Proceso Administrativo

Es el conjunto de actividades que el empresario debe realizar para manejar y desarrollar su empresa.

La planeaciónLa organizaciónLa direcciónEl control

La planeación es el fundamento del

proceso administrativo porque ella

determina todas sus actividadesO

rgan

izació

nDi

recc

ión

Cont

rolPLANEACION

PLANEACION

Proceso Administrativo

Es el conjunto de decisiones que tomo para realizar el futuro.

El Futuro Es Lo Que No Ha Sucedido TodavíaE

l fu

t uro

pu

ede

s er:

El

fut u

ro p

ued

e s e

r:

La planeación es el arte de convertir el futuro deseable en probable!!

Mis deseos

Lo que igual puede o no suceder

Lo que es casi seguro que suceda

DIAGNOSTICOExacto y acertado

OBJETIVOSBien definidos

ESTRATEGIAS EFICACESPara lograr los objetivos

CRITERIOS DE EVALUACIONPara medir el logro de los objetivos

El buen Diagnostico debe ser siempre:•Realista: quiere decir que ve las cosas tal como son, sin falsas ilusiones.•Completo: quiere decir que toma en cuenta la realidad de la empresa y la realidad del medio que la rodea.

El diagnostico es el conocimiento exacto

de la realidad presente

¡Muy sencillo! Hacer un diagnostico quiere decir analizar a fondo la situación de las empresas para reconocer sus

problemas y oportunidades y establecer sus necesidades prioritarias.

Son los resultados que me propongo a alcanzar en la empresa en un plazo

determinado

Los Objetivos pueden ser:

A LARGO PLAZO…Lo que me propongo realizar mas allá de los próximos dos años

A MEDIANO PLAZO…Lo que me propongo realizar en los próximos dos años

A CORTO PLAZO…Lo que me propongo realizar en los próximos seis meses

Es fácil establecer verdaderos objetivos!!Para ello contesto las siguientes preguntas…

Que voy a hacer?

Donde lo voy a hacer?

A quien encargaré de hacerlo?

Cuando y en cuanto tiempo lo

voy hacer?

Como lo voy a hacer?

…Que me propongo realizar para lograr mis objetivos.En la empresa también hay muchas formas de lograr un mismo objetivo!!

POR EJEMPLO:Puedo vender las cien camisas

•En la calle, de puerta en puerta•En un punto de venta mío

•A los distribuidores!!

Hay muchos caminos que llevan a una misma meta!!

ANTES DE ELEGIR UNA ESTRATEGIA TENGO QUE ANALIZAR MUY BIEN LOS BENEFICIOS E INCONVENIENTES DE CADA UNA, PARA ESCOGER MEJOR

…Por eso, cuando formulo un proyecto defino las estrategias para actuar en todas las áreas de la empresa.

Comprar mas maquinas o trabajar mas tiempo en las

maquinas que tengo

Conseguir dinero para comprar mas materia

prima

Contratar mas trabajadores o hacer que

los que tengo trabajen mas tiempo

Conseguir dos nuevos distribuidores

POR EJEMPLO:El proyecto de vender cien camisas mas en el próximo mes requiere;

AREA DE PRODUCCION AREA DE FINANZAS AREA DE PERSONAL AREA DE MERCADEO

Los Planes de cada área deben estar de acuerdo con los planes de la otras áreas para que haya armonía y lo planeado se pueda realizar!!

POR EJEMPLO:No puedo vender mas camisas de las que puedo producir, ni puedo

producir mas de las que puedo financiar.

Claro!

además!La planeación debe ser flexible para superar los problemas que pueden presentarse en el camino… POR EJEMPLO:

Si se daña una maquina y hay que disminuir el ritmo de producción, compro menos materia prima y modifico mi plan de ventas.

LA PLANEACIÓN SE HACE Y SE REAJUSTA PERMANENTEMENTE DE ACUERDO CON LAS CIRCUNSTANCIAS

…Los criterios que miden si cada uno de los planes se ha ido realizando.

¡Muy Fácil! Para fijar mis criterios de evaluación, simplemente determino con precisión lo que

espero lograr en cada paso de lo que he planeado realizar.

POR EJEMPLO: si mis planes son: 1. Incrementar la producción en 25 camisas semanales. 2. Vender camisas semanales mas a través de los nuevos distribuidores. Mis criterios de evaluación son: 1. La producción semanal de camisas. 2. Las ventas semanales de cada uno de los nuevos distribuidores.

Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa para facilitar el logro de sus objetivos.

ESTA CLARO!!Organizar la empresa es ordenar:El espacio, tiempo, trabajo, las personas y el dinero

ZONA DEPRODUC.

