Programa de Apoyo a la Reforma Judicial No. del …servicios.poderjudicial.cl/BID/pdf/15/Informe...

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Programa de Apoyo a la Reforma Judicial No. del Préstamo: N° 2497/OC-CH

3P1.1 “Modelo de inventario, depuración y seguimiento de causas”

Segundo informe parcial de levantamiento de

información y definición de brechas y riesgos del Inventario de Causas

Versión Nº2 del 05.05.2013

Inversiones Holos S.A.

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1. INTRODUCCIÓN 4 1.1 ANTECEDENTES DEL PROYECTO. 4 1.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS 6 1.3 DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO DEL INFORME 7 1.4 AVANCE DEL PROYECTO 8 2. DEFINICIÓN Y CONCEPTUALIZACIÓN GESTIÓN DE INVENTARIO 11 2.1 ALGUNAS DEFINICIONES RELACIONADAS A LA GESTIÓN DE INVENTARIO DE ACTIVOS 11 2.2 DEFINICIONES DE LA GESTIÓN DE INVENTARIO DE CAUSAS EN CORTES DE APELACIÓN 13 2.3 PARTICULARIDADES DE LA GESTIÓN DE INVENTARIO DE ACTIVOS V/S DE CAUSAS. 17 2.4 PROPUESTAS DE ALGUNAS DEFINICIONES EN LA GESTIÓN DE INVENTARIO 18 3. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN 20 3.1 INTRODUCCIÓN 20 3.2 PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL CÓDIGO, LECTOR Y SITCORTE 21 4. DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DEL INVENTARIO 26 4.1 NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN Y PROBLEMAS EN EL USO DE: ETIQUETADO Y LECTORES PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CAUSAS. 26 4.2 ELEMENTOS QUE AFECTAN EL INVENTARIO 35 4.3 NIVEL DE DOMINIO DE LOS FUNCIONARIOS. 38 4.4 PRINCIPALES RIESGOS, CONTROLES Y ESTRATEGIAS DE RESPUESTAS IMPLEMENTADAS O POR IMPLEMENTAR 39 4.5 PROCEDIMIENTOS EXISTENTES PARA A LA DEPURACIÓN, ACTUALIZACIÓN, MANTENIMIENTO Y CONTROL DEL INVENTARIO DE CAUSAS. 42 4.6 ESTÁNDARES E INDICADORES ASOCIADOS A LOS EXPEDIENTES. 42 5. EVALUACIÓN DEL ESTADO ACTUAL DEL INVENTARIO 45 5.1 ANÁLISIS DIFERENCIAS DE INVENTARIO 45 5.2 ANÁLISIS DE LAS MATERIAS MAS RELEVANTES 50 6. CONCLUSIONES DE LA GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE INVENTARIO 52 7. MODELOS DE GESTIÓN DE INVENTARIO, EVOLUCIÓN Y CARACTERÍSTICAS 55 7.1 DEFINICIONES 55 7.2 NECESIDAD DE UN MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIO 56 7.3 EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS 57 7.4 ESQUEMA GENERAL DE LA GESTIÓN DE INVENTARIO 59 7.5 DETALLE MODELO DE INVENTARIO Nº 2: TRAMITACIÓN MANUAL E INVENTARIO CON LECTOR. 59 7.6 MODELO DE INVENTARIO Nº 3: TRAMITACIÓN E INVENTARIO DIGITAL 62 8. CONCLUSIÓN GENERALES Y LINEAMIENTOS DEL NUEVO MODELO. 67 8.1 CONCLUSIONES GENERALES 67 8.2 LINEAMIENTOS DEL NUEVO MODELO. 69 9. ANEXOS 73 9.1 INSTRUMENTO DE AUTODIAGNÓSTICO. 73

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9.2 GUÍAS Y MANUALES DESARROLLADOS POR LAS CORTES. 73 9.3 COPIA CAPÍTULO Nº V COT SOBE MATERIA CIVIL 73

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1. Introducción Este informe de Levantamiento de información y definición de brechas y riesgos del Inventario de Causas, es el segundo informe en relación con el Proyecto titulado “Modelo de inventario, depuración y seguimiento de causas”, que a su vez es parte del Componente 3 del préstamo 2497/OC-CH otorgado por el BID para financiar la ejecución del Programa de Apoyo a la Reforma del Poder Judicial (PJUD). Dicho componente tiene por objeto, entre otros, mejorar la gestión jurisdiccional, fortaleciendo el funcionamiento de las Cortes de Apelaciones, alentando la mejora de la calidad de los servicios judiciales e implantando nuevos sistemas de gestión más orientados a los usuarios de los servicios.

1.1 Antecedentes del proyecto. De acuerdo a la propuesta técnica presentada por el equipo consultor, el proyecto consta de cuatro etapas, que son: Etapa 1: Puesta en Marcha Etapa 2: Levantamiento de información y definición de brechas y riesgos del Inventario de Causas

• Fase 2.1:Levantamiento de Información • Fase 2.2: Diagnóstico y Desarrollo preliminar de procesos • Fase 2.3: Evaluación del estado actual del inventario

Etapa 3: Desarrollo del Modelo de Gestión del Inventario de Causas

• Fase 3.1: Desarrollo Conceptual del Modelo de Gestión del Inventario de Causas

• Fase 3.2: Desarrollo del Modelo de Gestión del Inventario de Causas Etapa 4: Plan de Acción y Guía Operativa de Procesos y Capacitación para la depuración y mantenimiento del Inventario

• Fase 4.1: Plan de depuración y mantenimiento del Inventario • Fase 4.2: Guía Operativa de Procesos y Capacitación para la depuración y

mantenimiento del Inventario • Fase 4.3: Entrega de informes y productos finales

Cabe destacar que para la Etapa 1 ya se ha entregado un primer informe conteniendo un plan de trabajo detallado.

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Entregables Se contempla la entrega de tres informes parciales y un informe final.

• Informe parcial 1: el cual contendrá los productos contemplados en la etapa

1: Puesta en marcha (Plan de Trabajo).

• Informe parcial 2: el cual contendrá los productos contemplados en las fases:

- 2.1 Levantamiento de información - 2.2 Diagnóstico y Desarrollo preliminar de procesos - 2.3 Evaluación del estado actual del Inventario

• Informe parcial 3: el cual contendrá lo siguiente: (CCP)

- Principales hallazgos de la etapa 2. - Fase 3.1 Diseño Conceptual del Modelo de Gestión

• Informe parcial 4: el cual contendrá los productos contemplados en las

fases: - 3.2 Diseño detallado Modelo de Gestión - 4.1 Plan de depuración y mantenimiento del Inventario - 4.2 Guía Operativa de Procesos y Capacitación para la depuración y

mantenimiento del Inventario

• Informe 5 y Final, que contendrá una compilación de los productos entregados en las etapas anteriores y recomendaciones y conclusiones finales. (CCP)

Objetivos del Proyecto Como objetivo general, el proyecto se propone “Apoyar la actualización y depuración del inventario de causas en cortes de apelaciones en el marco del proyecto de la implementación de administradores de corte”. Objetivo de esta Etapa Esta etapa de Levantamiento de información y definición de brechas y riesgos del Inventario de Causas tiene los siguientes objetivos:

• Fase 2.1. Levantar toda la información disponible para efectuar un adecuado análisis de los procesos, procedimientos, organización interna y usos de sistemas informáticos utilizados para la depuración, actualización, mantenimiento y controles del inventario de causas que operan actualmente al interior de las cortes de apelaciones.

• Fase 2.2. Levantamiento del proceso de inventario (administración, depuración, actualización, mantenimiento, control, otros) de causas que

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llevan a cabo las Cortes, como componentes relevantes del Modelo de Gestión del Inventario de Causas.

• Fase 2.3. Estudio del inventario en terreno y determinar las brechas asociadas a la depuración y actualización del inventario.

1.2 Descripción de actividades realizadas A continuación se describen las principales actividades realizadas durante esta etapa.

1. Análisis de información relevante. Se realizó un levantamiento y análisis de información secundaria entregada por el poder judicial, tales como: informe con diferencias de inventario, informe sobre la implementación de código de barra en cortes de apelaciones de fecha febrero 2011, manual de implementación del código de barra de la Corte de Santiago, manuales de procedimiento de inventario al 31.12.2012 entregado por la Corte de Valparaíso, Manual confección inventario entregado por la Corte Iquique, Guía para inventario de causas en tramitación entregado por la Corte San Miguel, Anexo Manual de capacitación código de barra entregado por la Corte Concepción, Guía traslado expedientes entregado por la Corte de Iquique, Acta Nº 200 – 2008, dentro de otros documentos.

2. Autodiagnóstico Cortes. Se elaboró un instrumento de autodiagnóstico para

las 17 Cortes, el cual se adjunta en Anexo 7.1 . Se realizaron diferentes preguntas enfocadas a la puesta en marcha y nivel de uso del Código de Barra, uso del código de barra y lector para el traslado de expedientes, competencias de las personas relacionadas al proceso, resultados sobre el inventario de expedientes. De las respuestas recibidas se recopilaron y analizaron los antecedentes remitidos. El total de respuestas recibidas fue de 16 Cortes, quedando pendientes Santiago, por lo que con esta corte se realizó una entrevista al Administrador Sr. Mario Cabrera.

3. Entrevistas. Se entrevistó a un total de nueve personas relacionados al

proceso de inventario, SITCORTE y Código de Barra, detalladas en el capítulo Nº 2 siguiente.

4. Visita a Cortes. Con el objeto de realizar la evaluación del estado actual del

inventario, se seleccionaron en conjunto con el DDI como muestra representativa tres Cortes: Talca, Concepción y Valparaíso.

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5. Taller de diagnóstico de la situación actual y propuestas del Modelo. El día 03 de Abril se realizó un taller de trabajo con la presencia de los responsables del inventario en cada una de las cortes con el objeto de presentar los resultados del diagnóstico y consensuar las bases conceptuales del Modelo de Gestión de Inventario a realizar en la etapa 3. Los elementos discutidos en dicho taller se han incorporado en el presente informe. Cabe destacar que, a solicitud de la Unidad Coordinadora del Poder Judicial, la fecha inicial planificada para el taller tuvo un desfase de 2 semanas (fue planificada inicialmente para el 18 de marzo), con lo cual se prevee que también se desfasarán los productos siguientes del proyecto.

1.3 Descripción del contenido del informe En el presente informe se detalla cada uno de los productos acordados, incluyendo:

- Principales problemas que generan la diferencia de inventario - Principales riesgos y estrategias de respuestas implementadas o por

implementar por las Cortes. - Identificación de procedimientos existentes en las Cortes de Apelaciones

relacionados a la depuración, actualización, mantenimiento y control del inventario de causas.

