PROPUESTA DE MEJORA DE LOS PROCESOS Y CONTROL DEL CICLO DE...
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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Carrera de Administración de Empresas PROPUESTA DE MEJORA DE LOS PROCESOS Y CONTROL DEL CICLO DE FACTURACIÓN Y APROBACIÓN DE CRÉDITOS DEL GRUPO EULEN DEL PERÚ – 2017 Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional de Licenciado en Administración de Empresas MELISSA SOSIRE NOVOA HEREDIA Asesor: Fredy Macavilca Capcha Lima – Perú 2017
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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
Carrera de Administración de Empresas
PROPUESTA DE MEJORA DE LOS PROCESOS Y
CONTROL DEL CICLO DE FACTURACIÓN Y
APROBACIÓN DE CRÉDITOS DEL GRUPO EULEN
DEL PERÚ – 2017
Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional
de Licenciado en Administración de Empresas
MELISSA SOSIRE NOVOA HEREDIA
Asesor:
Fredy Macavilca Capcha
Lima – Perú
2017
2
ÌNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................6
CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES DE LA EMPRESA. ..............................7
1.1. Datos generales .......................................................................................................7
1.2. Nombre o razón social de la empresa .....................................................................7
1.3. Ubicación de la empresa..........................................................................................7
1.4. Giro de la empresa ...................................................................................................7
1.5. Tamaño de la empresa: ...........................................................................................7
1.6. Breve reseña histórica de la empresa .....................................................................8
1.7. Organigrama de la empresa ....................................................................................9
1.8. Misión, Visión y Política .........................................................................................10
1.9. Productos y clientes ...............................................................................................10
1.10. Premios y certificaciones .....................................................................................12
1.11. Relación de la empresa con la sociedad .............................................................12
CAPÍTULO 2. DEFINICIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ........................................13
2.1. Caracterización del área analizada........................................................................13
2.2. Antecedentes y definición del problema: ..............................................................16
2.2.1. Antecedentes: .........................................................................................16
2.2.2. Definición del problema: .........................................................................17
2.3. Objetivos: general y específico ..............................................................................17
2.4. Justificación ............................................................................................................18
2.5. Alcances y limitaciones ..........................................................................................19
CAPÍTULO 3: MARCO TEÓRICO ............................................................................................20
3.1. Teorías existentes – Variable Procesos: ...............................................................20
3.2. Teorías existentes – Variable Control:...................................................................21
3.3. Conocimiento teórico: Procesos ............................................................................22
3.4. Conocimiento Teórico: Control ..............................................................................23
3.5. Conocimiento teórico: Factura Electrónica ............................................................24
3.6. Conocimiento teórico: Créditos ..............................................................................25
3.7. Conocimiento teórico y empírico desde la experiencia profesional ......................26
3
CAPÍTULO 4. METODOLOGÍA DEL PROYECTO ..................................................................28
CAPÍTULO 5. ANÁLISIS CRÍTICO Y PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS.....................33
5.1. Análisis Crítico - Ciclo de facturación: ..................................................................33
5.2. Análisis Crítico - Aprobación de Créditos: ............................................................36
5.3. Planteamiento de Alternativas: .............................................................................38
5.3.1. Alternativa 1: ........................................................................................38
5.3.2. Alternativa 2: ........................................................................................39
5.3.3 Alternativa 3: ........................................................................................40
CAPÍTULO 6. JUSTIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN ESCOGIDA. .........................................41
6.1. Clasificación de las funciones de área con el nuevo personal: ...........................42
6.2. El nuevo ciclo de facturación y cobranzas: ..........................................................44
6.3. Proceso de la aprobación de créditos: .................................................................45
6.4. Nuevas Políticas de crédito y cobranza: ...............................................................46
CAPÍTULO 7. IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA .......................................................48
CAPÍTULO 8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES....................................................50
8.1. Conclusiones: ........................................................................................................50
8.2 Recomendaciones: .................................................................................................50
2REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS: ............................................................................51
4
ÌNDICE DE FIGURAS
Figura 1. ................................................................................................................7
Figura 2. ................................................................................................................8
Figura 3. .................................................................................................................9
Figura 4. .................................................................................................................9
Figura 5. ...............................................................................................................10
Figura 6. ..............................................................................................................11
Figura 7. ..............................................................................................................23
Figura 8. ..............................................................................................................23
Figura 9. ..............................................................................................................25
Figura 10. ............................................................................................................33
Figura 11. ............................................................................................................33
Figura 12. ............................................................................................................34
Figura 13. ............................................................................................................36
Figura 14. ............................................................................................................42
Figura 15. .............................................................................................................43
5
ÌNDICE DE TABLAS
Tabla 1. ...............................................................................................................11
Tabla 2. ...............................................................................................................14
Tabla 3. ...............................................................................................................15
Tabla 4. ...............................................................................................................28
Tabla 5. ...............................................................................................................29
Tabla 6. ...............................................................................................................30
Tabla 7. ...............................................................................................................31
Tabla 8. ...............................................................................................................31
Tabla 9. ...............................................................................................................35
Tabla 10. .............................................................................................................36
Tabla 11. .............................................................................................................37
Tabla 12 ..............................................................................................................39
Tabla 13 ..............................................................................................................40
Tabla 14 ...............................................................................................................41
Tabla 15 ..............................................................................................................44
Tabla 16 ..............................................................................................................47
Tabla 17 ...............................................................................................................48
Tabla 18. .............................................................................................................48
6
INTRODUCCIÓN
Grupo Eulen es una empresa familiar con capital español. Inicio operaciones en Perú en el
año 1997, actualmente es líder nacional en prestación de servicios generales a empresas y
especialistas en actividades de limpieza, seguridad, logística y mantenimiento.
En el presente proyecto profesional se abordará el tema de la propuesta de mejora
que se tendrá en el control y proceso del área de facturación y cobranzas del Grupo Eulen
Perú, la misma que afecta principalmente en gastos debido a la falta de control del ciclo de
facturación y el no tener políticas para la aprobación de créditos, que además también
afecta a las demás áreas con las cuales interactúa y generando sobrecarga laboral.
La mejora que se propone es del completar el ciclo de la facturación desde la
emisión de factura hasta su entrega hacia el cliente, función que actualmente la realiza el
área de operaciones; esto hace que no haya un control y un seguimiento del proceso de la
entrega de las facturas y que a su vez son entregadas con mucho tiempo de demora,
veremos las causas y el efecto que esto genera. También se solicitara que la función de
aprobación de créditos pertenezca al área de facturación y cobranzas ya que actualmente
solo lo maneja la misma gerente de administración y finanzas, con la propuesta de nuevas
políticas para la aprobación de créditos.
Para el desarrollo del presente proyecto profesional de mejora se han realzado
entrevistas a profundidad a colaboradores del área del Grupo Eulen y una entrevista externa
a un personal también del área de facturación y cobranzas pero de la empresa Soltrak, los
cuales nos brindaron información importante que ayudo a entender de mejor manera. Se ha
realizado un análisis e identificación de las causas que nos pueda ayudar a determinar las
propuestas que se quieren para la mejora del área.
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CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
1.1 Datos Generales
El Grupo Eulen son los primeros en la externalización de servicios generales a empresas,
comprometidos con la calidad hacia sus clientes y su experiencia los han convertidos en
líderes nacionales del sector con más de 50 años en España.
El Grupo Eulen está presente en 14 países y cuenta con más de 7 mil clientes, más
de 86 mil empleados en planilla, y sobre los servicios que presta son más de 60 en el
mercado donde las ventas superan al millón de euros, cifra que se dio en el año 2015.
1.2 Nombre o Razón Social de la empresa
Eulen del Perú SA – 20503957231
Eulen del Perú Seguridad SA – 20503957583
Eulen del Perú Servicios Complementarios SA – 20504039120
Eulen del Perú Servicios Generales SA – 20504074464
1.3 Ubicación de la empresa
Av. Javier Prado Oeste NRO. 2340 – Magdalena del Mar – LIMA
Figura 1.Ubicación de la empresa. Recuperado de Google /Maps.
1.4 Giro de la empresa
Servicios.
1.5 Tamaño de la empresa
Tamaño Grande.
