Proceso: Planeación estratégica, táctica y operativa Procedimiento: Elaboración del Programa Operativo Anual

(PI-PP-P-01)

Descripción Políticas

CONTENIDO

Procedimiento Documentos de Elaboración Consulta

del POA

Calendario Atención a Usuarios

Preguntas Frecuentes

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Proceso: laneación Institucional

Subproceso: Programación-Presupuestación

Procedimiento: Elaboración del Programa Operativo Anual

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l. Descripción

Objetivo

Registrar, revisar y autorizar los proyectos que integran el Programa Operativo Anual (POA) de las entidades académicas y dependencias de la Universidad Veracruzana (uv).

Alcance

Es aplicable a todos los titulares, administradores y responsables de proyectos de las entidades académicas y dependencias de la UV que tienen adscritos proyectos con diversas fuentes de financiamiento para su registro en el POA.

Definiciones y elementos para la elaboración y el registro de proyectos

Se aplican los términos y definiciones del Glosario Institucional de Términos (UOM-GE-GL-01), los incluidos en la Guía Operativa para la elaboración del POA, así como los siguientes:

Programa Operativo Anual (POA). Es el instrumento de planeación a corto plazo que nos permite elaborar proyectos asociados y alineados con los ejes estratégicos, programas estratégicos y metas institucionales del Programa de Trabajo Estratégico 2017-2021, Pertenencia y Pertinencia, con los planes de desarrollo de las entidades académicas (PLADEA) y dependencias (PLADE).

El POA se integra con los proyectos que se deben realizar durante el año correspondiente y cuyos recursos son apoyados por diferentes fuentes de financiamiento (fondos). Estos son formulados por titulares, administradores y responsables de proyectos de las entidades académicas y dependencias, deben ser revisados y aprobados en primera instancia por la Unidad Responsable (uR), para revisión y autorización de la Secretaría de Administración y Finanzas (SAF) a través de la Dirección General de Recursos Financieros (DGRF) y de la Secretaría de Desarrollo Institucional (SDI) a través de la Dirección de Planeación Institucional (DPI).

Sistema. Módulo del POA en el Sistema Integral de Información Universitaria (s11u) para reportar y registrar los avances y resultados logrados a través de los proyectos del año actual, así como elaborar y registrar los proyectos del POA del siguiente año.

Proyecto. Es un conjunto de actividades programadas y presupuestadas para el cumplimiento de las acciones, metas y objetivos particulares de cada uno de los proyectos que conforman el POA de las entidades académicas y dependencias. Está a cargo de un responsable y su contenido comprende: justificación del proyecto, objetivo general, objetivos particulares, metas y acciones asociadas a los recursos.

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Un proyecto debe atender en primera instancia las necesidades académicas y administrativas a través de propuestas de mejora para el fortalecimiento y desarrollo de las entidades académicas y dependencias de la institución.

Justificación del proyecto. Descripción clara y concreta de la contribución del proyecto al funcionamiento y mejora de la entidad académica o dependencia.

Objetivo general. Descripción clara y precisa de los resultados que se desean obtener en relación con un propósito fundamental predeterminado, su correcta definición reviste de gran importancia debido a que sirve de punto de partida para dirigir los esfuerzos a alcanzar el fin propuesto.

Objetivos particulares. Expresión cualitativa de un propósito particular. Se diferencia del objetivo general por su nivel de detalle y complementariedad. Para el objetivo general descrito en el proyecto se debe definir al menos un objetivo particular. De acuerdo a su contribución, cada objetivo particular se debe asociar a los ejes estratégicos, programas estratégicos y metas institucionales del Programa de Trabajo Estratégico 2017 -2 021 . Para el establecimiento de los objetivos particulares se recomienda tomar en cuenta lo siguiente:

• Establecer como máximo cinco objetivos particulares por cada proyecto. • Iniciar su redacción con un verbo en infinitivo, que indique los logros que se esperan

alcanzar. No se recomienda el uso de verbos como adecuar, eficientar, optimizar, coadyuvar, fomentar, promover, coordinar, etc. dado que deben estar implícitos en el mismo objetivo.

• Especificar con claridad la finalidad que pretende, es decir establecer el qué y el para qué.

• Enunciarlos de manera clara y precisa, de tal forma que resulten prácticos y razonablemente factibles.

