PROGRAMA DE DESCENTRALIZACION 2013 -...

PROGRAMA DE DESCENTRALIZACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA

Instructivo Ejercicio 2013

Dirección General de Cultura y Educación / Dirección Provincial de Consejos Escolares

AUTORIDADESGobernador

Daniel Scioli

Directora General de Cultura y Educación

Nora De Lucia

Director Provincial de Consejos Escolares

Aldo Roldán

Director de Logística

Javier Mas

Director de Administración de Recursos Humanos

Alberto García

Director de Cooperación Escolar

Alberto Díaz

Directora de Políticas Alimentarias y de Apoyo a la Inclusión Escolar

Julieta Csikos

Grupo de Trabajo Dpto. Descentralización: Daniel Magnanego, Agustina Zoppi, Martín Falbi, Carolina Chavero, Carlos Ferguson, Rene Bouroncle, Patricia Niz, Sebastian Rodriguez Del Pino, Cecilia Nevietti


FORMATO Y PRESENTACION DE PLANILLAS


• Planilla de solicitud de Fondos

• Planilla de solicitud de Transporte

• Confección de Mapas

• Planilla con nómina de Alumnos

• Disposición de Transporte

• Alarmas

PLANILLA DE SOLICITUD DE FONDOS

La misma debe enviarse a la Dirección de Logística (DirecciónProvincial de Consejos Escolares) dentro de los primeros 5 días hábiles del messiguiente al que se efectuó el gasto. Se deberán detallar los rubroscorrespondientes, sin incluir aquellos que son remitidos automáticamente porcuotas.

Esta planilla se envía en forma mensual a dicha Dirección siempre ycuando se hayan realizado los gastos en el mes.

RECORDAR que la misma se encuentra adjunta con este instructivo(Anexo N° 5) y debe ser completada utilizando letra tamaño N° 12, solicitamosademás se informe el total general (suma de todos los Rubros) como asítambién el subtotal de cada rubro, pero NO el subtotal por hoja, debido a quepuede causar confusión en caso de que se extravíe una de ellas.



PROGRAMA DE DESCENTRALIZACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA - EJERCICIO 2013

Planilla de Solicitud de Fondos

DISTRITO: Anexo N° 5

MES:

RUBRO (*) CONCEPTO (**) PROVEEDOR (***) IMPORTE(En pesos)

N° DE REMITO N° DE FACTURA

-

(*) Indicar por ejemplo: Transporte, Desinfección, etc, según corresponda.

(**) Indicar en que Establecimiento Educativo se realizó el servicio.

(***) Indicar nombre de la empresa o razón social.

-------------------------------- ------------------------

Tesorero Presidente

Total

PLANILLA DE SOLICITUD DE FONDOS


1 - Indicar el nombre del Consejo Escolar, no utilizar abreviaturas ni códigos.

2 - Solo debe ingresarse el mes en que se ejecutaron los gastos, NO el mes en curso.

3 - La solicitud de Fondos solo debe realizarse para los siguientes rubros: AGUAPOTABLE, DESINFECCION, DESAGOTE DE POZOS, HOSPEDAJE, TRANSPORTE yALARMAS (Importante: no modificar los nombres de los rubros antes detallados).

4 - Aquí ingrese los datos del Establecimiento Educativo donde se realizaron losservicios (para los Rubros: Agua Potable, Desinfección, Desagote de Pozos,Hospedaje y Alarmas), o que recorridos se realizaron durante el mes en el caso deTransporte Escolar.

5 - Ingresar el nombre de la empresa que prestó el servicio.

6 - El importe ejecutado en los rubros antes mencionados.

7 - En caso de no tener número de factura se deberá especificar el número de remito.

8 - Incluir el número de factura en caso de no existir número de remito.

9 - Importante: Deben constar las firmas del Presidente y Tesorero (solo como excepción la firma del Vicepresidente).


La planilla debe ser enviada antes del 5° día hábil del mes posterior al que serealizó el gasto, por fax a modo de adelanto y el original por SODIC opersonalmente a la Dirección de Logística.Fax (0221) 429 – 5271 - Torre Gubernamental Nº 1, calle 12 esq. 51, piso 13.

PLANILLA DE SOLICITUD DE TRANSPORTE

Esta planilla debe ser presentada durante la entrevista en la cual el ConsejoEscolar Distrital solicita el Servicio de Transporte Escolar Terrestre a comienzo delEjercicio, es necesario que la misma sea presentada con los valores en pesos quefueron establecidos para el año 2012.

Si a lo largo del ejercicio surgen modificaciones deberán volver a presentar laplanilla de solicitud.

IMPORTANTE: no modificar el formato de la planilla antes mencionada, soloagregue los recorridos necesarios y complete los espacios correspondientescomo se detalla a continuación.




Pedido de Transporte Terrestre

DISTRITO:

PERIODO: Marzo - Diciembre Fecha:

Otros Esp.