8
1.6 Resumen de historia del Grupo Eulen.
Figura 2. Reseña histórica de Grupo Eulen. Recuperado de www.eulen.com/pe/(2017)
HISTORIA
LOS INICIOS
1962
DESARROLLO
1962
EXPANSIÓN
1974
25 ANIVERSARIO
1987
FUSIÓN
1992
INTERNACIONAL
1997
2012
2016 María José Álvarez Mezquíriz asume la Presidencia Ejecutiva del Grupo EULEN.
El Grupo EULEN celebra su 25 aniversario formado por 72 empresas
A través de un proceso de fusiones y absorciones, el Grupo EULEN reorganiza su estructura societaria que pasa a estar formado por EULEN, SA
(servicios de limpieza, mantenimiento, medio ambiente, servicios auxiliares y servicios sociosanitarios), Prosesa (actual EULEN Seguridad),
Demasa, Instituto EULEN de Formación y, dos años más tarde, Flexiplan, SA-ETT.
La empresa tiene delegaciones en las ciudades más importantes de España, sirviendo a prestigiosos clientes que poco a poco van
externalizando la limpieza
El Grupo EULEN comienza su expansión internacional en Portugal, Méjico, Costa Rica, Argentina, Colombia, Chile, Nicaragua, Panamá,
República Dominicana, Uruguay y Perú
El volumen de ventas del área internacional es de 280 millones de euros, el 21% de la actividad total del grupo
David Álvarez Díez funda en Bilbao Central de Limpieza El Sol.
Nace una nueva forma de entender la actividad. A finales de los 60, la sede de la sociedad cuenta con una escuela de formación y un
laboratorio en el que se experimenta con productos y materiales.
Se produce la primera expansión con la creación de Prosesa -actual EULEN Seguridad- que inicia las actividades de seguridad privada
aprovechando la normativa legal que obliga a bancos y cajas de ahorro. EULEN Seguridad es hoy la empresa española más antigua del sector.
Se crea la Sociedad DEMASA, dedicada a la fabricación, importación y distribución de maquinaria y productos químicos para la limpieza.
9
1.7 Organigrama de la empresa
Figura 3.Organigrama General de EULEN Perú S.A. / Elaboración Propia (2017)
Figura 4. Organigrama especifico del Área de Administración y Finanzas de EULEN Perú S.A. Elaboración Propia (2017)
El área de f acturación
actualmente consta de 3
colaboradores.
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1.8 Misión, Visión y Política
Figura 5. Misión y Visión de Eulen, recuperado de www.eulen.com/pe (2017)
1.9 Productos y clientes
PRODUCTOS
El grupo Eulen, trabaja en base a 9 líneas de negocio diferenciadas, poniéndose la
meta de cubrir las diferentes necesidades de los sectores del mercado. Entre ellas
tenemos:
FS&M, recepcionistas, atención telefónica, Help Desk, entre otros.
LIMPIEZA, servicio de limpieza corporativa.
SEGURIDAD, vigilancia.
O.W.L, Servicios logísticos.
MANTENIMIENTO, de ascensores, industriales, etc.
MEDIO AMBIENTE, jardinería, mantenimiento de áreas verdes.
SOLUCIONES GLOBALES DE RRHH Y EMPLEO, como por ejemplo
reclutamiento.
11
EULEN COMPLEMENTARIOS EULEN GENERALES EULEN SEGURIDAD
SGS DEL PERU S.A.C.
COMPAÑÍA INMOBILIDARIA AGREM S.A.
EMUSA PERU S.A.C.
UNIVERSIDAD DE INGENIERIA Y
TECNOLOGIA
CONSORCIO CONSTRUCTOR M2 LIMA
TECSUP 1
GLOBAL SALES SOLUTIONS LINE SL
SUCURSAL EN PERU
TECNO FAST
AMERICA MOVIL PERU SAC – CLARO FASHION CENTER S.A. SCAFOM RUX SA
CENCOSUD LIMA AIRPORT GEOPARK OPERADORA DEL PERU S.A.C.
CLUB REGATAS TELEATENTO DEL PERU S.A.C. MOTA-ENGIL
COLEGIOS PERUANOS GEOTUNEL
MAPFRE PERU CIA DE SEGUROS
CREDISCOTIA FIANCIERA
SCOTIABANK
DP WORL CALLAO
BANCO FINANCIERO
HIPERMERCADO TOTTUS
GRUPO MEGA PLAZA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA
UNIVERSIDAD DE LIMA
TELEFONICA DEL PERU SA
VOTORATIM METAIS - CAJAMARQUILLA
KIMBERLY CLARK PERU
GRUPO LAUREATE
TECNOLOGICA DE ALIMENTOS SA - TASA
CONTRATAS E INGENIERIA SOCIEDAD
ANONIMA, SUCURSAL DEL PERU
ENEL DISTRIBUCION DEL PERU - EDELNOR
3M PERU
ADMINISRADORA JOCKEY PLAZA
AVENTURA PLAZA
GAS NATURAL - CALIDA
GRUPO CENTRIA
Figura 6. Descripción Gráfica de Servicios de EULEN Perú S.A.
CLIENTES Tabla 1. Principales clientes del Grupo EULEN Perú
Fuente: Elaboración Propia (2017)
FS&M LIMPIEZA SEGURIDAD O.W.L
MANTENIMIENTO MEDIO AMBIENTE RRHH
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1.10 Premios y Certificaciones
El Grupo Eulen cuenta con las principales certificaciones que lo acreditan:
Certificación como: ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18011 y esto se suma el
compromiso con la calidad, la sostenibilidad y al respeto que tiene con el medio
ambiente y el servicio.
1.11 Relación de la empresa con la sociedad
Programa de Responsabilidad Social Corporativa – Apuesta por ti!
EULEN DEL PERÚ, quiere de compartir su éxito, y brindar apoyo y desarrollo a sus
colaboradores y a los pueblos de su entorno. Por ello, en el año 2015 inicia el
programa de Responsabilidad Social Corporativa denominado “EULEN Apuesta por ti”
en colaboración con la UGEL N° 3, instancia dependiente del Ministerio de Educación.
El Ministerio de Educación, representada por la UGEL N°3, mediante este
convenio de colaboración inter institucional, autoriza la conformación del denominado
PERIFÉRICO EULEN, donde se brindan servicios educativos básicos a adolescentes,
jóvenes y adultos que no tuvieron acceso a la educación básica regular y que desean
compatibilizar el estudio con el trabajo.
Los cursos dictados están dirigidos a los trabajadores del Grupo EULEN,
familiares y miembros de la comunidad, a quienes se les brindará la oportunidad de
culminar sus estudios básicos (primarios y secundarios) teniendo así, acceso a
desarrollarse en el ámbito personal, familiar y profesional de la mano de los profesores
cualificados y remunerados por el Ministerio de Educación.
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CAPÍTULO 2
DEFINICIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
2.1. Caracterización del área analizada
Área: Facturación y cobranzas.
Responsabilidad en el área: Asegurar la facturación correcta y precisa de todos los
servicios prestados así mismo, realizar una gestión eficaz y eficiente del recaudo de
cartera, para lograr así un mayor flujo de caja con el fin de brindar estabilidad
económica para el crecimiento de la organización.
Funciones del área:
Gestión de Contratos de Locación y Prestación de Servicios con los clientes.
Emisión de Cartas Fianzas.
Facturar todos los servicios regulares y especiales con todas las
especificaciones y requerimientos que soliciten los clientes.
Gestionar la cobranza y recuperación de la cartera morosa.
Lo que respecta la aprobación de créditos la misma gerente de administración
y finanzas hace la evaluación correspondiente al cliente para el otorgamiento del
crédito, todos los datos del cliente como: razón social, ruc, giro de negocio,
referencias, etc.; se los proporciona el área comercial encargada de las licitaciones y
de captar al cliente, junto con estos datos y una evaluación a las entidades financieras
de riesgos, se evalúa y se otorga el crédito solicitado.
A continuación veremos en la figura los flujos actuales de las funciones que se maneja
en el área:
14
Tabla 1
Procedimientos de facturación y cobranzas
Fuente: Elaboración fuente Propia (2017)
15
Tabla 2.
Procedimiento de facturación
Fuente: Elaboración Propia (2017)
16
2.2 Antecedentes y definición del problema
2.2.1 Antecedentes
El Grupo Eulen del Perú cuenta con 3 razones sociales que se brinda los
diferentes servicios y por tal razón se factura por las razones sociales de
EULEN COMPLEMENTARIOS, EULEN SEGURIDAD y EULEN GENERALES
las dos primeras se emiten la facturación electrónica y el la ultima la facturación
en físico.
