PROCESOS / CLIENTES / VENTASULTIMA ACTUALIZACION 15/03/2017 VENTAS Posee botón de acceso directo en...

ULTIMA ACTUALIZACION

15/03/2017

VENTAS

Posee botón de acceso directo en la barra de herramientas.

A continuación, se abre la siguiente ventana:

• ES UN PROCESO CONECTADO AL PROCESO DE EMPACADOR

• EN ESTA VENTANA EL SISTEMA LE PERMITE VER AL

USUARIO TAMBIEN LAS REMISIONES, PERO NO

PERMITE REALIZAR NINGÚN PROCESO CON ELLA,

ES SOLO A MANERA INFORMATIVA, SI EL USUARIO

POR EQUIVOCACIÓN TRATA DE

REALIZAR ALGUN PROCESO Y

GUARDARLO EL SISTEMA LE

INFORMARÁ

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COMO REALIZAR EL PROCESO DE VENTA DIRECTA

• Si se ha realizado una ORDEN DE PEDIDO con anticipación se puede buscar esa orden Ver buscar DS/PREPARADOR

• Si el cliente llama a realizar el pedido, entonces…

1. Cliente: Seleccionamos el cliente, la forma de hacerlo es digitando parte del nombre y presionar la tecla “CONTROL” en este

momento el sistema de acuerdo a la palabra digitada despliega la información de las concordancias encontradas desde donde

seleccionamos el cliente con el cual vamos a trabajar. Una vez seleccionado el cliente el sistema despliega las sucursales del

cliente y la información básica del cliente (Dirección - teléfono - ubicación).

Otra forma de buscar al cliente es si conocemos el número del

NIT/CC, pulsamos clic en este botón.

El sistema muestra la información del cliente:

DATOS DEL CLIENTE

a) Dirección de su oficina Ppal. (la creada en el Menú Tablas / Maestro Clientes)

b) Datos de las Sucursales que tiene el cliente (las creadas en el Menú Tablas / Maestro Clientes / Pestaña Sucursales)

c) Plazo de Crédito (el asignado en las condiciones comerciales del Menú Tablas / Maestro Clientes)

d) Lista del Cliente (la asignada en el Menú Tablas / Maestro Clientes)

Si el pedido que hiso el cliente va

para alguna de las sucursales,

entonces pulse clic en la sucursal del

cliente y el sistema, le mostrará la

respectiva información de la sucursal.

Si el pedido que hiso el cliente va

para la oficina ppal, entonces no seleccione ninguna sucursal.

Nota: Si el pedido va para alguna sucursal y el usuario olvida seleccionarla en este momento y desea seleccionarla después de digitar

los productos solicitados, el sistema le obligará a Buscar la DS nuevamente para que el sistema suelte los productos y lo deje ubicado

nuevamente en el cliente. Una vez hecho esto, puede seleccionar la sucursal deseada.

B D

C

A


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SI EL CLIENTE NO TIENE CUPO SUFICIENTE

Si el cliente a quien va a generarle la venta no tiene cupo suficiente de crédito, al digitar la cantidad de producto a vender, el sistema lo

detectará (Ver cupo asignado en las condiciones comerciales del Menú Tablas / Maestro Clientes)

Pide Código de Autorización

El usuario debe solicitar al personal

administrativo encargado de los códigos que le

genere un código para el cliente, y luego

digitarlo aquí.

SI EL CLIENTE NO TIENE PLAZO / TIEMPO

DE GRACIA

Lo mismo sucede si el cliente no tiene plazo o

tiempo de gracia, Pide otro código de

autorización.

2. Nuevo: Pulse clic en el botón “Nuevo”

para que el sistema, genere un nuevo

Documento.

Este nuevo documento es nombrado con el

prefijo DS (documento preparador), aún no es

una factura, en caso de que el cliente se retracte de la compra, no se tenga que anular un numero de factura.

LA PREPARACION/DS ES EL ARCHIVO/DOCUMENTO/PROCESO PARA GENERARLE AL CLIENTE y/o TERCERO VENTA DE

PRODUCTOS.

