Proceedit 20110409 PresentacióN Servicio Cloud Computing Doc Mining
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“the BPM process’ factory”
Versión 01 Presentación DocMining 1
Presentación DocMining
Servicio end-to-end en cloud computing para la
captura, catalogación, procesado, almacenamiento
y recuperación semántica de documentos
“the BPM process’ factory”
“the BPM process’ factory”
Gestión del ConocimientoSituación Actual y Retos Planteados
� Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización.
� Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o quegenera.
� Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados yformalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control de copias de documentos.
� Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de forma noreglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior.
� Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no permitenbúsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los mismos.
� Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa está fuera,en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el dominio privado y en elpúblico.
� Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo enel momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que dispongan.
� Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué.
� Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no deseados. Escomplejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de desastre.
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Consecuencia
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Gestión Documental
¡Caos!
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Razones para un Posible Fracaso
� En general, las implantaciones de aplicaciones de Gestión Documental son complejas, producenun elevado rechazo al cambio y su éxito es sólo parcial, cuando no son abandonadas al cabo depoco tiempo.
� En proceedit creemos que dichas dificultades pueden ser debidas a varias causas:� No abordar con el suficiente rigor de análisis la complejidad del mundo documental en toda su extensión, con lo
cual, en la operativa diaria, surgen situaciones no previstas que se resuelven de forma no estructurada por lospropios usuarios, lo que introduce “ruido” en el sistema.
� Pretender imponer a todos los tipos de documentos una única estructura de MetaDatos y procesos detratamiento.
� Confiar en que los usuarios seguirán y aplicarán de forma manual las normas de etiquetado y almacenamiento dedocumentos establecidas, lo que provoca ya sea por errores, falta de formación y/o poca voluntad de seguir lanorma, caos en el almacenamiento y por tanto en la recuperación de los documentos.
� Permitir que los usuarios sigan recibiendo emails y sus documentos adjuntos de forma directa sin un tratamientoprevio.
� Permitir que los usuarios sigan guardando sus documentos en repositorios locales.
� No prever el tratamiento integral de los documentos en un único punto de entrada sea cual sea la fuente o elcanal origen del documento, y en un único punto de distribución sea cual sea el destino y canal de envío delmismo.
� Adaptar el tratamiento de los documentos a la funcionalidad que provee la herramienta de Gestión Documental yno al revés, adaptar la herramienta o dotar a la solución de aplicaciones complementarias para que, en suconjunto, se ajusten a las necesidades del Cliente.
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Bases para una Solución Efectiva
� En proceedit creemos que las bases para una solución efectiva para laimplantación de un sistema de Gestión Documental, deben dar respuesta a lossiguientes puntos:
� Definición de la estructura documental:
� Tipologías de Documentos, definidas por un Thesaurus estructurado de n niveles.
� Ontología de cada Tipo de Documento, proveyendo un conjunto estructurado de MetaDatos de contenido semántico.
� Máscaras de Etiquetado normalizado de documentos por Tipo de Documento y Cliente.
� Modelo de Datos.
� Catalogación de:
� Fuentes y canales posibles orígenes de documentos por tipos.
� Destinos y canales de distribución de documentos por tipos.
� Automatización de Procesos:
� Procesos generales de gestión de los documentos, comunes para todos los tipos de documentos.
� Procesos particulares de tratamiento de documentos según su tipo.
� Definición de políticas de:
� Permisos.
� Versionado
� Copias.
� Archivo local.
� Provisión de sistemas físicos de:
� Captura e ingreso.
� Archivo y custodia.
� Recuperación.
� Distribución.
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Solución a los Retos Planteados
� DocMining, un servicio end-to-end de gestión integralautomatizada de documentos y metadatos asociados,gestionado en modalidad Cloud Computing, que integra sietetecnologías distintas en un solo entorno operativo, unicidad deservicio y con una facturación mensual unificada:
1. CeN - Virtualización de redes.
2. Gidoc – Escaneo, OCR, clasificación y extracción automatizadas.
3. proceedit - Procesos BPM y conectores.
