional), y a su vez incentivar el consumo de las mismas al interior de la población?
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De acuerdo al anterior interrogante, y con base en la situación de consumo, se
presume que un proyecto de inversión, con un modelo gerencial apropiado, y cuyo
estandarte sea un producto innovador, con características técnicas no comunes, con
una imagen fresca, y que garantice la preservación de las condiciones nutricionales de
las frutas, contribuya a aumentar el consumo por parte de la población e incrementar el
cultivo y producción de las mismas.
1.2. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA A NIVEL GERENCIAL
¿Cómo garantizar la ejecución exitosa para la implementación de una planta
procesadora y comercializadora de frutas liofilizadas tipo “snack” en la ciudad de
Ibagué?
¿Cómo garantizar la efectividad de un producto innovador, las frutas liofilizadas,
que permita incrementar el consumo de la población ibaguereña de frutas
cultivadas en el Tolima, asegurando la administración exitosa de los recursos y
entrega oportuna del proyecto, dentro de las limitantes de alcance, tiempo, costo
y calidad?
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2. JUSTIFICACIÓN
La creciente aceptación de la Gerencia de Proyectos indica que la aplicación de
conocimientos, procesos, habilidades, herramientas, innovación y técnicas adecuadas
pueden tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto. La ventaja
competitiva se deriva de la forma en que las empresas organizan y llevan a cabo
actividades, con el fin de crear productos diferenciados e innovadores para sus clientes
(Porter, 2007).
La puesta en marcha del proyecto para el montaje de una planta procesadora y
comercializadora de frutas liofilizadas tipo snack en la ciudad de Ibagué, proporcionará
a la ciudad una serie de ventajas importantes como son: constituir una fuente de
empleo formal y de buena calidad, ser una empresa que aporte impuestos, dinamizar la
economía regional mediante la compra frecuente de materias primas a los agricultores
de la región y otro tipo de proveedores, hacer un aporte comercial significativo a la
ciudad, y por último ofrecerle a la población Ibaguereña una alternativa nutricional,
saludable, innovadora y de alta calidad, que sea sinónimo de alimentación y vida
saludable.
Para el proyecto, se empleará un modelo gerencial que se apoya en la utilización de
diversos mecanismos basados en la planeación, programación y organización de
actividades con los correspondientes controles, que asegurarán, en un alto porcentaje,
el alcance de los objetivos definidos en un principio, garantizando a los inversionistas el
retorno de la inversión y ofreciendo utilidades a futuro; y al consumidor un producto de
calidad que satisfaga sus necesidades. Por todo lo anterior se evidencia la necesidad
que su implementación se desarrolle de la mejor manera posible. De igual manera para
el cliente3 es vital que su inversión resulte en la puesta en marcha de una empresa
estructuralmente sólida, que cumpla con todos los cánones establecidos y que esté en
capacidad de ofrecer al mercado un producto de alta calidad, que responda a las
exigencias del mismo.
3 Entiéndase por cliente, el cliente del proyecto o inversionista.
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3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Aplicar las funciones propias y asociadas de la Gerencia de Proyectos, en la ejecución
exitosa del montaje y puesta en marcha de la planta procesadora y comercializadora de
frutas liofilizadas tipo “snack” en la ciudad de Ibagué.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar la descripción general del proyecto, explicando la viabilidad
mercadológica, técnica, y financiera, para dar una perspectiva del propósito del
mismo.
Describir el contexto político, económico, social y tecnológico en el que se va a
desarrollar el proyecto.
Establecer el modelo gerencial que permita la funcionabilidad de la estructura
organizacional acorde con el tipo de proyecto que se desarrollará, para que sea
posible su ejecución y los procesos necesarios para la puesta en marcha de la
planta en mención.
Determinar la estrategia que permita la gerencia del talento humano a partir de
los procesos de reclutamiento, selección, y contratación para el Gerente del
Proyecto y el Equipo Nuclear, garantizando personal comprometido, idóneo,
motivado y enfocado con el alcance del proyecto.
Determinar la programación, planeación y control del proyecto con el fin que se
garantice el alcance, el tiempo y el costo determinados para el mismo.
Identificar el modelo de contratación pertinente para el proyecto, que permita la
adecuada toma de decisiones en el momento de la ejecución de compras.
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4. METODOLOGÍA
La metodología utilizada para la recopilación de información y la construcción del
presente documento, fue la establecida para los estudiantes de la modalidad Distancia
del Instituto de Educación a Distancia de la Universidad del Tolima. Dicha metodología
está enmarcada en el proceso de trabajo por CIPAS (C=círculo, I=interacción,
P=participación, A=académica, S=social – Circulo de Interacción y Participación
Académica y Social). Los CIPAS son equipos de trabajo que una vez iniciado el
proceso de aprendizaje, funcionan a todo momento y de forma interdisciplinaria
creando actitud de equipo en lo académico y en lo social. El programa académico
Especialización en Gerencia de Proyectos, no es ajeno a esta propuesta metodológica
y en ese sentido también la adopta; desde el inicio los docentes de la Especialización
solicitan la creación de estos equipos de trabajo, y es en este momento, después de su
creación, cuando se inicia el proceso académico.
Al iniciar la Especialización, se solicita un proyecto que cumpla con ciertas
características con el ánimo de ser re-formulado. Como se mencionó anteriormente,
existe un proceso de vaciado de información, de la malla curricular, para la
construcción del documento. Se empieza entonces a evidenciar una serie de etapas,
como por ejemplo, la etapa de reformulación del proyecto en donde aparecen en
escena cursos como “Taller de Formulación y Evaluación de Proyectos, “Investigación
de Mercados”, y “Métodos Cuantitativos para Proyectos”. Luego de esa etapa inicial se
continúa con la etapa de modelamiento gerencial para el proyecto y entran en acción
cursos como: “Modelos Gerenciales para la Ejecución de Proyectos”, “Gerencia de
Proyectos”, y “Entorno Económico”. Seguidamente la etapa a desarrollar corresponde a
la temática de contrataciones, talento humano y riesgo, y es aquí en donde cursos
como: “Legislación”, “Gestión Humana” y “Gestión del Riesgo” brindan todo su
contenido para contribuir al desarrollo del proyecto. Los ajustes finales del proyecto
están a cargo de cursos como: “Seminario I de Revisión y Actualización” y “Seminario II
de Ajuste y Programación”. Finalmente todas las etapas mencionadas se soportan en
el uso de Tecnologías de la Información y la Comunicación, y las cursos que brindan
21
este apoyo tecnológico para la construcción del documento son: “Desarrollo
Tecnológico y la Aplicación de las TIC a la Gerencia de Proyectos”, y “Aplicaciones
Especializadas para la Gerencia de Proyectos”.
Así pues, a continuación se muestra una tabla con el aporte de cada asignatura a los
capítulos que componen el presente documento:
Tabla 2. Aporte por curso a la construcción del trabajo de grado
CAPÍTULO NOMBRE DEL CAPÍTULO ASIGNATURA QUE CONTRIBUYÓ A LA CONSTRUCCIÓN DEL DOCUMENTO
5 Descripción General del Proyecto
Taller de Evaluación y Formulación Investigación de Mercados Métodos Cuantitativos Aplicación de las TIC
6 El Contexto del Proyecto
Modelos Gerenciales Gerencia de Proyectos Entorno Económico Aplicación de las TIC Seminario I de Revisión y Actualización
7 El Talento Humano y su Papel Protagónico en la Gerencia del Proyecto
Gestión Humana Gestión del Riesgo Modelos Gerenciales Gerencia de Proyectos Legislación Aplicaciones Especializadas
8 La Gerencia del Proyecto
Modelos Gerenciales Gerencia de Proyectos Seminario I de Revisión y Actualización Seminario II de Ajuste y Programación Gestión del Riesgo Aplicaciones Especializadas
9 Contratación para la Ejecución del Proyecto
Legislación Seminario I de Revisión y Actualización Seminario II de Ajuste y Programación Aplicaciones Especializadas
Fuente: Los Autores
22
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO
5.1. NOMBRE DEL PROYECTO REFORMULADO
Estudio de la factibilidad de una planta procesadora y comercializadora de frutas
liofilizadas tipo “snack” en la ciudad de Ibagué. 5.2. ENTIDADES RESPONSABLES Etapa de formulación del proyecto: Daniel Orjuela - Sebastián Murillo - Andrés
Gordillo
Etapa de re-formulación y etapa gerencial: Daniel Orjuela - Yamid Basto -
William Lozano - Andrés Gordillo
5.3. NECESIDAD QUE ORIGINA EL PROYECTO A pesar que Colombia se caracteriza por la producción agrícola, el consumo de frutas y
hortalizas en los colombianos es de 200 gramos por persona, cuando la
recomendación de la FAO, Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y
la Agricultura, es que sea no menos de 400 gramos diarios, equivalentes a unas cinco
porciones de estos alimentos (Urquijo, 2012). El Tolima y en especial Ibagué no son
ajenos a esta situación, su consumo en promedio es de 135,9 gramos diarios
(Ministerio de Salud y Seguridad Social - F.A.O, 2013). Aproximadamente un 85% de la
carga mundial de morbilidad atribuible al escaso consumo de frutas y verduras se debió
a las enfermedades cardiovasculares, y un 15% al cáncer (Merlo, 2014). El consumo
de frutas se hace necesario para sostener una alimentación balanceada, y por todos
los complementos vitamínicos y nutricionales que éstas poseen. Por otra parte el bajo
consumo, obedece en gran porcentaje, a que las personas no cuentan con la
disposición para hacerlo o porque muchas veces el llevarlas consigo en maletas,
morrales, bolsos, etc., las deteriora; torna incómodo su consumo en sí, ya que
desagrada las frutas, o sencillamente, para muchas personas, es tedioso porque
generalmente se termina con las manos impregnadas de residuos de las mismas frutas
23
y de su olor. Se puede concluir que la incomodidad en la portabilidad de algunas frutas,
su poca practicidad en el momento de consumirlas y su corta vida útil son factores de
gran incidencia en el por qué la población no está dentro del promedio de consumo de
frutas.
5.4. SOLUCIÓN A LA NECESIDAD Se ofrece el producto: Futas Liofilizadas Tipo Snack; el cual brindará al consumidor la
oportunidad de un consumo diario de frutas con todo su valor nutritivo y vitamínico, una
facilidad a la hora de su portabilidad y practicidad para el momento de su ingesta.
5.5. RESUMEN DEL PROYECTO
5.5.1. Viabilidad de Mercado. La población objetivo está dada bajo las siguientes
características:
Tabla 3. Características de la población objetivo
DEMOGRÁFICAS: PSICOGRÁFICAS: GEOGRÁFICAS: Género: Femenino y masculino Cultura del cuidado de la salud mediante la
alimentación Sector urbano comunas Ibagué:
Comuna 3 Comuna 4 Comuna 5 Comuna 6 Comuna 9 Comuna 10
Edad: 15 años en adelante
Mujeres con interés en el físico, en cuidarse, normalmente se encuentran afiliadas a un gimnasio o en su defecto por la ocupación, le presta mucha atención a la comida (saludable).
Estrato socio-económico: 3, 4, 5 y 6 (medio y alto)
Hombres con cultura del cuidado personal y físico; ya sea por verse bien (edad entre 15-40 años) o por salud de 40 años en adelante)
Fuente: Los Autores
Para efectos del proyecto la población objetivo se tomó con base en las estadísticas de
las personas residentes en el municipio de Ibagué, y la participación en términos
porcentuales de las personas entre los 15 y 79 años (mujeres y hombres),
pertenecientes a los estratos 3, 4, 5 y 6 de la ciudad. La población objetivo está
cuantificada en 142.893 habitantes de la ciudad de Ibagué. La descripción detallada se
encuentra en el Anexo A.
Los beneficios contemplados para el producto se expresan en la siguiente tabla:
24
Tabla 4. Beneficios del producto
BENEFICIOS DEL PRODUCTO Producto básico: Frutas con forma, gusto, sabor, color y valores nutricionales, libre de aditivos y conservantes,
con larga vida útil, de fácil aplicación sin demasiados cuidados de almacenamiento. Producto real: Frutas liofilizadas tipo snack, con sabor original, proteínas y vitaminas preservadas, retención
del tamaño original, color y textura. Producto Aumentado: Frutas liofilizadas tipo snack, solo requieren ser almacenados en un lugar fresco y seco, de
fácil aplicación, rehidratación instantánea, y excelente microbiología. Producto Potencial: Snack de frutas liofilizadas en presentaciones de 400 gr, y snack de frutas liofilizadas cubiertas
de chocolate light. Fuente: Los Autores
El producto de snack de frutas liofilizadas llevará la marca de BONA FRUIT, se tendrá
en presentaciones individuales de 30 gramos en bolsas de aluminio re-sellables, y
displays de 12 paquetes. Su precio será de $1.950 presentación de 30 gramos para el
año 2015. (La imagen de producto se puede apreciar en el Anexo C).
El área de influencia geográfica para el proyecto estará enmarcada en la ciudad de
Ibagué, enfocado especialmente en las siguientes comunas: Comuna 3, Comuna 4,
Comuna 5, Comuna 6, Comuna 9 y Comuna 10. (La descripción de barrios
perteneciente a cada comuna se expone en el Anexo B). Teniendo en cuenta el área
de influencia geográfica para el proyecto estará enmarcada en la ciudad de Ibagué y
que la población objetivo está cuantificada en 142,893 habitantes de la ciudad de
Ibagué, se realizó el estimado de la franja de mercado así: para el año 1, de 783.988
unidades de 30 gramos, se buscará obtener el 60% en participación (470.393
unidades) sobre esa franja. Lo anterior obedece a que, por una parte, de acuerdo a la
capacidad de producción, la proyección de demanda y el mercado latente, la empresa
Fruit Sensation determinó un porcentaje del 60% para cubrir la demanda; y por otra
parte, lo que la competencia produce lo exporta, es decir, alrededor de un 90% sale del
país y un 10% cubre la demanda interna. Se proyecta para el año 5 (de operación)
poseer el 75% de la franja, que se traduce en 1´082.150 unidades de 30 gramos. Se
esperan ventas para el año de $ 917´265,682 y para el año 5 de $ 2.637´741.113
(Para el estimado de la brecha de mercado y su valor Ver Anexo D Brecha de
Mercado).
25
Actualmente se encuentran 3 empresas competidoras directas: DRYCOL SAS -
FONTUS - QUALITY INTERNATIONAL SCI, y las 3 están ubicadas en la ciudad de
Bogotá. Sus precios están por encima al de Bona Fruit a excepción de Fontus que tiene
un valor de $ 1.750 pero con una presentación de 11 gramos. (Ver Anexo E
Competidores Directos). La adquisición de materias primas para el proyecto, se
realizará con productores frutícolas de la región del Tolima, buscando incrementar y
fortalecer la producción de frutas del departamento. Entre otros: FRUFREXPO,
ASOPANL, FEDIRNAN CALLEJAS ORTIZ (Ver Anexo F Proveedores de Materias
Primas). Tras el análisis de costos y las características de cada canal de distribución en
la ciudad, el canal más favorable es el de distribución detallista (Grandes Superficies,
Éxito, Mercacentro y Metro); aunque los costos de este canal son los más elevados ($
77´096.023), es la mejor forma de dar a conocer el producto ya mencionado, entre
otras cosas por las mismas características que tiene y las bondades que trae consigo,
es un producto que en principio está creado para ser distribuido a través de
supermercados (Los costos por canal de distribución se pueden evidenciar en el
Anexo H).
5.5.2. Viabilidad Técnica. La planta procesadora estará alojada en la ciudad de Ibagué
(Tolima), en la zona del Parque Logístico, Kilómetro 17 vía Buenos Aires. Esta
ubicación se da gracias a la excelente prestación de servicios públicos, las excelentes
vías de acceso y la seguridad que ofrece este complejo industrial. (La ponderación de
factores se expresa en el Anexo I). La capacidad instalada para la planta es de 43.200
kilogramos de fruta liofilizada; la capacidad utilizada de la planta en el año 1 será de
14.112 kilogramos de fruta liofilizada, es decir el 33% de la capacidad instalada. Al
finalizar el año 5 la capacidad utilizada es de 32.465 kilogramos de fruta liofilizada, es
decir el 75% de la capacidad instalada. Lo anterior obedece a la capacidad de
producción del equipo liofilizador y a los rangos de producción máxima sobre los cuales
se venden estos equipos en el mercado. Estos rangos de producción para el secado
del producto, son de hasta: 70 kilogramos, 200 kilogramos, 350 kilogramos, 500
kilogramos y 1000 kilogramos (Zhengzhou Azeus Machinery Co, 2012). De acuerdo a
estos rangos se opta por el liofilizador de 200 kilogramos dado que no es
26
representativo adquirir solo por el año 1 una máquina de producción de hasta 70
kilogramos y para el año 2 adquirir otra, dado que se incurriría en sobre costos tanto en
maquinaria como en insumos y a su vez se traduciría en un costo más elevado del
producto como tal. (Ver Anexo G: Equipos proceso productivo – Proveedores y Costo).
Cuando una fruta es liofilizada pierde en promedio un 80% de su peso inicial, es decir,
si se tiene un peso inicial de 100 gramos en una fruta su peso después de realizársele
el proceso de liofilización es de 20 gramos (European Food Information Council, 2009).
Para el caso particular de la producción de los 30 gramos de fruta liofilizada debemos
partir de un peso en la fruta inicial de 150 gramos. El proceso de liofilización puede
durar desde 8 hasta 24 horas, dependiendo del punto de deshidratación que se
requiera al igual que la calidad de liofilización que se desee obtener, en promedio una
fruta liofilizada de buena calidad tiene una demora de tiempo entre 12 y 18 horas. Éste
punto de calidad es logrado por liofilizadores que cuenten con un control multi-receta
en donde se pueda escoger la receta para el proceso (tiempo de liofilización y grado
de humedad) y así garantizar la calidad del producto final.
5.5.3. Viabilidad Administrativa y Legal. El tipo de sociedad que se constituirá para
esta empresa es la Sociedad por Acciones Simplificadas (S.A.S), sociedad creada de
acuerdo a la Ley 1258 de 2006. La razón social de la empresa será: Fruit Sensation
S.A.S. (La imagen Corporativa se muestra en el Anexo J). La estructura organizacional
utilizada para la fase de operación del proyecto es la siguiente:
Figura 1. Estructura organizacional
Fuente: Los Autores
Gerente General
Asesor Jurídico
Director de Producción y Compras
Director Comercial
Director Administrativo y
Financiero
Vigilancia Externa Contado
Impulso y Mercadeo
Operarios Despachador
logístico
Servicios Generales
Transporte
27
5.5.4. Viabilidad Financiera. De acuerdo al costo de la inversión, la proyección de los
ingresos y costos, y la rentabilidad exigida por los inversionistas al proyecto (Ver Anexo
K: Flujo de Caja del Proyecto), éste debe aceptarse, ya que de acuerdo al cálculo de la
VAN, el proyecto es capaz de pagar sus costos de operación y recuperar su inversión
con sus propios ingresos y genera un valor adicional de $ 1.202´822.046, a una TIO del
13,52%. Al realizar la comparación de la Tasa Interna de Retorno con la Tasa de
Interés de Oportunidad, el proyecto genera una mayor rentabilidad que la TIO, la
rentabilidad intrínseca es del 55.68%. Los beneficios del proyecto a valor presente
representan 1.39596 veces los costos del proyecto a valor presente, a una tasa de
interés de oportunidad del 13,52%. (Ver Anexo L: Análisis Financiero).
28
6. EL CONTEXTO DEL PROYECTO
6.1. ENTORNO ECONÓMICO - FINANCIERO
6.1.1. Empleo. El empleo es un factor fundamental en el desarrollo y competitividad del
país, de los 20’900.000 de personas ocupadas que hay en el país, el sector que obtuvo
el mayor número fue el comercio, hoteles y restaurantes que llegó a los 5’800.000; le
siguen servicios, con 4 millones y 3’400.000 en agricultura. Por otra la industria
manufacturera tuvo 2’500.000, lo que representa el 11,9% del total de las personas
ocupadas. La tasa global de participación (TGP) se ubicó en 63% y la tasa de
ocupación en 56,3%, siendo los sectores comercio, construcción y servicios las ramas
de la actividad que más concentraron el mayor número de ocupados. En contraste, la
tasa de desempleo nacional del mes de febrero, que fue de 10,7% (la más baja de los
últimos 10 años); disminuyó 1,1 puntos porcentuales frente a la registrada en febrero
del 2013 (11,8%) (Portafolio.co, 2014). Las ciudades con mayor tasa de desempleo
fueron: Quibdó (18,2%), Cúcuta (18%) y Armenia (16,8%). Las ciudades que
registraron las menores tasas de desempleo fueron: Barranquilla (7,9%), Cartagena
(8,8%) y Riohacha (9%). (DANE, 2014). El departamento del Tolima, en el informe
anual del 2013, presentó una tasa de desempleo de 9,7% igualando a departamentos
como Antioquia. (DANE, 2014) . El Tolima, y en especial Ibagué se han caracterizado,
en las últimas décadas, por presentar tasas de desocupación altas; para contribuir con
la mitigación de este impacto negativo, el proyecto constituirá una fuente de empleo
formal y de buena calidad, brindando alrededor de 25 empleos directos en su fase de
ejecución y operación.
6.1.2. P.I.B. El Producto Interno Bruto de Colombia ha mostrado un crecimiento en los
últimos años; según la información presentada por el DANE en su informe de Cuentas
Nacionales, el PIB (a precios constantes del 2005) en el primer trimestre del 2014 ha
generado una variación porcentual de 6,4% con respecto al mismo periodo del año
anterior. Las importaciones para el primer trimestre del 2014 siguen siendo más que las
29
exportaciones realizadas por el país, mientras las exportaciones presentan una
variación del 6,9% respecto al mismo periodo del mes anterior, las importaciones están
generando una variación del 16,3%. (Ver Anexo M PIB – Precios constantes 2005). El
incremento del PIB en el país muestra un escenario favorable para la etapa operativa
del proyecto, dado por el dinamismo creciente en el comercio del país; por otra parte,
las cifras presentadas de las exportaciones (aun siendo las exportaciones inferiores a
las importaciones) muestran un avance significativo en comparación al 2013. Entre el
2005 y el 2011 el valor de las exportaciones de frutas y hortalizas creció
significativamente a una tasa del 2% anual, tanto en procesados como en frescos. Así
mismo, el 65% de las exportaciones de frutas frescas y procedas sin banano se
orientan principalmente al mercado de la unión Europea, concentrándose en los países
de Holanda, Alemania y Francia. El 12% de las exportaciones se dirigen hacia Estados
Unidos. Así pues el fomento de las exportaciones se convierte en una oportunidad para
el proyecto a mediano plazo para el proyecto, ya que se puede aprovechar ésta
situación buscando la internacionalización del producto.
6.1.3. Inflación. La inflación en Colombia desde el año 2011 hasta el año 2013, mostró
un descenso en cuanto a la medición por medio del IPC (Índice de Precios al
Consumidor) se refiere. En lo que concierne a la comparación entre el año 2014 y el
año 2013 ha reportado un aumento presentándose en junio del 2013 en 2,16% y en
junio de 2014 en 2,79%. En cuanto al IPP (Índice de Precios al Productor) ha
presentado un aumento significativo, pasando de estar deflactada en -0,02% en junio
del 2013 a estar en 2,49% en 2014 (Banco de la Republica, 2014). Aunque el
incremento de la inflación en ambos actores (consumidor y productor), no ha alcanzado
el punto medio del rango meta que es 3%, el Banco de la República puede tomar
decisiones, como se ha venido presentando, de aumentar la tasa de intervención y así
mismo los bancos la tasa de interés. Uno de los causales del incremento de la inflación
son los alimentos; productos que continúan al alza a causa del fenómeno del niño,
evidenciándose en incrementos en el precio del producto. (Ver Anexo N
Comportamiento de la inflación). En el entendido que las frutas liofilizadas son un bien
de lujo, el alza o disminución de los precios en las frutas naturales tiene una relación
30
directa con el consumo de las liofilizadas; si se encarecen las frutas naturales existirá
mayor opción de consumo para las liofilizadas, mientras que si por el contrario el precio
de las frutas naturales disminuye, el consumo de las liofilizadas también caerá.
6.1.4. Tasa de interés. La tasa de interés en Colombia ha tenido este año un
incremento provocado por una parte por el incremento de la inflación; como se
argumentó anteriormente, una de las medidas del Banco de la Republica frente al
aumento de la inflación es el aumento de la tasa de intervención, la cual hasta marzo
del 2014 se presentó constante en 3,25%, abril y mayo de 2014 incremento en 0,05% y
para finalizar el mes de junio, la tasa de intervención se estipuló en el 4%; así mismo
las tasas de interés de consumo incrementaron, pasando de estar en 17,23% en mayo
a 16,49% en junio de 2014. (Ver Anexo O Tasa de Interés). El incremento de las tasas
de interés por parte del sistema bancario, incrementaría el costo financiero del proyecto
dado que la tasa del préstamo de financiación pudiese subir y en ese sentido se
incrementarían los costos en general del proyecto.
6.2. ENTORNO POLÍTICO En Colombia el sector agropecuario, en especial el hortofrutícola, debe utilizar a su
favor los convenios y tratados comerciales existentes, con el propósito de expandir los
mercados, aprovechando las preferencias arancelarias buscando incrementar la
competitividad en otros países. Actualmente Colombia cuenta con 13 tratados actuales
vigente: 1) TLC con México; 2) con el Triángulo del Norte (Guatemala, Honduras y El
Salvador); 3) con la CAN (Comunidad Andina); 4) con CARICOM (Comunidad del
Caribe); 4) con MERCOSUR; 5) con Chile; 6) con EFTA; 7) con Canadá; 8) TLC con
Estados Unidos; 9) con Cuba; 10) con Nicaragua; 11) con la Unión Europea; y 13) el
acuerdo de alcance parcial con Venezuela. (Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo, 2014). Actualmente el gobierno ha adoptado medidas en aras de potencializar
el agro y ha establecido una serie de oportunidades de exportación apoyándose en
Proexport (Proexport, 2013). Los tratados mencionados le traerán beneficios al sector
agrario aprovechando los intereses particulares de algunos países como Estados
31
Unidos o los pertenecientes a la Unión Europea como Alemania, Reino Unido o
República Checa, que actualmente presentan gran agrado hacia la compra de frutas
exóticas; países como Canadá y Japón se interesan mucho por las frutas frescas
(PROEXPORT, 2013). Las tendencias en el mercado internacional demuestran que los
países de la Unión Europea son, en conjunto, los mayores consumidores de fruta del
mundo. Esto responde a la tendencia actual de los europeos por llevar un estilo de vida
saludable, en el que los alimentos orgánicos y con certificaciones como GLOBALGAP o
FAIR TRADE también tienen cabida. Las importaciones de frutas exóticas se
concentran principalmente en el norte de Europa (Holanda, Alemania, Francia, Bélgica
y el Reino Unido) donde hay un importante número de consumidores, sin embargo,
también hay una distribución importante hacia el resto del continente en mercados
como Dinamarca, Finlandia, Polonia, Portugal, Suecia, Italia, España entre otros.
Gracias al acceso que tienen a los diferentes productos, su alto poder adquisitivo y su
disposición para experimentar con nuevos sabores, las grandes ciudades y los centros
urbanos son las que presentan el mayor consumo, oportunidad interesante para las
frutas liofilizadas.
6.3. ENTORNO SOCIAL En un mundo globalizado como el actual, se han observado nuevas tendencias
alimenticias en muchos individuos de la población, pasando de consumir alimentos
elaborados con bastante tiempo en sus casas, a preferir comidas rápidas que no
impliquen mucho proceso de elaboración. Por otra parte la aparición de la comida sana
y ejercicio (Tendencia Fitness) se concentra en las personas entre 15 y 40 años, y en
las personas de 40 a 79 años el consumo de frutas y comida sana se realiza por salud.
Según las proyecciones del DANE, para el 2015 la población masculina en el
departamento del Tolima superará a la femenina; la mayor concentración de personas
en dicho departamento estará en el rango de 0 a 34 años con una participación del
58,13%. (Ver Anexo P Proyección de la Población del Tolima). De acuerdo a las
tendencias que se están presentando entre adolescentes, jóvenes, adultos y adultos
mayores, en cuanto a nutrición balanceada, consumo de alimentos saludables y
cuidado del cuerpo, se evidencia que la ingesta de frutas se incrementa, la practicidad
32
a la hora de su consumo juega un papel primordial al igual que la forma en como el
consumidor las transporta. En ese sentido, y teniendo una visión prospectiva, se
concluye que las tendencia al consumo de productos benévolos para la alimentación
crece y se fortalece en el tiempo.
6.4. ENTORNO TECNOLÓGICO Colombia es un país que está incursionando en la producción de Tecnología (Amaya
Vela, 2012), sin embargo la mayor parte de los equipos tecnológicos y maquinaria son
importados de distintos países. Esto se da como consecuencia que el proceso de
investigación y desarrollo tecnológico en el país, no era muy fuerte, y hasta ahora está
empezando a fortalecerse (Colombia Aprende, 2014). El principal componente
tecnológico a utilizar para proyecto en el proceso de producción son los Liofilizadores.
Estos equipos, aunque se encuentran en el mercado, son en ocasiones difíciles de
adquirir, en especial los equipos que operan con volúmenes grandes de producción. Lo
anterior obedece a que los equipos no son producidos en Colombia, se deben importar,
y aunque en el país existen distribuidores estos no son productores. Por otra parte en
el Tolima se ha evidenciado un avance significativo en cuanto a cobertura4 y
conectividad5, ofreciéndole a la población las condiciones necesarias para, por una
parte, no tener traumatismos en el proceso de comunicación (gracias a la cobertura) y
por otra parte garantizar la movilidad (gracias a la conectividad). La conectividad,
cuanto a infraestructura vial, ha beneficiado una serie de municipios, vías como las
“Doble Calzada”, favorecen la comunicación de Ibagué con municipios como
Gualanday, Espinal, Guamo, Ortega y Chaparral; así mismo este tipo de conexión vial
favorece a la capital musical con los municipios ubicados hacia la zona norte del Tolima
como con Alvarado, Venadillo, Lérida, Armero, Mariquita y Honda; y por último hacia el
occidente se conecta a Ibagué con Cajamarca. Esta interconexión beneficia al
proyecto, puesto que le permite expandir sus fronteras comerciales ya que día a día los
4 La cobertura hace referencia al alcance geográfico de los medios utilizados por las NTIC, como por ejemplo la fibra óptica y el cable de cobre. 5 La conectividad hace referencia a la interconexión existente, en términos de infraestructura vial, entre la capital del departamento del Tolima, el municipio de Ibagué, y los municipios cercanos.
33
tiempos de desplazamiento entre municipios son más cortos, de igual manera le
permite un abastecimiento continuo en cuanto a materia prima se refiere, dado que los
proveedores están ubicados en diferentes municipios del departamento. La ampliación
en la cobertura de redes de datos, le brindará al producto facilidad en propagación de
la información, en términos de publicidad, a través de la página web y redes sociales.
