PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL...
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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMO INSTRUMENTO DE MEJORAMIENTO DE LA EMPRESA CIUDAD RURAL, CORPORACION ECOLOGICA Y CULTURAL JUAN DAVID VALENCIA MOLINA UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL MEDELLIN FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES CONTADURIA PÚBLICA MEDELLIN 2005
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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMO INSTRUMENTO DE MEJORAMIENTO DE LA EMPRESA CIUDAD
RURAL, CORPORACION ECOLOGICA Y CULTURAL
JUAN DAVID VALENCIA MOLINA
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL MEDELLIN
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURIA PÚBLICA
MEDELLIN
2005
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMO INSTRUMENTO DE MEJORAMIENTO DE LA EMPRESA CIUDAD
RURAL, CORPORACION ECOLOGICA Y CULTURAL
JUAN DAVID VALENCIA MOLINA
Trabajo de Grado para optar al Título de Contador Publico
Asesor
Hernán Arias Sandoval
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL MEDELLIN
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURIA PÚBLICA
MEDELLIN
2005
3
Nota de aceptación
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Firma del jurado
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Firma del jurado
Medellín, 05 de Febrero de 2005
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DEDICATORIA
A Dios.
Por permitirme llegar a este momento tan importante en mi vida. Por los triunfos y
los momentos difíciles que me han enseñado a valorarte cada día más.
A ti Madre.
Por haberme educado y soportado mis errores, gracias a tus consejos, por el amor
que siempre me has brindado, por cultivar e inculcar esa sabiduría y el don de la
responsabilidad.
A mis hermanos.
Porque siempre he contado con ellos para todo, gracias a la confianza que
siempre nos hemos tenido; por el apoyo y la amistad.
A mis maestros.
Gracias por su tiempo, por su apoyo así como por la sabiduría que me
transmitieron en el desarrollo de mi formación profesional, en especial: al Contador
Público Hernán Arias Sandoval por haberme guiado en el desarrollo de este
trabajo y llegar a la culminación del mismo.
A mis amigos.
Porque me han apoyado durante todo el tiempo para sacar este proyecto y este
trabajo de grado adelante.
A la universidad San Buenaventura seccional Medellín y en especial a la facultad
de ciencias empresariales por permitirme ser parte de una generación de
personas productivas para el país.
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AGRADECIMIENTOS
Creo que no alcanzan las palabras de agradecimiento a todos las personas que
me acompañaron en este proceso de crecimiento personal.
Agradezco a Dios por darme la oportunidad de vivir contar siempre con buena
salud, sabiduría en la toma de decisiones y las ganas de salir adelante para
cumplir mis objetivos.
Agradezco a mi madre María Elena Molina por haberme apoyado en todo
momento, por sus consejos, sus valores, por la motivación constante que me ha
permitido ser una persona de bien, pero más que nada, por el amor incondicional.
A mi padre José Valencia por el apoyo en los momentos difíciles.
A mi hermano Carlos Mario Valencia que además de ser un ejemplo a seguir es mi
apoyo es la persona que me clarifica todos mis objetivos que me pone los pies en
la tierra para no perder el horizonte para ser cada día mejor y nunca desfallecer en
los momentos difíciles, siempre pensar positivo y en ayudar a los demás sin tener
nada a cambio.
A todos mis hermanos que de una u otra manera me brindaron su apoyo.
A mi hija María José Valencia Barrera para que vea en mi un ejemplo a seguir.
Mil gracias a todos.
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CONTENIDO
INTRODUCCION
1. CONTROL INTERNO 15
1.1 CONTROL INTERNO 15
1.1.1 Origen 15
1.1.2 Definición 16
1.1.3 Antecedentes 19
1.1.4 Clases 20
1.1.5 Componentes y elementos 24
1.1.6 Características 26
1.1.7 Fundamentación legal 27
2. SITUACION ACTUAL DEL CONTROL INTERNO EN CIUDAD RURAL
CORPORACION ECOLOGICA Y CULTURAL 33
2.1 HISTORIA DE LA EMPRESA CIUDAD RURAL, CORPORACION
ECOLOGICA Y CULTURAL 33
2.1.1 Origen 33
2.1.2 Presentación 34
2.1.3 Datos Generales 35
2.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 36
2.2.1 Visión 36
2.2.2 Misión 36
2.2.3 Objetivos 37
2.3 SITUACION ACTUAL DEL CONTROL INTERNO 40
2.3.1 Ambiente de control 40
2.3.1.1 Principios y valores éticos 40
2.3.1.2 Compromiso y respaldo de alta dirección 40
2.3.1.3 Cultura de mejoramiento 41
7
2.3.1.4 Cultura de dialogo 41
2.3.2 Operacionalizacion de los elementos 41
2.3.2.1 Esquema organizacional 41
2.3.2.2 Planeación 41
2.3.2.3 Procesos y procedimientos 41
2.3.2.4 Desarrollo del talento humano 42
2.3.2.5 Sistemas de información 42
2.3.2.6 Mecanismos de verificación y evaluación 42
2.3.3 Administración del riesgo 43
2.3.3.1 Valoración del riesgo 43
2.3.3.2 Manejo de riesgos 43
2.3.3.3 Monitoreo 43
2.3.4 Documentación 43
2.3.4.1 Memoria Institucional 43
2.3.4.2 Manuales 43
2.3.5 Retroalimentación 43
2.3.5.1 Comité de coordinación 43
2.3.5.2 Planes de mejoramiento 44
2.3.5.3 Planes de seguimiento 44
3. PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMO INSTRUMENTO DE MEJORAMIENTO DE LA CORPORACION CIUDAD
RURAL DE SAN ANTONIO DE PRADO. 45
3.1 DIAGNOSTICO 45
3.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 46
3.3 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL PROCESO
ADMINISTRATIVO 46
3.3.1 Controles generales 46
3.4 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL RECURSO
HUMANO 47
8
3.4.1 Controles generales 47
3.4.2 Controles de autorización y control 47
3.4.3 Controles de custodia 49
3.4.4 Controles de registros 49
3.5 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
PRESUPUESTO 49
3.5.1 Controles generales 49
3.6 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
PRESUPUESTO 51
3.7 PROCEDIMEINTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA JURIDICA 51
3.8 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
PROYECTOS 52
3.9 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL SERVICIO
GENERAL 52
3.10 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
TESORERIA 53
3.10.1 Controles generales 53
3.10.2 Controles de autorización y control 53
3.10.3 Controles de aprobación 54
3.10.4 Controles de custodia 54
3.10.5 Controles de registro 55
3.11 PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO PARA EL
PROCESO DE RECAUDO Y MANEJO DE LOS INGRESOS 56
3.11.1 Presentación de documentos 56
3.11.2 Elaboración recibos de caja 56
3.11.3 Elaboración del estado diario de caja y bancos 57
3.11.4 Registros contables 58
3.12 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS
EGRESOS 59
3.12.1 consignaciones 59
9
3.12.2 prohibiciones 59
3.13 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS
REGISTROS E INFORMES 60
3.13.1 libro auxiliar de caja en la tesorería 60
3.13.2 informe diario de tesorería 60
3.14 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LAS
INSPECCIONES 61
3.14.1 arqueo diario de caja 61
3.14.2 inspecciones periódicas 61
3.14.3 resultados de arqueos e inspecciones 62
3.15 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA MANEJO DE
CAJA MENOR 63
3.15.1 concepto general de caja menor 63
3.15.2 definición 64
3.15.3 prohibiciones 65
3.16 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO
CONTABLE 65
3.16.1 apertura de libros 65
3.16.2 facturas y recibos de caja 65
3.16.3 vales provisionales 66
3.16.4 relación de gastos 67
4. OFICINA DE CONTROL INTERNO 68
5. CONCLUSIONES 69
BIBLIOGRAFIA 71
10
GLOSARIO
BENEFICIOS: Bien que se hace o se recibe, utilidad, provecho o ganancia.
CAMBIO: Hacer que las cosas sean diferentes.
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL: disciplina que investiga el impacto
que los individuos, grupos y estructuras ejercen sobre la conducta dentro de las
organizaciones, a fin de aplicar ese conocimiento y mejorar la eficiencia de la
organización
CULTURA ORGANIZACIONAL: Es un patrón de creencia y expectativas
compartidas por los integrantes de una organización.
EFECTIVIDAD: Establecer la relación entre la eficacia y la eficiencia lograda.
EFICACIA: Lograr los objetivos definidos en los elementos oportuno.
EFICIENCIA: Alcanzar los objetivos previamente definidos con la base en la
utilización óptima de los recursos dispuestos.
MOTIVACION: Disposición a ejercer altos niveles de esfuerzo para conseguir las
metas de la organización.
OBJETIVOS: Son los resultados a largo plazo que una organización aspira lograr
a través de su misión básica
RIESGO: En el sector salud, lo que debe cubrir una I.P.S. según el plan de salud
que cubra el paciente.
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RESULTADOS: Lo que resulta, la consecuencia, el efecto de una acción, de un
medio o de una ganancia.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Conjunto integrado de su reglamentación es
un nivel de vida. Planes, políticas, normas, personas, recursos y procedimientos
dispuestos por la administración para lograr los objetivos.
SISTEMA DE CONTROL: Es el conocimiento que alguien que sabe y vigila esta
presentado mucha atención a lo que hacemos y no puede advertir cuando ocurren
desviaciones
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RESUMEN ANALÍTICO
TÍTULO: PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO COMO INSTRUMENTO DE MEJORAMIENTO DE LA EMPRESA
CIUDAD RURAL CORPORACION ECOLOGICA Y CULTURAL.
