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PRONUNCIAMIENTO Nº 890-2015/DSU

Entidad: Municipalidad Provincial de Cotabambas

Referencia: Adjudicación Directa Pública Nº 2-2015-MPCT-1 convocada para la “Adquisición de Tubería PVC y Accesorios de diferentes medidas” para la obra: “Instalación del Sistema de Riego por Aspersión en las comunidades de Parcco-Quewincha Quebrada de Distrito de Mara-Pitic”

1. ANTECEDENTES

Mediante el Oficio Nº 001-2015-PCEP, recibido con fecha 07.08.2015, el Presidente del Comité Especial remitió al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) las dos (2) observaciones formuladas por el participante INVERSIONES FERRETERÍA DEL SUR E.I.R.L.; así como el informe técnico respectivo, así como el informe técnico respectivo, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 28º del Decreto Legislativo Nº 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley, y el artículo 58º de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, en adelante el Reglamento.

Al respecto, resulta importante resaltar que, atendiendo a lo dispuesto por el artículo 58° del Reglamento, independientemente de la denominación que les haya dado el participante, este Organismo Supervisor se pronunciará únicamente respecto de: a) Las observaciones presentadas por el solicitante que no hayan sido acogidas o que fueron acogidas parcialmente; b) las respuestas a las observaciones del solicitante que, pese a haber sido acogidas, fueron consideradas por éste contrarias a la normativa, o; c) el acogimiento de las observaciones formuladas por un participante distinto al solicitante, cuando éste último manifieste que considera tal acogimiento contrario a la normativa, siempre que se haya registrado como participante hasta el vencimiento del plazo previsto para formular observaciones.

En relación con ello, a través de su solicitud de elevación, el referido participante, cuestiona las observaciones no acogidas de los participantes ANITA SORIA SALAZAR, FRANCISCO SALINAS TUMBA Y SINDIA SALINAS PIZARRO; por lo tanto, dado que dicho supuesto no se encuentra previsto en el artículo 58º del Reglamento, no corresponde que este Organismo Supervisor se pronuncie al respecto.

Sin perjuicio de las observaciones de oficio que se formulen respecto de aspectos relevantes de las Bases, de conformidad con el inciso a) del artículo 58º de la Ley.

2. OBSERVACIONES 2.1 Observante: INVERSIONES FERRETERIA DEL SUR

E.I.R.L.

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Observaciones Nº 1 y Nº 2 Contra los factores de evaluación

El participante cuestiona que en los factores de evaluación “C. Certificaciones” y “D. Mejoras a las condiciones previstas” se requiera para su acreditación carta expedida por el fabricante autorizando el uso de las certificaciones, pues refiere que en principio se entendería que el objetivo que busca la entidad contratante mediante el requerimiento de dichas certificaciones, sería acreditar que la marca ofertada por los postores cumpla con determinados estándares de calidad, a fin de asegurar que los bienes contratados tengan una máxima eficiencia y según manifiesta considerar que para acreditar dicho factor se requiera una carta emitida por el fabricante de la marca para el uso de las certificaciones, resultaría excesivo, sin fundamento que evitaría y/o restringiría la participación de los postores al proceso de selección. Además, señala que la entidad al exigir el requisito cuestionado estaría transgrediendo los principios que rigen las contrataciones, tales como el Principio de Libertad de Concurrencia, Competencia y Transparencia regulados en la Ley de Contrataciones. Por lo tanto, solicita que se excluya como requisito para acreditar los factores de evaluación “C. Certificaciones” y “D. Mejoras a las condiciones previstas” la carta expedida por el fabricante autorizando el uso de las certificaciones requeridas, y que la acreditación de dichos factores sea mediante la presentación de la copia simple de las certificaciones correspondientes otorgadas a favor del fabricante.

Pronunciamiento

De la revisión de las Bases se advierte que en el Capítulo IV de la Sección Específica de las Bases los factores de evaluación “C. Certificaciones” y “D. mejoras a las condiciones previstas” han sido establecidos de acuerdo al siguiente detalle:

“(…)

Factores de Evaluación Puntaje/Metodología para su asignación

C. FACTOR: CERTIFICACIONES

Criterio:

- Certificación OHSAS 18001:2007 vigente aplicable a los procesos de diseño, fabricación, comercialización, y atención al cliente de tuberías de PVC-U ofertadas.……………….…...08 puntos

- Certificación ISO 9001:2008 vigente aplicable a los procesos de diseño, fabricación, comercialización y atención al cliente de tuberías de PVC-U ofertadas…..…………….…. 09 puntos

- Certificación ISO 14001:2004 vigente aplicable a los procesos de diseño, fabricación, comercialización y atención al cliente de tuberías de PVC-U ofertadas….………………... 08 puntos

25 Puntos

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Acreditación:Se acreditará mediante la presentación de copia simple de la respectiva certificación y carta expedida por el fabricante autorizando el uso de estas certificaciones en el presente proceso de selección (copia simple).