4. Ultimus - Plataforma BPMS.
5. Axional – Pasarela procedimental-transaccional (BPM<>ERP).
6. Genexus - Conexión con las aplicaciones corporativas.
7. gnoss - Red social corporativa y gestión documental 3.0.
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Gestión Documental Tradicional
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Repositorio A Repositorio B Repositorio … Repositorio N
MD
Seguridad basada en Repositorio, no a nivel de
Ítem
MD MD MD
Hay que seleccionar en qué Repositorio guardar
el Documento
Recuperación de documentos cerrada, a través de Repositorios, Filtros sobre Metadatos,
Bandejas y Vistas
Estructura de MetaDatosAsociada a Repositorio
=> Repositorio = Tipo de Documento
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Gestión Documental Semántica
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Repositorio Único Web 3.0
MD
Seguridad basada a nivel de Ítem
MD
Recuperación semántica de documentos abierta a todo lo publicado en la
Web 3.0
Búsqueda Semántica sobre MetaDatos Estructurados
Los Documentos se guardan todos en un único Repositorio Documental
Estructura de MetaDatosAsociada a Tipo de
Documento
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Proceso Documental Unificado
Fuente
Ingreso
Catalogación
Archivo
Tratamiento
Distribución
Recuperación Semántica
Publicación
Destino
Área Procedimental
Área Social
Web 3.0
Red Corporativa
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Intranet y ExtranetPortal WebPublicaciónBúsqueda SemánticaGestión Documental
Ingreso de DocumentosEscaneo y OCRProcesos BPMIntegración con ERP’sDistribución y Custodia
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Procesos Generales
Versión 01 Presentación DocMining
Captura e Ingreso
Extracción y Clasificación
Archivo y Custodia
Recuperación
2
5
6
10
Procesado BPM3
1
Distribución7
Captura unificada automática desde cualquier fuente y canal de ingreso (email, correo, fax, ofimática, aplicación, disco, …) e ingreso del documento en un único punto
Escaneado, OCR, clasificación por tipo, extracción de MetaDatos estructurados por tipo de documento, preetiquetado y precatalogación automáticos
Archivo y custodia automatizados, unificados, seguros y a prueba de desastres de los soportes digitales y físicos del documento.
Recuperación asistida, inteligente y flexible, por tipo y significado del contenido del documento, desde cualquier lugar, momento y dispositivo de acceso.
Procesado del documento con Procesos BPM ad-hoc según tipología del documento (edición, revisión, aprobación, validación, asignación, contabilización, …)
Distribución automatizada y centralizada del documento, sus originales y sus copias, desde un único punto a cualquier destino y por cualquier canal
Etiquetado y Catalogación4
Etiquetado normalizado y catalogación automatizada definitivas del documento por tipo de documento.
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Versión 01 Presentación DocMining 11
Procesos
Procesos
Tecnologías Implicadas
CeN
Gidoc
proceedit
Ultimus
Axional
Genexus
gnoss
Fuente
Escaneado ����
Planificación de Actividades Relacionadas con Documentos ���� ����
Creación, Edición, Revisión y Aprobación ���� ����
Recuperación Semántica ���� ���� ����
Captura de Documentos ���� ���� ����
Tratamiento
OCR, Clasificación y Extracción de Contenido ����
Catalogación y Etiquetado ���� ����
Validación, Asignación, Aprobación y Contabilización de Documentos Contables ���� ���� ���� ����
Archivo, Publicación y Distribución ���� ���� ���� ����
“the BPM process’ factory”
Proceso de Captura Unificada - Diagrama
Versión 01 Presentación DocMining 12
����
����
email + documentos adjuntos
carta + documentos adjuntos
Fax
gnoss
Discos
����
Escaneado
����
Aplicación
����
Proceso de Ingreso
Internet Web 3.0
��������
ficheros de voz / SMS
Conversión a email
Ofimática
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Procesos de Ingreso - Automatización
Versión 01 Presentación DocMining 13
Extracción del Contenido + Datos y Relaciones Asociados
Definición de la Tipología (Área, Clase, Tipo y Frecuencia)