6.5. NECESIDADES Y FUENTES DE FINANCIACIÓN El proyecto demanda de una inversión total de $ $ 805.418.317, de los cuales el 30%
se realizará con inversión por parte de los emprendedores y el 70% con fuentes de
financiación.
Tabla 5. Necesidades de financiamiento
INVERSIÓN TOTAL $ 805,418,317 Recursos de inversionistas (30%) $ 241,625,495 Recursos de crédito (70%) $ 563,792,822
Fuente: Autores
La tasa de interés del crédito del Banco Agrario es de 13.22% por medio del crédito
perteneciente a la línea de FINAGRO para proyectos agroindustriales por medio de una
figura jurídica y deudor solidario de los inversionistas (Caicedo, 2014).
Tabla 6. Fuente de financiamiento del proyecto
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
Línea de FINAGRO para proyectos agroindustriales
Banco Agrario Monto del crédito $ 563,792,822 Intereses 13,22%
Plazo de pago 5 años Cuota fija de abono a capital más intereses en pesos Fuente: (Caicedo, 2014) adaptado por los autores
6.6. COSTOS E INGRESOS DEL PROYECTO Inversiones Fijas: están calculadas por un valor de $ 504´034.879, y
corresponde al costo que ocasiona la compra de maquinaria, equipo, muebles y
enseres.
34
Inversión en Activos Intangibles: se encuentra estimada en $ 4’818.035 y
corresponde al valor por el pago de los diferentes gastos de constitución, registro de
marca, licencias, etc., que se deben realizar para que la empresa ingrese a la fase de
operación.
Capital de Trabajo: con respecto a la inversión en capital de trabajo, ésta se
calcula en $ 127’589.859, y corresponde al tiempo que transcurre entre la primera
erogación de costos y el primer ingreso de la empresa (caja).
Costo de la Ejecución del Proyecto (año cero – fase de ejecución): dicho costo
asciende a $ 169´123.856 y hace referencia a los costos de:
Salario del Gerente General y Equipo Nuclear
Arrendamiento planta periodo ejecución
Lanzamiento del producto
Salario personal administrativo y operativo
Materia prima Prueba Piloto
Inauguración
Costos de Operación: se discriminan por cada estudio del proyecto de los cuales
se encuentran costos de mercadeo (marketing mix), costos de producción (materia
prima, operarios, insumos, etc.), costos administrativos (planta administrativa,
colaboradores, etc.), costos legales, financieros y de distribución.
Ingresos: Los ingresos se obtienen por medio de dos conceptos: I). Ingresos por
ventas del producto y II). Ingresos por venta de maquinaria y equipo (valor de
desecho).
Las inversiones fijas, inversión en activos, capital de trabajo, costo de la ejecución del
proyecto, y costos de operación se evidencian en el Anexo K. Flujo de Caja del
Proyecto.
En la Tabla 7, se muestra el resumen del flujo neto de caja del proyecto (ingresos,
egresos, y utilidad). Sin embargo el flujo de caja detallado se encuentra en el Anexo K
35
Tabla 7. Resumen del flujo de caja del proyecto
AÑO INGRESOS6 EGRESOS FLUJO NETO 0 $ 563,792,8227 $ 805,904,936 $ (242,112,114) 1 $ 986,362,781 $ 1,224,898,486 $ (238,850,704) 2 $ 1,336,070,910 $ 1,297,421,596 $ 38,649,314 3 $ 1,767,122,040 $ 1,462,367,415 $ 304,754,624 4 $ 2,129,184,535 $ 1,630,936,027 $ 498,248,507 5 $ 4,059,911,377 $ 1,951,135,117 $ 2,108,776,260
Fuente: Autores 6.7. INDICADORES FINANCIEROS Teniendo en cuenta que el alcance temporal para el proyecto generalmente es
aceptado entre 5 y 10 años, dado que evaluar a más de 10 años genera una gran
inversión de tiempo y cálculos, porque por el criterio de valor presente, lo que aporta al
total cada flujo neto del año 11 en adelante, es marginal. Para el caso de este proyecto
se tomará un alcance temporal de 5 años (Sapag Chain & Sapag Chain, 2008)
Tal como se manifestó en el apartado 5.5.4. Viabilidad Financiera, se puede concluir
que el proyecto es capaz de pagar sus costos de operación y recuperar su inversión
con sus propios ingresos y genera un valor adicional de $ 1.204´186.998 a una TIO del
13,52%. Al realizar la comparación de la Tasa Interna de Retorno con la Tasa de
Interés de Oportunidad, el proyecto genera una mayor rentabilidad que la TIO, la
rentabilidad intrínseca es del 57.33% (TIR: 57.33% > TIO: 13.52%). Los beneficios del
proyecto a valor presente representan 1.39596 veces los costos del proyecto a valor
presente, a una tasa de interés de oportunidad del 13,52%.
6 Estos ingresos hacen referencia a: ingresos por ventas, depreciación, amortización, recuperación del capital de trabajo crédito recibido y valor de salvamento. Ver Anexo K 7 Los ingresos evidenciados en el año 0, corresponden al valor del crédito recibido por parte del Banco Agrario, para la puesta en marcha del proyecto
36
7. EL TALENTO HUMANO Y SU PAPEL PROTAGÓNICO EN LA GERENCIA DEL PROYECTO
7.1. LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Se determinó una estructura organizacional por proyectos, un Gerente de Proyecto
quien será el único que tiene relación directa con el cliente, y que a su vez tendrá bajo
su dirección a todo el equipo nuclear para lograr el objetivo del proyecto. La
representación gráfica de la estructura organizacional que se tiene dispuesta para
atender el proyecto contempla profesionales en tres áreas específicas8: 1) Técnica, 2)
Comercial y de 3) Administración-Financiera. La estructura también contempla una
relación de asesoría: Asesor Jurídico y Contador Público. Todo esto en cabeza del
Gerente de Proyecto.
Figura 2. Estructura organizacional fase de ejecución
Fuente: Autores 8 Las personas que quedan en cabeza de las tres áreas se denominan con el término Profesionales, dado que no contarán con personal a su cargo.
Cliente
Gerente del Proyecto
Profesional Administrativo y Financiero Profesional Técnico Profesional de Mercadeo
Asesor Jurídico Contador
37
7.2. PROCESOS DE SELECCIÓN DEL GERENTE DE PROYECTO Y SU EQUIPO NUCLEAR 7.2.1. Proceso de selección del Gerente de Proyecto. El proceso de reclutamiento,
selección y contratación es llevado a cabo por el cliente, teniendo en cuenta la
descripción del perfil del gerente de proyecto, el cual busca un profesional que tenga
calidad humana, ética y visión empresarial; y además, una capacidad de adaptación
ante la presión y diferentes situaciones a enfrentar (Rodríguez, 2011). De igual manera
debe contar con sólidos conocimientos y experiencia sobre la dirección de proyectos,
de carácter similar en la región, abarcando actitudes, características básicas de
liderazgo y comunicación, teniendo la capacidad de guiar al equipo hacia el alcance de
los objetivos.
7.2.1.1. Reclutamiento. El reclutamiento es el proceso de atraer a un conjunto de
candidatos para un puesto particular. Para el caso de le ejecución del proyecto se
realizará el proceso de reclutamiento externo9 y, por tanto están fuera de la
organización, para someterlos a su proceso de selección de personal. Este proceso se
realizará por medio de Agencias de reclutamiento, para este proyecto se utilizará la
Agencia Pública de Empleo del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, informando
lo siguiente:
1) Nombre del cargo.
2) Número de candidatos solicitados.
3) Meses de experiencia
4) Funciones
5) Habilidades y rango de edad para desempeñar el puesto
6) Educación Requerida (Estudios Formales): Nivel académico y títulos.
7) Requerimientos Especiales: Manejo de personal, dinero, equipos y software.
9 El reclutamiento externo actúa en los candidatos que están en el MRH (Mercado de Recursos Humanos) y, por tanto están fuera de la organización, para someterlos a su proceso de selección de personal.
38
8) Condiciones laborales: Sueldo mensual, Tipo de sueldo, Tipo de contrato,
Horario, Municipio y Departamento.
9) Instrucciones de postulación al cargo.
10) Indicar la dirección y contactos para la recepción de hojas de vida.
7.2.1.1. Selección de personal: en el entendido que en la fase de reclutamiento se
realiza la recepción de las hojas de vida, de aquí en adelante se desarrollan las
diferentes etapas que iniciaron con la publicación de la vacante con base en el perfil de
cargo.
Pre-selección de candidatos. Después de la recepción de hojas de vida se
realizará el primer filtro de pre-seleccionados, con base en la descripción del
puesto de trabajo se identificarán los “candidatos aptos” de acuerdo a las hojas
de vida que más se adapten al perfil. Las hojas de vida de los candidatos que no
cumplan se considerarán como “candidatos rechazados”. (La descripción
completa del cargo y perfil del Gerente del Proyecto se encuentra en el Anexo
Q)
Entrevista de trabajo para la selección: para seleccionar el Gerente de Proyecto
se realizará una entrevista dirigida realizada por los inversionistas del proyecto y
tendrá un nivel de alta presión. Dentro de la entrevista se tendrán en cuenta
temas como:
Estudios. Ejemplo: ¿Con qué estudios cuenta?
Experiencia laboral. Ejemplo: ¿Cuáles fueron sus trabajos anteriores? Personalidad. Ejemplo: ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades como
persona y como trabajador?
Remuneración. Ejemplo: ¿Cuál es su aspiración salarial?
Autoconfianza. Ejemplo: ¿Cree contar con las capacidades necesarias
para este empleo?
Inquietudes y Aficiones. Ejemplo: ¿Practica algún deporte? ¿Cuáles
son sus hobbies?
39
Motivación. Ejemplo: ¿Por qué está interesado en este trabajo?
Disponibilidad. Ejemplo: ¿Le importaría laborar horas adicionales?
Pruebas de conocimientos o de capacidades: las pruebas de conocimiento o
capacidades se realizarán de manera específica, con el fin de evaluar
conocimientos técnicos y específicos en relación con el puesto que se pretende
cubrir.
Pruebas psicológicas: Mediante la realización de pruebas psicotécnicas o test,
como:
Test de conocimiento: para valorar las habilidades y nociones generales
de los candidatos.
Test de aptitud: para identificar las habilidades que se consideran
fundamentales para desempeñar un cargo. Puede enfocarse tanto en la
capacidad para resolver un problema como en la efectividad del trabajo.
Test técnicos: para evaluar los conocimientos necesarios en aquellos
puestos que implican un conocimiento particular.
Decisión de contratación: Con base en la información y validación de hojas de
vida, valoración de entrevistas y pruebas de conocimiento, el cliente tomará la
decisión a quién contratar. Una vez se determine el candidato ganador, se
vinculará para la firma del contrato.
o Entrevista con el cliente 30%
o Análisis de Hoja de vida 30%
o Pruebas 20%
o Entrevista 20%
7.2.2. Proceso de selección del equipo nuclear. El proceso de reclutamiento, selección
y contratación es llevado a cabo por el gerente del proyecto teniendo en cuenta el perfil
del equipo nuclear. El equipo nuclear está conformado por un Profesional
Administrativo y Financiero, un Profesional Técnico, y un Profesional de Mercadeo en
línea directa. En línea staff se contará con asesoría jurídica y con asesoría contable
40
7.2.2.1. Reclutamiento. Se hará una convocatoria, la cual se realizará a través de
fuentes como la Agencia Pública de Empleo del Servicio Nacional de Aprendizaje –
SENA y convocatoria directa.
7.2.2.2. Selección de personal.
Pre-selección de candidatos. Después de la recepción de hojas de vida se
realizará el primer filtro de pre-seleccionados, con base en la descripción del
puesto de trabajo se identificarán los “candidatos aptos” de acuerdo a las hojas
de vida que más se adapten al perfil. Las hojas de vida de los candidatos que no
cumplan se considerarán como “candidatos rechazados”. (La descripción
completa del cargo y perfil del equipo nuclear se encuentra en el Anexo R)
Entrevista de trabajo para la selección. Para la selección de personal se ha
elegido un tipo de entrevista dirigida, la cual será realizada por el gerente de
proyectos. Contará con la misma temática expresada en el inciso 7.2.1.2. de
este documento.
Pruebas de conocimientos o de capacidades. Se requiere profundizar en el
conocimiento de diferentes aspectos referidos al candidato, intentando incluso
valorar cuál sería su comportamiento futuro una vez pasara a formar parte del
proyecto, así como la calidad del desempeño profesional de que sería capaz si
resulta como seleccionado. En este caso se proponen pruebas estandarizadas,
ya que éstas son de acuerdo a las características que están siendo evaluadas
como los son:
o Aptitudes múltiples
o Destreza
o Aptitud mecánica
o Creatividad
o Interés
Fase de valoración y toma de decisiones: Una vez calificadas las hojas de vida,
las pruebas de conocimientos y entrevistas, se valorarán globalmente las
41
candidaturas de las personas que han llegado hasta la fase de entrevista y se
tomará una decisión que consistirá en determinar cuál es el candidato más
idóneo al puesto de trabajo. Básicamente para esta toma de decisión se tendrán
en cuenta la sumatoria de los siguientes aspectos:
o Hoja de vida, verificación de referencias laborales y personales, tendrá
un 20% de representación.
o El resultado de las pruebas aplicadas que tendrán una representación
del 40%. Esto teniendo presente que el resultado de las pruebas debe
tener un 70% de aciertos.
o La entrevista, que tendrá una valoración del 40%, la cual debe tener
una satisfacción en los factores de indagación, del 70%.
Decisión de contratación. Concluidas las fases de entrevistas y pruebas, se
procede a comunicar por escrito al candidato seleccionado el cargo, la fecha de
ingreso, la asignación salarial, el tiempo del contrato y el horario de trabajo. De
igual manera se realizará el proceso de inducción, ubicándolo en contexto del
proyecto en aras de aumentar su desempeño laboral.
7.3. MODELO GERENCIAL APLICADO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Para la fase de inversión se utilizará el modelo de Administración por Objetivos (APO).
Este modelo se define como una técnica participativa de planeación y evaluación, a
través de la cual, superiores y colaboradores, conjuntamente, definen aspectos
prioritarios y establecen objetivos (resultados), a ser alcanzados en un determinado
periodo de tiempo y en términos cuantitativos, dimensionando las respectivas
contribuciones (metas), haciendo seguimiento sistemático del desempeño (control) y
procediendo a las correcciones necesarias. (Chiavenato, 2007)
En este proceso con base en los objetivos generales establecidos por la alta gerencia,
comienza el proceso de fijación de metas de las unidades del proyecto, cada
subgerente o jefe de unidad formula sus objetivos y los informa a sus subordinados
42
La APO, presenta las siguientes características principales:
Establecimiento en conjunto de los objetivos liderados por el Gerente del
Proyecto y el equipo nuclear (Profesional de Mercado, Técnico y Administrativo): se
parte por plantear el objetivo general del proyecto y/o alcance del proyecto.
Establecimiento de objetivos para cada área específica: a partir del objetivo
general del proyecto (alcance), se plantean los objetivos para cada cargo entre el
equipo nuclear y el Gerente del Proyecto, dirigidos y congruentes al cumplimiento del
alcance establecido.
Interrelación de los objetivos de cada área: con el fin de forjar sinergia, y lograr
coordinación y un mismo direccionamiento, los objetivos de cada área deben de ir
encadenados con el objetivo general del proyecto; es por este motivo, que los objetivos
se plantean de una forma descendente (primero el del proyecto, el del gerente y por
último el de los profesionales), pero su cumplimiento es de forma ascendente, es decir,
para lograr la consecución del objetivo general del proyecto, se debe cumplir el objetivo
de cada área, estos deben estar articulados entre sí para poder cumplir la meta final y
no incurrir en sobre costos.
Figura 3. Establecimiento, cumplimiento y relación de objetivos
Fuente: Autores
Objetivos Dirección
Administrativa y Financiera
Objetivos Dirección Técnica
Objetivos Dirección de
Mercado
OBJETIVO GENERAL (Alcance)
FORMULACIÓN
CUMPLIMIENTO
43
Elaboración de planes tácticos y planes operacionales, con énfasis en la
medición y el control: a partir de los objetivos trazados por cada dirección y por la
gerencia general, se elaboran los planes tácticos adecuados con el ánimo que dichos
objetivos sean alcanzados de la mejor manera. Así pues, tales planes se constituyen
en los instrumentos para alcanzar los objetivos de cada departamento. En todos los
planes la APO hace énfasis en la cuantificación, la medición y el control. Se hace
necesario medir los resultados alcanzados y compararlos con los resultados planeados,
con el fin de determinar el avance del proyecto y pronosticar su cumplimiento.
Evaluación permanente, revisión y reciclaje de los planes: prácticamente todos
los sistemas de la APO tienen alguna forma de evaluación y revisión regular del
progreso realizado, a través de los objetivos ya alcanzados y de aquellos por alcanzar,
permitiendo así el tener en cuenta algunas previsiones, o fijar nuevos objetivos para el
período siguiente, o determinar nuevas estrategias que permitan la consecución del
objetivo principal
Participación activa de la dirección: la mayor parte de los sistemas de la APO
involucran más al directivo que al colaborador. El directivo establece los objetivos, los
vende, los mide, evalúa el progreso y realiza correcciones dependiendo de la situación.
Ese proceso, frecuentemente utilizado, es mucho más un control por objetivos que una
administración por objetivos.
Apoyo constante del Staff durante las primeras etapas: la ampliación de la APO
requiere del fuerte apoyo de un Staff previamente entrenado y preparado. Exige
coordinación e integración de esfuerzos, entre el Gerente del Proyecto, el Equipo
Nuclear y la línea Staff.
Para que la APO funcione se requiere cumplir con tres aspectos fundamentales: a) Un
estilo gerencial participativo para crear oportunidades, aprendizaje y crecimiento. b)
Claridad organizacional con lo cual se requiere de la autoridad suficiente para el logro
de los propósitos del equipo, y c) La interrelación y retroalimentación en la toma de
decisiones teniendo como foco de atención el logro de los objetivos del proyecto a
través del mejoramiento continuo del gerente y de su equipo nuclear.
44
7.4. ESTRATEGIA PARA GERENCIAR EL TALENTO HUMANO RESPONSABLE
DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO.
7.4.1. Estilo de dirección. La dirección del gerente del proyecto se realizará de forma
participativa y autocrática, la dirección participativa se realizará por objetivos en donde
el gerente de proyecto y su equipo nuclear participarán en el establecimiento de
objetivos del proyecto, el gerente del proyecto no delegará su derecho a tomar
decisiones finales y señalar directrices específicas a sus colaboradores y consultará
sus ideas y opiniones sobre muchas decisiones que les corresponden.
Entendiendo que la dirección es la ejecución del plan previsto, de acuerdo con la
estructura organizacional, a través de los esfuerzos conjuntos del equipo de trabajo; se
considerará que el estilo de dirección se basará en seis pilares: motivación, liderazgo,
comunicación, supervisión, trabajo en equipo y toma de decisiones.
Motivación: el gerente del proyecto debe entender la dinámica del
comportamiento humano, para motivar de manera continua los miembros del equipo
del proyecto, con el fin de lograr altos rendimientos. Para este fin se contará con
beneficios sociales como:
- Servicios de comedor de la empresa.
- Reconocimientos de tiempos de compensación por el logro de metas antes del
tiempo estipulado.
- Celebración de días especiales (cumpleaños)
- Reconocimiento a los colaboradores más dinámicos
- Establecer un día para finalizar la jornada laboral más temprano de lo normal.
Liderazgo: se optará por ejercer un liderazgo con características
transformacionales transmitiendo siempre al equipo de trabajo entusiasmo, buscando
nuevas iniciativas por parte de sus colaboradores, y con valor agregado. Se trata de
apoyar a los colaboradores, y que éstos a su vez apoyen al líder (Gerente del Proyecto
y profesionales funcionales), y así se crea una sinergia, se realiza un ejercicio de apoyo
de ida y vuelta.
45
Comunicación: Se definirán líneas de comunicación principales en el proyecto y
se formalizarán de manera que se puedan controlar por medio de informes y de redes
de comunicación en forma ascendente y descendente. Lo anterior entendiendo que
siempre la comunicación debe ser asertiva, veraz y dada en el tiempo indicado.
Supervisión: se realizará por medio de la observación y registro regular de las
actividades que se llevan a cabo en el proyecto, convirtiéndose en un proceso rutinario
de recopilación de información sobre todos los aspectos del proyecto
Trabajo en equipo: el desarrollo del proyecto se realizará de manera conjunta de
tal forma que los objetivos particulares estén articulados con el objetivo general del
proyecto.
Toma de decisiones: siempre evaluando todos los escenarios posibles en busca
de la mejor alternativa de solución, y que ésta no genere ningún tipo de impacto
negativo sobre el proyecto.
7.5. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
7.5.1. Sistema de información. La información en un proyecto es un factor crítico de
éxito para garantizar las expectativas del cliente y participantes de un proyecto. Si a
todos estos actores no se les suministra información oportuna del avance del proyecto,
existe un alto riesgo de enfrentar problemas que obedecen o a la falta de información o
a la desinformación. La documentación física se almacenará en un sitio dispuesto para
este fin (archivo), de acuerdo a su fecha de llegada. La información digital reposará en
los equipos de cómputo dispuestos para cada miembro del proyecto, con un sistema de
backup automático diario hacia el servidor de archivos (opción que traen por defecto los
sistemas operativos Windows).
Por otra parte, y para el caso particular de este proyecto, se utilizará un aplicativo, de
carácter ofimático, con el fin de mejorar la efectividad10 en la administración del
proyecto, que ofrezca información confiable y oportuna para la realización de los
informes y reuniones del proyecto. Para este proceso de utilizará de manera rutinaria el
10 Entendiendo la Efectividad como el equilibrio perfecto entre eficiencia y eficacia
46
programa Microsoft Project, el cual será la herramienta que permita administrar la
información del proyecto, y está diseñado para asistir a los gerentes en el desarrollo de
planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar
presupuesto y analizar cargas de trabajo.
7.5.2. Sistema de comunicación. Es fundamental en la organización la comunicación y
documentación entre el cliente, el gerente, el equipo nuclear, y demás actores que
intervienen en el proyecto, para que el proceso funcione como un todo. La
comunicación estará dada de manera ascendente, desde el nivel más bajo de la
organización hacia el nivel más alto, al igual que de manera transversal, lo que
permitirá a los colaboradores el trabajo en equipo y participar en la toma de decisiones.
Con respecto a la documentación y los entregables del proyecto, se realizará teniendo
en cuenta la siguiente matriz de comunicaciones:
Tabla 8. Matriz de comunicaciones
ASPECTO A COMUNICAR EMISOR RECEPTOR PERIODO DE
COMUNICACIÓN ESTRATEGIAS MEDIOS
Avances del proyecto y entregables por cargo
Equipo Nuclear
Gerente del Proyecto Cada semana Comunicación
directa Informe escrito y correo electrónico
Avance del proyecto y entregables
Gerente del Proyecto Inversionistas Quincenal Comunicación
directa Informe escrito, correo electrónico y reunión
Verificación de novedades
Gerente del Proyecto
Equipo Nuclear
Según momento que se presenten
Comunicación directa
Informe escrito y electrónico (e-mail).
Registro de hechos relevantes
Tratamiento de imprevistos
Equipo Nuclear
Gerente del Proyecto
Según momento que se presenten
Comunicación directa y reunión
Informe escrito y electrónico (e-mail) y socialización.
Seguimiento de imprevistos
Gerente del Proyecto
Equipo Nuclear Semanal Comunicación
directa y reunión Informe escrito y electrónico (e-mail) y socialización.
Informe final del proyecto Gerente del Proyecto Inversionistas Al cierre del
proyecto Comunicación
directa y reunión
Informe escrito y electrónico (e-mail) y socializado en reunión
Fuente: Los autores
47
8. LA GERENCIA DEL PROYECTO
8.1. INICIO
Una vez seleccionado el proyecto, el cliente debe otorgar la autorización formal del
mismo, mediante un documento conocido como cédula del proyecto, conocido también
como autorización del proyecto o documento de inicio del proyecto.
A continuación se relacionan las condiciones y los parámetros clave para el proyecto
así como su estructura para el desarrollo de un plan inicial para ejecutarlo (Gido &
Clements, 2012):
1) Título del proyecto
2) Propósito
3) Descripción
4) Objetivo o producto final
5) Criterios de éxito o beneficios esperados
6) Financiamiento
7) Entregables principales
8) Criterios de aceptación
9) Cronograma de puntos de revisión o hitos
10) Supuestos clave
11) Restricciones
12) Riesgos principales
13) Los requerimientos de aprobación
14) El gerente de proyecto
15) Requerimientos de reportes
16) El designado del patrocinador o contraparte
17) La firma y la fecha de aprobación De acuerdo a lo anterior, se adjunta el acta de constitución (Cédula del proyecto) para
dar una visión preliminar de que trata el proyecto, en el cual se definen: el propósito del
48
proyecto, la descripción del proyecto, el alcance, los objetivos, los requerimientos del
proyecto, los costes y los recursos. “El Acta de Constitución del Proyecto es el
documento que autoriza formalmente un proyecto” (Project Management Institute,
2008), en este documento se resume a un muy alto nivel las necesidades del proyecto,
los objetivos, las personas u organizaciones que participarán en el desarrollo del
proyecto. El Acta de constitución se encuentra en el Anexo S.
8.2. PLANIFICACIÓN
8.2.1. Objetivo General del Proyecto
Proveer una infraestructura física, técnica, administrativa y financiera de una empresa
S.A.S., dedicada a procesar y comercializar frutas liofilizadas tipo “snack” en la ciudad
de Ibagué, con una capacidad instalada de producción de 43.200 kilogramos/año11, con
una inversión para la puesta en marcha de $ 677.932.671 y con un plazo de entrega de
113 días a partir de la protocolización del contrato.
8.2.2. Objetivos Específicos
Proveer una infraestructura, en instalaciones físicas, de 305m2 que tendrá a
disposición espacios para: área de oficinas, puestos de trabajo, baños,
almacenamiento de insumos, recepción de materias primas, área de producción,
cuartos fríos para materia prima y producto con un presupuesto de $11.500.000 y
una duración máxima de 15 días.
Legalizar la constitución de la empresa con un presupuesto de $4.818.035 en 12
días.
Instalar la tecnología necesaria en el área de producción, con una capacidad
instalada de 43.200 kilogramos/año de frutas liofilizadas tipo “snack” en la ciudad de
11 Cumpliendo el estatuto de seguridad industrial y los parámetros de buenas prácticas de producción de alimentos (ley 9 de 1979 y decreto 3075 de 1977)
49
Ibagué en un plazo máximo de 14 días, con un presupuesto de: $494.859.800.
Todos estos equipos tendrán un año de garantía por parte del fabricante.
Establecer una estructura organizacional que se encargue de los procesos y
procedimientos de la empresa en las siguientes áreas: administrativa, financiera, de
producción, talento humano y en la parte legal, en un período de tiempo de 10 días.
Instalar suministros, muebles, equipos, elementos de aseo y cafetería, software y
hardware para la empresa, en un tiempo máximo de 12 días con un presupuesto de
$ 32.587.828.
Realizar convocatoria, selección y contratación de personal operativo, en un tiempo
de 8 días y con un presupuesto de $ 19.603.859.
Realizar la publicidad, promoción y de expectativa del producto en los canales de
distribución en 45 días y con un costo de $ 20.071.747.
Adquirir materia prima y materiales para la realización de la prueba piloto, en un
tiempo de 3 días y con un presupuesto de $18.684.911.
Obtener las licencias y permisos de operación de la empresa, en un tiempo de 30
días con un costo de $ 9.891.557.
8.3. GESTIÓN DEL ALCANCE
Al final del proceso se entregará la planta de producción para la comercialización de
frutas liofilizadas tipo snack, cuya constitución como empresa estará denominada bajo
la razón social Fruit Sensation S.A.S. La planta será capaz de producir durante el
primer año 14.112 kilos de fruta liofilizada, es decir esa producción será la capacidad
diseñada y obedecerá a una capacidad utilizada del 33% sobre la capacidad instalada
(43.200 kilogramos/año). La distribución del producto, de 30 gramos, estará
garantizada en Hipermercados Éxito, Mercacentro y Metro. En cuanto a proveedores se
dejarán establecidos los acuerdos comerciales para que la empresa continúe
adquiriendo tanto materias primas, como insumos y todo lo relacionado con las
diferentes compras que deba realizar la organización para el funcionamiento y
sostenimiento de la misma. En lo relacionado con la organización como tal se dejarán
establecidos los diseños de procesos estratégicos, misionales y de apoyo, con el ánimo
50
de garantizar la correcta operación organizacional, y que, adicionalmente, ésta sea
reconocida en la industria y el comercio.
8.3.1. Estructura de División del Trabajo (E.D.T). Por medio de la estructura detallada
de trabajo, se subdivide el trabajo de la planificación del proyecto en actividades más
detalladas que permite una mejor supervisión y control de las mismas. (Gido &
Clements, 2012)
La EDT general del Proyecto, mantiene una estructura de diecinueve fases:
Tabla 9. Estructura de división del trabajo.
INDICADOR EDT ACTIVIDAD SUB-ACTIVIDAD
A 1 Contratación del gerente del proyecto
Reclutamiento Selección Contratación
B 2 Contratación del equipo nuclear
Reclutamiento Selección Contratación Capacitación
C 3 Revisión y ajustes del proyecto
Planificación Ejecución Seguimiento y control Cierre
D 4 Definición del plan maestro para la ejecución del proyecto
Plan de desarrollo por áreas del proyecto Plan maestro para la ejecución del proyecto
E 5 Constitución Legal de la empresa
Matricula persona jurídica Matrícula del establecimiento Inscripción de documentos Impuesto de registro y otros trámites de apertura
F 6 Arrendamiento planta de producción
Contacto inmobiliaria (Arrendador) Visita verificación de la bodega Diseño distribución y ajustes de planta Celebración contrato de arrendamiento
G 7 Definición de procesos y procedimientos
Caracterización de los procedimientos Descripción de objetivos, tareas y responsables
H 8 Gestión de proveedores Lista de adquisiciones Cotizaciones Selección
I 9 Implementación plan de lanzamiento del producto
Contactos con distribuidores grandes superficies Cotizaciones agentes promoción y publicidad Selección agente publicitario Contratación Personal apoyo para lanzamiento Promoción y publicidad Localización del evento Invitaciones
J 10 Contratación Outsourcing para adecuación de instalaciones
Convocatoria Recepción de propuestas Revisión y análisis de propuestas Selección Contratación
K 11 Adecuación de la planta
Eléctricos Iluminación Acueducto y Alcantarillo Ventilación
51
INDICADOR EDT ACTIVIDAD SUB-ACTIVIDAD Seguridad e higiene industrial Teléfono
L 12 Contratación de personal administrativo y de producción
Reclutamiento Selección Contratación Capacitación
M 13 Adquisición y montaje de maquinaria y equipo de producción
Pedido de maquinaria y equipo de producción Recepción y montaje de la maquinaria y equipo
N 14 Adquisición de materias primas Pedido de materia prima, insumos y materiales Recepción y almacenamiento
O 15 Adquisición de suministros,
muebles, equipos, elementos de aseo y cafetería
Pedido Insumos y materiales Pedido Muebles y enseres Pedido Equipo de cómputo y software Pedido Comunicaciones Pedido Elementos de aseo y Cafetería Recepción y almacenamiento Instalación y ensamble de equipos
P 16 Prueba piloto de producción
Selección, lavado y corte de materia prima Proceso liofilización Inspección calidad Empaque Embalaje
Q 17 Licencias y permisos de operación
Registro INVIMA Registro de marca del producto Código de barras para el producto Licencias ambientales CORTOLIMA Permisos de sanidad e higiene ante la secretaria de salud Certificado de seguridad (bomberos).