Factores de Evaluación Puntaje/Metodología para su asignación

D. FACTOR: MEJORAS A LAS CONDICIONES PREVISTAS

Criterio

- Presenta copia de Certificación de Conformidad de Productos Sistema 5 vigente, aplicable a las tuberías de NTP 399.002……………....10 puntos

- Presenta copia de Certificación de Conformidad de Productos Sistema 5 vigente, aplicable a las tuberías de PVC-U NTP ISO 1452:2011………………………………..10 puntos

Esta certificación incluye la evaluación y supervisión del sistema de calidad para la fabricación y ensayos de lotes muestreados del almacén y/o muestras extraídas del mercado.

Acreditación:Se acreditará mediante la presentación de copia simple de la respectiva certificación y carta expedida por el fabricante autorizando el uso de estas certificaciones en el presente proceso de selección (copia simple).

20 Puntos

(…)”

Ahora bien, el Comité Especial, al absolver las Observaciones Nº 1 y Nº 2 ha señalado lo siguiente:

Respecto a la Observación N° 1:

“(…) considerando, que es facultad exclusiva de la Entidad definir los factores de evaluación. En ese sentido el Comité Especial Permanente decide NO ACOGER la Observación planteada (…).”

Respecto a la Observación N° 2:

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“Los participantes cuestionan la carta expedida por el fabricante autorizando el uso de estas certificaciones establecido en los literales D del Capítulo IV “Criterios de Evaluación Técnica”, solicitando su eliminación. (…)

En ese sentido, el uso de un determinado bien que se encuentre registrado a favor de una persona (titular) debe ser realizado en estricto respecto de su derecho como titular. Por ello solicitar una carta expedida por el fabricante autorizando el uso de sus certificaciones para tuberías de PVC haciendo mención al proceso de selección, guarda estrecha relación con las disposiciones antes glosadas.

Por ello, en aras de la actual Normativa de Contrataciones del Estado, el Comité Especial Permanente decide NO ACOGER la observación planteada por los Participantes (…).”

Sobre el particular, cabe indicar que de conformidad con el artículo 43º del Reglamento, constituye facultad exclusiva del Comité Especial la determinación de los factores de evaluación, así como de los puntajes que se le asignará a cada uno de ellos y los criterios para su asignación, los cuales deberán ser objetivos y congruentes con el objeto de la convocatoria, debiendo sujetarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad, en atención a que superen o mejoren los requerimientos técnicos mínimos, en estricta observancia de los principios que regulan la contratación pública vigente.

Adicionalmente, cabe precisar que, de acuerdo con la normativa de contratación pública, los factores de evaluación tienen como principal objetivo permitirle al Comité Especial comparar las propuestas presentadas y elegir la mejor. Para ello, a partir del conocimiento de las reales necesidades de la entidad, el Comité Especial determina cuáles son los aspectos que, superando el requerimiento mínimo, resultan relevantes para una mejor y/o más adecuada satisfacción de la necesidad de la Entidad, y define los factores de evaluación que le permitirán elegir la propuesta más idónea para satisfacerla.

Sobre el particular, en las Bases se advierte que en los factores de evaluación “Certificaciones” y “Mejoras a las condiciones previstas”, se ha establecido que para su acreditación se requiere carta expedida por el fabricante autorizando el uso de las certificaciones.

Al respecto, cabe señalar que esa exigencia, podría estar limitando innecesariamente la participación de proveedores en el proceso de selección, debido a que el postor estaría supeditado a presentar un documento por el cual, un tercero ajeno al proceso de selección (fabricante) lo autorice a utilizar su certificado, y, además tendría que obligatoriamente, comprar directamente al fabricante del producto; lo que resulta desproporcionado y contrario a los principios de Libre Concurrencia y Competencia y de Trato Justo e Igualitario, previstos en los literales c) y k) del artículo 4º de la Ley, respectivamente, máxime si se tiene en cuenta que sea cual fuera la condición del postor ganador de la buena pro y en donde haya adquirido el producto, este siempre deberá cumplir con lo estipulado en el contrato suscrito con la entidad.