Dentro de la dirección de administración y finanzas como se indica en el
organigrama del capítulo 1, está el área de facturación y cobranzas, la misma
que se tocara este proyecto donde se mencionara las propuestas de mejoras
que se quiere aplicar.
El área de facturación y cobranzas actualmente consta de tres
personas, una de ellas mi persona. Llevo dos años y medio en la empresa y he
podido comprobar que se pueden proponer mejoras para la problemática que
se presenta actualmente en el área.
Pasa que la mayoría de las cobranzas son efectuadas con mucho
tiempo después de la fecha de vencimiento, no se cumple con la programación
del cobro mensual y esto generalmente se debe a que hay demora por parte
del área comercial en la entrega de las facturas y tampoco dan seguimiento a
las facturas pendientes por diversos motivos, ya que son el ellos (área
comercial) los responsables de dichas entregas.
Las facturas físicas son entregadas a destiempo, esto genera que el
crédito que se le da al cliente para el pago exceda y no se pueda cobrar en la
fecha de vencimiento que figura en la factura o en los reportes.
También vemos que las facturas físicas no recepcionadas por el cliente
ya sea por falta de orden de compra, conformidad del servicio, anexos,
estructuras de costos, etc. no hay un seguimiento adecuado para dar solución y
estas se regularicen a su brevedad.
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Hay facturas electrónicas que no llegan al buzón del cliente, por
problemas que se tiene con nuestro proveedor de entrega de facturas que se
enlaza con la SUNAT y tampoco hay un seguimiento adecuado para confirmar
la entrega y por esos motivos el cliente no cancela la factura.
Sobre la aprobación de créditos para el cliente no hay un proceso
normativo, hoy en día la misma gerente de administración y finanzas evalúa al
cliente nuevo, solicitando los datos del cliente, giro del negocio, ruc, referencias
principales, etc. y en las entidades de riegos verifican la situación del cliente
para otorgar el crédito solicitado por el área comercial.
Por tales razones se propones estudiar los sobre los procesos para la
administración del área y el control de la misma y así poder analizar,
determinar, plantear, ejecutar y controlar una mejora para el beneficio del área
y principalmente de la empresa.
2.2.2 Definición del problema
Problema:
¿Cómo contribuir a la mejora de los procesos y control del ciclo de facturación
y aprobación de Créditos del Grupo Eulen del Perú – Lima - 2017?
2.3 Objetivos: General y específico
Objetivo General:
Diseñar e implementar un plan de mejora para replantear, unificar y normalizar los
procesos y control del departamento de facturación y cobranzas para su mejor gestión.
Objetivos específicos:
Proponer que el área de facturación y cobranzas cierre el proceso de entrega
de facturas, lo cual optimizaría el tiempo de cobro, debido a que actualmente la
entrega lo realiza el área comercial.
Establecer un seguimiento adecuado de las entregas de las facturas físicas y
electrónicas en un menor plazo de su fecha de emisión.
Establecer normas y políticas para un mejor control de aprobación de créditos.
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2.4 Justificación
La presente investigación está ligada principalmente para el área de facturación y
cobranzas existe muchas mejoras que se quiere proponer ya que se dan muchas
situaciones que afectan al área como:
Muchas de las cobranzas son efectuadas con mucho tiempo después de la
fecha de vencimiento, no se cumple con la programación de cobro mensual y esto
generalmente se debe a que hay demora por parte del área comercial en la entrega de
las facturas y tampoco dan seguimiento a las facturas pendientes por diversos
motivos.
Las facturas físicas son entregadas a destiempo, esto genera que el crédito
que se le da al cliente para el pago exceda y no se pueda cobrar en la fecha de
vencimiento que figura en la factura o en los reportes.
También vemos que las facturas físicas no recepcionadas por el cliente ya sea
por falta de orden de compra, conformidad del servicio, anexos, estructuras de costos,
etc. no hay un seguimiento adecuado para dar solución y estas se regularicen a su
brevedad.
Otro problema que se tiene son con las factura electrónicas que no llegan al
buzón del cliente, por problemas que se tiene con nuestro proveedor de entrega de
facturas que se enlaza con la SUNAT y tampoco hay un seguimiento adecuado para
confirmar la entrega y por esos motivos el cliente no cancela la factura.
Si esta situación continúa en entregar las facturas a destiempo, genera que la
cobranza no sea la adecuada, esto hace que se acuda a consumir productos
financieros que genera gastos a la empresa que no son proyectados.
Otro motivo es que no se tiene unos procesos normativos para la aprobación
de créditos, hoy en día la misma gerente de administración y finanzas evalúa al cliente
nuevo, solicitando los datos del cliente, giro del negocio, ruc, referencias principales,
etc.: y la revisando en las entidades de riegos verifican la situación del cliente para
otorgar el crédito solicitado por el área comercial.
19
Por tales razones esta investigación aportara a que se tome en cuenta un
nuevo proceso para el área de facturación y cobranzas del GRUPO EULEN, para
unificar todo el ciclo de facturación y mejorar el proceso de aprobación de créditos con
el fin de que el área tenga una mejor gestión en todos sus procesos.
2.5 Alcances y limitaciones
Alcances:
Pertenecer al área de facturación y cobranzas.
Tener acceso a la información y a los procesos del área.
Facilidad para proponer el nuevo proceso planteado en esta propuesta.
Limitaciones:
Información financiera de la empresa Grupo Eulen.
Información de indicadores reales que reflejen las ventas y gastos de la
empresa Grupo Eulen.
Respuesta de los clientes en dar los motivos del tardío de la cobranza.
20
CAPÍTULO 3
MARCO TEÓRICO 3.1. Teorías existentes – Variable Procesos:
Hitpass (2017) nos dice en su libro:
A comienzos del siglo pasado Frederick Winslow Taylor (1911) desarrolla el
concepto de la “Administración Cientifica” (obra que publica poco antes de
morir 1915 y en 1911 la obra que lo lanza a la fama “The Principies of Scientific
Management”). A Taylor se le atribuye haber desarrollado los principios de la
especialización y estandarización de los procesos en la producción industrial
elevándolos a una ciencia que podíamos llamar ingeniería industrial y mejora
de procesos, por esto es que varios autores lo denominan el padre de la
ingeniería industrial. Taylor aporta en métodos de observación de buenas
prácticas, de medición del trabajo y a partir de estos conocimientos de diseñar
procesos industriales desagregados hasta el nivel de actividad manual (Taylor
hablaba de administración de tareas) altamente especializados para lograr
mejoras sustanciales en la productividad.
Taylor describe los principios de la administración científica con los
siguientes pasos que se muestra en forma resumida:
1. Desarrollar el estudio científico del trabajo, una ciencia según Taylor.
2. Seleccionar científicamente al obrero más adecuado a la tarea, según sus
capacidades y luego instruirlo en cómo hacer correctamente l tarea, según
el punto anterior.
3. Colaborar con los obreros para que todo el trabajo sea hecho de acuerdo
con los principios científicos que se aplican. Se refiere a una cooperación
de los investigadores y de los administradores. Armonía.
4. Repartir el trabajo y las responsabilidades entre los administrativos y
obreros de manera equitativa.
21
En método de investigación científica Taylor buscaba mejorar la
improvisación generalizada como una forma de realizar las labores y no se
enfocaba en contratar personas extraordinarias, lo que hacía era trabajar con
personas comunes a quienes capacitaba en la forma científica de hacer el
trabajo. Así lograba incrementos en la productividad, que hoy en día lo
llamaríamos “rediseños de procesos”.
Resumiendo el objetivo de Taylor era proporcionar un fundamento
científico para diseñar y mejorar procesos. Con estos fundamentos pretendía
terminar con la improvisación que predominaban en aquella época. Que en vez
que cada trabajador haga las labores a su manera lo que Taylor quería era
encontrar la forma óptima de hacerla y estandarizar las buenas practicas
haciéndolas más eficientes y lograr economías de escala.
3.2. Teorías existentes – Variable Control:
Chiavenato (1999) nos dice:
Para el autor el control es una función administrativa que forma parte del
proceso administrativo, juntamente con la planeación, la organización y la
dirección. Donde el control se puede utilizar de la siguiente manera:
Normalizar el correcto desempeño de los procedimientos mediante las
inspecciones y supervisiones.
Todo debe estar registrado, tanto en el sistema como por escrito de esa
manera se protege los bienes organizacionales y puede ser mediante
auditoria y dividiendo las responsabilidades.