AUTOR: JUAN DAVID VALENCIA MOLINA
ASESOR: HERNAN ARIAS SANDOVAL
FECHA DE PRESENTACIÓN: JUNIO 2005
DESCRIPCIÓN:
Las organizaciones para poder seguir siendo competitivas, deben contar con un
adecuado sistema de control interno, esto es, un conjunto de elementos
interrelacionados, que permitan un control integral que sirva como una
herramienta que le proporcione la seguridad de conseguir los objetivos
propuestos, pero para que este sistema tenga un mejor funcionamiento es
necesario obtener de las personas su máximo desempeño, por medio del
aprendizaje, los principios y valores, la comunicación, el conocimiento, las
habilidades y el Autocontrol.
La alta gerencia debe lograr que su equipo de trabajo se identifique con los
objetivos de la organización, de tal forma que trabajen convencidos de que
cualquier cambio que se produzca, será también en beneficios de ellos mismos,
pudiendo de esta forma lograr una aceptación para enfrentar los nuevos retos que
se presenten.
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Los cambios en la organización serán cada vez más profundos en la medida que
predomine una cultura de MANEJO bien arraigada, donde se trabaje con el
convencimiento absoluto de los beneficios que proporcionará para obtener una
organización más efectiva.
Es de vital importancia que se concientice a los individuos de que ésta cultura les
permitirá desarrollar sus ideas, su creatividad y crecer internamente. Con su
implementación se alcanzan logros a nivel del talento humano como: Mejorar el
dominio personal, incrementar el aprendizaje individual y en equipo, contar con
personas más conscientes del trabajo que desempeñan y en el ámbito
organizacional: Fortalecer el sistema de Control Interno, lograr los objetivos
propuestos y convertir su talento humano en un posible factor de ventaja
competitiva sostenible.
PALABRAS CLAVES: Cultura organizacional, control organizacional, actitud de
cambio, control interno, Autocontrol, empoderamiento del personal, ambiente de
control, utilidad obtenida en la organización y dominio personal.
CONTENIDOS CLAVES: El Autocontrol como elemento del sistema de control
interno, el Autocontrol: un enfoque de cultura organizacional, beneficios de la
cultura del Autocontrol.
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INTRODUCCION
El trabajo PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO COMO INSTRUMENTO DE MEJORAMIENTO EN LA
EMPRESA CIUDAD RURAL CORPORACION ECOLOGICA Y CULTURAL DE
SAN ANTONIO DE PRADO para optar el titulo de contador público, nace de una
preocupación propia de la administración de la corporacion, por definir un punto de
referencia espacial, pero que también preocupa y con absoluta relevancia el
ejercicio de la administración de los dineros y recursos , es la necesidad de
disminuir los niveles de ineficiencia ,la inadecuada planeación, la impertinencia de
las inversiones y como punto crítico el inexistente, indebido e inoportuno
control.
Así esta monografía quiere incidir en el tema del control desde una mirada
propositiva, innovadora y sobre todo llena de corresponsabilidad y sentido de
pertenencia de cada uno de los miembros de la organización, como sujeto activo,
propiciador de mecanismos de control, que permitan la identificación de las
desviaciones que pueda tener la empresa en la búsqueda de los objetivos
misionales o potenciar las fortalezas en pro del crecimiento de la empresa y el
mejoramiento de los servicios que se prestan.
Espero pues que este intento investigativo sea una herramienta gerencial y
académica útil para la Corporación ecológica y cultural ubicada en San Antonio de
Prado y todas aquellas entidades sin ánimo de lucro que promueven los
procesos de transformación social y el desarrollo autónomo sostenible a través de
la comunicación y la formación de la cultura ciudadana.
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1. CONTROL INTERNO
En nuestra materia de estudio se entiende por Control: el proceso de mantener o
regular los sistemas o procesos para el logro de los objetivos propuestos y en
donde se contempla dos acepciones diferentes, Verificación o examen y dominio
permanente o guía.
La Verificación o Examen: implica la posibilidad de constatar la diferencia entre
lo previsto y lo realizado. Se ejerce a posteriori.
El Dominio permanente o Guía: implica que en todo momento se mantiene la
vigilancia o medición de un proceso y por ende se hace posible la acción
correctiva constante.
1.1. CONTROL INTERNO
1.1.1. Origen. Acerca del origen del Control Interno se puede decir que en
la época antigua los comerciantes e industriales no veían la importancia
y necesidad de un control interno en las organizaciones, debido a que
ellos mismos realizaban todas las funciones de compra, venta,
producción y vigilancia de sus operaciones y bienes. Posteriormente
con el desarrollo de la industria y el crecimiento del comercio, los
dueños de las empresas se ven en la necesidad de delegar
funciones y responsabilidades a sus subalternos debido a que el gran
tamaño y complejidad de los negocios así lo exigía.
En la época actual una de las bases fundamentales para que una organización
permanezca en el tiempo y se pueda lanzar a la conquista de nuevos mercados,
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es llevar controles de todas y cada una de las operaciones que se desarrollen en
busca del cumplimiento de los diferentes procesos que se dan en la institución, la
garantía de la calidad y cumplimiento de los objetivos planteados por la misma,
para que así la entidad cada día sea más oportuna y eficiente en su gestión; el
control interno es una herramienta de apoyo para lograr una gestión eficaz.
1.1.2. Definición. El Control Interno es un sistema integrado por la
organización que consiste en un conjunto de principios, normas,
planes, procedimientos, métodos y mecanismos de evaluación y
verificación adoptados por una entidad con el fin de lograr que todas
las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración
de la información y de los recursos, se realice de acuerdo a las normas
vigentes, en el marco de las políticas trazadas por la dirección y en
cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.
La función del control está estrechamente relacionada con las demás funciones
del proceso administrativo conformando el sistema del mismo, la última etapa
está encargada de vigilar que los planes a llevarse a cabo sean realizados de la
mejor manera para obtener los objetivos previstos.
El Control Interno busca que las tareas, actuaciones y demás funciones sean
responsabilidad de cada uno de los jefes y de las personas que las realicen, razón
por la cual se eliminó el Control previo ejercido por las Contralorías de tal manera
que aquel no es para que sustituya a este último, sino para que se convierta en
una herramienta gerencial integrada.
Todo proceso administrativo o gerencial está relacionado con la coordinación de
los esfuerzos de los individuos, grupos, maquinarias, equipos, finanzas y otros
recursos disponibles por la unidad organizacional. El Control no sería necesario si
los resultados deseados siempre fueran obtenidos por las otras funciones
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administrativas.
El control es una función gerencial básica para evaluar el grado de actualización
de la institución operando como un proceso recíproco integrado y organizado.
Ante todo miremos que se entiende por Sistema de Control Interno: S i s t e m a
es un conjunto de reglas ordenadas entre sí, para lograr un objetivo definido
según un plan determinado.
El Sistema de Control Interno: Es el Conjunto de elementos que facilitan el
cumplimiento de parámetros de calidad, transparencia, eficiencia y eficacia
previamente establecidos y consisten en el establecimiento de objetivos y metas,
formulación de planes operativos. Definición de políticas y procedimientos,
adopción de una estructura organizacional adecuada, delimitación precisa de los
niveles de responsabilidad y autoridad, adopción de normas para la protección y
utilización racional de los recursos, dirección y administración de personal
conforme a un sistema de méritos y sanciones, aplicación de las recomendaciones
resultantes de las evaluaciones del control interno, establecimiento de
mecanismos que faciliten el control ciudadano, establecimiento de sistemas
modernos de información, organización de métodos confiables para la evaluación
de la gestión, establecimiento de programas de inducción, capacitación y
actualización de directivos y demás personal de la entidad, simplificación y
actualización de normas y procedimientos.
Para que en las organizaciones funcione el Sistema de Control Interno es
menester que existan unas reglas ordenadas instauradas previamente por todos,
definiendo lo que creen que es lo mejor para el logro de los objetivos propuestos y
que no sea un trabajo improvisado. Ese trabajo debe ser organizado
conjuntamente para la obtención de los productos que la comunidad requiere y
desee, mediante procesos eficientes económicos y equitativos.
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Esa eficiencia se obtiene mediante la implementación del proceso administrativo
el cual está enmarcado dentro de cuatro aspectos:
La Planeación: que consiste en la definición de lo que se quiere a futuro y de los
mecanismos de acción para lograrlos.
El Hacer: es la ejecución de las acciones que concretan el pensamiento
administrativo.
El Control: es la verificación con el resultado esperado.
El Ajuste: es la incorporación de correctivos.
Además de lo anterior, el ejercicio del Control Interno debe consultar con
los principios que lo rigen legalmente como son:
Igualdad, celeridad, eficiencia, eficacia, economía, imparcialidad,
moralidad, publicidad y valoración de los costos ambientales
Para ejercer el Control Interno es preciso establecer en la entidad:
1. Misión
2. objetivos
3. Visión
4. Valores y principios
5. Procesos y procedimientos
6. Manual de funciones
7. Estructura administrativa adecuada
8. Políticas de prevención de riesgos
9. Política de estímulos y sanciones
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10. Adopción de normas para la protección y utilización de recursos.
11. Dirección y administración de personal conforme a un sistema de méritos y
sanciones.
12. Adecuación de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
1.1.3. Antecedentes. En 1949 un boletín del comité de procedimientos del
AICIPA (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados)
titulado “Control Interno – elementos de un sistema coordinado y su
importancia para la gerencia y el contador público independiente”,
presentó la definición de Control Interno que por muchos años fue
acogida por los auditores. Dicho boletín dijo que el Control Interno
comprendía el plan de organización, todos los métodos coordinados y
las medidas adaptadas en el negocio para proteger sus activos, verificar
la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por
la Gerencia.
Desafortunadamente en 1958 el AICIPA, decidió subdividir el Control Interno en
control contable y control administrativo, para centrar el interés del auditor en el
primero, lo cual condujo a un divorcio de los auditores del desempeño
administrativo, fundamental en las evaluaciones prospectivas de la organización
de cara al desarrollo y al progreso empresarial y social.
Las definiciones que se dieron en 1958 se han vuelto a redactar y se han
clarificado dando como resultado lo siguiente:
- El Control Administrativo: Incluye, aunque no queda limitado a este, el plan de
organización y los procedimientos y registros relacionados con los procesos de
decisión que llevan a la autorización de las transacciones por parte de la dirección.
