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Excellence B

Partner Siigo

INFORMACIÓN

GENERAL

Derechos Reservados Información General Exact Synergy

2016 B-Excellence, S.A.S. Confidencial Fecha: 26/06/19

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ÍNDICE DE CONTENIDO

1. EXACT SYNERGY ............................................................................................................. 4

1.1. VISIÓN GENERAL ....................................................................................................................................... 4

1.1.1. ¿A qué se enfrentan actualmente las empresas que desean crecer? ................................................................ 4

1.1.2. ¿Qué necesita para tener éxito? ...................................................................................................................................... 5

1.1.3. ¿Cómo Exact Synergy ha apoyado a otras empresas en estos pasos? ............................................................. 5

1.2. GESTIÓN INTEGRAL DE CLIENTES - CRM ............................................................................................... 6

1.3. GESTIÓN DE SERVICIOS ............................................................................................................................ 7

1.4. GESTIÓN DE PROYECTOS .......................................................................................................................... 8

1.5. GESTIÓN DE PROVEEDORES ..................................................................................................................... 9

1.6. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ..................................................................................................... 10

1.7. GESTIÓN DE ACTIVOS ............................................................................................................................ 11

1.8. GESTIÓN DE TI ....................................................................................................................................... 12

1.9. GESTIÓN DE CALIDAD Y PQRS............................................................................................................... 13

1.10. GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................................................... 15

1.11. EXACT EVENT MANAGER ALERTAS ....................................................................................................... 16

2. PERFIL CORPORATIVO .............................................................................................. 17

2.1. 20 AÑOS FACILITANDO EL PROGRESO DE LAS EMPRESAS .................................................................. 17

2.2. MISIÓN ................................................................................................................................................... 18

2.3. VISIÓN .................................................................................................................................................... 19



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1. EXACT SYNERGY 1.1. VISIÓN GENERAL

1.1.1. ¿A QUÉ SE ENFRENTAN ACTUALMENTE LAS EMPRESAS QUE DESEAN CRECER?

Su organización desea y tiene el potencial para progresar. Por esto, la compañía completa - desde el área de ventas hasta

la de servicios técnicos - trabaja para obtener el mejor resultado posible. Sin embargo, la información necesaria no siempre

se encuentra integrada, sino dispersa por todas partes. ¿Cómo puede trabajar cada quien de forma coordinada en los

pasos necesarios para lograr su crecimiento?

Necesidad de datos Todo mundo desea encontrar la información correcta rápido. Ya sea

que esté planeando un proyecto o atendiendo a un cliente. Pero en

realidad, los empleados pierden en promedio más de una hora cada

día en buscar información o a las personas que la tienen,

interrumpiendo sus procesos. En cambio, cuando la información

correcta está disponible, todos saben cuándo actuar y que hacer.

Compartir es fundamental ¿Cómo puede progresar si sus colegas no comunican en que están

trabajando, si las oportunidades o retos no son visibles o si los procesos

no se desarrollan con fluidez? Una operación bien coordinada es

fundamental para alcanzar el éxito, ésa es lo única forma para actuar

justo en el momento que se requiere.

Verificar, verificar y volver a verificar En ocasiones, usted finalmente encuentra la información que estaba

buscando, pero resulta que esta desactualizada. Si las buenas

decisiones requieren precisión ¿cómo puede obtener datos confiables

rápidamente? ¿Cómo estar seguro que la información está completa y

confiar que no le falta ninguna pieza del rompecabezas?

Presión por niveles de rentabilidad Para ser más rentable usted necesita incrementar sus ventas, reducir

costos y trabajar más eficientemente. ¿Pero cómo saber dónde enfocar

sus esfuerzos? ¿Qué tan frecuentemente puede sufrir retrasos un

proceso de ventas? Para trabajar eficientemente, cada quien debe tener

la información correcta en todo momento.

La solución a estos retos ya ha sido desarrollada. Exact Synergy le ayuda a compartir su información de gestión, trabajar

de forma colaborativa y responder rápidamente a sus nuevas oportunidades.

Synergy

Otorgando una visión conectada a su negocio



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1.1.2. ¿QUÉ NECESITA PARA TENER ÉXITO?

Su empresa está llena de conocimiento - conocimiento del producto, la forma de trabajar, los clientes, etc. - y desea

utilizarlo en el momento oportuno. Éste es el siguiente paso hacia su crecimiento basado en su propio conocimiento.