Normalizar todos procesos de calidad de o servicios que se ofrecen a los
clientes y esto mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control
estadísticos de calidad y sistemas de incentivos.
Todas las posiciones de las áreas deben presentar límites de autoridad y
por niveles organizacionales ya sea mediante descripciones de cargos,
normas, reglamentos, políticas y sistemas de auditoria.
El desempeño de los colaboradores siempre debe ser observado, medido
y evaluado, debe tener una supervisión directa, vigilancia y registros.
22
Ya que mediante la planeación se estipulo los objetivos con el control
podemos ver el alcance de los objetivos de la empresa, puesto que ayudan
a definir el propósito apropiado y la dirección del comportamiento de los
individuos para conseguir los resultados deseados.
La finalidad del control es asegurar que los resultados de lo que se plantea,
organiza y distribuye se ajusten a los objetivos que se han propuesto. El control va
radicar esencialmente en la verificación de todas las actividades así alcancen o no los
objetivos o resultados deseados. Como proceso, el control presenta fases que deben
explicarse.
3.3. Conocimiento teórico: Procesos
Hitpass (2017) nos indica:
Para el autor el proceso es un conjunto de acciones que se realizan bajo
ciertas reglas las cuales se pueden ejecutar (eventos). En general se define
también como: La unión de actividades que cumplen un determinado fin a
través del tiempo y lugar, impulsadas por eventos.
La definición tiene varios elementos que describen un proceso de la
siguiente manera:
Un proceso va reaccionar ante un hecho o suceso, y se va dar inicio
cuando los eventos sean ocurrencias
Los procesos para las ciencias económicas van a estar destinadas a
producir bines o servicios.
Un proceso siempre va formar una secuencia lógica que lo determinan
un grupo de requisitos que exija un negocio.
La Real Academia Española (2017), define a un procesos como:
La acción de ir hacia adelante.
Transcurso del tiempo.
El conjunto de varias fases sucesivas de un fenómeno natural o de una
operación artificial.
23
3.4. Conocimiento Teórico: Control
Munch (2014) nos dice en que el control en la fase del proceso administrativo que se
establecen estándares para poder ser evaluados los resultados obtenidos con el
objetivo de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las
operaciones.
Figura 7: Definición
El control es importante porque está ligado con la planeación, la cual al evaluar
los resultados que se obtienen van en relación con lo que se planeó ya sea para
corregir o reiniciar un proceso dado. Lo principal e ideal es saber utilizar y seleccionar
las formar, técnicas y tipos de control que sean en beneficio hacia los clientes, del
personal, de la sociedad, del entorno y de los accionistas para cumplir la misión de la
organización. (Munch, 2014)
Figura 8. Proceso
24
Robbins (2014) nos explica lo siguiente:
El control es el proceso de supervisar, comparar y corregir el desempeño
laboral. Todos los gerentes deben desempeñar la función de control en todas
las áreas y de sus unidades que tenga el nivel planeado, porque la única forma
de determinar si esto es así, es evaluando que actividades se han llevado a
cabo y comparando el desempeño real con el estándar que se desea lograr.
También nos dice que el control es importante ya que radica en que los
gerentes su única formar de controlar es evaluando si las metas van a hacer
alcanzadas y, de no ser así, determinar por qué. El valor de la función de
control resulta evidente en tres áreas específicas: la planeación, el
empoderamiento de los empleados y la protección del entorno laboral. La
segunda razón por la que el control es importante tiene que ver con el
empoderamiento de los empleados. Los gerentes tienen que aprender a dar
mayor decisión a sus empleados y no rehusarse con el temor de que algo salga
mal. Tener un buen control y este sea eficaz va generar la suficiente
información y retroalimentación sobre el desempeño de los empleados y así
minimizar la probabilidad de que surjan problemas.
3.5. Conocimiento teórico: Factura Electrónica.
La Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (2017):
Define a la factura electrónica como: el tipo de comprobante de pago que
registra el cambio del bien o servicio por un dinero dado. Hoy se emite La
FACTURA a través del sistema de emisión electrónica desarrollado desde los
sistemas del contribuyente. Mediante el Sistema de Emisión Electrónica desde
los sistemas desarrollados por el contribuyente, se emiten también las Notas de
Débito y Crédito vinculadas a la Factura Electrónica desde el Contribuyente.
25
3.6. Conocimiento teórico: Créditos
Ross (2014):
Algunas empresas otorgan crédito y es muy común hacerlo y la razón es que
es una manera de estimular las ventas. Los costos vinculados al otorgamiento
de crédito no son triviales:
1) Esta la posibilidad del que el cliente no cancele
2) La empresa debe asimilar los costos del manejo de las cuentas por cobrar.
Para lograr un equilibrio para el aumento de las ventas y los costos de una
empresa es lo que hace que se tome la decisión de otorgar crédito.
Todas las empresas que otorgan crédito deben establecer procedimientos y
podemos mencionar algunos componentes como lo explica el autor:
Términos de venta: Cada empresa propone con vender sus productos y
servicios; la cual puede ser al contado o a crédito. Si se da a crédito los
términos de venta pueden especificar: el plazo del crédito, el descuento por
pronto pago, el periodo de descuento o el tipo de un instrumento de crédito.
Análisis de crédito. Las empresas invierten y emplean varios mecanismos y
esfuerzo para llegar analizar que clientes pagan y que cliente no.
Política de cobranzas: Cada empresa crea sus propias políticas de cobranzas
ya que puede darse problemas de pagos tardíos o de mora.
Figura 9. Flujo
Como indica en la figura la línea de tiempo, la secuencia típica de sucesos
cuando una empresa otorga crédito es la siguiente: 1) se realiza la venta a
crédito, 2) el cliente envía un cheque a la empresa, 3) la empresa deposita el
cheque y 4) se hace un abono a la cuenta de la empresa por el monto del
cheque.
26
Allen (2012):
El autor nos dice que otorgar crédito a los clientes tiene varias ventajas una de
ellas o la principal es que aumenta el volumen de ventas ya a la mayoría de
clientes le es más factible trabajar con crédito. Así el otorgar crédito hace que
se construyan relaciones más cercanas con los clientes haciendo que comprar
sea más fácil y así como se tiene una ventaja la desventaja de otorgar créditos
es el no recaudar adecuadamente el dinero y que este sea de manera
oportuna. Otras desventajas es que existen clientes morosos los cuales afectan
el flujo de efectivo, intereses sumados al costo de dinero prestado para
conceder el crédito, y los costos adicionales de verificación de crédito,
teneduría de libros, facturación y cobranzas.
3.7. Conocimiento teórico y empírico desde la experiencia profesional.
A lo largo de mi experiencia laboral en el área de facturación y cobranzas,
específicamente 10 años, en anteriores empresas como:
Tecseg SAC / 2007 – 2013 / Responsable del área de facturación.
Mega Representaciones SAC / 2014 – 2015 / Asistente de facturación.
Grupo Eulen 2016 – Actualmente / Asistente de facturación.
En las dos primeras empresas en ciclo de la facturación siempre se ha llevado
de manera completa desde la emisión del documento hasta la confirmación de la
entrega de la factura, se emitía la factura, se programaba su entrega al cliente, si
había alguna observación en la entrega del documento se coordinaba con el área
comercial y el cliente para la conformidad de la factura y volver a proceder con su
entrega.
En la misma área se hacia la programación de las rutas de entrega de las
facturas y/o notas de crédito, débito, letras, etc.; Seguidamente con los cargos de
dichas entregas se procedía a entregar al área de cobranzas para poder empezar con
la programación de cobro según la fecha de entrega de los documentos.
Desde mi punto de vista el ciclo que se manejaba en estas empresas es lo
ideal, y esto para el beneficio de las cobranzas ya que de esa manera las cobranzas
son más reales a las que arroja el sistema en el endeudamiento del cliente.
27
Hoy en día en el Grupo Eulen, en el área de cobranzas nos guiamos del
reporte que nos arroja el ERP sin embargo no son reales en cuanto a la recepción de
las facturas por parte del cliente, ya que por ejemplo si al cliente X se le emite diez
facturas al mes y solo fueron recepcionadas ocho, por que las otras dos quedaron
observadas, al momento de hacer la cobranzas existe discrepancia con el cliente ya
que se cobran facturas que el cliente no tiene en su poder, proceso y función que lo
maneja el área comercial, nuestra área de facturación y cobranzas no maneja la
entrega de las facturas, motivo principal que no sabemos que facturas si fueron
entregas y cuáles no.