Toda autorización representa una función de dirección directamente asociada con
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la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organización y constituye el
punto de la partida para el establecimiento del control contable de las
transacciones.
- El Control Contable: Consiste en el plan de organización y los procedimientos y
registros referentes a las salvaguardia de activos y a la fiabilidad de los registros
financieros y, en consecuencia está diseñado para proporcionar una razonable
seguridad de que las transacciones se efectúen de acuerdo con la autorización
general o específica de la Dirección.
En 1985 esta misma institución define de una manera más amplia el Control
Interno y lo concibió como las políticas y los procedimientos establecidos para
proporcionar seguridad razonable respecto a que los objetivos de una entidad
específica se consiguieran, recobrando la visión gerencial.
En 1992 se divulga un informe del Committe of sponsoring Organizations of the
Treadway comisión, conocido como el informa COSO el cual constituye el salto del
Control Interno de la modernidad a la postmodernidad.
Con la expedición de la Constitución Política de 1991, el tema de Control Interno
se introduce en las entidades del estado, y se regula con la Ley 87 de 1993.
1.1.4. Clases. Es importante entender que cualquiera que sea la categoría
a la que pertenezca un control, todos ellos se complementan y no deben
considerarse como alternativas. Cualquier forma de control tiene
ventajas e inconvenientes; por esto para que un sistema de control sea
eficaz, debe emplear una combinación de diferentes controles que
permita compensar las desventajas particulares a cada uno.
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- Control financiero y contable: Comprende la evaluación y verificación de la
estructura y los procedimientos financieros, con el propósito de que garanticen la
salvaguarda de los activos, la validez y la oportunidad de sus registros.
- Control de gestión: Desarrolla la aplicación de técnicas y procedimientos que
permitan la evaluación del conjunto de políticas, planes, programas, estrategias y
metas para medir su eficiencia y eficacia, mediante la utilización de indicadores de
rentabilidad social y el establecimiento de comparaciones con patrones
preestablecidos.
- Control de legalidad: Comprende los mecanismos para verificar que las
operaciones financieras, administrativas, económicas, académicas y de otra índole
se ejecuten conforme a las normas.
- Control del recurso humano: Comprende los mecanismos para la evaluación
de la administración del recurso humano, con el fin de verificar el cumplimiento
del sistema de selección, capacitación, desempeño, promoción y estímulos.
- Control administrativo: Abarca la evaluación de los procedimientos y normas
relacionados con el suministro de bienes y servicios requeridos para la eficiente
operación de las actividades.
- Control operativo: Comprende los mecanismos para la evaluación de los
procesos de prestación de los servicios, de la operación y mantenimiento de los
equipos con que dispone la institución para el desarrollo de los programas.
- Control técnico: Comprende los procedimientos para la evaluación de la
planeación, programación, desarrollo, ejecución y control de la inversión.
- Control de procesamiento y sistematización: Abarca la evaluación de los
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controles internos del procesamiento de datos para asegurar la razonabilidad,
veracidad, integridad, oportunidad, seguridad y confiabilidad en los sistemas de
información automatizados y la utilización eficiente de los equipos de cómputo.
Los controles pueden clasificarse así:
De acuerdo con quien lo realiza:
Control Externo (Auditoria externa): Como su nombre lo indica lo realiza una
empresa o personal externo independiente de la organización, mediante la
verificación formal de las cuentas, registros, actividades, gestión y la verificación
del cumplimiento de los objetivos y la misión institucional.
Control Interno (Auditoria interna): Es una función independiente establecida
dentro de una organización, para verificar y evaluar los procesos como sus
servicios y es ejecutada por personal vinculado a la misma entidad. Su objetivo es
asesorar a los funcionarios en el cabal desempeño de sus responsabilidades.
De acuerdo con su naturaleza:
Controles Manuales: son los que deben ser aplicados por los recursos
humanos que participan en la administración del sistema operativo.
Controles Automáticos: normalmente, son los controles incorporados en los
programas de computador.
De acuerdo con su magnitud:
Control Total: Es aquel que tiene por objetivo evaluar en forma permanente y
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sistemática el desempeño de cada una de las áreas de la empresa, el
cumplimiento de sus planes y programas, y la aplicación oportuna de correctivos.
Selectivos: “Lo ejercerán las Contralorías basados en programas
preestablecidos para mejorar los resultados del control mediante el muestreo
técnico de estadística”. (Artículo 267 de la Constitución Política).
De acuerdo con su funcionamiento:
Controles Generales: Dan la seguridad de que se estén cumpliendo los
controles específicos. Comprenden los presupuestos, los informes operativos, los
análisis de variaciones y análisis estadísticos.
Controles específicos: Tienen una finalidad precisa, en relación con el
acceso, la profesión, la disposición y la rendición de cuentas e informes.
Controles preventivos: Sirven para prevenir errores y pueden ser organizativos
los cuales rigen la segregación de los deberes tal como la separación entre las
funciones de autorización y las de ejecución o de procedimiento, los cuales
conciernen al procesamiento de los datos y deben asegurar un manejo integro y
exacto. Tanto los organizativos como los de procedimiento corresponden mas al
nivel operativo que al de gestión.
Controles Detectivos: Están diseñados para detectar cualquier error y sirven
generalmente para supervisar el resultado del sistema. En el plano operativo estos
controles se usan habitualmente, para verificar la eficacia de los controles
preventivos, además sirven también para verificar la eficiencia operativa.
Controles Correctivos: Son controles de medidas correctivas tomados a
consecuencia de problemas revelados por los controles de los demás controles.
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1.1.5. Componentes y Elementos. Una vez analizados varios autores
(Jesús Maria Peña Bermúdez – Control, auditoria y revisoría fiscal;
Carlos Alberto Atehortua Ríos y David Suárez Tamayo – Sistema de
control interno; Germán Becerra Jiménez – Diagramación y
programación en sistemas y Control interno y Samuel Alberto mantilla
B. – Control interno estructura conceptual integrada) adoptamos
para la presente monografía los conceptos del autor Mantilla, en la
cual define:
El Control Interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se
derivan de la manera como la administración dirige un negocio, y están integrados
en el proceso readministración. Tales componentes son:
-Ambiente de Control. La esencia de cualquier negocio es su gente-sus atributos
individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y competencias, y el
ambiente en que ella opera. La gente es el motor que dirige la entidad y
el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.
- Valoración de Riesgo. La entidad debe ser consciente de los riegos y
enfrentarlos. Debe señalar objetivos, integrados con ventas, producción,
mercadeo, finanzas y otras actividades que operen concertadamente. También
debe establecer mecanismo para identificar, analizar y administrar los riegos
relacionados.
- Actividades de Control. Se deben establecer y ejecutar políticas y
procedimientos para ayudar a asegurar que se están aplicando efectivamente las
acciones identificadas por la administración como necesaria para manejar los
riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad.
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- Información y Comunicación. Los sistema de información y comunicación se
interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la
información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.
- Monitoreo. Debe controlarse el proceso total, y considerarse como necesario
hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar
dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.
Al respecto la Ley 87 de 1993, la cual normaliza el ejercicio del Control Interno en
las entidades y organismos del Estado, los establece de la siguiente forma:
Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos
implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control
Interno:
Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así
como la formulación de los planes operativos que sean necesarios.
Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos.
Adopción de un sistema de organización adecuada para ejecutar planes.
Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad. Adopción de
normas para la protección y utilización racional de los recursos. Dirección y
administración del personal a un sistema de méritos y sanciones.
Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control
Interno.
Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de
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las entidades.
Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el
control.
Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de
directivos y demás personal de la entidad. Simplificación y actualización de
normas y procedimientos.
1.1.6. Características. Son características del Control Interno las siguientes:
El sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables,
financieros, planeación de información y operacionales de la respectiva entidad.
Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la
responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de Control
Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la
organización.
En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es
responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los
niveles de autoridad establecidos en cada entidad.
La unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de
evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y
proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones
para mejorarlo.
Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta,
veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos,
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administrativos y financieros.
1.1.7. Fundamentación legal. Son muchas las normas que aplican el Control
Interno, Desde las expedidas por el gobierno nacional hasta las que fija
la entidad misma, no obstante enunciaremos las de mayor relevancia:
NORMATIVIDAD PARA LA CONSTITUCION DE ENTIDADES SIN ANIMO
DE LUCRO
El decreto 2150 de 1995 (Arts. 40 - 45) estableció el Registro de estas Entidades
en las Cámaras de Comercio, probando su existencia con la certificación expedida
por estas, a través de este registro se hace pública la situación de las personas
jurídicas sin ánimo de lucro. Estas personas registran su constitución e inscriben
los actos determinados por la ley en las cámaras de comercio.
Al igual que en los otros registros, cualquier persona puede examinar los
documentos de su constitución, reformas, nombramientos, etc. obtener copia de
los documentos que reposan en el expediente y solicitar que se le expidan
certificados sobre las inscripciones realizadas.
REQUISITOS PARA EL REGISTRO EN CÁMARA DE COMERCIO DE
ASOCIACIONES, CORPORACIONES Y FUNDACIONES:
1. Carta dirigida a cámara de comercio, suscrita por el represéntate legal de la
entidad, solicitando la inscripción de la entidad, informando su domicilio, dirección,
teléfono, órgano de control y vigilancia ejemplo: (secretaría de gobierno
departamental, secretaria de gobierno municipal, planeación municipal,
superintendencia de servicios públicos domiciliarios, entre otros, según el caso)
2. Acta de constitución, autenticada y con reconocimiento de firmas del presidente
y secretario de la reunión de constitución efectuada ante notaría, inspección o
28
juzgado.
3. Estatutos autenticados, tener en cuenta que deben ser igualmente firmados por
presidente y secretario de la reunión de constitución y la fecha de cierre debe ser
la misma del acta de constitución.
