programa canon

Mejora del diseo de la organizacin parauna gestin ms eciente de las inversiones

MDULO 6: Formulacin del Reglamentode Organizacin y Funciones

Anexo I: Preguntas frecuentes

AD Adjudicacin Directa

ADP Adjudicacin Directa Pblica

ADS Adjudicacin Directa Selectiva

AMC Adjudicacin de Menor Cuanta

BCRP Banco Central de Reserva del Per

BM Bench Mark (Elevacin referencial conocida)

BP Buena Pro

CAP Cuadro de Asignacin de Personal

CAS Contrato Administrativo de Servicios

CCF Compras Corporativas Facultativas

CCO Compras Corporativas Obligatorias

CIRA Certificado de Inexistencia de Restos Arqueolgicos

CONSUCODE Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones

del Estado

CP Concurso Pblico

CRP Cmara Rompe Presiones

CTI Comisin Tcnica de Ingeniera

DGPM Direccin General de Programacin Multianual

DIA Declaracin de Impacto Ambiental

EIA Estudio de Impacto Ambiental

FONCODES Fondo de Cooperacin para el Desarrollo Social

IFC Corporacin Financiera Internacional

INC Instituto Nacional de Cultura

INDECI Instituto Nacional de Defensa Civil

INDECOPI Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y

de la Propiedad Intelectual

INEI Instituto Nacional de Estadstica e Informtica

JNE Jurado Nacional de Elecciones

LGH Lnea de Gradiente Hidrulico

LP Licitacin Pblica

MAPRO Manual de Procedimientos

Lista de Acrnimos

Mdulos de Buenas Prcticas

MEF Ministerio de Economa y Finanzas

MINAG Ministerio de Agricultura

MINEDU Ministerio de Educacin

MINEM Ministerio de Energa y Minas

MINSA Ministerio de Salud

MOF Manual de Organizacin y Funciones

MTC Ministerio de Transportes

OEC rgano Encargado de las Contrataciones

ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales

OPI Oficina de Programacin de Inversiones

OSCE Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado

PAAC Programacin Anual de Adquisiciones y Contrataciones

PAC Plan Anual de Contrataciones

PAMA Plan de Adecuacin y Manejo Ambiental

PCM Presidencia del Consejo de Ministros

PCM/SGP Presidencia del Consejo de Ministros / Secretaria de

Gestin Pblica

PDC Plan de Desarrollo Concertado

PDI Plan de Desarrollo Institucional (Plan Estratgico)

PDLC Plan de Desarrollo Local Concertado

PDRC Plan de Desarrollo Regional Concertado

PEDN Plan Estratgico de Desarrollo Nacional

PEI Plan Estratgico Institucional

PESEM Plan Estratgico Sectorial Multianual

PIA Presupuesto Institucional de Apertura

PIM Presupuesto Institucional Modificado

PIP Proyecto de Inversin Pblica

PMIP Plan Multianual de Inversin Pblica

PTAR Planta de Tratamiento de Aguas Residuales

PYMES Pequea y Mediana Empresa

RDR Recursos Directamente Recaudados

REMYPE Registro de Mediana y Pequea Empresa

RNP Registro Nacional de Proveedores


RO Recursos Ordinarios

ROF Reglamento de Organizacin y Funciones

RUA Reglamento nico de Adquisiciones

RUC Registro nico del Contribuyente

SBS Superintendencia de Banca y Seguros

SEACE Sistema Electrnico de Adquisiciones y

Contrataciones del Estado

SIAF Sistema Integrado de Administracin Financiera

SIAF-GL Sistema Integrado de Administracin

Financiera Gobiernos Locales

SNIP Sistema Nacional de Inversin Pblica

SNP Servicios No Personales

SUNAT Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria

TdR Trminos de Referencia

UCCO Unidad de Compras Corporativas Obligatorias

UE Unidad Ejecutora

UEs Unidades Ejecutoras

UF Unidad Formuladora

UIT Unidad Impositiva Tributaria

UTM Coordenadas - Universal Transversal Mercator

VR Valor Referencial


Mdulo 6: Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones

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Mdulo 6: Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones ANEXO I - Preguntas frecuentes.

Introduccin

La presente gua de preguntas frecuentes sobre el sistema de contrataciones del Estado, se elabora como un anexo de orientacin para autoridades y funcionarios de gobiernos regionales y locales involucrados en procesos de gestin organizacional. Esta gua de preguntas busca facilitar la comprensin del objetivo y procedimientos para la gestin del proceso de diseo organizacional, y que a su vez, permita institucionalizar buenas prcticas de organizacin para la gestin de inversiones

ndice de temas de las preguntas frecuentes.

1. Conceptos bsicos:1.1. Desarrollo institucional.1.2. Documentos de gestin institucional.

2. Diagnstico institucional:2.1. Anlisis legal.2.2. Anlisis estratgico.2.3. Anlisis organizacional.

3. Diseo organizacional:3.1. Estructura de la organizacin.3.2. Asignacin de funciones y competencias.3.3. Formulacin del ROF.

4. Aprobacin del ROF:4.1. Informe tcnico-legal.

4.2. Aprobacin del ROF.

4.3. Publicacin del ROF.

5. Aplicacin del ROF:5.1. Preparacin.5.2. Difusin e induccin.5.3. Puesta en marcha.5.4. Monitoreo y evaluacin.


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1. Conceptos bsicos.

1.1. Desarrollo institucional.

en qu cOnsiste el desaRROllO instituciOnal paRa las entidades de gOBieRnO RegiOnal O gOBieRnO lOcal?

El desarrollo institucional para las instancias descentralizadas del Estado supone que estn en plena capacidad para desarrollar un buen gobierno que fortalezca la legitimidad y gobernabilidad de sus respectivos territorios; es decir, que dichas instituciones deben ser capaces de cumplir los objetivos para lo que han sido creados, para ello sus instituciones deben estar en capacidad de:

Definir objetivos y que sus integrantes tengan un alto compromiso con el logro de resultados.Definir y concertar polticas pblicas y lograr que sean cumplidas por todos los integrantes de la comunidad.Desarrollar mecanismos adecuados y acertados de direccin y toma de decisiones.Desarrollar mecanismos eficaces de prevencin y solucin de conflictos.Integrar a la organizacin personal altamente competente para el servicio pblico.Establecer y operar procesos y procedimientos simples, eficientes y eficaces que generen bienes y servicios pblicos

que satisfagan las demandas e intereses de los ciudadanos.Implementar mecanismos de control, premio y sancin eficaces, que produzcan medidas correctivas en forma opor-

tuna.

qu aspectOs deBen cOnsideRaRse paRa un adecuadO desaRROllO instituciOnal?La obtencin de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, para lograr una mejor atencin a la ciudadana, dando prio-ridad y optimizando el uso de los recursos pblicos que deben ser los principales aspectos para el desarrollo institucional. Para que una institucin del Estado sea eficaz debe ampliar sus capacidades para:

Organizar la entidad a partir de una visin y misin, donde se cuenta con objetivos claramente definidos y se evala el desempeo en funcin a los resultados obtenidos.