28
· PROCESOS
Enfoque Cualitativo
· CONTROL
TÉCNICA E INSTRUMENTO
DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Objetivo general: ENTREVISTA DE PROFUNDIDAD · área de facturación y cobranzas;
Diseñar e implementar un plan de mejora para replantear, unificar y
normalizar los procesos del departamento de facturación y cobranzas
para su mejor gestión.
· área de tesorería,
Objetivos específicos:
CUESTIONARIO DE PREGUNTAS
Las áreas que conforman la Dirección de Administración y Finanzas
del Grupo Eulen.
PROBLEMA VARIABLES METODOGÍA
· Establecer normas y políticas para un mejor control de
aprobación de créditos.
· Proponer que el área de facturación y cobranzas cierre el
proceso de entrega de facturas, lo cual optimizaría el tiempo de
cobro, debido a que actualmente la entrega lo realiza el área
comercial.
· Establecer un seguimiento adecuado de las entregas de las
facturas físicas y electrónicas en un menor plazo de su fecha de
emisión.
· Gerente de Administración y Finanzas de Eulen del Perú
· Asistente de facturación y Cobranzas de Eulen del Perú.
· Analista de administración de ventas de la empresa Soltrak.
Propuesta de Mejora de los procesos y control del ciclo de facturación y aprobación de Créditos de la Empresa Eulen del Perú – Lima -
2017.
¿Cómo contribuir a la mejora de los procesos y control del ciclo de
facturación y la aprobación de créditos de Grupo Eulen del Perú,
Lima, 2017?
OBJETIVOS BENEFICIARIOS
CAPÍTULO 4.
METODOLOGÍA DEL PROYECTO.
Para el análisis de la participación que tendrá esta propuesta de mejora para el área de facturación y cobranzas, se tendrá presente que lo
desarrollara un mismo integrante de la misma área (mi persona) y las personas que colaborarían con este proyecto son la Gerente de
Administración y Finanzas junto con la responsable de cobranzas.
Tabla 4.
Metodología
Fuente: Elaboración Propia (2017)
29
Como se menciona en la tabla la metodología del proyecto va tener un enfoque
cualitativo y la técnica que utilizaremos para la recopilación de datos es la entrevista
de profundidad. Adicional a ello se empleara el DIAGRAMA DE ICHIKAWA que lo
analizare en el capítulo siguiente junto con el análisis crítico.
Permitiendo de este modo sustentar claramente las causas o factores que existen
para el área que abarca el problema planteado y con esta técnica se tendrá también
finalidad de obtener una respuesta clara, directa y honesta por parte de los entrevistados.
Esto lo llevaremos a cabo diseñando un cuestionario con preguntas que tengan
como fin conocer las diferentes opiniones del personal con respecto a las funciones del área
que se manejan hoy en día y con preguntas que nos lleven a obtener sus opiniones con las
mejoras que se proponen.
Estas entrevistas a profundidad permitirán medir actitudes y conocer el grado de
conformidad del entrevistado.
Tabla 5.
Guía de entrevista
Fuente: Elaboración Propia (2017)
Día 19/09/2017 Hora 5:00pm
Lugar Magdalena Entrevistado Personas 1 y 2
Tema:
1
2
3
4
5
6
Preguntas especificas
Preguntas de cierre
Guía de Entrevista
Propuesta de Mejora de los procesos y control del ciclo de facturación
y Aprobación de Créditos del Grupo Eulen – Lima - 2017.
Presentación
Explicación introductoria
Preguntas generales o de apertura sobre el tema abordar
Preguntas de transición
30
Tabla 6.
Cuestionario para personal interno de la empresa I
Fuente: Elaboración Propia (2017)
Conclusiones de la entrevista:
Lo primero que se presenta son los inconvenientes que se tiene con la entrega de las
facturas ya que una vez que se realiza la cobranza el cliente indica que no le llego el
documento, se pide la verificación y muchas veces no fue entregada. Otro es el tiempo que
falta para el debido archivo y orden del área y sabemos que es por falta de personal.
Tengo en el cargo ya 3 años y desde que pedí información del área esto está ya
muchos años atrás, y se refleja en que tenemos facturas pendientes de cobro de hace 3
años atrás.
Es urgente la solución para poder tener más liquidez en las cuentas.
El plazo se vería finalizando el primer trimestre del año 2018.
El costo de todas maneras es menor a los costos que tenemos hoy en día, y
principalmente se evitaría hacer préstamos y facturaciones entre las empresas del grupo y
ya no estaría haciendo las declaraciones ante la Sunat sobre la ley de precio de
transferencia que se realiza entre vinculadas.
FECHA: 19/09/2017
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
¿Hay la voluntad y capacidad para implementar una mejora?
¿Tenemos los recursos necesarios para que se implemente la propuesta de mejora?
¿El personal está motivado y dispuesto al cambio?
¿Desde cuándo se está presentando estos problemas?
¿Qué ideas o alternativas podrías proporcionar para mejorar la situación?
¿Por qué es urgente resolverlo?
¿Qué áreas o personas se beneficiarían con una mejora?
¿En qué plazo se verían los resultados?
¿El costo de resolverlo es menor al costo que se genera hoy en día?
CUESTIONARIO PARA LA ENTREVISTA EN RELACION A LA PROPUESTA DE MEJORA
APELLIDOS Y NOMBRES: KARINA CASTELLANOS RIVERA
CARGO: GERENTE DE LA DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
¿Cuáles son los problemas relevantes que ve en el área de facturación y cobranzas?
31
El único que recurso que necesitaríamos es que el directorio apruebe una
colaborador más para el área. Los colaboradores del área si están dispuestos al cambio por
la mejora que se plantea.
Tabla 7.
Cuestionario para personal interno de la empresa II
Fuente: Elaboración Propia (2017)
Tabla 8.
Cuestionario para personal interno de la empresa III
Fuente: Elaboración Propia (2017)
FECHA: 19/09/2017
1 ¿Cuáles son los problemas relevantes que ve en el área de facturación y cobranzas?
2
3
4
5
6
7
8
9
10
¿Hay la voluntad y capacidad para implementar una mejora?
¿Tenemos los recursos necesarios para que se implemente la propuesta de mejora?
¿El personal está motivado y dispuesto al cambio?
¿Desde cuándo se está presentando estos problemas?
¿Qué ideas o alternativas podrías proporcionar para mejorar la situación?
¿Por qué es urgente resolverlo?
¿Qué áreas o personas se beneficiarían con una mejora?
¿En qué plazo se verían los resultados?
¿El costo de resolverlo es menor al costo que se genera hoy en día?
CUESTIONARIO PARA LA ENTREVISTA EN RELACION A LA PROPUESTA DE MEJORA
APELLIDOS Y NOMBRES: ROSA FRANCO ROMERO
CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE COBRANZAS
FECHA: 20/09/2017
1
2
3
4
5
6
7
8
9
¿Manejan un proceso aparte para las facturas pendientes de entrega al cliente?
¿Cuál es el proceso de la aprobación de créditos que maneja la empresa donde laboras?
Cierre y agradecimiento.
Presentación e Introducción al tema
¿Cómo es el manejo de la facturación en la empresa que laboras?
¿Cuál es el proceso de la entrega de facturas para el cliente?
¿Con la facturación electrónica cuanto es el promedio que tardan en enviarle al cliente su factura?
¿Manejan algún proveedor para la entrega de facturas electrónicas?
¿Observas algún problema existente del área?
CUESTIONARIO PARA LA ENTREVISTA EN RELACION A LA PROPUESTA DE MEJORA
APELLIDOS Y NOMBRES: MONICA OLIVA ALVARADO
CARGO: ANALISTA DEL AREA DE ADMINISTRACION DE VENTAS
EMPRESA: SOLTRAK SA - GRUPO FERRYCORP
32
Conclusiones de la entrevista:
El colaborador el área de administración de ventas de la empresa SOLTRAK SAC, nos
expresa lo siguiente:
Siendo nuestra empresa del rubro industrial venta de productos de seguridad la
facturación se maneja una vez puesta la orden de compra por parte del cliente, la
facturación se procede según el stock de la mercadería; documento que pasa en línea hacia
el área de almacén y reparto quienes junto con la mercadería y la guía proceden al reparto.