4. Lista anexa de asociados o fundadores, informando el número de la cédula de
ciudadanía de cada uno.
5. Fotocopia de la cédula de ciudadanía, de cada uno de los órganos de
administración y fiscalización (representante legal, junta directiva y fiscal).
6. Pago de impuesto de registro en la oficina de la Gobernación de Nariño, esta
oficina atiende en las instalaciones de la tesorería de la alcaldía del municipio de
Ipiales.
7. Formatos tramite RUT y formulario adicional de registro con otras entidades, los
cuales se suministran la cámara de comercio.
PARA EL REGISTRO DE ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO, COMO
COOPERATIVAS, PRECOOPERATIVAS, FONDOS DE EMPLEADOS,
ASOCIACIONES MUTUALES, SE EXIGE ADEMÁS LOS SIGUIENTES
REQUISITOS:
1. Constancia de haber realizado el curso de economía solidaria (mínimo 20
horas), efectuado en una entidad debidamente acreditada.
2. Constancia firmada por el representante legal, de aportes iniciales efectuados
por los asociados al momento de constituir la entidad (por lo menos del 25% del
capital suscrito)
29
3. Constancia firmada por el representante legal, que ha dado cumplimiento y
observancia de las disposiciones legales y reglamentarias de normas de
Economía Solidaria.
CONTENIDO EL DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN
1. Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación
del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual
deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen.
2. Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación,
cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.
3. Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro
va a desarrollar su objeto social.
4. Objeto social: enunciar en forma clara y completa las actividades a que se
dedicará principalmente la entidad.
5. Patrimonio y forma de hacer los aportes. siempre deberá indicarse el monto del
patrimonio inicial estimado en dinero.
6. Forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de
administración con indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de
administración (asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración)
y representación legal (presidente, vicepresidente, gerente, director y sus
suplentes).
7. Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los que habrá de
30
convocarse a reuniones extraordinarias de los órganos de dirección y
administración.
8. Requisitos para convocar a las reuniones, es decir, la forma o medio para citar a
los asociados (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, etc.), con
cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y
extraordinarias, persona u órgano que realizará la convocatoria a las reuniones
ordinarias y extraordinarias.
9. Duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 20 años (para
las fundaciones, cooperativas, asociaciones mutuales, asociaciones de padres de
familia y fondos de empleados la duración será indefinida).
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA
CAPITULO 5
De la Función Administrativa
ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la
descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el
adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración, en todos sus
órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la
Ley.
LEY 87 DE 1993 (Noviembre 29). Por la cual se establecen normas para el
ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan
otras disposiciones.
31
LEY 190 DE 1995 (Junio 6). Por la cual se dictan normas tendientes a preservar
la moralidad en la Administración y se fijan disposiciones con el objeto de
erradicar la corrupción administrativa.
LEY 489 DE 1998 (Diciembre 29). Por la cual se dictan normas sobre la
organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las
disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones
previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se
dictan otras disposiciones.
LEY 734 DE 2002 (Febrero 5). Por la cual se expide el Código Disciplinario
Único.
DECRETO 1826 DE 1994 (Agosto 3). Por el cual se reglamenta parcialmente la
Ley 87 de 1993.
DECRETO No. 2070 (21 de agosto de 1997). Por medio del cual se modifica el
artículo segundo del Decreto 280 de 1996
DECRETO 2145 DE 1999(Noviembre 4). Por el cual se dictan normas sobre el
Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la
Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras
disposiciones.
DECRETO 2539 DE 2000 (Diciembre 4). Por el cual se modifica parcialmente el
Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999.
DECRETO Nº 1537 DE 2001 (Julio 26). Por el cual se reglamenta parcialmente
la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que
32
fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del
Estado.
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 02 de 05 de abril de 1994. Desarrollo de la función
de control interno en las entidades y organismos de la rama Ejecutiva del Orden
Nacional.
DIRECTIVA PRESIDENCIAL N°01 de 29 de enero de 1997. Desarrollo del
sistema de control interno
DIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 04 de 2000 de Octubre 20 de 2000.
Fortalecimiento del control interno en el marco de la política de lucha contra la
corrupción y nombramiento de los jefes de control interno del nivel nacional.
33
2. SITUACION ACTUAL DEL CONTROL INTERNO CIUDAD RURAL,
CORPORACION ECOLOGICA Y CULTURAL.
2.1. HISTORIA DE LA EMPRESA CIUDAD RURAL, CORPORACION
ECOLOGICA Y CULTURAL.
2.1.1. Origen
Ciudad rural, Corporación Ecológica y Cultural, inicialmente una propuesta de
comunicación ciudadana que nació en 1999, en el corregimiento de San Antonio
de Prado, con el objetivo de narrar las historias de los corregimientos de Medellín,
los cuales representan el 71% del territorio municipal y en el que vive el 5% del
total de la población, en zonas rurales antes no visibilizadas en los medios de
comunicación y excluidas de los procesos de ciudad.
San Antonio de Prado tenía ya una experiencia de comunicación local cuando en
el año 1988 se funda la Emisora Prado Cultural FM, radio comunitaria y
participativa, la que funciona hasta 1998, año en que se cierra por falta de licencia
del Ministerio de Comunicaciones, pues a pesar de tener todos los documentos en
regla para el trámite de la licencia, en esta época el Ministerio de Comunicaciones
no tenía en sus prioridades asignar licencias de radio a ciudades capitales.
Frente a estos vacíos de la comunicación local fue como un grupo de líderes
comunitarios, comunicadores sociales, trabajadores sociales, licenciados en
Lengua Materna y comunicadores comunitarios promovidos a través de procesos
de semilleros juveniles, se reunieron a construir una propuesta de periodismo
ciudadano como necesidad de expresión de una comunidad rural que carecía de
34
medios de comunicación local y que no era visibilizada en los mapas de la ciudad
de Medellín, por tanto su objetivo principal fue el de promover y defender la
conservación del medio ambiente rural e integrar las comunidades urbanas y
rurales en la construcción de ciudad.
Este grupo de comunicación ciudadana se consolida como Corporación en el año
2004 y se conforma así Ciudad rural, Corporación Ecológica y Cultural reforzando
nuestra visión en los campos comunicativo, ambiental y cultural.
Ante la pérdida de la vocación agrícola y la transformación de las prácticas
campesinas, Ciudad rural ha contado la memoria de sus tradiciones y registrado
las nuevas dinámicas de la ruralidad de Medellín. A través de las historias de vida
de los campesinos y campesinas, de las historias de las veredas y barrios, de los
proyectos y sueños de las comunidades, el periódico ha logrado contar ese otro
lado de Medellín y que estas comunidades sean tenidas en cuenta en la
construcción de ciudad.
Nuestra propuesta de comunicación local se ha caracterizado por los procesos de
formación a niños y jóvenes, y el trabajo en red de procesos comunitarios,
impulsando estrategias de comunicación pública para el debate sobre la ruralidad
y el desarrollo urbano sostenible.
2.1.2. Presentación
Ciudad rural, Corporación Ecológica y Cultural, es una organización de carácter
privado, sin ánimo de lucro y fundada en el año 2004. Su domicilio principal está
localizado en el corregimiento San Antonio de Prado, de la cuidad de Medellín,
pero tenemos como cobertura de acción: los cinco corregimientos de Medellín.
35
Somos una organización que promueve los procesos de transformación social y el
desarrollo autónomo sostenible de los corregimientos de Medellín articulados a la
dinámica de la ciudad. A través de la comunicación comunitaria, la formación de
ciudadanía y la gestión ambiental y cultural con equidad de género y generación,
con el fin de educar sujetos políticos y generar procesos de movilización social y
apropiación del territorio; bajo los principios de democracia, responsabilidad social
y solidaridad que garantice la defensa de los derechos y el mejoramiento de la
calidad de vida de sus habitantes.
2.1.3 Datos generales
Nombre o razón social:
Ciudad Rural Corporación Ecológica y Cultural
Nit: 900.009.335-8
Representante Legal
Olga Lucía Yepes López
Dirección General
Jenny Marcela Torres Cardona
Dirección domicilio:
Calle 11ª No. 8-39 San Antonio de Prado-Medellín.
Teléfonos fijo:
(57)+ (4)+379 49 13
Fax:
(57)+ (4)+337 11 34
36
Correo electrónico:
[email protected], [email protected].
Otro contacto:
Olga Lucia Yepes López
Cargo:
Dirección administrativa
Correo electrónico de contacto:
2.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
2.2.1. Visión.
Para el 2020, Ciudad rural, será una corporación líder para Medellín y la región
en investigación difusión y gestión del territorio corregimiento de la ciudad con alta
injerencia en políticas públicas ambientales, culturales, comunicacionales y de
desarrollo social. Con capacidad de gestión económica sostenible en ámbitos
nacionales e internacionales.
2.2.2. Misión
Ciudad rural, Corporación Ecológica y Cultural, promueve los procesos de
transformación social y el desarrollo autónomo sostenible de los corregimientos de
Medellín articulados a la dinámica de la ciudad. A través de la comunicación
comunitaria, la formación de ciudadanía y la gestión ambiental y cultural con
equidad de género y generación, con el fin de educar sujetos políticos y generar
37
procesos de movilización social y apropiación del territorio; bajo los principios de
democracia, responsabilidad social y solidaridad que garantice la defensa de los
derechos y el mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.
2.2.3. Objetivos
Objetivos Generales:
Determinar las rutas, recursos y actividades para el cumplimiento de las metas y
objetivos de la organización.
1. Gestión Sostenible: garantiza la sostenibilidad económica y social de la
organización.
2. Comunicación: garantiza la permanencia de los medios comunitarios para
la información y formación de los ciudadanos.
3. Formación: genera escuelas de formación y mesas de trabajo
4. Gestión Social: propende por el fortalecimiento del tejido social de los
territorios.
5. Desarrollo: mantiene alianzas estratégicas para incidir en el desarrollo
local y políticas públicas de ciudad.