Aplicación de Plantillas, Estilos
Factura a Cliente, Factura de Proveedor, Albarán de Entrega, Pedido, Extracto Bancario, Recibo Bancario, Nómina, Albarán de Transporte, Contrato, Informe de Actividad Mensual , Listado de Clientes, Liquidación de Intereses, Extracto de Cuenta, Aviso de Impago, Análisis de Riesgo, Notificación de Inspección, …
EsquemasContenidos
gnoss Deduplicación, Versionado, Copiado, Etiquetado y Archivo
Dominio Origen, Dirección Correo Origen, Teléfono Origen, Fecha Envío, Canal Recepción, Soporte, Documentos Adjuntos, Tamaño, Extensión, Número de Páginas, …
Estándares gnoss
Extracción
Definición
Estandarización
Deduplicación
Inferencia de Metadatos del Contenido y de Datos y Relaciones AsociadosDiccionarios
Inferencia
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Deduplicación
Versión 01 Presentación DocMining 14
Nombre
Distinto
Nombre
Igual
Contenido Distinto
Presentación DocMining
1. Normalizar Nombres
2. Generar Documentos Distintos
Contenido Igual
1. Normalizar Nombre
2. Generar Copias
1. Normalizar Nombre
2. Unificar Documentos
3. Generar Copias
1. Normalizar Nombres
“the BPM process’ factory”
Estrategias de Archivo y Recuperación
Versión 01 Presentación DocMining 15
Repositorio Local
Captura
Normalización
Copia Local
Copia Central
Copia Remota
Custodia Física
Repositorio Centralizado
Almacén Físico
Recuperación
Repositorio Remoto
Opcional, no recomendado
Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación de desastres
Original para Auditorías e inspecciones
Repositorio Transaccional
Imagen, sólo para consulta
Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación semántica
Imagen o fichero para consulta, edición y reenvío
Imagen más MetaDatos o fichero. Altamente recomendable como medida adicional de seguridad
Imagen o fichero
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DocMining
����
����
Plataforma Tecnológica
Versión 01 Presentación DocMining 16
Gidoc Ultimus
proceedit
gnossAxional / GenexusCeN
RastreoCapturaLimpieza
Escaneado Extracción Ingreso
Edición Revisión
Aprobación
Contabilización Archivo
Recuperación
Archivo PublicaciónRecuperación
DistribuciónCustodia
Recuperación
Usuarios Procedimentales
Comprobación Validación Asignación
����
����
Usuarios Externos
Usuarios Transaccionales
LinkedOpen Data
Documentos en Discos del Cliente
Documentos en email y correo
DeduplicaciónNormalizaciónCatalogación
Usuarios Colaborativos
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Conectores
Versión 01 Presentación DocMining
Procesos BPM
Gidoc gnoss
Axional
CeNInvocación de Instancias de procesos para el Ingreso de Documentos (Imagen, Tipo y
Metadatos)
Captura de Documentos (Ficheros) desde discos locales y remotos
Recuperación de Información Corporativa requerida para
Clasificar, Etiquetar, Catalogar y Procesar los documentos
Distribución de Documentos (Ficheros) Etiquetados, Versionados y
Normalizados a discos remotos
Gestión (altas, bajas, modificaciones y consultas) de Entidades (Usuario,
Comunidad, Documento, Thesaurus, Ontología, Etiquetas, …)
Recuperación Semántica de documentos, simultáneamente desde
la red corporativa y la web 3.0
Contabilización automática e Ingreso de imágenes de documentos
contables
ERP’s
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MetaDatosEstructurados del Documento B
MetaDatosEstructurados del Documento A
Búsqueda Semántica
Versión 01 Presentación DocMining
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Búsqueda Semántica
Proceso de Catalogación
Relaciones Inferidas entre Documentos
Proceso de Catalogación
1 2
3
4
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Tipología
Versión 01 Presentación DocMining
Estructura de Catalogación Documental - 1
Clase
Tipo
Frecuencia
Asociado a la naturaleza, función o acción del documento: Comprobante, Extracto, Liquidación, Envío, Propuesta, …
Asociado a la entidad o acción documentada: Ingreso, Cuenta, Interés, Reunión, …
Asociado al ritmo en que se produce: Diario, Semanal, Mensual, Anual, (Puntual), Período, … Si es puntual, no se informa.