En caso la mercadería y la factura tuvieran distintos lugares de entrega, se espera a que
llegue la guía y regresa a facturación para que se adjunte a la factura y la entreguen los
motorizados del área de cobranzas al cliente. En nuestro caso que es empresa de venta de
artículos la mayoría de las facturas así sean electrónicas tenemos que entregarlas en físico
ya que tiene que venir acompañadas de la guía recepcionadas. Pero también manejamos a
un proveedor de facturas electrónicas que hace la interface con la SUNAT en línea.
Nuestra área más que todo tiene problemas de orden y algunas funciones no están
unificadas ya que somos muchas personas haciendo lo mismo y se da por el volumen que
tenemos en documentos.
Sobre las facturas pendientes, tenemos a dos personas que se encargan de las
devoluciones de las facturas o las no entregadas al cliente, estas se resuelven
conjuntamente con la colaboración del área comercial.
Sobre la aprobación de créditos a los clientes se maneja con la evaluación en el
sistema financiero, con las empresas de riesgos y también con las consultas que se hace a
las referencias que nos da el mismo cliente de otras empresas que trabajan a crédito.
33
CAPÍTULO 5
ANÁLISIS CRÍTICO Y PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS
5.1. Análisis Crítico - Ciclo de facturación:
Figura 10.Diagrama Ishikawa
En las siguientes imágenes se muestran varios ejemplos de facturas que son entregadas
con mucho tiempo después de la fecha de emisión:
Figura 11: Factura I
34
Figura 12: Factura II
La imagen nos muestra el tiempo que se demora en entregar las facturas y esto por
no haber un seguimiento constante el promedio de días es de 20, 30,40, 50 a más
días de la hecha de emisión.
No se tiene un reporte que nos arroje el seguimiento de que facturas están
pendientes de entrega y la fecha que fue entregada.
No se puede determinar la fecha real el cuadro de probabilidad de cobro.
También debemos considerar los gastos que actualmente se tiene por falta de
control en la entrega de las facturas la cual afecta a las cobranzas y por ende no haya
liquidez para la empresa. La empresa tiene acudir hacer préstamos financieros y la tasa de
interés que cobra el banco es aproximadamente del 7% TEA, y esto es por los préstamos
que realizamos para poder tener liquidez en las cuentas.
Por dan un ejemplo en los siguientes cuadros mostraremos lo que cada mes queda
de las facturas atrasadas en el cobro, por los motivos ya expuestos en los capítulos
anteriores; y unos ejemplos del cálculo de interés que se tiene aproximadamente de los
gastos financieros mensuales, por la falta de liquidez:
35
Tabla 3. Cálculo de interés aproximado por los préstamos realizados mes a mes: Mayo
EP A EPSG IMPORTE SALDO TEA SBS
F I F F BI IGV TOTAL
PTMO EP291216EPSG 2,010,000.00
365,000.00
7.43% 01.05.17 31.05.17 5,226.80
940.82
6,167.62
PTMO EP301216EPSG 160,000.00
160,000.00
7.43% 01.05.17 31.05.17 990.67
178.32
1,168.99
PTMO EP070317EPSG 100,000.00
100,000.00
7.43% 01.05.17 31.05.17 619.17
111.45
730.62
PTMO EP290317EPSG 70,000.00
70,000.00
7.43% 01.05.17 31.05.17 433.42
78.02
511.43
PTMO EP120417EPSG 1,600,000.00
1,600,000.00
7.43% 01.05.17 31.05.17 9,906.67
1,783.20
11,689.87
PTMO EP260417EPSG 220,000.00
220,000.00
7.43% 01.05.17 31.05.17 1,362.17
245.19
1,607.36
18,538.88
3,337.00
21,875.88
Junio
EP A EPSG IMPORTE SALDO TEA SBS
F I F F BI IGV TOTAL
PTMO EP291216EPSG 2,010,000.00
- 7.24% 01.06.17 07.06.17 440.43
79.28
519.71
PTMO EP301216EPSG 160,000.00
- 7.24% 01.06.17 07.06.17 193.07
34.75
227.82
PTMO EP070317EPSG 100,000.00
- 7.24% 01.06.17 07.06.17 120.67
21.72
142.39
PTMO EP290317EPSG 70,000.00
- 7.24% 01.06.17 07.06.17 84.47
15.20
99.67
PTMO EP120417EPSG 1,600,000.00
655,000.30
7.24% 01.06.17 30.06.17 7,369.19
1,326.45
8,695.65
PTMO EP260417EPSG 220,000.00
220,000.00
7.24% 01.06.17 30.06.17 1,283.09
230.96
1,514.04
PTMO EP310517EPSG
350,000.00
350,000.00 7.23% 31.05.17 30.06.17
2,108.75
379.58
2,488.33
PTMO EP140617EPSG 700,000.00
700,000.00
7.08% 14.06.17 30.06.17 2,202.67
396.48
2,599.15
1,925,000.30
13,802.33
2,484.42
16,286.75
Julio
EP A EPSG IMPORTE SALDO TEA SBS
F I F F BI IGV TOTAL
PTMO EP120417EPSG
1,600,000.00
135,000.30 7.04% 01.07.17 31.07.17
2,548.09
458.66
3,006.75
PTMO EP260417EPSG 220,000.00
220,000.00
7.04% 01.07.17 31.07.17 1,290.67
232.32
1,522.99
PTMO EP310517EPSG
350,000.00
350,000.00 7.04% 01.07.17 31.07.17
2,053.33
369.60
2,422.93
PTMO EP140617EPSG 700,000.00
700,000.00
7.04% 01.07.17 31.07.17 4,106.67
739.20
4,845.87
1,405,000.30
9,998.76
1,799.78
11,798.53
Agosto
EP A EPSG IMPORTE SALDO TEA SBS
F I F F BI IGV TOTAL
PTMO
EP120417EPSG
1,600,000.00 - 7.05% 01.08.17 31.08.17
2,548.09
458.66
3,006.75 PTMO EP260417EPSG
220,000.00
105,000.00
7.05% 01.08.17 31.08.17 1,290.67
232.32
1,522.99
PTMO
EP310517EPSG
350,000.00
350,000.00 7.05% 01.08.17 31.08.17
2,053.33
369.60
2,422.93 PTMO EP140617EPSG
700,000.00
700,000.00
7.05% 01.08.17 31.08.17 4,106.67
739.20
4,845.87
PTMO
EP180817EPSG
350,000.00
350,000.00 6.96% 18.08.17 31.08.17
879.67
158.34
1,038.01
1,505,000.00
10,878.42
1,958.12
12,836.54
36
El siguiente cuadro muestra un resumen de los montos aproximados al cierre de
cada mes, lo que se factura mensualmente, la cobranza realizada y la diferencia es lo que
no fue cobrado al cierre. Esta diferencia si es cobrada pero con un retraso por problemas
con facturas que no llegaron al cliente o fueron entregas como mucho tiempo después de su
emisión y como lo hemos explicado en los capítulos anteriores:
Tabla 4.
Montos de facturas si cobradas pero con retraso por la entrega tardía de las facturas:
Fuente: Elaboración Propia (2017)
5.2. Análisis Crítico - Aprobación de Créditos:
Figura 13: Fuente propia(2017) - diagrama Ishikawa
MENSUAL GRUPO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
FACTURADO 19,465,671.48 17,300,011.36 21,744,222.75 21,833,798.29 21,324,419.08 18,172,770.34 21,165,556.67 19,450,532.40
COBRADO 16,623,532.35 11,417,532.70 15,440,002.74 14,266,081.05 13,819,720.57 15,441,339.35 15,414,193.95 15,998,223.08
DIFERENCIA 2,842,139.13 5,882,478.66 6,304,220.01 7,567,717.25 7,504,698.51 2,731,430.99 5,751,362.72 3,452,309.32
37
Mostramos también como es actualmente el procedimiento de la aprobación de créditos,
función que lo realiza el mismo Gerente de Administración y Finanzas, la cual debe ser
manejada por el área de facturación y cobranzas.
Tabla 5.
Proceso actual de aprobación de créditos.
Fuente: Elaboración Propia(2017)
38
5.3 Planteamiento de Alternativas:
5.3.1 Alternativa 1:
Un asistente administrativo, con conocimientos en el área de facturación y
cobranzas y conocimientos en office avanzado, trabajo bajo presión, proactivo,
responsable, organizado, con una comunicación efectiva y con una experiencia
mínima de un año.
Con esta alternativa podremos realizar lo siguiente:
Redefinir funciones según el grado de importancia de cada una de ellas.
Se trasladaría el proceso y el flujo de la aprobación de créditos al área.
Solicitar el cambio de proveedor de las facturas electrónicas.