R 18 Evaluación, cierre y entrega del proyecto
Acta de conformidades Acta de liquidación Acta de cierre
S 19 Inauguración
Protocolo del evento Rifas y entrega de premios Degustación del producto Pre-venta Cierre del evento
Fuente: Los Autores.
8.3.2. Descripción de las Actividades. Para entender claramente la estructura de
trabajo, se hace necesario presentar la descripción de las actividades del proyecto que
deben seguirse para la ejecución, presentado el producto a obtener y el orden en que
se deben desarrollar. En la Tabla 9 (Estructura de División del Trabajo) se muestran las
actividades de primer nivel y las sub actividades atadas a cada una de las anteriores.
Las actividades, descripción y entregables se encuentran en el Anexo T.
8.3.3. Matriz de Responsabilidades. La matriz de asignación de responsabilidades
(MAR) define quién será la persona responsable del trabajo y muestra el papel que
tiene cada persona como apoyo en el proyecto en general. De esta manera se le
asigna a cada actividad de la EDT quién es el responsable y quiénes participan,
definiendo roles y responsabilidades. (Ver Anexo U. Matriz de Responsabilidades).
52
8.3.4. Definición de precedencias. La matriz de precedencias se usó para representar
el orden lógico de las actividades del proyecto. Se utilizó el método de diagramación
por precedencia (PDM), el cual permite construir el diagrama de red conectando las
actividades con flechas que muestran sus relaciones lógicas. “El método de
diagramación por precedencia incluye cuatro tipos de dependencias” (Project
Management Institute, 2008).
Final a Inicio (FI): El inicio de la actividad sucesora depende de la finalización
de la actividad predecesora.
Final a Final (FF): La finalización de la actividad sucesora depende de la
finalización de la actividad predecesora.
Inicio a Inicio (II): El inicio de la actividad sucesora depende del inicio de la
actividad predecesora.
Inicio a Final (IF): La finalización de la actividad sucesora depende del inicio de
la actividad predecesora. A continuación se presentan las actividades principales del proyecto con su
dependencia, a las cuales se les asignó un identificador, letras del alfabeto en
mayúscula, que van desde la “A” hasta la “S”, para crear la relación entre ellas con las
respectivas dependencias.
Tabla 10. Matriz de precedencias de las actividades principales
INDICADOR NOMBRE DE TAREA DEPENDENCIAS
A Contratación del gerente del proyecto B Contratación del equipo nuclear A C Revisión y ajustes del proyecto A,B
D Definición del plan maestro para la ejecución del proyecto B
E Constitución Legal de la empresa D F Arrendamiento planta de producción E G Definición de procesos y procedimientos D H Gestión de proveedores D
I Implementación plan de lanzamiento del producto D
J Contratación Outsourcing para adecuación de instalaciones F
K Adecuación de la planta J
L Contratación de personal administrativo y de producción G, K
53
INDICADOR NOMBRE DE TAREA DEPENDENCIAS
M Adquisición y montaje de maquinaria y equipo de producción H, K
N Adquisición de materias primas H, K
O Adquisición de suministros, muebles, equipos, elementos de aseo y cafetería H, K
P Prueba piloto de producción L, M, N, O Q Licencias y permisos de operación P R Evaluación, cierre y entrega del proyecto Q S Inauguración I;R
Fuente: Los Autores.
Las Matriz de precedencias de todas las actividades del proyecto se muestra en el
Anexo V
8.4. GESTIÓN DEL TIEMPO
El programa de ejecución del proyecto será una de las herramientas de gestión que
permitirá el cumplimiento de todas y cada una de las actividades del proyecto definidas
en la EDT, en especial la obligación de respetar los tiempos estimados y cumplir con el
alcance.
8.4.1. Duración estimada de cada actividad. Los tiempos del proyecto se definieron
usando la técnica Juicio de Expertos, de acuerdo a la Guía del PMBOK (Project
Management Institute, 2008), el juicio de expertos, con base en la información histórica,
puede suministrar información sobre el estimado de la duración o las duraciones
máximas recomendadas, procedentes de proyectos similares anteriores. El juicio de
expertos también puede utilizarse para determinar si es conveniente combinar métodos
de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos (Project Management
Institute, 2008).
El proyecto tiene una duración total de 113 días, iniciando el 7 de enero de 2015 y
finalizando el 21 de Mayo del mismo año. El desglose de la duración de cada actividad
y el costo de cada una de ellas se presentan a continuación:
54
Tabla 11. Estructura de Descomposición del Trabajo - EDT
EDT NOMBRE DE TAREA DURACIÓN COSTO ACTIVIDAD
1 Contratación del gerente del proyecto 10 días $ 16,200,000 1.1 Reclutamiento 4 días 1.2 Selección 3 días 1.3 Contratación 3 días
2 Contratación del equipo nuclear 12 días $ 27,089,954 2.1 Reclutamiento 4 días 2.2 Selección 3 días 2.3 Contratación 3 días 2.4 Capacitación 2 días
3 Revisión y ajustes del proyecto 4 días $ - 3.1 Planificación 1 día 3.2 Ejecución 1 día 3.3 Seguimiento y control 1 día 3.4 Cierre 1 día
4 Definición del plan maestro para la ejecución del proyecto 4 días $ -
4.1 Plan de desarrollo por áreas del proyecto 2 días 4.2 Plan maestro para la ejecución del proyecto 2 días 5 Constitución Legal de la empresa 5 días $ 4,818,035 5.1 Matricula persona jurídica 1 día 5.2 Matrícula del establecimiento 1 día 5.3 Inscripción de documentos 1 día 5.4 Impuesto de registro y otros trámites de apertura 2 días
6 Arrendamiento planta de producción 8 días $ 10,830,000 6.1 Contacto inmobiliaria (Arrendador) 1 día 6.2 Visita verificación de la bodega 2 días 6.3 Diseño distribución y ajustes de planta 2 días 6.4 Celebración contrato de arrendamiento 3 días
7 Definición de procesos y procedimientos 26 días $ - 7.1 Caracterización de los procedimientos 5 días 7.2 Descripción de objetivos, tareas y responsables 21 días
8 Gestión de proveedores 8 días $ - 8.1 Lista de adquisiciones 1 día 8.2 Cotizaciones 4 días 8.3 Selección 3 días
9 Implementación plan de lanzamiento del producto 45 días $ 20,071,747
9.1 Contactos con distribuidores grandes superficies 3 días 9.2 Cotizaciones agentes promoción y publicidad 2 días 9.3 Selección agente publicitario 1 día 9.4 Contratación Personal apoyo para lanzamiento 1 día 9.5 Promoción y publicidad 34 días 9.6 Localización del evento 1 día 9.7 Invitaciones 3 días
10 Contratación outsourcing para adecuación de instalaciones 5 días $ 11,500,000
10.1 Convocatoria 1 día 10.2 Recepción de propuestas 1 día 10.3 Revisión y análisis de propuestas 1 día 10.4 Selección 1 día 10.5 Contratación 1 día
11 Adecuación de la planta 15 días $ 5,295,000 11.1 Eléctricos 2 días 11.2 Iluminación 2 días 11.3 Acueducto y Alcantarillo 4 días 11.4 Ventilación 2 días
55
EDT NOMBRE DE TAREA DURACIÓN COSTO ACTIVIDAD
11.5 Seguridad e higiene industrial 4 días 11.6 Teléfono 1 día
12 Contratación de personal administrativo y de producción 8 días $ 19,603,859
12.1 Reclutamiento 3 días 12.2 Selección 1 día 12.3 Contratación 2 días 12.4 Capacitación 2 días
13 Adquisición y montaje de maquinaria y equipo de producción 14 días $ 494,859,800
13.1 Pedido de maquinaria y equipo de producción 2 días 13.2 Recepción y montaje de la maquinaria y equipo 12 días
14 Adquisición de materias primas 3 días $ 18,684,911 14.1 Pedido de materia prima, insumos y materiales 1 día 14.2 Recepción y almacenamiento 2 días
15 Adquisición de suministros, muebles, equipos, elementos de aseo y cafetería 12 días $ 32,587,808
15.1 Pedido Insumos y materiales 2 días 15.2 Pedido Muebles y enseres 2 días 15.3 Pedido Equipo de cómputo y software 1 día 15.4 Pedido Comunicaciones 1 día 15.5 Pedido Elementos de aseo y Cafetería 1 día 15.6 Recepción y almacenamiento 3 días 15.7 Instalación y ensamble de equipos 2 días
16 Prueba piloto de producción 2 días $ - 16.1 Selección, lavado y corte de materia prima 1 día 16.2 Proceso liofilización 1 día 16.3 Inspección calidad 0 días 16.4 Empaque 0 días 16.5 Embalaje 0 días
17 Licencias y permisos de operación 30 días $ 9,891,557 17.1 Registro INVIMA 5 días 17.2 Registro de marca del producto 2 días 17.3 Código de barras para el producto 2 días 17.4 Licencias ambientales CORTOLIMA 2 días 17.5 Permisos de sanidad e higiene ante la secretaria de
salud 10 días
17.6 Certificado de seguridad (bomberos). 9 días
18 Evaluación, cierre y entrega del proyecto 4 días $ - 18.1 Acta de conformidades 2 días 18.2 Acta de liquidación 1 día 18.3 Acta de cierre 1 día
19 Inauguración 1 día $ 6,500,000 TOTAL $ 677´932.671
Fuente: Los Autores
8.4.2. Cálculos de programación del proyecto. El programa de ejecución del proyecto
será una de las herramientas de gestión que permitirá el cumplimiento de todas y cada
una de las actividades del proyecto definidas en la EDT, en especial la obligación de
respetar los tiempos estimados y cumplir con el alcance. En dichos tiempos se
consideran:
56
Tiempos de Inicio y Terminación más Tempranos
Tiempos de Inicio y Terminación más Tardíos.
La descripción de estos tiempos se evidencia en el Anexo W. Actividades y tiempos de
duración de las actividades del proyecto.
8.4.3. Holgura Total Del Proyecto. A continuación se muestra la programación
secuencial de actividades indicando su duración estimada y su holgura de tiempo, en el
Anexo W. Actividades y tiempos de duración de las actividades del proyecto.
8.4.4. Diagrama de Red del Proyecto. A continuación se presenta el diagrama de red
de las principales actividades del proyecto.
57
Figura 4. Diagrama de red del proyecto
Fuente: Los Autores
58
8.4.5. Definición Ruta Crítica. La ruta crítica se definió teniendo en cuenta el día más
cercano de terminación de las actividades y el día más lejano para terminar las
actividades, teniendo en cuenta el tamaño del proyecto como se evidencia en la RED,
la ruta crítica esta comprendidas por las actividades A, B, C, D, E, F, J, K, M, P, Q, R y
S que por carecer de holgura afectarían negativamente el tiempo de ejecución del
proyecto en caso de que alguna presentará retraso en su desarrollo. (Ver Figura 4). El
diagrama de red muestra que la mayoría de las actividades del proyecto son críticas, la
línea roja identifica tal situación, es decir, que no hay muchas holguras entre las
actividades y que, realmente, debe cumplirse el cronograma estimado. En otras
palabras, es un proyecto de mucho cuidado, en el cual se deben tener a mano los
recursos necesarios para su desarrollo y tener un alto grado de apoyo en la aplicación
del MS-Project.
8.5. GESTIÓN DEL COSTO
8.5.1. Costo de Personal. La ejecución del proyecto constará de un Gerente de
proyecto y tres integrantes del equipo nuclear: Profesional de Administración y
Finanzas, Profesional Técnico y Profesional de Mercadeo; este equipo nuclear laborará
3 meses y 20 días correspondientes del primer mes descontando 10 por el proceso de
selección del Gerente General y su equipo nuclear. El costo de se muestra a
continuación:
Tabla 12. Costos de personal.
Costos de Personal12 Valor Gerente del proyecto $ 16.200.000 Equipo nuclear $ 27.089.954 Personal administrativo y de producción $ 19.603.859 TOTAL $ 62.893.813
Fuente: Los autores
8.5.2. Costos generales de funcionamiento e imprevistos. Corresponde al
arrendamiento planta de producción, adecuación de planta, inauguración, etc. A
continuación se describen los costos. 12 Costos estimados teniendo en cuenta parafiscales y provisiones
59
Tabla 13. Costos generales de funcionamiento e imprevistos.
COSTOS GENERALES DE FUNCIONAMIENTO E IMPREVISTOS Valor
Arrendamiento planta de producción $ 10.830.000 Gestión de proveedores $0 Adecuación de la planta $ 5.295.000 Prueba piloto de producción $ 0 Inauguración $ 6.500.000 TOTAL $ 22.625.000
Fuente: Los autores
8.5.3. Inversiones en activos fijos. Corresponde a la adquisición y montaje de
maquinaria y equipo de producción, así como los suministros, muebles, equipos de
cómputo, y cafetería; la inversión está dada así:
Tabla 14. Inversiones en activos fijos.
INVERSIÓN EN ACTIVOS FIJOS Valor Adquisición y montaje de maquinaria y equipo de producción $ 494.859.800
Adquisición de suministros, muebles, equipos, y cafetería $ 32.587.808
TOTAL $ 527.447.608 Fuente: Los autores.
8.5.4. Inversiones en activos intangibles. Corresponde a la constitución legal de la
empresa y las licencias y permisos de operación.
Tabla 15. Inversiones en activos intangibles
INVERSIÓN EN ACTIVOS INTANGIBLES Valor Revisión y ajustes del proyecto $ 0 Definición del plan maestro para la ejecución del proyecto $ 0 Constitución Legal de la empresa $ 4.818.035 Definición de procesos y procedimientos $ 0 Implementación plan de lanzamiento del producto $ 20.071.747 Licencias y permisos de operación $ 9.891.557 Evaluación, cierre y entrega del proyecto $ 0 TOTAL $ 34.781.342
Fuente: Los autores
8.5.5. Costos por contratación a terceros. Consiste en la contratación outsourcing para
adecuación de instalaciones y de la planta, costeada en $11´500.000
60
8.5.6. Flujo De Caja Del Proyecto. El flujo de caja para el proyecto está distribuido en
dos grandes momentos: el primero de ellos obedece a la etapa de ejecución, aquí se
evidencian las fuertes inversiones que se realizan en la etapa de la gerencia del
proyecto. El flujo de caja por actividades de la gerencia del proyecto se muestra en el
Anexo X, y las salidas de dinero ascienden a $ 677.932.671. El segundo gran
momento, corresponde al flujo de caja de la etapa de operación. Es aquí en donde se
presenta la proyección de 5 años, horizonte de tiempo del proyecto, y se discrimina
todo el proceso de ingresos13 y egresos14 del proyecto en operación (empresa
constituida). El flujo de caja completo del proyecto se muestra en el Anexo K
8.6. GESTIÓN DEL RIESGO Para la ejecución del proyecto se determinó realizar el análisis de los riesgos en un
sistema numérico (de 1 a 4) para valorizar el impacto y la probabilidad; dicha escala
estará correlacionada con el porcentaje de probabilidad. Cada factor (administrativo,
técnico, mercado y financiero) se tendrá un diferente nivel de riesgos para las escalas
y así mismo su nivel de percepción y asimilación.
Tabla 16. Escala de probabilidad
% DE PROBABILIDAD 0% - 25% 26% - 50% 51% - 75% 76% - 100%
ESCALA 1 2 3 4
PROBABILIDAD Poco Probable Medianamente probable Muy probable Altamente probable
Fuente: Los autores Tabla 17. Convenciones
IMPACTO Bajo Medio Bajo Alto
Color convención
Fuente: Los autores
13 Todo lo relacionado con ventas de producto terminado y con venta de activos 14 Todo lo relacionado con costos y gastos de la empresa
61
Bajo esta escala planteada para el impacto y la probabilidad, el análisis y la aplicación
de la matriz de riesgo serán diferentes para cada factor. En cuanto a los
administrativos, que se compone gran parte de la EDT por sus actividades netamente
administrativas, el impacto que genera es alto, pero las probabilidades son bajas y se
genera más fácil el control. Los riesgos técnicos, dependen de gran parte de las
actividades administrativas, aun cuando se comparten algunas de ellas los riesgos
provocados por estas actividades son diferentes. El factor técnico, genera un mayor
impacto, y presenta una mayor probabilidad de ocurrencia que los administrativos; los
riesgos de mercado se ponderan bajo el concepto de que su impacto es muy alto, pero
la probabilidad es baja y facilita las actividades de control. Por último, el riesgo
financiero, que dada la importancia de este factor, el proyecto decidió eliminar la
ponderación “baja” de la matriz “impacto versus probabilidad”. A partir de estas
especificaciones y percepciones de los riesgos para el proyecto, se determinan las
siguientes matrices para cada factor:
8.6.1. Riesgo Administrativo. En su gran mayoría, los riesgos administrativos son de un
impacto considerado alto, pero de igual manera son de baja probabilidad por su misma
naturaleza; es por esto que la matriz de impacto Vs. probabilidad muestra una
distribución en sus intervalos influenciando que la gran mayoría de los riesgos sean
tipificados como “riesgo medio”; la matriz de evaluación es la siguiente:
Tabla 18. Impacto Vs Probabilidad de Ocurrencia riesgo administrativo
IMPA
CTO
Alta
Alto Riesgo 11 - 16
Media
Medio Riesgo 6 - 10
Baja Bajo riesgo 1 - 5
Bajo Medio Alto
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
Fuente: (Estupiñán Gaitán, 2011), adaptación de los autores
62
Tabla 19. Matriz de análisis de Riesgo Administrativo
ACTIVIDAD RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO RESULTADO15 Contratación del gerente del proyecto
Persona inadecuada e incapaz para desarrollar la ejecución del proyecto 2 4 8
Contratación del equipo nuclear Personal sin las competencias adecuadas 2 4 8
Revisión y ajustes del proyecto Sobredimensión del proyecto 1 4 4
Constitución Legal de la empresa
Demora en la consecución de la documentación necesaria. 2 3 6
Arrendamiento planta de producción No conseguir la planta adecuada. 1 4 4
Definición de procesos y procedimientos
Variaciones en la normatividad. 3 3 9 Deficiente distribución de los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros.
2 4 8
Contratación outsourcing para adecuación de instalaciones
Improvisación de adecuaciones. 3 4 12
Contratar empresa no idónea 2 3 6
Contratación de personal administrativo y de producción
Personal inadecuado para cumplir sus funciones de manera eficiente y eficaz 2 4 8
Contratos laborales inadecuados y mal redactados 2 3 6
Adquisición de suministros, muebles, equipos, elementos de aseo y cafetería
Fallas en las cotizaciones 2 2 4
Mala calidad de los elementos adquiridos. 1 4 4
Licencias y permisos de operación
Inhabilidad para operar por falta de permisos y certificaciones 3 4 12
Evaluación, cierre y entrega del proyecto
Sistema de monitoreo y control deficiente 1 3 3 Pérdida de información y/o documentación importante 2 2 4
Inauguración Retraso por falta de recursos económicos. 2 4 8
Fuente: Los autores
8.6.2. Riesgo Técnico. El riesgo técnico es aquel que puede presentar un impacto
considerablemente alto a la estructura de costos al proyecto, es por este motivo que se
determinó en la matriz de evaluación, disminuir el rango o intervalo para clasificar un
“Bajo riesgo” y aumentar el de “medio riesgo” y “alto Riesgo”.
15 El Resultado, para todas las matrices, será la multiplicación de la probabilidad y el impacto, en términos numéricos. La categorización del riesgo en alto, medio, o bajo, será dada a través de las convenciones expresadas en las tablas de Impacto Vs. Probabilidad citadas al iniciar la evaluación del riesgo en cada estudio (riesgo administrativo, técnico, de mercado, financiero)
63
Tabla 20: Impacto Vs Probabilidad de Ocurrencia riesgo técnico
IMPA
CTO
Alta
Alto Riesgo 9 - 16
Media
Medio Riesgo 5 - 8
Baja Bajo riesgo 1 - 4
Bajo Medio Alto
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
Fuente: (Estupiñán Gaitán, 2011), adaptación de los autores
Tabla 21. Matriz de análisis de Riesgo Técnico
ACTIVIDAD RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO RESULTADO Arrendamiento planta de producción Planta sin las dimensiones adecuadas 2 4 8
Definición de procesos y procedimientos
Incremento en el costo del producto 2 3 6 Tiempo de producción elevado 3 3 9
Gestión de proveedores
Compra de maquinaria sin las especificaciones requeridas por el proyecto 3 4 12
Precios de la maquinaria y equipo elevados 3 4 12 No realizar la gestión de proveedores 2 3 6
Adecuación de la planta Incremento de tiempos y costos en el proceso 2 3 6
Contratación de personal administrativo y de producción
Contratación de personas sin la capacidad para operar las maquinas 3 2 6
Producto sin la calidad requerida por el proyecto 2 2 4
Adquisición y montaje de Maquinaria y equipo de producción
Maquinaria y equipo defectuoso 1 4 4
Adquisición de materias primas
Compra de materia prima sin las características de calidad requeridas por el proyecto
2 4 8
Proyecto sin adquisición de materia prima 1 4 4
Prueba piloto de producción
Falla de la maquinaria y equipo 1 4 4 Producto sin la calidad requerida por el proyecto 2 4 8
Accidentes de trabajo en la planta 2 4 8 Fuente: Los autores 8.6.3. Riesgo de Mercado. Para la etapa de ejecución son pocos los riesgos atribuidos
al factor mercado; pero sin desmeritar estos riesgos, el impacto es muy alto, pero la
probabilidad es baja, para estos riesgos, se puede ejercer control y generar actividades
para que el producto penetre adecuadamente el mercado seleccionado; la matriz de
ponderación de factores se desarrollara bajo los siguientes factores aumentando el
intervalo del “riesgo bajo” y disminuyendo el de “alto riesgo”.
64
Tabla 22: Impacto Vs Probabilidad de Ocurrencia de riesgo de mercado
IMPA
CTO
Alta
Alto Riesgo 12 – 16
Media
Medio Riesgo 9 – 12
Baja Bajo riesgo 1 – 8
Bajo Medio Alto
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
Fuente: (Estupiñán Gaitán, 2011), adaptación de los autores
Tabla 23. Matriz de análisis de Riesgo de Mercado Etapa de Ejecución
ACTIVIDAD RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO RESULTADO Implementación plan de lanzamiento del producto
Producto sin expectativa para ingresar al mercado 2 3 6
Inauguración16 Producto no aceptado por el público durante el lanzamiento 2 4 8
Retraso en lanzamiento 3 4 12
Fuente: Los autores
Tabla 24. Matriz de análisis de Riesgo de Mercado Etapa de Operación
ACTIVIDAD RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO RESULTADO Definición de precio Presentar al mercado un precio no
competitivo 3 4 12
Definición canales de distribución
No disponer de la distribución del producto adecuada 2 4 8
Definición estrategias publicitarias Campaña publicitaria deficiente 3 4 12
Definición estrategias Promocionales Estrategias promocionales erradas 2 3 6
Diseño de producto, empaque e imagen.
Cambios en los gustos del consumidor 1 4 4
Diseño y elaboración del producto Producto con baja calidad 2 4 8
Fuente: Los autores
8.6.4. Riesgo Financiero. Dada la importancia a este factor, se optó por eliminar el
riesgo de ponderación “bajo riesgo”, solo existe medio y alto, en una proporción de
escalas mayor al “alto riesgo”.
16 Incluida dentro del alcance de la ejecución del proyecto
65
Tabla 25: Impacto Vs Probabilidad de Ocurrencia de riesgo financiero
IMPA
CTO
Alta Alto Riesgo
2 - 16
Media Medio Riesgo 0 - 1
Medio Alto
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
Fuente: (Estupiñán Gaitán, 2011), adaptación de los autores Tabla 26. Matriz de análisis de riesgo financiero
ACTIVIDAD RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO RESULTADO Financiamiento Fluctuación de la tasa bancaria
para la financiación del proyecto 2 4 8
Fuente: Los autores
Al igual que calcular el riesgo financiero por el método de matriz de impacto y
probabilidad, se realizó un análisis de riesgo cuantitativo por medio de la herramienta
RISK SIMULATOR la cual consiste en evaluar el riesgo que puede causar el cambio de
la tasa de interés de los bancos para el cálculo de la TIO y así mismo afectando la VPN
proyectándola 1000 veces entre los siguientes rangos dados.
Tabla 27. Fluctuación de la Tasa bancaria
Tasa más baja Tasa más probable Tasa más elevada 7,40% 13,22% 21,30%
Fuente: (Superintendencia Financiera de Colombia, 2014), adaptación de los autores
66
Figura 5. Distribución del riesgo
Fuente: Los autores17
Dentro de este gráfico de distribución, se aprecia la normalidad del comportamiento de
la VPN frente a los cambios dados por la tasa de interés, esta normalidad representada
en el gráfico con un pico pronunciado y las dos colas a cada lado casi simétricas es
que la probabilidad de ocurrencia es baja, pero así mismo muestra un impacto
realmente considerable.
8.7. PLAN DE RIESGOS Luego de los pasos de identificación y análisis de riesgo se desarrolla el plan de acción
del proyecto para la gestión de los diferentes riesgos tipificados en 4 factores; este plan
tendrá un costo de $5’500.000.oo el cual incluye materiales y actividades de monitoreo
entre otros. (Ver Anexo Y Plan de acción para riesgos)
8.8. CONTROL Mientras el trabajo del proyecto se está realizando, es necesario monitorear el avance
para asegurar que todo marcha según lo planeado. También se debe medir el avance
real y compararlo con el avance planeado, de manera oportuna y con regularidad. Si en
algún momento durante el proyecto la comparación del avance real con el planeado
17 Datos obtenidos de Risk Software
67
revela que el proyecto está atrasado, rebasa el presupuesto o no cumple con las
especificaciones técnicas, deben emprenderse acciones correctivas para colocar al
proyecto, de nuevo, dentro del alcance, programa y restricciones presupuestarias de
su objetivo.
El sistema de control operará en todas las áreas de ejecución del proyecto, mediante el
monitoreo, seguimiento y cumplimiento de las actividades, de conformidad al diagrama
de red con los tiempos estimados, matriz de responsabilidades, y la estructura de la
división del trabajo - EDT. Se hará una comparación entre el avance real y lo planeado,
con el fin de identificar desviaciones y aplicar los correctivos según gestión del riesgo.
El período de presentación de informes será de conformidad a la Tabla 8. Matriz de
comunicaciones.
El Gerente del proyecto será el principal encargado del control en los procesos y será
respaldado por los directores de las áreas para definir y aplicar las estrategias de
gestión de riesgos para corregir las desviaciones del proyecto.
El control del avance del proyecto se mide con el cronograma de actividades, los
presupuestos y los productos entregables del EDT, mediante una comparación entre lo
planificado (Línea base) y lo realmente ejecutado, utilizando la herramienta MS Project,
la cual permite administrar y gestionar simultáneamente el alcance, el costo y el
programa del proyecto, centrando la atención en satisfacer las expectativas no solo del
cliente sino también de todo el equipo nuclear.
8.8.1. Control de avance. Cualquier tipo de cambio, ya sea del cliente, el contratista, el
equipo nuclear del proyecto o un suceso imprevisto, se debe estimar el impacto en el
programa y el presupuesto del proyecto y luego obtener la aprobación del cliente antes
de continuar. Si el cliente aprueba las revisiones propuestas al programa y
presupuesto, entonces cualquier actividad adicional, duración estimada revisada de las
actividades, recursos estimados revisados y costos asociados deben incorporarse en el
programa y el presupuesto del proyecto.
Técnica de control a emplear. Las cuentas de control a cargo de las áreas
funcionales deben garantizar el avance de los productos entregables, los cambios
solicitados, las solicitudes de cambio implementadas, las acciones correctivas
68
implementadas, las acciones preventivas implementadas, la reparación de defectos
implementada y la información sobre el rendimiento del trabajo.
Con base en el avance real y en la consideración de otros cambios que pueden ocurrir,
es posible generar un programa del proyecto actualizado de manera regular que
pronostique si el proyecto se terminará antes o después de su fecha de terminación
requerida. Una vez que se han recabado los datos sobre las fechas de terminación
reales de las actividades terminadas y los efectos de cualquier cambio en el proyecto,
puede calcularse un programa actualizado.
Tabla 28. Control del alcance por actividades proyecto
ACTIVIDAD EDT CONDICIONES MÍNIMAS ALCANCE
Descripción detallada del proyecto y del producto (Niveles y subniveles)
Requerimientos de la actividad y la mejora de la productividad por medio de mejores métodos o tecnología.
Formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado.
Fuente: Los Autores
Las demás actividades se determinan en el Anexo T. Actividades, descripción y
entregable.
8.8.2. Control del tiempo. Cada actividad se determina en tiempos necesarios para su
realización y precedencias, por lo tanto, se debe supervisar que estos tiempos se
cumplan en los plazos determinados y si es del caso hacer los correctivos necesarios.
El principal responsable de esta actividad es el gerente del proyecto en conjunto con
cada uno de los directores de área.
Para un manejo adecuado del tiempo dentro del proyecto, se tendrán en cuenta las
siguientes pautas.
Determinar el avance de las metas y ruta crítica.
Priorizar las actividades para la semana siguiente y responsabilidades.
Listar actividades diarias que respalden las metas, teniendo en cuenta
compromisos adquiridos.
Resaltar las actividades programadas.
69
Controlar las interrupciones.
Evitar compromisos innecesarios.
No abusar las holguras en las actividades.
Apoyo en las tecnologías de la información y comunicación.
En la administración del tiempo, se utilizarán dos herramientas fundamentales como lo
son el diagrama de Gantt y la estructura de desglose del trabajo EDT
Se hará una evaluación de desempeño, conforme el proyecto avanza, la información
sobre las actividades del mismo se recopila de manera sistemática:
El estado de los entregables.
El avance del cronograma.
Los costos incurridos.
Los asuntos pendientes.