- Identificación de la utilización del Código de Barra y de la información que se genera para controlar el inventario.

- Determinación, a nivel de percepción de los entrevistados y, realizando un cruce de información con lo obtenido en el proyecto 3P1.2 Apoyo a la definición y estandarización de procesos, procedimientos y elementos de gestión al interior de las Cortes de Apelaciones:

- Nivel de dominio y uso de los sistemas SITCORTE y de Código de Barras por parte de los funcionarios de Cortes de Apelaciones responsables de registrar información.

- Valorización de brechas de inventario al 31.12.2013 (diferencia de inventarios en términos de número de causas) entregados por las Cortes de Apelaciones.

- Priorización de brechas para la disminución de diferencias de inventario, en términos de procesos, procedimientos, organización interna, sistemas, etc.

- Estándares e indicadores de gestión utilizados actualmente en las Cortes de Apelaciones (tales como estado de causas, cumplimiento de plazos, tiempos de tramitación, etc.)

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- Indicadores existentes en las Cortes de Apelaciones relacionados a la administración del inventario de expedientes de causas., por ejemplo: o Objetivos, metas y estándares de niveles de depuración aceptables, o Plazos para la actualización del inventario (lo cual es dependiente

aspectos procesales, tales como cumplimiento de plazos) o Indicadores de mantenimiento o registro.

- Conclusiones.

1.4 Avance del Proyecto Con la entrega de este informe, el proyecto finaliza la segunda Etapa de Levantamiento de información y definición de brechas y riesgos del Inventario. Esto significa que se han entregado dos de los cinco informes comprometidos, habiéndose cumplido un 30% aproximadamente de la ejecución del proyecto en relación con el tiempo estimado de ejecución de este. Cabe destacar que debido al cambio de fecha del taller de diagnóstico solicitado a Holos, se estima que el proyecto terminará en forma posterior a la fecha inicialmente acordada en dos semanas, mismo desfase del taller. Las tres etapas que restan por cumplirse para finalizar el proyecto son la Etapa 3: Desarrollo del Modelo de Gestión del Inventario de Causas, la Etapa 4 : Plan de Acción y Guía Operativa de Procesos y Capacitación para la depuración y mantenimiento del Inventario. En la Etapa 3, los objetivos son:

• Proponer un diseño conceptual del modelo de gestión de inventario de causas, y

• Desarrollar de un modelo de gestión para el seguimiento de causas en Cortes de Apelaciones;

Los contenidos esperados del entregable resultante de dicha Etapa 3, son: Fase 3.1:

a) Conceptualización del Modelo de gestión para el inventario de causas, es decir, objetivos, alcance, bases conceptuales, resultados esperados, entre otros requeridos para el desarrollo detallado del modelo.

Fase 3.2: b) Modelo de gestión para el inventario de causas, que permita integración

de los estados de las causas, su visibilidad y plazos asociados. c) Estándares e indicadores de gestión del inventario físico; d) Estándar de organización interna para el seguimiento físico de causas y

para que el inventario esté siempre actualizado.

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e) Plan de implementación del modelo de seguimiento. Por su parte, en la Etapa 4, el objetivos es el de disminuir las brechas existentes entre el diseño y la situación actual y ajustar el diseño del proyecto, si es pertinente. Los contenidos esperados del entregable resultante de la Etapa 4, son: Fase 4.1:

a) Normas y Procedimientos para la depuración y mantenimiento del inventario, además se entregará la definición y programación de las actividades necesarias para su implementación y la definición de horas-hombre para su realización. La validación se realizará a través de talleres con la participación de magistrados, funcionarios y profesionales de apoyo del Poder Judicial.

b) Plan de acción para reducir las brechas con respecto al nuevo procedimiento, a partir de una auto-evaluación de las cortes

c) Plan de Seguimiento y Mejora Continua del proceso de inventario, incluye los mecanismos de seguimiento y mejora continua del proceso de inventario de Causas para el monitoreo e identificación temprana de problemas, su evaluación e implementación, entre otros. El diseño se realizará con la inclusión activa tanto de los funcionarios o responsables de la depuración y mantenimiento del inventario de causas como de los encargados de elaborar reportes y autoridades responsables de la toma decisiones en materia de gestión.

d) Guía Operativa del Procesos de inventario para las cortes de apelaciones. El manual contendrá por lo menos la operacionalización del modelo de gestión del inventario orientado a los responsables operativos del proceso (normas, procedimientos, priorización, protocolos, actividades, etc.

Fase 4.2: e) Definición de actividades de aplicación piloto, transferencia y capacitación

en terreno a ministros y funcionarios a la muestra de Cortes seleccionadas. f) Ejecución piloto de actividades clave del Plan de Acción en las Cortes de

Apelaciones que se seleccione que considera la aplicación piloto del Manual de depuración, Plan de seguimiento y Proceso de Mejora continua y un informe con los resultados relevantes obtenidos.

g) Capacitación en terreno a magistrados y funcionarios de una muestra de Cortes de Apelaciones sobre el Manual para la Depuración, y a las contrapartes designadas por el Poder Judicial para tal efecto, así ́ como el equipo designado para el proceso de mejora continua de este producto. La capacitación incluirá lo siguiente:

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– Material de Capacitación para el entrenamiento del Modelo de Gestión, del Manual de depuración, del Plan de Seguimiento y Mejora Continua. – Capacitación en terreno a magistrados y funcionarios de una muestra de las Cortes de Apelaciones a las cuales se les realizará el piloto – Capacitación a las contrapartes designadas por el Poder Judicial para tal efecto así como el equipo designado para el proceso de mejora continua de este producto. Para tal efecto se realizará un entrenamiento de 8 horas en Santiago en las Instalaciones del Poder Judicial. – Resultados relevantes de la capacitación.

Fase 4.3:

h) Informes y productos finales (procesos, procedimientos, Modelo de Gestión, Manual para la Depuración y Mantenimiento del inventario de causas y Plan de Acción)

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2. Definición y conceptualización gestión de inventario Para comprender de mejor manera el concepto de “gestión de inventario” en las Cortes de Apelaciones de Chile citaremos algunas definiciones de empresas productivas que gestionan inventarios de activos, analizaremos las definiciones que existen en el Poder judicial y finalmente concluiremos en propuestas de definiciones y conceptualizaciones.

2.1 Algunas definiciones relacionadas a la gestión de inventario de activos A continuación se presentan algunas definiciones relacionadas a la rama de contabilidad, abastecimiento y logística, dentro de otras: Definición de inventario1: En términos generales, es la relación o lista a una fecha dada de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad. En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario. Tipos de inventarios2: Pueden existir distintos tipos de inventario como el de materias primas, productos terminados, etc. Definición gestión de inventario 2 : Administración 3 adecuada y eficiente del registro, compra y salida de los activos que forman parte del inventario dentro de la empresa. Objetivo de la gestión de inventario: Determinar la cantidad optima de inventario (stock) que debe mantenerse en una empresa, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Valuación de inventario1: Proceso en que se selecciona y se aplica una base específica para valuar los inventarios en términos monetarios, lo cual está relacionado al precio de compra de los activos. Los métodos más comúnmente utilizados son: Primeras entradas primeras salidas (PEPS), Ultimas entradas primeras salidas (UEPS) y Costo Promedio el cual es el más utilizado por las

1 Wikipedia 2 Contabilidad en línea http://www.e-conomic.es 3 Administración: Planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

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• Respecto a los requisitos de forma, se requiere que se incluya la “ultima diligencia o trámite” de las causas, es decir, la que haya servido para dar curso progresivo a los autos efectuada al interior de la Corte.

Cabe destacar que como herramienta de apoyo al conteo físico de las causas, a la fecha las Cortes han implementado el uso de etiquetas y lectoras, que es actualmente la forma más eficiente de realizar los inventarios físicos. Mayor información respecto a las etiquetas y lectores se presentará en los capítulos siguientes de este informe. En relación a lo anterior, se concluye lo siguiente:

- El objetivo final del inventario y de su gestión ha sido conocer la cantidad de causas y recursos pendientes en una Corte, a una fecha dada.

- La forma de conocer la cantidad de causas y recursos en el año 2008 era a solo a través de un conteo físico ya que no existía un sistema computacional como el SITCORTE el cual actualmente contiene la información de las causas y recursos. Tampoco tenían acceso a los sistemas de los juzgados, lo cual se hacía más engorroso e ineficiente conocer la información de las causas que los Juzgados enviaban. Considerando esta situación, la forma más eficiente de hacer un conteo físico de expedientes es a través del códigos de barra y lectores.

- Considerando la tecnología que tienen actualmente las Cortes, en la medida que continúen “gestionan expedientes en papel”, van a requerir controlarlo, y para ello el inventario físico a través de lectoras es un control necesario y eficiente. Por lo anterior es que se requiere el diseño de un “Modelo de Gestión de Inventario de Causas y Recursos”. Cuando las Cortes definen que “gestionan información”, el control del inventario ya no será requerido y las cortes requerirán un “Modelo de Gestión de Información de Causas y Recursos”. Con lo anterior los sistemas informáticos cobran una relevancia mayor así como la tramitación y expedientes virtuales.

- En las actas 122 y 200 no se menciona el concepto de “modelo de gestión de inventario en las Cortes”, ni la finalidad de este, salvo el que se deduce de lo anterior que es conocer las causas y recursos pendientes a una fecha dada a través del conteo físico ya que se gestionaban expedientes y no información.

- Como el objetivo del proyecto es “Apoyar la actualización y depuración del inventario de causas” para conocer la cantidad de causas y recursos en una fecha dada (cualquiera, la cantidad de causas y recursos), y uno de los productos es un “Modelo de seguimiento de causas que permita integración de los estados de las causas, su visibilidad y plazos asociados” el cual debe estar alineado a los componentes del modelo de gestión de las Cortes, el presente proyecto se debe focalizar en generar un modelo de inventario con componentes alineados al modelo de Cortes, que asegure que la información respecto a la cantidad de causas y recursos existentes esté disponible (para conocerla), sea correcta y confiable.

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– Control en el desplazamiento de los expedientes físicos: Considerando que las Cortes gestionan expedientes físicos, el control en su desplazamiento es requerido y la forma más eficiente es a través del uso de las etiquetas y lectoras, usando las guías de despacho que se emiten (estas herramientas se explica en los capítulos siguientes).

