Proceso y Costos de Compras
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Es un conjunto de actividades que realiza el Comprador o Área de Compras para efectuar una adquisición de un insumo, material, producto o servicio, tomando en cuenta la calidad, precio, tiempo y cantidad en el mismo
Usar medios eficientes en la tramitación de Compras
Conceptos Modernos de Administración de ComprasAlberto Montoya Palacio1a Edición. Bogotá 2002
Es una Actividad dentro del Proceso de Programación y por consiguiente, dentro del Proceso de Adquisición cuyas decisiones afectan en forma directa al flujo de bienes o servicios dentro de un canal logístico, la misma que requiere del desempeño integral de todas las áreas de la empresa
Logística, Administración de la Cadena de Suministro. Ronald Ballou
Individuo cuyas funciones pueden incluir: Abastecer, seleccionar, negociar, dar órdenes, hacer un seguimiento al abastecedor, medir y controlar el trabajo realizado por el abastecedor, analizar y evaluar el valor de nuevos materiales y procesos.
En algunas compañías las funciones de colocación de órdenes y seguimiento a proveedor son manejadas por el Analista o Programador de Abastecimiento.
Diccionario de Logística y Negocios Internacionales
Rubén Muñoz y Luis Mora2a Edición. Bogotá 2006
Trato con diferentes personas y dependencias Recepción de Pedidos de
materiales o artículos
Búsqueda y selección de Proveedores
Contacto con organizaciones con sistemas propios
“Conocer la Empresa para la cual está trabajando”
Funciones / Organización
Pedidos por Recibir
Actividades
Productos o Servicios
Capacidad de Pago
Espacio FísicoVisión, Misión,
Objetivos
Administración de Compras, Alberto Montoya,Ed. Norma. Bogotá 2002
Características
Necesidades de Compra
Políticas
“Saber algo del Cliente es tan importante como saberlo todo acerca del Producto”
“Nade con los tiburones, sin ser comido vivo”Harvey Mackay
El Comprador y la empresa deben usar todos los Métodos eficientes que aceleren los aspectos rutinarios de la función, sin que por ello se deje de controlar. El Proceso de Compras debe servir con efectividad a la dirección de compras y dar al comprador el tiempo suficiente para dedicarlo a la parte técnica de su tarea.
Compras efectivas
Simplificación Administrativa
=
Estudiante que compra cuadernos en una librería
Identificación del Cliente?Identificación de las entradas del Proceso?Identificación de las actividades principales del
proceso?Identificación de las salidas/resultados del
proceso?
CLIENTE Estudiante
ENTRADAS Consulta de precios, pedido de cuaderno
ACTIVIDADESHacer nota de pedido, entregar al estudiante, cobrar, contabilizar
SALIDAS o RESULTADOS
Información de precios, boleta, cuadernos
Un operario solicita a Almacén,
papel para hacer
cuadernos
Si no hay en Stock, Almacén solicita a Compras
Compras pide
cotizaciones y
resuelve a quién
comprarDías
después elproveedorentrega el
papely la Factura
Fábrica recibe
el papel yContaduría
lafactura
Contaduría le
ordena aTesorería
quepague la factura
Tesorería emite
el chequecorrespond
iente
CLIENTE Fábrica, proveedor
ENTRADAS Pedido de papel, presupuesto delproveedor, factura
ACTIVIDADESSolicitar a Almacenes, recibir presupuestos, decidir adjudicación, realizar compra.
SALIDAS o RESULTADOS
Pedido decotización, papel, cheque.
Los procesos atraviesan áreas o unidades (departamentos) dentro de una empresa. Varias áreas o unidades de una empresa pueden realizar actividades de un mismo proceso. Los procesos son anónimos.
Gestionar las compras de insumos y materiales necesarios para realizar las actividades de la empresa, en tiempo y forma, cumpliendo además con las especificaciones de calidad, precios, fecha y lugar de entrega
Descripción de los Artículos con su simbología Cantidad nesaria y unidadFecha de disponibilidad en Almacén Cuenta a cargar Utilización del artículo Existencia disponible y consumo pasado y presente Punto de entrega en la entidad Fecha de expedición y firmas
Datos del Proveedor :
Nombre y Dirección Precio y Condiciones de Pago Forma de Embarque y embalaje Peso aproximado Número y fecha de pedido Fecha de entrega aproximada, compromiso del proveedor
Se usa para determinar los mejores precios, tiempo, formas de entrega, proveedor más conveniente, etc.
Contactos entre Comprador y ProveedorSe determinan:
Mejores preciosMejor TiempoForma de entregaProveedor más conveniente
Datos:1.Fecha de Expedición2.Cantidad que se solicita3.Unidad de despacho4.Descripción del artículo con especifs.5.Punto de Entrega6.Plazo de Entrega de la Mercadería7.Fecha de Vencimiento Cotizacs.8.Inspección de Artículos solicitados
COMPRAS
Cotización A
Cotización BCotización C
ORDEN DE COMPRA
Cotización B
Tener presente lo siguiente:
Cuando menos se deben solicitar 3 cotizaciones Se deberá elaborar el Cuadro Comparativo de ser el caso.
PROVEEDOR COMPRADOR
Documento formal de la compra de un producto o servicio que origina un Compromiso, Obligación o Beneficio.