Técnicas de control a emplear. Para controlar el tiempo se utilizará la
herramienta MS-Project con el ánimo de identificar las actividades que tienen los
tiempos a punto de vencerse. De igual manera se elaborará una tabla en donde se
consignan los tiempos reales empleados, los que se comparan con los planeados, los
posibles problemas y las estrategias a seguir. Estrategias de recuperación y aprovechamiento del tiempo:
Asignar personas con mayores conocimientos y experiencia.
Reducir el alcance o requisitos de las actividades.
Introducir tecnologías mejoradas para aumentar la productividad.
Anticipar la realización de actividades futuras.
Trabajar horas extras según actividad, costos y talento humano.
Reducir tiempo en aquellas actividades de mayor duración.
8.8.3. Control del costo. Se persigue que el presupuesto del proyecto, corresponda al
presupuesto planeado, el directo responsable es el gerente general, quien contará con
la asesoría de los integrantes del equipo nuclear, según sea el área de control.
70
Para el control de costos se utiliza una tabla de seguimiento que incluye costo
presupuestado vs costo ejecutado, variación (%), costo acumulado presupuestado vs
costo acumulado ejecutado variación (%), y plantea los posibles problemas y las
estrategias de recuperación así como su responsable.
Estrategias de recuperación de costos. Para la recuperación o baja de costos, se
seguirán las siguientes estrategias:
Utilizar recursos conformes a las especificaciones similares sin afectar la calidad
de proyecto.
Rediseñar procesos
Evitar desperdicios y eliminar prácticas inadecuadas.
Revisar precios de insumos
Subcontratar si es del caso.
Utilizar materiales de menor costo, sin que se afecte la calidad.
Reducir el alcance o requisitos de las actividades.
8.8.4. Control de calidad. Aseguramiento de calidad es el proceso que consiste en
auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de medidas de
control de calidad, a fin de garantizar que se utilicen definiciones operacionales y
normas de calidad adecuadas. Para (Gido & Clements, 2012), los pasos y actividades
en el proceso de control del proyecto, inician con el establecimiento de un plan de línea
base que muestra cómo el alcance del proyecto se logrará a tiempo y dentro del
presupuesto. Luego, se establece un período de presentación de informes, para
comparar el avance real con el planeado, una vez recopilados los datos (Desempeño
real e información sobre cambios en el alcance, programa y presupuesto del proyecto).
Estos cambios se incorporan en el plan para su comparación y actualización, los cuales
serán comparados con el programa y el presupuesto iniciales, así, se analiza en busca
de variaciones y se determina si el proyecto va adelantado o retrasado y si se excede o
está por debajo del presupuesto.
71
Figura 6. Proceso de control del proyecto
Fuente: (Gido & Clements, 2012, pág. 163)
Costo de la Calidad (COQ). El costo de la calidad incluye todos los costos en los
que se ha incurrido durante la vida del producto en inversiones para prevenir el
incumplimiento de los requisitos, para evaluar la conformidad del producto o servicio
con los requisitos, y por no cumplir con los requisitos (reproceso). Los costos por fallos
se clasifican a menudo en internos (constatados por el equipo del proyecto) y externos
(constatados por el cliente). Los costos por fallos también se denominan costo por
calidad deficiente.
Diagramas de Flujo. Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un
proceso que muestra las relaciones entre las etapas del proceso. Existen muchos
estilos de diagramas de flujo, pero todos muestran las actividades, los puntos de
decisión y el orden de desarrollo del proceso. Durante la planificación de la calidad, los
diagramas de flujo pueden ayudar al equipo del proyecto a anticipar problemas de
72
calidad que pudieran ocurrir. Tener consciencia de los problemas potenciales puede
permitir el desarrollo de procedimientos de prueba o métodos para abordarlos.
Plan de Mejoras del Proceso. El plan de mejoras del proceso es un plan
subsidiario del plan para la dirección del proyecto. El plan de mejoras del proceso
detalla los pasos para analizar los procesos que facilitarán la identificación de
actividades que incrementan su valor. Las áreas por considerar incluyen:
a) Límites del proceso. Describen la finalidad de los procesos, su inicio y finalización,
sus entradas y salidas, los datos requeridos, el propietario y los interesados.
b) Configuración del proceso. Una descripción gráfica de los procesos, con las
interfaces identificadas, que se utiliza para facilitar el análisis.
c) Métricas del proceso. Junto con los límites de control, permiten analizar la eficacia
del proceso.
d) Objetivos de desempeño mejorado. Guían las actividades de mejora del proceso.
Herramientas de métricas de calidad: índice de puntualidad, el control del
presupuesto, la frecuencia de defectos, el índice de fallos, la disponibilidad, la fiabilidad
y la cobertura de las pruebas.
8.9. CIERRE Una vez se completa la ejecución del proyecto y el cliente acepta el resultado, se inicia
la fase de cierre. Consiste en la entrega ordenada de todos los documentos generados
en el proyecto, así como el cierre formal de acuerdos legales y evaluaciones de
desempeño.
El gerente de proyecto debe revisar toda la información previa de los cierres de fases
anteriores, para comprobar que los resultados sean acordes a lo planeado y que el
proyecto haya cumplido sus objetivos. El documento debe tener como referencia los
entregables del Plan de Proyecto y Plan de Riesgos, de manera conjunta con la
formalización de cambios aprobados.
73
El cierre del proyecto consiste principalmente en dos procesos:
Cerrar adquisiciones: Consiste en tomar el plan de dirección del proyecto y los
documentos de adquisiciones de compra de los activos fijos, materia prima e insumos,
se verifica que todas las relaciones contractuales hayan finalizado conforme a lo
pactado. Se verifican las pólizas y las garantías sobre equipos de proceso productivo y
en general, se evalúa el proceso de compras con respecto al cronograma y el
presupuesto.
Cerrar proyecto fase: este proceso consiste en la revisión de todos los reportes
de avance generados durante el proyecto, para garantizar que se hayan cumplido con
todas las actividades y se han obtenido los entregables esperados. El plan de dirección
del proyecto está completado, los entregables son aceptados por el cliente y los activos
de los procesos organizacionales.
Se presenta el informe de cierre del proyecto, el cual debe ser revisado en la reunión
final para entrega del mismo, en donde el cliente podrá verificar toda la documentación
generada (en físico y en magnético), los procesos administrativos diseñados para la
organización estén acordes a lo pactado en el proyecto, que el proceso productivo
entregue el producto con las características establecidas (frutas liofilizadas), y
finalmente, en constancia firmará el cierre del proyecto a satisfacción. Anexo AC.
Informe de cierre del proyecto.
8.9.1. Entregables
Plan de Gestión del proyecto. Se deben establecer los entregables tal como
fueron relacionados en la EDT del proyecto, calidad y su estado final (completado,
abandonado, pospuesto, cerrado). En el Anexo T. Actividades, descripción y
entregables se especifican las fuentes de verificación de cierre de actividades y
proyecto en general.
74
Se deben mencionar las medidas que se implementaron para completar entregables
pendientes, si ellos son aún requeridos. De igual manera a continuación se relacionan
los entregables tomando como modelo el PMBOK.
Tabla 29. Entregables por proceso
GRUPO DE PROCESOS
ÁREA DE CONOCIMIENTO ENTREGABLE
Iniciación Integración Acta de constitución del proyecto Acta de inicio de actividades
Planificación Ejecución
Integración Plan de gestión del proyecto
Alcance Alcance del proyecto EDT
Tiempo
Lista de actividades Red del proyecto Recursos por actividad Duraciones por actividad Cronograma
Costos Costos por actividad Presupuesto
Calidad Plan de gestión de calidad Recurso humano Plan de Talento humano Comunicaciones Plan de gestión de comunicaciones
Riesgos
Plan de gestión de riesgos Clasificación de riesgos Análisis cuantitativo de riesgos Plan de respuestas a riesgos
Adquisiciones Plan de gestión de adquisiciones Cotizaciones, propuestas y ofertas
Integración Informes de desarrollo del proyecto Acta de reunión del coordinación del proyecto
Calidad Acta de reunión de aseguramiento de la calidad
Recurso humano Directorio del personal del proyecto Evaluación del desempeño del equipo nuclear
Comunicaciones Proceso de recolección y almacenamiento de información
Seguimiento y control
Integración Acta de reunión del control del trabajo del proyecto
Alcance Solicitudes de cambios, rechazadas y aprobadas. Actas de reuniones con el cliente Actas de reuniones con otras dependencias o entidades
Tiempo Informe de avance con respecto al cronograma de trabajo Costos Informe de inversiones y gastos del proyecto Calidad Informe de inspección de calidad Comunicaciones Informes y comunicaciones generados Riesgos Informe de monitoreo y mitigación del impacto negativo de riesgos
Adquisiciones
Documentación de adquisiciones Contratos, orden de compra y servicios. Facturas de compra Pólizas de garantía
Cierre Integración Informe de cierre de fase Informe de cierre de proyecto Acta de liquidación y recibo a satisfacción
Fuente: (Project Management Institute, 2008), adaptado por los autores
75
8.10. APLICACIÓN DEL PROJECT
Este programa de MS-Office, se configuró inicialmente el calendario con los respectivos
días festivos. Posteriormente, se agregaron y vincularon tareas, así como programar
los recursos y tareas, lo que ofreció mayor control para los usuarios del proyecto.
El uso de esta aplicación bajo los lineamientos del inciso 8.8 Control, permitirá la
administración exitosa del proyecto para medir su avance y cumplimiento de forma
eficaz (Microsoft, 2014). En ese sentido la herramienta permitirá al proyecto:
Planificar el cronograma con las actividades del proyecto identificando su ruta
crítica y estableciendo la fecha de inicio y terminación de cada una de las
actividades
Determinar la programación involucrando los recursos y costos, con la
interacción del presupuesto y el cronograma.
Línea Base del Proyecto (Referencia comparativa para el seguimiento y control).
Generar gráficos de seguimiento del proyecto.
Actualizar tareas y uso de la asignación de los recursos (Modificar la
programación con información actual)
Porcentaje de avance completado de tareas y del proyecto.
Se adjuntan los siguientes informes extraídos de MS-Project:
Información General de Costos de la Tarea (Ver Anexo Z)
Flujo de Caja (Ver Anexo AA)
Visión General de los Recursos (Ver Anexo AB)
76
9. CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
La etapa de contratación para la ejecución del proyecto, es donde se materializan los
aspectos de contratación, soportado en la estructura ya dispuesta para la
implementación del mismo; para tal fin, se diseñaron las siguientes fichas de
descripción de tipo contrato a utilizar:
9.1. TIPOS DE CONTRATOS A UTILIZAR
9.1.1. Contrato de arrendamiento. Es un contrato por el cual una de las partes, llamada
arrendador, se obliga a transferir temporalmente el uso y goce de una cosa mueble o
inmueble a otra parte denominada arrendatario, quien a su vez se obliga a pagar por
ese uso o goce un precio cierto y determinado.
9.1.2. Contrato a término fijo inferior a un año. Teniendo en cuenta la duración del
proyecto que no es mayor a tres (3) años, se vincularán algunas personas que se
comprometerán a prestar determinados servicios personales a Fruit Sensation S.A.S.
bajo continuada subordinación, cumpliendo órdenes e instrucciones, a cambio de una
remuneración o salario para ejecutar un trabajo, que en este caso, el periodo que dure
el proyecto, de conformidad a los artículos 45 y 46 del Decreto 2663 de 1950 (Código
Sustantivo del Trabajo, 1950).
9.1.3. Contrato de prestación de servicios. Según el persona natural o jurídica
(contratista) prestará sus servicios personales a Fruit Sensation S.A.S. (contratante)
con independencia y autonomía técnica y directiva sobre la actividad realizada y sobre
un precio determinado, por tanto, no tendrá derecho a percibir salario, prestaciones
sociales, vacaciones y demás beneficios laborales (Trejos Aguilar, 2011). Según el
Artículo 1495 del Código civil: “Contrato o convención es un acto por el cual una parte
se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser de
una o de muchas personas. (Código Civil Colombiano, 1887).
77
La ley 1429 de 2010 prohíbe la contratación de actividades misionales y permanentes
por medio de Cooperativas de Trabajo Asociado, por tanto, no deben realizar
intermediación laboral (Congreso de la República de Colombia, 2010). Con el Decreto
2025 de 2011, establece que solo las Empresas de Servicios Temporales (EST),
pueden hacer tal intermediación (Presidencia de la República de Colombia, 2011), en el
cual se constituyen las sanciones, multas de 1.000 a 5.000 SMMLV, para tercerización
o intermediación ilegal.
9.1.4. Contratación para la adecuación de la planta (Outsourcing). Dado que el
propósito del equipo de trabajo, es sólo de gerenciamiento de proyecto y no de
adecuación, se firmará un contrato de Outsourcing para la fase que contempla la EDT
de la adecuación de la planta de producción.
Para los inversionistas, resulta favorable realizar el contrato, en razón a que los
contratistas reúnen los siguientes requisitos (Trejos Aguilar, 2011, pág. 116):
Ejecuta la obra a un precio determinado.
Asume todos los riesgos de ejecución. Goza de autonomía para nombrar y
remover personal de que se va a valer en la ejecución de los trabajos.
Tiene autonomía para desde el punto de vista técnico para la ejecución de la
obra, como la dirección y manejo de personal.
9.1.5. Contratación para la compra y montaje de maquinaria. El contrato de
compraventa según las normas del código civil puede realizarse de las siguientes
formas:
La compraventa puede ser pura y simple, esta clase de compraventa no
está sujeta a condición alguna. Bajo condición suspensiva o resolutoria.
Se puede establecer plazo para la entrega de las cosas o del precio. En
este caso las partes estipulan una fecha para que la cosa objeto del
contrato de compraventa sea entregada y el precio sea pagado. Puede
tener por objeto dos o más cosas alternativas.
78
Por otro lado el contrato de compraventa se rige por las normas generales
de los contratos, en lo que no fueren modificadas por las de la
compraventa, según lo establecido en el inciso final del artículo 1863 del
código civil. (Gerencie.com, 2012)
Tabla 30. Contratos en la ejecución del proyecto
CONTRATADO TIPO CONTRATO CLÁUSULAS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA
Instalaciones Arrendamiento Cláusula de responsabilidad
Gerente del proyecto Orden de prestación de servicios
Cláusula penal de cumplimiento y de responsabilidad
Profesional técnico Término fijo inferior a un año Cláusula de responsabilidad Profesional administrativo y financiero Término fijo inferior a un año Cláusula de responsabilidad
Profesional mercadeo Término fijo inferior a un año Cláusula de responsabilidad Asesor jurídico Prestación de servicios Cláusula penal de cumplimiento Contador Prestación de servicios Cláusula penal de cumplimiento
Proveedor de adecuación de instalaciones. Outsourcing
Cláusula penal de cumplimiento, responsabilidad y de seriedad de oferta incluida la de calidad
Proveedores Equipos y maquinaria Compra
Cláusula penal de cumplimiento, responsabilidad y de seriedad de oferta que garantice la calidad
Proveedores Materia prima e insumos Compra
Cláusula penal de cumplimiento, responsabilidad y de seriedad de oferta que Garantice continuidad en la oferta de los productos, y su calidad
Agencia de publicidad Outsourcing Cláusula penal de cumplimiento, de responsabilidad y seriedad de oferta
Fuente: Los autores.
79
10. CONCLUSIONES Con la actualización de datos realizada, y la ratificación en la factibilidad en la
evaluación del proyecto durante el proceso de re-formulación, se confirmó que en la
ciudad de Ibagué existen las condiciones necesarias para la ejecución y operación de
la planta procesadora y comercializadora de frutas liofilizadas tipo “snack”, esto es
resultado de la investigación de mercados realizada en donde la población entre 12 y
79 años manifestó el deseo de adquirir comida sana, ratificando la tendencia global a
consumir productos saludables.
El proyecto desde la perspectiva del análisis del entorno, puede desarrollarse de
manera satisfactoria, ya que existen condiciones en los ambientes político, económico
y tecnológico propicios para el desarrollo de proyectos agroindustriales en el mercado
local, nacional e internacional. Actualmente el gobierno brinda facilidades para financiar
proyectos de carácter agroindustrial, como por ejemplo la línea FINAGRO. El proyecto
de Frutas Liofilizadas cumple con los requisitos propuestos por este programa para el
monto de inversión de $563´792.822 de pesos M/C, con amplio plazo (5 años) para
cumplir con la obligación, a cuota fija de abono a capital más intereses en pesos de
13,22% EA. En términos de exportaciones, los tratados de comercio brindan la
oportunidad de internacionalizar el producto “frutas liofilizadas”, claro ejemplo se tiene
con Estados Unidos, el cual no cobra aranceles a este tipo de productos. Por otra parte
la mejora en las vías inter-municipales en el departamento del Tolima le brindará al
proyecto la facilidad para el aprovisionamiento de materias primas y de igual manera la
facilidad para la comercialización del producto.
Como impacto positivo a la región, se puede afirmar que el proyecto constituirá
una fuente de empleo formal y de buena calidad, brindando alrededor de 25 empleos
directos en su fase de ejecución y operación.
Se estableció como modelo gerencial para el proyecto la Administración por
Objetivos (APO), ya que este modelo se define como una técnica participativa de
planeación y evaluación, precisa aspectos prioritarios y establece objetivos. Esta
escogencia obedece, de igual manera, a que el periodo de tiempo en la fase de
80
ejecución es corto (113 días), y en ese sentido el desarrollo de actividades por objetivo,
con tiempo de entrega puntual de las mismas, se hace importante. Un ejemplo de estas
tareas cronometradas es la estandarización del proceso productivo, la receta ideal para
el producto final
Es de vital importancia que el cliente participe de manera activa en la escogencia
del Gerente del Proyecto, puesto que éste último será el encargado de materializar la
visión de negocio del cliente. En ese sentido el Gerente debe conocer del sector
frutícola del Tolima y al igual tener una alta capacidad de negociación para iniciar las
relaciones comerciales con los socios comerciales del negocio. De igual manera es
importante acertar en la escogencia del Profesional Técnico, puesto que éste tendrá a
su cargo la estandarización del proceso productivo, es decir, lograr la receta ideal para
tener el producto perfecto: una fruta liofilizada que conserve las propiedades
nutricionales de la fruta natural, que se pueda re-hidratar, y que tenga una vida útil de
mínimo un año.
La metodología de trabajo adoptada por el Instituto de Educación a Distancia de
la Universidad del Tolima, basada en investigación formativa y en equipos de trabajo
(CIPAS), permite realizar de manera más detallada la construcción del documento, de
la mano con el aporte que realizó cada curso. Así pues la etapa de reformulación,
permitió identificar falencias presentadas en la versión inicial del proyecto formulado:
“Frutas Liofilizadas Tipo Snakcs”. La etapa de Gerencia, que se construye desde el
segundo trimestre de la especialización, permitió darle un norte gerencial al proyecto a
partir del establecimiento del alcance (entregar una planta procesadora de frutas
liofilizadas con una capacidad instalada de 43.200 kilogramos/año), del tiempo (113
días, iniciando el 7 de enero de 2015 y finalizando el 21 de mayo del mismo año), del
costo ( inversión fase de ejecución y pre-operativa $ 677.932.671)
La aplicación Microsoft Project es una herramienta eficaz que permitió llevar a
cabo los procesos de planeación y control del proyecto, e identificar las actividades a
realizar, priorizarlas y determinar el costo (tiempo y dinero) de cada una, permitió la
elaboración de un plan general de costos, flujo de caja y una visión general de los
recursos como se evidencia en el en los anexos Z, AA y AB. Con la adecuada
81
aplicación de esta herramienta se garantizara una exitosa gerencia del proyecto,
permitiendo tener información y control de manera oportuna.
Luego de revisar a fondo los conceptos bases en los cursos de Talento Humano,
Legislación y el curso articulador Seminario 2: Ajuste y Programación, se definen los 5
tipos de contrato utilizados en la etapa de ejecución: I). arrendamiento, II). Contrato a
término fijo (profesionales), III). Orden de prestación de servicios (Gerente del
Proyecto), IV). Outsourcing (adecuación de instalaciones) y V). contrato de compra y
montaje de maquinaria.
La gran mayoría de los proyectos con una inversión superior a los 80 millones de
pesos deben buscar financiamiento externo ajeno a las entidades bancarias, ya que si
no se cuenta con un gran patrimonio, lo más seguro es que no sea beneficiado de la
financiación, es por esta razón, que el riesgo con mayor impacto en el proyecto es de
carácter financiero. La fluctuación de la tasa bancaria y la inexistencia de créditos
comerciales con recursos propios de los bancos hacían de este inejecutable este
proyecto; a partir de este planteamiento es que se contempla la posibilidad de mitigar el
riesgo por medio de la línea Finagro (proyectos agroindustriales), la cual permanece
una tasa de interés baja y disminuye la probabilidad de ocurrencia del riesgo.
82
RECOMENDACIONES
Este proyecto se realizó como prueba piloto para la producción y distribución de
un producto innovador como lo son las frutas liofilizadas. Esta prueba está enmarcada
en la ciudad de Ibagué, sin embargo, y por las mismas características del producto, se
presume que en otras plazas nacionales, e incluso internacionales, el producto tenga
una gran acogida. En ese sentido se propone, que a partir de las bases instauradas en
este proyecto, se realice una investigación de mercado buscando nuevos horizontes,
ya que esta presentación de frutas tiene mucha acogida en otros destinos como por
ejemplo Europa.
Sería interesante identificar productos que le puedan brindar un valor agregado a
las frutas liofilizadas, como por ejemplo el “chocolate light” para darles una recubierta
dulce y así capturar nuevos clientes.
Fortalecer la metodología brindada por el IDEAD, Investigación Formativa, para
los estudiantes de la modalidad distancia, con el ánimo de articular los programas de
Pregrado con la Especialización en Gerencia de Proyectos, buscando identificar ideas
de negocio y transformarlas en proyectos productivos, en especial de carácter
agroindustrial, aprovechando las bondades, en términos de productos agrícolas, de la
región del Tolima, que permitan por una parte mitigar las dolencias sociales como
desempleo, malos hábitos alimenticios, etc., y por otra parte que permitan hacer más
competitiva la ciudad de Ibagué y el departamento del Tolima.
Articular todos los procesos gerenciales con herramientas tecnológicas como:
sistemas ERP, para la planificación de recursos empresariales; sistemas CRM, para la
administración basada en la relación con los clientes; sistemas SCM, para la
administración de la cadena de suministros; y sistemas HRM, para la gestión del
Talento Humano
83
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87
ANEXOS
88
Anexo A. Población Objetivo.
ESTRATO % DE
VIVIENDAS TOTAL VIVIENDA POR
ESTRATO HOGARES POR
ESTRADOS PERSONAS POR
ESTRATOS
1 16.90% 21,396 23,535 91,788
2 46.70% 59,123 65,035 253,638
3 24.80% 31,397 34,537 134,694
4 9.50% 12,027 13,23 51,597
5 1.60% 2,026 2,228 8,69
6 0.50% 633 696 2,716
TOTAL 100% 126,602 139,262 543,123
Total personas entre los 15 y 79 años 388,504
Total personas estratos 3, 4, 5, y 6 197,697
Participación personas entre los 15 y 79 años 72.28%
Total personas 15 a 79 años de estratos 3,4,5 y 6 142,893 (corresponde al 72.28% del total de personas de estratos 3,4,5 y 6)
Fuente: Los Autores18
18 El cálculo de la población objetivo se da a partir de promediar información obtenida del DANE (Poblacional por habitante municipio de Ibagué), de CENAC (Contexto sectorial - Centro de Estudio de la Construcción y el Desarrollo Urbano y Regional), y de la Súper Intendencia de Servicios Públicos – SUI (Sistema Único de Información de Servicios Públicos)
89
Anexo B. Área de influencia geográfica
Comuna 3 Calambeo, San Jorge, San Felipe Calambeo.
Comuna 4 Balcones de Navarra, Santa Lucia de Navarra, Piedra Pintada Parte Alta y baja, hacienda piedra pintada.
Comuna 5
Arkalucia, Urbanización Calatayud, Multifamiliares, Jordán, Jordán IV etapa, Jordán VII etapa, Jordán IX etapa, Las Margaritas, Los Arrayanes, Los Parrales, Urbanización Rincón de la Campiña, Urbanización Andalucía, Prados del Norte, Arkacentro, Arkamonica, El Edén, El Prado, Jordán VI etapa, La Campiña, Las Orquídeas, Los Ocobos I y II, Macadamia, Apartamentos Multifamiliares, Tierra Linda, Milenium I y II, Torremolinos, Yacaira.
Comuna 6 Caminos del Vergel, Rincón del Pedregal, Urbanización La Esperanza, Urbanización Colinas del Norte, Los Gualandayes, San Francisco, Yurupari, quinta El Vergel, Rincón del Bosque, Urbanización Pedregal III, Cañaveral, Girasol, Miraflores, Urbanización Los Alpes, Portal del Bosque, Los Cámbulos, San Antonio, Rincón del Vergel, La Balsa, Torres del Vergel.
Comuna 9 La Floresta, Jordán I etapa, Jordán II etapa, Jordán III etapa, Niza (Norte), Arkaniza I, Arkaniza II, Valparaíso I, II, III y IV, Condominio Valparaíso, Cutucumay, Las Palmeras, Varsovia I y II, Villa Café, Residencias del Campestre, Terrazas del Campestre.
Comuna 10 Alto de Santa Helena, Arkalena, Cádiz, Departamental, Bosques de Santa Helena
Fuente: Los Autores
90
Anexo C. Imagen del Producto
Fuente: Los Autores
91
Anexo D. Brecha de Mercado
Fuente: Los Autores
AÑO
DEMANDA TOTAL EN UNIDADES
IBAGUÉ (Pakete 30 gr)
DEMANDA TOTAL EN IBAGUÉ (precio
promedio paquete 30 gr )
OFERTA TOTAL EN UNIDADES (Pakete 30 gr)
OFERTA TOTAL (precio promedio paquete 30 gr )
FRANJA DE MERCADO
PARTICIPACIPACIÓN %
PARTICIPACIÓN (Unidades a vender) VENTAS EN PRECIO KILOS
$ 1,874.50 $ 2,016.67 $ 1,950.00
2015 810,845 1,519,928,573 26,857 54,161,617 783,988 3.31% 60% 470,393 917,265,681 14,112
2016 1,028,652 1,928,208,973 28,819 58,118,317 999,833 2.80% 65% 649,892 1,267,288,810 19,497
2017 1,272,722 2,385,717,316 31,424 63,371,733 1,241,298 2.47% 70% 868,909 1,694,371,640 26,067
2018 1,543,053 2,892,453,601 33,601 67,762,017 1,509,452 2.18% 70% 1,056,617 2,060,402,435 31,698
2019 1,839,647 3,448,417,829 36,063 72,727,050 1,803,584 1.96% 75% 1,352,688 2,637,741,113 40,581
92
Anexo E. Competidores Directos
CARACTERÍSTICAS DRYCOL S.A.S FONTUS QUALITY INTERNATIONAL SCI
Producto FRUT LI. FRUMI CHICK. GO FRUIT.
Presentación 16 gramos 11 gramos 20 gramos
Precio $ 2.100 $ 1.750 $ 2.200
Plaza
* Almacenes
especializados en Bogota
(tiendas naturistas).
* Plan exportador a la
Union Europea y Estados
Unidos.
* Almacenes especializadas
(Surtifruver de la Sabana) en
Bogotá.
* Estados Unidos donde tiene
presencia en Houston, Texas.
* Almacenes
especializados de vida
saludable en Bogotá,
Surtifruver de la Sabana,
Bioplaza y Supermercados
Romi.
Fuente: Los Autores
93
Anexo F. Proveedores de materias primas
NOMBRE JUSTIFICACIÓN
FRUFREXPO (Fabio Pérez) - Banano -
Se escogió al agricultor y comerciante Fabio Pérez (FruFrexpo) como proveedor de banano, ya que la cantidad de carga al mes que podría despachar es superior, posee cosechas en todos los meses del año, la calidad del producto es la requerida y se encarga del transporte de la mercancía hasta la fábrica.
ASOPANL Asociación de Productores Agrícolas del Norte del Tolima (Eduardo Gallego)
- Mango Tommy -
El mango Tommy es de las frutas que más abundan en el departamento del Tolima, pero la asociación de productores agrícolas del norte del Tolima, tiene un tiempo de entrega de 3 días a partir del pedido el cual es relativamente corto para la cantidad requerida, cumple con los estándares de calidad y su precio es el más bajo
Agricultor FEDIRNAN CALLEJAS ORTIZ
- Piña Perolera -
La piña perolera ha disminuido su producción en el departamento del Tolima, la decisión de este proveedor se basó en la cantidad disponible a proveer, además que puede cumplir con la calidad exigida.
EPLAX Ltda. - Empaque -
A corto plazo, por el precio y las condiciones de compra puede que esta empresa haya parecido la menos favorable pero a largo plazo los costos se verán reducidos ya que cobra solo la plantilla por color y esa sigue sirviendo, en cambio la otra empresa cobrará siempre el color; también se evaluaron las cantidades máximas a proveer y es la empresa que más capacidad de producción tiene
Fuente: Los Autores
94
Anexo G. Equipos proceso productivo – Proveedores y Costo. EQUIPO/ PROVEEDOR JUSTIFICACIÓN
LIOFILIZADOR
José Sarmiento Medina
Los factores claves que se tuvieron en cuenta para escoger la máquina de liofilización fueron la capacidad y calidad productiva al igual que la velocidad de procesamiento. Para el proyecto la necesidad de maquinaria es un poco compleja, pues se requiere que el equipo brinde las condiciones necesarias de alta calidad del producto, así como la capacidad de producción y la velocidad de la misma. Adicionalmente se necesita que el equipo permita la variación en la receta, es decir, que permita cambiar las condiciones de humedad del producto final y el tiempo que se necesita. Así las cosas, la máquina que se ajustó completamente a las necesidades del proyecto fue el “Liofilizador ZG-50.”
MÁQUINA DE EMPAQUE
Solpack Soluciones Y
Empaques
Para el tema de empaque se busca un equipo que realice la actividad de empacado y adicional tome el peso del material que va a empacar, con eso se agiliza el proceso y se evitan errores humanos al realizar este mismo proceso de manera manual. Partiendo de estos 2 factores la máquina que se escogió fue la “Empaquetadora, rellenadora y selladora vertical”, ya que se ajusta a los requerimientos
BANDA TRANSPORTADORA
G&Q Maquinaria Industrial
Cuando se reciben las frutas de los proveedores, y antes que ingresen al proceso productivo, hay que hacerles un control de calidad para verificar el estado y la condición en la que llegan. Para esto se hace necesario contar con una banda trasportadora para que el personal operario pueda dispersar las frutas para su revisión; adicionalmente se requiere que la banda cuente con todas las condiciones de asepsia necesarias así como facilidad para que sea aseada. Por los factores mencionados se escogió la banda transportadora “Banda sanitaria K300”.