Un proceso de trabajo sin fisuras Los procesos de su empresa deben mostrar una transición suave de un área a otra, donde todos a lo largo de la cadena

colaboran de forma coordinada y pueden confiar en la información que obtienen de los demás. Por ésta razón debemos

eliminar los silos de información y dar acceso a los datos que son realmente relevantes para cada quien.

Memoria colectiva El conocimiento es una inversión que realmente vale la pena y por eso debe manejarlo con cuidado. Si todos trabajan en un

sistema, usted se asegura que los datos siempre estén actualizados y validados, desarrollando una memoria colectiva segura

y confiable que le permite confiar en la simplificación de sus procesos.

Entender cómo alcanzar sus objetivos Usted y sus colegas hacen todo lo posible para rendir al máximo dentro de sus capacidades, pero si va a hacer cambios

importantes en el momento oportuno, es esencial contar con la información actualizada y trabajar juntos de manera efectiva

hacia un único objetivo: un excelente resultado que exceda las expectativas de su cliente interno o externo.

Herramientas útiles Compras, ventas, calidad, planificación, empleados… hay tantas cosas en que pensar, pero las herramientas adecuadas

ayudan a gestionar digitalmente los procesos. Por ejemplo, reciba una alerta cuando el término de una cotización está

finalizando o cuando se recibe una reclamación. La automatización ayuda a mantener su servicio en el mejor nivel.

1.1.3. ¿CÓMO EXACT SYNERGY HA APOYADO A OTRAS EMPRESAS EN ESTOS PASOS?

Con Exact Synergy enfrentará sus retos de inmediato, porque fue diseñado para la optimización de procesos de negocio.

Flujos de trabajo

Coordinación Información de clientes, gestión de proyectos, calidad, etc., Exact Synergy pone todo en un solo sistema permitiéndole

optimizar y automatizar procesos fácilmente a lo largo de toda su empresa. Además, con “Event Manager” permite detonar

eventos o alertas cuando se cumplan ciertas condiciones definidas por el usuario administrador.

Gestión documental

Comunicación Proporcione a sus empleados, proveedores, distribuidores, clientes y socios portales donde recolecte la información y

documentación más útil y que debe desplegarse a las personas correctas en el momento oportuno. Por otra parte, con MS

Office Integration puede guardar y actualizar documentos y hojas de cálculo de forma colaborativa.

Reporting services

Información de gestión La empresa está recolectando continuamente más y más datos. La clave está en recolectar los datos correctos en informes

gráficos que le den una visión inmediata de la situación. Exact Synergy ya tiene preconfigurados algunos reportes, pero usted

también puede personalizar sus propios informes y compartirlos con quien los necesite en el resto de la empresa.

Aplicaciones móviles

En línea desde cualquier lugar Exact Synergy ofrece una serie de aplicaciones para que sus empleados puedan trabajar de forma rápida y sencilla desde

cualquier parte a través de sus teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos móviles. Estos incluyen HR Self Service,

CRM, registro de tiempos y legalización de gastos de forma tan fácil que no requiere capacitación adicional.

Web services

Integración de datos Con la Gestión Central de Datos Maestros (CMDM) puede crear un proceso estructurado para ingresar nuevos datos a lo

largo de sus procesos o integrar información de otras fuentes como su ERP.



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1.2. GESTIÓN INTEGRAL DE CLIENTES - CRM

Exact Synergy permite monitorear, entender, gestionar y maximizar el desempeño de sus ventas y

aprovechar la información de sus clientes que recolecta a lo largo de toda su organización para obtener

su lealtad y retención de largo plazo, incrementar su productividad y mejorar su comunicación.

La solución se enfoca en administrar el ciclo de vida del cliente, el cual incluye, pero no está limitado a:

• Automatización de campañas de mercadeo

• Automatización de la fuerza de ventas

• Indicadores de desempeño

• Gestión de servicios y cobranza

• Acceso instantáneo a la información gracias a la aplicación móvil de CRM

Las principales funcionalidades que suelen implementarse son:

Ficha única de cuenta

Toda información, comunicación y actividad con

prospectos, clientes, distribuidores, proveedores y socios

es vinculada y puede ser consultada desde cualquier

lugar en cualquier momento. Cree terceros de forma

masiva a través de un archivo en Excel, XML o interfaz

con otros programas

Segmentación y medición de efectividad de campañas

Categorice sus cuentas para permitir un análisis

detallado de segmentos a través de reportes a su

medida. Analice la efectividad de sus campañas de

mercadotecnia

Gestión del ciclo de ventas

Defina las etapas de sus procesos de ventas y aumente

sus probabilidades de cierre desde el momento del

primer contacto hasta cierre del negocio. Identifique y

analice las razones más frecuentes por las cuales puede

estar perdiendo negocios.