– Objetivos de la gestión de inventario: Planificar, organizar, dirigir y

controlar en forma eficiente los recursos (humanos, materiales, tecnológicos, etc.) de las Cortes con el fin de :

• Asegurar el adecuado y eficiente registro de las causas y recursos que se reciben en las Cortes, así como las que se trasladan y salen de la corte, para que la información relacionada a la cantidad de causas pendientes en una fecha dada sea correcta, oportuna y que este disponible y visible siempre cuando sea requerida.

• Asegurar la adecuada custodia de los expedientes físicos, y que estén disponible para los usuarios, relatores y ministros cuando la requieran.

• Asegurar la integración entre el inventario y los estados de las causas, su visibilidad y plazos asociados.

• Asegurar el uso eficiente de los recursos computacionales y tecnológicos disponibles.

• Contar con controles oportunos y eficientes que permitan alcanzar los objetivos.

• Contar con indicadores que permitan medir el logro de los objetivos del modelo.

20

3. Levantamiento de información

3.1 Introducción Objetivo: Levantar toda la información disponible para efectuar un adecuado análisis de los procesos, procedimientos, organización interna y usos de sistemas informáticos utilizados para la depuración, actualización, mantenimiento y controles del inventario de causas que operan actualmente al interior de las cortes de apelaciones. Productos generados en esta fase: • Generación de insumos para la ejecución de las fases siguientes • Síntesis de funcionalidades (o manuales de operación existentes desarrolladas

por el PJUD) de los sistemas SITCORTE y Código de Barras que permiten controlar inventario.

• Construcción de anexos con la data recopilada Formando parte de las actividades realizadas para levantar información relevante, cuyo resultado de análisis se encuentra en el capítulo Nº 3 de Diagnóstico, se encuentran las detalladas en el capítulo anterior referidas a:

1. Levantamiento y análisis de información secundaria entregada por el poder judicial.

2. Análisis de las respuestas e información obtenida producto de la encuesta Autodiagnóstico enviada a las Cortes. En Anexo 6.1 se encuentra copia de la encuesta enviada a las cortes.

3. Entrevistas a las siguientes nueve personas relacionados al proceso de inventario, SITCORTE y código de barra:

• Rodrigo Herrera - Jefe Departamento DDI • Rodrigo Valenzuela – Administrador Corte Rancagua • Bernardo Peñaloza – Jefe Unidad de Causa Corte Rancagua • Ministro Jorge Dahm • Mauricio González (DDI), • Rossana del Valle (DDI), • Mauricio Farfán (DDI) • Elizabeth Contreras (Jefa de Proyecto SITCORTE - Proyecto

Inventario de Causas Cortes de Apelaciones). • Javier Crisosto Carrasco (Capacitador Código de Barra) • Mario Cabrera, Administrador Corte Santiago.

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# UNIDAD 1 Cuenta 2 Primera Instancia 3 Relator 4 Oficina de Tablas 5 Oficina de Partes 6 Fiscal 7 Secretaría Criminal 8 Pleno 9 Secretaría Civil 10 Presidente 11 Secretaría especial 12 Corte Suprema 13 Oficina causas Fuero 14 Ministerio Justicia 15 Para archivar en Corte de Apelaciones 16 Salas 17 Secretaría única 18 Secretario Órgano Calificador 19 Archivo 20 Ministro 21 Otro tribunal 22 Unidad de Protección

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Sala 1(6)

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¿Se debe notificar?

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23 24 25 26 27

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25

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sentencia.

2. Eliminar del inventario físico (si es que se registraron con el lector) todas aquellas causas falladas en que haya transcurrido el plazo para recurrir (5, 10, 15 días según corresponda), las archivadas y las pre archivadas. 3. Agregar manualmente a cada causa el dato sobre “La última diligencia o trámite” ya que esté no es generado por el listado. 4. Reagrupar las causas en hojas ordenadas por materia, ya que así es solicitado.

5. La comparación entre el inventario físico y el registrado a través del SITCORTE es realizado por el Departamento de Desarrollo Institucional. Respecto al reporte de inventario utilizado por el (DDI), cabe señalar que no contiene las causas falladas en espera de que venza el plazo para recurrir (5, 10, 15 días según corresponda) por lo que el inventario según SITCORTE informado por el DDI no está de acuerdo al Acta 200-2008 y las diferencias de inventario determinadas tampoco.

26

4. Diagnóstico de la gestión del inventario A continuación presentamos las principales elementos del diagnóstico identificados en base al levantamiento de información descrita en el capítulo anterior. Cabe destacar que la información presentada de las Cortes corresponde a la obtenida a través de las respuestas a la encuesta de autodiagnóstico, a las entrevista al Administrador de la Corte de Santiago y Rancagua , a la muestra de las Cortes visitadas y a los resultados del taller de diagnóstico realizado el 3 de abril del año 2013.

4.1 Nivel de implementación y problemas en el uso de: etiquetado y lectores para el control y seguimiento de causas. En el presente subcapítulo se presenta un análisis respecto al avance y problemáticas identificadas relacionadas a:

a. Implementación del etiquetado, del lector en el proceso de tramitación para el seguimiento y control de los expedientes, del lector en el proceso de inventario propiamente tal,

b. Nivel de dominio de los funcionarios respecto al uso del SITCORTE, código de barra y custodia de documentos,

c. Riesgos, controles y estrategias de respuestas implementadas o por implementar en la custodia de los expedientes, en el proceso de tramitación y de inventario.

d. Procedimientos formales existentes en las Cortes para a la depuración, actualización, mantenimiento y control del inventario de causas.

e. Brechas de inventario y priorización, en términos de procesos, procedimientos, organización interna, sistemas, etc.

f. Estándares e indicadores asociados a cada una de las etapas procesales relacionadas con las unidades y subunidades definidas como ubicaciones físicas de los expedientes.

4.1.1 Cortes que NO han implementado el código de barra al momento del inventario al 31.12.2013. Del total de 17 Cortes analizadas solo 3 no habían realizado el inventario al 31.12.2013 a través del código de barra y lector dado que no lo habían implementado. Estas Cortes son San Miguel y Punta Arenas, donde esta última a la fecha ya lo tiene implementado. En el caso de Rancagua, esta Corte genera el inventario en forma directa a través del SITCORTE.

27

4.1.2 Principales problemas en la implementación de las etiquetas.

De acuerdo a la información obtenida, los principales problemas que afectaron la adecuada implementación del código de barra y lectores se presenta en el siguiente cuadro resumen. La corte de Santiago indica que no tiene problemas.

Como se observa en cuadro anterior, existen cuatro Cortes que señalan necesidad de capacitación del personal, siete Cortes requieren actualmente más lectoras o impresoras, una indica que el procedimiento para implementar el código de barra no es adecuado para Cortes pequeñas y catorce señalan que la letra de la etiqueta es muy pequeña y se borra con el uso. Para ilustrar este último punto abajo se encuentra una foto de una etiqueta obtenida de un expediente donde se aprecia la forma en que se borra la tinta de la etiqueta:

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29

diferentes unidades físicas de la Corte, estas son: Iquique, La Serena, Copiapó, Santiago y Concepción (5 de 17). Las causales de no implementarlas se detallan en el punto siguiente.

4.1.4 Principales problemas o consideraciones para no implementar lectoras como control en el seguimiento de los expedientes.

Respecto a las 12 Cortes que no han implementado el lector en el proceso de tramitación se resumen en el siguiente cuadro:

Como se observa en el resumen anterior: a. No se ha Implementado: Existen tres Cortes que no han implementado el lector en el proceso de tramitación por diferentes razones:

• Valparaíso indica que “aún la Corte no lo ha implementado” • Punta Arenas indica que “faltan Lectores y no todos los funcionarios

cumplen con el tramite de generar o recepcionar las guías y se hace doble trabajo al haberse descontinuado el flujo”.

• San Miguel indica que “faltan a lo menos 2 lectoras, hacer capacitación, marcha blanca y dar la orden de inicio de uso.

30

b. No se ha podido implementar: Adicionalmente a Punta Arenas y San Miguel, existen cuatro Cortes que no han podido implementar el lector, dos por falta de capacitación (Temuco y Valdivia) y dos por falta de lectoras (Antofagasta y Talca) c. No es necesario implementarlo: existen seis Cortes que consideran que no es necesario su implementación, por cercanía de las unidades físicas, bajo volumen de causas, por que el procedimiento actual es adecuado y finalmente por que tienen implementado el SITCORTE y a través de este se lleva el control de las causas y sus estados. Estas Cortes son: Arica, Antofagasta, Rancagua, Chillán Puerto Montt y Coyhaique. NOTA: Durante el taller de diagnóstico se indica lo siguiente:

• Corte de Arica: actualmente ellos se encuentran ubicados en un solo piso por lo que no requieren uso de lectoras para el traslado de expedientes pero que a futuro la Corte se ampliará al piso 2 y 3 por lo que en ese escenario si requerirán el uso de lectoras y guías.

• Corte de Antofagasta indica que otra variable a considerar es la cantidad de Unidades creadas, a mayor cantidad de unidades es más engorroso el control y uso de lectoras y guías.

Recomendación: recomendamos esperar el término del proyecto para determinar pasos a seguir con las seis Cortes que consideran que no es necesario implementar el uso de lector y guías. 4.1.5 Libros manuales (papel o excel) que se utilizan en el proceso de tramitación.

A continuación se presentan 2 cuadros con el resumen de todos los libros manuales que las Cortes indican que mantienen en el proceso de tramitación, desde que reciben los expedientes hasta que la causa es fallada y terminada.

32

Respecto a la información presentada, tres cortes declararon que no mantienen libros manuales: Santiago, Chillán y Puerto Montt. Por otro lado se observa una diversidad de registros manuales que generan ineficiencias en el proceso, pudiéndolos eliminar si usaran eficientemente los recursos (STCORTE, código de barra y lector). Cabe destacar que en el caso de Rancagua, indica que el libros de Relatores contienen más información que lo que pudiese proveer el código de barra ya que incluyen datos del Relator y de la custodia que retira. A continuación se presenta una fotografía de dicho libro:

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34

4.1.6 Desventajas en el uso del Código de Barra para el control en el traslado y seguimiento de los expedientes.

• Se justifica en relación a determinados volúmenes de causas. • Se justifica en relación a determinados Layout de oficinas y estructura

administrativa. En las Cortes que tienen sus unidades cercanas y estructura similar a los reformados no se justifica.

• No se justifica si la corte se gestiona por “proceso”, donde están claramente identificadas las etapas, actividades y responsables. Esto se potencia cuando el proceso se apoya con un adecuado uso del SITCORTE.