ÁreaIndica a qué área principal de la Organización pertenece o afecta el documento
OrigenFecha
Creador
OriginadorIdentificador de la Organización en la que se origina el documento
Identificador del creador, persona o aplicación, creador del documento.
1
19
DestinoDestinatario
Fecha
Destino
Indica el momento o periodo que cubre el contenido del documento: Fecha, Período, Puntual, …
Identificador de la Organización destinataria del documento.
Identificador de la Persona de la Organización destinataria del documento.
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Versionado
Sujeto
Versión 01 Presentación DocMining
Estructura de Catalogación Documental - 2
Versión
Copia
Idioma
Asociado a la evolución del documento, expresado en 1,2 o 3 niveles: 00.01.12
Asociado a la distribución del documento: Borrador, Original, Original Firmado, Copia, …
Periodo
Idioma del contenido del documento (código ANSI de dos letras): SP Español, EG Inglés, …
Indica el momento en que se ha generado o el periodo que cubre el contenido del documento: Fecha, Período, Puntual, …
Sujeto
Entidad
Indica la Categoría de Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el documento: Cuenta, Cliente, Cartera, Proveedor, Proyecto, Pedido, Contrato, …
Identificador de la Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el documento: No. de Cuenta, Código de Cliente, Número de Cartera, Proveedor, Referencia de Proyecto, Código de Pedido, …
1
20
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Etiquetado de Documentos - Ejemplos
Versión 01 Presentación DocMining 21
proceedit jmc 20110326 MKT Presentación de Empresa SP01O
proceedit AXN 20110326 Cliente - Cuenta 2010022200000 - FN Extracto Mensual de Cuenta - 201103SP01O
proceedit 20110326 Proveedor - Proyecto Migración de Datos – PY Respuesta a Solicitud - SP01O
Documento generado por persona
Documento generado por aplicación
email saliente
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Modelo de Datos
Versión 01 Presentación DocMining 22
FechaPeriodoRevisiónRepositorio OrigenRepositorio destinoTipo de GeneraciónSoporte
Documento
Área Documental
Clase
Tipo
Frecuencia
Organización
Creador
Entidad SujetoIdioma
Persona
Ejemplar
Aplicación
Documento
ProveedorCuentaClienteCartera
Copia
B BorradorO OriginalO Original FirmadoC0 Copia 0C1 Copia 1
Origen
Destino
Destinatario
Acciones Requeridas
Roles para Acciones
Acciones
EstadosRepositorio OrigenRepositorio DestinoControl de VersionesNiveles de VersiónControl de CopiasFracción TiempoAcuse de reciboFirma Destinatario
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Versión 01 Presentación DocMining 23
Configuración
� En la Fase de Configuración deberían detallarse los distintos Áreas Documentales,Clase, Entidades y Tipos de Documentos a manejar por el sistema:� Áreas:
� CM Comercial.
� AM Administración.
� CP Compras.
� MK Marketing.
� PD Producción.
� LG Logística.
� MT Mantenimiento.
� CL Calidad.
� OP Operaciones.
� IG Ingeniería.
� CT Construcción.
� FN Finanzas.
� ID Investigación.
� PY Proyectos.
� …
� Clases:� Presentación.
� Propuesta.
� Extracto.
� Pedido.
� Albarán.
� Factura.
� Informe.
� Recibo.
� Comprobante.
� Certificado.
� Memorando.
� Acta.
� Comunicado.
� Alta.
� Baja
� Tipos:� Presentación de Empresa.
� Factura de Proveedor.
� Extracto de Cuenta.
� Propuesta de Reunión.
� Estudio de Mercado.
� Envío de Documentos.
� Ficha de Contacto.
� Alta de Paciente.
� Acta de Reunión.
� Albarán de Entrega.
� Lista de Clientes.