LAVADORA DE FRUTAS
CI Talsa
Después que las frutas pasan por el control de calidad se deben lavar para realizar el proceso de corte en trozos antes de la liofilización. Para realizar el proceso de lavado se necesita un equipo lo suficientemente versátil y que tenga un equilibrio entre la balanza de capacidad y velocidad de trabajo. Por esto se escogió la lavadora ofrecida por la empresa CI TALSA, la cual ofrece las condiciones necesarias de volumen y velocidad.
COSTO DE MAQUINARIA PROCESO PRODUCTIVO
ÍTEM CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL Extintores 3 $ 85,000 $ 255,000
Liofilizador LYO-20 1 $ 412,000,000 $ 412,000,000 Empaquetadora vertical 1 $ 61,680,000 $ 61,680,000
Lavadora de fruta 1 $ 17,535,000 $ 17,535,000 Banda transportadora 1 $ 3,280,000 $ 3,280,000
Ventilador 2 $ 54,900 $ 109,800 TOTAL $ 494,634,900 $ 494,859,800
Fuente: Los Autores
95
Anexo H. Costos por canal de distribución
ANALISIS DE COSTOS ANUALES
CONCEPTO CANAL DIRECTO CANAL DETALLISTA CANAL MAYORISTA
Personal $ 11.746.000 $ 38.471.023 $ 38.471.023
Transporte $ - $ 7.800.000 $ 7.800.000
Dotación $ 445.000 $ 825.000 $ 315.000
Infraestructura $ 11.642.100 $ - $ -
Alquiler espacio supermercados
$ - $ 30.000.000 $ -
TOTAL $ 23.833.100 $ 77.096.023 $ 46.586.023
Fuente: Los Autores
96
Anexo I. Factores de Macro-Localización y Micro-Localización
FACTORES DE MACRO-LOCALIZACIÓN
PESO
%
Ibagué Alvarado
Calificación Ponderación Calificación Ponderación
Cercanía a proveedores 20 6 1,20 7 1.40
Cercanía al mercado 30 10 3 8 2.4
Disponibilidad de mano de obra 20 8 1.6 5 1
Acceso a vías 20 8 1.6 5 1
Clima 10 9 0.9 7 0.70
TOTAL 100
8.30
6.50
FACTORES DE MICRO-
LOCALIZACIÓN
PESO %
PARQUE LOGÍSTICO DE IBAGUÉ ZONA INDUSTRIAL BUENOS AIRES
CALIFICACIÓN PONDERACIÓN CALIFICACIÓN PONDERACIÓN
Seguridad 05 8 0.40 5 0.25
Servicios públicos 25 10 2.5 6 1.5
Costos 30 8 2.4 4 1.2 Beneficios tributarios 40 8 3.2 3 1.2
TOTAL 100 8.5 4.15
Fuente: Los Autores
97
Anexo J. Imagen corporativa
Fuente: Los Autores
98
Anexo K. Flujo de Caja del Proyecto
FLUJO DE CAJA "FRUIT SENSATION" RUBROS AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5 INGRESOS $ - $ 917,265,681 $ 1,267,288,810 $ 1,698,339,940 $ 2,060,402,435 $ 2,663,157,013 Frutas liofilizadas $ 917,265,681 $ 1,267,288,810 $ 1,694,371,640 $ 2,060,402,435 $ 2,637,741,113 Ingresos por ventas $ 3,968,300 $ 25,415,900 COSTOS DE OPERACIÓN $ - $ 1,112,139,921 $ 1,157,121,106 $ 1,225,806,488 $ 1,337,435,806 $ 1,479,158,000 Mercado $ 102,047,691 $ 75,143,241 $ 75,143,241 $ 75,143,241 $ 75,143,241 Producción $ 647,532,609 $ 733,093,220 $ 815,191,137 $ 940,446,671 $ 1,095,055,505 Administración $ 191,369,730 $ 191,369,730 $ 191,369,730 $ 191,369,730 $ 191,369,730 Legales $ 8,754,863 $ 9,987,211 $ 11,482,001 $ 12,763,109 $ 14,783,794 Financieros $ 74,987,657 $ 60,080,332 $ 45,173,008 $ 30,265,683 $ 15,358,359 Distribución $ 18,665,273 $ 18,665,273 $ 18,665,273 $ 18,665,273 $ 18,665,273 DEPRECIACIÓN $ 68,782,100 $ 68,782,100 $ 68,782,100 $ 68,782,100 $ 68,782,100 AMORTIZACIÓN $ - $ - $ - $ - $ - Costos Ejecución $ 169,123,856 Gerente General $ 16,200,000 Equipo Nuclear $ 27,089,954 Arrendamiento plante periodo ejecución $ 10,830,000 Lanzamiento del producto $ 20,071,747 Outsourcing para adecuación de instalaciones $ 11,500,000 Adecuación de planta $ 5,295,000 Contratación administrativos y operarios $ 19,603,859 Materia prima Prueba Piloto $ 18,684,911 Insumos y materiales $ 23,456,828 Licencia y permisos de operación $ 9,891,557 Inauguración $ 6,500,000 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS $ (169,123,856) $ (194,874,240) $ 110,167,705 $ 472,533,452 $ 722,966,629 $ 1,183,999,012 Impuesto de renta $ 27,541,926 $ 118,133,363 $ 180,741,657 $ 295,999,753 CREE ( %) $ 8,813,416 $ 37,802,676 $ 57,837,330 $ 94,719,921 UTILIDAD DESPUÉS DE IMPUESTOS $ (169,123,856) $ (194,874,240) $ 82,625,779 $ 354,400,089 $ 542,224,972 $ 887,999,259 DEPRECIACIÓN $ 68,782,100 $ 68,782,100 $ 68,782,100 $ 68,782,100 $ 68,782,100 AMORTIZACIÓN $ - $ - $ - $ - $ - INVERSIÓN $ 805,904,936 $ - $ - $ 5,669,000 $ - $ 63,218,800 Activos fijos depreciables $ 504,034,879 $ 5,669,000 $ 63,218,800 Activos fijos no depreciables $ - $ - $ - $ - $ - $ - Activos intangibles $ 4,773,935 Capital de trabajo $ 127,972,265
RECUPERACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO $ 127,972,265 CRÉDITO RECIBIDO $ 563,792,822 PAGO DE CAPITAL $ 112,758,564 $ 112,758,564 $ 112,758,564 $ 112,758,564 $ 112,758,564 VALOR DE SALVAMENTO $ 1,200,000,000 FLUJO NETO DE CAJA $ (242,112,114) $ (238,850,704) $ 38,649,314 $ 304,754,624 $ 498,248,507 $ 2,108,776,260
Ingresos $ 563,792,822 $ 986,047,781 $ 1,336,070,910 $ 1,767,122,040 $ 2,129,184,535 $ 4,059,911,377 Costos $ 805,904,936 $ 1,224,898,486 $ 1,297,421,596 $ 1,462,367,415 $ 1,630,936,027 $ 1,951,135,117
Fuente: Los Autores
99
Anexo L. Análisis Financiero
TIO 13.52% INTERPRETACION
VPN $ 1,202,822,046
El proyecto es capaz de pagar sus costos de
operación y recuperar su inversión con sus propios
ingresos y genera un valor adicional de
$1,202,822,046 a una TIO del 13,52%
TIR 55.68%
El proyecto genera una mayor rentabilidad que la
TIO, una rentabilidad intrínseca del proyecto del
55.68%
RBC 1.395960589
Los beneficios del proyecto a valor presente
representan 1.395960589 veces los costos del
proyecto a valor presente a una tasa de interés de
oportunidad del 13,52%
Fuente: Los Autores
100
Anexo M. PIB (precios constante 2005)
Fuente: DANE citado por (Banco de la Republica, 2014, pág. 4)
101
Anexo N. Comportamiento de la Inflación
Fuente: (Banco de la Republica, 2014)
102
Anexo O. Tasa de Interés
Fuente: (Banco de la Republica, 2014)
103
Anexo P. Proyección de la población del Tolima
Fuente: (DANE, 2009)
104
Anexo Q. Descripción cargo y perfil Gerente de Proyecto I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
Nombre del cargo Gerente de proyecto Nivel Gerencial No. De cargos 1 (uno). Dependencia Inversionistas Cargo del jefe inmediato Inversionistas
Personal a cargo Profesional Técnico, Profesional Administrativo y Financiero, Profesional de Mercadeo, Contador y Asesor jurídico.
II. PROPÒSITO PRINCIPAL Planear, dirigir, controlar y evaluar la gerencia del proyecto para el montaje y puesta en marcha de la empresa productora y comercializadora de frutas liofilizadas tipo “snack” en la ciudad de Ibagué. Además debe supervisar las adecuaciones de las instalaciones de la planta de producción para que cumplan con lo requerido para fábricas de alimentos.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Revisión y ajustes del proyecto inicial. 2. Planeación, programación y supervisión de todas las actividades la ejecución del proyecto, según el plan maestro determinado 3. Representación legal del proyecto ante las distintas organizaciones y ante los organismos de la administración pública. 4. Definir y coordinar la estructura organizacional para la ejecución del proyecto. 5. Manejar los recursos físicos, financieros, humanos y su asignación a las tareas. 6. Administrar los costos, programación y calidad del proyecto. 7. Vigilar que las restricciones de calidad, costo y tiempo se gestionen adecuadamente. 8. Gestionar los plazos para lograr terminar el proyecto a tiempo. 9. Garantizar que el personal del proyecto reciba toda la formación necesaria. 10. Manejar las comunicaciones e informar a todos los actores del proyecto sobre los avances o retrasos. 11. Administrar los riesgos y los cambios que el proyecto exija sobre la marcha. 12. Lograr el producto final del proyecto dentro de las limitaciones de tiempo, costo y tecnología. 13. Crear, controlar y consolidar los productos entregables del proyecto.
IV. RESPONSABILIDAD Y CRITERIOS DE DESEMPEÑO Preparar y ejecutar los planes y asegurar que todos los objetivos sean alcanzados, cumpliendo las restricciones de tiempos,
costos y respetando los estándares de calidad. Trabajar conjuntamente con los gerentes funcionales para asegurar que los recursos se empleen en forma eficaz y eficiente Interactuar con clientes y proveedores y mantener informados a las partes interesadas en forma completa Seguimiento al desarrollo de las actividades y proponer o iniciar acciones correctivas y/o preventivas. Mantener un adecuado nivel de comunicación con el cliente y el quipo nuclear, así como asegurar el buen funcionamiento de
la información del proyecto. V. DIMENSIONES DEL CARGO
Responsabilidad directa Elaborar informes periódicos y de cierre del proyecto al cliente. Autoridad para Todo el personal directivo y operativo. El grado de independencia de su trabajo es Alto, sólo rinde cuentas al cliente. Contactos internos/ externos:
Contacta con: Cualquier dirección del proyecto. Contactos esporádicos con: Contratista de adecuaciones y agencia de
publicidad. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Leyes, normatividad y reglamentos de productos alimenticios. Formulación, evaluación y gerencia de proyectos de inversión. Sistema integrado de gestión (MECI, SGC) Ofimática y MS-Project.
V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO EXPERIENCIA
Título profesional de Administrador de Empresas, Ingeniero Agroindustrial, Industrial o de Alimentos; o Economista. Título de postgrado en áreas relacionadas con las funciones del empleo. Tarjeta o matrícula profesional en los casos reglamentados por la ley. Idioma: Inglés nivel intermedio.
5 años de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.
VI. PERFIL CONDUCTUAL (HABILIDADES Y DESTREZAS) Orientación a resultados. Pensamiento analítico y estratégico. Dirección de personal y gestión de conflictos. Asertividad en la comunicación, negociación y autonomía.
105
Liderazgo, motivación y trabajo en equipo. VII. ASPECTOS DE VINCULACIÓN
Edad Indistinta. Sexo Indistinto Estado civil Indistinto
Salario El monto total del contrato es de $10.000.000, los cuales serán cancelados en cuotas del 25% cada 30 días según entrega satisfactoria de las tareas.
Horario de trabajo No requiere de horario preestablecido Tipo de contrato El contrato será por prestación de servicios profesionales.
Fuente: Agencia Pública de Empleo SENA – Adaptación de los autores
106
Anexo R. Descripción de cargo y perfil de cada miembro del equipo nuclear
Tabla 31. Descripción cargo y perfil Profesional Administrativo y Financiero
I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO Nombre del cargo Gerente Administrativo y financiero Nivel Directivo No. De cargos 1 (uno). Dependencia Gerencia de proyecto Cargo del jefe inmediato Gerente de proyecto Personal a cargo Contador público.
II. PROPÒSITO PRINCIPAL Administrar los recursos humanos, técnicos, tecnológicos, materiales y financieros necesarios para la ejecución del proyecto
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Ejecutar la planeación, organización, dirección y control de los servicios administrativos y financieros. 2. Administrar los registros contables y estados financieros. 3. Supervisar la gestión, garantizando que los procesos se realicen en tiempo y en calidad. 4. Administrar los flujos financieros y pagos al recurso humano, proveedores y acreedores. 5. Realizar informes y estados financieros del proyecto. 6. Asistir a las reuniones del equipo de trabajo. 7. Orientar y capacitar al personal administrativo seleccionado para la etapa de operación. 8. Diseñar los procesos y procedimientos en las áreas financiera, de producción, talento humano y administrativa
IV. RESPONSABILIDAD Y CRITERIOS DE DESEMPEÑO Apoyar al gerente de proyecto en la planificación de la administración, finanzas y gestión del talento humano. Elaborar informes periódicos al gerente del proyecto y hacer entregas parciales de la parte administrativa y financiera. Mantener un adecuado nivel de comunicación con el gerente y entre el quipo nuclear, así como asegurar el buen
funcionamiento de la información de su área en el proyecto. Llevar a cabo su trabajo dentro del presupuesto, calidad y tiempo. Ejecutar acciones correctivas para continuar con el curso normal del proyecto.
V. DIMENSIONES DEL CARGO Responsabilidad directa Elaborar informes periódicos y de cierre del proyecto al gerente
del proyecto. Autoridad para Cualquiera del personal operativo. El grado de independencia de su trabajo es Medio, sólo rinde cuentas al gerente del proyecto. Contactos internos/ externos:
Contacta con: Cualquier dirección del proyecto. Contactos esporádicos con: Contratista de adecuaciones y
proveedores. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Leyes, normatividad y reglamentos de administración financiera y de personal. Sistema integrado de gestión (MECI, SGC) Ofimática.
V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO EXPERIENCIA
Título profesional en Administración de empresas, Administración financiera, Economía o Contaduría pública, con postgrado en administración o gerencia de proyectos. Título de postgrado en áreas relacionadas con las funciones del empleo. Tarjeta o matrícula profesional en los casos reglamentados por la ley. Idioma: Inglés nivel intermedio.
5 años de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.
VI. PERFIL CONDUCTUAL (HABILIDADES Y DESTREZAS) Orientación a los resultados. Pensamiento analítico y estratégico. Dirección de personal y gestión de conflictos. Asertividad en la comunicación, negociación y autonomía. Liderazgo, motivación y trabajo en equipo.
VII. ASPECTOS DE VINCULACIÓN Edad Indistinta. Sexo Indistinto Estado civil Indistinto
Salario El monto total del contrato será de $10.500.000, que será cancelado el 90% en 4 cuotas iguales cada 30 días y el 10% según entrega satisfactoria de tareas.
Horario de trabajo No requiere de horario preestablecido Tipo de contrato El contrato será por prestación de servicios profesionales.
Fuente: Agencia Pública de Empleo SENA – Adaptación de los autores
107
Tabla 32. Descripción cargo y perfil Profesional Técnico I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
Nombre del cargo Gerente Técnico Nivel Directivo No. De cargos 1 (uno). Dependencia Gerencia de proyecto Cargo del jefe inmediato Gerente de proyecto Personal a cargo Operarios de producción.
II. PROPÒSITO PRINCIPAL Planeación, programación y supervisión de la instalación de la tecnología del área de producción, cumpliendo lo establecido en la Ley 9 de 1979 y decreto 3075 de 1997. Supervisar las adecuaciones de las instalaciones de la planta de producción para que cumplan con lo requerido para fábricas de alimentos.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Planificar y optimizar los recursos productivos en cumplimiento de las especificaciones de calidad del proyecto. 2. Realizar la gestión de compra de la maquinaria y equipos, así como el almacenamiento de materia prima, materiales y
suministros. 3. Supervisar las adecuaciones a la infraestructura física de la planta y la instalación de los equipos requeridos. 4. Prevenir los riesgos en accidentes de trabajo y enfermedades laborales. 5. Elaborar informes periódicos a la gerencia del proyecto. 6. Asistir a las reuniones del equipo de trabajo. 7. Responder por la calidad de su trabajo. 8. Apoyar en la elaboración de los procesos y procedimientos relacionados con la producción y técnicas de fabricación.
IV. RESPONSABILIDAD Y CRITERIOS DE DESEMPEÑO Apoyar al gerente de proyecto en la planificación de distribución de planta y de la producción. Elaborar informes periódicos al gerente del proyecto y hacer entregas parciales de la parte administrativa y financiera. Mantener un adecuado nivel de comunicación con el gerente y entre el quipo nuclear, así como asegurar el buen
funcionamiento de la información de su área en el proyecto. Llevar a cabo su trabajo dentro del presupuesto, calidad y tiempo. Ejecutar acciones correctivas para continuar con el curso normal del proyecto.
V. DIMENSIONES DEL CARGO Responsabilidad directa Elaborar informes periódicos y de cierre del proyecto al gerente
del proyecto. Autoridad para Cualquiera del personal operativo. El grado de independencia de su trabajo es Medio, sólo rinde cuentas al gerente del proyecto. Contactos internos/ externos:
Contacta con: Cualquier dirección del proyecto, proveedores y el contratista de adecuaciones.
Contactos esporádicos con: Contratista de adecuaciones y proveedores.
VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Leyes, normatividad y reglamentos de procesos productivos e industriales. Sistemas Integrados HSEQ Ofimática.
V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO EXPERIENCIA
Título profesional en Ingeniería agroindustrial y/o de alimentos. Título de postgrado en procesos industriales. Tarjeta o matrícula profesional en los casos reglamentados por la ley. Idioma: Inglés nivel intermedio.
3 años de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.
VI. PERFIL CONDUCTUAL (HABILIDADES Y DESTREZAS) Orientación a los resultados. Dirección de personal y gestión de conflictos. Asertividad en la comunicación, negociación y autonomía. Liderazgo, motivación y trabajo en equipo.
VII. ASPECTOS DE VINCULACIÓN Edad Indistinta. Sexo Indistinto Estado civil Indistinto
Salario El monto total del contrato será de $10.500.000, que será cancelado el 90% en 4 cuotas iguales cada 30 días y el 10% según entrega satisfactoria de tareas.
Horario de trabajo No requiere de horario preestablecido Tipo de contrato El contrato será por prestación de servicios profesionales.
Fuente: Agencia Pública de Empleo SENA – Adaptación de los autores
108
Tabla 33. Descripción cargo y perfil Profesional de Mercadeo I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
Nombre del cargo Gerente de Marketing Nivel Directivo No. De cargos 1 (uno). Dependencia Gerencia de proyecto Cargo del jefe inmediato Gerente de proyecto Personal a cargo No aplica
II. PROPÒSITO PRINCIPAL Diseñar el plan de marketing de lanzamiento del producto con los objetivos de rentabilidad y asignación eficiente de los recursos. Supervisar el plan publicitario realizado por la agencia de publicidad para el lanzamiento del producto.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Revisar y ejecutar las estrategias del plan de mercadeo para el lanzamiento del producto ante distribuidores
autorizados. 2. Gestionar con la agencia publicitaria para realizar la publicidad de la empresa y sus productos. 3. Elaborar informes periódicos a la gerencia del proyecto. 4. Asistir a las reuniones del equipo de trabajo. 5. Responder por la calidad de su trabajo. 6. Planificar y optimizar los recursos productivos en cumplimiento de las especificaciones de calidad del proyecto. 7. Revisar y ejecutar las estrategias del plan de mercadeo para el lanzamiento del producto ante distribuidores
autorizados. 8. Gestionar con la agencia publicitaria para realizar la publicidad de la empresa y sus productos. 9. Elaborar informes periódicos a la gerencia del proyecto. 10. Asistir a las reuniones del equipo de trabajo. 11. Responder por la calidad de su trabajo.
IV. RESPONSABILIDAD Y CRITERIOS DE DESEMPEÑO Revisar y actualizar los objetivos y estrategias de marketing contenidos en el proyecto original. Apoyar al gerente de proyecto en la promoción, publicidad y distribución del producto. Coordinar acciones encaminadas a la organización del lanzamiento del producto. Contribuir al posicionamiento en el mercado Supervisar a la empresa publicitaria encargada del lanzamiento del producto. Elaborar informes periódicos al gerente del proyecto y hacer entregas parciales de la parte administrativa y financiera. Mantener un adecuado nivel de comunicación con el gerente y entre el quipo nuclear, así como asegurar el buen
funcionamiento de la información de su área en el proyecto. Llevar a cabo su trabajo dentro del presupuesto, calidad y tiempo. Ejecutar acciones correctivas para continuar con el curso normal del proyecto.
V. DIMENSIONES DEL CARGO Responsabilidad directa Elaborar informes periódicos y de cierre del proyecto al gerente del
proyecto. Autoridad para Cualquiera del personal operativo y Agencia de publicidad. El grado de independencia de su trabajo es Medio, sólo rinde cuentas al gerente del proyecto. Contactos internos/ externos:
Contacta con: Cualquier dirección del proyecto y proveedores. Contactos esporádicos con: proveedores y la agencia de
publicidad. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Leyes, normatividad y reglamentos de logística, comercialización y distribución de alimentos en el territorio nacional. Sistema integrado de gestión Ofimática.
V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO EXPERIENCIA
Título profesional en mercadotecnia o del área de ciencias administrativas. Título de postgrado en gerencia comercial o mercadeo. Tarjeta o matrícula profesional en los casos reglamentados por la ley. Idioma: Inglés nivel intermedio.
3 años de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.
VI. PERFIL CONDUCTUAL (HABILIDADES Y DESTREZAS) Orientación a los resultados. Creatividad e innovación. Pensamiento analítico y estratégico. Dirección de personal y gestión de conflictos. Asertividad en la comunicación, negociación y autonomía. Liderazgo, motivación y trabajo en equipo.
VII. ASPECTOS DE VINCULACIÓN Edad Indistinta.
109
Sexo Indistinto Estado civil Indistinto
Salario El monto total del contrato será de $10.500.000, que será cancelado el 90% en 4 cuotas iguales cada 30 días y el 10% según entrega satisfactoria de tareas.
Horario de trabajo No requiere de horario preestablecido Tipo de contrato El contrato será por prestación de servicios profesionales.
Fuente: Agencia Pública de Empleo SENA – Adaptación de los autores
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Tabla 34. Descripción cargo y perfil Contador Público I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
Nombre del cargo Contador Nivel Asesor No. De cargos 1 (uno). Dependencia Dirección Administrativa y financiera Cargo del jefe inmediato Profesional Administrativo y financiero Personal a cargo No aplica
II. PROPÒSITO PRINCIPAL Entregar oportunamente la información contable y financiera de la empresa para la correcta toma de decisiones del equipo directivo de la compañía
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Revisión, validación y presentación de estados financieros 2. Análisis de la situación financiera y resultados. 3. Elaboración de informes financieros. 4. Elaboración y presentación de impuestos locales y nacionales 5. Revisión de conciliaciones bancarias. 6. Recomendar a la gerencia en presupuestos.
IV. RESPONSABILIDAD Y CRITERIOS DE DESEMPEÑO Reflejar los resultados de la gestión en estados financieros de la empresa en marcha. Mantener un adecuado nivel de comunicación con el Profesional administrativo y financiero del proyecto.
V. DIMENSIONES DEL CARGO Responsabilidad directa Manejo y control de documentación y servicios administrativos al
gerente del proyecto y equipo nuclear. Autoridad para No aplica. El grado de independencia de su trabajo es Bajo, sólo rinde cuentas al gerente administrativo y financiero del
proyecto. Contactos internos/ externos:
Contacta con: Autoridades gubernamentales y aduanas e impuestos nacionales.
Contactos esporádicos con: proveedores y la agencia de publicidad. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Leyes, normatividad y reglamentos de tributaria y contable. Ofimática.
V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO EXPERIENCIA
Título profesional en Contaduría pública. Título postgrado en ciencias administrativos o contables. Tarjeta o matrícula profesional en los casos reglamentados por la ley. Idioma: Inglés nivel básico.
2 años de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.
VI. PERFIL CONDUCTUAL (HABILIDADES Y DESTREZAS) Comunicación oral y escrita efectiva. Organización y responsabilidad. Capacidad de síntesis y razonamiento lógico. Buenas relaciones interpersonales, Trabajo en equipo
VII. ASPECTOS DE VINCULACIÓN Edad Indefinida Sexo Indefinido Estado civil Indistinto
Salario El monto total del contrato será de $2.000.000, que será cancelado en 4 cuotas iguales cada 30 días según entrega satisfactoria de tareas.
Horario de trabajo No aplica. Tipo de contrato El contrato será por prestación de servicios profesionales.
Fuente: Agencia Pública de Empleo SENA – Adaptación de los autores
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Tabla 35. Descripción cargo y perfil Asesor Jurídico I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
Nombre del cargo Asesor jurídico Nivel Asesor No. De cargos 1 (uno). Dependencia Dirección Administrativa y financiera Cargo del jefe inmediato Profesional Administrativo y financiero Personal a cargo No aplica
II. PROPÒSITO PRINCIPAL Desarrollar funciones del ámbito jurídico-administrativo con el objeto de brindar apoyo y asesoría legal en el desarrollo de la actividad empresarial.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Ejercer la representación legal de la empresa, previa delegación del cliente y autorización del gerente. 2. Vigilar la correcta aplicación del derecho administrativo, civil, penal, mercantil, laboral y administrativo, ante las
instancias legales correspondientes de la empresa. 3. Gestionar la contratación legal del talento humano y outsourcing. 4. Apoyar al equipo nuclear para recibir asesoría y apoyo en materia legal. 5. Soporte para la elaboración, revisión y firma de documentos legales implicados en actividades como compra, venta,
arrendamiento, prestación de servicios, relaciones de suministros, entre otras 6. Elaborar dictámenes o emitir su opinión legal sobre los aspectos que sean requeridos por la gerencia del proyecto y de
la empresa. 7. Mantener informado a la gerencia sobre las posibles modificaciones que se realicen o puedan realizar sobre las leyes,
códigos, reglamentos y normativas. 8. Ejecutar las demás funciones inherentes del cargo.
IV. RESPONSABILIDAD Y CRITERIOS DE DESEMPEÑO Conocer el marco jurídico que regula y ampara la actividad empresarial en general, así como el específico referido al
sector donde se desarrolla el negocio. Mantener un adecuado nivel de comunicación con el gerente y equipo nuclear del proyecto.
V. DIMENSIONES DEL CARGO Responsabilidad directa Evitar contratiempos innecesarios o tener una defensa acertada
ante posibles demandas. Autoridad para Representar a la empresa según poder del cliente y autorización
del gerente del proyecto. El grado de independencia de su trabajo es Bajo, sólo rinde cuentas al gerente del proyecto. Contactos internos/ externos:
Contacta con: Autoridades gubernamentales y aduanas e impuestos nacionales.
Contactos esporádicos con: Equipo nuclear, proveedores, outsourcing y la agencia de publicidad.
VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Leyes, normatividad y reglamentos de derecho administrativo, civil, comercial y laboral. Sistema de gestión integrada. Ofimática.
V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO EXPERIENCIA
Título profesional en Derecho. Título de postgrado en derecho comercial y laboral. Tarjeta o matrícula profesional en los casos reglamentados por la ley. Idioma: Inglés nivel básico.
2 años de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.
VI. PERFIL CONDUCTUAL (HABILIDADES Y DESTREZAS) Compromiso misional. Espíritu de servicio. Innovación emprendedora. Iniciativa y pro actividad. Relaciones interpersonales. Trabajo en equipo y colaboración
VII. ASPECTOS DE VINCULACIÓN Edad Indefinida Sexo Indefinido Estado civil Indistinto
Salario El monto total del contrato será de $2.000.000, que será cancelado en 4 cuotas iguales cada 30 días según entrega satisfactoria de tareas.
Horario de trabajo No aplica. Tipo de contrato El contrato será por prestación de servicios profesionales.