Su finalidad es autorizar al Proveedor para que envíe y cargue al comprador las mercaderías o materiales específicados en ella.
Formato Standard de una Orden de CompraZONA 2
DATOS SOBRE EL COMPRADOR Razón Social, dirección, teléfono, pag. Web, email, etc.
ZONA 3DATOS DEL PROVEEDOR
Razón Social, dirección, teléfono, pag. Web, email, etc.
ZONA 1DATOS DE INTERES PARA EL
COMPRADOR Y EL PROVEEDORNº de la Orden /Fecha
ZONA 4INSTRUCCIONES REFERENTES AL ENVIL
ZONA 4CONDICIONES GENERALES DE LA COMPRA
ZONA 6PARA SOLICITAR LOS MATERIALES
ZONA 7FIRMAS
Proceso de Control de la Compra hasta la entrega de los Productos o Servicios
Obtener Acuse de Recibo de Proveedo
r
Lograr la promesa
de entrega compatible
con necesidade
s
Comprobar con
Proveedor los
Progresos del
Cumplimiento de pedido
Procurar que la
Promesa obtenida se cumpla
Necesidad de materiales
Deptos. envian requisiciones
Almacen
Existencia
No
Cotización a proveedores
Comparación de cotizac.
Orden de compra
Seguimiento de orden
Recepción de los materiales
SiSe surten las requisi-ciones a los deptos
Se puede rentabilizar mucho más cualquier negocio o empresa si el ejecutivo de Compras llega a identificar eficientemente cada costo.
Conocer los COSTOS DE COMPRAS permite identificar los elementos que los componen y relacionarlos con las utilidades que pueden generar a través de Adquisiciones oportunas y a precios adecuados o mediante la disponiblidad de inventarios, materiales a tiempo, etc.
“… Es el Conjunto de gastos realizados para obtener un producto, una mercadería o un servicio, como lo establece el Profesor Brasileño A. López de Sá…”
Está compuesto por divesos elementos que se agrupan en:
MATERIAS PRIMAS MANO DE OBRA DIRECTAGASTOS INDIRECTOS DE FABRICACION
1. Costo Unitario
Representado por el Precio de compra más los gastos relacionados con los fletes, aduana, transporte a destino, etc. (En materiales importados)
Es el Precio de los artículos puestos en los almacenes de la empresa (En materiales nacionales)
Suma de gastos propios del abastecimiento de materiales en el tiempo (1 año) dividido entre el Nº de Ordenes de Compra
Son expresados en Porcentaje ya que cuesta a la empresa una fuerte cantidad en diversas actividades relacionadas con el mantenimiento y control de los materiales
>Cantidad Almacenada
>Costo Annual de posesión de materiales
Gastos de Inversión
Intereses sobre el capital invertido en existencias.Los inventarios forman gran parte del capital invertido en la empresa, al transformarse en materiales, no produce intereses, mientras no tiene movimiento.Se mantiene dinero ocioso
Gastos de Riesgo
Tener materiales implica el riesgo de perderlos por robo, incendio, deterior, etc.Las empresas aseguran sus existencias% sobre valor promedio de inventario
Gastos de Cuidado
Gestión de seguridad, cuidado o protección de materiales en almacén, economizar espacios. Gestionar la obsolescencia y acumulación de materiales sin movimiento. Esto origina horas hombre El Valor del espacio es medido
Impuestos La influencia que tiene sobre los resultados hay que valorizarlos para establecer que porcentaje del impuesto que se paque se debe al monto convertido en materiales.
La falta de un artículo o materia prima cuando la empresa lo requiere tiene un costo que podría llegar a ser considerable, la falta de este material puede interrumpir la producción, generando Maquinaria, Mano de Obra y Equipo ociosos, elevando el Costo de Fabricación o a veces realizando compras de “Ultimo momento” a un mayor precio que el que pudo obtenerse de tener existencias en almacén.
Costos Unitarios
Precio de Compra + Gastos para que artículos lleguen a la empresa (Flete, Seguro,
Transporte a Empresa, etc)
$
%
Mas alto mientras Menor sea la cantidad pedida
Mas alto mientras Menor sea la cantidad pedida
RENOVACION
GASTOS DE ORDENAR +GASTOS DE SEGUIMIENTO +
GASTOS DIVERSOS
POSESION
GASTOS DE INVERSION + GASTOS DE RIESGO + GASTOS
DE CUIDADO + GASTOS DE IMPUESTOS
COSTO ROTURA DE STOCK
VALORIZACION DEL EFECTO QUE TIENE LA FALTA DE STOCK
SOBRE LAS OPERACIONES
1000 – 900 – 800 – 700 – 600 – 500 – 400 – 300 – 200 – 100 –
ELABORE UD. UN PROCESO DE COMPRAS COMPLETO INDICANDO TODOS SUS PASOS, SIMULANDO LA EJECUCION DEL MISMO EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA Y USANDO LAS HERRAMIENTAS BRINDADAS EN EL MODULO HASTA HOY
IDENTIFIQUE DOS COSTOS LIGADOS A LA LOGISTICA EN SU EMPRESA Y DE QUE FORMA PODEMOS REDUCIRLOS DE ACUERDO A LO ESTUDIADO