Si el usuario no pulsa clic en “Nuevo”, al digitar el primer producto el sistema le mostrará las siguientes ventanas informativas.


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Importante:

El botón “Nuevo” también puede ser utilizado para que el sistema limpie los campos de la ventana y pueda realizar cualquier otra acción

y/o proceso nuevo.

3. OBS.: Digite en este campo si desea que la Factura lleve alguna observación.

4. Fecha: Fecha actual del registro, el usuario la puede cambiar a su gusto.

5. Unidades/Presentación: Pulse clic en este botón para seleccionar,

si la venta se va realizar en Unidades o Presentación.

6. Producto: Seleccionamos el producto. La forma de seleccionar el producto es similar a la forma de seleccionar el cliente, se digita

una parte del nombre de producto y se presiona la tecla “CONTROL”, en ese momento el sistema despliega la información de las

concordancias encontradas en donde se selecciona el producto ha adicionar. En el momento en el que se selecciona el producto

el sistema visualiza la información de Lotes, fecha de vencimiento, existencias de cada uno de los lotes, precio de venta, en ese

momento pasamos a la cantidad.

Recordar: Que, si al cliente no le dejaron activo el filtro “Productos Todos” en el Menú Tablas / Maestro

Clientes, entonces en el momento de la venta el sistema NO permitirá que se vean los productos para

este cliente.

Otras formas de Buscar el Producto: son herramientas que tiene esta ventana para facilitar al usuario la búsqueda del medicamento:

• F4: Pulse esta función si desea buscar el producto por Nombre Comercial,

pulse nuevamente F4 para salir de este estado.

• F5: Buscar por Laboratorio: Se abre la siguiente

ventana en donde puede buscar el laboratorio

deseado y sus productos, pulse clic en el producto

deseado y luego ENTER.

Al seleccionar el producto el sistema nos

muestra:

A

B

C


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a) Datos del lote del producto (en la misma área donde se muestran las sucursales de los clientes, pero la información cambia)

b) Existencias en Unidad y en Presentación

c) Precio sin IVA, Precio del IVA (si tiene), precio con IVA, precio en presentación y precio si es regulado

7. Cantidad: Digite la cantidad del producto y pulse ENTER o pulse clic en el botón “Adicionar Registros”

8. Orden: Una vez digitado el primero producto, el sistema asignara un número de Orden/Solicitud.

9. Producto Pendiente:

Si al digitar el producto, el cliente ha solicitado más cantidad de las que hay en inventario, el sistema le informará al usuario.

El usuario puede seguir

grabando el producto así

no hayan existencias, so

lo pulse clic en este botó

n o presione la función F8.

Y el sistema Generará el

Pendiente.

El sistema le mostrará la siguiente ventana informativa…

Como el producto seleccionado tiene algunas existencias en el

inventario, el usuario debe decidir cuál es la cantidad que debe

enviar a pendientes, veamos…


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Si pulsa NO = El sistema solo generará PENDIENTES por LA DIFERENCIA de lo que hay en existencias y lo digitado, es decir, según

el ejemplo hay en existencias, 1 y se digitaron 2, entonces generará un pendiente de UNO (1).

Si pulsa SI = El sistema solo generará PENDIENTES por TODA la cantidad digitada, es decir, según el ejemplo, se generaría un

pendiente de dos (2).

PRODUCTO DOBLE:

Si al digitar el producto, este ya ha sido ingresado en el mismo

documento, el sistema le informará que el producto ya existe y no le

permitirá grabarlo nuevamente

10. Fin de Digitación: Una vez terminado de digitar los

productos.

Si la empresa maneja “Terminales” entonces el usuario debe

pulsar clic en este botón para que la terminal lo

sepa.

Si pulsa NO lo deja en la DS y si pulsa SI le informa

que el registro fue habilitado en la terminal.

11. Impresión: Si la empresa no Maneja terminales, Una vez terminada la digitación de los productos, se envía la impresión del

documento para que sea recibida por el “Empacador”

Si va a imprimir la cotización en una Impresora que no sea la

Predeterminada, entonces pulse clic en este botón para seleccionar la

impresora.