• Deben representar expresiones que establezcan mejoras en las condiciones de la entidad académica o dependencia.

• Cuidar que en la redacción de los objetivos (general y particulares), se haga referencia al estado futuro deseado, no expresándolo como una acción, ya que ésta suele asociarse al medio y no al fin.

Metas. Son los resultados expresados en términos cuantitativos que se pretenden alcanzar en un periodo de tiempo determinado.

En su planteamiento debe considerar lo siguiente: • Ser alcanzable, realista y retadora. L • Ser concreta, medible y cuantificable.

1Jr°

• Contribuir a la evaluación en el cumplimiento de los objetivos particulares y de manera global en el proyecto.

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En la redacción de las metas deberá de seguirse la siguiente regla de sintaxis:

Verbo activo en Indicador de Objetivo de la Periodo de ejecución infinitivo desempeño contribución (¿Cuándo?)

(unidad de medida) (en su caso) Incrementar en 50% los profesores para mejorar la en el mes de

de tiempo completo capacidad académica noviembre de 2019 de la entidad

Publicar 5 artículos de que permitan ampliar para el mes de julio de divulgación el impacto de los 2019

trabajos de los investigadores del Instituto

Verbo activo en infinitivo. Debe estar orientado -entre algunos aspectos- a resultados de implantación: mejora, mantenimiento o actividades de mejora

Relacionados con:

• Mejora: Incrementar (lograr, mejorar, resolver, etc.). Disminuir (reducir, eliminar, etc) • Mantener o integrar: Promover, presentar, integrar, efectuar, dirigir, etc. • Coordinar: Organizar, diseñar, definir, etc.

Indicador de desempeño. El valor absoluto o porcentual que de manera cuantificada se establece como meta por alcanzar o realizar. Incluye la unidad de medida, que deberá ser clasificada de acuerdo a:

• Calidad • Cantidad • Tiempo • Costo

Objetivo de la contribución. Debe ser claro el objetivo del cual se deriva una meta, se recomienda aclarar el para qué de la meta.

Periodo de ejecución. Plazo o fecha límite para alcanzar el resultado previsto.

Acciones. Es la descripción de las actividades que se deben realizar para lograr la meta establecida.

Una vez definida la meta, es necesario establecer las acciones para el cumplimiento de la misma y el presupuesto por partida, precisando la calendarización para ello.

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11. Políticas

Generales

1. El POA se integra con los proyectos autorizados para ser ejercidos en el período del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año.

2. El POA de cada entidad académica y dependencia se integra con los proyectos autorizados que se realizarán en el ejercicio fiscal correspondiente, los cuales se encuentran incluidos en uno o varios fondos.

3. El reporte de avance y seguimiento de los proyectos que integran el POA del ejercicio en curso debe elaborarlo el titular y/o administrador de cada entidad académica y dependencia en los periodos y fechas que da a conocer la DPI a través de un comunicado vía correo electrónico.

4. Las entidades académicas y dependencias que adeuden al menos un reporte de avance y seguimiento del cuarto trimestre del ejercicio anterior de cualquiera de los fondos, no podrán elaborar el reporte del primer trimestre del año en curso.

5. Las entidades académicas y dependencias que adeuden al menos un reporte de avance y seguimiento del último trimestre, según corresponda, no podrán registrar sus proyectos de cualquiera de los fondos del siguiente ejercicio fiscal.

6. Los proyectos integrados en los POA, deben contribuir al cumplimiento de los objetivos de los ejes estratégicos, programas estratégicos y metas institucionales del PTE 2017-2021 así como del PLADEA o PLADE.

7. Se deben orientar los objetivos particulares con los ejes y programas estratégicos, es importante considerar el número de la clave programática, debido a que el número inicial nos índica la función que atiende y a partir de ahí se tiene una idea clara del eje y programa estratégico del PTE 2017-2021 al cual va a impactar dicho proyecto.

El anexo 1 muestra la relación de la clave programática con los ejes y programas estratégicos del PTE 2017-2021, y permite orientar los proyectos hacia los ejes y programas estratégicos.

8. Las metas del proyecto deben contribuir al cumplimiento de las metas institucionales, las cuales se presentan agrupadas en el PTE 2017-2021 por eje estratégico.