Ficha de oportunidad

Integre la información más relevante de las

oportunidades como productos, tamaño de la

oportunidad, tomadores de decisión, fecha esperada de

cierre, competidores, miembros del equipo de venta y

otra información relevante. Identifique cuales son los

puntos fuertes y débiles de sus competidores por cada

oportunidad.

Portales de clientes, distribuidores y proveedores

integrados

Obtenga una comunicación continua y activa con todos

sus clientes, distribuidores y proveedores, contando con

accesos independientes por cada uno de sus contactos,

permitiendo interacciones seguras con cada uno de ellos.

Personalice cada uno de los portales con su imagen

corporativa.

Tableros de información

Identifique y visualice cuellos de botella, a través de

informes que permiten la toma de decisiones en tiempo

real. Defina de acuerdo a los registros que están en

nuestra base de datos todos los indicadores que se

necesiten

Soporte y servicio al cliente

Permita que sus clientes creen solicitudes de soporte y

consulten las mejores prácticas de su base de

conocimiento. Analice los tiempos promedio de

respuesta, solicitudes abiertas y otros indicadores para

mejorar la calidad de su servicio

Gestión de cobranza

Automatice el proceso de recaudo controlando

seguimientos, responsables y motivos de cobro. Genere

indicadores de efectividad de proceso



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1.3. GESTIÓN DE SERVICIOS

Exact Synergy permite a las empresas de servicios, registrar los acuerdos de servicios comprometidos por

contrato con su cliente y planear, realizar y controlar sus actividades relacionadas.

La solución se enfoca en su estrategia de administración de servicios, la cual puede incluir, mas no está

limitada a:

• Diseño del servicio.

• Transición del servicio.

• Operación del servicio.


Comunicación de la estrategia del servicio

Gestiona la documentación que desee comunicar a sus

empleados, distribuidores, clientes o socios tales como

activos estratégicos, factores críticos de éxito y demás

diferenciadores de su portafolio de servicios.

Diseño del servicio

Administra el proceso de aprobación de documentos de

gestión de niveles de servicio, gestión de disponibilidad

y otros elementos involucrados en el diseño del servicio.

Gestión de contratos y acuerdos

Permite administrar los acuerdos de servicio contenidos

en cada contrato creando elementos individuales para su

planeación y control.

Transición del servicio

Con el fin de tener una transición transparente hacia su

área de operaciones, se administra la documentación

relacionada con gestión del conocimiento, gestión de su

despliegue, gestión de cambios y otros temas que

considere importantes para asegurar el cumplimiento de

sus niveles de calidad esperados.

Autoservicio

Sus clientes pueden consultar a través de un portal las

preguntas frecuentes, requerimientos técnicos,

novedades y demás elementos de su base de

conocimiento que desee compartir con ellos.

Mantenimiento o servicios preventivos

Permite programar la asignación de sus recursos para la

atención de clientes y mantener una hoja de vida de los

activos o clientes a los cuales se les programa dichos

servicios.

Gestión de mesa de ayuda

Se hace un registro de todas las actividades desarrolladas

para la atención de eventos, incidentes y problemas

reportados por el cliente, permitiendo programar los

mantenimientos o servicios correctivos y dar

seguimiento a PQRS.

Gestión de facturación y cobranza

Una vez que su equipo registre el tiempo o gastos

involucrados en un servicio evolutivo o bolsa de horas

disponibles bajo demanda, estas pueden pasar por el

proceso de aprobación, seleccionar cuales son

facturables y posteriormente hacer su seguimiento de

cobranza.

Medición de desempeño

Monitoreé sus tiempos promedio de respuesta, niveles

de satisfacción del cliente y otros KPIs con el fin de

retroalimentar a su equipo de trabajo y obtener

evidencia de sus niveles de servicio para sus clientes.

Estas funcionalidades dan un fácil acceso a la información, apoyan en la toma de decisiones y permiten trabajar rápida y

eficientemente



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1.4. GESTIÓN DE PROYECTOS

Exact Synergy permite a las empresas dedicadas a ingeniería, construcción, consultoría o servicios

profesionales en general; mejorar la gestión de sus proyectos desde la definición del alcance y presupuesto

hasta la ejecución y cobro.

