PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACION DE RECURSOS DEL …

PRESENTACIÓN DE PROPUESTA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL FONDO

DE SOLIDARIDAD PARA SUBSIDIOS Y REDISTRIBUCIÓN DE INGRESO FSSRI

INTEGRANDO EL SOFTWARE SISEG (SISTEMA DE INFORMACIÓN DE

SUBSIDIOS DE ENERGÍA Y GAS).

EDWIN ALBERTO BAEZ SILVA

JULIO CESAR DUQUE AREVALO

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA

PROYECTO CURRICULAR INGENIERÍA ELÉCTRICA BOGOTÁ D.C.

2018

PRESENTACION PROPUESTA DEL PROCEDIMIENTO PARA FSSRI INTEGRANDO EL SOFTWARE SISEG

2

PRESENTACIÓN DE PROPUESTA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL FONDO

DE SOLIDARIDAD PARA SUBSIDIOS Y REDISTRIBUCIÓN DE INGRESO FSSRI

INTEGRANDO EL SOFTWARE SISEG (SISTEMA DE INFORMACIÓN DE

SUBSIDIOS DE ENERGÍA Y GAS).

Trabajo de pasantía presentado como requisito para optar al título de: INGENIERO ELÉCTRICO

Presentado por:

EDWIN ALBERTO BAEZ SILVA

CÓDIGO: 20071007005

JULIO CESAR DUQUE AREVALO

CÓDIGO: 20132007011

Director Interno: M.SC, JAIME PEÑA RODRÍGUEZ

Director Externo: I.E., GERMAN GONZALEZ SILVA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA

PROYECTO CURRICULAR INGENIERÍA ELÉCTRICA BOGOTÁ D.C.

2018


3

CONTENIDO

pág. GLOSARIO DE TÉRMINOS ........................................................................................................... 5

ÍNDICE DE IMÁGENES ................................................................................................................ 7

ÍNDICE DE TABLAS ..................................................................................................................... 8

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 9

OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 10

GENERAL ................................................................................................................................... 10

ESPECÍFICOS .............................................................................................................................. 10

METODOLOGÍA ............................................................................................................................. 10

2 MARCO REFERENCIAL ...................................................................................................... 11

2.1 ANTECEDENTES ................................................................................................................. 11

3 MARCO NORMATIVO ....................................................................................................... 13

4 ANÁLISIS DE LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL SISEG ....................................................... 15

4.1 CARGUE TRIMESTRAL ........................................................................................................ 15

4.2 PROYECCIÓN ..................................................................................................................... 16

4.3 DISTRIBUCIÓN ................................................................................................................... 16

4.4 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO ........................................................................................ 16

4.5 RENDIMIENTOS FINANCIEROS .......................................................................................... 16

5 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL FSSRI PARA EL SIN INTEGRANDO LAS FUNCIONES

DEL APLICATIVO SISEG............................................................................................................. 17

5.1 ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL PARA PAGO DE SUBSIDIOS............................ 17

5.2 DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS PARA EL PAGO DE SUBSIDIOS. .......................................... 21

5.3 VALIDACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS CUENTAS DE SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES. ..... 23

5.4 CÁLCULO DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS E INTERESES. ............................................... 26

5.5 SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES. ............................... 27

6 RESULTADOS ALCANZADOS .............................................................................................. 30

7 ANÁLISIS DE RESULTADOS ................................................................................................ 31

7.1 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DEL ANALISIS DEL PROCEDIMIENTO ACTUAL

DEL FSSRI ....................................................................................................................................... 31

7.2 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DE LA INVESTIGACIÓN Y EVALUACION DE LAS

FUNCIONES DEL APLICATIVO SISEG. ............................................................................................. 31


4

7.3 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DE LA MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PARA LA ADMINISTRACION DEL FSSRI AL INCLUIR LAS FUNCIONES DEL SISEG ........................... 32

8 EVALUACIÓN Y CUMPLIMENTO ........................................................................................ 34

9 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................ 35

BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................... 36

ANEXOS .................................................................................................................................. 36


5

GLOSARIO DE TÉRMINOS

FSSRI SECTOR ELÉCTRICO: Fondo de Solidaridad Para Subsidios y Redistribución de Ingresos, el cual

es un fondo cuenta especial que permite administrar y distribuir los recursos asignados del

Presupuesto Nacional, destinados a cubrir los subsidios del servicio público domiciliario de energía

eléctrica a los usuarios de menores ingresos.1

ADMINISTRACION DEL FONDO: Son Actividades de diseño, proyección y distribución de los recursos

y de validación de las conciliaciones trimestrales de subsidios otorgados y contribuciones

facturadas, así como la actualización de normatividad para la operación de dicho fondo. ¹

BALANCE (O CONCILIACIÓN) TRIMESTRAL: Información reportada trimestre vencido por las