Se cuenta con un liderazgo poltico y social que articula los intereses de los ciudadanos y un liderazgo gerencial que es capaz de lograr altos niveles de competencia y compromiso de todos los integrantes de la institucin como gestores eficaces del servicio pblico.

Existen mecanismos eficaces de transparencia, rendicin de cuentas y participacin que hacen posible la concerta-cin social, poltica y econmica necesaria para el desarrollo local y para el respectivo control de la gestin pblica.

cules sOn las cOMpetencias instituciOnales que se deBen desaRROllaR paRa una Buena gestin?Las competencias institucionales son la suma de las competencias de sus integrantes, es decir son las capacidades, co-nocimientos y desarrollo de cada individuo, alineadas con los objetivos y necesidades de la organizacin, que no son otras que las demandas de los ciudadanos, ello implica que la entidad debe asignar la persona mejor formada y ms indicada para cada puesto; para ello debe tomar en cuenta las competencias relacionadas con:

La capacidad para administrar las tareas: uso de tecnologas, principalmente informticas y de telecomunicaciones, capacidad instalada de planta y equipos, diseo de la organizacin y de los procesos de gestin, uso racional de recursos e insumos, productividad, etc.

La capacidad para adquirir y transferir conocimientos: creatividad, innovacin, buenas prcticas, transferencia y ac-


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ceso a informacin, teoras, metodologas, datos organizados y actualizados, etc.La capacidad para producir resultados en funcin a los objetivos previstos: indicadores, transparencia, rendicin de cuentas,

calidad, eficiencia, eficacia, procesos, productos, etc.La capacidad para el desempeo en la organizacin: compromiso, alineacin de intereses, coordinacin, conflicto, motiva-

cin, comunicacin, respeto, etc.

qu MBitOs cOMpRende la ORganizacin de una institucin?La organizacin de una institucin es el componente en el cual se procesan y ejecutan las acciones de la entidad en razn de su misin y estrategias propuestas para lograr los resultados esperados. La organizacin se define por la interaccin de los mbitos que la componen:

Diseo y control de eficacia y eficiencia de la estructura orgnica. Diseo y control de calidad de los procesos y tareas.Diseo de la infraestructura y disponibilidad de recursos para el funcionamiento organizacional.Diseo, aplicacin y uso de tecnologas para la gestin de los procesos y tareas.Diseo y utilizacin de sistemas de informacin y gestin de conocimientos para la toma de decisiones e innovacin.Competencias, motivacin y compromiso de los recursos humanos.

cules sOn las caRacteRsticas pRincipales de ORganizacin de una institucin pBlica?Las entidades pblicas tienen una organizacin con caractersticas especiales que las diferencias de otros tipos de organiza-cin:

Su creacin est definida por la Constitucin o por ley.Su finalidad esta relacionada con la satisfaccin del inters pblico y el bien comn.Sus acciones se definen a travs de las funciones y competencias que son reguladas por el ordenamiento jurdico nacional.Su funcionamiento y operaciones se financian con recursos pblicos que le son transferidos del Tesoro Pblico o tienen

competencias de recaudacin de tributos o tasas por los servicios que prestan.Sus actos estn sujetos a rendicin de cuentas, fiscalizacin y control sea: de carcter poltico que realizan el Congreso de la

Repblica, el Consejo Regional o el Concejo Municipal; de carcter pblico que realiza la Contralora General de la Repblica; y, de carcter social que realizan los ciudadanos y las organizaciones sociales que los representan.

qu pRincipiOs deBen tOMaRse en cuenta paRa el diseO de ORganizacin de una institucin pBlica?Se deben tomar en cuenta los principios establecidos en la Ley marco de modernizacin de la gestin del Estado que se sealan a continuacin:

Calidad de los servicios y atencin que se brinda al ciudadano.Prioridad y optimizacin de los recursos pblicos.Participacin ciudadana en la planificacin, gestin y control de la entidad pblica.Equilibrio fiscal.Competencia laboral del servidor pblico y equidad remunerativa en base al desempeo.Planificacin estratgica y gestin por resultados.Descentralizacin y desconcentracin en el sentido que el Estado debe brindar sus servicios y atender a los ciudadanos en la

jurisdiccin en la que sea ms accesible para l.Legalidad en el sentido que las funciones y actividades que realice la entidad deben estar plenamente justificadas y amparadas

en sus normas.Transparencia en el sentido que todos los actos de la entidad del Estado son pblicos y por tanto la informacin y los resul-

tados de sus acciones deben ser accesible a los ciudadanos, salvo las excepciones que seala la ley.Especialidad organizacional orientada a la integracin de funciones y competencias afines en un mismo rgano o unidad

orgnica de la entidad.Asignacin de competencias entre los rganos y unidad de la entidad a fin que pueda determinarse la calidad de su desempe-

o y el grado de cumplimiento de sus funciones.


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1.2. Documentos de gestin organizacional.

cules sOn lOs pRincipales instRuMentOs de gestin ORganizaciOnal de las entidades pBlicas?Los principales instrumentos de gestin para un eficaz desempeo de la organizacin son:

Reglamento de organizacin y funciones (ROF).Cuadro para asignacin de personal (CAP).Manual de organizacin y funciones (MOF).Manuales de procedimientos (MAPRO).

qu es el ROF?El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) es un documento tcnico normativo de gestin institucional que contiene la organizacin formal de una entidad pblica, en dicho documento esta contenida su estructura orgnica, as como las funciones generales y especficas de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas. Presenta una visin de conjunto de la entidad y precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los rganos y unidades orgnicas que la componen, evitando duplicidades e identificando responsables.

El ROF es un documento tcnico, porque es el resultado del proceso de planificacin organizacional en el cual una entidad define el modelo de organizacin que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos; normativo, porque constituye una norma de carcter pblico y de obligatorio cumplimiento para la entidad; y de gestin porque es una gua administrativa para la entidad y su personal sobre cmo se han asignado las funciones y responsabilidades en su interior.

En la elaboracin del ROF se debe contemplar el marco legal que sustenta la finalidad de la entidad y da origen a sus funciones, las prioridades o estrategia institucional (PDC y PEI) definidas para afrontar las responsabilidades institu-cionales, y el anlisis del contexto institucional para determinar las posibilidades (PIA o PIM) de realizar las acciones que las normas le asignan como responsabilidades.

qu es el cap?El Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) es un documento tcnico normativo de gestin institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la entidad que se consideran necesarios para el cumplimiento de las funciones de los diferentes rganos y unidades orgnicas definidas en la estructura orgnica vigente prevista en el ROF de la enti-dad.