La solución se enfoca en administrar el ciclo de vida del proyecto, el cual incluye, pero no está limitado a:

• Planeación y venta del proyecto.

• Gerencia del proyecto - PMO.

• Control de facturación y cobranza.


Planeación del proyecto

Cree los requerimientos del cliente y con base en su

conocimiento de proyectos anteriores, determine el

presupuesto, entregables y la estructura de trabajo

(WBS) requeridos.

Gestión de propuestas

Facilite la colaboración entre el área comercial y las áreas

responsables de ejecutar el proyecto desde la gestión de

las diversas versiones de propuesta con sus respectivas

aprobaciones internas, hasta su transferencia formal para

su ejecución.

Oficina de gerencia de proyectos - PMO

Administre cada proyecto por entregables, tiempo,

materiales, establezca sus fases, sub-proyectos y

gestione documentos de diversas áreas de

conocimiento como los recomendados por el PMI.

Organice la documentación de los entregables como el

acta de inicio de proyecto, el documento de análisis,

diseño y otros, además de gestionar minutas de cada

reunión de seguimiento de donde se desprenden tareas

para diferentes responsables.

Gestión de tiempos y gastos

Desde Exact Synergy se puede analizar la agenda de los

diversos recursos y con base en esto, programar

actividades que una vez ejecutadas, permite registrar los

gastos y tiempos en los cuales incurrió.

Gestión de facturación y cobranza

Una vez aprobadas las horas y gastos registrados por

cada recurso, se puede gestionar la cobranza de dichas

facturas en el plazo estipulado.

Informes de proyectos

Exact Synergy cuenta con algunos reportes predefinidos,

más sin embargo, se pueden crear reportes de acuerdo

a los requerimientos del cliente.

Estas funcionalidades dan un fácil acceso a la información, apoyan en la toma de decisiones, permiten manejar sus

proyectos en una forma más enfocada y ahorran tiempo valioso, lo cual se puede convertir en oportunidades para mejorar

significativamente la calidad de sus servicios.



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1.5. GESTIÓN DE PROVEEDORES

Los portales de proveedores de Exact Synergy permiten que sus empleados y proveedores trabajen más

eficientemente al compartir información que puede ser aprovechada de forma inmediata, integrar flujos

de trabajos que le permitan reducir tiempos y automatizar la gestión de documentos para una mejor

comunicación.

La solución se enfoca en administrar su cadena de abastecimiento, la cual puede incluir, mas no está limitada a:

• Planeación y control de abastecimientos.

• Gestión de activos y servicios.

• Evaluación de proveedores.


Identificación de necesidades de compra

Cada usuario autorizado puede hacer su requerimiento

de bienes o servicios con todas las especificaciones y

anexos que considere apropiados, los cuales después de

ser aprobados, pueden ser analizados contra los

inventarios de sus diferentes ubicaciones o bodegas y

con base en eso, realizar su compra.

Registro y preselección de proveedores

Permite que sus proveedores potenciales registren en su

portal toda la información y documentos que considere

relevantes como datos de la empresa, productos o

servicios que ofrece, folletos, certificaciones de

experiencia y otros.

Petición de ofertas

Una vez preseleccionados los proveedores y aprobado el

requerimiento de bienes o servicios, se puede notificar a

los proveedores de la categoría apropiada o si lo prefiere,

puede publicar las bases (RFP) en su portal, en ambos

casos, los proveedores pueden presentar su propuesta y

documentación pertinente.

Selección de proveedores, adjudicación y contratación

Desde el requerimiento de bienes o servicios, todos los

involucrados pueden participar en un foro de discusión

donde pueden hacer sus observaciones hasta llegar a un

acuerdo y posteriormente desde la petición de oferta

notificar la adjudicación al proveedor seleccionado,

pidiéndole pólizas, firma de contratos y demás

documentos para formalizar su contratación.

Gestión de activos físicos y gestión de servicios

Al recibir el bien o servicio, se puede registrar ya sea

como activo, servicio o proyecto, para poder comunicar

toda su información técnica, asignarlo a una ubicación o

responsable, programar mantenimientos y dar

seguimiento a los acuerdos de niveles de servicio (SLA).