• Se puede reemplazar por el uso adecuado del SITCORTE. Los principales riesgos de extravío o pérdida de información son generados por los propios empleados de la corte, por lo que la estrategia de mitigación más eficiente debe estar enfocada en el uso obligatorio de los sistemas de información (SITCORTE), con lo cual pierde la relevancia el expediente.

• No permite conocer el estado de las causas.

• No es un control adecuado en el caso de relatores y ministros dado que: a. no permite conocer el nombre de la persona a la cual se le entregó el

expediente (el control es por Unidad) b. ellos no realizan la recepción del expediente ya que no tienen lector.

4.1.7 Cortes que NO han realizado el inventario al 31 de diciembre a través del lector: 5 de 17.

35

4.1.8 Principales problemas/situación en la realización del inventario a través del lector (5 Cortes que no lo han hecho):

4.2 Elementos que afectan el inventario Los principales elementos que afectan la eficiencia y calidad del inventario de causas, tomado a través del lector, y que ponen en riesgo la calidad de la información entregada por las cortes y la eficiencia del proceso son las siguientes:

4.2.1 Listado inventario tomado con lector (generado por SITCORTE) no tiene el formato y ciertos datos requerido.

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36

El listado de inventario que genera el SITCORTE no tiene el mismo formato requerido en el Acta 200 – 2008 y 122-2008 de la Corte Suprema y existen algunos datos que deben ser completados manualmente ya que el SITCORTE no los genera (ej. Ultima Diligencia o Trámite y el código de algunas materias). Lo anterior genera ineficiencias y aumenta la probabilidad de error en la información del inventario al tener que manipularla manualmente. Es recomendable que el informe que genere el SITCORTE sea el mismo formato que el requerido.

4.2.2. Inventario con lector no considera el 100% de las causas en estado de tramitación que deben ser informadas en el inventario.

El inventario tomado a través del lector solo puede registrar las causas pendientes de fallo que están físicamente en la corte, no considerando las que están fuera de ésta, por ejemplo las remitidas al Juzgado de origen por un trámite, las que están en poder de Relatores o Ministros, etc.. Las Cortes han implementado diversos registros (libros, planillas excel, etc.) en donde anotan manualmente a quienes les han entregado los expedientes. Dado lo anterior, el inventario tomado a través del lector necesariamente debe ser complementado con estos registros para tener un inventario completo. El procedimiento de agregar esta información al inventario tomado por lector no está estandarizado, y cada Corte decide si lo hace o no y la forma en agregar dicha información. Cabe destacar que al no complementar el inventario tomado con el lector con los registros señalados se genera información errónea, ineficiencias y aumenta la probabilidad de error.

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Inventario�solicitado�a�ICAs�

37

Es recomendable que el informe que genere el SITCORTE sea el que concilie automáticamente y agregue las causas en poder de Relatores, Ministros, etc. (información que debería estar en el SITCORTE).

4.2.3 Inventario con lector puede considerar causas falladas, en que haya transcurrido el plazo para recurrir.

De acuerdo al Acta 200 – 2008 se deben excluir del inventario las causas falladas en que haya transcurrido el plazo para recurrir (5, 10, 15 días según corresponda), es decir incluir las falladas en espera del plazo. Para llevar a cabo lo anterior las Cortes deben hacer una revisión previa de los expedientes que están en espera de plazo y separar aquellas donde transcurrió el plazo para así no inventariarlas.

Este trabajo requiere de ciertas competencias, orden y planificación previa que de no hacerse correctamente aumenta la probabilidad de error. Existen cortes que no consideran en el inventario las causas falladas en espera de plazo, como por ejemplo Puerto Montt, otras consideran las falladas en espera de plazo y las que ya se les terminó dicho plazo. Es decir no hay un procedimiento estándar a pesar de que esté instruido claramente en el Acta 200 – 2008. Es recomendable aclarar este procedimiento y que el SITCORTE incorpore el control del plazo para recurrir (dato que actualmente no lo tiene) y que el inventario permita detectar automáticamente las causas inventariadas cuyo plazo haya expirado.

4.2.4 Inventario SITCORTE no considera causas pendientes de plazo para recurrir.

Tal como se menciona en el punto anterior, de acuerdo al Acta 200 – 2008 en el inventario se deben incluir las causas falladas en espera del plazo. El informe que genera el SITCORTE utilizado por el DDI para generar el inventario no considera las causas falladas en espera del plazo por lo que en estricto rigor:

• El informe no refleja las causas solicitadas de acuerdo al Acta 200-2008

• Las diferencias de inventario informadas no son estrictamente diferencias en aquellas cortes que hacen el inventario de acuerdo al Acta 200-2008.

Lo anterior significa que las Cortes que no tienen diferencia entre el inventario físico y el SICTORTE si deberían tener diferencias en el caso que tengan causas falladas en espera de plazo.

38

Recomendación: Si bien es cierto el inventario a través del lector es un procedimiento rápido y eficiente respecto al procedimiento de tomar el inventario anotando manualmente los datos del expediente, los puntos anteriormente señalados generan ineficiencias que pudiesen ser mejoradas ya que incrementa en algunas Cortes 2 a 3 veces el tiempo de preparación del informe y aumenta considerablemente la probabilidad de error. Por otro lado es recomendable que la información utilizada por el DDI para determinar las diferencias de inventario esté elaborado en base al Acta 200-2008 y que sea el mismo procedimiento utilizado por las cortes. Se recomienda evaluar mejoras al informe de inventario para eliminar estos focos de riesgo de calidad y eficiencia.

4.3 Nivel de dominio de los funcionarios. A continuación se presenta un resumen de la autocalificación que las 17 Cortes le dio al nivel de dominio de sus funcionarios, en una escala de 1 a 5, donde 5 es considerado un nivel alto; 4 Medio/Alto; 3 Medio; 2 Medio bajo; 1 insuficiente.

Como se observa en el resumen, el nivel promedio de competencias de los funcionarios es medio/alto, por lo que la raíz del problema en la gestión de los expedientes y diferencias de inventario que se generan no proviene de las personas y sus competencias. Solo las siguientes cortes consideran que sus

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funcionarios no dominan, o no tienen las competencias necesarias, en los temas relacionados a la gestión de los expedientes:

• SITCORTE: Solo hay dos Cortes que calificaron a sus empleados con nota 3, que es la más baja, y son La Serena y Chillán.

• Uso Código de Barra: Con nota uno es Antofagasta, con nota dos Punta Arenas, Temuco y San Miguel y con nota tres Valdivia.

• Custodia: Con nota 3 se encuentra Temuco. Recomendación: Para las Cortes que consideraron que las competencias es menor o igual a 3 son organizaciones más vulnerables y con mayor probabilidad de riesgos que afecten la calidad y eficiencia del proceso por lo que es recomendable analizar estas Cortes en particular.

4.4 Principales riesgos, controles y estrategias de respuestas implementadas o por implementar A continuación se presenta un resumen de los riesgos más relevantes asociados a los expedientes propiamente tal, a la información que el movimiento de expedientes genera en el proceso de tramitación y al inventario. a. Riesgos relacionados a los expedientes físicos.

Considerando la vulnerabilidad del expediente físico se identifican los siguientes riesgos:

b. Riesgos relacionados al traslado de expedientes en el proceso e inventario.

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En relación a la información de la causa que se obtiene a través de los expedientes, se identificaron los siguientes riesgos:

c. Riesgos o eventos que afectan el proceso de toma de inventario y que por lo cual se generen diferencias posteriores con respecto al SITCORTE

Riesgos� Impacto� Estrategias/Controles�Error,�casual�o�intencional�de�los�empleados�de�la�corte,�en�la�clasificación�de�almacenamiento�del�expediente,�de�acuerdo�a�sus�estados�procesales��(ej:�expedientes�que�deben�estar�en�tabla�son��almacenado�en�otro�lugar,�expedientes�en�espera�de�plazo�almacenados�sin��fallo,�etc.)�

Información�de�las�causas�en�las�etapas�del�proceso�errónea.��Deterioro�de�la�imagen�del�Poder�Judicial.��Ineficiencia�del�proceso�.��Impactos�diversos�en�las�partes�que�requieren�el�fallo�oportunamente.��

Almacenar�en�el��SITCORTE�toda�la�información�de�la�causa�con�manejo�adecuado�de�acceso.��En�el�caso�de�Civil,�exigirle�a�los�tribunales�que�almacenen�en�el�SITCI.�

Manejo�intencional�de�la�información�de�un�caso�por�parte�de�personal�de�la�corte�respecto�a�su�estado�(ej.�esconder�el�expediente)�

Uso�inadecuado�de�información�relevante�y/o�confidencia�relacionado�a�las�causas.��

41

d.Eventos registrados por las Cortes que hayan generado extravío de los expedientes. A continuación se presentan cinco de 17 Cortes que indican experiencia de extravío de expedientes. El resto indican que no tienen eventos, salvo Valparaíso, Concepción y San Miguel que omitieron la respuesta (respuesta en blanco).

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4.5 Procedimientos existentes para a la depuración, actualización, mantenimiento y control del inventario de causas. A continuación se resumen los diferentes manuales o guías que las corten tienen actualmente implementadas: a. Guía o instructivo del procedimiento para el uso del código de barra.

• Actualmente es utilizado el elaborado por la Corte de Santiago. Concepción elaboró uno propio.

b. Guía o instructivo de procedimiento para el traslado de los expedientes entre las diferentes ubicaciones físicas.

• Solo 3 Cortes usan el lector para el traslado de los expedientes, Iquique, La Serena y Concepción y sólo Iquique tiene una guía para el traslado de expedientes.

c. Guía o instructivo de procedimiento realizado por las Cortes para realizar los inventarios de expedientes con lector.

• No se han desarrollado. San Miguel tiene un procedimiento pero no incluye el uso del lector.

d. Guía o instructivo de procedimiento relacionado a la depuración, actualización, mantenimiento y control del inventario de causas. Sólo la Corte de Iquique. San Miguel tiene un procedimiento pero no incluye el uso del lector. NOTA: En Anexo 6.2 se adjuntan los procedimientos enviados por las Cortes, distintos al elaborado por la Corte de Santiago respecto al uso del código de barra y el lector ya que ese fue provisto como antecedente del proyecto.

4.6 Estándares e indicadores asociados a los expedientes. A continuación se presenta un resumen de los indicadores y estándares utilizados, informados por las Cortes de Puerto Montt e Iquique. En el caso de Rancagua, a pesar de que cuentan con indicadores no los informaron. Las otras Cortes indicaron que no tenían. Cabe destacar que los indicadores informados están relacionados al proceso de tramitación propiamente tal y no al control de inventario, como por ejemplo plazo promedio en encontrar un expediente o porcentaje de diferencias entre el inventario físico y el del SITCORTE.