ZONAADTIVA. FINANZAS

BODEGA MAT. PRIM

ventas

contabilidad“UN LUGAR PARA CADA COSA… Y CADA COSA EN SU LUGAR”…

Un tiempo para cada tarea, y cada tarea a su debido tiempo.La organización del tiempo requiere:

Una agenda para apuntar los compromisos

Tener en cuenta las prioridades

Puntualidad para alcanzar a hacer todo lo programado

Dedicación exclusiva a cada tarea

ESTA CLARO!!Si trato de hacer dos cosas al mismo tiempo, no hago ninguna de las dos…

PRODUCCION FINANZAS PERSONAL PRODUCCION

Organizar el trabajo es hacer la lista de todas las tareas que se realizan en la empresa, agrupándolas por áreas para ordenarlas de la manera mas lógica y eficiente

posible.

•Comprar materias primas

•Hacer los inventarios•Cortar las prendas•Armar las prendas•Terminar las prendas•Empacar las prendas

•Registrar las cuentas•Pagar las cuentas•Cobrar a los clientes•Conseguir préstamos

•Conseguir operarios•Entrenar operarios•Dirigir al personal•Estimular al personal•Sancionar las faltas

•Contratar publicidad•Visitar clientes•Tomar pedidos•Buscar nuevos clientes

En las empresas pequeñas una misma persona puede realizar tareas de diferentes áreas, siempre y cuando organice bien su

tiempo para dedicar un tiempo determinado a cada área.

ATENCION!!- La secuencia mas adecuada es la que permite que las cosas se hagan muy bien y en el menor tiempo posible.

Un cargo para cada persona y cada persona en su cargo!!UNIDAD DE MANDO quiere decir que cada persona recibe ordenes y le rinde

cuentas a una sola persona

ESTA CLARO!!Para que haya una buena organización, debe haber una UNIDAD DE MANDO Y UNIDAD DE DIRECCION.

Unidad de mando!!

…Que a todas las tareas estén asignadas a un responsable permanente!!

¡CLARO! En la empresa representada por las abejas si existe una unidad de mando, en cambio, con las hormigas, hoy HAY, porque nadie tiene la

responsabilidad asignada…

Estas personas no tienen autoridad para mandar a nadie ni tienen

responsabilidades concretas en el funcionamiento de la empresa porque su misión consiste únicamente en dar

una asesoría¡Por ejemplo:

los asesores de programa!

Para analizar la organización de las personas en mi empresa y

determinar si en ella hay unidad de mando y dirección, Hago un

gráfico que se llama ORGANIGRAMA

Es la distribución de los recursos de la empresa, para obtener de ellos el mayor rendimiento posible!!

¡Para aprender a organizar el dinero,

estudiare con mucho interés los temas de contabilidad y costos!

La dirección consiste en guiar y coordinar a las personas para que realicen su trabajo con entusiasmo y responsabilidad.

El buen director es un LIDER!!Líder es la persona que despierta en los demás el deseo

de imitarla o de seguirla adelante porque:*Es entusiasta* *Tiene ideas novedosas*

*Hace las cosas bien* *Esta siempre dispuesta a aprender* *Trabaja en equipo con sus colaboradores*

LA DIRECCIÓN ES LA COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES EJECUTADAS POR LOS TRABAJADORES PARA LOGRAR LOS

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

HAY DIRECTORES QUE SE PREOCUPAN ÚNICAMENTE POR LA HAY DIRECTORES QUE SE PREOCUPAN ÚNICAMENTE POR LA PRODUCCIÓN SIN PRESTAR ATENCIÓN A LAS NECESIDADES DE PRODUCCIÓN SIN PRESTAR ATENCIÓN A LAS NECESIDADES DE SUS TRABAJADORES!!SUS TRABAJADORES!!

CLARO!... Los jefes duros y autoritarios son malos directores porque los

subalternos no los quieren y les trabajan de mala gana

Y también hay algunos que se preocupan tanto por las personas

que descuidan las otras áreas de la empresa. Sin embargo, para ser buen

director hay que atender a las personas y a las demás áreas de la

empresa con igual esmero.

PERO LOS JEFES DEMASIADO CONDESCENDIENTES

TAMBIEN SON MALOS POR NO SABER MANTENER LA

DISCIPLINA DENTRO DE LA EMPRESA

…Cuatro habilidades!!!

1. Habilidad para comunicarse

2. Habilidad para motivar a los demás

4. Habilidad para tomar decisiones

3. Habilidad para ejercer la autoridad

LA COMUNICACIONEs la transmisión de un mensaje de la persona que lo envía a la

persona que lo recibe a través de un medio de comunicación.

¡La habilidad para comunicar consiste en lograr que la otra persona comprenda el mensaje tal como quise comunicárselo!