Empresas de Servicios Públicos, E.S.P. al Ministerio de Minas y Energía, en la que relacionan los

aportes públicos, los subsidios otorgados, las contribuciones facturadas a los usuarios del servicio

de energía eléctrica, los excedentes de contribuciones recibidas y/o giradas a otros

comercializadores y de los aportes públicos en la cual aplican la normatividad vigente. ¹

CONTRIBUCIÓN DE SOLIDARIDAD: Es un recurso público nacional y su valor resulta de aplicar el

factor de contribución que determina la ley y la regulación, a los usuarios pertenecientes a los

estratos 5 y 6 y a los industriales y comerciales, sobre el valor de prestación del servicio de energía

eléctrica. Es el valor que el usuario paga al comercializador de energía eléctrica sobre el costo del

servicio de energía eléctrica, destinado a financiar parte de los subsidios por menores tarifas

otorgados a los usuarios de menores ingresos. ¹

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS (E.S.P.): Según el artículo 17° de la ley 142 de 1994, son todas

aquellas sociedades por acciones cuyo objeto es la prestación de los servicios públicos que trata la

anterior ley, por ejemplo, el servicio de energía eléctrica. 2

EMPRESA DEFICITARIA: Es aquella Empresa de Servicios Públicos, E.S.P., que al realizar el balance

trimestral de las cuentas de subsidios otorgados, contribuciones facturadas, excedentes de

contribución recibidos de otros comercializadores y de los aportes públicos, presenta un déficit

(balance negativo), el cual podrá ser cubierto con los recursos del Presupuesto General de la Nación,

PGN (eventualmente también pueden ser cubiertos con recursos de los presupuestos

departamentales, distritales o municipales) o con recursos del FSSRI. ¹

EMPRESA SUPERAVITARÍA: Es aquella Empresa de Servicios Públicos, E.S.P., que al realizar el

balance trimestral de las cuentas de subsidios otorgados, contribuciones facturadas, excedentes de

contribución recibidos de otros comercializadores y de los aportes públicos, presenta un superávit

(balance positivo), el cual deberá ser transferido al FSSRI sector eléctrico en los términos

establecidos en la normatividad vigente. ¹

FUENTES PARA PAGO DE SUBSIDIOS: El rubro presupuestal de “Distribución de Recursos para el

pago de Menores Tarifas del sector Eléctrico” cuenta con las siguientes fuentes de recursos:

1. Presupuesto General de la Nación, Recursos Corrientes.

1 Definición tomada del Documento” Procedimiento para la Administración del Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos del Sector Eléctrico - FSSRI” Versión 2016. 2 Artículo 17° de la Ley 142 de 1994.


6

2. Recursos provenientes de los excedentes de las empresas superavitarias a través del Fondo

de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos, Fondo Especial Subsidio y

Redistribución de ingresos. ¹

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA: El Ministerio de Minas y Energía es una entidad pública de

carácter nacional del nivel superior ejecutivo central, cuya responsabilidad es la de administrar los

recursos naturales no renovables del país asegurando su mejor y mayor utilización; la orientación

en el uso y regulación de los mismos, garantizando su abastecimiento y velando por la protección

de los recursos naturales del medio ambiente con el fin de garantizar su conservación, restauración

y el desarrollo sostenible, de conformidad con los criterios de evaluación, seguimiento y manejo

ambiental, señalados por la autoridad ambiental competente.3

IPC: El Índice de Precios al Consumidor o IPC, es un número sobre el cual se acumulan a partir de un

periodo base las variaciones promedio de los precios de los bienes y servicios consumidos por los

hogares de un país, durante un periodo de tiempo.4

SISEG: El Sistema de Información de Subsidios de Energía y Gas, es el sistema de información web

que permite a los usuarios encargados de las Direcciones de Energía Eléctrica e Hidrocarburos, hacer

la verificación de los subsidios otorgados y las contribuciones recaudadas por las E.P.S. de energía y

de gas combustibles.5

SISTEMA INTERCONECTADO NACIONAL - SIN: Es el sistema compuesto por los siguientes elementos

conectados entre sí: las plantas y equipos de generación, la red de interconexión, las redes

regionales e interregionales de transmisión, las redes de distribución, y las cargas eléctricas de los

usuarios.6

SOLIDARIDAD Y REDISTRIBUCION DEL INGRESO: Criterio que establece las medidas para otorgar

subsidios a los usuarios de menores ingresos, los cuales pueden ser cubiertos con recursos

provenientes del presupuesto de la Nación y de las entidades territoriales o de las contribuciones

establecidas por la ley. ¹

SUBSIDIO: Diferencia entre lo que se paga por el servicio, y el costo de éste, cuando tal costo es

mayor al pago que se recibe. ¹

USUARIO: Persona natural o jurídica que se beneficia con la prestación de un servicio público, bien

como propietario del inmueble en donde este se presta, o como receptor directo del servicio. A este