Bajaría la carga laboral que hay actualmente en el área.
Proponer al área de TI (sistemas) para nuevas mejoras en el ERP, para el
beneficio del área.
El área sería la encargada de la función de aprobación de créditos que se
otorga a los clientes.
Establecer políticas de créditos.
Se tendría un mejor seguimiento de las facturas pendientes de entrega.
Tener las función de entrega de facturas emitidas para mejorar el tiempo y
poder mapear el estado de la facturas.
Contratación de un nuevo personal y solicitar la mejora del ERP
39
Traslado de analista comercial para el área y solicitar la mejora del ERP.
COSTO AHORRO
El costo aproximado que tendría la empresa por un nuevo
personal seria de S/3022.00, con un sueldo Bruto de
S/2000.00 más todos sus beneficios laborales CTS,
Vacaciones, Gratificación, ESSALUD 9%, Asignación
Si solo se toma como referencia el cálculo de intereses
que se paga mensual en promedio de S/13,000 soles, el
gasto de un nuevo personal es de S/3,022.00 mi ahorro
es de aproximadamente S/10,000.00.
Tabla 12.
Análisis de Alternativa 1
Fuente: Elaboración Propia (2017)
5.3.2 Alternativa 2:
Con esta alternativa podremos realizar lo siguiente:
Redefinir funciones según el grado de importancia de cada una de ellas.
Se trasladaría el proceso y el flujo de la aprobación de créditos al área.
Solicitar el cambio de proveedor de las facturas electrónicas.
Bajaría la carga laboral que hay actualmente en el área.
Proponer al área de TI (sistemas) para nuevas mejoras en el ERP, para el
beneficio del área.
El área sería la encargada de la función de aprobación de créditos que se
otorga a los clientes.
Establecer políticas de créditos.
Se tendría un mejor seguimiento de las facturas pendientes de entrega.
Tener las función de entrega de facturas emitidas para mejorar el tiempo y
poder mapear el estado de la facturas.
40
Tercerización del reparto de facturas y cobranza.
Tabla 13.
Análisis de Alternativa 2
Fuente: Elaboración Propia (2017)
5.3.3 Alternativa 3:
Solicitar cotizaciones a empresas que ofrecen el servicio de cobranzas y
reparto de facturas. Por ejemplo la empresa Recupera el costo que hacen del
5% por la cobranza al total del mes, pero no realizan reparto de facturas.
Para el reparto de facturas también se tendría que buscar y cotizar
empresas que realicen este servicio.
COSTO AHORRO
El costo aproximado que tendría el área para traslada al
analista comercial seria de S/5900.00, con un sueldo
Bruto de S/4000.00 más todos sus beneficios laborales
CTS, Vacaciones, Gratificación, ESSALUD 9%,
Asignación familiar si la tuviese, SCTR.
Si solo se toma como referencia
el cálculo de intereses que se paga mensual en promedio
de S/13,000 soles, el gasto del traslado es S/5,900.00 mi
ahorro aproximado S/7,100.00.
41
EN LAS FUNCIONES EN TIEMPO AHORRO MENSUAL ANUAL
· Al ser 4 personas en el área se
redefinirían las funciones por grado de
importancia y se tendría un mejor
seguimiento de las facturas pendientes de
entrega y las devueltas por los clientes.
· Reduce las horas extras
que no son pagadas por la
carga laboral al personal
del área.
·El costo aproximado
mensual que tendría la
empresa por un nuevo
personal seria de
S/3022.00 nuevos soles.
· El costo aproximado
anual es de S/36264.00
nuevos soles
· Se trasladaría el proceso y flujo para la
aprobación de créditos.
· Solicitar el cambio de proveedor de las
facturas electrónicas.
· El área sería la encargada de la
aprobación de créditos que se otorga al
cliente y se podría evaluar mejor su record
de pagos.
· El tiempo de inducción se
promedia de un mes.
· El ahorro mensual que se
tendría es un aproximado
de S/10,000.00 soles.
·Se tendría un reporte que arroje la fecha
de vencimiento de las facturas
considerando la fecha de entrega de cada
una de ellas, para así tener un
pronosticado de lo que real mente va ser el
cobro.
·Se tendría reportes del estado de las
facturas.
CONTRATACION DE UN NUEVO PERSONAL PARA EL AREA DE FACTURACION Y COBRANZAS
BENEFICIO COSTO - CIFRAS
· Se podría tener
indicadores reales del
tiempo de entrega de
facturas
· Se reduciría parte de los
gastos que se generan por
prestamos financieros, los
cuales se solicitan para
poder realizar los pagos de
planillas o proveedores,
etc.
CAPÍTULO 6
JUSTIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN ESCOGIDA.
Para conseguir las mejoras que se proponen en este proyecto se cuenta con toda la información de las funciones que maneja
el área, cabe decir las labores que desarrolla cada colaborador, para lo cual se redefinirían las funciones y se propondría la
contratación de un nuevo colaborador, ya que hoy por hoy en el área cuenta con tres personas; A continuación mostraremos por qué
se elige alternativa 1:
Tabla 14 Justificación de la alternativa escogida
Fuente: Elaboración Propia (2017)
42
6.1. Redefinición de funciones del área de facturación y cobranzas.
Al ser ahora cuatro colaboradores en el área, se muestra en la siguiente imagen como queda la las funciones de cada colaborar haciendo de restructuración y ordenamiento de cada una de ellas:
Figura 14. Funciones del área de facturación y cobranzas / Elaboración Propia
(2017)
Responble del area.
•Registrar todos los contratos de locación de servicios en las diferentes sedes regionales del Ministerio de Trabajo.
•Emision y renovacion de cartas fianzas.
•Ingreso de contrato y carta fianza al sistema.
•Creación de los centros de costos (alta y bajas de clientes).
Asistente
•Facturar todos los servicios regulares y especiales de las cuatros empresas del grupo.
•Programacion de Reparto de facturas.
•Seguimiento de entrega de facturas.
Asistente
•Gestionar la cobranza.
•Enviar a Tesorería el proyectado a cobrar de la semana.
•Enviar las cartas de aviso de cobranza a los clientes.
•Envió a GAF el cuadro de la cobranza semanal.
•Aprobacion de creditos.
Asistente•Registro de los ingresos de cuentas por cobrar y detracciones..
•Archivo General del area de facturacion y cobranzas.
•Archivo General de Contratos y Cartas finzas.
43
PROCESO Código: GAF
Fecha de Vigencia: 01/12/2017
COBRANZA Versión: 1
Página: 43 de 52
1. OBJETO
Especificar la metodología a seguir en el proceso eficaz y eficiente del
recaudo de cartera y contar con una estrategia clara y bien definida que nos permita hacer frente a las posibles causas de un retraso en el pago, pero también a tomar acciones concretas cuando se presenten, a fin de que no se
repitan.
2. ALCANCE Procedimiento aplicado al área de cuentas por cobrar del Grupo Eulen y las
personas que intervienen en estos procesos de manera directa e indirecta.
3. DEFINICIONES
Ficha de Clientes: Formato con la información básica de cada cliente para crearlo en el sistema, este formato debe estar acompañado del
RUC que se puede verificar en la pagina web: http://www.sunat.gob.pe/cl-ti-itmrconsruc/jcrS00Alias
Contratos Clientes: Contrato de prestación de servicio en el que
contenga plazos de pago de facturas, fecha de emisión y de vencimiento si la hay para tener actualizada la base. Sí mismo en algún caso que no estuviera esta información en el contrato se preguntará al Jefe de
Producto respecto a este negociación.
Voucher soporte del Ingreso: Documento contable con el que se refleja el descargo de los pagos de los clientes.
4. FUNCIONES DEL AREA DE COBRANZA
• Tener en cuenta las condiciones de pago (vencimiento), de acuerdo a
los contratos celebrados con los clientes. • Verificar la modalidad de pago ya sea vía transferencia bancaria o
cheque y asimismo, se hará seguimiento al cliente para él envió del
detalle (documentos) del pago realizado. • Realizar el cobro de las facturas que se encuentren vencidas, por medio
de llamadas telefónicas, mensajes de correo y visitas a los clientes
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1.Facturación
2. Distribución de Facturas
3. Vencimiento de Facturas
4. Recaudación
5. Análisis de cartera.
6. Procesos en la gestion de
Cobro.