*LA BUENA COMUNICACIÓN ES LA MEJOR MANERA DE EVITAR LOS CONFLICTOS*

Noticias e informacionesInstrucciones, Ideas y

sugerencias, Solicitudes, Ordenes, Palabras de estímulo, Llamadas de

atención, etc!!

Noticias e informaciones Ideas y sugerencias

SolicitudesReclamos

Etc!!

Noticias e informaciones Ideas y sugerencias,

Indicaciones, Solicitudes, etc.

El jefe comunica:

El trabajador comunica:

El trabajador comunica: A sus compañeros:

A su jefe:

A sus trabajadores:

Es el deseo de realizar el trabajo con esmero y buena voluntad

El buen director entusiasma a sus colaboradores y logra que trabajen con gusto y responsabilidad!!

El salario es un elemento muy importante de la motivación, pero no es el único, porque el hombre tiene también otras necesidades que no se pueden satisfacer con dinero.

ESTOS ASPECTOS TAMBIEN SON IMPORTANTES DE LA MOTIVACION:

La estabilidad en el trabajo, el trato amable y respetuoso, la justicia en el manejo de los conflictos, las

oportunidades de capacitación y de progreso de la empresa, el reconocimiento y estimulo, la oportunidad de tomar parte en la toma de decisiones y en el manejo

de la empresa.

Es la capacidad de dar ordenes y hacerlas cumplir

Mi capacidad para ejercer la autoridad depende de:MIS CONOCIMIENTOS

Mis trabajadores atacarán mi autoridad si reconocen que estoy mejor preparado que ellos y confían en mi capacidad de guiarlos por un camino acertado y seguro. Por eso

tengo que hacer siempre el esfuerzo de aprender para mejorar mi nivel educativo.MI BUEN EJEMPLO

Mis trabajadores reconocerán mi autoridad si encuentran en mi cualidades dignas de admirar. Por eso tengo que tratar de corregir mis defectos y de cultivar en mi las

virtudes humanas.

LA VERDADERA AUTORIDAD ES COMO UNA FUERZA QUE IMPULSA A LOS DEMAS A SEGUIR MIS INDICACIONES O A OBEDECER MIS ORDENES

Consiste En Escoger Una Entre Varias Alternativas!!•DIRIGIR es asumir la responsabilidad de tomar

decisiones, para manejar la empresa para resolver los problemas, y para aprovechar las oportunidades.•Las decisiones son buenas cuando dan buenos

resultados y son malas cuando llevan al fracaso.•Por eso, el arte de dirigir consiste precisamente en

TOMAR BUENAS DECISIONES..

NO SORTEE LAS DECISIONES QUE DEBE TOMAR…

…TODAS LAS DECISIONES TIENEN CONSECUENCIAS; POR ESO ES TAN

IMPORTANTE APRENDER A TOMARLAS BIEN!

La información completa, exacta y

actualizada sobre la empresa, sobre el medio que la rodea y sobre la realidad del país es la clave del éxito en la toma de decisiones…

Es la comparación de los planes con los resultados para verificar si se han cumplido y para corregir las desviaciones en la realización de los proyectos.

El control consiste en realizar las siguientes actividades:

1. RETOMAR LAS METAS QUE SE HAN ESTABLECIDOLas metas son los proyectos expresados de tal manera que su realización se pueda comparar con un punto de referencia concreto. POR EJEMPLO: La meta es reducir al 5% el desperdicio de la materia prima utilizada. El consumo de materia prima es el punto de referencia con el cual comparo el desperdicio para verificar si he logrado la meta.

2. RECOGER INFORMACION SOBRE LOS RESULTADOSLa información es el conjunto de datos necesarios para verificar el cumplimiento de las metas. POR EJEMPLO: Mantener el registro actualizado del desperdicio y del consumo de

materia prima.

3. COMPARAR LAS METAS CON LOS RESULTADOSEs la comparación permanente de las metas con las relaciones para verificar hasta que punto se están logrando.

POR EJEMPLO: Cada semana averiguo cuánta materia prima utilicé y cuanta desperdicié para comparar el porcentaje con la meta del 5%.

4. CORREGIR LAS DESVIACIONESEs el análisis de las causas por las cuales no se cumplen las metas para

corregirlas inmediatamente.POR EJEMPLO:

El nuevo cortador no sabe colocar bien los moldes; hay que entrenarlo para que aprenda a hacerlo correctamente.

MA VALE PREVENIR QUE LAMENTAR….EL MEJOR CONTROL ES EL QUE COMIENZA A

APLICARSE DESDE EL COMIENZO DEL PROCESO

MATERIAL DISEÑADO POR: DAVID AJANEL Y

THELMA CÀCERES Muchas gracias