Si la impresión la va a realizar en la Impresora Predeterminada,

entonces pulse clic en este botón.


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NORMALMENTE DEBE SALIR UNA IMPRESIÓN EN DONDE SE ECUENTRA UBICADO EL

USUARIO QUE REALIZA EL PROCESO DE EMPACADOR.

MÁS DELANTE DE ESTE DOCUMENTO ENSEÑAREMOS COMO DAR POR TERMINADO EL

PROCESO DE VENTA, POR AHORA SEGUIREMOS EXPLICANDO…

Al momento de imprimir la Factura, saldrá impresa la palabra

seleccionada.

BUSCAR UNA DS

1. Buscamos al Cliente/Tercero

Como se ha enseñado en ocasiones anteriores

2. Buscamos la DS

Veamos las diferentes formas en que podemos ubicar una DS, que está activa (no ha sido cerrada).

A

B C

D


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A. BUSCAR POR LISTADO DE ÓRDENES

a) Dar clic en el botón “Ver Listado de Ordenes”

b) Se abre la ventana de las DS en formato pequeño. Pulse clic sobre la DS que desea abrir

c) Si desea ver la descripción de los productos, pulse clic en este filtro “Ver Productos”

d) Pulse clic en el botón “Aceptar

SOLICITUD ESTA EN USO: Es la misma forma de las RS, veamos el ejemplo de la RS, solo cambia es el nombre del documento, que

en este caso son DS

Cuando se desea abrir una solicitud que el sistema tiene

ligada a un proceso interno, el sistema se lo informará,

como podemos ver en esta imagen

Entonces lo que el usuario debe hacer es dar clic en el

botón “Desmarcar”, y luego si puede abrir la DS deseada.

El siguiente botón de esta ventana llamado “Nueva Solicitud”, si el usuario lo pulsa, el sistema lo sacará de esta ventana, pero lo dejará

ubicado en el mismo cliente, para que le siga creando más DS.

Si el usuario va a Realizar más Ventas, pero a otros clientes, simplemente debe ir seleccionar el cliente deseado.

B. BUSCAR POR NUMERO DE ORDEN

Si el usuario conoce el número de orden, solo debe

pulsar clic en este botón, escribir el número de la

solicitud y pulsar ENTER, Luego el sistema lo

dejará ubicado en la DS, solicitada.

C. BUSCAR APARTADAS CON SOLICITUD

Si el usuario va a buscar una DS a la cual le ha ingresado productos y no recuerda EL NUMERO DE SOLICITUD, NI EL

NUMERO DS, pulse clic en este botón y el sistema generara automáticamente un archivo Excel con las DS ingresadas y sus

respectivos Nro. De orden de solicitud.

Una vez conocido el número de solicitud, puede buscarlo como fue enseñado en el PUNTO ANTERIOR (B).

Recordar: que, al ingresar el primer producto al cliente, el sistema genera un número de solicitud


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D. BUSCAR APARTADAS SIN SOLICITUD

Si el usuario va a buscar una DS a la cual NO le ha

ingresado productos (y por lo tanto el sistema no le

ha generado Número de Orden) y no recuerda EL NUMERO

DS, pulse clic en este botón y el sistema generara

automáticamente un archivo Excel con las DS ingresadas.

Recordar: que el número DS es generado por el sistema

cuando el usuario va a crear una nueva DS y pulsa clic en el

botón nuevo.

Una vez conocido el número DS, debe realizar lo siguiente:

a) Seleccione el cliente

b) Pulse clic en el campo “Nro. FACTURA” y presione la función F5 y se desplegara la DS que está pendiente

c) Pulse clic en al DS que aún no tiene número de Orden e ingrese los medicamentos

Si el usuario llega a seleccionar una DS, que ya tiene

asignado número de Orden, entonces el sistema le

mostrará una ventana informando el número de orden de

esa DS, para que ésta sea buscada conforme fue enseñado

en el PUNTO B.