9. La elaboración y el registro de los proyectos deberá realizarse a través del sistema, tal como se muestra en el tema 1.1. Registro, de la Guía Operativa para la elaboración del POA (PI-PP-P-01), disponible en el sistema en línea del POA, en la Sección Información, apartado Documentos.

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1 O. Para el registro de proyectos que no se encuentren en el Catálogo de Programas y Proyectos se debe consultar el Procedimiento: Asignación de Clave Programática (PI­PP-P-03), disponible en el sistema en línea del POA, en la Sección Información, apartado Procedimientos.

11. Los proyectos serán revisados y autorizados por la DGRF y la DPI en tiempo y forma, siempre y cuando hayan sido autorizados por las UR de acuerdo a las fechas definidas en el calendario.

12. Los proyectos que fueron reabiertos por la DGRF y la DPI, serán revisados y autorizados en tiempo y forma por estas instancias, siempre y cuando hayan sido nuevamente autorizados por la UR de acuerdo a las fechas definidas en el calendario.

13. Las UR deberán cumplir con las atribuciones establecidas en el artículo 34 del Reglamento de Planeación y Evaluación.

14. Los programas y proyectos aprobados que respondan a lineamientos internacionales, federales o estatales para el fortalecimiento y desarrollo de la Educación Superior, deberán incorporarse al POA de la entidad académica o dependencia en la que recaiga la responsabilidad de la ejecución.

Se consideran programas y proyectos que responden a lineamientos internacionales, federales o estatales, aquellos que son convocados por organismos públicos o privados para concursar por recursos financieros extraordinarios. Su elaboración, aprobación, ejecución y evaluación deberá ajustarse a las reglas de operación y lineamientos emitidos por dichos organismos. 1

15. Los requerimientos de los recursos financieros para la realización de los proyectos deberán plantearse ajustándose a los criterios y conceptos de ingresos y egresos (partida) para cada tipo de fondo por fuente de financiamiento, establecidos por la SAF en el Manual de Procedimientos Administrativos (Sección IV. Gestión de Recursos, IV.3. Proceso: Administración de Recursos Financieros, IV.3.2. Subproceso: Operación Ingreso-Gasto) y en los catálogos utilizados en el sistema para la elaboración del POA (fondos, cuentas, UR, dependencias, claves de programas y proyectos, ejes estratégicos de la propuesta de estructura del Programa de Trabajo 2017-2021), así como en documentos publicados en el portal de la SAF.

16. Las necesidades para la contratación de personal eventual deberán ser justificadas en el proyecto respectivo.

17. Las entidades académicas y dependencias deberán realizar la presupuestación de los requerimientos de bienes (materiales y equipos), servicios y arrendamientos co

¡

orme 1

Artículo 13 del Reglamento de Planeación y Evaluación de la Universidad Veracruzana.

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al calendario de recepción de requIsIcIones y a los catálogos publicados por la Dirección de Recursos Materiales en su página web http://www.uv.mx/drm/ en el menú calendarios.

Para proyectos de fondos ordinarios:

18. La SAF pondrá a disposición la asignación presupuesta! de las entidades académicas y dependencias en la página del POA (http: //www.uv.mx en la sección "MiUV") a la cual podrá acceder con su cuenta institucional.

19. Las entidades académicas y dependencias deberán plantear sus necesidades de mantenimiento de inmuebles en los términos que establezca la Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento. El ejercicio presupuesta! de los trabajos que se autoricen deberán reflejarse en las entidades académicas y dependencias beneficiadas.

20. Los sueldos y prestaciones de la plantilla de plazas del personal de planta de cada una de las entidades académicas y dependencias son presupuestados por la DGRF de la SAF.

21. Los servicios básicos de energía eléctrica y agua de cada una de las entidades académicas y dependencias deberán ser presupuestados en los proyectos correspondientes.

22. Los saldos no ejercidos se cancelan al cierre de cada ejercicio.

Para proyectos de otros fondos:

23. Se consideran autofinanciables aquellos proyectos que tengan por finalidad impartir estudios de posgrado, cursos de educación continua y otros eventos que, utilizando la infraestructura de la institución, generan ingresos suficientes para su operación o realización y no cuenten con apoyo presupuesta! de la UV. Del total del ingreso de los proyectos autofinanciables entre el 10% y 20% se destinará al presupuesto ordinario de la universidad. El porcentaje restante correspondiente al costo del proyecto se calendarizará para su ejercicio e incluirá todos los gastos e inversiones que se tengan que realizar para la ejecución de las acciones derivadas del mismo.