• Identificar el pago realizado por el cliente en las diferentes cuentas y proceder con la cancelación de las facturas en el sistema. Así mismo la
cancelación de las detracciones, y retenciones • Enviar al mensajero para el recojo del cheque y deposito del mismo.
Asimismo, se procederá a cancelar el comprobante de pago (factura) en el sistema.
• Enviar reporte de status de cobranza cada semana a la Gerencia de
Administración • Se procede a coordinar el cierre de mes en el sistema realizando el
ingreso de las cobranzas dudosas, cierre de operaciones bancarias-ingreso, ingreso de recupero adicionales, elaboración y envió a contabilidad del anexo de la cuenta 12.
6.2 Nuevo ciclo de facturación y cobranzas
Figura 15. Ciclo del Proceso de gestión de Facturación y Cobranza/
Elaboración Propia (2017)
Ciclo del Proceso de gestión de facturación y cobranza.
S
45
6.3 Proceso de la aprobacion de creditos:
Tabla 15.
Procedimiento de Aprobacion de creditos
Fuente: Elaboración Propia (2017)
46
6.4. Nuevas Politicas de Creditos y Cobranzas:
Solicitar al cliente todos sus datos generales (Razon social, RUC, Domicilio,
giro de negocio, telefono)
Se solicita al cliente 3 referencias comerciales.
Se solicita al cliente 2 referencias bancarias.
Revisar al cliente en las centrales de riesgos (SENTINEL)
Cosultar al GAF (gerente administracion y finanzas) el periodo medio de
cobro como referencia.
El plazo de pago del crédito que se conceda, comenzara a partir de la fecha
en que se entregue la factura y este considerara días naturales y no días
hábiles.
Los creditos que se otorgaran sean de 15 y 30 dias para clientes regulares.
Los creditos que se soliciten por licitacion se evaluaran de acuerdo a la
solicitud del cleinte con su previa evaluacion y pueden ser de 45 hasta 90
dias si se da el caso.
Para los nuevos clientes que no esten en licitacion la primera venta sea al
contado.
El atraso repetitivo de un cliente en el pago de sus facturas tendrá como
consecuencia la suspensión o cancelación del crédito, de acuerdo al criterio
emitido por la gerencia de administracion y finanzas y el gerente de ventas.
Habra una politica de credito para clientes excepcionales, empresas que
por sus caracteristicas especiales, sus procesos internos que son
complejos y de gran conocimiento publico sobre sus facturacion, como por
ejemplo: Empresas del estado, Universidades, Hospitales, etc, se evaluara
de manera general y manejaremos las mismos creditos que sus
referencias; el periodo otorgado sera de 30 dias.
Si un cliente que pasa los 30 días de mora se le cobrara un interés
moratorio ó recibirá una penalización por el retraso, pero con la autorización
del gerente de ventas y el gerente de admistración y finanzas.
Al vencimiento de las facturas y de no haber cancelado el cliente, se
procedera a seguir enviando correos, cartas, llamadas para reclamar el
pago. En caso no se acoja a algun plan de pago el cliente, se procedera a
calificar al cliente como moroso.
47
Si pasa los 60 dias y no se ha podido cobrar, se le calificara al cliente como
dudoso de cobro, y se informara a contabilidad y al area de operaciones
para que realicen las previsiones correspondientes por cada cada cliente.
La provisión de cartera, se realizará cuando las facturas tengan a partir de
180 días de vencidas.
Sin embargo, se seguirán realizando todas las gestiones de cobro con la
finalidad de recuperar las facturas provisionadas.
Además, se realizarán cartas de cobranza e inclusive carta notarial cuando
la morosidad del cliente lo amerite.
Con respecto a la mejora del ERP que se solicitaria al aerea de TI
(sistemas), el Grupo Eulen para el 2018 estaremos contando con un nuevo
ERP que viene desde la matriz española, donde se utilizara el mismo sistema
que utilizan otros paises de america latina como Colombia que es llamado
SOFLAN y ya lo viene utilizando. En este sistema ya contaremos con la
nuevas mejores que tambien solicitabamos tener para nuestra area de
facturacion y cobranzas.
CAPITULO 7
IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Asegurar la facturación correcta y precisa de todos los servicios prestados así mismo, realizar una gestión eficaz y eficiente del
recaudo de cartera, para lograr así un mayor flujo de caja con el fin de brindar estabilidad económica para el crecimiento de la
organización.
Tabla 166.
Plan de acción: Ciclo de facturación:
Fuente: Elaboración Propia (2017)
Objetivo Proceso Actividad Área Responsable Meta Tiempo
VºBº y Aprobación de Gerencia General GAF Tener la aprobación 10 días
Búsqueda de un nuevo personal - Asistente Recursos Humanos Contratación de un trabajador calificado 30 días
Inducción del nuevo personal Conocimiento de los procesos y funciones del área 30 días
Bajaría la carga laboral que hay actualmente en el área 30 días
Redefinir Funciones 15 días
Capacitarse en el proceso de entrega de facturas Operaciones / Facturación Tener la función de entrega de facturas 15 días
Tener el seguimiento de las facturas pendientes de
entrega Facturación y cobranzas Reducir el tiempo de entrega de las facturas 30 días
Solicitar el cambio de proveedor de las facturas
electrónicas.TI Contratación de un nuevo proveedor de FE 60 días
Reducir el tiempo
de entrega de
facturasMejora en el proceso
y control de la
entrega de facturas
Listar y clasificar las funciones del área por grado de
importancia.
Facturación y cobranzas / GAF
Contratación de un
nuevo trabajador
49
Tabla 17.
Plan de acción: Aprobación de Créditos:
Fuente: Elaboración Propia (2017)
Implementación:
Tabla 18.
Implementación
Fuente: Elaboración Propia (2017).
Objetivo Proceso Actividad Área Responsable Meta Tiempo
Estructurar las políticas de crédito Facturación y cobranzas / GAF Establecer políticas de aprobación de créditos 15 días
Solicitar la Aprobación de Gerencia General GAF Tener la aprobación 10 días
Solicitar el traslado de las funciones de aprobación
de créditosRRHH / GAF Redefinir funciones 15 días
Traslado de la función
de aprobación de
créditos e
implementar nuevas
políticas
Propuesta de Mejora
del proceso de la
aprobación de
Créditos
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
VºBº y Aprobación de Gerencia General GAF
Búsqueda de un nuevo personal - Asistente Administrativo RRHH
Inducción del nuevo personal FACTURACION Y COBRANZAS
Listar y clasificar las funciones del área por grado de importancia FACTURACION Y COBRANZAS
Capacitarse en el proceso de entrega de facturas OPERACIÓNES
Tener el seguimiento de las facturas pendientes de entrega FACTURACION Y COBRANZAS
Solicitar el cambio de proveedor de las facturas electrónicas. TI
Estructurar las políticas de crédito FACTURACION Y COBRANZAS
Solicitar el traslado de las funciones de aprobación de créditos GAF
Mejora en el proceso y
control de la entrega
de facturas
AREAS RESPONSABLES
Mejora del proceso de
la aprobación de
Créditos
ENERO FEBRERO MARZO
2 0 1 8
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Contratación de un
nuevo trabajador
50
CAPÍTULO 8
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
8.1. Conclusiones:
1. Implementar un plan de mejora traerá un mayor orden en los procesos del área
y se evitara duplicar funciones, así se va poder optimizar tiempo.
2. El replantear las funciones del área, se va tener un mejor control de cada una
de ellas.
3. Con nuevas políticas y que el área este encargada directamente de la
aprobación de créditos, podremos afinar mejor la gestión de cobranzas y
detectar que la cartera morosa no se incremente y se pueda reducir.
4. No solo es bueno crecer en ventas, si no también crecer en la calidad de
quienes desarrollan las labores del área, tener en el buen control de los gastos
y costos, el aumentar la carga laboral a largo plazo no es bueno para el
personal ni para la empresa.
5. Con este plan de mejora la gerencia podrá ver que los objetivos que se tiene
son claros y son en beneficio tanto para el área de facturación y cobranzas
como para los de demás procesos de las otras áreas de la empresa.
8.2 Recomendaciones:
1. Revisar semestralmente el manejo y las funciones del área, si han tenido
cambio, o ha aumentado la carga laboral, etc., para así determinar si se puede
realizar alguna mejora que beneficien a todas las áreas y trabajadores de la
empresa.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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electronicos-empresas/see-desde-los-sistemas-del-contribuyente/2-
comprobantes-que-se-pueden-emitir-desde-see-sistemas-del-
contribuyente/factura-elec