El CAP tiene como propsito determinar el tamao de la organizacin en funcin a los recursos humanos necesarios para su funcionamiento eficaz y eficiente, para lo cual deben adoptarse criterios de racionalidad y prioridades de las reas que estn ms relacionadas a los procesos clave o produccin de servicios.El CAP es un documento normativo porque implica cumplimiento para la institucin y constituye referente para la carrera administrativa del personal y es un documento de gestin de recursos humanos de la institucin, pues en l se define los cargos que son necesarios para organizar y llevar a cabo las funciones y acciones planificadas de la entidad.

Para la formulacin del CAP se deben tomar en cuenta las necesidades o los requerimientos de los planes instituciona-les: Plan Estratgico Institucional (PEI) y Plan Operativo Institucional (POI); y la estructura orgnica aprobada en el Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la entidad y el anlisis de cargos y puestos de la entidad.

qu es el MOF?El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento que describe las funciones especficas a nivel de cargo, desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el ROF, as como en funcin a los requerimientos de cargos considerados en el CAP.

El MOF determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia; proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos, sobre


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sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as como sobre las interrelaciones forma-les que correspondan; ayuda a institucionalizar la simplificacin administrativa, proporcionando informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en el flujo de los procedimientos; y, facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as como aplicar programas de capacitacin.

qu es el MapRO?El Manual de Procedimientos (MAPRO) es un documento tcnico descriptivo y de sistematizacin normativa, que tiene tambin un carcter instructivo e informativo; el cual contiene en forma detallada las acciones que se siguen en la ejecucin de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones, debiendo guardar coherencia con el ROF, CAP y MOF que regulan el funcionamiento organizacional de la entidad. Sirve as mismo como elementos anlisis para desarrollar estudios de simplificacin administrativa que conlleven a la mejora de la eficiencia y calidad de las acciones que realiza la entidad.

2. Diagnstico institucional.

2.1. Anlisis legal.

qu es el MaRcO juRdicO instituciOnal?El marco jurdico institucional de las instancias de gobierno descentralizado del Estado se compone de tres grupos de normas: 1. Normas constitutivas de la institucin del gobierno regional y del gobierno local, las cuales establecen su finalidad, misin y funciones generales y especficas; 2. Normas de carcter sectorial y tcnico que regulan funciones y servicios pblicos a cargo del Estado que le corres-ponde gestionar a cada entidad segn sus normas constitutivas; y, 3. Normas de los sistemas administrativos, de control y de gestin pblica aplicables a todas las instituciones del sector pblico.

cules sOn las nORMas cOnstitutivas de la institucin del gOBieRnO RegiOnal y del gOBieRnO lOcal?Las normas que definen su institucionalidad son:

Constitucin Poltica del Estado.Ley de bases de la descentralizacin.Ley orgnica de gobiernos regionales.Ley orgnica de municipalidades.

cules sOn lOs cOMpOnentes instituciOnales estaBlecidOs en las nORMas cOnstitutivas de lOs gOBieRnOs RegiOnales y de lOs gOBieRnOs lOcales?Los componentes institucionales que define el marco jurdico constitutivo de los gobiernos regionales y gobiernos locales son:

Una finalidad institucional, en la cual se define la razn de ser de la respectiva instancia de gobierno descentralizado del Estado.

Un territorio, definido por la respectiva ley de creacin o demarcacin territorial, en la cual se define la jurisdiccin sobre la cual ejercer gobierno la instancia descentralizada de gobierno del Estado.

Un ordenamiento jurdico, a travs del cual se define la jerarqua de normas con las que la entidad podr ejercer gobierno dentro de su respectiva jurisdiccin.

Una organizacin bsica, a travs de la cual podr ejecutar las acciones que le corresponden conforme a su finalidad y misin institucional.


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Un mbito de competencias, especficas o compartidas, que determinan las funciones, bienes y servicios que debe gestio-nar la respectiva instancia de gobierno descentralizado del Estado.

Los bienes y rentas, con los cuales podr financiar las acciones de gestin y gobierno que corresponde a cada entidad de gobierno.

cules sOn nORMas sectORiales y tcnicas que Regulan las FunciOnes y seRviciOs pBlicOs a caRgO de lOs gOBieRnOs RegiOnales y gOBieRnOs lOcales?Las normas sectoriales y tcnicas son aplicables en razn a la funcin o servicios pblicos que han sido asignados para la gestin de cada instancia descentralizada de gobierno, algunas de las normas principales de este grupo se sealan a continuacin:

Ley general del ambiente.Ley general de amparo al patrimonio cultural.Ley de creacin del programa del Vaso de Leche.Ley de inters prioritario de organizaciones sociales de base.Ley de seguridad en espectculos.Ley general de salud.Ley general de la persona con discapacidad.Ley de compra de alimentos del PRONAA a productores locales.Ley general de transporte y trnsito terrestre.Ley de firmas y certificados digitales.Ley general de residuos slidos.Ley del rgimen jurdico de canes.Ley de participacin de organizaciones sociales en programas de apoyo alimentario.Ley de demarcacin y organizacin territorial.Ley del Sistema Nacional de seguridad ciudadana.Ley de gestin de intereses.Ley del Sistema de mercados mayoristas de alimentos.Ley de promocin y desarrollo del deporte.Ley general de educacin.Ley marco de promocin de la inversin descentralizada.Ley de democratizacin del libro y fomento a la cultura.Ley marco del Sistema Nacional de gestin ambiental.Ley de elecciones de autoridades de municipalidades de centro poblado.Ley de promocin de fusin de municipios distritales.Ley que autoriza a municipalidades la ejecucin de obras por los propios beneficiarios.Ley del Sistema Nacional de defensa civil.

cules sOn nORMas de lOs sisteMas adMinistRativOs, cOntROl y gestin pBlica, aplicaBles a instituciOnes pBlicas?Las normas de los sistemas administrativos, control y gestin pblica aplicables tambin a las instancias descentraliza-das de gobierno se sealan a continuacin:

Ley marco de la modernizacin del Estado.Ley del rgimen especial facultativo de los gobiernos regionales y gobiernos locales para la modernizacin institucional.Ley del procedimiento administrativo general.Ley de eliminacin de barreras burocrticas.Ley del Sistema Nacional de archivos.Ley del procedimiento de ejecucin coactiva.Ley del Fondo de promocin de la inversin pblica regional y local (FONIPREL).Ley de publicacin de normas en portal electrnico de las entidades del sector pblico.