24. Toda propuesta para la celebración de convenio que presenten las entidades académicas y dependencias, deberá contar con el proyecto para su incorporación al POA, previa autorización de la Secretaría Académica, SAF y SOi, en el ámbito de sus respectivas atribuciones y competencia. En estos proyectos se debe considerar la aportación entre el 10% y 20%. Este porcentaje será descontado de los ingresos cada vez que se reciba un depósito y aplicados de acuerdo a las indicaciones de I SAF través de la DGRF. El porcentaje restante corresponde al monto para op ar el convenio.

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25.AI registrar el proyecto, los importes que resulten de la aplicación de los porcentajes mencionados en los puntos anteriores se destinarán a diversas necesidades institucionales, preferentemente en los conceptos de Mantenimiento de muebles e inmuebles, Equipamiento, Obra nueva y Becas y deberán afectarse en las partidas 5244 (para los ingresos) y 7601 (para los egresos), denominadas "Apoyo Institucional".

26. Los proyectos financiados por fondos específicos, autofinanciables, Patronatos, Comités Pro-Mejoras y los que se deriven de la celebración de convenios, deberán considerar únicamente las partidas autorizadas que en su momento, determine la SAF o en su caso, las especificadas en los Convenios respectivos y conservarán el saldo por ejercer que tengan al 31 de diciembre, mismo que deben integrar en la elaboración del proyecto correspondiente para el siguiente ejercicio como Remanente del ejercicio anterior.

27. Para la elaboración de proyectos financiados o subsidiados por organismos públicos o privados, deben observarse los lineamientos para la administración de proyectos emitidos por esos organismos y las disposiciones específicas establecidas en el presente procedimiento.

28. Todo lo no previsto en el procedimiento, con relación a la integración del POA, lo resolverán la SAF y la SOi en el ámbito de sus respectivas atribuciones y competencias.

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111. Procedimiento: Elaboración del Programa Operativo Anual (PI-PP-P-01)

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Registra los proyectos que integran su POA y envía a

la UR

Revisa los proyectos del POA

¿Cumplen con lo dispuesto?

Autoriza los proyectos que cumplan con lo dispuesto

y envía a la SAF y SR

Verifican la DGRF / DPI que los proyectos

cumplan con lo dispuesto

Autorizan los proyectos y transfiere la disponibilidad financiera y/o

presupuesta! a la entidad académica o

dependencia.

No

Reabre aquellos proyectos que no

cumplan con lo dispuesto, indicando las

causas (regresa al 1)

Reabren los proyectos, notificando

a la Entidad Académica o

Dependencia las causas por las que deben modificarse

ENTIDAD ACADÉMICA O DEPENDENCIA 1. Registra en el sistema los proyectos que integran

su POA, de conformidad con este procedimiento y envía a la UR a través del sistema.

UR

2. Verifica en el sistema, que los proyectos registrados por las entidades académicas o dependencias que conforman la UR cumplan con lo dispuesto en este procedimiento.

a. Si cumple.- Autoriza y envía los proyectos a la SAF y a la SOi.

b. No cumple.- Reabre en el sistema los proyectos, señalando las causas por las que deban modificarse y regresa al punto 1.

DGRF y DPI

3. Reciben de las UR los proyectos que integran el POA, a través del sistema. Verifican de manera coordinada, vía sistema, que los proyectos cumplan con sus motivos de revisión establecidos.

a. Si cumplen.- Autorizan en el sistema y posteriormente se transfiere el recurso.

b. No cumplen.- Reabren en el sistema aquellos proyectos que no cumplan y se les notifica a los titulares de entidades académicas o dependencias -vía correo electrónico- los motivos por los que se reabre el proyecto para que sean atendidas las observaciones. (regresa al punto 1 ).