Áreas
Para Ciudad rural, las áreas son aquellas que hacen operativas las estrategias
corporativas, a través de ellas se materializan las actividades programadas para el
cumplimiento de los objetivos.
ACCIONES
1. Administración: busca proyectos y gestiona recursos para garantizar la
sostenibilidad económica de la organización.
38
2. Proyectos: materializa las ideas y programas para ser presentados ante
entidades de cooperación y convocatorias públicas.
3. Comunicación y Medios Ambiente: mantiene los procesos de
comunicación y formación, educación ambiental y medios comunitarios.
4. Desarrollo social: participa de los procesos de planeación local y fortalece
las redes y organizaciones sociales y comunitarias.
Cultura: realiza los procesos de gestión cultural y investigación,
publicaciones culturales
NUESTRA TRAYECTORIA
Ciudad rural, Corporación Ecológica y Cultural, durante su tiempo de existencia
ha realizado.
102 ediciones del periódico Ciudad Rural de circulación mensual con cinco
mil ejemplares.
250 emisiones del programa radial En Clave de Ciudad. Transmisión
semanal de 60 minutos.
NUESTRAS ALIANZAS
Sistema Nacional de Comunicación e información para la Paz SIPAZ: una
asociación de medios ciudadanos para articular experiencias sociales útiles para
la paz.
39
Red de Medios Ciudadanos y Comunitarios de Medellín “LA REDECOM.”
Creada en el año 2004 y la cual hacen parte la gran mayoría de los medios
comunitarios de las comunas y corregimientos de Medellín.
Mesa Municipal de la radio comunitaria de Medellín: Espacio inter-
organizativo para el trabajo de la radio comunitaria en Medellín y la conformación
de la red de emisoras comunitarias.
Mesa Ambiental corregimental: es un espacio de deliberación en busca de
las soluciones a los problemas ambientales locales. Participamos en la difusión de
la información y el conocimiento con relación a las dinámicas locales y en la
planeación del desarrollo local.
Sistema de Información y Comunicación Corregimental: coordinación del
proceso de formación con los colectivos y medios de comunicación infantil y
juvenil, quienes informan de la cotidianidad de sus barrios y veredas. Para esto se
ha construido, de manera colectiva, la agenda informativa en la que los niños y
jóvenes han decido los temas sobre los que quieren informar.
Red de Medios Ciudadanos y Comunitarios de Medellín: Trabajo en equipo
para el intercambio de información, gestión y sostenibilidad de los medios y
construcción de políticas públicas de comunicación para la ciudad de Medellín.
Red Nucleadora San Antonio de Prado: un espacio interorganizativo
conformado por organizaciones sociales y comunitarias del Corregimiento cuyo
objetivo es el desarrollo local del corregimiento.
Red por los derechos de la Infancia la Adolescencia y el Buen Trato:
espacio interinstitucional que hace vigilancia y veeduría a los derechos de los
niños y niñas del corregimiento de San Antonio de Prado.
40
2.3 SITUACIÓN ACTUAL DE CONTROL INTERNO
La Empresa c iudad rura l , co rporac ión ecológ ica y cu l tura l de l
cor reg imiento de San Antonio de Prado realizo una encuesta de
mejoramiento para realizar un informe ejecutivo anual de control interno, basados
en esa encuesta describiré mi impresión sobre el estado actual del sistema de
control interno en la Corporación.
La encuesta mantiene los lineamientos que se han trazado en los últimos años
para desarrollar los diferentes aspectos que conforman el sistema de control
interno, tales como: AMBIENTE DE CONTROL, OPERACIONALIZACIÓN DE LOS
ELEMENTOS, DOCUMENTACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN, se ha adicionado
una nueva fase denominada ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO como un elemento
indispensable para un mayor éxito en la gestión administrativa y se han
complementado y brindado parámetros conceptuales y técnicos para una mejor
comprensión de cada una de las fases, de sus componentes y los factores de
valoración.
2.3.1. Ambiente de Control
2.3.1.1. Principios y valores éticos. Encontre los principios corporativos
definidos con claridad, sin embargo se encuentra dificultad para poder facilitar la
discusión, concertación y difusión y que de esta forma se manifiesten en el
ambiente organizacional y promue van el desarrollo de la gestión toda vez no han
sido definidos los valores, ni se han diferenciado.
2.3.1.2 Compromiso y respaldo de la alta Dirección. La Gerencia de la
corporación ha mostrado interés por mejorar todo su sistema de control interno,
situación evidenciada con el respaldo a este trabajo de grado; Sin embargo el
41
avance en la difusión de la importancia del sistema de control interno para la
corporación se ha dificultado y es bajo, situación que se explica por la ausencia de
una oficina de control interno y un responsable en exclusividad o con
disponibilidad de tiempo para que coordine.
2.3.1.3 Cultura de Mejoramiento. Aunque la Dirección adelanta esfuerzos en
torno a la difusión de las directrices y la cultura del autocontrol en la corporación
encontramos deficiencias en la capacitación y aplicación de los conceptos debido a
las deficiencias en los elementos propios del direccionamiento estratégico y a la
ausencia de la oficina de control interno.
2.3.1.4 Cultura del diálogo. A través de los diferentes comités se evidencia una
actitud positiva al diálogo generando un ambiente propicio para el mejoramiento al
sistema de control interno.
2.3.2. Operacionalización de los elementos:
2.3.2.1. Esquema organizacional. Si bien en el área misional la estructura
facilita el cumplimiento de los objetivos, el desarrollo de los procesos,
atender los cambios y la toma de decisiones oportunas, en el área administrativa
presenta dificultades para el logro de sus objetivos y el desarrollo de sus procesos
2.3.2.2 Planeación. Hay coherencia de la planeación corporativa con los planes
de desarrollo nacional y departamental, pero frente a la planeación no es
posible la comparación pues no hay dentro del plan administrativo una política
definida; y al interior de la empresa la participación para la planeación es limitada.
2.3.2.3 Procesos y Procedimientos. Se tienen identificados los procesos
misionales y los de apoyo pero no hay una revisión periódica y una actualización
42
que procure el mejoramiento de la gestión ni se visualizan los puntos de control.
2.3.2.4 Desarrollo del talento humano. Los perfiles de los diferentes cargos son
adecuados y hay una actitud positiva para contribuir en el desarrollo del
talento humano pero no hay una política definida que contemple planes y
programas que a su vez incluyan capacitación e inducción al aprendizaje y
propendan por el bienestar de la entidad y la cultura organizacional. Y del servidor
público.
2.3.2.5 Sistemas de información. La información se genera de manera
articulada y coherente en las diferentes áreas manejando un buen grado de
confiabilidad, siendo base para este resultado el plan de manejo informático que
permanentemente se ajusta en pro de la veracidad y confiabilidad.
2.3.2.6 Mecanismos de verificación y evaluación
Autoevaluación. Los empleados se involucran en los procesos de evaluación en
la medida que forman parte de los diferentes comités y de los resultados de estos
comités se realizan acciones correctivas, mas no por que se apliquen
herramientas o instrumentos de auto-evaluación, como tableros de control,
cronogramas o diagramas; solo en el área contable se cuenta con indicadores
efectivos.
Oficina de Control Interno. No hay oficina de control interno; recién se a
reactivado un comité que no tiene un plan de acción anual ,por tanto no genera
informes, ni hace seguimiento, ni evalúa, ni asesora, solo recomendaciones que
constan en las actas de reunión y que la dirección tiene en cuenta para el
mejoramiento.
43
2.3.3 Administración del Riesgo
2.3.3.1 Valoración del riesgo. No existe en la actualidad dentro de la estructura
de gestión una política articulada de administración del riesgo, sin embargo se
presentan avances en su valoración, identificación y control, siendo en algunos
casos documentados y en otros en la memoria colectiva de una manera no formal
e individual o por áreas, sin embargo no se ha documentado una identificación
colectiva que consolide un mapa de riesgos.
2.3.3.2 Manejo de Riesgos. Como no existe un mapa de riesgos, las acciones
son individuales y carecen de un responsable ante la administración, generando el
no control del mismo.
2.3.3.3 Monitoreo. Como no hay políticas de la administración del riesgo, mapa
de riesgos ni manejo de los riegos, obviamente no existe monitoreo.
2.3.4 Documentación
2.3.4.1 Memoria institucional. Es limitada la capacitación sobre conservación de
memoria institucional, sobre su manejo y archivo.
2.3.4.2 Manuales. Existen los manuales pero no reflejan la realidad de la
compañía debido a que estos no son prácticos y los empleados no los aplican y
las funciones que realizan no son las más adecuadas a los procedimientos.
2.3.5 Retroalimentación
2.3.5.1 Comité de coordinación. El comité recién reactivado se reúne y genera
44
actas con recomendaciones para la dirección del sistema de control interno pero
su irregularidad funcional limita la concreción de una política que aporte
efectivamente en el fortalecimiento del sistema.; las recomendaciones no se
divulgan oportunamente dificultando su eficiente aplicabilidad.
2.3.5.2 Planes de mejoramiento. No existen planes de mejoramiento del sistema
de control interno, ni se pactan compromisos con órganos externos de control;
pero se ha diseñado un plan de mejoramiento empresarial destinado a garantizar
los procesos y el control administrativo.
2.3.5.3 Planes de seguimiento. Debido a la inexistencia de planes de
mejoramiento, es evidente la consecuente inexistencia de seguimiento.
En el siguiente capítulo alrededor de los elementos descritos como constitutivos
para el correcto funcionamiento del sistema de control interno según la ley 87 de
1993, enunciaremos nuestras apreciaciones personales sobre los aciertos y
desaciertos del sistema, y además propondremos una metodología sobre cómo
mejorar el sistema para el fortalecimiento empresarial
45
3. PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMO INSTRUMENTO DE MEJORAMIENTO DE LA CORPORACION CIUDAD
RURAL DE SAN ANTONIO DE PRADO
En el presente capitulo haremos una propuesta de cómo puede ser implementado
el Sistema de Control Interno de la Corporación Ciudad Rural de San Antonio de
Prado, partiendo de lo que ya se encuentra establecido dentro de la entidad.