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Ley marco de la administracin financiera del sector pblico.Ley general del Sistema Nacional de contabilidad.Ley general del Sistema Nacional de tesorera.Ley general del Sistema Nacional de endeudamiento.Ley general del Sistema Nacional de presupuesto.Ley marco del presupuesto participativo.Ley de prudencia y transparencia fiscal.Ley de descentralizacin fiscal.Ley de tributacin municipal.Ley del Sistema Nacional de planificacin estratgica.Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica.Ley contrataciones del Estado.Ley del Cdigo de tica de la funcin pblica.Ley orgnica del Sistema Nacional de control y de la Contralora General de la Repblica.Ley de bases de la carrera administrativa y remuneraciones del sector pblico.Ley marco del empleo pblico.Ley de implementacin y funcionamiento del Fondo para el fortalecimiento del capital humano.Ley del Fondo de apoyo gerencial del sector pblico.Ley del rgimen de contratos de servicios administrativos.Ley de normas de capacitacin y evaluacin del servicio civil.Ley del cuerpo de gerentes pblicos.Ley del Sistema Nacional de Gestin de Recursos Humanos del Sector Pblico y creacin de la Autoridad del Ser-

vicio Civil.Ley de transparencia y acceso a la informacin pblica.Ley que regula la publicacin de la Declaracin jurada de ingresos y bienes y rentas de los funcionarios y servidores

pblicos del Estado.Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores pblicos, as como de las personas

que presten servicios al Estado bajo cualquier modalidad contractual.Ley que establece prohibicin de ejercer la facultad de nombramiento y contratacin de personal en el sector pblico,

en casos de parentesco.Ley de derecho de participacin y control ciudadano.

cMO deBe RealizaRse el anlisis del MaRcO juRdicO de la entidad?Cada entidad deber identificar el marco legal aplicable a su accionar e identificar qu funciones y criterios organiza-cionales se desprenden del mismo y que debern verse reflejados en su ROF, para tal efecto se recomienda utilizar un cuadro de normas con la informacin relevante de cada norma, las que se podrn clasificar y agrupar en razn de las reas de competencias principales que corresponden a cada instancia de gobierno descentralizado.

qu tipOs de FunciOnes se despRenden del MaRcO juRdicO instituciOnal del sectOR pBlicO?La gestin de una instancia descentralizada de gobierno del Estado comprende diferentes tipos de funciones derivadas del marco jurdico, a travs de las cuales cada entidad esta en capacidad de lograr un buen gobierno:

Liderazgo y promocin del desarrollo de la jurisdiccin.Definicin y concertacin de planes de desarrollo y polticas pblicas.Diseo y gestin de procesos y servicios pblicos.Ejecucin y administracin de recursos pblicos.Regulacin y control de las actividades del sector privado.

2.2. Anlisis estratgico.

qu OBjetO tiene el anlisis estRatgicO paRa la FORMulacin del ROF?El objetivo del anlisis estratgico en la formulacin del ROF es asegurarse que las funciones y responsabilidades por


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asignar a los rganos y unidades orgnicas de la entidad, as como la misma estructura organizacional propuesta, estn en concordancia y perfectamente alineados con los objetivos y prioridades estratgicas de la institucin.

qu aspectOs cOMpRende el anlisis estRatgicO paRa el diseO ORganizaciOnal?El resultado del anlisis estratgico de la entidad debe permitir identificar aspectos relevantes para el diseo organiza-cional y la formulacin del ROF:

Verificar que la misin, visin y objetivos institucionales estn acorde con las competencias y funciones que la ley seala para la entidad.

Definir las reas que conformar la estructura de la organizacin que responda y permita la ejecucin de la estrategia institucional; lo cual puede implicar la creacin, fusin o disolucin de algn rgano o unidad orgnica de la entidad.

Determinar las funciones que deben asignarse de manera prioritaria a las diferentes reas de la organizacin, a fin de cumplir los objetivos trazados y lograr una mayor eficacia, eficiencia de los rganos y unidades orgnicas de la en-tidad.

cules deBen seR lOs cRiteRiOs Relevantes del anlisis estRatgicO paRa el diseO de la ORgani-zacin?El equipo que participa en el diseo de la organizacin de la entidad y en la formulacin del ROF debe tomar en cuenta los siguientes criterios:

El grado de competencias institucionales para el liderazgo y conduccin del desarrollo integral de la jurisdiccin.El grado de competencias institucionales para generar sinergias entre los actores del desarrollo de la jurisdiccin.El grado de competencias institucionales de negociacin y concertacin de intereses con los actores institucionales

de otros mbitos mayores a la jurisdiccin como son los mbitos Nacionales o internacionales; as mismo con los ac-tores institucionales dentro de la propia jurisdiccin.

El grado de competencias institucionales para gestionar informacin y conocimientos que circulan entre los diferen-tes actores vinculados al desarrollo de la jurisdiccin.

El grado de competencias institucionales para aminorar la incertidumbre, reducir costos de transaccin y situar el flujo de las decisiones estratgicas de los actores del desarrollo local.

cMO se RelaciOna la planiFicacin estRatgica instituciOnal cOn el diseO ORganizaciO-nal?El Plan Estratgico Institucional (PEI), o su equivalente en los gobiernos locales el Plan de Desarrollo Institucional (PDI), definen la visin, misin, objetivos y estratgicas con los cuales se espera que la entidad pueda lograr su finali-dad.

La visin es la imagen objetiva de la organizacin con respecto a sus responsabilidades establecidas en las normas. Dicha visin determina el estndar de gestin pblica que se espera lograr en beneficio de los ciudadanos y que debe inspirar el diseo de todas las acciones de la entidad.

La misin constituye la razn de ser o propsito para el cual fue creada la organizacin que permite distinguirla de las dems (establece por ejemplo, objetivos, usuarios, productos o servicios y responsabilidad frente a la sociedad).

Los objetivos describen el propsito que pretende alcanzar la entidad para el cumplimiento de sus funciones y com-petencias. Las acciones que realice la entidad deben estar alineadas con los resultados esperados para cada uno de los objetivos propuestos por la institucin.

Las estrategias definen la ruta de accin o el proceso que debe seguir la institucin para: concertar diferentes intereses de los actores, articular y gestionar adecuadamente los recursos disponibles, desarrollar las potencialidades que ofrece el territorio, y, definir medidas de mitigacin para contrarrestar los riesgos y amenazas que limiten o impidan el logro de resultados.

2.3. Anlisis organizacional.

cul es el OBjetO del anlisis ORganizaciOnal?El objeto del anlisis es verificar si la entidad, ante los cambios del entorno institucional, responde a los objetivos ins-titucionales, comprobando la concordancia con los objetivos estratgicos y, definir si se estn prestando servicios de calidad a la poblacin.


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qu aspectOs deBen tOMaRse en cuenta en el anlisis ORganizaciOnal?Deben analizarse diferentes aspectos tales como:

Niveles de jerarqua, cantidad de reas orgnicas y tipo de organizacin que estn en concordancia con la finalidad, misin y objetivos institucionales y con la disponibilidad de recursos para su operacin y mantenimiento.

Niveles de productividad, calidad, eficacia y eficiencia de los procesos y procedimientos y su relacin con los produc-tos ofrecidos a los ciudadanos y el uso racional y eficiente de los recursos de la entidad.

Niveles de desarrollo y uso de tecnologas modernas, eficientes y sustentables que incrementen la productividad y calidad de los procesos de gestin y de servicios pblicos.

Niveles y capacidad para tomar decisiones que sean efectivas en todo el mbito institucional y del territorio, y, capa-cidad de aplicar buenas prcticas de gestin.

