1.2.2 PROPUESTA.CONTINUACI......MONITOREO, EVALUACIN E INFORMES.Toda organizacin debe poder seguir la trayectoria del progreso de sus proyectos a travs de un sistema de monitoreo y evaluacin.El disear un proceso de monitoreo y evaluacin para cada proyecto le permitir a su organizacin examinarlo con claridad, medir sus metas, monitorear el logro de sus objetivos y determinar un marco cronolgico para los resultados esperados. El sistema deber incluir procesos para vigilar el avance del proyecto, para someter informes sobre estos avances y para evaluar el estado de las actividades.La propuesta tambin deber describir el mtodo para retener y presentar lo que se ha aprendido, tanto para su organizacin como para las organizaciones colaboradoras involucradas en el proyecto. Este proceso es crtico para la comprensin continua de su evolucin y para mejorar su eficacia. Otro punto crtico es el decidir quin llevar a cabo el monitoreo y la evaluacin y si dicha evaluacin se har con personal de la organizacin o asesores externos.El plan de monitoreo debe presentar el mtodo para revisiones continuas y mediciones del avance del proyecto con relacin a sus objetivos y metas. De esta forma se podrn planificar continuamente mejoras tanto en las actividades como en el manejo del proyecto. El monitoreo se enfoca en mediciones peridicas del avance del plan de trabajo y de los logros intermedios de importancia. El plan de monitoreo responde a las siguientes preguntas:Cmo se medir el avance?Cmo vigilar la ejecucin del proyecto con bases continuas?Cules son los factores crticos del proyecto que estar vigilando?Cmo se beneficiar su organizacin con esta informacin?Cmo va a recopilar los datos para la evaluacin?Quin llevar a cabo el monitoreo y la evaluacin?El plan de evaluacin es una revisin peridica y planificada del proyecto que resume el pulso del mismo, las lecciones aprendidas, las actividades realizadas y su impacto sobre los beneficiarios. Una evaluacin debe tomar una perspectiva amplia de las actividades del proyecto.El plan de evaluacin responde a las siguientes preguntas:Cmo medir el impacto?Cmo medir el xito y los efectos del proyecto?Qu le dirn los factores crticos u indicadores de logro que usar para medir el impacto del proyecto?Qu diferencia causar el proyecto en los beneficiarios?Los informes son herramientas que sintetizan los resultados del proyecto, incluyen documentacin peridica de su avance. Tambin pueden incluir actualizaciones financieras, avances en la ejecucin y evaluaciones peridicas. El informe debe ser escrito para ser revisado por el administrador del proyecto, el director ejecutivo, as como los grupos de beneficiarios, etc., quines estarn interesados en el progreso continuo del proyecto.Los informes responden a la pregunta:Cmo se va a transmitir los resultados obtenidos?Qu informacin continua se tendr que vigilar y evaluar?Cmo va a incorporar en el proyecto de los resultados obtenidos?Qu informacin ser requerida por terceros (grupos locales, colaboradores, etc.)?Para quin va dirigido el informe?PRESUPUESTOUn buen presupuesto se prepara despus de una planificacin cuidadosa y de una evaluacin de las capacidades, metas y objetivos.El presupuesto es el plan financiero para la duracin del proyecto. Dicho plan incluye las contribuciones en especie, las contribuciones en efectivo, contribuciones proporcionadas por los beneficiarios o por otros y los aportes de la misma organizacin.Es conveniente incluir una breve descripcin de los procesos requeridos para administrar fondos en su organizacin, identificar al banco que su organizacin utiliza, presentar su sistema de informes financieros y el nombre de la persona responsables de la contabilidad de su organizacin.El presupuesto resume todos los recursos necesarios para el proyecto planificado, incluyendo salarios del personal, materiales y costos indirectos. El presupuesto especifica los aportes de su organizacin en especie (espacio fsico, equipos, materiales). Tambin detalla cunto dinero se necesita y como ser asignado. Este elemento es crtico para una administracin eficaz de los fondos del proyecto.SUSTENTABILIDADLa seccin de sustentabilidad debe incluir una explicacin breve del ciclo de vida del proyecto. La seccin debe describir cmo el impacto del proyecto continuar despus que ste haya terminado, o en caso de proyectos continuos, debe describir cmo continuar sus gestiones una vez concluidos los fondos solicitados. La sustentabilidad de un proyecto tiene muchas dimensiones: tcnica, administrativa, ambiental, social y financiera. Debido a que dicha sustentabilidad depende de la influencia mutua de todas sus dimensiones, el fracaso en un rea puede poner en peligro la sustentabilidad de todo el proyecto.MATERIALES DE APOYOLos materiales de apoyo deben incluir cualquier material adicional que clarifique y refuerce al proyecto, incluyendo los currculums vitae del personal clave, folletos e informacin sobre la organizacin, cartas de apoyo, ejemplos de materiales del proyecto, entre otros.