3.1 DIAGNOSTICO
El proceso evaluativo o de control, hace parte de una estructura mayor en la teoría,
donde antes de evaluar será necesario Planear, Hacer, Verificar y Ajustar y
por tanto si los anteriores procesos están incorrectos la evaluación no será
consistente y podrá derivar en incorrectas decisiones.
En la empresa, a mi modo de ver no se da la necesaria armonía entre la
estructura funcional planteada, su organigrama, su direccionamiento
estratégico y la realidad encontrada frente al desempeño de las funciones
misionales y las de apoyo, que genera confusión a la empresa a la hora de evaluar
o controlar.
Como parte del Plan de Desarrollo debe claramente definir la misión visión,
Objetivos y principios, y contener un análisis del entorno, de oportunidades,
debilidades, fortalezas y amenazas, además los proyectos y las estrategias para
lograr los objetivos misionales, y un plan operativo.
Recordemos que antes de evaluar es necesario tener en cuenta donde se quiere
llegar, y como lo vamos a lograr. Todos los procesos, todos los procedimientos,
46
todas las estrategias son susceptibles de ser evaluadas frente a sus pretensiones
de logro, frente a sus metas de cobertura, calidad, eficiencia y efectividad entre
otras, siempre y cuando estén definidas con antelación y claridad.
3.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Para poder trabajar de manera organizada y lograr los objetivos propuestos por la
administración y la comunidad, es necesario tener presente que hacemos,
como lo hacemos y adonde queremos llegar, Para Esto implementare todos los
manuales de procedimientos de control interno para los procesos administrativos.
3.3 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
3.3.1 Controles Generales
• Establecer el Manual de Procedimientos, donde se describan las
funciones y actividades administrativas.
• Implántese una estructura organizacional en los que se identifiquen
claramente los diferentes niveles de cada departamento.
• Créase anualmente un Plan de Acción que dirección la gestión de cada
departamento.
• Defínase claramente los objetivos y metas.
• Los procesos organizacionales deben estar identificados y determinados de
forma tal, que faciliten la coordinación y ejecución de las labores.
• Delimítese y precísense las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Que las líneas de autoridad y responsabilidad queden bien
delimitadas.
• Que las funciones de quienes ejecutan y controlan quedan bien
47
separadas.
• Que exista una adecuada metodología y ejecución de las funciones de
supervisión para las labores que se desarrollen.
• Establézcanse técnicas de administración para detectar amenazas,
oportunidades, fortalezas y debilidades, para que se tengan en cuenta, en el
proceso de hacer efectivo el logro de la corporación.
• Créase un sistema de información específico que le sirva a la dirección, para
la obtención de datos oportunos, reales y confiables que le sirvan para una
adecuada toma de decisiones.
3.4. Procedimientos de control interno para el recurso humano
3.4.1 Controles Generales
Implántese un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS que entre otras cosas
describa los procesos de:
• Selección
• Régimen disciplinario
• Requisitos
• Proceso de incorporación
• Novedades
El manual debe ser evaluado y actualizado con cierta periodicidad.
3.4.2 Controles de autorización y control
• Establézcase en la Corporación un sistema de delegación de
autorización para que se produzcan los actos administrativos relacionados, que
48
tengan que ver con las diferentes novedades de personal.
• El sistema prestacional debe ser autorizado por la autoridad
competente.
• Los nombramientos, cambios, terminación de contratos y horas
extras, tienen que ser autorizados o de acuerdo con las normas que lo regulan y
las políticas administrativas.
• Los cargos deben fundamentarse de acuerdo a las necesidades y a la
disponibilidad del presupuesto.
• Los ajustes a los archivos y registros deben ser autorizados de
conformidad con los reglamentos.
• La estructura orgánica de la Corporación tiene que estar legalmente
establecida y bien delineada.
La Oficina de Recursos Humanos debe contar con secciones especializadas
para atender:
• Políticas sociales y de recreación.
• Políticas de capacitación.
• Políticas de ubicación.
• Políticas de reclutamiento y selección.
* Definir plenamente las relaciones de autoridad y responsabilidad con respecto a
las demás dependencias.
* Señálense objetivos concretos y universales de desempeño del personal en
términos de calidad cantidad y oportunidad.
* Establézcanse programas formales que evalúen el desempeño del
personal.
49
3.4.3. Controles de custodia.
• El acceso a los registros del personal, debe ser restringido al personal ajeno
a esta dependencia.
• Para cumplir con el punto anterior, es necesario establecer medidas
apropiadas de seguridad que garanticen la custodia y conservación de los
registros de personal.
3.4.4. Controles de registros
• Es menester crear un sistema de registros adecuados que permitan el
control de novedades.
• Que los registros permitan obtener en forma clara, oportuna y precisa
cualquier novedad.
• Establézcase una adecuada segregación entre el manejo de registros,
liquidación de nóminas y prestaciones sociales.
• El movimiento de registros se debe efectuar con base en documentos que
están debidamente autorizados.
• Los registros deben ser conciliados por la persona responsable.
3.5. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
PRESUPUESTO.
3.5.1. Controles Generales
La Unidad de Control Interno, vigilará el cumplimiento del Presupuesto, para
estos efectos verificará los requisitos que a continuación se señala:
50
• Al empezar cada vigilancia fiscal comprobará que en las tarjetas o libros
de Control de apropiaciones, se registren todas las partidas aprobadas de
conformidad con la respectiva liquidación del presupuesto.
• Los cuadros mensuales de ordenación del gasto deberán registrarse en las
respectivas tarjetas de control de aplicación.
• La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces comprobará, para
toda clase de gastos, lo que a continuación se dispone:
A. Que hubiese sido autorizado y ordenado su pago por la dirección en su
calidad de ordenador principal, o por los empleados en quien ésta haya
delegado tal función de conformidad con reglamentaciones internas.
B. Que esté respaldada en documento debidamente diligenciado el cual
debe llevar registrada en forma correcta la imputación presupuestal y
anotado en la tarjeta de Control correspondiente.
• Se registrará oportunamente todas las operaciones que efectúen en una u
otra forma las apropiaciones, con el objeto de que los registros respectivos
suministren permanentemente información actualizada sobre la ejecución
presupuestal y disponibilidad.
• Todo crédito adicional requiere, para su aprobación de un certificado de
disponibilidad expedido por el Jefe Administrativo y/o el jefe de Presupuesto.
Antes de esta aprobación se debe verificar.
A. Que en el certificado se establezca con claridad el origen y el monto del
recurso que se va a utilizar.
• La Unidad de Control Interno verificará que los traslados dentro de una
misma aprobación sean autorizados por el empleado facultado para el hecho de
acuerdo con los reglamentos internos de la Corporación.
• La Unidad de Control Interno se encargará de verificar certificados de
51
disponibilidad presupuestal para adiciones o traslados cuya solicitud se haga
después de una fecha determinada.
• Una vez construida la relación de cuentas por pagar, la unidad de
Control Interno hará las verificaciones pertinentes para el reintegro de los diversos
sobrantes a la Tesorería.
3.6.PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE
PLANEACION.
• Verificar que los Planes de gestión ambiental y cultural de los corregimientos
de la Ciudad de Medellín tengan sus informes de gestión del Plan.
• Verificar que el Plan de Acción estipulado en la unidad cumpla con los
objetivos y metas propuestas.
3.7 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE JURÍDICA
• El Jefe de área de jurídica debe dar a conocer las posibles demandas
que se presenten en contra de la entidad.
• Determinar las cuantías, el demandante, y en qué estado se encuentra el
proceso.
• Presentarle a los órganos de control cada vez que se lo soliciten un
informe detallado de las posibles demandas.
• Dar a conocer las demandas a favor de la entidad
52
3.8 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE PROYECTOS
• Verificar y estudiar cada uno de los proyectos suscritos con los municipios
para constatar el estado de acuerdo con las necesidades de la población.
• Verificar el comportamiento del Población. y su incidencia en la prestación
del servicio.
• Organizar los proyectos con sus soportes respectivos como ordenes, acta
de interventorias y otro sí si se presenta.
• Evaluar si realmente lo recibido por el Municipio para el régimen
subsidiado se ha efectuado en su totalidad o si por el contrario hay deudas
pendientes.
• Hacer un cronograma de actividades para todas las campañas de salud
que se presenten.
• Las demás que las normas de la corporación le asigna.
3.9. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN EL SERVICIO
GENERAL
• Analizar si el servicio general cumple con su función de aseo y limpieza de
la entidad.
• Verificar que los implementos para el aseo no se desperdicien y cumplan
con la misión encomendada.
53
• Cumplir con el horario de entrada y salida de la entidad.
• Las demás que le asigne las funciones del cargo.
3.10 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
TESORERIA
3.10.1 CONTROLES GENERALES
Es necesario establecer un manual para él área de afectivo, que regule:
• El manejo.
• Autorizaciones.
• Custodia.
• Registro.
• Control.
• Formatos.
Este tipo de Manual debe ser evaluado y actualizado en forma periódica.
3.10.2 CONTROLES DE AUTORIZACION Y CONTROL
• Las funciones de recaudos, control y custodia del efectivo, tienen que ser
independientes de la preparación de comprobantes y manejo de libros de
Contabilidad, Cuentas por Cobrar, etc. Igualmente deben ser distintos a los que
manejen o lleven los libros de Caja.
• Las aperturas de las cuentas bancarias deben ser autorizadas por
responsables competentes, igualmente para girar cheques deben ser autorizadas
por personas responsables y competentes.
• Las personas autorizadas para firmar cheques no pueden delegar tal
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autorización en otro empleado.
• Los empleados encargados de girar cheques no deben por ningún motivo
encargarse en efectuar la labor de conciliación bancaria ni registrar la información
contable.