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5. Evaluación del estado actual del inventario Objetivo: Estudio del inventario en terreno y determinar las brechas asociadas a la depuración y actualización del inventario. Productos generados en esta fase: • Evaluación del estado actual del inventario de causas. Determinación de brechas

referidas a la depuración y actualización del Inventario de Causas, para una muestra representativa y definida con la contraparte técnica, la cual no podrá coincidir con la muestra utilizada para otros proyectos del producto 1 del componente 3 “Fortalecimiento de las Cortes de Apelaciones”

– Evaluación en terreno en diferentes Cortes de Apelaciones del país respecto del estado actual del inventario de causas, estudiando la consistencia entre el inventario físico y los registros en el sistema informático.

– Identificar y documentar el origen de las eventuales diferencias y de las problemáticas existentes a la hora de administrar los expedientes físicos y utilizar los sistemas informáticos de registro. Las observaciones serán selectivas de expedientes físicos y/o electrónicos de causas tramitadas en las Cortes de Apelaciones o en proceso de tramitación.

• Clasificar los Hallazgos en oportunidades de mejora respecto a los siguientes ámbitos: – procesos y procedimientos, – organización y competencias, – tecnologías de apoyo.

5.1 Análisis diferencias de inventario A continuación se presenta un cuadro resumen de las diferencias entre el inventario físico de expedientes en tramitación informado por las Cortes v/s la información generada por el DDI, basada en el SITCORTE5:

a. Cortes que disminuyeron las diferencias de inventario, o se han mantenido sin diferencia, entre el inventario al 30.06 y el del 31.12.2012: Existen las siguientes ocho Cortes que han disminuido su diferencia de inventario o se han mantenido sin diferencias.

5 Datos entregados por el DDI CAPJ

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b. Cortes que aumentaron las diferencias de inventario entre el tomado al 30.06 y al 31.12.2012: Existen ocho Cortes que han aumentado su diferencia de inventario. Se destaca Antofagasta e Iquique con diferencias sobre el 50%, así como Temuco y Talca con variaciones en las diferencias sobre el 42%.

c. Causales que originaron las diferencia al 31.12 y soluciones propuestas por las Cortes.

Variación�diferencia

30.06.2012 31.12.2012 30.06.2012 31.12.2012 %

C.A.�de�Concepción 2.273�� 1.128�� 1.077�� 1.190�� 1196 106% -62� -5% -111%C.A.�de�Coyhaique 140�� 55�� 112�� 45�� 28 51% 10 22% -29%C.A.�de�Valdivia 263�� 202�� 194�� 168�� 69 34% 34 20% -14%C.A.�de�Santiago 14.365�� 16.732�� 17.955�� 18.727�� -3590� -21% -1995� -11% 11%C.A.�de�Copiapó 217�� 173�� 205�� 177�� 12 7% -4� -2% -9%C.A.�de�Rancagua 474�� 602�� 489�� 606�� -15� -2% -4� -1% 2%C.A.�de�San�Miguel 568�� 523�� 568�� 523�� 0 0% 0 0% 0%C.A.�de�Puerto�Montt 300�� 310�� 299�� 309�� 1 0% 1 0% 0%

Informe�Difenercias�Inventario�ExpedientesTotal�Causas�en�tramitación�

según�Inv.�Físico�alTotal�Causas�en�tramitación�

Según�Sistema�al�CORTE

30.06.2012

Diferencias�entre�Físico�y�SITCORTE

31.12.2012

Variación�diferencia

30.06.2012 31.12.2012 30.06.2012 31.12.2012 %

C.A.�de�Temuco 557�� 1.353�� 776�� 984�� -219� -16% 369 38% 54%C.A.�de�Antofagasta 621�� 954�� 422�� 583�� 199 21% 371 64% 43%C.A.�de�Talca 454�� 820�� 604�� 664�� -150� -18% 156 23% 42%C.A.�de�Chillán 348�� 191�� 352�� 144�� -4� -2% 47 33% 35%C.A.�de�Iquique 335�� 301�� 220�� 190�� 115 38% 111 58% 20%C.A.�de�Punta�Arenas 162�� 148�� 140�� 112�� 22 15% 36 32% 17%C.A.�de�Valparaíso 1.185�� 1.176�� 1.001�� 942�� 184 16% 234 25% 9%C.A.�de�Arica 175�� 130�� 143�� 100�� 32 25% 30 30% 5%C.A.�de�La�Serena 626�� 706�� 566�� 637�� 60 8% 69 11% 2%Total�general 23.063�� 25.504�� 25.123�� 26.101�� -2060� -8% -597� -2% 6%

Informe�Difenercias�Inventario�Expedientes

CORTE

Total�Causas�en�tramitación�según�Inv.�Físico�al

Total�Causas�en�tramitación�Según�Sistema�al� Diferencias�entre�Físico�y�SITCORTE

30.06.2012 31.12.2012

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Analizando las respuestas a las explicaciones de las diferencias, más las entrevistas a las Cortes visitadas y taller de diagnóstico, se concluye que las diferencias de inventario y problemas en su gestión provienen de lo siguiente:

1. SITCORTE e integración con los sistemas de 1º instancia: o El informe de inventario obtenido a través del SITCORTE no está de

acuerdo a lo requerido por el Acta 122 y 200 – 2008 ya que no incluye las causas pendientes de plazo por lo que las diferencias de inventario presentadas estarán errónea, en la medida que la Corte tenga causas falladas en espera de plazo en su inventario.

o El informe de inventario físico obtenido a través del lector no tiene el mismo formato y contenido que el requerido por el Acta 122 y 200 – 2008 (por ejemplo no incluye las causas pendientes de fallo que no están físicamente en la Corte el día del inventario).

o No se cuenta con una integración con el SITCI, lo cual permitiría hacer en forma computacional cuadraturas y controles rápidamente y determinar, por ejemplo, causas que deberían estar en la Corte pendientes de fallo de acuerdo al SITCI v/s las causas pendientes de fallo de acuerdo a la SITCORTE v/s al inventario físico.

o Respecto a la integración con los otros sistemas de 1º instancia distintos al SITCI, no existen mecanismos de cuadraturas automáticas. Además las siguientes Cortes informan que tienen problemas por que no les llega la resolución en lo que es la reforma procesal Penal, estas son Chillán, Coyhaique, Punta Arenas y Rancagua.

o El uso de las nomenclaturas y el impacto que genera en los estados procesales que tiene el SITCORTE no es conocido por las Cortes y no cuentan con el Manual de “aplicación de nomenclatura”.

De acuerdo a lo informado por el área de Informática, para abordar cambios o ajustes al SITCORTE debe ser solicitado a través de la mesa de trabajo a

49

cargo de las modificaciones del SITCORTE. Respecto al manual de aplicación de nomenclatura será enviado a las Cortes el 5 de abril vía correo electrónico. 2. Procedimiento:

o Algunas Cortes no informa sus inventarios físicos de acuerdo al Acta 200- 2008, ya sea por:

no incluyen las causas pendientes de fallo (ejemplo Puerto Montt y Santiago no suma las causas en espera de plazo, Valparaíso las informa en forma separada),

incluyen todas las causas falladas en espera de plazo y las que cuyo plazo ya venció (ejemplo Talca),

no usan el formato requerido, separando el inventario por materia (ejemplo Corte de Santiago).

no agregan manualmente la última diligencia (ejemplo Corte de Santiago).

utilizan diferentes libros para registrar los ingresos de materias diferentes a los solicitados en el inventario por lo cual en la columna “otros” registran causas que pertenecen civil u otra materia (esta situación se comentó en el taller de diagnóstico pero no se individualizaron las Cortes que lo realizan).

o Algunas Cortes no usan adecuadamente el SITCORTE por lo que siempre van a tener diferencias con el inventario físico.

o El inventario físico no debería incluir las causas reformadas, pero esta instrucción no se encuentra en el Acta 122 y 200-2008. La información de las materias reformadas se debería obtener directamente desde el SITCORTE.

o El proceso de inventario en las Cortes no incluye cuadraturas computacionales con los otros sistemas de los tribunales de 1º instancia, como mecanismo de control final previo al envío de la información a la Corte Suprema.

3. Competencias: o Respecto al uso del SITCORTE y código de barra y lector, no se

identificaron necesidades de capacitación relevantes, salvo las mencionadas por algunas Cortes, por lo que este ámbito no es relevante para efectos del inventario.

4. Cultura:

o De acuerdo a lo informado por algunas Cortes, la cultura está orientada al papel y no al uso del SITCORTE por lo que el inventario físico es la información oficial de la Corte. Las cortes que indican que el SITCORTE es el sistema con la información oficial es Santiago, Rancagua, Iquique y Puerto Montt.

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Conclusión: El inventario es un proceso cuya vulnerabilidad radica en la falta de apoyo computacional, procedimientos que no se realizan, controles que se podrían agregar y la cultura, por lo tanto su vulnerabilidad es alta ya que requiere de mucha intervención manual, y los resultados dependerán del nivel de dedicación e interés que tengan las Cortes en realizarlo en forma rigurosa. Cabe destacar que de acuerdo a lo informado por las Cortes (excepto Santiago), el tiempo invertido en tomar el inventario con el lector es de medio día pero en generar el informe que se envía a la Corte Suprema varía entre 1 a 2 días.

5.2 Análisis de las materias mas relevantes De acuerdo a los siguientes cuadros y resumen se observa que el mayor movimiento de expedientes está concentrado en Recursos y el mayor inventario es Civil, esto último dado por que la rotación de las causas civiles es menor y depende en parte de los trámites de las partes. Recursos: – Representa el 38% del inventario (solo supera el 30% en 3 Cortes: Santiago,

Temuco y Valparaíso) – Representa el 46% de ingresos (solo supera el 30% en 3 Cortes: Santiago,

Temuco y Concepción) Materia Civil: – Representa el 42% del inventario (supera el 30% 15 Cortes) – Representa el 20% de Ingresos (supera el 30% 7 Cortes: Iquique,

Antofagasta, Copiapó, La Serena, Talca, Chillán y Puerto Montt)

51

Cabe destacar que existen iniciativas orientadas a eliminar los expedientes en papel para los recursos de protección relacionados a las isapres en la Corte de Santiago, los que representan un 67% de los ingresos y 47% aprox. del inventario. Actualmente este proyecto está en proceso de desarrollo y se espera implementar el expediente virtual entre mayo y octubre 2013. Considerando lo anterior, este sistema se podría implementar en el resto de las Cortes con el objeto de ir avanzando en la tramitación virtual.