Evaluación de desempeño de proveedores

Se puede evaluar a su proveedor de tal manera que

quede registrado en su historial el cumplimiento a los

acuerdos de niveles de servicio y así tener mejores bases

para volverlo a contratar en futuros requerimientos.

Integración con otros sistemas

Es posible programar actualizaciones de centros de

costos, ubicaciones o bodegas, productos y otros

catálogos maestros administrados en otros sistemas, así

como también niveles de inventario y costos. Por otra

parte, Exact Synergy permite registrar las novedades que

pueden ser utilizadas para actualizar otros sistemas.

Todos los involucrados en la adquisición de un material, el mantenimiento externo de una maquinaria o equipo o inclusive

en la compra de un tiquete aéreo a través de una agencia de viajes son notificados en el momento preciso con la

información apropiada para que puedan realizar su trabajo de forma coordinada incrementando su productividad.



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1.6. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Exact Synergy permite mejorar sus funciones administrativas y gestionar estratégicamente los recursos

humanos para contribuir en el cumplimiento de sus objetivos corporativos. Tener una ficha única de

cada empleado desde el día de su contratación, pasando por su capacitación, gestión de desempeño,

tramite de ausencias, permisos, vacaciones entre otros.

La solución se enfoca en administrar el ciclo de vida del empleado, el cual incluye, pero no está limitado a:

• Ganar talentos.

• Desarrollar y retener talentos.

• Autoservicio en cuestiones administrativas relacionadas con RH.


Gestión de reclutamiento

Consiga los candidatos adecuados, desarrolle el

proceso de selección, programe entrevistas y finalmente

contrátelos con base en metas estratégicas y la

planeación de la fuerza de trabajo.

Gestión por competencias

Reconozca en los candidatos y empleados su

conocimiento, destrezas y habilidades, para facilitar el

proceso de hacer coincidir la persona apropiada en el

trabajo correcto, reduciendo las brechas entre su

eficiencia actual y la deseada.

Gestión de evaluación de desempeño y acuerdo de

objetivos

Reconozca en los candidatos y empleados su

conocimiento, destrezas y habilidades, para facilitar el

proceso de hacer coincidir la persona apropiada en el

trabajo correcto, reduciendo las brechas entre su

eficiencia actual y la deseada.

Registro de tiempo y asistencia

Gestione periodos de trabajo, vacaciones, incapacidades

y otros registros que afecten sus estadísticas de

ausentismos.

Aplicación de autoservicio

Permite a sus empleados actualizar su información

personal, la aplicación y monitoreo de solicitudes de

materiales, comprobantes de nómina, entrenamiento,

vacaciones y mucho más. La información relevante es

otorgada en tiempo real con base en los roles definidos,

liberando al personal de RH de tareas administrativas,

siendo más eficientes y aumentando la responsabilidad

de los empleados.

Estas funcionalidades proveen un fácil acceso a la información, apoyan en la toma de decisiones, optimizan los procesos

administrativos e incrementan la eficiencia del personal de RH dando más tiempo para involucrarse en el proceso de

planeación estratégica.



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1.7. GESTIÓN DE ACTIVOS

Exact Synergy permite a las empresas mejorar la administración de sus activos físicos incluyendo las

adquisiciones, el ciclo de vida activa y las bajas para optimizar su uso integralmente y obtener el valor

optimo, además de reducir los costos.

La solución se enfoca en administrar el ciclo de vida del activo, los cuales pueden incluir, mas no estar limitados a:

• Abastecimiento

• Almacenamiento

• Control

• Mantenimiento (Preventivo-Correctivo-Mejora)


Gestión de compras

Consiste en una serie de procesos para la adquisición de

activos, donde su alcance parte desde la creación de la

solicitud de compra y llega hasta la selección del

proveedor y su asignación al usuario responsable.

Asignación de ubicación

Identifica la ubicación en la cual se encuentra el activo,

tanto la inicial, como la novedad de traslados y bajas.

Gestión de mantenimiento

Planifica los mantenimientos para cada uno de sus

activos, ya sea preventivo, correctivo o de mejora, por

medio de la creación de requerimientos y de alertas.

Gestión de desempeño

Monitorea las labores de mantenimiento y a los

responsables de estas, por medio del registro de los

planes de control y los resultados de efectividad.

Gestión de garantías

Permite tener un control eficaz de las fechas de

vencimiento de garantías de los activos, generando

alertas de notificación de sus caducidades, otorgando un

servicio más eficiente y generando utilidades.

