Proceso de compras
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Serie de pasos para
cubrir las necesidades
de la Empresa con sus
proveedores.
CONFIABILIDAD
OPORTUNIDAD
ALTA: 1-3 días
MEDIA: 4-10 días
BAJA: 11-20 días
Seleccionar proveedor
Registro del provedor
Solicitud de
Compra
Aprobar compra
ORDEN DE COMPRA
Documento que emite la organización o entidad compradora paraadquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidad orequerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocioestablecidas.
EDI
EDI por sus siglas en inglés (Electronic Data Interchange) es el intercambioelectrónico de datos estructurado de computadora a computadora y de aplicacióna aplicación.
Debe contener información comercial y específica bajo condicionesacordadas entre el vendedor y el comprador del bien a adquirir.
EDI se basa en la utilización de mensajes estándar, asegurandoque todos los participantes utilicen un lenguaje común deNegocios.
12. Datos del lugar de entrega de la orden.
Elementos mínimos que debe contener una orden como son:
1. Nombre y número de localización de la compañía que hace el pedido.
2. Número de orden de compra.
3. Nombre y número de localización del proveedor.
4. Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
5. Términos de entrega y de pago.
6. Cantidad de artículos solicitados.
7. Número de catálogo.
8. Descripción.
9. Precio unitario y total.
10. Costo de envío, de manejo y relacionados.
11. Costo total de la orden.
VERIFICAR EL BIEN O SERVICIO COMPRADO
EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR
NOTIFICACIÓN DE EVALUACIÓN
Los artículos ó servicios son verificados de acuerdo a lo solicitado mediante el documento que soporta la compra del bien o servicio.
Según los criterios de evaluación, al hacer entrega del bien o del servicio se evaluará eldesempeño de proveedor en las Órdenes de Compra siempre y cuando estos incumplancon alguno de dichos criterios y se registrara como Producto/Servicio No Conforme consu respectivo tratamiento.
Criterios de Evaluación:Calidad
Cumplimiento de plazo
Cumplimiento de cantidad
Respuesta a la petición de oferta
De acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación se le notificará al proveedor sudesempeño y si amerita tomar acciones de mejora.
Listado de cuentas por pagar se realiza la P.P. Enviándose la autorización a las agencias
RESPONSABLE: Gerente financiero o Sub gerente financiero
REGISTRA: Programación firmada
Pagar las facturas autorizadas, utilizar diferentes medios de pago
RESPONABLE: Asistente financiero o tesorera
REGISTRA: Egresos
Los cheques serán entregados a Administración con la relación de las personas autorizadas. Luego estos
se devuelven
RESPONSABLE: Tesorera, asistente financiera o auxiliar administrativa
REGISTRA: Egresos firmados / transferencias
Informar al proveedor del pago realizado
RESPONABLE: Tesorera
REGISTRA: Consignación y transferencias
ARCHIVOLos egresos deberán contener el
respectivo soporte del pago,
antes de ser enviado al
departamento de archivo.
Tesorera
Relación de egresos
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Solicitud de compra
Orden de Compra
Nota de recepción
Nota de devolución de
materiales
Factura
Cotización