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6. Conclusiones de la gestión y evaluación de inventario Producto del análisis de la información presentada en los capítulos anteriores, consideramos que la gestión del inventario es un proceso cuya vulnerabilidad radica en la actualización de las instrucciones de la Corte Suprema respecto al concepto de inventario, falta de apoyo computacional al proceso, procedimientos que las Cortes no realizan, controles que se podrían agregar y la cultura particular de cada Corte, principalmente en lo relacionado a la falta de uso de las tecnologías a disposición. A continuación presentamos un resumen de las principales conclusiones:

1. Entendimiento sobre el concepto de “inventario” El Acta 122 y 200 – 2008 establece criterios para “tomar conocimiento de las causas y recursos pendientes, de las distintas competencias, en las Cortes de Apelación que carecen de un sistema informático de tramitación”, y menciona que el procedimiento es a través de “confeccionar un inventario físico”. Actualmente las Cortes tienen un sistema informático de registro de las causas que es el SITCORTE, cuentan con la información de 1º instancia que proveen los sistemas de las materias reformadas y también cuentan con la información del SITCI, en el caso de civil. Considerando lo anterior, si las Cortes utilizaran el SITCORTE como sistema de registro “oficial”, la información para “tomar conocimiento de las causas y recursos pendientes” debería obtenerse a través de dicho sistema y no a través de la confección de un inventario físico, como se señalaba hace cinco años atrás (2008). En relación al control sobre el traslado de expedientes físicos, como es en el caso de Civil, el uso de código de barra y de lector es un procedimiento eficiente que permite eliminar los libros manuales como medio de control en el traspaso y entrega de documentos. Respecto a las materias reformadas, la Corte no tiene la obligación legal de generar expedientes físicos y trasladarlos al igual que los expedientes civiles. Este procedimiento de imprimir los expedientes solo se hace por que es solicitado por los Relatores y Ministros. Respecto a los recursos y otras materias, cuando la Corte presta servicios como tribunal de 1º instancia, la Corte de Santiago ya está desarrollando un proyecto para contar con expedientes virtuales en los recursos, por lo que el control en el traslado e inventario se va a realizar en base a la información del SITCORTE y no con el “expediente físico”.

Considerando lo expuesto, es recomendable que se actualice el Acta 122 y 200-2008 incorporando el uso del SITCORTE, con lo cual le dará el concepto de “sistema oficial” y de los demás sistemas en materias reformadas, eliminando el concepto de “confeccionar un inventario físico”.

53

2. Información que debe contener el inventario. Si bien es cierto que la Corte Suprema establece claramente en el Acta 122-2008 y 200-2008 las causas que deben considerar las cortes respecto al inventario, algunas cortes no lo cumplen pero tampoco lo incorpora el informe con el cual se determinan las diferencias del inventario físico v/s SITCORTE. Adicionalmente a lo anterior, se requiere evaluar nuevamente las instrucciones de la Corte Suprema y determinar si lo solicitado es un antecedente fundamental y realmente necesario, sino, se propone eliminar todos aquellos antecedentes que no sean relevantes y que el SITCORTE no sea capaz de generar, por ejemplo:

• existe información requerida por la Corte Suprema que debe ingresarse manualmente en el inventario, como es el caso de la “última diligencia”. Cabe destacar que esta información, a pesar de que la pide la corte en el Acta, existen varias Cortes que no la ingresan al informe y nunca nadie a reclamado.

• existen expedientes fallados en espera de plazo para recurrir que deben agregarse al inventario (si es que no se inventariaron) pero previamente se deben analizar cuales expedientes están en esa situación.

3. SITCORTE El proceso de inventario a través del código de barra y el lector han aumentado el nivel de eficiencia en forma considerable pero se detectan diversas oportunidades de mejora orientadas a que el propio SITCORTE “construya el Inventario” de acuerdo a lo que a la Corte Suprema establezca. Por ejemplo, el SITCORTE puede tomar como base la información del inventario físico, agregarle las causas que están físicamente fuera de la corte (primera instancia, relatores, etc.) y restándole todas las causas cuyo plazo para recurrir expiró generando inventarios y cuadraturas automáticamente. El control del plazo para recurrir también es un tema que sebe ser analizado para agregarlo como funcionalidad en el SITCORTE, apoyando así la gestión interna de la Corte. Respecto a los registros paralelos de control, actualmente las Cortes mantienen diversos registros paralelos, como el libro de Relatores. La implementación del SITCORTE debe contemplar la eliminación de cualquier registro paralelo de control evitando ineficiencias por la duplicidad de información y posibles errores. Dado lo anterior se recomienda que cada Corte realice un análisis de todos los libros que se mantienen con el fin de eliminarlos y cualquier funcionalidad relevante que no sea absorbida por SITCORTE que sea considerado como propuesta de mejora a dicho sistema.

54

4. Gestión por proceso y mejora continua Es recomendable instaurar en la Corte la cultura de gestión por proceso, donde estén adecuadamente definidas las responsabilidades de cada una de las personas que participan en él con el objeto de fomentar el concepto de accountability (ser responsable de lo que se realiza) y el de “hacerlo bien a la primera”. Por otro lado, es relevante que durante el proceso de tramitación existan instancias de reunión para identificar las oportunidades de mejora como práctica laboral y por otro lado, que vayan dejando un registro de los errores cometidos por las personas como base de análisis de las causales de errores, con la mirada de que se corrijan y no sucedan nuevamente (no hay aprendizaje cuando no hay reconocimiento del error).

5. Riesgos del proceso de inventario Es evidente que un proceso de inventario y tramitación basado en un “expediente físico” es muy vulnerable e ineficiente en comparación con un proceso basado en un expediente virtual. Tal como lo señalado anteriormente, para disminuir el nivel de riesgos en las Cortes es necesario que avancen en el uso obligado del SICTORTE y en la implementación de expedientes virtuales, priorizando aquellos que no tienen impedimento legal como es el caso de las materias no reformadas. Con respecto a Civil, es recomendable que la información del expediente esté digitalizado en el SITCI y en el SITCORTE, según corresponda (Tribunal o Corte). 6. Estructura organizacional e infraestructura Considerando que actualmente las Cortes no cuentan con la misma estructura organizacional ni infraestructura, estandarizar el proceso de inventario y los controles a realizar con los expedientes físicos se hace más complejo. Dado lo anterior o se estandariza la estructura y la infraestructura o solo se podrá desarrollar controles y procedimientos críticos en algunos puntos comunes del proceso. 7. Cultura de la Corte Es necesario “empoderar” al SITCORTE como sistema oficial de información respecto a las causas en tramitación, destacando que el inventario físico de los expedientes es solo un control periódico y donde “no deben” haber diferencias.

55

7. Modelos de gestión de inventario, evolución y características

7.1 Definiciones Tal como se presenta en el capítulo Nº 2, para analizar la evolución y características de la gestión de inventarios se deben tener presente las siguientes definiciones propuestas: - Definición de Inventario: Listado a una fecha dada de las causas y recursos

pendientes que mantiene una Corte de Apelación. Esta lista se obtendrá del SITCORTE en la medida que las Cortes tengan la información actualizada y correcta.

- Control en el traslado de los expedientes físicos: Considerando que las

Cortes gestionan expedientes físicos, el control en su desplazamiento es requerido y la forma más eficiente es a través del uso de los códigos de barra y lectoras, usando las guías de despacho que se emiten.

- Objetivos de la gestión de inventario: Planificar, organizar, dirigir y controlar

en forma eficiente los recursos (humanos, materiales, tecnológicos, etc.) de las Cortes con el fin de :

• Asegurar el adecuado y eficiente registro de las causas y recursos que se reciben en las Cortes, así como las que se trasladan (dentro y fuera de la Corte) y salen o archivan, para que la información relacionada a la cantidad de causas pendientes en una fecha dada sea correcta, oportuna y que este disponible y visible siempre cuando sea requerida.

• Asegurar la adecuada custodia de los expedientes físicos, y que estén disponible para los usuarios, relatores y ministros cuando la requieran.

• Asegurar la integración entre el inventario y los estados de las causas, su visibilidad y plazos asociados.

• Asegurar el uso eficiente de los recursos computacionales y tecnológicos disponibles.

• Contar con controles oportunos y eficientes que permitan alcanzar los objetivos.

• Contar con indicadores que permitan medir el logro de los objetivos del modelo.

- Alcances de la gestión de inventario: Considerando los objetivos de la

gestión de inventario físico, y la necesidad de integración con el proceso de tramitación, tal como se muestra en la gráfica siguiente, la gestión de inventario se inicia con la recepción del expediente en la Corte (físico o virtual), continúa con el traslado de los expedientes durante el proceso de tramitación (dentro de y fuera de la Corte) y finaliza con el archivo o despacho de dichos expedientes.

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58

Modelo Nº 1: tramitación e inventario manual Este modelo no es usado actualmente por ninguna Corte.

– Proceso de tramitación, traslado e inventario: En sus inicios, y hasta antes de incorporar SITCORTE y las lectoras, las Cortes de apelación no contaban con ningún soporte tecnológico para gestionar el proceso de tramitación, el traslado ni el inventario de causas y recursos, por lo que ambos eran realizados manualmente.

Modelo Nº 2: tramitación manual e inventario con lector Este modelo es utilizado actualmente por 16 Cortes, excepto Rancagua.

– Proceso de tramitación: Se utiliza como sistema de registro que apoya el proceso de tramitación el SITCORTE y, con la incorporación de las materias reformadas, dichos sistemas se integraron al SITCORTE pudiendo desde estos recibir los expedientes de los Juzgados en forma automática. Cabe destacar que solo tres Cortes (Rancagua, Puerto Montt y Santiago) usan el SITCORTE como sistema oficial de registro. Se tramita a través de los expedientes recibidos en materia civil y de primera instancia, las causas de materias reformadas son impresas y se elaboran expedientes físicos con la información más relevante, por lo que existen expedientes para todas las causas y materias.

– Traslado de Expediente: Para controlar el flujo de los expedientes físicos, las Cortes utilizan el código de barra y el lector, generando las guías de despacho correspondientes. A la fecha solo 5 de 17 han implementado el lector en el traslado de expedientes: Iquique, La Serena, Copiapó, Santiago y Concepción, el resto de las cortes utilizan solo libros físicos para el traslado. Lo anterior no significa que las Cortes hayan eliminado el 100% de los libros manuales.