Niveles de competencias, motivacin y compromiso de los recursos humanos y su grado de alineamiento con la misin y objetivos institucionales.

en qu casOs la entidad deBe decidiR MOdiFicaR su diseO ORganizaciOnal?La modificacin del diseo organizacional debe producirse en los siguientes casos:

Por mandato legal que afecta el orden constitutivo de la entidad lo que determina una reorganizacin integral de la entidad.

Por mandato legal que dispone cambios en el mbito de competencias lo que determina una reestructuracin parcial o modificaciones en la asignacin de competencias de las reas orgnicas.

Por decisin del rgano de gobierno regional o local para adecuar la organizacin a las estrategias del desarrollo local o institucional, lo que puede determinar una reestructuracin integral o parcial de la entidad para adecuar la estructura y funciones a las prioridades estratgicas.

Por iniciativa del titular de la entidad, que debe ser aprobada por el rgano de gobierno regional o local, para optimi-zar y simplificar los procesos de gestin y de servicios pblicos lo que determina una reestructuracin total o parcial o modificaciones en la asignacin de las funciones de las reas orgnicas de la entidad.

cules sOn lOs eRRORes y RiesgOs Ms cOMunes en el diseO ORganizaciOnal?Los errores y riesgos ms comunes son:

El diseo de la organizacin slo responde al cumplimiento de la norma y las formalidades.El diseo est desarticulado de la misin, de los objetivos institucionales y los objetivos de desarrollo.Hay excesiva desagregacin de unidades orgnicas que genera un sobre dimensionamiento de la estructura orgnica.Se disea una organizacin para resolver o atender todos los problemas y potencialidades a la vez.La organizacin no responde a las prioridades de las demandas de los ciudadanos.La organizacin no prev la ejecucin de acciones a travs de alianzas con otras instituciones pblicas o privadas que

comparten los mismos objetivos y pueden compartir tambin responsabilidades y recursos.Se crean unidades orgnicas en funcin a personas.Cambios frecuentes en la estructura orgnica, lo que genera inestabilidad de la organizacin y falta de compromiso

y motivacin de sus integrantes.Cambios frecuentes del entorno poltico, econmico y social que generan un bajo nivel de gobernabilidad en la ju-

risdiccin.

3. Diseo organizacional.

3.1. Estructura de la organizacin.

qu es la estRuctuRa ORgnica de la entidad?La estructura orgnica es un esquema grfico de las distintas unidades orgnicas interrelacionadas. Es la forma como la entidad define la divisin del trabajo para el cumplimiento de su misin y objetivos institucionales, estableciendo dis-tintos niveles de jerarqua, reas de organizacin y mecanismos de interrelacin y coordinacin a travs de los cuales se divide el trabajo con la asignacin de funciones y responsabilidades entre sus rganos y unidades orgnicas. Normal


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mente la estructura orgnica de una entidad se presenta grficamente en un organigrama.El diseo de la organizacin est ntimamente relacionado con su misin y con los objetivos de desarrollo que desea lograr para la jurisdiccin sobre la cual se ejerce gobierno.

qu cRiteRiOs deBen tOMaRse en cuenta paRa deFiniR la estRuctuRa ORgnica de una entidad pBlica?Para el diseo de la estructura orgnica de una entidad pblica se tomaran en cuenta los siguientes criterios bsicos:

Observar las disposiciones sobre creacin, organizacin y funciones contenidas en las normas que regulan el proceso de modernizacin y descentralizacin del Estado.

Disear la organizacin con criterios de simplicidad y flexibilidad que permitan el cumplimiento de los fines de la entidad con mayores niveles de eficiencia y una mejor atencin a los ciudadanos.

La estructura de una entidad debe guardar equilibrio entre las necesidades de jerarquizacin de la autoridad y de coordinacin entre rganos. Para ello, los niveles organizacionales y jerrquicos de la entidad deben desarrollarse considerando los rganos que se encuentren debidamente justificados conforme al informe tcnico-legal que elabore la entidad y hasta el tercer nivel organizacional slo en los casos en que esto fuere necesario, tal como se establece a continuacin:

1 Nivel Organizacional: Alta Direccin u rganos de gobierno de la entidad.2 Nivel Organizacional: rganos de Lnea / rganos de Asesoramiento y rganos de Apoyo.3 Nivel Organizacional: Unidades orgnicas de rganos de Lnea / Unidades orgnicas de rganos de Aseso-ramiento y rganos de Apoyo.

qu tipOs de estRuctuRas ORganizaciOnales puede adOptaR una entidad pBlica?Los tipos de organizacin ms difundidos entre las entidades pblicas son:

Lineal o jerrquica: basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados; entre el superior y los subordina-dos existen lneas directas y nicas de autoridad y responsabilidad. Las lneas de comunicacin se establecen con rigidez y tienen slo dos sentidos: uno orientado hacia arriba que lo une al cargo superior y representa la responsabilidad frente al nivel ms elevado y otro orientado hacia abajo que lo une a los cargos directamente subordinados y representa su autoridad sobre los niveles inferiores. El poder y las decisiones estn centralizados, lo que dificulta la innovacin y la adaptacin de la misma a nuevas situaciones o condiciones externas.

Estructura funcional: basada en el principio de la especializacin de funciones para cada tarea; separa y distingue por especialidad la labor de la entidad. La divisin de responsabilidades se establece mediante una especializacin del trabajo por reas similares. Se establece una jerarqua funcional en la que las actividades se coordinan segn reglas, normas, polticas y procedimientos estandarizados; permitiendo que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o funcin y no en las dems tareas secundarias, as mismo que cada cargo reporte ante expertos en su campo de especializacin.

Estructura matricial o por proyectos: se basa en la participacin de diferentes especialistas de distintas reas de la entidad se juntan en un equipo para trabajar en proyectos especficos. Tiene un sistema de autoridad doble, uno que nace de la relacin funcional y otro del proyecto especfico. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario y favorece el intercambio de experiencias entre especialistas para lograr una mejor calidad tcnica.

Estructura territorial o geogrfica: se aplica cuando una entidad, de acuerdo con sus funciones, debe atender deman-das de servicios en el mbito territorial especfico. Se estructura en unidades que, adems de su sede central, tienen las mismas reas que atienden funciones en una jurisdiccin determinada del territorio, a las que se otorga un alto grado de autonoma a sus unidades territoriales, con el fin de asegurar su operatividad y flexibilidad para adaptarse a cada realidad territorial, teniendo como marco las polticas generales y los lineamientos establecidos por el nivel central.

qu aspectOs deBen teneRse en cuenta paRa el diseO de la estRuctuRa de ORganizacin?En todo diseo de una estructura de organizacin deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos bsicos:


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Departamentalizacin: proceso que consiste en agrupar funciones o tareas en conjuntos especializados en el cum-plimiento de ciertos tipos de actividades (rganos o unidades orgnicas); debe considerar una adecuada delegacin de funciones y autoridad para el desarrollo de las actividades.