� …
� Análisis.
� Estudio.
� Envío.
� Resumen.
� Valoración.
� Tasación.
� Comunicado.
� Tarea.
� Ficha.
� Imagen.
� Vídeo.
� Foto.
� Fichero
� Lista.
� …
� Entidades:� Empresa.
� Proveedor.
� Cuenta.
� Reunión.
� Mercado.
� Documentos.
� Contacto.
� Paciente.
� Reunión.
� Entrega.
� Clientes.
� Intereses.
� MIFID.
� Posición.
� …
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Versión 01 Presentación DocMining 24
Información Asociada a Documento
� Área Documental.
� Clase de Documento.
� Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …).
� Tipo de Documento.
� Máscara para construir el Título.
� Organización Origen.
� Creador (Sistema, Empleado).
� Generación (manual, automático).
� Frecuencia de generación.
� Acciones requeridas (Generación, Edición, Revisión, Aprobación, …).
� Actores requeridos (Generador, Editor, Revisor, Aprobador).
� Soporte.
� Repositorio origen.
� Repositorio destino.
� Destino o destinos.
� Versionado (Sí/No).
� Niveles de Versionado.
� Estados Posibles.
� Control de copias (Sí/No).
� Fracción temporal (Día, Hora, Minuto, Segundo, …).
� Requiere firma Destinatario (Sí/No).
“the BPM process’ factory”
Versión 01 Presentación DocMining 25
Información Asociada a Ejemplar
�Elemento:� Área Documental.
� Clase de Documento.
� Tipo de Documento.
� Frecuencia.
� Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …)
� Título.
� Tipo de generación.
� Soporte.
� Ruta repositorio origen.
� Ruta repositorio destino.
�Versión:� Acción.
� Actor.
� Fecha.
� Periodo.
� Versión.
� Estado.
�Copia:� Destino.
� Fecha.
� Permisos.
“the BPM process’ factory”
Todo en 1
Versión 01 Presentación DocMining 26
Acceso a Comunidades, Aprendizaje Informal, Blogs, Buscadores, Búsquedas Facetadas, Búsquedas Facetadas sobre Catálogo, Búsquedas Razonadas, Catálogos Semánticos, Categorías, Cloud Computing, Comunicación Corporativa Centralizada, Contabilización Automatizada de Documentos Contables, Contextos Documentales, Comunidades Privadas, Comunidades Públicas, Conectores, CRM Social, Currículum
Multinivel, Dafos Online, Data Interoperability, Data Portability, Debates, Deduplicación, Directorio, Documentos, Document Mining, e-Commerce, Entornos Colaborativos, Escaneo de Documentos, Escritorio Virtual, Etiquetas, Extranet, Generadores de Contexto, Generador de Contenidos Semánticos, Gestión de
Identidad, Gestión del Conocimiento, Gestión Documental, Gestión del Talento, Gestor de Contenidos Semánticos, Grupos de Interés, Herramientas de Autor, Imágenes, Integración con Pasarelas de Pago, Identidad Múltiple, Intranet, Linked Open Data, Lobby Research, LOD, LOPDP, Márketing Semántico, Márketing On-line, Mensajería, Networking, NewsLetters, OCR, PayPal, Pensamiento Colectivo, Plataforma BPMS, Portal Web, Posicionamiento en Buscadores, Preguntas, Procesos BPM, Redes
Enlazadas, Redes de Contactos, Red Social Corporativa, Reputación On-line, SaaS, Semántica Social, SemCMS, Subscripciones/RSS, Trabajo Concurrente, Venta On-line, Versionado, Vídeos, Virtualización de redes, Web 3.0, Web Corporativa, Web de
Datos Estructurados, Web Semántica, Widgets, Wikis, …
. DocMining
“the BPM process’ factory”
Sistema de Facturación
Versión 01 Presentación DocMining 27
Usuarios:• Nominativos Procedimentales
• Nominativos Colaborativos
• Concurrentes Transaccionales
Actividad:• Imágenes Ingresadas
• Tráfico por Nodos• Consultoría de Implantación
Capacidad:• Volumen de Datos
• Volumen de Documentos
Equipos:• Nodos.• Accesos• Escáneres