Fuente: Agencia Pública de Empleo SENA – Adaptación de los autores
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Anexo S. Acta de constitución ACTA DE CONSTITUCION SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA
En Municipio de Ibagué , Departamento de Tolima, República de Colombia, a los _____________, (cuando es menor de edad) menor de edad, vecino(a) de esta ciudad, identificado(a) con ____________ número __________ expedida en ________, de estado civil ________ domiciliado(a) en la ciudad de ________ en la dirección __________________, representado(a) legalmente por el(los) tutor(es)_______________ identificado(a) con ___________ número _________ y _____________identificado(a) con ____________; _________________, mayor de edad, vecino(a) de esta ciudad, identificado(a) con _____________ número ___________ expedida en_________, de estado civil _________ domiciliado(a) en la ciudad de _________ en la dirección ______________; obrando en las condiciones antes mencionadas han celebrado un contrato de sociedad por acciones simplificadas la que se regirá por los siguientes estatutos, y en lo no previsto en ellos por las normas aplicables a este tipo de sociedad; - ARTICULO No. PRIMERO - DENOMINACIÓN O RAZON SOCIAL Y NATURALEZA: La sociedad se denominará: INDUSTRIAS VEGELIZ, con Sigla ________, razón social bajo la cual girará en adelante. - ARTICULO No. SEGUNDO - DOMICILIO: La sociedad es de nacionalidad colombiana y tendrá como domicilio principal la ciudad de Ibagué, pudiendo no obstante establecer oficinas, sucursales o agencias en cualquier lugar del territorio nacional y del extranjero. - ARTICULO No. TERCERO - DURACIÓN: La sociedad tendrá un término de duración de 10 Años, contados a partir de la fecha de otorgamiento de este documento, pero podrá disolverse antes por alguna de las causales establecidas en este Estatuto Social o en la Ley. - ARTICULO No. CUARTO - OBJETO SOCIAL: El Objeto social de la sociedad será: 1) producción 2) comercialización de productos vegetales perecederos. En desarrollo de su objeto social, la sociedad podrá ser asociada de sociedades comerciales ya sea como asociada fundadora o que luego de su constitución, ingrese a ellas por adquirir interés social en las mismas, comercializar los bienes y productos que adquiera a cualquier título, abrir establecimientos de comercio con tal fin; adquirir, enajenar, gravar, administrar, tomar y dar en arrendamiento toda clase de bienes muebles e inmuebles y en especial hipotecar los bienes inmuebles que adquiera y dar en prenda los bienes muebles que sean de su propiedad; intervenir ante terceros, sean ellos personas naturales o jurídicas, y en especial ante entidades bancarias y crediticias como deudora de toda clase de operaciones de crédito, otorgando las garantías del caso cuando a ello hubiere lugar; dar y recibir dinero en mutuo, con interés o sin él, exigir u otorgar las garantías reales o personales que se requieran en cada caso; celebrar con establecimientos bancarios, financieros y aseguradoras, toda clase de operaciones y contratos relacionados con los negocios y bienes sociales que tengan como fin acrecer su patrimonio; girar, aceptar,
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endosar, asegurar, cobrar y negociar toda clase de títulos valores; administrar bienes de sus asociados o de terceros; celebrar todos los actos y contratos necesarios para el cabal cumplimiento de su objeto social, dentro de los límites y en las condiciones previstas por la Ley y estos Estatutos. - ARTICULO No. QUINTO - CAPITAL SOCIAL: El Capital de la sociedad se encuentra conformado así: a) Capital Autorizado: Es la suma de $ _____________. b) Capital Suscrito $____________ dividido _______ acciones de un valor nominal cada una de $_______, representado en títulos negociables y c) Pagado: $____________ dividido en ______ acciones de un valor nominal $________cada una, representado en títulos negociables, el cual se haya pagado así: SOCIO ACCIONES CAPITAL PAGO CAPITAL SUSCRITO % ________________ __________ $_____________ ___ $ __________________ _____ TOTAL __________ $_____________ ___ $ __________________ _____ (NOTA: En ningún caso. El plazo para el pago de las acciones excederá de dos (2) años)- ARTICULO No. SEXTO - ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN, Y DIRECCCIÓN: Cuando la mayoría absoluta así lo decida la Sociedad tendrá los siguientes órganos de Administración y Dirección. 1) Asamblea General de Accionistas (cuando se constituye con dos o más accionistas); 2)) Gerente y 3) Subgerente. NOBRAMIENTOS: Se realizan los siguientes nombramientos: Como Gerente a ________________________, identificado con _____________ número____________, expedida en ____________ y como Subgerente a ________________________, identificado con _____________ número____________, expedida en ____________. - ARTICULO No. SEPTIMO - REPRESENTACIÓN LEGAL: El Representante Legal de la Sociedad es el Gerente, quien será reemplazado en sus faltas absolutas, temporales, ocasionales o accidentales por el subgerente, con las mismas facultades de aquel. Los representantes Legales tendrán la administración y gestión de los negocios sociales con sujeción a la ley, los estatutos sociales, los reglamentos y resoluciones de la Asamblea General de Accionistas (o por decisión del accionista único). - ARTICULO No. OCTAVO - NOMBRAMIENTO Y PERÍODO: El gerente y subgerente serán designados por un período de dos (2) años contados a partir de su elección, pero podrán ser reelegidos indefinidamente o removidos libremente en cualquier tiempo. Si la asamblea (o el accionista único) no elige a los Representante Legales en las oportunidades que deba hacerlo, continuarán los anteriores en sus cargos, hasta tanto no se efectúe nuevo nombramiento. Parágrafo: El nombramiento de los Representantes Legales deberá inscribirse en el Registro Mercantil, el cual se hará en la Cámara de Comercio del domicilio social, previa presentación del acta (o documento) en que conste su designación, con la constancia de que aquel ha aceptado el cargo. Mientras no se cancele la inscripción en el Registro Mercantil serán representantes legales las personas que aparezcan allí inscritas. - ARTICULO No. NOVENO - FACULTADES REPRESENTANTE LEGAL: En desarrollo de lo contemplado en los artículos 99 y 196 del Código de Comercio, son funciones y facultades del Representante Legal las propias de su cargo y en especial las siguientes: 1) Representar a la Sociedad judicial o extrajudicialmente, ante los asociados, ante terceros y ante toda clase de autoridades judiciales y administrativas, funcionarios, personas jurídicas o naturales, etc., 2) Ejecutar los acuerdos y resoluciones de la
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Asamblea General de Accionistas (o del accionista único), 3) Ejecutar los actos y celebrar los contratos que tiendan a llenar los fines de la sociedad y el objeto social. En ejercicio de esta facultad podrá: enajenar, adquirir, mudar, gravar, limitar en cualquier forma y a cualquier título los bienes muebles e inmuebles de la sociedad; transigir, comprometer, conciliar, desistir, novar, recibir e interponer acciones y recursos en cualquier género de todos los negocios o asuntos de cualquier índole que tenga pendiente la sociedad; contraer obligaciones con garantía personal, prendaria o hipotecaria, dar o recibir dinero en mutuo, hacer depósitos bancarios; firmar toda clase de títulos valores y negociar esta clase de instrumentos, firmarlos, aceptarlos, protestarlos, endosarlos, pagarlos, descargarlos, tenerlos o cancelarlos; comparecer en juicios en que se discute el dominio de los bienes sociales de cualquier clase; formar nuevas sociedades o entrar a formar parte de otras ya existentes, 4) Constituir los apoderados judiciales y extrajudiciales que juzgue necesarios para la adecuada representación de la sociedad, delegándoles las facultades que estime conveniente, de aquellas que él mismo goza, 5) Presentar al accionista(s) en forma periódica, un informe del desarrollo del objeto social acompañado de anexos financieros y comerciales, 6) Presentar los informes y documentos de que trata el artículo 446 del Código de Comercio, 7) Designar, promover y remover el personal de la sociedad siempre y cuando ello no dependa de otro órgano social y señalar el género de sus labores, remuneraciones, etc., y hacer los despidos del caso, 8) Convocar a la Asamblea General de Accionistas (o informar al accionista único) a reuniones de cualquier carácter, 9) Delegar determinadas funciones propias de su cargo dentro de los límites señalados en estos estatutos, 10) Cuidar la recaudación e inversión de los Fondos de la Empresa, 11) Velar porque todos los empleados de la sociedad cumplan estrictamente sus deberes y poner en conocimiento de la Asamblea de Accionistas (o del accionista) las irregularidades o faltas graves que ocurran sobre este particular, 12) Todas las demás funciones no atribuidas por los accionista(s) u otro órgano social que tengan relación con la dirección, de la empresa social, y de todas las demás que le delegue la ley, la Asamblea General ( o accionista único). PARAGRAFO.- El Representante Legal tiene autorización para la celebración de cualquier acto o contrato que no supere los (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes a partir de ese monto requerirá autorización de la Asamblea de Accionistas. -. ARTICULO No. DECIMO - PROHIBICIONES A ADMINISTRADORES: Salvo en los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad mientras estén en el ejercicio de sus cargos, no podrán representar en las reuniones de la Asamblea acciones distintas de las propias, ni sustituir los poderes que para este efecto se confieran. Tampoco podrán votar en la aprobación de balances, ni cuentas de fin de ejercicio, ni en las de liquidación del patrimonio social. - ARTICULO No. UNDECIMO - LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS La Asamblea General de Accionistas la constituyen los accionistas inscritos en el libro de Registro de Acciones o sus representantes o mandatarios, reunidos conforme a las prescripciones legales y estatutarias. - ARTICULO No. DOCE - FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LA ASAMBLEA: Corresponde a la Asamblea General de Accionistas en reuniones ordinarias, lo siguiente: 1) El delineamiento general de las políticas de la sociedad, 2) El estudio y aprobación de todas las reformas a los estatutos de la sociedad, 3) El examen, aprobación o improbación de los balances del ejercicio social, los inventarios,
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el estado de resultados, los informes, cuentas que deberán rendir el Representante Legal y el Revisor Fiscal, si lo hubiera y los demás funcionarios de la Sociedad. En desarrollo de esta atribución no podrán votar los accionistas que sean administradores en la Sociedad. 4) Elegir y remover libremente al gerente y al subgerente y al Revisor Fiscal, 5) Ordenar las reservas ocasionales de capital, 6) Decidir sobre la fusión, transformación o disolución anticipada de la sociedad, 7) Decidir sobre las acciones de carácter ordinario que se colocarán en el mercado sin sujeción al derecho de preferencia y autorizar la negociación o emisión de acciones sin cumplir con el Derecho de Preferencia, 8) Disponer el monto del dividendo así como la forma y plazo con que se pagará, 9) Exigir al Representante Legal, al Revisor Fiscal y demás funcionarios de la sociedad, los informes simples o razonados y pormenorizados sobre cualquier tema o punto que considere de interés, así como estudiar, aprobar, o rechazar dichos informes, 10) Ordenar las acciones que correspondan contra el representante legal, el Revisor Fiscal y contra los demás funcionarios de la sociedad, 11) Adoptar en general todas las medidas que demande el cumplimiento de los estatutos sociales y el interés de la sociedad, 12) Ejercer todas las demás funciones y atribuciones que legalmente hayan sido establecidas a su favor. Parágrafo - PRESIDENCIA DE LA ASAMBLEA: La Asamblea General de Accionistas (o por decisión del accionista único) designará al Presidente en cada reunión y se requiere que este sea accionista o representante de accionista. - ARTICULO No. TRECE - COLOCACIÓN DE ACCIONES: Las acciones en reserva y las provenientes de cualquier aumento de capital suscrito y/o pagado quedan a disposición de el accionista (o Asamblea General de Accionistas), con facultad de ordenar y reglamentar su colocación cuando lo considere conveniente, de acuerdo con las disposiciones contenidas en estos estatutos. -. ARTICULO No. CATORCE - DERECHOS DE LOS ACCIONISTAS: Cada acción conferirá los siguientes derechos a su titular: 1.- Participar en las deliberaciones de la Asamblea General de Accionistas y votar en ellas. 2.- Recibir una parte proporcional de los beneficios sociales establecidos por los balances de fin de ejercicio, con sujeción a lo dispuesto en la ley o en los estatutos. 3.- Negociar las acciones, teniendo en cuenta el derecho de preferencia a favor de los accionistas y de la sociedad. 4.- Inspeccionar libremente los libros y papeles de la sociedad dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a la Asamblea General en que se aprueben los estados financieros del final de ejercicio. 5.- Recibir una parte proporcional de los activos sociales al tiempo de la liquidación y una vez pagado el pasivo externo. - ARTICULO No. QUINCE - TÍTULOS: A todos los suscriptores se les hará entrega de los títulos que acrediten su calidad de accionistas. Los títulos serán nominativos y se expedirán en series continuas, con las firmas del representante legal y el secretario, y en ellos se indicará: a) Denominación de la Sociedad, su domicilio, la escritura (Si se constituyó mediante escritura pública)), fecha y notaria de otorgamiento de la Escritura Pública de Constitución. b) El nombre del accionista. c) La cantidad de acciones que representa cada título y su valor nominal. d) la expresión de que se trata de acciones ordinarias. PARAGRAFO PRIMERO: Mientras esté pendiente la cancelación de parte alguna del capital suscrito de una acción, al accionista se le expedirán certificados provisionales en los que se hará constar el monto de la suscripción y la forma de pago y tendrán las mismas especificaciones que los definitivos. Pagadas totalmente las acciones, se cambiaran los certificados provisionales por títulos definitivos. PARAGRAFO SEGUNDO: Un mismo título puede
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comprender varias acciones, cuando el titular de ellas sea la misma persona, pero ello no obsta para que la sociedad, por solicitud del accionista, expida cuantos títulos se le demanden siempre y cuando se respete que, como mínimo un título debe corresponder a una acción. - ARTICULO No. DIEZ Y SEIS - INDIVISIBILIDAD DE LAS ACCIONES: La acción es indivisible en virtud de ello, cuando varias personas sean titulares conjuntos de una acción, deberán designar un representante único para el ejercicio de los derechos inherentes a la acción y a falta de acuerdo, él o los interesados deberán acudir a un Juez del domicilio social para que lo designe y hasta tanto no haya único representante quedarán en suspenso los derechos de la correspondiente acción. - ARTICULO No. DIECISIETE - DERECHO DE PREFERENCIA: Se establece un doble derecho de preferencia así: a) Derecho de preferencia en la suscripción de nuevas acciones que emita la sociedad mediante el cual, cada accionista puede suscribir de la emisión un porcentaje proporcional al de sus acciones en el capital suscrito de la sociedad, al momento de aprobarse el Reglamento de Colocación de Acciones. Si sobraren acciones por suscribir, en la segunda vuelta cada accionista podrá establecer el número de acciones que de las ofrecidas desea suscribir. Después de agotado el procedimiento anterior, si sobraren acciones habrá una tercera vuelta, en que podrán concurrir libremente terceros. PARAGRAFO: El derecho a la suscripción de acciones es negociable, pero estará sometido al Derecho de Preferencia. b) Derecho de Preferencia en la negociación de acciones, mediante el cual, los accionistas existentes en el momento de la negociación de una o varias acciones tiene derecho de adquirirlas en igual proporción a la de sus acciones suscritas. Si los accionistas interesados en la oferta discreparen respecto del precio, plazo y demás condiciones de la oferta, se designarán tres peritos de común acuerdo por las partes y, en su defecto, la Cámara de Comercio del domicilio social hará la designación. Los peritos designados emitirán, de acuerdo con el análisis de los estados financieros su concepto sobre el precio comercial de la acción, el plazo y demás condiciones de la oferta. El justiprecio y el plazo serán obligatorios para las partes. Sin embargo, ellas podrán convenir en que las condiciones de la oferta sean definitivas, si fueren más favorables a los presuntos adquirientes que las fijadas por los peritos. - ARTICULO No. DIECIOCHO - EJERCICIO DEL DERECHO DE PREFERENCIA: Para efectos de ejercer el derecho de preferencia en la negociación de las acciones, el accionista que pretenda transferirlas deberá poner la oferta en conocimiento de la Sociedad a través del representante legal, con indicación del número de acciones a transferir, el precio de ellas, el plazo, la forma de pago y demás condiciones de la oferta. El representante legal, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la oferta, dará traslado de la oferta por escrito a cada uno de los accionistas que aparezcan inscritos en el Registro de Acciones que lleva la Sociedad y a la dirección allí registrada, indicándoles que disponen de un plazo no mayor a quince (15) días calendario para dar respuesta a la oferta, señalando el número de acciones que de las ofrecidas, el accionista desea adquirir. Vencido el plazo anterior, si sobraren acciones, la sociedad podrá si lo estima conveniente, adquirir dentro de los parámetros y exigencias legales, las acciones ofrecidas para lo cual dispone de un plazo de quince (15) días calendario contados a partir del vencimiento del término de preferencia de los accionistas frente a terceros, teniendo en cuenta que en cualquier diferencia entre el oferente y la sociedad será definida por peritos, como se ha señalado en estos estatutos. Si sobraren acciones
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después de agotado el procedimiento anterior, estas podrán ser colocadas libremente en cabeza de terceros. PARAGRAFO PRIMERO: Siempre que la Sociedad vaya a adquirir sus propias acciones, debe obtener autorización de la Asamblea de accionistas con el voto favorable de no menos del setenta por ciento (70%) de las acciones suscritas y pagarlas con utilidades líquidas. PARAGRAFO SEGUNDO: Los administradores no podrán ni por sí ni por interpuesta persona enajenar o adquirir acciones de la misma sociedad, ni suscribir acciones mientras estén en el ejercicio de sus cargos, a menos que dichos administradores ostenten la calidad de accionistas previamente o que la operación se halle ajena a motivos de especulación y con autorización de la asamblea de accionistas. Otorgada con el voto favorable de las dos terceras partes de sus miembros, excluido el del solicitante, o de la asamblea general, con el voto favorable de la mayoría absoluta. - PARAGRAFO TERCERO: La Asamblea de Accionistas con el voto del ciento por ciento (100%) de las acciones suscritas podrá autorizar la emisión de acciones sin sujeción al derecho de preferencia. - ARTICULO No. DIECINUEVE - ACCIONES EN MORA DE PAGARSE: Cuando existan acciones cuyo capital suscrito no haya sido íntegramente pagado y el accionista esté en mora de cancelarlo, no podrá ejercer ninguno de los derechos inherentes a su condición de tal. Ante este evento, La asamblea de accionistas podrá ordenar o el cobro ejecutivo del valor de la acción con los intereses moratorios más las costas de la cobranza o acumular las sumas de capital pagado de las diferentes acciones del socio y emitirle un título por el valor realmente pagado previa deducción de un porcentaje como indemnización que acuerde la asamblea, el cual no puede ser superior al veinte por ciento (20%) del valor pagado de acciones hasta ese momento. Las acciones que por ese procedimiento se retiren al accionista, se colocarán entre los restantes accionistas con el derecho de preferencia para la suscripción de acciones y solo cuando los restantes accionistas o la sociedad no estén interesados en adquirirlas, podrán colocarse libremente en cabeza de terceros. - ARTICULO No. VEINTE - IMPOSIBILIDAD DE EJERCER EL DERECHO DE PREFERENCIA: No habrá lugar a ejercer el derecho de preferencia en la negociación o transferencia de acciones, en los siguientes casos: Cuando la transferencia la haga el accionista a favor de sus hijos, nietos, padres o hermanos. - ARTICULO No. VEINTIUNO - CONTINUACIÓN DE LA SOCIEDAD CON LOS HEREDEROS: En caso de muerte de uno de los accionistas, la sociedad podrá continuar con sus herederos. No obstante, los restantes accionistas sobrevivientes, dentro del mes siguiente de la fecha de la adjudicación, tienen derecho de adquirir las acciones del fallecido, por el valor intrínseco a la fecha de la adjudicación. El ingreso de los herederos queda sometido a aprobación del cien por ciento (100%) de las acciones suscritas. - ARTICULO No. VENTIDOS - NEGOCIACIÓN DE ACCIONES: Las acciones observando el derecho de preferencia se negociarán mediante endoso acompañado de la entrega material del título que las contiene, pero para que este acto produzca efecto respecto de la Sociedad y de terceros, se requiere de la inscripción en el Libro de Registro de acciones, mediante orden escrita del enajenante, siendo entendido que esta orden podrá darse en forma de endoso sobre el título respectivo. Para hacer la nueva inscripción y expedir el título al adquirente será necesaria la cancelación previa de los títulos del tradente. Hasta tanto no se hayan cumplido los anteriores trámites no se entiende perfeccionada la negociación de las acciones. La Sociedad podrá negarse a hacer la inscripción de la
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transferencia de la acción o acciones, cuando observe que en la misma no se cumplieron las prescripciones estatutarias o legales. PARAGRAFO PRIMERO: Los dividendos pendientes pertenecerán al adquirente desde la fecha de traspaso de las acciones, salvo pacto en contrario de las partes, consagrado expresamente. PARAGRAFO SEGUNDO: En las ventas forzadas y en las adjudicaciones judiciales de acciones nominativas, la inscripción en el libro del Registro de acciones se hará mediante exhibición del original o copia autenticada de los documentos pertinentes. PARAGRAFO TERCERO: Las acciones y los demás valores que emita esta sociedad no podrán inscribirse en el Registro Nacional de Valores y Emisores, ni negociarse en bolsa. - ARTICULO No. VENTITRES - LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONES: La sociedad inscribirá las acciones en un libro registrado en la Cámara de Comercio, en el cual se anotarán los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción, la enajenación o traspaso de acciones, los embargos, demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes y limitaciones del dominio. - ARTICULO No. VENTICUATRO - TRANSFERENCIA DE ACCIONES NO LIBERADAS: Las acciones nominativas no liberadas son transferibles de la misma manera que las acciones liberadas, pero el suscriptor y los adquirientes subsiguientes serán solidariamente responsables por el importe no pagado de ellas. - ARTICULO No. VENTICINCO - PRENDA DE ACCIONES Y DERECHOS DEL ACREEDOR PRENDARIO: Las acciones nominativas pueden ser dadas en prenda por su titular y en ella se perfeccionará mediante el registro del contrato de prenda en el libro de Registro de Acciones. La prenda no conferirá al acreedor los derechos inherentes a la calidad de accionistas, a que se refiere el artículo 7 de estos estatutos y el Código de Comercio. - ARTICULO No. VENTISEIS - EXTRAVIO DE TÍTULOS: En los casos de hurto de las acciones, la sociedad los sustituirá entregándole un duplicado al titular que aparezca inscrito en el Libro de Registro de Acciones, comprobando el hecho ante los administradores y en todo caso, presentando copia auténtica del denuncio correspondiente. Cuando el accionista solicite un duplicado por pérdida o extravío otorgará la garantía que exija la Asamblea General. En caso de deterioro, la expedición de un duplicado requerirá la entrega por parte del accionista de los títulos originales deteriorados, para que la sociedad los anule o destruya. - ARTICULO No. VENTISIETE - REPRESENTACIÓN: Los accionistas podrán hacerse representar en las reuniones de asamblea mediante poder otorgado por escrito en el que se indique; nombre del apoderado y la fecha de la reunión para el cual se confiere. Esta representación no podrá otorgarse a persona jurídica, salvo que se conceda en el desarrollo de un negocio fiduciario. El poder puede comprender dos o más reuniones de la Asamblea pero en tal caso deberá ser otorgado por Escritura Pública o por documento privado legalmente reconocido. PARAGRAFO: Las acciones de un mismo accionista siempre deben votar en un mismo sentido. Es por ello que un accionista no puede constituir más de un apoderado. - ARTICULO No. VENTIOCHO - ACCIONES EN COMUNIDAD: Cuando una o más acciones pertenezcan en común y pro indiviso a varias personas, estas designarán un representante único, quien ejercerá los derechos inherentes a la acción. A falta de acuerdo, el juez del domicilio social designará el representante de tales acciones a petición de cualquier interesado. El albacea con tenencia de bienes representará las acciones que pertenezcan a la sucesión ilíquida, a falta de albacea la representación la ejercerá la persona que elija por mayoría de votos los sucesores
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reconocidos. - ARTICULO No. VENTINUEVE - CLASES DE REUNIONES: Las reuniones de la Asamblea General de Accionistas podrán ser ordinarias y extraordinarias. Las ordinarias se efectuarán dentro de los tres (3) primeros meses de cada año, en el domicilio social, previa citación que haga el Gerente o Revisor Fiscal (Si lo hubiera) y en caso de citación plural valdrá la convocatoria para fecha más próxima. Las extraordinarias se llevarán a cabo cuando las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía así lo exijan, por convocación del Gerente o del Revisor Fiscal. No obstante podrá reunirse sin previa citación y en cualquier sitio, cuando esté representada la totalidad de las acciones suscritas. - ARTICULO No. TREINTA - REUNIONES ORDINARIAS: Las reuniones ordinarias tendrán por objeto examinar la situación de la Sociedad, designar a los representantes legales, determinar las directrices económicas de la Sociedad, considerar los estados financieros del último ejercicio social, resolver sobre la distribución de utilidades y, en fin, acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. - ARTICULO No. TREINTA Y UNO - REUNIONES POR DERECHO PROPIO: Si la asamblea no es citada a reuniones ordinarias dentro del período señalado, en ella podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil del mes de abril a las 10 de la mañana (10 a.m.), en la sede donde funciona la administración de la sociedad. Dicha reunión será ordinaria y sesionará con cualquier número plural de acciones presentes y representadas. Sin embargo las reformas estatutarias y la creación de acciones privilegiadas requerirán siempre el quórum previsto en la ley o en los estatutos sociales. - ARTICULO No. TREINTA Y DOS - REUNIONES EXTRAORDINARIAS: La asamblea de accionistas podrá ser convocada a sesiones extraordinarias el Gerente o el Revisor fiscal y en los casos previstos en la ley por el Superintendente de Sociedades. Igualmente se convocará a solicitud de un número plural de accionistas que represente por lo menos la cuarta parte (1/4) de las acciones suscritas, caso en el cual la citación deberá cumplirla el Gerente o el Revisor Fiscal. El Superintendente de Sociedades podrá ordenar la convocatoria a Asamblea o hacerla directamente cuando lo solicite el número plural de accionistas que represente no menos de la quinta parte (1/5) de las acciones suscritas. Siempre que se citare a reunión extraordinaria deberá incluirse en la citación el orden del día. En tales reuniones la Asamblea únicamente podrá tomar decisiones relacionadas con los temas previstos en el orden del día. No obstante con el voto favorable del setenta por ciento (70%) de las acciones suscritas presentes y representadas, la Asamblea podrá ocuparse de otros temas para reuniones ordinarias, una vez agotado el orden del día. - ARTICULO No. TREINTA Y TRES - REUNIONES NO PRESENCIALES: Las reuniones no presenciales podrán darse tanto en la reunión ordinaria como en la extraordinaria de conformidad con lo establecido en los artículos 19 y 20 de la ley 222 de 1.995. - ARTICULO No. TREINTA Y CUATRO - CONVOCATORIA: La convocatoria para reuniones ordinarias debe hacerse con una antelación de quince (15) días hábiles para aquellas reuniones en las que haya de aprobarse balance y/o inventarios y/o estado de resultados. Para las reuniones extraordinarias se hará con una antelación de cinco (5) días calendario. La convocatoria se hará por uno de los siguientes medios de comunicaciones escritas, carta, telegrama, fax enviadas a cada uno de los accionistas a la dirección o fax registrados en la secretaria de la sociedad o mediante aviso publicado en un periódico de circulación nacional. Toda citación deberá contener el día, hora y lugar en que deba
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reunirse la Asamblea y el orden del día cuando sea extraordinaria. En el acta de la sesión correspondiente debe dejarse constancia de la forma y fecha en que se hizo la citación. - ARTICULO No. TREINTA Y CINCO - QUORUM: Habrá dos tipos de quórum con relación a la Asamblea General de Accionistas uno para deliberar y otro para decidir, así: A) QUORUM DELIBERATORIO: Constituye quórum para deliberar la presencia de la mayoría absoluta de las acciones suscritas de la sociedad y para establecerlo se deberá tener en cuenta el Libro de Registro de Acciones, de tal manera que toda acción que se contabilice deberá estar allí inscrita y verificarse la identificación de su titular, así como la idoneidad de la representación en los eventos en que el accionista actué a través de representante. B) QUORUM DECISORIO. Las decisiones de la Asamblea se tomarán por la mayoría absoluta de votos presentes o representados, salvo que la ley o los estatutos exijan mayoría especiales, siempre y cuando exista quórum para deliberar, el cual deberá mantenerse durante todo el tiempo de la reunión. Para establecer el quórum deliberatorio y decisorio se exigirá siempre la presencia de un número plural de accionistas y no podrá existir ni el uno, ni el otro, con la presencia de un solo accionista, así sea titular y este representado el número de acciones exigido para su existencia. Cuando se trate de aprobar balances, cuentas de fin de ejercicio y de liquidación, la decisión se tomará por la mayoría de votos presentes, descontado los que corresponden a los administradores o empleados de la Sociedad, quienes como se indicó no podrán votar en estos actos. Para reformar estatutos se requerirá el voto favorable de un número plural de accionistas que represente cuando menos el setenta por ciento (70%) de las acciones suscritas de la Sociedad presentes en la reunión. - ARTICULO No. TREINTA Y SEIS - DERECHO DE VOTO: En la Asamblea de Accionistas cada socio tendrá tantos votos cuantas acciones suscritas tenga en la Sociedad. - ARTICULO No. TREINTA Y SIETE - REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA: Si se convoca la Asamblea de Accionistas y esta no se lleva a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de accionistas, cualquiera que se la cantidad de las acciones que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez (10) días hábiles ni después de los treinta (30) días hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. Para las reformas de estatutos y la creación de acciones privilegiadas, se requerirá el voto favorable de un número plural de accionistas que represente cuando menos el setenta por ciento (70%) de las acciones suscritas de la sociedad presentes en la reunión para las primeras y no menos del setenta y cinco por ciento (75%) de las acciones suscritas para las segundas.- ARTICULO No. TREINTA Y OCHO - SECRETARIO: La Asamblea General de Accionistas designará en cada reunión una persona para que actúe como secretario de la Asamblea, quien será el encargado de gestionar y adelantar las tareas de mecánica de la reunión y elaborar el acta de la misma. - ARTICULO No. TREINTA Y NUEVE - ACTAS: Las decisiones de la Asamblea General de Accionistas, se harán constar en actas aprobadas por la misma o por las personas designadas en la reunión para tal efecto y además serán firmadas por el Presidente y Secretario de la misma. Ellas se encabezarán con su número y expresarán: lugar, fecha y hora de la reunión, número de acciones suscritas presentes o representadas en la reunión, el medio, antelación y órgano que convocó a la reunión, la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen, los asuntos tratados, las
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decisiones adoptadas y el número de votos obtenidos a favor, en contra o en blanco, las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión, las designaciones efectuadas y la fecha y hora de su clausura. - ARTICULO No. CUARENTA - DEL REVISOR FISCAL: Cuando por estatutos se decida tener Revisor Fiscal, este será un contador público elegido por la Asamblea General de Accionistas (o por decisión del accionista único) para un período igual al del representante legal, podrá ser reelegido indefinidamente o removido libremente antes del vencimiento del mismo. El Revisor Fiscal tendrá un suplente que lo reemplazará en sus faltas absolutas, temporales o accidentales. Para ser Revisor fiscal de la Sociedad se requiere ser Contador Público con matrícula vigente. (Nota: Para este tipo de sociedades comerciales no es obligatorio tener Revisor Fiscal). - ARTICULO No. CUARENTA Y UNO - FUNCIONES Y ATRIBUCIONES: El Revisor Fiscal tendrá las siguientes funciones y atribuciones: 1) Verificar que se cumplan a cabalidad los estatutos de la sociedad, las órdenes e instrucciones impartidas por la Asamblea General de Accionistas (o por el accionista único), 2) Examinar y emitir conceptos sobre los estados financieros, actas y libros de contabilidad, la correspondencia, el archivo de la sociedad y velar porque la contabilidad y todos los demás actos de la Sociedad se ajusten a las prescripciones legales, 3) Autorizar con su firma los balances de la Sociedad, 4) Informar a la Representación Legal, y a la Asamblea de Accionistas (o al accionista único) sobre todas las irregularidades que observe en el desarrollo de las operaciones sociales, 5) Convocar a la Asamblea de Accionistas a reuniones ordinarias o extraordinarias o extraordinarias cuando juzgue conveniente, 6) Rendir a la Asamblea de accionistas un informe sobre la gestión de la Sociedad, así como su marcha según su apreciación y todos los demás informes que se le solicite o estime conveniente, 7) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan inspección y vigilancia de la compañía y rendirles los informes a que haya lugar o que le soliciten, 8) Inspeccionar los bienes de la Sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación y seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier título, 9) Todas las demás funciones que por Ley o por estatutos correspondan a la Revisoría Fiscal. - ARTICULO No. PARAGRAFO - INCOMPATIBILIDADES: No podrán ser revisores fiscales los asociados de la misma compañía, de sus matrices o subordinadas, ni quienes estén ligados por matrimonio o parentesco dentro del cuarto (4) grado de consanguinidad, primero (1) civil, segundo (2) de afinidad o sean consocios de los administradores y funcionarios directivos, cajero, contador de la misma sociedad. - ARTICULO No. CUARENTA Y DOS - PROHIBICIONES REVISOR FISCAL: El Revisor Fiscal no podrá: 1) Ni por sí ni por interpuesta persona ser accionista de la sociedad, siendo incompatible con cualquier otro cargo en ella, en el ministerio público o en la rama jurisdiccional, 2) Celebrar contratos con la compañía directa o indirectamente. - ARTICULO No. CUARENTA Y TRES - REMUNERACIÓN: El Revisor Fiscal recibirá por sus servicios, la remuneración que señale la Asamblea General de Accionistas (o por decisión del accionista único). - ARTICULO No. CUARENTA Y CUATRO - BALANCE GENERAL: La sociedad tendrá un período fiscal anual que termina el 31 de diciembre de cada año, fecha en la cual se deberá efectuar un corte de cuentas y elaborarse un balance general, un estado de resultados, un inventario, un proyecto de distribución de utilidades, todo lo presentará a la Asamblea de Accionistas en su reunión ordinaria anual o en su defecto en la primera
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reunión extraordinaria que se celebre. - ARTICULO No. CUARENTA Y CINCO - RESERVA LEGAL: De conformidad con lo dispuesto en la ley, la sociedad formará una reserva legal anual con no menos del diez por ciento (10%) de las utilidades líquidas de cada ejercicio, hasta llegar al tope del cincuenta por ciento (50%) del capital suscrito. - ARTICULO No. CUARENTA Y SEIS - RESERVAS OCACIONALES: La Asamblea General de Accionistas (o el accionista único) podrá ordenar la creación de reservas ocasionales con fines específicos, las cuales serán obligatorias para el ejercicio en el cual se decreten. No obstante, la Asamblea podrá cambiar la destinación de la reserva ocasional u ordenar su distribución como utilidades cuando haya necesidad de utilizarla. - ARTICULO No. CUARENTA Y SIETE - DIVIDENDOS: Aprobado el Balance, el Estado de Resultados y efectuada la reserva legal y ocasional decretada, hechas las apropiaciones para el cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias, se procederá a estudiar y decidir sobre el proyecto de distribución de utilidades. Dichos dividendos se cancelarán en la forma y tiempo que acuerde la Asamblea General de Accionistas (o por decisión del accionista único), salvo que se disponga una capitalización de ellos, para lo cual se tendrá en cuenta el quórum decisorio de ley. En todo caso cuando se configure una situación de control en los términos previstos en la ley, solo podrá pagarse el dividendo en acciones liberadas de la misma sociedad a los socios que así lo acepten. - ARTICULO No. CUARENTA Y OCHO - DISOLUCIÓN: La sociedad se disolverá por las siguientes causales: 1) Por vencimiento del término de duración pactado, si no se prorrogare el tiempo, 2) Por la declaratoria de quiebra, debidamente ejecutoriada, 3) Por la enajenación total de sus activos, como consecuencia de la fórmula concordataria, 4) Por la decisión de la Asamblea General de Accionistas (o por decisión del accionista único) con un quórum no inferior al setenta por ciento (70%) de las acciones suscritas presentes o representadas en la Asamblea, 5) Por la concurrencia de pérdidas que reduzcan el patrimonio neto por debajo del cincuenta por ciento (50%), 6) Por la reducción de los accionistas a menos de cinco, 7) Cuando el noventa y cinco por ciento (95%) de las acciones suscritas llegue a pertenecer a un solo accionista, 8) Por la ocurrencia de cualquiera de las causales previstas en el artículo 218 del Código de Comercio, 9) Por decisión de la autoridad competente y en fin por todas las previstas en la ley y en estos estatutos. - ARTICULO No. CUARENTA Y NUEVE - LIQUIDACIÓN: Disuelta la sociedad por cualquier causa, se procederá a la liquidación de acuerdo con lo previsto por la ley. Una vez disuelta se deberá avisar por medio de un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y se fijara en lugar visible en las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad, con el fin de que todos los acreedores hagan valer sus créditos; después de treinta (30) días de la publicación se formará un inventario de bienes y obligaciones. En el pago de las obligaciones se tendrá en cuenta la prelación de créditos establecidos por la ley. Pagadas las acreencias y hechas las reservas para el pago de aquellas cuyos titulares no se hicieron presentes se elaborará por el liquidador un proyecto de pago de las acciones y distribución de activos superior al valor de estas si quedaré, con indicación de los pagos que deban hacerse en especie y en dinero, señalándose para los primeros el valor que se les atribuye a los bienes a entregar. - ARTICULO No. CINCUENTA - EL LIQUIDADOR: La liquidación del patrimonio social, la realizará la persona designada como liquidador, a falta de designación, le corresponderá al Representante Legal. El Liquidador tendrá un suplente
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quien actuará en las faltas absolutas, temporales, ocasionales o accidentales de aquel con las mismas facultades. -. ARTICULO No. CINCUENTA Y UNO - FUNCIONAMIENTO DE LA ASAMBLEA: En el período de liquidación la Asamblea sesionará en sus reuniones ordinarias y extraordinarias en la forma prevista en estos estatutos y tendrá las funciones compatibles con el estado de liquidación, tales como aprobar los estados financieros y la cuenta final de liquidación. Igualmente la Junta Asesora sesionará en la época prevista en estos estatutos o en la ley. - ARTICULO No. CINCUENTA Y DOS - CUENTA FINAL DE LIQUIDACIÓN: Cancelado el pasivo social externo, se elaborará la cuenta final de liquidación y el acta de distribución del remanente social entre los accionistas, la cual será aprobada por la Asamblea de accionistas, previa convocatoria realizada por el liquidador. Si hecha la citación no se hacen presentes los accionistas, se convocará a una segunda reunión para dentro de los diez (10) días hábiles siguientes y si en esa ocasión no concurre ninguno, se entenderán aprobadas las cuentas de los liquidadores, las cuales no podrán ser impugnadas posteriormente. Aprobada la cuenta final de liquidación, se entregara a los accionistas lo que les corresponde y si hay ausentes o son numerosos, los liquidadores citaran a través de avisos que se publicarán por no menos de tres (3) veces, con intervalos de ocho (8) a diez (10) días, en un periódico que circule en el lugar del domicilio social; para lo cual el liquidador entregara los documentos de traspaso a que haya lugar, los bienes que correspondan a los accionistas que no se hubiesen presentado a recibirlos, sólo podrán reclamarlos dentro del año siguiente, transcurrido el cual los bienes pasaran a ser propiedad de la entidad de beneficencia. - ARTICULO No. CINCUENTA Y TRES - DISTRIBUCIONES EN ESPECIE: En el momento de aprobarse la cuenta final de liquidación, se podrán hacer distribuciones en especie. Cuando se hagan adjudicaciones de bienes para cuya tradición de ley exige formalidades especiales el liquidador deberá cumplir con ellas. Si la formalidad consiste en el otorgamiento de escritura pública, bastará que se eleve la parte pertinente del Acta donde conste tal adjudicación. - ARTICULO No. CINCUENTA Y CUATRO - PROHIBICIONES: La sociedad no podrá constituir en garante de obligaciones de terceros ni firmar títulos de contenido crediticio, ni personales o de participación, ni títulos valores representativos de mercancías, y si de hecho lo hiciesen, las cauciones así otorgadas no tendrán valor alguno y debe responder el patrimonio de quien lo comprometió. - ARTICULO No. CINCUENTA Y CINCO - CLÁUSULA COMPROMISORIA: Toda controversia o diferencia relativa a este contrato, a su ejecución, a su liquidación, al cumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas en el mismo y las que surgieran entre los socios y la sociedad o entre aquellos por razón de tal contrato social, se resolverán por un Tribunal de Arbitramento que funcionará en el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad y que se sujetará a lo dispuesto en el Decreto 2279 de 1989, ley 23 de 1991, Decreto 2651 de 1991, ley 377 de 1997, ley 446 de 1998 y a las demás disposiciones legales que los reglamenten, adicionen o modifiquen y de acuerdo con las siguientes reglas: a. El Tribunal estará integrado por uno o tres árbitros según sea de menor o mayor cuantía, respectivamente. b. El Tribunal decidirá en derecho. c. El Tribunal funcionará en el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad.