Cadena de mando: es la lnea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organizacin hasta el eslabn ms bajo y define quin informa a quin.

Tramo de control: determina el nmero de niveles y responsables en la organizacin, se toma en cuenta tambin la capacidad de un jefe para dirigir una determinada cantidad de reas subordinadas en razn a la complejidad de las acciones o el volumen de trabajo. En las entidades pblicas slo pueden existir hasta tres niveles de jerarqua.

qu tipOs de RganOs puede cOnteneR la estRuctuRa de la entidad?Las entidades podrn contar con diferentes tipos de rganos en su estructura organizacional, los mismos que a su vez podrn estar compuestos o no de unidades orgnicas:

rganos de Alta Direccin: este rgano configura el primer nivel organizacional de la entidad, est integrado por el rgano que constituye la mxima autoridad en la organizacin.

rganos Consultivos: son por lo general comisiones u otros espacios de consulta en las que se convoca a especialistas o representantes de grupos con un inters determinado para que emitan su opinin o recomendacin sobre materias previamente determinadas; sus opiniones o recomendaciones no son vinculantes para la entidad (no son obligatorias) y sus miembros participan ad-honorem.

rgano de Control Institucional: es el rgano que forma parte del Sistema Nacional de Control, cuyo responsable guarda dependencia funcional y administrativa con la Contralora General de la Repblica, siendo esta ltima quien determina las funciones del rgano.

rganos de Asesoramiento: son los encargados de brindar asesora a las entidades en determinados conocimientos especializados. La normatividad establece que las entidades contarn con rganos de asesoramiento como Asesora Jurdica, Planificacin y Presupuesto.

rganos de Apoyo: los rganos de apoyo son aquellos que brindan soporte al quehacer de la entidad, concentran las acciones de coordinacin y ejecucin de los sistemas de gestin. La normatividad establece que las entidades contarn con una Oficina General de Administracin como rgano de apoyo a cargo de las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones, Administracin de Personal y Sistemas.

rganos de Lnea: son aquellas unidades tcnicas normativas que formulan y proponen las normas y acciones de poltica sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento; ejecutan actividades que permiten dar cumplimiento a las funciones especficas de la entidad. El nmero de reas de este tipo se decidir de acuerdo con la naturaleza, complejidad y volumen de funciones a cargo y su disponibilidad presupuestal y siempre que se encuentren debidamente justificadas.

rganos Desconcentrados: son rganos de la entidad con funciones especficas, asignadas en funcin de un mbito territorial determinado; actan en representacin y por delegacin de esta dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdiccin.

qu cRiteRiOs se deBen tOMaR en cuenta paRa la cReacin de una unidad ORgnica?Los criterios bsicos para la creacin de unidades orgnicas en la entidad son:

Cuando la labor de la entidad implica la ejecucin directa de actividades que requieren un nmero significativo de personas, la agrupacin de funciones o actividades para formar nuevas reas en la organizacin (rganos o unidades or-gnicas) es necesaria cuando el accionar de la entidad se amplia ms all del tamao que pueda gerenciar con eficacia


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una sola persona.Cuando la labor de la entidad no implica la ejecucin de actividades con un nmero significativo de personas, la

divisin deber hacerse en funcin a las tareas que se tiene previsto realizar y que si bien se interrelacionan tienen na-turalezas tan distintas y requieren tal especializacin, que ameritan que estn a cargo de reas distintas.

Cuando un rgano de lnea, de apoyo o de asesoramiento de la entidad cuenta con ms de 15 personas, se evaluar la necesidad de crear una o ms unidades orgnicas adscritas a dicho rgano.

Cuando la carga administrativa que conlleva la funcin que gener la creacin de uno de los rganos de la entidad justifica la creacin de una unidad orgnica.

Cuando por la naturaleza de las funciones a desarrollar, se presenta necesidad de independizar ciertos servicios o tareas.

en qu casOs se justiFica la cReacin de RganOs descOncentRadOs?Una entidad podra requerir crear un rgano desconcentrado cuando la naturaleza de sus actividades requiere una pre-sencia territorial que no puede ser asumida con efectividad por motivos de distancia. En ese supuesto, se podrn crear rganos subordinados a la entidad con facultades especficas para resolver sobre la materia y mbito territorial que se determine. La jurisdiccin de un rgano desconcentrado no requiere responder a la demarcacin poltico administra-tiva del territorio sino a otros criterios como la economa de escala de las operaciones, la demanda por servicios y, en algunos casos, la necesidad de presencia territorial de la entidad en razn de la naturaleza esencial de sus funciones para el ejercicio de los derechos ciudadanos.

3.2. Asignacin de funciones y competencias.

cules sOn lOs cRiteRiOs que se deBen tOMaR en cuenta paRa la asignacin de FunciOnes a las distintas Reas ORgnicas deFinidas en el diseO de la estRuctuRa de la entidad?Los principales criterios que se deben tomar en cuenta para la asignacin de funciones son:

Observar el principio de especialidad conforme al cual se debe integrar las funciones afines y eliminar posibles con-flictos de competencia y cualquier duplicidad de funciones entre sus rganos y unidades orgnicas o con otras entida-des de la Administracin Pblica. La especialidad se da:

En razn de la tarea a cumplir: las tareas o funciones similares no deben ser ejercidas por ms de un rgano al interior de la entidad;

En relacin con el mbito territorial en el cual se ejerce una funcin: una misma funcin puede ser ejercida por ms de un rgano pero en mbitos territoriales diferentes y claramente delimitados.

Observar el principio de legalidad de las funciones. Las funciones y actividades que realice la Administracin Pblica a travs de sus dependencias, entidades y organismos deben estar plenamente justificadas y amparadas en las normas sustantivas y reflejarse en sus normas de organizacin y funciones.

Todas las funciones y competencias que las normas sustantivas establecen para una entidad, deben ser recogidas y asignadas a algn rgano de sta.

Cuidar la coherencia entre asignacin de competencias y rendicin de cuentas. Una unidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeo y el grado de cumplimien-to de sus funciones, sobre la base de criterios de medicin que tiendan a ser objetivos.

cules sOn las FunciOnes tpicas que cORRespOnden a lOs RganOs en cada nivel de la estRuc-tuRa de ORganizacin?Las funciones tpicas que corresponden a los rganos de la entidad segn el nivel en el que se encuentra en la estructura de la organizacin son:

Alta Direccin: dirigir la entidad, supervisar sus actividades, reglamentar y aprobar polticas pblicas, en general ejer-cer las funciones de direccin poltica y administrativa de la entidad.

rganos de Asesoramiento: orientar la labor de la entidad y de sus distintos rganos mediante actividades tales como la planificacin, la asesora tcnica y la coordinacin.

rganos de Apoyo: ejercer las actividades de administracin interna que permitan el desempeo eficaz de la entidad y de sus distintos rganos en el cumplimiento de las funciones sustantivas. Entre estas funciones pueden incluirse las de


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presupuesto, contabilidad, racionalizacin, organizacin, recursos humanos, sistemas de informacin y comunicacin, asesora jurdica, gestin financiera, gestin de medios materiales y servicios auxiliares

rganos de Lnea: formular, ejecutar y evaluar polticas pblicas y en general realizar las actividades tcnicas, norma-tivas y de ejecucin necesarias para cumplir con los objetivos de la entidad en el marco de las funciones que las normas sustantivas atribuyen a sta.

rganos Desconcentrados: son rganos de la entidad con funciones especficas, asignadas en funcin de un mbito territorial determinado. Actan en representacin y por delegacin de sta dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdiccin.

en el ROF se asignan FunciOnes y atRiBuciOnes?Una funcin es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus rganos y unidades orgnicas de manera particular, a fin de cumplir con la misin y objetivos de la entidad. En cambio una atribucin es la facultad concedida expresamente a quien ejerce un cargo, para resolver o tomar decisin sobre cualquier acto admi-nistrativo dentro de su competencia y en el ejercicio de sus funciones.