• Debe crearse un mecanismo que provea en forma inmediata la
notificación a los bancos para cuando el empleado autorizado para firmar los
cheques se le suspenda o se retire de la entidad.
3.10.3 CONTROLES DE APROBACIÓN
Hay que definir claramente las actuaciones de:
• Ordenación de gastos.
• Ordenación de pagos
• Custodia de pago
Las cajas menores deben ser construidas con base en las políticas de la
Corporación y las normas preestablecidas.
Deben revisarse que las facturas o comprobantes cuenten con los
documentos soportes; trabajo que debe elaborar o revisarlo persona distinta a
aquellas que prepara y autoriza dichos documentos o que autoriza los pagos.
3.10.4 CONTROLES DE CUSTODIA
La existencia de chequeras en blanco debe controlarse en forma tal que
evite que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso indebido
de ellos.
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Establézcanse las siguientes prohibiciones:
• Firma de cheques en blanco.
• Firma de cheques al portador.
• Cambio de cheques a empleados o particulares.
• Pagos en efectivos (se exceptúan los de Caja Menor).
• Se deben preparar duplicados de las consignaciones los cuales deben ser
sellados por el banco y archivos cronológicamente.
• Para el área donde se encuentra la dependencia de Caja debe existir
protección física adecuada.
• Debe restringirse el acceso a personas distintas a aquellos quienes
tienen la responsabilidad del manejo y custodia del efectivo.
• La oficina de Control Interno debe en forma periódica evaluar el
manejo, custodia y administración del efectivo.
• La oficina de Control Interno debe crear un archivo de las
recomendaciones que efectúe cada vez que realice control para ver si se cumplen
los mismos.
3.10.5 CONTROLES DE REGISTRO
• Todas las cuentas bancarias que estén a nombre de la Corporación deben
figurar en cuentas de control en libros auxiliares.
• Los traspasos de una cuenta bancaria a otra deben registrarse en una
cuenta de control.
• Las conciliaciones bancarias deben realizarse en la Oficina de
Contabilidad y nunca en la misma Tesorería.
• Los comprobantes de Ingreso y Egresos deben elaborarse en forma tal
que no permitan alteraciones.
• Las operaciones de Tesorería deben ser registradas en libros
respectivamente en forma oportuna.
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3.11 PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO PARA EL PROCESO DE
RECUADO Y MANEJO DE LOS INGRESOS.
3.11.1 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS
En este aspecto se debe examinar:
• Ingreso a Caja respaldado con su respectivo comprobante y que éste cuente
con el lleno de los requisitos de validez.
• Todos los cheques que ingresen a caja, sean registrados a nombre de la
Corporación y con el cruce respectivo.
• El número de la cuenta corriente de las notas crédito y débito debe
corresponder a las cuentas de la Corporación.
• Las operaciones matemáticas de los documentos soportes que se
presenten a la Tesorería se realizan correctamente.
3.11.2 ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA.
Consiste en la preparación del Recibo Oficial de Caja, el cual se certifica el
Ingreso por los diferentes conceptos.
• Recibos de Caja numerados consecutivamente y de la misma manera su
utilización
• Todo ingreso de fondos, tanto en cheque como en efectivo, se registre en un
recibo Oficial de Caja.
• El recibo de Caja se expide en el momento mismo de la recepción de los
valores, no antes ni después.
• No expedir Recibos de cajas provisionales o temporales.
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• Si es necesario anular un recibo de caja, ello quede registrado en el
original y las copias del mismo, colocándoseles el sello de ANULADO.
• El Recibo de caja se expida a nombre de la persona natural o
jurídica que hace el pago respectivo, indicaciones del número de la cédula de
ciudadanía o del Nit correspondiente entregándosele inmediatamente el original
del mismo.
• Las copias de todos los Recibos de Cajas expedidos cada día, se
deben anexar en orden numérico consecutivo, al Estado Diario de Caja y
Bancos.
• Los recaudos que se obtengan diariamente se deben consignar
íntegramente en cuentas correspondientes o de ahorros en las primeras horas
del siguiente día laborable, en la misma especie en que se recibieron (efectivo,
cheques).
• El Tesorero y demás personas autorizadas para recibir dineros en la
Tesorería estén debidamente afianzadas con Pólizas de Manejo.
3.11.3 ELABORACION DEL ESTADO DIARIO DE CAJA y BANCOS.
Corresponde a la consolidación de los documentos que soportan las
transacciones del día, el cual debe presentarse a más tardar el día hábil siguiente
al de su realización.
• Ordenar numéricamente los Recibos de Cajas, inclusive los anulados el
número del primero, debe corresponder al inmediatamente siguiente del
último registrado en el boletín anterior.
• La sumatoria de los Recibos de Cajas debe coincidir con la sumatoria de
valores en efectivos y en cheques recibidos.
• Las notas crédito bancarias recibidas, deben corresponder realmente a las
cuentas correspondientes que la Corporación posee en los bancos respectivos.
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• Enumerar consecutivamente las notas crédito bancarias recibidas y su
sumatoria se incluya en la parte de Ingresos del Banco correspondiente.
• La sumatoria de las consignaciones del día, deben corresponder con el
total de ingresos recibidos el día anterior, según los Recibos de Cajas expedidos.
• Las consignaciones deben ser asentadas en forma correcta y en los
bancos correspondientes, numeradas en orden consecutivo.
• Los saldos iniciales de Caja, Bancos e Inversiones del día, deben
corresponder con los saldos finales del día anterior.
• Relacionar los números de los Recibos de Caja y Cheques anulados en el
resumen del boletín.
• Mantener la continuidad en la numeración de los cheques girados, es decir,
que el primer cheque del día corresponda al inmediatamente siguiente del girado
el día anterior.
• Anexar al Estado Diario de Caja, la parte en donde se encuentra el
número de los cheques que se anulen por pasar de noventa (90) días en Caja sin
ser reclamados.
3.11.4 REGISTROS CONTABLES
Corresponde al Registro en la Contabilidad de la Corporación de los Ingresos
obtenidos por los diferentes conceptos que se tenga.
• Registrar correctamente las partidas de ingresos asignadas en la
codificación.
• Los asientos de Contabilidad resultantes del registro, sean revisados y
referenciados por quien los elabora, por quien los digita y por el Jefe de
Contabilidad.
• Mensualmente registrar con base en el boletín de Tesorería, los
valores correspondientes a corrección monetaria e interés de las Cuentas de
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Ahorro.
• Constituir como un menor valor de gastos, los reintegros que se
presenten por gastos efectuados durante la misma vigencia.
3.12 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS EGRESOS.
3.12.1 CONSIGNACIONES
• Los ingresos que se reciban durante el día, se consignarán en las
primeras horas del siguiente, en la cuenta bancaria de la Institución, en la
misma forma en que se reciben.
• Los fondos deberán ser depositados directamente por el responsable de
manejo o por otro empleado autorizado por el mismo, pero en todo caso que se
encuentre afianzado.
3.12.2 PROHIBICIONES
• El Tesorero y demás empleados que efectúen recaudos no podrán
destinarlo para cancelar obligaciones de la Corporación, ni asumir personalmente
los pagos correspondientes a Caja Menores o Fondos, si estos no son
autorizados.
• Tampoco podrán hacer uso del efectivo, con el propósito de cambiar
cheques o vales particulares o de empleados, cualquiera que sea su categoría.
• Así mismo los empleados citados no podrán tomar para sí o para otra
persona cualquiera que sea el motivo, el dinero que haya recaudado en razón
de las funciones que desarrollan.
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3.13 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS REGISTROS E
INFORMES.
3.13.1 LIBRO AUXILIAR DE CAJA EN LA TESORERÍA
El Tesorero está obligado a llevar un Libro Auxiliar de Caja, en el cual deberá
Registrar el movimiento global que se hubiere tenido durante el día.
Los saldos que se registren en el auxiliar, serán reubicados por Control
Interno, una vez sean verificados.
Estos saldos deben anotarse en el informe diario de Tesorería y son los que se
toman como base por el correspondiente arqueo.
3.13.2 INFORME DIARIO DE TESORERÍA
La Tesorería de la Institución está obligada a rendir a Control Interno, el informe
diario de Tesorería, en las primeras horas del día siguiente a aquel en que se
percibe el ingreso.
El informe se acompañará de los siguientes documentos: A. Originales y copias
de los recibos de Caja anulados.
B. Registros de los números de los recibos de Caja utilizados.
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3.14 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LAS
INSPECCIONES.
3.14.1 ARQUEO DIARIO DE CAJA
• Discrecionalmente la Unidad de Control Interno, una vez finalizada la
Jornada verificará el arqueo respectivo.
• El arqueo de las Cajas es un procedimiento que consiste en el
recuento de efectivo, los cheques y demás documentos representativos de
dinero, que se hayan recaudado durante el día. Esta diligencia incluye los saldos
en Bancos con el fin de hacer su comprobación posterior.
• Terminado el arqueo se procederá a hacer la confrontación de los
resultados arrojados, con los comprobantes de Ingresos y Egresos expedidos
durante el día y el movimiento registrado en el Libro Auxiliar. Esta diligencia
por ser normal no requiere de la elaboración del Acta.
3.14.2 INSPECCIONES PERIÓDICAS
• La Unidad de Control Interno está obligada a participar en arqueos de
fondos y valores en la Tesorería de la Institución.
• Una vez concluya la diligencia, el Acta que se levante en la misma será
firmada por los funcionarios que intervinieron en ella, pudiendo registrarse las
explicaciones que se crean necesarias.
• Estas diligencias se llevarán a cabo en horas diferentes a la que se
acostumbra a practicar el arqueo diario y en una fecha indeterminada.
• Es conveniente hacer notar que el resultado de ésta depende en gran parte
del carácter sorpresivo que se le de.
• El funcionario que intervenga en esta diligencia debe ser distinto al que
regularmente efectúe el Control sobre la dependencia.
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3.14.3 RESULTADOS DE LOS ARQUEOS E INSPECCIONES.