Asimismo, cabe indicar que conforme lo ha señalado este Organismo Supervisor en

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diferentes pronunciamientos, el único obligado a cumplir con sus obligaciones en los términos y condiciones ofertados en el proceso de selección es el proveedor que haya suscrito contrato con la Entidad, independientemente de su calidad de distribuidor autorizado o no por el fabricante.

Por lo expuesto, siendo que la exigencia cuestionada, podría estar limitando innecesariamente la participación de proveedores en el proceso de selección, este Organismo Supervisor decide ACOGER las Observaciones Nº 1 y Nº 2. En tal sentido, con ocasión de la integración de las Bases, se deberá suprimirse el requerimiento de la carta expedida por el fabricante autorizando el uso de estas certificaciones en el presente proceso de selección de los factores “C. Certificaciones” y “D. Mejoras a las Condiciones Previstas”. Adicionalmente, a efectos que el ofertar el cumplimiento de los factores “Certificaciones” y “Mejoras a las condiciones previstas” no resulte preponderante para obtener una propuesta competitiva; con ocasión de la integración de las Bases, deberá reducirse a no más de cinco (5) puntos el puntaje de los factores redistribuyendo el puntaje restante entre los factores “Experiencia del Postor” y “Cumplimiento de la Prestación”.

3. CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE CONTRATACIONES DEL ESTADO

En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58º de la Ley, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases remitidas, habiendo detectado el siguiente contenido contrario a la Ley y el Reglamento.

3.1. Resumen Ejecutivo

De la revisión del Formato de Resumen Ejecutivo del Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado y el Formato de Cuadro Comparativo, publicados conjuntamente con las Bases, se advierte lo siguiente:

- En el numeral 3.1, la Entidad ha consignado que no ha sido posible emplear más de una fuente para la determinación del valor referencial; sin embargo no se señala los motivos que sustentan dicha imposibilidad.

- En el numeral 4 . 3 , la Entidad ha consignado que sí existe pluralidad de productos (marcas) que cumplen con el requerimiento; sin embargo en el formato de cuadro comparativo se aprecia únicamente la marca Pavco Vinduit.

- En el numeral 5, no se ha consignado el nombre del funcionario competente del estudio de posibilidades que ofrece el mercado.

- En el Formato de Cuadro Comparativo, la Entidad ha omitido completar algunos rubros de la sección referida a “información adicional de la fuente”.

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En ese sentido, con ocasión de la integración de las Bases, deberá registrarse en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE) un nuevo Formato de Resumen Ejecutivo donde se sustente la imposibilidad de utilizar otras fuentes en el numeral 3.1 acorde a lo dispuesto en la Directiva N° 004-2013-OSCE/CD.

Además, deberá registrarse un nuevo cuadro comparativo en el que se evidencie la pluralidad de productos (marcas) modificar el cuadro comparativo, caso contrario de no existir pluralidad de productos (marcas) deberá corregir el numeral 4.3 del Formato de Resumen Ejecutivo e indicar la evaluación de la Entidad respecto a la falta de pluralidad, acorde a lo dispuesto en la Directiva N° 004-2013-OSCE/CD.

Asimismo, de l nuevo formato de cuadro comparativo debe apreciarse de manera completa la sección referida a la “información adicional de la fuente” acorde a lo dispuesto en la Directiva N° 004-2013-OSCE/CD, de acuerdo al modelo de formato de cuadro comparativo para bienes publicado en el portal del OSCE.

Cabe recordar que el formato de Resumen Ejecutivo que obra en el expediente de contratación debe contener el nombre, firma y sello del funcionario competente del Órgano Encargado de las Contrataciones, aun cuando el formato registrado en el SEACE solo contenga el nombre.

3.2. Valor referencial

Se advierte una incongruencia entre las Bases y el Resumen Ejecutivo, puesto que en el numeral 1.3 del Capítulo I de la Sección Específica se señala que el valor referencial ha sido calculado al mes de junio de 2015; sin embargo en el resumen ejecutivo se indica que la culminación del estudio de posibilidades que ofrece el mercado fue al mes de julio de 2015; por lo tanto, con ocasión de la integración de las Bases, deberá verificar y de ser caso corregir la incongruencia en las Bases y/o Resumen Ejecutivo según corresponda.