En el ROF deben consignarse necesariamente las funciones que corresponden a cada rea defina en la organizacin; pero, a pesar que las atribuciones deben considerarse en el MOF para cada cargo, sera conveniente que de manera clara y diferenciada en el ROF se sealen tambin las atribuciones generales que corresponden al funcionario a cargo del rea orgnica, especialmente se deben establecer aquellas atribuciones que implican una delegacin expresa la autoridad del titular de la entidad.

3.3. Formulacin del ROF.

cul es el cOntenidO del ROF cOMO dOcuMentO de gestin?El proyecto de ROF puede contener la siguiente estructura:

Ttulo Primero: De las disposiciones generales.En este rubro se detallar la naturaleza jurdica, las relaciones de dependencia y funciones generales de la entidad, de acuerdo con las precisiones siguientes:

Naturaleza jurdica, entendida como las caractersticas de la personera jurdica de la entidad, conforme a las dis-posiciones legales de organizacin y funciones.Entidad de la que depende, de ser el caso y el tipo de dependencia que existe con ella, ya sea funcional, tcnica o administrativa.Funciones Generales, entendidas como el conjunto de acciones que debe realizar la entidad con el fin de alcanzar los objetivos y metas de su gestin misional y administrativa. Estas provienen por lo general de las normas sus-tantivas que debe administrar la entidad.

Ttulo Segundo: De la estructura orgnica.En esta seccin se incluir una descripcin ordenada jerrquicamente de los rganos y unidades orgnicas de la entidad. Es necesario codificar la estructura orgnica de tal forma que sea posible visualizar fcilmente las cadenas de mando, tramos de control (niveles de jerarqua) y las relaciones de dependencia al interior de la organizacin. Esta descripcin de la estructura orgnica debe coincidir con su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de los rganos y unidades orgnicas, como a su nivel jerrquico. Slo se detallar la estructura de la entidad, incluyendo el tercer nivel organizacional si lo hubiere. Asimismo, en este ttulo se desarrollarn captulos por cada uno de los tipos de rganos indicados, as como, subcaptulos de ser el caso, a fin de representar a las respectivas unidades orgnicas. En ese sentido, se describirn las funciones especficas para cada rgano y unidad orgnica as como la interrelacin y necesidad de coordinacin de los mismos con otras reas o entidades pblicas.

Ttulo Tercero: Del rgimen laboral y econmico.Se debe consignar el rgimen laboral de la entidad conforme a Ley, as como la fuente de los recursos de la entidad.

Anexo: Organigrama de la entidad.


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4. Aprobacin del ROF.

4.1. Informe tcnico-legal.

en qu cOnsiste el inFORMe tcnicO-legal?El proyecto de ROF, para su aprobacin, deber ser acompaado de un informe tcnico-legal que sustente la consis-tencia y viabilidad de la nueva organizacin propuesta, consta de tres secciones principales: justificacin, anlisis de consistencia y efectos presupuestales.

cul es el cOntenidO del inFORMe tcnicO-legal?El contenido bsico de un Informe que sustenta el proyecto de ROF comprende los siguientes rubros:

Seccin primera: Justificacin.Tiene como objeto sustentar la necesidad de la existencia de la nueva estructura y de la creacin de los nuevos rganos cuando corresponda, as como justificar la normativa que sustenta la modificacin del ROF vigente. Para ello ser ne-cesario elaborar e incluir la siguiente:

Mapeo de funciones previstas en la normatividad sustantiva que da origen y sustenta a las funciones recogidas en el ROF propuesto.Anlisis de las funciones que se vienen realizando, los vacos identificados en el ROF vigente con relacin a las funciones contempladas por la legislacin sustantiva, la priorizacin de funciones que llevar a su inclusin en el ROF propuesto, y las razones que sustentan la no incorporacin de las otras.El organigrama vigente y el propuesto.Un anlisis de la no duplicidad de funciones con otra entidad del sector pblico, debiendo identificar a las entida-des que realizan funciones o actividades similares o, que persiguen fines iguales o semejantes. Asimismo, deber contener la exposicin de la interrelacin de la entidad con otras entidades pblicas respecto de sus funciones y acorde con el mbito de sus competencias.En caso que la nueva estructura represente cambios sustantivos en el Cuadro de Asignacin de Personal, se in-cluir el borrador del nuevo CAP.Cuando se haya previsto la tercerizacin de determinadas labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir un anlisis comparativo de ventajas y riesgos, las previsiones incluidas respecto de stos.De ser necesario, se incluir un acpite explicando la simplificacin y optimizacin de procesos, con detalle y justificacin de cada uno y su especializacin.

Seccin segunda: Anlisis de consistencia.En esta seccin del informe se deber sustentar la coherencia entre la estructura orgnica propuesta y las necesidades contempladas en documentos de planeamiento.

Seccin tercera: Efectos presupuestales.Esta seccin del informe deber sustentar la coherencia entre la estructura orgnica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un horizonte de tres aos. Para ello se incluir la siguiente informacin:

Cuadro comparativo de los gastos de operacin de la estructura vigente y la propuesta.Cuando se haya previsto la tercerizacin de determinadas labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir un anlisis entre los costos con y sin tercerizacin de la labor.Por excepcin, en caso que la nueva estructura orgnica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deber incluirse la sustentacin del financiamiento de ste.La proyeccin de gasto corriente con un horizonte de tres aos.

quin es RespOnsaBle de la elaBORacin del inFORMe tcnicO-legal?El rgano responsable de la formulacin del informe tcnico-legal es el rea de racionalizacin si hubiere en la entidad, en su defecto es el rea de planificacin y presupuesto, debiendo ser visado por el funcionario del rea que prepar el informe.