Control de activos

Se refiere a tener un tablero de indicadores e informes,

que le permite conocer en tiempo real el

comportamiento de los procesos de gestión de activos

físicos. Por otra parte, permite registrar los incidentes

encontrados durante las auditorías.

Integración con otros sistemas

Es posible programar actualizaciones de centros de

costos, ubicaciones o bodegas, productos y otros

catálogos maestros administrados en otros sistemas, así

como también niveles de inventario y precios. Por otra

parte, Exact Synergy permite registrar las novedades que

pueden ser utilizadas para actualizar otros sistemas.

Estas funcionalidades les permiten optimizar sus recursos generando un aumento de su productividad y una reducción en

costos y tiempos de vida útil de los activos.



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1.8. GESTIÓN DE TI

Exact Synergy permite planear, realizar y controlar las actividades de las áreas o empresas de IT.

La solución se enfoca en los procesos de gobierno y gestión de TI, los cuales pueden incluir, mas no estar

limitados a:

• Evaluar, dirigir y controlar el gobierno de TI.

• Alinear, planificar y organizar la gestión de TI.

• Construir, adquirir e implementar.

• Entregar, servir y proveer soporte.

• Monitorear, evaluar y valorar su gestión de TI.


Comunicación del gobierno y gestión de TI

Gestiona toda la documentación que desee compartir a

cerca de su gobierno y gestión de TI (COBIT).

Autoservicio

Sus usuarios pueden consultar a través de un portal las

preguntas frecuentes, requerimientos técnicos,

novedades y demás elementos de su base de

conocimiento que desee compartir con ellos de acuerdo

a su perfil.

Control de licenciamiento

La hoja de vida de sus servidores, computadores de

escritorio o portátiles integra toda la información

relevante de dichos activos incluyendo las licencias que

tienen instaladas, versiones y vencimientos en caso de

haberlos.

Mantenimiento o servicios preventivos

Permite programar la asignación de sus recursos para el

mantenimiento de servidores, redes, bases de datos y

otros elementos de su infraestructura y mantener una

hoja de vida de los activos a los cuales se les programa

dichos servicios.

Gestión de mesa de ayuda

Se hace un registro de todas las actividades desarrolladas

para la atención de eventos, incidentes y problemas

reportados por sus usuarios, permitiendo programar los

mantenimientos o servicios correctivos.

Medición de desempeño

Monitoreé sus tiempos promedio de respuesta,

incidentes por site y otros KPIs con el fin de

retroalimentar a su equipo de trabajo y obtener

evidencia de sus niveles de servicio.

Gestión de proyectos de TI

Lo apoya a gestionar las diferentes fases de sus

proyectos de TI para desarrollarlos en tiempo, costo y

alcance.

Gestión de pruebas

Todos los desarrollos que haga pueden tener varios

ciclos de pruebas donde se guarde la evidencia de su

conformidad contra los requerimientos definidos o

notificación y seguimiento de defectos por versiones.

Estas funcionalidades dan un fácil acceso a la información, apoyan en la toma de decisiones y permiten trabajar rápida y

eficientemente a las áreas de TI.



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1.9. GESTIÓN DE CALIDAD Y PQRS

Exact Synergy gestiona las diferentes normas de calidad en un único sistema, facilitando la administración,

el control de procesos y la documentación del sistema de gestión de calidad. Permite la inclusión y definición

de mapas de procesos de acuerdo con las necesidades específicas de cada área involucrada.

La solución se enfoca en administrar los elementos de sistema de calidad el cual incluye, pero no está limitado a:

• Salud ocupacional.

• Seguridad industrial.

• Protección ambiental.

• Gestión de calidad.

Por otro lado, Exact Synergy permite optimizar el ingreso, trámite y generación de estadísticas de las PQRs del cliente

permitiendo la realización de acciones correctivas para minimizar su recurrencia.

La herramienta permite dar solución a tiempo a las necesidades de sus clientes identificando:

• Las debilidades de su organización

• Los temas que requieren de mayor atención

• La forma más efectiva de combatirlas y solucionarlas.


Inicio del proyecto del sistema de calidad

Comience el proceso de implementación de su sistema de

gestión de calidad, administrando y controlando las

diferentes fases, tiempos, costos y alcances.

Gestión de eventos

Programe tareas o alertas para que se ejecuten

automáticamente cuando se cumplan ciertas condiciones

definidas por el usuario administrador.