• Los resultados anormales que arrojen los arqueos e inspecciones se
investigarán pormenorizadamente con el objeto de llegar a la certidumbre de su
existencia.
• En la investigación que se efectúe se debe llegar a determinar las
causas que originaron la anomalía, valiéndose para tal efecto de las explicaciones
del empleado de manejo, las cuales debieron quedar consignadas dentro del
Acta de la diligencia y comprobándolas sobre los documentos en que las
respalde.
• Cuando en el arqueo diario se encuentre algún faltante, el empleado del
Control Interno pedirá al empleado responsable del manejo de los fondos, el
reintegro inmediato del valor del mismo.
• Si se produce dentro de la diligencia un sobrante, se expedirá un
recibo de Caja a nombre del responsable, por el valor respectivo, mientras se
examina la situación.
• Las irregularidades encontradas en el arqueo diario, sean faltantes o
sobrantes, lo mismo que el reintegro cuando éste se produzca, dará lugar a que
se elabore un Acta en la misma forma de las que producen para la
inspecciones mensuales.
• Si en los arqueos o inspecciones, se encuentra que pudieron haberse
cometido hechos fraudulentos o dudosos, se dará aviso de tal circunstancia al
Jefe de la Unidad de Control Interno.
• Si se comprueba la comisión de un delito, además del informe del Jefe de
Control Interno, se informará también a la Institución a fin de que formule la
denuncia respectiva ante la autoridad competente, acompañándola del Acta de la
diligencia que se adelantó.
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CONTENIDO DEL INFORME DIARIO DE LA TESORERÍA
El movimiento de fondos en banco, se registrará en el informe diario de
Tesorería a renglón seguido de los correspondientes a Caja.
Las operaciones de los fondos comunes, se anotarán separadamente de lo que
corresponda a fondos especiales.
Tanto los saldos comunes como de los especiales se anotarán individualmente
por cada cuenta bancaria.
En el Estado que se detalla y en forma resumida, se registrarán los números de
los cheques girados durante el día por cada cuenta corriente bancaria y los
asuntos en el mismo período.
3.15 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE CAJA
MENOR.
3.15.1 CONCEPTO GENERAL CAJA MENOR
Dada la importancia de las Caja Menor y Fondos en las Instituciones en cuanto a
que se constituyen como fondos destinados a sufragar gastos de carácter
urgente e imprescindibles y que por lo tanto no son sometidos a un procedimiento
ordinario dentro del presupuesto, posibilitando así la satisfacción de las
necesidades inmediatas y permanentes, se hace necesario implantar un
MANUAL GENERAL que sirviera de orientación para facilitar el Manejo eficiente y
adecuado de estos fondos por parte del funcionario responsable en cada
dependencia de la Corporación.
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El MANUAL está dividido en dos partes:
La primera trata sobre las Cajas Menores y la Segunda sobre los fondos; estos a
su vez se dividen en dos; la parte que hace referencia a las disposiciones legales
y la otra sobre el Manejo Contable.
En lo pertinente a las disposiciones legales, el Manual recopila las normas legales
que hasta la fecha se han publicado al respecto, en lo que tiene que ver con
la creación y cuantía, responsabilidad, manejo, prohibiciones, reembolsos y
legalización, arqueo, etc., las cuales son:
a. Resoluciones respectivas.
b. Normas vigentes contables.
En cuanto al manejo contable, orienta al responsable de dichos fondos de los
soportes necesarios como son: los recibos de caja, vales provisionales, relación
de gastos, apertura de libros, solicitudes y ordenes de compras, comprobantes de
egreso, conciliación bancaria, arqueo de caja o Fondo Rotatorio, etc.
De esta manera, se orientará al responsable del manejo de estos fondos a través
de conocimientos de las normas que los regulan y los procedimientos contables
que se requieren evitando posteriormente infringir las normas y que por
desconocimiento de las mismas u omisión ser sancionados por la entidad de
control.
3.15.2 DEFINICION
Son fondos disponibles constituidos para efectuar gastos menores y urgentes
de acuerdo a las necesidades propias de la dependencia institucional para la cual
ha sido creada.
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3.15.3 PROHIBICIONES
No se podrán realizar con fondos de Cajas Menores las siguientes
peraciones:
• Realizar desembolsos con destino a dependencias diferentes a su
propia organización.
• Efectuar cualquier pago por concepto de contratos.
• Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las
contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
• Cobrar cheques o efectuar préstamos.
3.16 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO
CONTABLE.
3.16.1 APERTURA DE LIBROS
Las secretarías o entidades procederán a la apertura de los libros en donde se
contabilicen diariamente las operaciones que afectan la Caja Menor, indicando
fecha, concepto, valor y anexando los comprobantes que respalden la
operación. Estos libros serán foliados en la Oficina de Control Interno.
3.16.2 FACTURA Y RECIBOS DE CAJA.
• Las facturas y recibos de Caja Menor deberán contener como mínimo los
siguientes datos:
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a. Lugar y fecha de expedición.
b. Detalle de los elementos o servicios cancelados. c. Valor
d. Firma y sello cuando se halla expedido factura por parte de la persona o
entidad beneficiaria. En tal caso deberá incluirse el detalle de lo adquirido en el
mismo comprobante. Si el proveedor no tiene sello se registrará su número de
identidad. En el evento de que exista factura se puede considerar recibido el
dinero con la presentación de tal comprobante, en el cual debe aparecer fecha,
detalle, valor, firma, sello y/o documento de identificación.
e. Documento de identificación del beneficiario.
f. Los recibos deberán elaborarse en letra clara a tinta o a máquina.
3.16.3 VALES PROVISIONALES.
Los gastos serán efectuados directamente por el funcionario designado por la
entidad para administrar la Caja Menor. Sin embargo, cuando se trate de
realizarlo por interpuestas personas, se entregará a ésta, la suma estrictamente
necesaria mediante la firma de un recibo provisional el cual sustituirá por el
comprobante definitivo, el mismo día que se entregó el dinero.
• Los vales provisionales se concederán excepcionalmente y a su
legalización se procederá el mismo día o a más tardar el siguiente, bien sea
que se hayan efectuado o no, las operaciones para los cuales se concedió.(
ver formato No. 4)
• Los vales provisionales se tramitarán por el valor exacto, de las
compras; sin embargo, cuando se presentasen remanentes, se efectuará el
correspondiente reintegro a Caja.
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3.16.4 RELACION DE GASTOS
Los gastos que se efectúen en el período serán relacionados por facturas de
compras en orden de fecha y número consecutivo en un formato de relación de
gastos (ver formato No. 2) donde se observa el nombre del proveedor, fecha,
identificación, concepto, número de factura y valor.
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4. LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
En la actualidad funciona un comité que desarrolla parte de las actividades
correspondientes a la oficina de control interno, lo que consideramos que es
inapropiado, porque se diluye la responsabilidad, no hay jerarquías ni
direccionamiento.
Propongo que se cree la oficina de control interno con su respectivo espacio físico,
teniendo en cuenta que no solo dicho espacio la compone, la cual debe
encargarse a una sola persona que en lo posible no tenga más responsabilidades
que esta y sea de la alta Dirección. Esta dependencia es de tipo asesor
conformada por profesional de alto nivel administrativo con condiciones
personales y morales con idoneidad y conocimiento en las diferente áreas de la
entidad, con amplio sentido de ética profesional, capacidad de análisis, visión
sistemática, criterio de selectividad, comprensión y respeto por las ideas ajenas,
independencia crítica y se encargará de la planeación del control, desarrollo y su
verificación.
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5. CONCLUSIONES
El control interno no es infalible, depende del ambiente en que se desarrolle el
mismo y de la importancia que la administración de a este.
El control interno puede definirse como una herramienta de apoyo a la gerencia y
la gestión administrativa, útil para la planeación e indispensable para el logro de
los objetivos y las metas propuestas por la Ciudad rural, corporación ecológica y
cultural.
Para poder realizar los controles respectivos en toda entidad es necesario conocer
la empresa, cada uno de sus productos y las actividades desarrolladas por la
misma.
Es de suma importancia determinar los riesgos y e valuar las causas para atacarlos
adecuadamente.
La oficina de control interno debe ser un estamento independiente de los procesos
administrativos y operativos de la compañía.
El autocontrol es definitivamente una fórmula para elevar la autoconciencia, el
autodominio, la autoconfianza y la auto evaluación de todos los individuos que
aportan su talento a una organización empresarial. No es desacertado asegurar
que el sistema de control interno que adolezca de autocontrol, tiene cierto grado
de precariedad.
Uno de los aspectos más predominantes en un enfoque de autocontrol es la
confianza. Se necesita tenerle confianza a la gente que interactúa en la búsqueda
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de resultados organizacionales. Esto no es otra cosa que dar confianza y cuando
el individuo percibe que es objeto de confianza, también está listo para otorgar.
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BIBLIOGRAFIA
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fiscal, El Control Interno en las organizaciones, Una Publicación de la Contraloría
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control interno. Santa Fé de Bogotá. ECOE EDIC, 1997. 135p.
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sistema de control interno. Bogotá S.E.D. 1993. 192p.
DOMINGUEZ GERARDO, LONDOÑO HERRERA, Olga Lucía, Control Interno,
Una Herramienta gerencial. Santa Fé de Bogotá Biblioteca Jurídica Dike 1.
Edición 2001.
MANTILLA B. Samuel Alberto, Control Interno, estructura conceptual integrada.
Santa fe de Bogotá. ECOE EDIC, 2000.
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Bogotá 1. Edición 1999.
PALACIO BOTERO. FRANCISCO Alonso. Dirección y Planeación Estratégicas.
Santa Fé de Bogotá Biblioteca Jurídica Dike. 1. Edición 2002.
PEÑA. BERMUDEZ, Jesús María, auditoria y, revisoría, fiscal. Santa Fé
de
Bogotá. ECOE EDIC. Octubre del 2000.