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4.2. Aprobacin del ROF.

cMO se apRueBa el ROF en el casO de las entidades descentRalizadas del estadO?Para la aprobacin del ROF de los gobiernos regionales y gobiernos locales, as como de los organismos pblicos des-centralizados de estas instancias de gobierno se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Visado del informe tcnico-legal por de la Oficina de Asesora Jurdica o la que haga sus veces en la entidad para verificar que se cumplen los dispositivos legales correspondientes (Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado y por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF)

Corresponde a la Gerencia Regional o Municipal, revisar que no exista duplicidad de funciones entre las entidades y rganos a su cargo y que los documentos propuestos se ajustan al marco jurdico, estratgico y organizacional previsto para la entidad, debiendo emitir un informe previo favorable o solicitar las modificaciones correspondientes al rgano que elabor la propuesta o al titular del Organismo Pblico Descentralizado segn corresponda.

Elaboracin de la propuesta de ordenanza regional o local que aprobar el ROF por parte de la secretara general de la entidad.

Si el informe previo es favorable, se remitir el proyecto de ROF, el informe tcnico-legal y el proyecto de dispositivo (ordenanza regional o municipal) correspondiente a la Presidencia Regional o Alcalda para su consideracin y remisin al Consejo Regional o Concejo Municipal, a fin de someterlo a su aprobacin.

4.3. Publicacin del ROF.

qu iMpORtancia tiene la puBlicacin del ROF?La Ley exige que para que entre en vigencia las disposiciones de una ordenanza, tal como la aprobacin de un ROF, es obligatoria su publicacin.

dnde cORRespOnde la puBlicacin del ROF?En la separata de Normas Legales del diario oficial El Peruano se deben publicar de manera obligatoria las orde-nanzas de todos los gobiernos regionales y de las municipales de la capital de la Repblica. Para los dems gobiernos locales, la publicacin se hace en el diario donde se realiza la publicacin de normas legales la jurisdiccin. Adicional-mente, las normas establecen la obligacin de la publicacin del ROF en los portales de transparencia que debe tener en Internet cada entidad; o en su defecto, en el peridico mural o vitrina de acceso al pblico de la respectiva entidad con la certificacin del juez de paz de la localidad.

5. Aplicacin del ROF.

5.1. Preparacin.

en qu cOnsiste la pRepaRacin paRa la aplicacin del ROF?Consiste en definir un Comit Ejecutivo para la aplicacin del ROF y los dems aspectos que conllevan el cambio en el diseo organizacional. El Comit Ejecutivo tiene por finalidad desarrollar todos los instrumentos, tcnicos y legales que se requieran para la adecuacin de la organizacin al nuevo ROF. Se recomienda que el Comit est integrado por el gerente municipal y funcionarios de planificacin, recursos humanos, logstica e informtica.

cules sOn las FunciOnes pRincipales que deBe RealizaR el cOMit ejecutivO duRante la pRepaRa-cin paRa la iMpleMentacin del ROF?El Comit Ejecutivo elabora los instrumentos de gestin institucional, tcnicos y administrativos, conducentes a que la creacin de la nueva estructura de la organizacin, cumpla con todas las exigencias normativas y de calidad reque-ridas para asegurar la continuidad de la gestin y de los servicios pblicos. En esta fase se disea la nueva disposicin de la infraestructura adecuada para cada rgano de la nueva estructura de la organizacin, se redefinen los procesos y procedimientos de gestin, se redistribuyen los recursos logsticos, econmicos y presupuestales y se define la nueva


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disposicin de la fuerza laboral en funcin a la evaluacin de las capacidades y competencias de cada trabajador y en funcin a las necesidades y demandas de los nuevos procesos de gestin.

Todas estas acciones se realizan previamente a su ejecucin, a fin de proponer la mejor estrategia de implementacin en cuanto a la disponibilidad de recursos y de tiempo, estableciendo un programa gradual de ejecucin en funcin de las prioridades de atencin a la comunidad

5.2. Difusin e induccin.

en qu cOnsiste la diFusin paRa la aplicacin del ROF?La difusin tiene como propsito que los integrantes de la organizacin asuman compromisos con la nueva visin y cultura de la organizacin, a fin de hacer efectivo los resultados en funcin a las estrategias de la gestin. La fase de difusin debe estar orientada a informar tambin a ciudadanos y administrados sobre los nuevos conceptos y polticas que rigen la organizacin, a fin de hacer ms fcil su acceso a los servicios que les ofrece la institucin.

en qu cOnsiste la induccin paRa la aplicacin del ROF?La induccin es la accin de preparacin del personal para que asuma las nuevas funciones asignadas de acuerdo al diseo de la organizacin. Busca que cada trabajador alinee sus expectativas personales con la finalidad de la organi-zacin, a fin que se incremente su compromiso con los objetivos y estrategias del desarrollo institucional. Asimismo, debe servir para que el personal comprenda adecuadamente el mbito de sus funciones y competencias, niveles de coordinacin y los productos y resultados que se esperan de su trabajo en la entidad.

5.3. Puesta en marcha.

en qu cOnsiste la puesta en MaRcha O iMpleMentacin del ROF?En esta fase se aplica y pone en vigencia los instrumentos tcnicos y administrativos elaborados en la fase preparacin y se ejecutan acciones para la organizacin y puesta en funcionamiento de la nueva estructura de la organizacin de conformidad con el programa de ejecucin previsto.

quines deBe inteRveniR en la Fase de puesta en MaRcha?En esta fase actan directamente los funcionarios y el personal que estn involucrados en el rgano que corresponde la aplicacin del ROF, tanto del rgano que se disuelve o transforma, como del nuevo rgano a implantar. En esta fase se hace efectiva la transferencia de funciones, competencias, recursos y personal, realizando las acciones de instruccin necesarias al personal en sus nuevas reas y puestos de trabajo.

5.4. Monitoreo y evaluacin.

en qu cOnsiste el MOnitOReO y evaluacin de la aplicacin del ROF?Esta fase se desarrolla al final de cada accin de aplicacin ejecutada, a efectos de evaluar los resultados en los cambios producidos y verificar si dichos cambios han resultado favorables para el objetivo institucional de brindar mejores servicios a la comunidad.

qu aspectOs deBe cOnsideRaR una adecuadO MOnitOReO y evaluacin de la aplicacin del ROF?La evaluacin debe comprender la definicin de indicadores de resultado que permita a los tomadores de decisiones monitorear las acciones de reforma y los efectos logrados. Los indicadores podran organizarse en relacin con los siguientes temas:

Resultados de la reforma, modernizacin y fortalecimiento institucional de la municipalidad.Percepcin de los ciudadanos y administrados sobre la transparencia, calidad y oportunidad de los bienes y servicios

que recibe de la gestin municipal.Evaluacin de la reforma y modernizacin institucional con el personal y los equipos de trabajo.Evaluacin del clima laboral.

El Programa Canon es una iniciativa innovadora liderada por la Corporacin Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, que se viene implementando con el apoyo

de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), la Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional (ACDI) y el Fondo de Minera, Petrleo y Gas para el

Desarrollo Comunitario Sostenible (CommDev). Las opiniones expresadas en el presente documento no reflejan necesariamente el punto de vista de USAID, ACDI, CommDev o de IFC.

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