- - - - -

- Total - - -

-------------------------------

Tesorero Distrital Presidente

-------------------------------------------------------------------

Ca

nti

da

d d

e

Ve

híc

ulo

s

Anexo N° 1

xx/xx/2013

Costo

Diario

Costo

Mensual

Costo

por

9 meses

Km de

Asfalto

Km de

Tierra

Re

ng

lón

Recorrido

(Lugar de Origen / Escuela)

Km ida y

vuelta por

vehículo

Valor

por

Km

Días

por

mes

Cantidad de

Alumnos

Tip

o d

e

Ve

híc

ulo

PLANILLA DE SOLICITUD DE TRANSPORTE


1 - Indicar el nombre del Consejo Escolar, no utilizar abreviaturas ni códigos.2 - Se debe incluir el mes de inicio y mes de cese del Servicio de Transporte.3 - Solo utilizar numeración consecutiva, en ningún caso utilizar letras, bis u otros.4 - Indicar solo el detalle de los recorridos, barrio, pueblo, o sector físico donde viven losAlumnos y a que Establecimiento se dirigen. NO especificar dirección numérica,nombres de calles o nombres de Alumnos (esto último se adjunta en planilla porseparado). En caso que los datos superen el espacio del renglón, se solicita expandir elmismo, NO agregar otro renglón.5 - Ingresar la cantidad de kilómetros del recorrido multiplicada por 2, ya que se considera el transporte de ida como así también la vuelta al domicilio del Alumno. 6 - Aquí completar con valores en pesos del ejercicio anterior, en caso de ser un recorrido nuevo, queda sujeto a la aprobación de la Dirección de Logística.7 - Completar con la cantidad de días hábiles, en la práctica la Dirección de Logística considera 20 días por mes.8 - Especificar la cantidad de Alumnos por recorrido que reciben el Servicio de Transporte Escolar, teniendo en cuenta que una de las columnas es para los alumnos con capacidades especiales (se incluyen aquellos con discapacidad motora).9 - Indicar el tipo de vehículo de acuerdo a los siguientes items: C (Combi), R (Remisse), M (Micro), MB (Mini Bus), 4x4, K (Kangoo).


10 - Indicar la cantidad de vehículos necesarios para la realización de cada recorrido.

11 - Surge del cálculo de la cantidad de kilómetros de cada recorrido por el costo delkm en cada unos de ellos teniendo en cuenta el número de vehículos utilizados.

12 - Costo diario del servicio por la cantidad de días hábiles. En el caso de escuelas conestadía semanal, se considera para el cálculo 4 días (se cuenta la ida del lunes y lavuelta del viernes).

13 - Se considera el costo mensual por 9 meses (ciclo lectivo), sin importar a que alturadel año se aprobó el recorrido, a excepción de los recorridos que surgen comoemergencias de distinta índole (por ejemplo, incendio, inundaciones, etc).

14 - Especificar la cantidad de kilómetros de asfalto.

15 - Indicar la cantidad de kilómetros de tierra.

16 - La planilla de solicitud de Transporte debe estar avalada con la firma delPresidente del Consejo Escolar, Jefatura Distrital y Tesorero (solo como excepción lafirma del vicepresidente y por ausencia de la Jefatura Distrital lo hará la JefaturaRegional).


CONSEJOS UTILES PARA TRANSPORTE

• En caso de que un grupo de Alumnos sea de un mismo pueblo o localidad, esimportante que se reúnan en un punto acordado para optimizar los tiempos de losrecorridos.

• En caso de que un grupo de Alumnos tenga horarios distintos y formen parte de unmismo recorrido, hablar con directivos del Establecimiento educativo al cualpertenecen para coordinar los tiempos. Algunas soluciones posibles, utilizar eltiempo extra para hacer la tarea, manejar el tiempo del recreo, etc.

• Evitar el siguiente error: en muchas ocasiones se agrupan varios vehículos porescuela o por transportista y se lo incluye en la planilla de solicitud de Transportecomo un solo recorrido, esto causa confusiones, lo mejor es dividirlo (siempretomando como base que un recorrido comienza cuando sube el alumno al vehículo,llega al Establecimiento y finaliza cuando regresa a su casa).

• Los recorridos se deben plasmar en el mapa con datos proporcionados pordirectivos de la Escuela, en ningún caso por información suministrada por lostransportistas.


COMO ASENTAR DATOS EN LOS MAPASEl mapa es la herramienta fundamental y excluyente en el rubro Transporte Escolar, yaque en el se puede visualizar en forma sencilla los recorridos. Además, se recomiendahacer dos copias del mismo, el Consejo Escolar guardará el original y las copias paraanotar los recorridos, una de ellas quedará archivada en la Dirección de Logística.

El mapa pueden conseguirlo en la Municipalidad de su distrito o en su defecto en laciudad de La Plata, calle 51 N° 773 e/10 y 11.

En la copia se asientan los recorridos de la siguiente manera:

- Punto exacto de salida (domicilio del Alumno ó punto de encuentro previamenteacordado)

- Punto exacto de llegada al establecimiento.

Una vez obtenidos estos datos se procede a marcar el recorrido según las rutasdisponibles (en caso de varios recorridos se pueden utilizar distintos trazos y colores,pero siempre deben quedar todos registrados en el mismo mapa). Ver ejemplo en lasiguiente página.