Control de versiones y estados

Comunique sus políticas de calidad, procedimientos,

instructivos, registros o cualquier otro documento de su

manual de calidad especificando sus diferentes versiones

y estados (archivado, aprobado y pendiente), pero

asegurando que sus empleados sólo tengan acceso a las

más recientes versiones.

Planeación y seguimiento de auditorías Planee sus auditorías y optimice el tratamiento de las no

conformidades, acciones correctivas, preventivas y de

mejora.

Generación de indicadores

Genere indicadores a partir de la información registrada

en Exact Synergy, los cuales pueden ser presentados de

forma gráfica, navegar en sus diferentes niveles de detalle

y restringir su consulta dependiendo de sus niveles de

seguridad.

Seguimiento a tareas asignadas

Guarde la trazabilidad de los compromisos acordados en

las reuniones de comité con responsables y fechas.



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Biblioteca electrónica

Toda la documentación para capacitar a su personal en

normas, videos de pausas activas, recomendaciones del

COPASO y demás elementos de HSEQ pueden ser

administrados de forma centralizada.

Cumplimiento de procesos documentados

La implementación de sus demás módulos de gestión de

servicios, clientes, proveedores, recursos humanos y otros

flujos de trabajo, permite asegurar que sus procesos se

desarrollen conforme a su sistema de calidad.

Movilidad

Toda su información y documentos pueden ser

consultados desde portales web o aplicaciones móviles.



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1.10. GESTIÓN DOCUMENTAL

Exact Synergy permite pasar de una cultura de documento en papel a una de documento electrónico, en

donde no solo basta con escanear un documento, sino que adicionalmente se crean responsabilidades

sobre los mismos, es decir, se puede conocer el ciclo vital de un documento desde que llega, se

distribuye, se toma acción sobre él, y se da respuesta sobre el asunto que lo generó.

La solución se enfoca en administrar los elementos de Gestión documental el cual incluye, pero no está limitado a:

• Gestionar los documentos y el archivo conforme a las normas del archivo general de la nación.

• Definir las series, sub-series documentales y tablas de retención.

• Controlar los archivos de gestión, central e histórico.


Poderoso motor de búsqueda

Le brinda la posibilidad de personalizar sus búsquedas y

reportes.

Movilidad

La herramienta permite compartir y revisar su información

desde las aplicaciones móviles que ofrece.

Información por portales

La publicación de los documentos y de la información se

hace a través de portales especializados para empleados,

clientes, proveedores y distribuidores bajo ciertos niveles

de seguridad.



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1.11. EXACT EVENT MANAGER ALERTAS

Event Manager permite monitorear el cumplimiento de las tareas, a través de la generación de notificaciones que avisen de la proximidad del vencimiento de una actividad y para informar que ya se venció el tiempo máximo estipulado. La funcionalidad permite generar eventos o alertas frente a cualquier situación o actividad que involucren un control de tiempo, valor, o requerimiento.

La solución se enfoca en la generación de alertas, brindando beneficios tales como:

• Elimine monitoreos manuales

• Genere alertas tempranas y detecte problemas

• Acelere tiempos de respuesta

• Elimine cuellos de botella


Administración de las relaciones con los clientes (CRM)

Conozca en tiempo real si las ventas son cerradas cuando

se espera, si sus vendedores dejan actividades

incompletas o si los prospectos no son contactados

cuando se estipula, entre otros.

Generación de reportes y distribución

Permita que sus empleados reciban un reporte con sus

actividades retrasadas y sus clientes reciban informes en

tiempos estipulados, entre otros.

Servicio al cliente

Conozca cuando expiran sus contratos, que quejas llevan

X días sin ser solucionadas, cuáles son sus clientes que

más servicios solicitan, entre otros.



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2. PERFIL CORPORATIVO 2.1. 20 AÑOS FACILITANDO EL PROGRESO DE LAS EMPRESAS

B-Excellence SAS nace del interés de Siigo SA (el dueño absoluto de B-Excellence y anteriormente filial de Exact Software)

por mejorar la atención de sus 180 clientes y 7.000 usuarios de Exact Synergy, manteniendo sus mejores activos que son:

✓ Su equipo humano con más de 20 años de experiencia en la comercialización e implementación de Exact Synergy,

✓ La cultura empresarial y presencia regional de Siigo y

✓ El respaldo de la casa desarrolladora Exact Software de Holanda.