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IV. Documentos de consulta

1. Plan General de Desarrollo 2030 https://www.uv.mx/ universidad/ doctosofi/UV-Plan-General-de-Desa rrol lo-2030. pdf

2. Programa de Trabajo Estratégico 2017-2021, Pertenencia y Pertinencia https://www.uv.mx/programa-trabajo/pte-2017-2021.pdf

3. Plan de Desarrollo de la Entidad Académica (PLADEA) y Dependencia (PLADE) https:/ /www.uv.mx/ pla neacioninstitucional/ elaboracion-de-pladea-y-plade-2017-2021/

4. Reglamento de Planeación y Evaluación https://www.uv.mx/legislacion/files/2017 /07 /Planeacion-v-evaluacion-Universidad­

Veracruzana.pdf

5. Glosario Institucional de Términos (UOM-GE-GL-01)

http://www.uv.mx/orgmet/glosario

6. Plan de Cuentas (ARF-GE-PP-01) http://www.uv.mx/orgmet/files/2015/06/arf-ge-pp-01.pdf

7. Formato para Solicitar Clave Programática (PI-PP-F-01) https://www.uv.mx/orgmet/dpif/

8. Tarifa de Viáticos Viáticos Nacionales https://www.uv.mx/orgmet/files/2016/09/arf-ge-ot-Ol.pdf

Viáticos Internacionales https://www.uv.mx/ orgmet/files/2016/09/arf-ge-ot-02.pdf

Viáticos Rurales https://www.uv.mx/orgmet/files/2016/09/arf-ge-ot-03.pdf

9. Conceptos de Mantenimiento de Inmuebles Menor Autorizados por Fondo Rotatorio http://www.uv.mx/ orgmet/files/2013/09/ AN EXOS-M PA.pdf

1 O. Guía Operativa para la elaboración del POA

(Disponible en el sistema)

11. Catálogos de bienes que emite la Dirección de Recursos Materiales http://www.uv.mx/drm/catalogobienes/catalogos/

12. Anexo 1. Relación de la clave programática con los ejes y programas estratégicos del PTE 2017-2021 (Disponible en el sistema)

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V. Calendario para la Elaboración del POA

El proceso para la elaboración del POA se llevará a cabo de acuerdo al calendario que den a conocer la SAF y la SOi .

VI. Atención a usuarios

Consultar el apartado Contactos de la sección Información del sistema.

VI I. Preguntas frecuentes

Consultar el apartado Preguntas de la sección Información del sistema.

VIII. Elementos del proceso

Fuentes de Entradas entrada

• Código Financiero del Estado de Veracruz

• Lineamientos financieros

Cámara de emitidos por la SAF

Diputados y

programáticos • Gobierno del emitidos por la Estado de Veracruz

DPI • Calendario • Universidad para el registro

Veracruzana de proyectos • Techo

financiero (Presupuesto inicial)

• Sistema en l ínea del POA

Actividades

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Salidas Receptores de Salidas

Titulares de entidades académicas y dependencias

Proyectos transferidos Proceso de

Administración de recursos financieros

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IX. Histórico de revisiones

No. DE FECHA REVISIÓN O SECCIÓN O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN O MODIFICACIÓN

REVISIÓN MODIFICACIÓN MODIFICADA Esta versión sustituye a la aprobada el 9 de noviembre de 201 2. Los principales cambios realizados son: la

3 1 1 /08/2014 1-V referencia del Programa de Trabajo Estratégico 201 3-201 7 en todos los apartados, se incorpora la pol ítica 3, se elimina el catálogo de cuentas compartidas y lo referente al calendario para elaboración del POA. Esta versión sustituye a la aprobada el 1 5 de agosto de

4 26/06/201 5 Todas 201 4. Se realizan adecuaciones en todos los apartados . .

Adecuación en la redacción de las pol íticas referentes a 5 21 /06/201 6 Políticas adquisición de bienes, mantenimiento de inmuebles y

presuouestación de servicios básicos. Esta versión sustituye a la aprobada el 22 de junio de 201 6 . Los principales cambios realizados son : las

6 05/1 2/201 7 Todas políticas, el procedimiento, documentos de consulta, el calendario para la elaboración del POA y se agregó el apartado VI I I . Elementos del proceso.

Pol íticas Actualización de las políticas y los documentos de 7 1 9/06/201 8 Documentos de consulta, así como lo textos del documento en lo que se

consulta refiere al ProQrama de Trabajo EstratéQico 201 7-2021 Pol íticas

Actualización de las políticas los documentos de 8 1 0/1 2/201 8 Documentos de

y

consulta consulta.

X. Firmas de autorización

FECHA PROPONE AUTORIZA AUTORIZACIÓN ENTRADA EN

VIGOR

1 2/1 2/201 8 1 2/1 2/20 1 8

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