– Proceso inventario: Para apoyar el proceso de inventario, se incorpora el código de barra y el lector como una herramienta que permite en forma eficiente realizar los inventario de los expedientes físicos que se encuentran en la Corte. Adicionalmente este mecanismo del lector permitió a las Cortes determinar las causas y recursos pendientes y ajustar la información que mantenían en el SITCORTE. Este procedimiento es utilizado por dieciséis Cortes, se exceptúa Rancagua.

Modelo Nº 3: tramitación e inventario computacional Este modelo es utilizado solo por Rancagua.

- Proceso de tramitación: A diferencia del modelo Nº2, se incorpora como apoyo el SITCI, sistema computacional en materia civil, el cual es utilizado para obtener la información más relevante de la causa. Por otro lado el SITCORTE es el sistema oficial de registro por lo que todas las causas y son gestionadas a través de él. Estas Cortes son Rancagua, Puerto Montt y Santiago.

- Proceso de traslado: Para el traslado de expedientes no se utilizan libros ni guías. El control de los expedientes que se reciben en una unidad física de la corte se hace a través del SITCORTE. Solo se mantiene un libro físico para la entrega de expedientes y custodia a los Relatoras.

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c. Características del Proceso de tramitación: • SITCORTE es utilizado como soporte para tramitar, como sistema de

registro, pero las Cortes no lo consideran como fuente de información oficial respecto al inventario de causas, para ellos lo oficial es la información que arroja el inventario físico. Por otro lado, el seguimiento de las causas (estados procesales) se hace en base a los expedientes físicos y no a la información generada por el SITCORTE.

• El control de gestión para hacer seguimiento a las causas se hace con mucha dificultad ya que los datos necesariamente deben obtenerse de los expedientes físicos, a excepción de las Cortes que usan adecuadamente el SITCORTE. El uso de estándares e indicadores es dificultoso ya que deben ser procesos manuales de cálculo.

• Los usuarios visitan la Corte para pedir información física del expediente y de su causa.

d. Características del proceso de inventario:

• El inventario es realizado a través del lector, generándose un listado a través del SITCORTE. El listado emitido se complementa en forma manual para incorporar los datos faltantes, como expedientes enviados a primera instancia por un trámite o a la Corte Suprema.

• El informe es conciliado con el SITCORTE y las diferencias se aclaran y ajustan (en el SITCORTE o en el listado de inventario). Este procedimiento de conciliación no es usado como práctica general en las Cortes. Lo que se observó es que la información del inventario es enviada sin conciliación previa y es el Departamento de Desarrollo Institucional quien se encarga de conciliar y solicitar aclaración.

7.5.2 Principales riesgos del modelo Nº 2 Los principales riesgos de este modelo se generan por que la información de las causas y recursos para tramitar y para tomar el inventario se basa en el expediente físicos. Dado lo anterior, los riesgos presentados en el capítulo Nº 4.4 son los relacionados a este modelo Nº 2. El nivel de riesgo (probabilidad de ocurrencia e impacto) de este procedimiento va a depender de cada Corte, de sus particularidades y característica, como por ejemplo de las competencias del personal, de la cultura, de la infraestructura (si tiene un piso o 4 pisos) y de la rigurosidad de realizar los controles existentes.

62

7.5.3 Debilidades del modelo Nº2 Considerando que el modelo es de gestión de inventario físico de expedientes, y que actualmente las Cortes cuentan con tecnología para apoyarse en ellas y hacer más eficiente el uso de los recursos, las principales debilidades son:

a. Proceso de ingreso: a. SITCI no esta integrado con el SITCORTE, por lo que se deben

ingresar manualmente los datos de las causas civiles, lo que genera riesgos de error en el registro e ineficiencias.

b. Proceso de tramitación: b. No utilizan el SITCORTE como sistema de registro y respaldo de la

información física, por lo que contiene todas las vulnerabilidades y riesgos de un modelo en papel (ver capítulo Nº 4.4)

c. El SITCI no es actualizado por parte de los juzgados civiles, por lo que las Cortes no lo pueden usar como fuente de información ni respaldo de la documentación de los expedientes, lo cual afecta la eficiencia y aumenta el riesgo de pérdida de información.

d. La relación con los usuarios es más ineficiente dado que al no estar disponible en forma virtual los usuarios visitan la Corte y solicitan información física.

e. Toda la información que se debe enviar a la Corte Suprema es exigida en forma física (en papel) por lo que las Cortes requieren mantener expedientes físicos.

c. Traslado de expedientes:

o Aquellas Cortes que tienen una infraestructura que pone en riesgo la pérdida de expedientes, por ejemplo que deban trasladar los expedientes por muchos lugares físicos, y que aun usan muchos libros manuales, pueden ser más eficientes al utilizar las lectoras para generar las guías de despacho.

d. Inventario:

o A pesar de que con el lector es más rápido y eficiente que si fuera un inventario manual, el proceso de inventario no es automático y requiere de mucha intervención humana, lo que lo hace ser un proceso engorroso e ineficiente, y con alto riesgo de errores en la información que se envía.

7.6 Modelo de inventario Nº 3: Tramitación e inventario digital A continuación se presenta una gráfica de este procedimiento, el cual es llevado a cabo solo por la Corte de Rancagua:

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• Los expedientes físicos y la información del SITCORTE es comparada en cada etapa procesal, por lo que se detecta en cada momento cualquier expediente que haya sido extraviado.

• Rancagua solo utiliza libros físicos cuando le entrega a los relatores los expedientes y las custodias.

c. Características del Proceso de tramitación:

• SITCORTE es utilizado para tramitar como sistema oficial. El seguimiento de las causas se hace en base a la información que tiene el SITCORTE y se contra resta con los expedientes físicos en los hitos del proceso. El uso del SITCORTE es la diferencia más relevante respecto al modelo Nº 2..

• Control de gestión realizado es eficiente. Se cuenta con información oportuna para hacer gestión sobre el seguimiento de las causas a través del SITCORTE por lo que es oportuno, se usan estándares e indicadores. Cabe destacar que Rancagua no compartió los indicadores y estándares que utilizan para el proceso de tramitación.

• La relación con los usuarios es más eficiente dado que esta disponible en forma virtual y el número de usuarios que solicita información física en la Corte es cada vez menor.

d. Características del proceso de inventario:

• Para obtener las causas pendientes no se realiza inventario físico, se accede a un listado directamente desde el SITCORTE.

• No hay necesidad de complementar la información del inventario en forma manual, salvo las causas cuyo plazo para recurrir venció (y deben ser eliminadas del informe) y los datos de la última diligencia o trámite ya que no es generada automáticamente por el SITCORTE.

• No hay necesidad de conciliar con el SITCORTE ya que la información se obtiene del mismo sistema.

• La información de las causas pendientes está disponible y visible en cualquier momento, dado que el SITCORTE es actualizado en línea, cada vez que se hace alguna actividad.

7.6.2 Principales riesgos de este procedimiento Los principales riesgos de este procedimiento están orientados a la eficiencia del proceso de tramitación, no así al proceso de inventario ya que es obtenido en forma electrónica y automática. Los otros riesgos están relacionados al sistema computacional SITCORTE. A continuación se detallan: - Considerando que se utilizan expedientes físicos en el proceso de tramitación,

estos deben ser administrados, custodiados, desplazados de un lugar a otro, archivados, etc., lo que genera ineficiencia al compararse con un proceso de tramitación 100% virtual (carpeta electrónica).

- En el caso de Rancagua, que es la única Corte que utiliza este modelo Nº3, en el traslado de expedientes no se usan libros ni guías (a través de lectoras). Cabe destacar que la probabilidad de ocurrencia de perdida o extravío de

65

expedientes es menor que el modelo Nº 2, ya que el impacto está disminuido al tener respaldada la información en el SITCORTE. En el caso de Cortes que tengan una infraestructura y estructura diferente a Rancagua, debe ser evaluado la necesidad de las guías.

7.6.3 Debilidades de este procedimiento Nº 3 A diferencia del modelo Nº 2, este es un modelo mixto con fuerte énfasis en la información virtual más que en los archivos físicos. Considerando lo anterior y que se está evaluando un modelo de gestión de inventario físico de expedientes, las debilidades principales están orientadas a mejorar la eficiencia a través del apoyo de los sistemas informáticos. Las principales debilidades son:

a. Proceso de ingreso: f. SITCI no esta integrado con el SITCORTE, por lo que se deben

ingresar manualmente los datos de las causas civiles, lo que genera riesgos de error en el registro e ineficiencias.

b. Proceso de tramitación: g. Mejorar la eficiencia del proceso es a través de que el SITCORTE

gene más información para el control gestión, evitando la generación de planillas Excel que actualmente son utilizadas.

h. Fortalecer el SITCORTE como un sistema de tramitación, incorporando sistemas de control automáticos para evitar el control manual.

i. Toda la información que se debe enviar a la Corte Suprema es exigida en forma física (en papel) por lo que las Cortes requieren mantener expedientes físicos.

c. Traslado de expedientes:

o Aquellas Cortes que tienen una infraestructura que pone en riesgo la pérdida de expedientes, por ejemplo que deban trasladar los expedientes por muchos lugares físicos, y que aun usan muchos libros manuales, pueden ser más eficientes al utilizar las lectoras para generar las guías de despacho.

o Utilización de espacios físicos para almacenar los expedientes físicos, estos deben ser administrados, custodiados, desplazados de un lugar a otro, archivados, etc., lo que genera ineficiencia al compararse con un proceso de tramitación 100% virtual (carpeta electrónica).

d. Inventario:

o El informe de inventario solicitado por la corte suprema requiere de un formato y ciertos contenidos que no se obtienen automáticamente desde el SITCORTE, por lo anterior igualmente debe ser manipulado por el personal lo que genera ineficiencias. El SITCORTE podría generar un informe con toda la información requerida en forma automática.

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8. Conclusión generales y lineamientos del nuevo modelo.

8.1 Conclusiones generales De acuerdo a lo expuesto en el presente informe a continuación se presentan las principales conclusiones:

1. Definiciones y alcances del proyecto Se observó que no existían definiciones y alcances comunes respecto a los elementos relacionados al proyecto, tales como la definición de inventario, gestión de inventario y modelo de gestión de inventario, por lo que se procedió a establecerlos.

2. Riesgos del proceso de inventario Es evidente que un proceso de inventario y tramitación basado en un “expediente físico” es muy vulnerable e ineficiente en comparación con un proceso basado en un expediente virtual. Los principales riesgos identificados afectan la eficiencia del proceso, la calidad del servicio prestado por las Cortes y la imagen del poder Judicial. La probabilidad de ocurrencia de cada riesgo va a depender de cada Corte, van a ser menor en la medida que la Corte respalde la información y utilice los sistemas informáticos.