ILUSTRACIÓN 1 - NUESTRAS RAÍCES

Buscando ser

mejores cada día

Comprometidos con la

educación

Empleados

que lo respaldan

Empresas

que hemos apoyado

Años

en el mercado

Del 1998-2010

Exact adquirió a Siigo

20 años con Exact Synergy

Siigo, S.A.

30 años en Colombia

104.000 y 94% nos recomiendan

450 en todo Colombia

396 instituciones enseñan Siigo

Pioneros en teletrabajo

+1000 graduados de Fundación Siigo

Endevor e ISO 9000

Exact Software

31 años en Holanda

200.000 en 110 países

1.500 en 15 países

“Ponemos nuestro corazón para facilitar el

progreso de

las empresas”



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2.2. MISIÓN

“Ayudamos a otras empresas a innovar en la gestión de sus procesos para que sean

Más eficientes, ágiles y competitivas”

Gracias a nuestro sistema de gestión colaborativo, automatizamos los procesos optimizando la cadena de valor de

empresas como:

Jaime Cufiño

Gerente de procesos y sistemas

“Con Synergy hemos logrado, oportunidad en el servicio, aumentar la productividad en los

procesos, tener una trazabilidad, delegar adecuadamente la responsabilidad, manejar alertas

tempranas y un soporte de gestión documental para cada uno de los eventos”

Natalia Aldana

Jefe de planeacion y calidad

“Lo mejor que tiene Synergy es tener la información disponible en cualquier momento y lugar, es

muy fácil encontrar documentos, y su trámite dentro del sistema. Es una herramienta que cumple

con los principios de disponibilidad, integridad y seguridad de la información y permite llevar la

trazabilidad de cada uno de los procesos con sus responsables, y tiempos relacionados”

Alicia Barrera

Ingeniera soporte de aplicaciones

“El aporte de Synergy a la empresa es la generación de procesos claros, que contribuyen en

mejoras de tiempos de respuesta, trazabilidad de procesos y proyectos, permitiendo aumentar la

eficiencia y el trabajo en equipo”

Campo Pallares

Director IT

“Synergy permite organizar los procesos de tal forma que los tiempos de gestión se disminuyen.

También, permite tener la historia de las actividades que se gestionan en pro de los cambios”

Cesar Salazar

Gerente

“Synergy nos ha permitido tener mayor eficiencia y control sobre nuestros procesos comerciales

además de permitirnos conocer con mayor detalle las interacciones que tenemos con nuestros

clientes “

Jenny Santamaria

Directora de calidad del PCMSIG

“Synergy nos ha permitido contar con la trazabilidad de las solicitudes en tiempo real, saber los

responsables de cada actividad y los tiempos reales de ejecución, y consolidar la información de

los proyectos en un solo lugar. Mostrar a nuestros clientes el avance y gestión de sus proyectos”



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2.3. VISIÓN

“Ser reconocidos como

la empresa preferida

del mercado medio en la optimización de procesos”

Lograremos esto brindando a nuestros clientes las bases para operar su negocio más eficientemente e inspirarlos a crecer:

Brindando las bases para operar su negocio más eficientemente con nuestros productos:

Gestió n de Próyectós

AVANCES, TIEMPOS, GASTOS,…

*Gestió n de RH

CONTRATACIÓN, EVALUACIÓN, RETENCIÓN,...

GESTIÓN DE PROCESOS FLUJOS DE TRABAJO

+ EVENTOS + GESTIÓN DOCUMENTAL

+ PORTALES

+ A. MÓVILES

ILUSTRACIÓN 2 - NUESTROS PRODUCTOS



20

Inspirándolos a crecer con nuestra cultura organizacional compuesta por:

Pilares

Nuestros pilares de innovación, simplicidad y foco que

nos guían diariamente en la toma de decisiones.

Excelencia

La excelencia que nos lleva a hacer lo correcto en cada

momento.

Felicidad

La gerencia de felicidad que es nuestro motor para crecer

personalmente.

Valores

Y nuestros valores que dejan huella en nuestro trabajo y

las personas que nos rodean.

ILUSTRACIÓN 3 - NUESTROS VALORES



21

Cra. 13a No. 98 - 21

Bogotá, Colombia

+ 57 (1) 7450577

[email protected]

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Las marcas mencionadas en este documento pertenecen a sus correspondientes propietarios.

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Propuesta de servicios de consultoría · detallado de segmentos a través de reportes a su medida....

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