3.3. Documentación de presentación facultativa

De la revisión a las Bases, en el numeral 2.5 del Capítulo III de la Sección Específica, relacionado al contenido de la documentación de presentación facultativa, si bien se ha señalado los documentos que deben presentarse para acreditar los factores de evaluación experiencia del postor y cumplimiento de la prestación, no se ha señalado los documentos que deben presentarse para acreditar los factores de evaluación plazo de entrega, garantía comercial del postor, certificaciones y mejoras a las condiciones previstas; por lo tanto, con ocasión de la integración de las Bases, se deberá precisar en el numeral 2.5 del Capítulo III de la Sección Específica de las Bases qué documentos deben presentarse para acreditar los factores de evaluación.

3.4. Factor de evaluación plazo de entrega

De la revisión del Capítulo IV de la Sección Específica de las Bases, se advierte que en el factor de evaluación “A. Plazo de Entrega”, la metodología de asignación del puntaje ha sido establecido de la manera siguiente:

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Factores de Evaluación Puntaje/Metodología para su asignación

A. Plazo de Entrega Criterio:Se evaluará en función al plazo de entrega ofertado, el cual debe mejorar el plazo de entrega establecido como requerimiento técnico mínimo, en días calendario contabilizados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato.El plazo de entrega máximo debe ser 15 días.

Acreditación:Se acreditará mediante la presentación de declaración jurada. (Anexo Nº 5)

15 puntos

De 1 hasta 10 días: 15 puntos

De 11 hasta 12 días: 10 puntos

De 13 hasta 15 días: 05 puntos

Sobre el particular, se advierte que la metodología de asignación del puntaje no ha sido elaborada correctamente dado que se estaría contemplando otorgar puntaje al cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos; por lo tanto , con ocasión de la integración de las Bases, deberá reformularse la metodología de asignación de puntaje, a fin que no se otorgue puntaje al cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos, pudiendo ser modificado de acuerdo al siguiente ejemplo:

Factores de Evaluación Puntaje/Metodología para su asignación

A. Plazo de Entrega Criterio:Se evaluará en función al plazo de entrega ofertado, el cual debe mejorar el plazo de entrega establecido como requerimiento técnico mínimo, en días calendario contabilizados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato.

El plazo de entrega máximo debe ser 15 días.

Acreditación:Se acreditará mediante la presentación de declaración jurada. (Anexo Nº 5)

15 puntos

De 1 hasta 08 días: 15 puntos

De 09 hasta 11 días: 10 puntos

De 12 hasta 14 días: 05 puntos

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4. CONCLUSIONES

En virtud de lo expuesto, este Organismo Supervisor ha dispuesto:

1. El Comité Especial deberá cumplir con lo dispuesto por este Organismo Supervisor al absolver las observaciones indicadas en el numeral 2 del presente Pronunciamiento.

2. El Comité Especial deberá tener en cuenta lo indicado en el numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las Bases que hubiere a lugar, así como registrar en el SEACE la documentación solicitada.

3. Publicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, adecuaciones o acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 58º del Reglamento.

4. Al momento de integrar las Bases el Comité Especial deberá modificar las fechas de registro de participantes, integración de Bases, presentación de propuestas y otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que, de conformidad con lo dispuesto por la Novena Disposición Complementaria Transitoria del Reglamento, en tanto se implemente en el SEACE la funcionalidad para que el registro de participantes sea electrónico, las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases, y que, a tenor del artículo 24 del Reglamento, entre la integración de Bases y la presentación de propuestas no podrá mediar menos de tres (3) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases Integradas en el SEACE.

5. A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones dispuestas en el pliego de absolución de consultas y observaciones y en el Pronunciamiento, así como las modificaciones dispuestas por este Organismo Supervisor en el marco de sus acciones de supervisión, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 59º del Reglamento.

6. Conforme al artículo 58º del Reglamento, compete exclusivamente al Comité Especial implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente Pronunciamiento, bajo responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trámite del proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sanción de nulidad de todos los actos posteriores.

7. En caso la Entidad continúe con el proceso sin sujetarse a lo dispuesto en el presente Pronunciamiento, tal actuación constituirá un elemento a tomar en cuenta para la no emisión de las constancias necesarias para la suscripción del respectivo contrato; siendo que la dilación del proceso y los costos en los que podrían incurrir los postores y el ganador de la buena pro son de exclusiva responsabilidad de la Entidad.

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Jesús María, 21 de agosto de 2015

Elaborado por: Natalye Valverde BullónSupervisado por: Elissa Lacca VelascoValidado por: Pamela Hawkins Tacchino

PATRICIA ALARCÓN ALVIZURIDirectora de Supervisión