ELIMINAR UN PRODUCTO DE UNA DS

a) Ubíquese en el producto que desea eliminar y

pulse la función F3

El sistema la pedirá confirmar la eliminación que está a

punto de realizar

A

B

C

A


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ELIMINAR UNA DS/PREPARADOR

Si por alguna razón el usuario necesita eliminar la DS/PREPARADOR, solo debe buscarla de la forma enseñada y debe

pulsar el botón “Eliminar Preparador”.

El sistema le pedirá confirmar la acción

OTROS BOTONES/OPCIONES DE ESTA VENTANA

Colocando el puntero del Mouse sobre cada una de las opciones, el sistema despliega un mensaje indicando que operación realiza cada

uno de estos botones.

✓ RECALCULO DE SALDOS

Pulse clic en este botón para realizar el recalculo de saldos de cartera del cliente seleccionado. Es importante que el usuario

tome por costumbre recalcular los saldos de cartera de los clientes, para prevenir cualquier desinformación.

✓ ANOTACION ESPECIAL

Pulse clic en este botón para colocar una anotación a la DS que se

va a imprimir. El sistema muestra la siguiente ventana:

Se digita la anotación y se da ENTER o Aceptar.

Nota: muchas veces utilizan esta anotación para escribir el vendedor o la

dirección para dónde va la venta, esta anotación sale impresa en la parte superior de la factura.

✓ CONSULTAR OBSERVACION ORDEN DE SALIDA

Es una manera sencilla de encontrar un registro de salida de una factura

de venta, como se explicará en el capítulo de ordenes de salida, es

posible agregar una observación a estas órdenes, por ejemplo, si con el producto

entregaron una cava o fue enviado algún sitio en especial. Al digitar la observación

y dar Enter el sistema le visualiza las concordancias de la búsqueda en una

pantalla donde permite ver los números de órdenes o facturas para ya realizar una consulta mas particular.


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a

b

d

c

✓ VARIAR PRECIOS

Se abre la siguiente ventana:

Esta opción funciona de la misma

forma explicada en las remisiones. A

continuación, se coloca el mismo ejemplo lo

único que cambia es el prefijo que ya no es RS,

sino que es DS.

Los precios que se muestran en la DS, son

de la lista

de precios asignada al

cliente/tercero en el Menú

Tablas / Maestro Clientes / Lista. Si el usuario

desea cambiar estos precios por los de otra

lista de precios, debe pulsar clic en este botón.

Nota: Los precios solo se le cambiarán al cliente para la DS que se está elaborando, más si se desea cambiar la lista de precios

asignada al cliente, el usuario debe dirigirse al Menú Tablas / Maestro Clientes.

a) El sistema muestra la remisión sobre la cual el usuario está trabajando

b) Seleccione la lista de precios con la que desea que el sistema realice una nueva valorización

c) Pulse clic en el botón “Vista Previa” y el sistema hace los cálculos según la nueva lista

d) Clic en guardar.

El sistema le mostrará las siguientes ventanas


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✓ REGISTRAR ERROR

Por medio de esta opción el usuario puede aclarar/detallar el por qué realiza alguna acción, sabiendo que todas las acciones

y/o procesos que realiza, quedan guardados en el Log del Sistema.

A través de esta opción puede parametrizar los errores que

cometen los usuarios, al adicionar el mensaje de error o la

causa del error en una próxima ocasión simplemente lo

selecciona de la lista. Para agregar simplemente llena la casilla

de color verde y da clic en el botón grabar. Para hacer el

registro del error simplemente selecciona de la lista el mensaje

grabado, selecciona el empleado y da clic en el diskette de color

amarillo, esta información pasa directamente al Log.

✓ CAPTURA INFORMACION DEL PACIENTE

En esta opcion podemos asociar un paciente a la venta actual.

A. Pulse clic en el botón “abrir ventana de captura” y se abrirá la ventana “información de pacientes” en la cual se puede añadir

un nuevo paciente.