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En constancia se firma en la ciudad de Ibagué. A los 01 días del mes de septiembre del año 2010.
____________________________ C.C. ________ expedida en _____ Presidente ____________________________ C.C. ________ expedida en _____ Secretario El notario,
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Anexo T. Actividades, descripción y entregable.
EDT ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ENTREGABLE
A. Contratación del gerente del proyecto
La convocatoria será realizada por intermedio del servicio público de empleo del SENA. Además se utilizarán anuncios en el periódico El Nuevo Día y en la emisora Tropicana estéreo. El personal que se postule al cargo de gerente del proyecto deberá tener alguna de las siguientes profesiones: Administrador de Empresas, Ingeniero Industrial, Economía ó Finanzas y acreditar título especialización en gerencia de proyectos; experiencia mínima 4 años en proyectos de fabricación y comercialización de productos perecederos. El proceso de contratación incluirá: 1) Recepción mínima de 10 hojas de vida 2) Aplicación de pruebas psicotécnicas y de conocimientos mín. 10 aspirantes 3) Entrevista final, mín. a 4 personas, 4) Selección del gerente del proyecto, 5) Legalización del contrato, 6) Inducción
Gerente de proyecto contratado
B. Contratación del equipo nuclear base
La convocatoria será realizada por intermedio del servicio público de empleo del SENA además se utilizarán anuncios en el periódico El Nuevo día y en la emisora Tropicana estéreo. El personal que se postule debe cumplir con los requisitos necesarios para integrar el equipo nuclear base.
Equipo nuclear base
C. Revisión y ajustes del proyecto inicial
El proyecto inicial será distribuido entre cada uno de los integrantes del equipo nuclear para su revisión, en áreas administrativa y financiera, técnica y de mercado. En cada caso el proyecto debe ser actualizado y ajustado por cada gerente de área en cuanto a alcance, tiempo, costos y calidad. Finalmente, el gerente general recopilará los informes, elaborando al final un documento, el cual será el proyecto inicial ajustado.
Proyecto inicial revisado y ajustado.
D.
Definición del plan maestro para la ejecución del proyecto
En coordinación con el gerente general, cada integrante del equipo nuclear, teniendo como base el proyecto inicial ajustado, se encargará de elaborar un plan de desarrollo de actividades para su área. Al final, el gerente hará una recopilación de estos planes para elaborar el plan maestro para la ejecución del proyecto, que permita el alcance de la misión y el largo plazo de la visión de la empresa, según alcance, costos y programación del proyecto. Este plan estará sujeto a control y seguimiento según los indicadores establecidos, que permitan evaluar secuencialmente el proyecto.
Plan maestro para la ejecución del proyecto
E. Constitución legal de la empresa En este caso se constituirá una Sociedad Anónima Simplificada S.A. Empresa legalmente
constituida
F. Arriendo planta de producción.
Se arrendará una bodega zona industrial del Parque Industrial de la Zona Franca, tiene unas dimensiones 305 metros cuadrados vía Bogotá, cuenta con todos los servicios públicos y con excelentes vías de acceso y en buen estado. El lugar facilita la realización de adecuaciones, con el consentimiento del propietario. El piso, techo, paredes cumplirán con la normatividad en temas de seguridad industrial e higiene
Planta de producción arrendada
G. Diseños de procesos y procedimientos
Se elaborarán manuales de procedimientos: 1) Operativos 2) Administrativos 3) Comerciales y 4) Financieros.
La elaboración de cada uno de los anteriores documentos estará bajo responsabilidad del área administrativa y financiera, la cual contará con el apoyo del área técnica y de mercados, cuando se requiera. Se generarán las respectivas propuestas, que serán revisados por el gerente general, para que nuevamente se hagan las correcciones necesarias, y terminar con las ediciones y corrección de estilo en los documentos.
Procesos de procedimiento y de administración y ventas diseñadas.
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EDT ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ENTREGABLE
H. Gestión de proveedores.
En la gestión de proveedores se buscará conformar una terna de proveedores de acuerdo a los elementos y productos a adquirir por parte de la empresa. El tipo de proveedores a seleccionar son los siguientes: 1) proveedores de materia prima, se tendrán en cuenta los precios, tiempos de entrega, inventarios y servicio al cliente, en Fresno (Banano), Lérida (Mango) y Dolores (Piña), 2) Proveedor de maquinaria industrial en la ciudad de Bogotá y Medellín, los cuales deben de tener una experiencia mínima de 5 años, 3) Proveedores de empaque en Bogotá y Medellín, 4) Proveedores de muebles, herramientas y otros, 4) proveedores para la materia prima, la maquinaria industrial, los muebles y equipos, los que deben de cumplir con las condiciones solicitadas por la empresa. Los pasos a seguir para su escogencia son: 1) Convocatoria, 2) Preselección, 3) Selección de una terna base según el área requerida.
Proveedores seleccionados.
I.
Diseño plan de publicidad para el lanzamiento del producto
El plan de publicidad incluye lo siguiente. 1) Contactos con distribuidores e intermediarios 2) Plan publicitario consistente en: Dos cuñas radiales diarias en Tropicana estéreo, un anuncio diario en el periódico Nuevo Día, degustaciones de 100 paquetes de frutas de 30 gramos, con 2 impulsadoras, repartición de 1000 volantes, 10 posters en los puntos de venta de las grandes superficies y la preparación del evento de lanzamiento.
Plan de publicidad para el lanzamiento del producto.
J.
Contratación de outsourcing de adecuación de instalaciones
Contratar una empresa o persona natural para la ejecución de las adecuaciones locativas. Los cuales deben ser reconocidos en la ciudad, con una trayectoria mínima de 5 años para la selección de la empresa o persona encargada se tendrá en cuenta: 1) Convocar mínimo 3 empresas o personas especializadas en hacer adecuaciones, 2) Revisión mín. 3 propuestas, 3) Análisis de la propuesta en cuanto a costos, tiempo y diseño, 4) Selección de la propuesta más adecuada, 5) Contratación del outsourcing. Todas estas obras deberán cumplirán los requisitos consignados en la ley 1429 de 2010 prohíbe la contratación de actividades misionales y permanentes por medio de CTA, por tanto, no deben realizar intermediación laboral (Congreso de la República de Colombia, 2010). Con el Decreto 2025 de 2011, establece que solo las EST pueden hacer tal intermediación (Presidencia de la República de Colombia, 2011).
Contrato de adecuación.
K. Adecuación de las instalaciones.
Ejecutar las obras de adecuación, dentro de los términos y condiciones estipuladas, dando cumplimiento a la reglamentación que por ley cobija este tipo de actividades.
Las adecuaciones dividirán la empresa en las siguientes áreas: Oficinas, Recepción oficina, Baño oficina, Cafetería, Baño personal, Almacén insumos, Recepción materia prima, Área producción, Almacén materias primas, Almacén producto terminado.
Planta de producción adecuada
L.
Contratación de personal administrativo y de producción
El proceso de selección será el siguiente: 1) Convocatoria personal para producción y administración por intermedio del Servicio público de empleo del SENA, por el periódico Nuevo Día y la emisora Tropicana Estéreo,
2) Para producción:
Se recibirán como mínimo 15 hojas de vida y máximo 30. Pruebas psicotécnicas mín. 15 personas Entrevista mín. a 10 personas. Selección de 7 operarios. Inducción
3) Para administración:
Se seleccionarán un contador, una aseadora, un mensajero, un revisor fiscal y 2 secretarias:
Recepción mínimo 10 y máximo 20 hojas de vida por cargo solicitado
Prueba psicotécnica mín. 6 personas por cargo y máximo 10. Entrevista a 3 personas por cargo. Selección de una persona por cargo. Inducción
La capacitación del personal de producción y personal administrativo durará 2 días en las instalaciones de la empresa; los encargados de la capacitación
Personal administrativo-financiero y de producción, seleccionado y capacitado
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EDT ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ENTREGABLE
serán los integrantes del equipo nuclear, con el apoyo del gerente general.
La capacitación en producción se debe de dar en: funciones de los cargos, BPM, Manejo de puntos críticos en producción, Mantenimiento de maquinaria, Manejo de materias primas, Seguridad industrial y salud ocupacional.
La capacitación en lo administrativo será relacionada con los procesos administrativos, contables y funcionamiento de producción de la empresa. Todo el personal capacitado debe tener la afiliación a seguridad social.
M. Adquisición y montaje de equipos
Teniendo en cuenta la selección de proveedores a partir de la terna hecha con anticipación, esta actividad tendrá los siguientes pasos: 1) Adquisición de la maquinaria al proveedor escogido con las respectivas garantías, 2) Montaje de la maquinaria y equipo.
Los equipos y máquinas deben ser de acero inoxidable, ser fácilmente lavables y deben cumplir con las especificaciones técnicas y las garantías necesarias exigidas por la empresa. Las áreas para su instalación de cada maquinaria o equipo cumplirán con lo especificado en el proyecto ajustado, el decreto 3075 de 1997 y la ley 9 de 1979. Los equipos y la maquinaria serán probados por varios días para verificar su funcionamiento normal y realizar los ajustes necesarios. Esta maquinaria se ubicará en un área aproximada de 90m2.
Maquinaria y equipo instalado.
N. Adquisición de materias primas
Consiste en la compra de la materia prima con base en las especificaciones dadas y todas las garantías al respecto.
La materia prima consistirá en tres frutas. El tiempo de entrega solicitado será de 3 días.
El producto será revisado y seleccionado en el momento de recepción, se procede a su almacenamiento. Se harán devoluciones cuando sea necesario.
Materia prima comprada
O.
Adquisición e instalación muebles, enseres y equipos de cómputo
Se comprará e instalará los activos, así: 1) Adquisición de muebles, enseres y de equipos de cómputo y software requeridos con el soporte técnico necesario al proveedor escogido, con todas las garantías del caso, 2) Ubicación de los muebles y enseres, 3) Instalación de 3 computadores teniendo en cuenta las conexiones eléctricas y de Internet requeridas, una impresora multifuncional.
Se tendrá en cuenta que los equipos adquiridos sean los adecuados para que soporte los programas necesarios para la empresa.
Muebles, enseres y equipo de cómputo instalados.
P. Prueba piloto ajustes y preparación
Se busca la estandarización de procesos y la elaboración de un prototipo del producto para ser enviado al INVIMA, para su legalización y comercialización. El proceso que se sigue es el siguiente :
1) Prueba de funcionamiento equipos, 2) Elaboración prototipo del producto, 3) Estandarización procesos.
Prueba piloto
Q. Licencias y permisos de operación
Se requiere tramitar las siguientes licencias y permisos de operación: 1) Registro INVIMA a partir del prototipo producido. 2) Registro de marca del producto. 3) Código de barras para los productos de la empresa. 4) Licencias ambientales con la Corporación Autónoma Regional del Tolima CORTOLIMA, 5) Permisos de sanidad e higiene ante la secretaria de salud, 6) Certificado de seguridad (bomberos).
Obtención licencias y permisos de operación
128
EDT ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ENTREGABLE
R. Cierre y entrega del proyecto
Se evaluarán los productos generados para poner en marcha la fábrica de producción y comercialización de frutas liofilizadas, se hará una recopilación de todos los documentos elaborados. En este caso se entregarán: 1) Garantías de los elementos adquiridos. 2) Manuales administrativos y de producción. 3) Listado de distribuidores y proveedores 4) Informes de cierre y liquidación por el equipo nuclear. Por último, se hará el Acta de entrega a satisfacción.
Cierre y entrega del proyecto
S. Inauguración
Se hará la inauguración de la empresa, con previa difusión en la ciudad de Ibagué, con invitación a altos ejecutivos y personas importantes de la región, asimismo, los proveedores, los distribuidores y clientes potenciales para preventa. La inauguración tendrá difusión radial, con la presencia de autoridades religiosas y del gobierno local.
Se realizará un evento con una orquesta de música tropical en alusión a las frutas, se organizarán rifas de llaveros y gorras alusivas a la empresa. De igual manera, se entregarán degustaciones del producto.
Inauguración de la empresa.
Fuente: Los Autores.
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Anexo U. Matriz de Responsabilidades
ID EDT Nombre de tarea Cliente Gerente General
Profesional Administrativo y Financiero
Asesor Contable
Asesor Jurídico
Profesional Técnico
Profesional de Mercadeo
A 1 Contratación del gerente del proyecto
1.1 Reclutamiento P S 1.2 Selección P S 1.3 Contratación P S
B 2 Contratación del equipo nuclear
2.1 Reclutamiento P 2.2 Selección P 2.3 Contratación P 2.4 Capacitación P
C 3 Revisión y ajustes del proyecto
3.1 Planificación P S S 3.2 Ejecución P S 3.3 Seguimiento y control P S 3.4 Cierre S P S S S S S
D 4 Definición del plan maestro para la ejecución del proyecto
P P S S
4.1 Plan de desarrollo por áreas del proyecto P S S S
4.2 Plan maestro para la ejecución del proyecto S P S
E 5 Constitución Legal de la empresa
5.1 Matricula persona jurídica P S
5.2 Matrícula del establecimiento P S S
5.3 Inscripción de
documentos P S
5.4 Impuesto de registro y otros trámites de apertura P S S
F 6 Arrendamiento planta de producción
6.1 Contacto inmobiliaria (Arrendador) S P S
6.2 Visita verificación de la
bodega S P
6.3 Diseño distribución y ajustes de planta S P
6.4 Celebración contrato de arrendamiento S P S S
G 7 Definición de procesos y procedimientos
7.1 Caracterización de los procedimientos S P S S
7.2 Descripción de objetivos,
tareas y responsables S P S S
H 8 Gestión de proveedores P
8.1 Lista de adquisiciones S P
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ID EDT Nombre de tarea Cliente Gerente General
Profesional Administrativo y Financiero
Asesor Contable
Asesor Jurídico
Profesional Técnico
Profesional de Mercadeo
8.2 Cotizaciones P 8.3 Selección S P S P
I 9 Implementación plan de lanzamiento del producto
9.1 Contactos con
distribuidores grandes superficies
P
9.2 Cotizaciones agentes
promoción y publicidad P
9.3 Selección agente
publicitario P
9.4 Contratación Personal
apoyo para lanzamiento S P
9.5 Promoción y publicidad S P 9.6 Localización del evento P 9.7 Invitaciones P
J 10
Contratación outsourcing para adecuación de instalaciones
P
10.1 Convocatoria P
10.2 Recepción de propuestas S P
10.3 Revisión y análisis de propuestas S S P
10.4 Selección S S P 10.5 Contratación S P
K 11 Adecuación de la planta
11.1 Eléctricos S P 11.2 Iluminación S P 11.3 Acueducto y Alcantarillo S P 11.4 Ventilación S P
11.5 Seguridad e higiene industrial S S P
11.6 Teléfono S P
L 12 Contratación de personal administrativo y de producción
12.1 Reclutamiento P S 12.2 Selección P S 12.3 Contratación P S 12.4 Capacitación P S
M 13 Adquisición y montaje de maquinaria y equipo de producción
13.1 Pedido de maquinaria y
equipo de producción S P
13.2 Recepción y montaje de
la maquinaria y equipo S P
N 14 Adquisición de materias primas P
14.1 Pedido de materia prima, insumos y materiales P
131
ID EDT Nombre de tarea Cliente Gerente General
Profesional Administrativo y Financiero
Asesor Contable
Asesor Jurídico
Profesional Técnico
Profesional de Mercadeo
14.2 Recepción y almacenamiento P
O 15
Adquisición de suministros, muebles, equipos, elementos de aseo y cafetería
15.1 Pedido Insumos y materiales S P
15.2 Pedido Muebles y enseres P
15.3 Pedido Equipo de cómputo y software P
15.4 Pedido Comunicaciones P
15.5 Pedido Elementos de aseo y Cafetería P
15.6 Recepción y almacenamiento P
15.7 Instalación y ensamble de equipos S P
P 16 Prueba piloto de producción
16.1 Selección, lavado y corte
de materia prima P S
16.2 Proceso liofilización P S 16.3 Inspección calidad S P S 16.4 Empaque P S 16.5 Embalaje P S
Q 17 Licencias y permisos de operación
17.1 Registro INVIMA S P
17.2 Registro de marca del producto S P
17.3 Código de barras para el producto S P
17.4 Licencias ambientales
CORTOLIMA S P
17.5 Permisos de sanidad e
higiene ante la secretaria de salud
S P
17.6 Certificado de seguridad
(bomberos). S P
R 18 Evaluación, cierre y entrega del proyecto
18.1 Acta de conformidades S P S S S 18.2 Acta de liquidación S P S S S 18.3 Acta de cierre S P S S S
S 19 Inauguración
19.1 Protocolo del evento P S
19.2 Rifas y entrega de premios P S
19.3 Degustación del producto P S
19.4 Pre-venta P S 19.5 Cierre del evento P S
Clave: P= Responsabilidad Principal; S= Responsabilidades de apoyo Fuente: Los Autores.
132
Anexo V. Matriz de precedencias del proyecto
ENTRADA ID EDT NOMBRE DE TAREA PREDECESORAS
1 A 1 Contratación del gerente del proyecto 2 1.1 Reclutamiento 3 1.2 Selección 2 4 1.3 Contratación 3 5 B 2 Contratación del equipo nuclear 1 6 2.1 Reclutamiento 4 7 2.2 Selección 6 8 2.3 Contratación 7 9 2.4 Capacitación 8 10 C 3 Revisión y ajustes del proyecto 5 11 3.1 Planificación 9 12 3.2 Ejecución 11 13 3.3 Seguimiento y control 12 14 3.4 Cierre 13
15 D 4 Definición del plan maestro para la ejecución del proyecto 10
16 4.1 Plan de desarrollo por áreas del proyecto 14 17 4.2 Plan maestro para la ejecución del proyecto 16 18 E 5 Constitución Legal de la empresa 15 19 5.1 Matricula persona jurídica 17 20 5.2 Matrícula del establecimiento 19 21 5.3 Inscripción de documentos 20 22 5.4 Impuesto de registro y otros trámites de apertura 21 23 F 6 Arrendamiento planta de producción 18 24 6.1 Contacto inmobiliaria (Arrendador) 22 25 6.2 Visita verificación de la bodega 24 26 6.3 Diseño distribución y ajustes de planta 25 27 6.4 Celebración contrato de arrendamiento 26
28 G 7 Definición de procesos y procedimientos 15 29 7.1 Caracterización de los procedimientos 22 30 7.2 Descripción de objetivos, tareas y responsables 29
31 H 8 Gestión de proveedores 15
32 8.1 Lista de adquisiciones 22 33 8.2 Cotizaciones 32 34 8.3 Selección 33 35 I 9 Implementación plan de lanzamiento del producto 15 36 9.1 Contactos con distribuidores grandes superficies 22 37 9.2 Cotizaciones agentes promoción y publicidad 36 38 9.3 Selección agente publicitario 37 39 9.4 Contratación Personal apoyo para lanzamiento 38 40 9.5 Promoción y publicidad 39 41 9.6 Localización del evento 40 42 9.7 Invitaciones 41 43 J 10 Contratación outsourcing para adecuación de instalaciones 23 44 10.1 Convocatoria 27 45 10.2 Recepción de propuestas 44 46 10.3 Revisión y análisis de propuestas 45 47 10.4 Selección 46 48 10.5 Contratación 47
49 K 11 Adecuación de la planta 43
50 11.1 Eléctricos 48 51 11.2 Iluminación 50 52 11.3 Acueducto y Alcantarillo 51 53 11.4 Ventilación 52 54 11.5 Seguridad e higiene industrial 53 55 11.6 Teléfono 54
56 L 12 Contratación de personal administrativo y de producción 28;49
133
ENTRADA ID EDT NOMBRE DE TAREA PREDECESORAS
57 12.1 Reclutamiento 55 58 12.2 Selección 57 59 12.3 Contratación 58 60 12.4 Capacitación 59
61 M 13 Adquisición y montaje de maquinaria y equipo de producción 31;49
62 13.1 Pedido de maquinaria y equipo de producción 55 63 13.2 Recepción y montaje de la maquinaria y equipo 62
64 N 14
Adquisición de materias primas 31;49
65 14.1 Pedido de materia prima, insumos y materiales 55 66 14.2 Recepción y almacenamiento 65
67 O 15 Adquisición de suministros, muebles, equipos, elementos de
aseo y cafetería 31;49
68 15.1 Pedido Insumos y materiales 34;55 69 15.2 Pedido Muebles y enseres 68 70 15.3 Pedido Equipo de cómputo y software 69 71 15.4 Pedido Comunicaciones 70 72 15.5 Pedido Elementos de aseo y Cafetería 71 73 15.6 Recepción y almacenamiento 72 74 15.7 Instalación y ensamble de equipos 73
75 P 16
Prueba piloto de producción 56;61;64;67
76 16.1 Selección, lavado y corte de materia prima 60;63;66;73 77 16.2 Proceso liofilización 76 78 16.3 Inspección calidad 77 79 16.4 Empaque 78 80 16.5 Embalaje 79
81 Q 17 Licencias y permisos de operación 75
82 17.1 Registro INVIMA 80 83 17.2 Registro de marca del producto 82 84 17.3 Código de barras para el producto 83 85 17.4 Licencias ambientales CORTOLIMA 84 86 17.5 Permisos de sanidad e higiene ante la secretaria de salud 85 87 17.6 Certificado de seguridad (bomberos). 86 88 R 18 Evaluación, cierre y entrega del proyecto 81 89 18.1 Acta de conformidades 87 90 18.2 Acta de liquidación 89 91 18.3 Acta de cierre 90 92 S 19 Inauguración 35;88 93 19.1 Protocolo del evento 42;91 94 19.2 Rifas y entrega de premios 93 95 19.3 Degustación del producto 94 96 19.4 Pre-venta 95 97 19.5 Cierre del evento 96
Fuente: Los Autores.