### €/mes
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Versión 01 Presentación DocMining 28
Parámetros de Facturación
Facturación Importe Cuota (€/mes)
Parámetro Unidad CeN Gidoc proceedit Ultimus Axional gnoss
Usuarios Nominativo Procedimental Usuario 90 90
Nominativo Colaborativo Usuario 9
Concurrente Transaccional Usuario 360
Equipos
Nodo CeN Acceso Simple Equipo 18
Nodo CeN Acceso Múltiple Equipo 90
Acceso CeN Equipo 18
Escáner A4 Equipo 180
Escáner A3 Equipo 900
Actividad
Imagen ingresada 100 Imágenes 9
Tráfico por Nodo CeN 100 Gbps 4
Consultoría de Implantación 100 Horas 270
Capacid
ad
Volumen de Datos 100 GBytes 90 90 90 90 90 90
Volumen de Documentos 100 GBytes 90
“the BPM process’ factory”
Versión 01 Presentación DocMining 29
Presupuesto para Cliente
Partidas Importe Cuota (€/mes)
Parámetro Unidad Cantidad Unitario Total
Usuarios Nominativos Procedimentales Usuario 180
Nominativos Colaborativos Usuario 9
Concurrentes Transaccionales Usuario 360
Equipos
Nodos CeN Simples Equipo 18
Nodos CeN Múltiples Equipo 18
Accesos CeN Unidad 18
Escáneres A4 Equipo 180
Escáneres A3 Equipo 900
Actividad Imágenes ingresadas 100 Imágenes 9
Tráfico por Nodos 100 Gbps 9
Consultoría de Implantación 100 Horas 270
Capaci
dad
Volumen de Datos y sus copias 100 GBytes 90
Volumen de Documentos y sus copias 100 GBytes 90
Total Cuota Mensual (€/mes) >
“the BPM process’ factory”
Razones para el Éxito
Versión 01 Presentación DocMining 30
Único Punto de Entrada
Catalogación Automática
Búsqueda Semántica
Único Punto de Distribución
Repositorio Unificado
Rastreo y Captura Automatizada
1
2
3
4
5
6
“the BPM process’ factory”
Ventajas
Versión 01 Presentación DocMining 31
Reduce esfuerzo, tiempo y costes directos (copia, archivo, distribución) de gestión de los documentos y elimina los costes de mantenimiento de sistemas
propios para el soporte de la gestión de los mismos.
Facilita la formación de los empleados y la adquisición, recuperación semántica y distribución del conocimiento, tanto de origen interno como
externo, dentro de la Organización y hacia sus terceros
Todos los procesos de tratamiento de los documentos son normalizados, formalizados y automatizados, lo que permite evitar errores, supervisar por
excepción y trazar el proceso de cada documento.
Se unifica y se reduce el riesgo de pérdida de información ya que todos los documentos residen en un único repositorio centralizado con los máximos
niveles de seguridad de acceso y recuperación
Ahorro
Conocimiento
Control
Seguridad
1
2
4
5
Permite que los documentos publicados por la Organización sean accesibles a través de la web 3.0 y se posicionen de forma natural en la primera página de
Google posicionando y dando reputación a la Organización, sin esfuerzo
Visibilidad3
La que proporciona el servicio Cloud Computing de la solución, de pago estrictamente variable, por uso, sin altas, sin permanencias, sin consumos
mínimos, sin barreras ni de entrada ni de salida
Flexibilidad6
Todos los servicios proporcionados por un solo proveedor, con un solo interlocutor comercial, un único contrato, un único implantador de la solución,
una sola factura y un único centro de soporte a los usuarios
Simplicidad7
“the BPM process’ factory”
Versión 01 Presentación DocMining 32
Para más Información
� Josep Mª Cos
� Fijo: 00 34 933 906 706
� Móvil: 00 34 660 193 163
� Skype: jmcos.proceedit
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Versión 01 Presentación DocMining 33
Agradecimiento
¡Gracias por su atención!