B. Si el paciente ya ha sido agregado digitan los primeros números y pulsamos la tecla Ctrl y aparecerán los números de

documentos que inician por esos indicios

D

A

B

C

E

F


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C. En los campos nombre digitan el nombre del paciente en orden en cada uno de los campos.

D. En el campo medico si no existe un médico lo pueden

crear pulsando el botón F5 y aparecerá la siguiente

ventana en donde se puede ingresar el registro y el

nombre del médico luego pulsan clic en el diskette

verde (registrar) y se les añadirá el médico.

Para buscar algún medico colocan el puntero del mouse

sobre el campo médico y pulsan la tecla ctrl y se mostraran

así.

E. Para crear un diagnostico pulsan la tecla F5 y les

aparecerá la siguiente ventana.

Digitan la información respectiva y pulsan clic en el

diskette verde (Registrar) y para buscar algún diagnostico

colocan el puntero sobre el campo de diagnóstico y pulsan

la tecla ctrl y le aparecerán los diagnósticos que tengamos registrados

F. Ingresan los datos correspondientes a los campos restantes y pulsan clic en el botón

y se les añadirá el paciente.

COMO REALIZAR UNA VENTA A PARTIR DE

UNA COTIZACION

✓ IMPORTAR COTIZACIÓN

Esta opción es utilizada para importar

cotizaciones previamente realizadas a

clientes, veamos cómo hacerlo:

Al ingresar a la ventana el sistema

automáticamente carga todas las cotizaciones

que se encuentran pendientes de convertir en

Venta.

A través de esta pantalla podemos importar esas

cotizaciones y convertirlas de manera automática

en venta, aquí se permite importar filtrando solo

Institucional, Solo Comercia y/o importar todo el documento de una vez, solo debemos seleccionar el documento y presionar el

diskette de color Azul, en el momento de la importación el sistema valida la información de existencias por cada uno de los productos,

aquellos que no encuentre, el sistema presentara un archivo de texto con todos los productos que fueron incluidos en el archivo, la


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persona encargada de la operación debe insertar de manera manual estos productos en el documento, previa evaluación de los

motivos de la no importación que el sistema le exprese en el archivo mencionado.

Los productos que no presenten existencia son enviados al modulo de pendientes, donde la persona encargada de compras, gestiona

la solicitud de compra. Es aquí donde la persona encargada del proceso toma decisión de enviar el pedido con lo que se ingreso o

espera que realicen la compra pertinente de los productos. Este proceso es propio del responsable del Dpto. de Facturación.

Dependiendo

del filtro que el

usuario escoja,

saldrá las

siguientes

ventanas

informativas.

Pulsar clic en SI

Se crea archivo


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✓ CONVENCIONES

Son Convenciones de la opción. Que al

colocar el puntero del Mouse sobre

cada color sabrá el significado.

✓ TOTALES

Cuando pulse clic en esta barrita entonces aparecerá la siguiente información al lado

derecho

Producto Institucional

Producto Comercial

Precio de venta por debajo del costo

Falta lectura por código de barras (genérico)

Presentación no está completa

Producto de control

Producto figura pendiente

Falta lectura por código de barras (alto costo)

Producto regulado

Producto de control y regulado


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CERRAR UNA DS

Una vez que la DS ha pasado por el proceso de “Empacador”, debemos buscarla y podemos darnos cuenta de que el

sistema activa el botón “Crear Factura”

Pulse clic en este botón para realizar el cierre de ese proceso.

Si pulsa NO, el sistema lo dejará nuevamente en la DS.

Si pulsa SI, como Y SI tenemos cantidades pendientes el sistema nos

muestra la siguiente ventana.

Esto con el fin de que el usuario decida si el producto

sigue PENDIENTE o si lo cancela.

Si el cliente quiere que siga el pendiente, entonces pulse

NO y si el cliente decide cancelar el pendiente, entonces

pulse SI

Una vez decidido lo de los pendientes el sistema realiza el movimiento contable de la factura y genera un número de FACTURA.

Al cerrar la ventana no muestra la siguiente ventana informativa.

esta ventana se presenta cuando el sistema ha perdido

conexión con la Base de Datos.

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