134
Anexo W. Actividades y tiempos de duración de las actividades del proyecto
Más Temprana
Más Tardía
EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Duración días
Inicio Fin Inicio Fin Holgura total
1 Contratación del gerente del proyecto 10 días
mié 07/01/15 lun 19/01/15 10 0 10 0 10 0
1.1 Reclutamiento 4 días mié 07/01/15 sáb 10/01/15 4 0 4 0 4 0
1.2 Selección 3 días mar 13/01/15 jue 15/01/15 3 4 7 4 7 0
1.3 Contratación 3 días vie 16/01/15 lun 19/01/15 3 7 10 7 10 0
2 Contratación del equipo nuclear 12 días
mar 20/01/15 lun 02/02/15 12 10 22 10 22 0
2.1 Reclutamiento 4 días mar 20/01/15 vie 23/01/15 4 10 14 10 14 0
2.2 Selección 3 días sáb 24/01/15 mar 27/01/15 3 14 17 14 17 0
2.3 Contratación 3 días mié 28/01/15 vie 30/01/15 3 17 20 17 20 0
2.4 Capacitación 2 días sáb 31/01/15 lun 02/02/15 2 20 22 20 22 0
3 Revisión y ajustes del proyecto 4 días mar 03/02/15 vie 06/02/15 4 22 26 22 26 0
3.1 Planificación 1 día mar 03/02/15 mar 03/02/15 1 22 23 22 23 0
3.2 Ejecución 1 día mié 04/02/15 mié 04/02/15 1 23 24 23 24 0
3.3 Seguimiento y control 1 día jue 05/02/15 jue 05/02/15 1 24 25 24 25 0
3.4 Cierre 1 día vie 06/02/15 vie 06/02/15 1 25 26 25 26 0
4 Definición del plan maestro para la ejecución del proyecto
4 días sáb 07/02/15 mié 11/02/15
4 26 30 26 30 0
4.1 Plan de desarrollo por áreas del proyecto 2 días sáb 07/02/15 lun 09/02/15 2 26 28 26 28 0
4.2 Plan maestro para la ejecución del proyecto 2 días mar 10/02/15 mié 11/02/15 2 28 30 28 30 0
5 Constitución Legal de la empresa 5 días
jue 12/02/15 mar 17/02/15 5 30 35 30 35 0
5.1 Matricula persona jurídica 1 día jue 12/02/15 jue 12/02/15 1 30 31 30 31 0
5.2 Matrícula del establecimiento 1 día vie 13/02/15 vie 13/02/15 1 31 32 31 32 0
5.3 Inscripción de documentos 1 día sáb 14/02/15 sáb 14/02/15 1 32 33 32 33 0
5.4 Impuesto de registro y otros trámites de apertura 2 días lun 16/02/15 mar 17/02/15 2 33 35 33 35 0
6 Arrendamiento planta de producción 8 días mié 18/02/15 jue 26/02/15 8 35 43 35 43 0
6.1 Contacto inmobiliaria (Arrendador) 1 día mié 18/02/15 mié 18/02/15 1 35 36 35 36 0
6.2 Visita verificación de la bodega 2 días jue 19/02/15 vie 20/02/15 2 36 38 36 38 0
6.3 Diseño distribución y ajustes de planta 2 días sáb 21/02/15 lun 23/02/15 2 38 40 38 40 0
6.4 Celebración contrato de arrendamiento 3 días mar 24/02/15 jue 26/02/15 3 40 43 40 43 0
135
Más Temprana
Más Tardía
EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Duración días
Inicio Fin Inicio Fin Holgura total
7 Definición de procesos y procedimientos 26 días
mié 18/02/15 jue 26/03/15 26 35 61 37 63 2
7.1 Caracterización de los procedimientos 5 días mié 18/02/15 lun 23/02/15 5 35 40 37 42 2
7.2 Descripción de objetivos, tareas y responsables 21 días lun 09/03/15 jue 26/03/15 21 40 61 42 63 2
8 Gestión de proveedores 8 días
vie 27/02/15 sáb 07/03/15 9 35 44 54 63 19
8.1 Lista de adquisiciones 1 día vie 27/02/15 vie 27/02/15 1 35 36 54 55 19
8.2 Cotizaciones 4 días sáb 28/02/15 mié 04/03/15 4 36 40 55 59 19
8.3 Selección 3 días jue 05/03/15 sáb 07/03/15 4 40 44 59 63 19
9 Implementación plan de lanzamiento del producto 45 días
mié 18/02/15 sáb 28/03/15 45 35 80 64 109 29
9.1 Contactos con distribuidores grandes superficies 3 días
mié 18/02/15 jue 19/02/15 3 35 38 64
67 29
9.2 Cotizaciones agentes promoción y publicidad 2 días vie 20/02/15 sáb 21/02/15 2 38 40 67 69 29
9.3 Selección agente publicitario 1 día lun 23/02/15 lun 23/02/15 1 40 41 69 70 29
9.4 Contratación Personal apoyo para lanzamiento 1 día mar 24/02/15 mar 24/02/15 1 41 42 70 71 29
9.5 Promoción y publicidad 34 días mié 25/02/15 mar 24/03/15 34 42 76 71 105 29
9.6 Localización del evento 1 día mié 25/03/15 mié 25/03/15 1 76 77 105 106 29
9.7 Invitaciones 3 días jue 26/03/15 sáb 28/03/15 3 77 80 106 109 29
10 Contratación outsourcing para adecuación de instalaciones
5 días vie 27/02/15 mié 04/03/15
5 43 48 43 48 0
10.1 Convocatoria 1 día vie 27/02/15 vie 27/02/15 1 43 44 43 44 0
10.2 Recepción de propuestas 1 día sáb 28/02/15 sáb 28/02/15 1 44 45 44 45 0
10.3 Revisión y análisis de propuestas 1 día lun 02/03/15 lun 02/03/15 1 45 46 45 46 0
10.4 Selección 1 día mar 03/03/15 mar 03/03/15 1 46 47 46 47 0
10.5 Contratación 1 día mié 04/03/15 mié 04/03/15 1 47 48 47 48 0
11 Adecuación de la planta 15 días
jue 05/03/15 lun 16/03/15 15 48 63 48 63 0
11.1 Eléctricos 2 días jue 05/03/15 jue 05/03/15 2 48 50 48 50 0
11.2 Iluminación 2 días vie 06/03/15 vie 06/03/15 2 50 52 50 52 0
11.3 Acueducto y Alcantarillo 4 días sáb 07/03/15 mar 10/03/15 4 52 56 52 56 0
11.4 Ventilación 2 días mié 11/03/15 mié 11/03/15 2 56 58 56 58 0
11.5 Seguridad e higiene industrial 4 días jue 12/03/15 sáb 14/03/15 4 58 62 58 62 0
11.6 Teléfono 1 día lun 16/03/15 lun 16/03/15 1 62 63 62 63 0
136
Más Temprana
Más Tardía
EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Duración días
Inicio Fin Inicio Fin Holgura total
12 Contratación de personal administrativo y de producción
8 días mié 01/04/15 jue 16/04/15
8 63 71 69 77 6
12.1 Reclutamiento 3 días mié 01/04/15 lun 06/04/15 3 63 66 69 72 6
12.2 Selección 1 día mié 08/04/15 mié 08/04/15 1 66 67 72 73 6
12.3 Contratación 2 días jue 09/04/15 vie 10/04/15 2 67 69 73 75 6
12.4 Capacitación 2 días mié 15/04/15 jue 16/04/15 2 69 71 75 77 6
13 Adquisición y montaje de maquinaria y equipo de producción
14 días jue 19/03/15 lun 06/04/15
14 63 77 63 77 0
13.1 Pedido de maquinaria y equipo de producción 2 días jue 19/03/15 vie 20/03/15 2 63 65 63 65 0
13.2 Recepción y montaje de la maquinaria y equipo 12 días jue 26/03/15 lun 06/04/15 12 65 77 65 77 0
14 Adquisición de materias primas 3 días
sáb 21/03/15 mié 25/03/15 3 63 66 74 77 11
14.1 Pedido de materia prima, insumos y materiales 1 día sáb 21/03/15 sáb 21/03/15 1 63 64 74 75 11
14.2 Recepción y almacenamiento 2 días mar 24/03/15 mié 25/03/15 2 64 66 75 77 11
15 Adquisición de suministros, muebles, equipos, elementos de aseo y cafetería
12 días mar 17/03/15 jue 16/04/15
12 63 75 65 77 2
15.1 Pedido Insumos y materiales 2 días mar 17/03/15 mié 18/03/15 2 63 65 65 67 2
15.2 Pedido Muebles y enseres 2 días vie 27/03/15 sáb 28/03/15 2 65 67 67 69 2
15.3 Pedido Equipo de cómputo y software 1 día lun 30/03/15 lun 30/03/15 1 67 68 69 70 2
15.4 Pedido Comunicaciones 1 día mar 31/03/15 mar 31/03/15 1 68 69 70 71 2
15.5 Pedido Elementos de aseo y Cafetería 1 día mar 07/04/15 mar 07/04/15 1 69 70 71 72 2
15.6 Recepción y almacenamiento 3 días sáb 11/04/15 mar 14/04/15 3 70 73 72 75 2
15.7 Instalación y ensamble de equipos 2 días mié 15/04/15 jue 16/04/15 2 73 75 75 77 2
16 Prueba piloto de producción 2 días
vie 17/04/15 sáb 18/04/15 2 77 79 77 79 0
16.1 Selección, lavado y corte de materia prima 1 día vie 17/04/15 vie 17/04/15 1 77 78 77 78 0
16.2 Proceso liofilización 1 día sáb 18/04/15 sáb 18/04/15 1 78 79 78 79 0
16.3 Inspección calidad 0 días sáb 18/04/15 sáb 18/04/15 0 79 79 79 79 0
16.4 Empaque 0 días sáb 18/04/15 sáb 18/04/15 0 79 79 79 79 0
16.5 Embalaje 0 días sáb 18/04/15 sáb 18/04/15 0 79 79 79 79 0
17 Licencias y permisos de operación 30 días
lun 20/04/15 lun 18/05/15 30 79 109 79 109 0
17.1 Registro INVIMA 5 días lun 20/04/15 jue 23/04/15 5 79 84 79 84 0
17.2 Registro de marca del producto 2 días vie 24/04/15 sáb 25/04/15 2 84 86 84 86 0
137
Más Temprana
Más Tardía
EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Duración días
Inicio Fin Inicio Fin Holgura total
17.3 Código de barras para el producto 2 días lun 27/04/15 mar 28/04/15 2 86 88 86 88 0
17.4 Licencias ambientales CORTOLIMA 2 días mié 29/04/15 jue 30/04/15 2 88 90 88 90 0
17.5 Permisos de sanidad e higiene ante la secretaria de salud
10 días sáb 02/05/15 jue 07/05/15
10 90 100 90 100
0
17.6 Certificado de seguridad (bomberos). 9 días vie 08/05/15 lun 18/05/15 9 100 109 100 109 0
18 Evaluación, cierre y entrega del proyecto 4 días
mié 20/05/15 sáb 23/05/15 3 109 112 109 112 0
18.1 Acta de conformidades 2 días mié 20/05/15 jue 21/05/15 1 109 110 109 110 0
18.2 Acta de liquidación 1 día vie 22/05/15 vie 22/05/15 1 110 111 110 111 0
18.3 Acta de cierre 1 día sáb 23/05/15 sáb 23/05/15 1 111 112 111 112 0
19 Inauguración 1 día lun 25/05/15 lun 25/05/15 1 112 113 112 113 0
19.1 Protocolo del evento 1 día lun 25/05/15 lun 25/05/15 1 112 113 112 113 0
19.2 Rifas y entrega de premios 0 días lun 25/05/15 lun 25/05/15 0 113 113 113 113 0
19.3 Degustación del producto 0 días lun 25/05/15 lun 25/05/15 0 113 113 113 113 0
19.4 Pre-venta 0 días lun 25/05/15 lun 25/05/15 0 113 113 113 113 0
19.5 Cierre del evento 0 días lun 25/05/15 lun 25/05/15 0 113 113 113 113 0
Fuente: Los Autores.
138
Anexo X. Flujo de caja por actividades de la gerencia del proyecto.
Entrada Indicador EDT Nombre de tarea Mes 0 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
1 A 1 Contratación del
gerente del proyecto
2 1.1 Reclutamiento $ 1.200.000 $ - $ - $ - $ - 3 1.2 Selección $ 1.000.000 $ - $ - $ - $ - 4 1.3 Contratación $ 3.500.000 $ 3.500.000 $ 3.500.000 $ 3.500.000
5 B 2 Contratación del
equipo nuclear
6 2.1 Reclutamiento $ - $ 150.000 $ - $ - $ - 7 2.2 Selección $ - $ 70.000 $ - $ - $ - 8 2.3 Contratación $ - $ 4.703.628 $ 7.055.442 $ 7.055.442 $ 7.055.442 9 2.4 Capacitación $ - $ 1.000.000
10 C 3 Revisión y
ajustes del proyecto
11 3.1 Planificación N/A N/A N/A N/A N/A 12 3.2 Ejecución N/A N/A N/A N/A N/A
13 3.3 Seguimiento y control N/A N/A N/A N/A N/A
14 3.4 Cierre N/A N/A N/A N/A N/A
15 D
4 Definición del plan maestro para la ejecución del proyecto
16
4.1 Plan de desarrollo por áreas del proyecto
N/A N/A N/A N/A N/A
17 4.2 Plan maestro
para la ejecución del proyecto
N/A N/A N/A N/A N/A
18 E 5 Constitución
Legal de la empresa
19 5.1 Matricula
persona jurídica $ - $ - $ 1.111.000 $ - $ -
20 5.2 Matrícula del
establecimiento $ - $ - $ 103.000 $ - $ -
21 5.3 Inscripción de
documentos $ - $ - $ 32.000 $ - $ -
22
5.4 Impuesto de registro y otros trámites de apertura
$ - $ - $ 3.572.035 $ - $ -
23 F 6 Arrendamiento
planta de producción
24 6.1 Contacto
inmobiliaria (Arrendador)
$ - $ - $ - $ - $ -
25 6.2 Visita
verificación de la bodega
$ - $ - $ 30.000 $ -
26 6.3 Diseño
distribución y ajustes de planta
$ - $ - $ - $ - $ -
139
Entrada Indicador EDT Nombre de tarea Mes 0 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
27 6.4 Celebración
contrato de arrendamiento
$ - $ - $ 3.600.000 $ 3.600.000 $ 3.600.000
28 G 7 Definición de
procesos y procedimientos
29 7.1 Caracterización
de los procedimientos
N/A N/A N/A N/A N/A
30 7.2 Descripción de
objetivos, tareas y responsables
N/A N/A N/A N/A N/A
31 H 8 Gestión de
proveedores
32 8.1 Lista de adquisiciones N/A N/A N/A N/A N/A
33 8.2 Cotizaciones N/A N/A N/A N/A N/A 34 8.3 Selección N/A N/A N/A N/A N/A
35 I 9 Implementación
plan de lanzamiento del producto
36
9.1 Contactos con distribuidores grandes superficies
$ - $ - $ - $ - $ -
37 9.2 Cotizaciones
agentes promoción y publicidad
$ - $ - $ - $ - $ -
38 9.3 Selección
agente publicitario $ - $ - $ - $ - $ -
39 9.4 Contratación
Personal apoyo para lanzamiento
$ - $ - $ - $ - $ 3.696.747
40 9.5 Promoción y publicidad $ - $ - $ - $ - $ 11.025.000
41 9.6 Localización del evento $ - $ - $ - $ - $ 5.000.000
42 9.7 Invitaciones $ - $ - $ - $ - $ 350.000
43 J
10 Contratación outsourcing para adecuación de instalaciones
$ -
44 10.1 Convocatoria $ - $ - $ - $ - $ -
45 10.2 Recepción de
propuestas $ - $ - $ - $ - $ -
46 10.3 Revisión y
análisis de propuestas
$ - $ - $ - $ - $ -
47 10.4 Selección $ - $ - $ - $ - $ - 48 10.5 Contratación $ - $ - $ - $ 11.500.000 $ -
49 K 11 Adecuación de
la planta
50 11.1 Eléctricos $ - $ - $ - $ 850.000 $ - 51 11.2 Iluminación $ - $ - $ - $ 360.000 $ -
140
Entrada Indicador EDT Nombre de tarea Mes 0 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
52 11.3 Acueducto y
Alcantarillo $ - $ - $ - $ 345.000 $ -
53 11.4 Ventilación $ - $ - $ - $ 120.000 $ -
54 11.5 Seguridad e
higiene industrial $ - $ - $ - $ 3.500.000 $ -
55 11.6 Teléfono $ - $ - $ - $ 120.000 $ -
56 L
12 Contratación de personal administrativo y de producción
57 12.1 Reclutamiento $ - $ - $ - $ 1.200.000 $ - 58 12.2 Selección $ - $ - $ - $ 1.000.000 $ - 59 12.3 Contratación $ - $ - $ - $ - $ 17.403.859 60 12.4 Capacitación $ - $ - $ - $ - $ -
61 M
13 Adquisición y montaje de maquinaria y equipo de producción
62
13.1 Pedido de maquinaria y equipo de producción
$ - $ - $ - $ - $ 494.859.800
63
13.2 Recepción y montaje de la maquinaria y equipo
$ - $ - $ - $ - $ -
64 N 14 Adquisición de
materias primas
65
14.1 Pedido de materia prima, insumos y materiales
$ - $ - $ - $ - $ 18.684.911
66 14.2 Recepción y
almacenamiento $ - $ - $ - $ - $ -
67 O
15 Adquisición de suministros, muebles, equipos, elementos de aseo y cafetería
68 15.1 Pedido Insumos
y materiales $ - $ - $ - $ - $ 23.456.828
69 15.2 Pedido Muebles
y enseres $ - $ - $ - $ - $ 1.622.420
70 15.3 Pedido Equipo
de cómputo y software
$ - $ - $ - $ - $ 5.669.000
71 15.4 Pedido Comunicaciones $ - $ - $ - $ - $ 255.960
72 15.5 Pedido
Elementos de aseo y Cafetería
$ - $ - $ - $ - $ 1.583.600
73 15.6 Recepción y
almacenamiento $ - $ - $ - $ - $ -
74 15.7 Instalación y
ensamble de equipos
$ - $ - $ - $ - $ -
141
Entrada Indicador EDT Nombre de tarea Mes 0 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
75 P 16 Prueba piloto de
producción
76 16.1 Selección,
lavado y corte de materia prima
$ - $ - $ - $ - $ -
77 16.2 Proceso liofilización $ - $ - $ - $ - $ -
78 16.3 Inspección calidad $ - $ - $ - $ - $ -
79 16.4 Empaque $ - $ - $ - $ - $ - 80 16.5 Embalaje $ - $ - $ - $ - $ -
81 Q 17 Licencias y
permisos de operación
82 17.1 Registro INVIMA $ - $ - $ - $ - $ 2.217.600
83 17.2 Registro de
marca del producto
$ - $ - $ - $ - $ 750.000
84 17.3 Código de
barras para el producto
$ - $ - $ - $ - $ 330.800
85 17.4 Licencias
ambientales CORTOLIMA
$ - $ - $ - $ - $ 2.178.474
86
17.5 Permisos de sanidad e higiene ante la secretaria de salud
$ - $ - $ - $ - $ 4.394.133
87 17.6 Certificado de
seguridad (bomberos).
$ - $ - $ - $ - $ 20.550
88 R 18 Evaluación,
cierre y entrega del proyecto
89 18.1 Acta de conformidades $ - $ - $ - $ - $ -
90 18.2 Acta de liquidación $ - $ - $ - $ - $ -
91 18.3 Acta de cierre $ - $ - $ - $ - $ - 92 S 19 Inauguración
93 19.1 Protocolo del evento $ - $ - $ - $ - $ 6.500.000
94 19.2 Rifas y entrega
de premios $ - $ - $ - $ - $ -
95 19.3 Degustación del
producto $ - $ - $ - $ - $ -
96 19.4 Pre-venta $ - $ - $ - $ - $ -
97 19.5 Cierre del evento $ - $ - $ - $ - $ -
Costos por mes $ 2.200.000 $ 9.423.628 $ 19.003.477 $ 33.150.442 $ 614.155.124
COSTO TOTAL
$ 677.932.671
Fuente: Los autores.
142
Anexo Y. Plan de acción para riesgos
Tabla 36. Plan de acción de Riesgo Administrativo
ACTIVIDAD EDT RIESGO ESTRATEGIA ACTIVIDAD PLAN
DE ACCIÓN RESPONSABLE CONTROL
COSTO PREVENTIVO CORRECTIVO
Contratación del gerente del proyecto
Persona inadecuada e incapaz para desarrollar la ejecución del proyecto
Mitigar
Incrementar la rigurosidad en el reclutamiento y selección.
Cliente Aplicar con rigurosidad el perfil del cargo
Realizar pruebas y entrevistas exhaustivas
$0.00
Contratación del equipo nuclear
Personal sin las competencias adecuadas
Mitigar
Incrementar la rigurosidad en el reclutamiento y selección.
Gerente General Aplicar con rigurosidad el perfil del cargo
Realizar pruebas y entrevistas exhaustivas
$0.00
Revisión y ajustes del proyecto
Sobredimensión del proyecto Aceptar
Modificar el diseño en función de tiempo, costos y calidad
Cliente, Gerente General
Informar requerimientos según presupuesto y programación
Asignar recursos humanos, materiales y costos.
$700.000
Constitución Legal de la empresa
Demora en la consecución de la documentación necesaria.
Mitigar Recopilar documentación básica
Gerente Administrativo
Definir agenda a entidades e información requerida para trámites.
Presentar información completa y principal.
$0.00
Arrendamiento planta de producción
No conseguir la planta adecuada.
Mitigar
Ubicar locales con especificaciones técnicas del proyecto
Profesional Administrativo
Contactar a arrendadores con anticipación.
Ajustar el diseño y distribución de planta
$200.000
Definición de procesos y procedimientos
Variaciones en la normatividad. Aceptar
Identificar el ingreso, procesamiento y salida de información.
Gerente General, Equipo Nuclear
Revisar documentos en sistema de gestión de calidad
Ajustar a los cambios normativos
$0.00
Deficiente distribución de los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros.
Evitar
Monitorear el cronograma, presupuesto y responsables de las actividades.
Gerente General, Profesional Administrativo
Verificar diseminación de información
Aplicar ajustes de sistemas de información y comunicación de las áreas.
$0.00
Contratación outsourcing para adecuación de instalaciones
Contratar empresa no idónea
Mitigar
Valorar capacidades técnicas, humanas y financieras de los contratistas.
Gerente Administrativo
Realizar convocatoria con especificaciones, términos y condiciones estipuladas del proyecto.
Retener pago hasta que cumpla con los parámetros definidos.
$0.00
Contratación de personal administrativo y de
Personal inadecuado para cumplir sus funciones
Mitigar Incrementar la rigurosidad en el reclutamiento y
Gerente General Aplicar con rigurosidad el perfil del cargo
Realizar pruebas y entrevistas
$0.00
143
ACTIVIDAD EDT RIESGO ESTRATEGIA ACTIVIDAD PLAN
DE ACCIÓN RESPONSABLE CONTROL
COSTO PREVENTIVO CORRECTIVO
producción de manera eficiente y eficaz
selección. exhaustivas
Contratos laborales inadecuados y mal redactados
Evitar
Incrementar la rigurosidad en el reclutamiento y selección.
Gerente General
Definir términos de referencia para cumplimiento de actividades y objetivos
Comparar actividades programadas con las realizadas
$0.00
Adquisición de suministros, muebles, equipos, elementos de aseo y cafetería
Fallas en las cotizaciones Evitar
Comparar requerimientos técnicos y precios de los elementos.
Equipo Nuclear
Comparar cotizaciones de los proveedores sus precios, datos, calidad de la mercancía y servicios.
Realizar nuevas cotizaciones.
$0.00
Mala calidad de los elementos adquiridos.
Evitar
Investigar las fuentes de aprovisionamiento, garantía y transporte de los proveedores.
Gerente Técnico
Realizar evaluación de condiciones y marcas de los productos antes de realizar los pedidos.
Aplicar garantía del producto.
$0.00
Licencias y permisos de operación
Inhabilidad para operar por falta de permisos y certificaciones
Mitigar
Garantizar el trámite de los soportes legales de operación de la empresa
Gerente Administrativo
Priorizar el trámite de permisos y licencias por tiempo y costo.
Dedicar mayor disponibilidad de tiempo.
$0.00
Evaluación, cierre y entrega del proyecto
Sistema de monitoreo y control deficiente
Mitigar
Implementar el control interno de forma continua y segura las transacciones y procesos del proyecto.
Gerente Administrativo
Diagnosticar y detectar variaciones en el avance frente a lo planeado.
Realizar informes con registros de cambios y actualización de actividades.
$150.000
Pérdida de información y/o documentación importante
Mitigar
Consolidar el flujo de información de manera ágil, actualizada y oportuna.
Gerente Administrativo
Realizar copias de seguridad diariamente en los computadores
Actualizar la información con la última copia de seguridad
$0.00
Inauguración
Retraso por falta de recursos económicos.
Evitar
Cumplir con los compromisos adquiridos con proveedores, distribuidores y clientes.
Gerente General Equipo Nuclear
Priorizar los requerimientos y solicitudes con documentación pertinente.
Disminuir gastos de apoyo logístico.
$0.00
Fuente: Los autores
144
Tabla 37. Plan de acción riesgo técnico
ACTIVIDAD EDT RIESGO ESTRAT
EGIA ACTIVIDAD PLAN
DE ACCIÓN RESPONSABL
E CONTROL COSTO
Arrendamiento planta de producción
Planta sin las dimensiones adecuadas Eliminar
Comprobar que las dimensiones de la bodega donde funcionara la planta de producción cumplan con las requeridas por el proyecto
Gerente Técnico
Seguimiento proceso de localización de planta
$0.00
Definición de procesos y procedimientos
Incremento en el costo del producto Mitigar
Revisión de costos variables del proceso de producción
Gerente Administrativo
Seguimiento de costos para materia prima e insumos
$0.00
Tiempo de producción elevado Mitigar Estandarización de
proceso productivo Gerente Administrativo
Revisión de tiempos y movimientos
$0.00
Gestión de proveedores
Compra de maquinaria sin las especificaciones requeridas por el proyecto
Eliminar
Confirmar con el Gerente técnico si las especificaciones técnicas de las cotizaciones están correctamente
Gerente Administrativo
Revisión especificaciones técnicas
$0.00
Precios de la maquinaria y equipo elevados
Eliminar
Revisar que las cotizaciones de la maquinaria de equipo estén ajustadas a los precios del Mercado
Gerente Administrativo
Revisión de precios de Maquinaria y Equipo
$0.00
No realizar la gestión de proveedores Eliminar
Garantizar una eficiente gestión de proveedores
Gerente Administrativo
Cotizar Maquinaria Equipo con varios proveedores
$0.00
Adecuación de la planta
Incremento de tiempos y costos en el proceso Mitigar
Efectuar una revisión de los diseños de planta de tal manera que cumplan con las especificaciones técnicas para la óptima ejecución del proyecto
Gerente Técnico $0.00
Contratación de personal administrativo y de producción
Contratación de personas sin la capacidad para operar las maquinas
Eliminar
Verificar que el personal reclutado cumpla con las competencias y especificaciones técnicas requeridas
Gerente Administrativo $0.00
Producto sin la calidad requerida por el proyecto
Mitigar
Gerente Administrativo $0.00
Adquisición de materias primas
Compra de materia prima sin las características de calidad requeridas por el proyecto
Eliminar Revisar que las cotizaciones de la materia prima
Gerente Técnico
Revisión de precio de materia prima
$0.00
Proyecto sin adquisición de materia prima Eliminar
Realizar adquisición de materia prima acorde con el
Gerente Técnico $0.00
145
ACTIVIDAD EDT RIESGO ESTRAT
EGIA ACTIVIDAD PLAN
DE ACCIÓN RESPONSABL
E CONTROL COSTO cronograma establecido
Prueba piloto de producción
Falla de la maquinaria y equipo Aceptar
Verificar que los equipos adquiridos se encuentren en óptimas condiciones
Gerente Técnico
Verificación de calidad de la maquinaria y equipo
$0.00
Accidentes de trabajo en la planta Mitigar
Disminuir los accidentes de trabajo durante la ejecución del proyecto
Gerente Técnico
Establecer un programa de salud ocupacional para la ejecución del proyecto
$ 3.000.000,00
Fuente: Los autores
Tabla 38. Plan de acción de riesgo de mercado etapa ejecución
ACTIVIDAD EDT RIESGO ESTRATEGIA ACTIVIDAD PLAN DE ACCIÓN RESPONSABLE CONTROL COSTO
Implementación plan de
lanzamiento del producto
Producto sin expectativa en el mercado
Mitigar
Realizar un comité de mercadeo conformado por el gerente del proyecto y el comercial para revisar el plan de la campaña de expectativa e ir revisando respuestas del consumidor durante su aplicación
Gerente Mercadeo
Revisión en planificación
$50.000 Profesional de
Mercadeo
Revisión en implementación
Revisión y reformulación en caso de desviaciones
Inauguración
Producto no aceptado por el mercado
Aceptar
Realizar el proyecto de ejecución en los tiempos estipulados para evitar el cambio en gustos y preferencias
Gerente General
Seguimiento exhaustivo a las actividades con sus tiempos estipulados
$0.00
Retraso en lanzamiento Evitar
Realizar el proyecto de ejecución en los tiempos estipulados para evitar el cambio en gustos y preferencias
Gerente General
Seguimiento exhaustivo a las actividades con sus tiempos estipulados
$0.00
Fuente: Los autores
146
Tabla 39. Plan de acción de riesgo de mercado etapa operación
ACTIVIDAD EDT RIESGO ESTRATEGIA ACTIVIDAD PLAN DE ACCIÓN
RESPONSABLE CONTROL COSTO
Definición de precio
Presentar al mercado un precio no competitivo
Mitigar
Controlar compra y uso de materia prima
Profesional de Mercadeo
Simulación de costos antes de la prueba piloto
$0.00 Controlar compra de empaques
Gerente Técnico Asegurar
contrato de proveedores
Realizar un proceso productivo eficiente
Definición canales de distribución
No disponer de la distribución del producto adecuada
Eliminar
Contrato con cláusula de distribución y permanencia en las grandes superficies
Profesional de Mercadeo
Gerente técnico $0.00
Definición estrategias publicitarias
Campaña publicitaria deficiente
Mitigar
Estudio de mercado enfocado al conocimiento del comportamiento de compra del segmento elegido
Profesional de Mercadeo
Seguimiento al diseño de las estrategias publicitarias
$ 1’500.000
Definición estrategias Promocionales
Estrategias promocionales erradas
Mitigar
Aplicación de los resultados del estudio de mercado realizado para la campaña publicitaria
Profesional de Mercadeo
Seguimiento al diseño de las estrategias publicitarias
$0.00
Diseño de producto, empaque e imagen.
Cambios en los gustos del consumidor
Aceptar
Vigilancia en los cambios de las tendencias en los consumidores
Gerente de Mercado
Seguimiento a los informes presentados por el gerente de mercadeo al respecto de las tendencias antes de realizar el lanzamiento
$0.00 Profesional de Mercadeo
Fuente: Los autores
147
Tabla 40. Plan de acción de riesgo financiero
ACTIVIDAD EDT RIESGO ESTRATEGIA ACTIVIDAD PLAN DE ACCIÓN RESPONSABLE CONTROL COSTO
Financiamiento
Proyecto sin financiamiento adecuado para poner en marcha
Vincular al banco agrario por medio de inversión de línea Finagro o por proyecto agroindustrial
Presentar el proyecto a las directivas del banco agrario Gerente del
proyecto
Revisión fuentes de financiación para poder ejecutar el proyecto
$0.00 Presentar el flujo de caja y los beneficios del proyecto a la región
Fuente: Los autores
148
Anexo Z. Información general de costos de la tarea. MS - Project
149
Anexo AA. Flujo de caja. MS - Project
150
Anexo BB. Visión general de los recursos. MS – Project
151
Anexo CC. Informe de cierre del proyecto.
152