3. Evaluación del estado actual del inventario de causas y recursos

3.1 Como antecedente relevante para el análisis cabe destacar que existen 2 materias que representan en promedio a nivel nacional el 80% del inventario y el 66% de los ingresos, estas materias son recursos y civil: los recursos es el 38% del inventario y el 46% de los ingresos, civil el 42% del inventario y 20% de ingresos. Dado lo anterior, las priorizaciones en las mejoras a la actual gestión deben ir orientadas a estas dos materias. 3.2 Producto del diagnóstico realizado se observó que los resultados a la fecha en la gestión del inventario no han sido satisfactorios. En el inventario al 31.12.2013, solo el 24% de las Cortes (cuatro de diecisiete) tienen una diferencia de inventario (físico v/s SITCORTE) igual o inferior al 2% (estas cortes son Copiapó, Rancagua, Puerto Montt y San Miguel), el 13 restante de las Cortes tiene una diferencia que va entre el -5% a un 64% (seis Cortes supera el 30% de diferencia). 4. Situaciones que afectan la gestión del inventario Existen diferentes situaciones que afectan la eficiencia del proceso y la calidad de la información que gestionan las Cortes con respecto al inventario de causas pendientes, como también al proceso de tramitación. Estas situaciones son ámbitos claves en la gestión de un inventario, por lo que serán relevadas y consideradas como componentes del modelo.

68

A continuación se resumen:

4.1 Competencias del personal: a. Respecto al uso del SITCORTE no se identificaron necesidades de

capacitación relevantes, por lo que esto no es un impedimento para el uso del SITCORTE.

b. En relación al uso del código de barra y lector, solo identificaron necesidades de capacitación las Cortes de Antofagasta Punta Arenas, Temuco y San Miguel.

4.2 Cultura organizacional: De acuerdo a lo informado por algunas Cortes, la

cultura está orientada al papel y no al uso del SITCORTE, por tal razón el inventario físico es la información oficial de la Corte respecto a las causas pendientes. Esta situación atrasa o entorpece la cultura digital que se requiere para el uso de los sistemas computacionales en forma eficiente.

4.3 Gestión del SITCORTE e integración con los sistemas de 1º instancia:

a. El SITCORTE no es utilizado como sistema oficial de registro de las causas y recursos.

b. El informe de inventario generado por el SITCORTE, al utilizar el código de barra y el lector, no está de acuerdo a lo requerido por el Acta 122 y 200 – 2008.

c. El informe de causas pendientes obtenido desde el SITCORTE para comparar el inventario físico informado por las Cortes no incluye lo que las actas 122 y 200 solicitan.

d. No se cuenta con una integración con el SITCI. e. No existen mecanismos de cuadraturas automáticas con los sistemas de

1º instancia como mecanismo de control

4.4 SITCI no está actualizado por algunos los juzgados de 1º instancia y las Cortes no lo pueden utilizar como fuentes de información.

4.5 Procedimientos

a. Algunas Cortes no informa sus inventarios físicos de acuerdo al Acta 200- 2008, a pesar de que esté por escrito.

b. Solo algunas cortes cuentan con procedimientos formales relacionado a la gestión de inventario.

c. Algunas Cortes no usan adecuadamente el SITCORTE. d. El proceso de inventario en las Cortes no incluye cuadraturas

computacionales con los otros sistemas de los tribunales de 1º instancia.

e. Durante el proceso de tramitación se utilizan libros de registro paralelos al SITCORTE que duplican el trabajo.

f. Toda la información que se debe enviar a la Corte Suprema es exigida en forma física (en papel) por lo que las Cortes requieren mantener expedientes físicos.

69

g. No existen prácticas formales de mejora continua del proceso de inventario.

4.6 Infraestructura y estructura organizacional. Considerando el desplazamiento de los expedientes al interior de la corte durante el proceso de tramitación, la eficiencia se ve afectada también por la infraestructura y estructura organizacional de la Cortes. Actualmente las Cortes no cuentan con la misma estructura organizacional ni infraestructura.

4.7 Las Cortes no cuentan con indicadores relacionados al proceso de

inventario.

4.8 Las Corte son cuentan con sistemas formales de información que de cuenta de las acciones a realizar, considerando los resultados del proceso de inventario.

5. Diagnóstico de los actuales modelos de gestión de inventario

Se observa que las Cortes de Apelación han avanzado en la gestión de los inventarios de causas. Se analizaron las diferentes formas de gestionar los expedientes físicos y la información de las causas, llegando a distinguir tres tipos de modelos de gestión de inventario. Respecto a las características de los tres modelos, se observa que el Modelo Nº 3, al cual se le llamó “Tramitación e inventario digital” es el más eficiente, aprovecha al máximo los recursos informáticos disponibles y está orientado a un modelo de gestión de información digital más que de expedientes físicos. A pesar de que el modelo es más eficiente se observan ciertas debilidades principalmente en el Sistema SITCORTE, como es la falta de integración automática con el SITCI, carencia de informes que apoyen el control de inventario de causas, como son las cuadraturas con los sistemas de juzgados. Además este modelo continúa gestionando expediente en papel, por lo que debe administrarlo, custodiarlo, desplazarlos de un lugar a otro, archivarlos, etc., lo que genera ineficiencia al compararse con un proceso de tramitación 100% virtual (expediente digital).

8.2 Lineamientos del nuevo modelo. En la medida que las Cortes continúen “gestionan expedientes en papel”, van a requerir controlarlo, y para ello el inventario físico a través de lectoras es un procedimiento necesario y eficaz. Esta situación cambia, y se hace más eficiente, cuando las Cortes como Rancagua comienzan a “gestionan información”, donde el control del inventario ya no es requerido.

70

Para ir avanzando en la eficiencia, calidad y oportunidad del servicio prestado por las Cortes, deben cambiar y pasar desde un “Modelo de Gestión de Inventario Físico de Causas y Recursos” a un “Modelo de Gestión de Información de las Causas y Recursos”. Para esto, es necesario eliminar la necesidad de tramitar a través de expedientes físicos, avanzar a la carpeta digital, firma electrónica y oralidad, al igual que los tribunales reformados. Actualmente las Cortes señalan que no pueden eliminar el 100% del papel dado que la tramitación no es oral y requerirán modificaciones legales para implementarlo, como es el caso de las exigencias en materia civil ( Ver Anexo 9.3 copia sobre COT Titulo V de la formación del proceso, de su custodia y de su comunicación a las partes). Respecto a la materia Civil, cabe destacar que si bien es cierto representa en promedio el 42% del inventario nacional, en lo que es ingreso es solo el 20%. Independientemente de lo anterior, las cortes han declarado que si existen espacios para eliminar el expediente físico, como lo está haciendo la Corte de Santiago a través de su proyecto de tramitación virtual y firma electrónica de los recursos de protección, dado que no existe impedimento legal para no hacerlo. Cabe destacar que los recursos representa en promedio el 38% del inventario a nivel nacional y el 46% de los ingresos, por lo que implementar este proyecto apoyará la eficiencia de la gestión de los inventarios.

NOTA: Cabe destacar que no forma parte del alcance de este proyecto realizar un análisis legal respecto a las materias que pueden tramitarse virtualmente como es el caso de los recursos de protección. Considerando lo anterior, es relevante que las Cortes establezcan en su Plan de Desarrollo de la Jurisdicción una estrategia de transición y un plan de acción en espera de la carpeta digital, tramitación electrónica y oralidad, orientándose a eliminar el papel, los registros o libros manuales y las actividades susceptibles de ser automatizadas. Basados en el Modelo de Gestión de las Cortes de Apelaciones, en los objetivos del modelo de gestión, en los modelos analizados y en las restricciones legales actuales de tramitación a través de expedientes físicos, el modelo de gestión de inventario que será desarrollado debe estar orientado a esta transición, es decir, a administrar expedientes físicos e información digital utilizando eficientemente los recursos existentes. Los componentes más relevantes del modelo propuesto, basados en el modelo de cortes, son los siguientes:

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Infraestructura. Las Cortes requerirán una infraestructura adecuada para gestionar más eficientemente el traslado de los expedientes físicos. En la medida que se elimine el uso de los expedientes físicos y se fortalezca el uso del expediente virtual la infraestructura no tendrá el impacto actual.

o Relación con los usuarios: Los expedientes físicos deben estar disponibles para los usuarios de las Cortes, en el momento que sean requeridos por lo que se debe tener información rápida y oportuna respecto a la ubicación de estos. En la medida que los expedientes sean digitales, y la información esté disponible y actualizada en el SITCORTE o en el sistema que exista, los usuarios no requerirán de la información física, por lo que dejarán de ir a la Corte y se les prestará un servicio de información más eficiente y oportuno.

o Gestión de procesos de inventario: Los procesos relacionados a la gestión de inventarios que son recepción, traslado, archivo y despacho de los expedientes, deben estar documentados y comunicados y deben incluir actividades que permitan la mejora continua de estos.

o Resultados de la gestión de inventario: El modelo de gestión de inventario requiere de indicadores que van a permitir evaluar si el modelo está logrando los objetivos. Estos indicadores no son los relacionados al proceso de tramitación.

o Sistema de Control e información: El modelo debe contar con los controles y

sistemas de información adecuados para gestionarlo en forma eficiente.

Una vez que las Cortes tramiten en forma electrónica, con firma digital y en forma oral, como las materias reformadas, este modelo de gestión de inventario deberá eliminarse, ya que no habrá necesidad de gestionar expedientes físicos, cambiándose por un modelo que gestione información digital.

73

9. Anexos

9.1 Instrumento de Autodiagnóstico. En archivo adjunto se encuentra la encuesta de autodiagnóstico desarrollada. Nombre Archivo Archivo adjunto Encuesta Autodiagnóstico Archivo Excel.

9.2 Guías y Manuales desarrollados por las Cortes. En archivos adjuntos encontrará los siguientes manuales o guías desarrollados por las Cortes:

Nombre Archivo Archivo adjunto Manual confección inventario Corte Iquique

Anexo - Manual Confeccion Inventario Iquique.pdf

Guía para inventario de causas en tramitación Corte San Miguel

Anexo Guía para Inventario de causas en tramitación San Miguel.doc

Anexo Manual de capacitación código de barra Corte Concepción

Anexo Manual de Capacitacion codigos de barra Concepción.pdf

Guía traslado expedientes Corte Iquique

Anexo- Guía traslado expedientes Iquique.pdf

9.3 Copia Capítulo Nº V COT sobe materia civil

Programa de Apoyo a la Reforma Judicial No. del …servicios.poderjudicial.cl/BID/pdf/15/Informe...

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