En caso de planta urbana con muchos recorridos (lo que hace dificultoso diagramar losrecorridos), deberán traer un mapa adicional específico de planta urbana, con losrecorridos asentados en el mismo.



EstablecimientoPunto Acordado

NOMINA DE ALUMNOS

Es la planilla que detalla los datos personales de aquellos alumnos que perciben elservicio de Transporte Escolar brindado por la Dirección General de Cultura yEducación de la Provincia de Buenos Aires.

En caso de registrarse cambio alguno en la nómina de Alumnos, solicitamos enviar laplanilla actualizada a la Dirección de Logística. Dicha nómina debe estar avalada porla firma del Inspector Jefe Distrital o Regional, Presidente y Tesorero del ConsejoEscolar.

Para la confección de la planilla se recomienda completar los datos personales de losAlumnos por recorridos (primero todos los Alumnos de un recorrido, luego los de otrorecorrido, etc).


PLANILLA NOMINA DE ALUMNOS



Servicio de Transporte Escolar - Planilla Nomina de Alumnos

DISTRITO:

Apellido y Nombre DNI Edad Establecimiento Curso Renglón

-------------------------------- -------------------------------

Tesorero

--------------------------------------

Inspector Jefe Distrital Presidente


La Disposición de Transporte Escolar es el documento en el cual se detallan lascondiciones del contrato celebrado entre el Consejo Escolar Distrital y el proveedordel servicio, en el cual deben figurar el nombre de las personas o empresas que seles otorgó cada renglón de recorridos, incluyendo la fecha de inicio del contratohasta la finalización del ciclo lectivo. Es importante que la Disposición seaconfeccionada en función de la planilla de solicitud de Transporte Escolar Terrestreaprobada por la Dirección de Logística, donde se encuentren reflejados todos losrecorridos de manera que permita constatar si los mismos se están realizando o no.Para la Disposición un recorrido puede encontrarse en los siguientes tres items:

- Adjudicado: El recorrido se otorgó a un transportista y se está realizando.

- Desierto: Ningún oferente se presentó, pero continúa la necesidad.

- Anulado: El recorrido no se realiza porque ya no es necesario o se alteró su ruta“esto último con previa autorización”.


TRANSPORTE ESCOLAR - DISPOSICION

NUEVA PLANILLA PARA DISPOSICIONES(ANEXO N° 6)

• El Anexo N° 6 se usará para optimizar los tiempos de carga de datos enviados porlos Consejos Escolares Distritales en el sistema informático de la Dirección deLogística.

• Esta planilla es básicamente igual en su formato al Anexo N° 1, pero contieneinformación relevante de las Disposiciones de Transporte Escolar. En este sentido,se agregaron 4 columnas al final del Anexo N° 6 (Disposición, Período, Proveedor,valor por Km.), que deberán ser completadas por los Consejos Escolares a tal fin.


Importante: se deberá enviar copia de la Disposición de Transporte Escolar a laDirección de Logística, además de la carga de los datos relevantes que sonsolicitados en el Anexo N° 6.

ANEXO N° 6




Pedido de Transporte Terrestre

DISTRITO:

PERIODO: Marzo - Diciembre Fecha:

Otros Esp.

- -

Valor

por

Km

Anexo N° 6

- Total - - -

Ca

nti

da

d d

e

Ve

híc

ulo

s

Costo

Diario

Costo

MensualDisposición Período Proveedor

xx/xx/2013

Re

ng

lón

Recorrido

(Lugar de Origen / Escuela)

Km ida y

vuelta por

vehículo

Valor

por

Km

Días

por

mes

Cantidad de

Alumnos

Tip

o d

e

Ve

híc

ulo

A continuación se puede observar a modo de ejemplo, la manera en que se debecargar la información que surge de las Disposiciones de Transporte Escolar:

10/12 - 20/12 (30/4 - 31/5) - (1/6 - 31/12) Transportes Gonzalez / Zapata Remisse 0,95

58/12 (31/5 - 31/12) Transportes Alvarez 1,00

Valor

por

Km

Disposición Período Proveedor


Como se mostró en el ejemplo anterior, varios transportistas pueden tener unmismo recorrido en períodos distintos a lo largo del ciclo lectivo (el valor del Km.debe ser el mismo, teniendo en cuenta que dicho valor debe ser menor o igual alautorizado para dicho recorrido).

ALARMAS

A partir de la renovación de un contrato o de un contrato nuevo se deberá confeccionar su correspondiente Disposición donde conste:

• Empresa ganadora.

• Valor del precio unitario de la instalación.

• Valor del precio unitario del monitoreo.

• Período vigente de dicha contratación, indicando inicio y finalización (día/mes/año).

• Número y fecha de la Disposición.

• Nómina de establecimientos que perciben el servicio de Monitoreo, indicando la fecha de inicio del servicio.

Importante: Cada Consejo Escolar deberá remitir en Anexo N° 5 el valor del costo de la instalación del equipo en el mes correspondiente, como así también el valor del monitoreo a partir del alta del servicio.


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