último usuario se denomina también consumidor. ¹

VALIDACION DE LAS CONCILIACIONES: Revisión y aceptación del balance trimestral reportado por

las empresas, relacionado con los subsidios otorgados y las contribuciones facturadas a sus usuarios,

teniendo en cuenta la normativa vigente. ¹

ZONAS NO INTERCONECTADAS - ZIN: Área geográfica en donde no se presta el servicio público de

electricidad a través del Sistema Interconectado Nacional. ¹

3 Ministerio de Minas y Energía, Página oficial, "El Ministerio". https://www.minminas.gov.co/ministerio 4 Definición tomada de la página https://www.dane.gov.co/files/faqs/faq_ipc.pdf 5 Ministerio de Minas y Energía, Aplicativo SISEG, https://siseg.minminas.gov.co/documents 6 Definición tomada del Artículo 11 de la Ley 143 de 1994


7

ÍNDICE DE IMÁGENES

Imagen 1. Página de inicio del SISEG y funciones soportadas al FSSRI.¡Error! Marcador no

definido.15

Imagen 2. Diagrama de flujo del procedimiento administrativo del FSSRI incluyendo las funciones

del SISEG. ....................................................................................¡Error! Marcador no definido.17

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8

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Resumen del marco normativo referente al Fondo de Solidaridad para Subsidios y

Retribución de Ingresos FSSRI .....................................................¡Error! Marcador no definido.13

Tabla 2 . Elaboración del Presupuesto Anual para Pago de Subsidios. ¡Error! Marcador no

definido.18

Tabla 3 . Distribución de Recursos para el Pago de Subsidios. ......¡Error! Marcador no definido.21

Tabla 4 . Validación y Seguimiento de las Cuentas de Subsidios y Contribuciones. ............. ¡Error!

Marcador no definido.24

Tabla 5 . Cálculo de Rendimientos Financieros e Intereses ............¡Error! Marcador no definido.27

Tabla 6 . Seguimiento y Verificación de subsidios y contribuciones¡Error! Marcador no definido.28

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9

Capítulo 1

1 INTRODUCCIÓN

El Estado Colombiano, con el fin de establecer factores y dar subsidios a usuarios de servicios públicos de estratos 1, 2 y 3, crean los fondos de solidaridad y redistribución de ingresos en el Artículo 89 de la Ley 142 de 1994; en el Artículo 89.3 de la Ley anteriormente nombrada se establece un fondo para los recaudos obtenidos en las facturas de energía eléctrica y gas por empresas oficiales, mixtas o privadas por concepto de superávits generados después de aplicar los factores de subsidios, esto deberá ser incorporado al presupuesto de la Nación a través del Ministerio de Minas Energía en el “Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos”, todo esto se desarrolla de conformidad al régimen económico y tarifario para las ventas de energía eléctrica establecido en el Capítulo IX de la Ley 143 de 1994 y la Ley 286 de 1996. El Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos (FSSRI) se reglamenta bajo el Decreto 847 de 2001, en el Artículo 5 se establece el procedimiento interno general que deben realizar las entidades prestadoras de los servicios públicos de energía y gas y mediante el instructivo para el reporte de las conciliaciones de subsidios y contribuciones expedido por el Ministerio de Minas y Energía en 2013 de manera específica. Hoy día, la información de subsidios se debe presentar de forma impresa debidamente certificada y en archivos digitales en Excel para que un profesional al cargo de la Dirección pueda subirlos a una base de datos Access y validar la información presentada. Actualmente el Ministerio de Minas y Energía está implementando un nuevo sistema aplicativo SISEG (Sistema de Información de Subsidios de Energía y Gas), el cual integrará los diferentes subsidios que se otorgan en la Dirección de Energía Eléctrica y la Dirección de Hidrocarburos, al igual que las proyecciones presupuestales y asignación de pago de subsidios. Al realizar la integración del nuevo sistema SISEG es necesario integrar el nuevo aplicativo a los procedimientos actuales que incluyan las nuevas funciones y actividades del mismo de conformidad al Artículo 3 del Decreto 847 de 2001.


10

OBJETIVOS

GENERAL

Establecer y documentar el cambio del procedimiento existente de validación y conciliación

de la información de los subsidios del FSSRI donde se integre el nuevo software SISEG

(Sistema de Información de Subsidios de Energía y Gas).

ESPECÍFICOS

Proponer los principales cambios que se deben realizar a partir de la revisión del

procedimiento existente del FSSRI.

Incluir en el nuevo procedimiento las principales funciones del software SISEG a partir del

análisis en el procedimiento del FSSRI.

Consolidar un procedimiento claro donde se detalle las principales funciones del software

SISEG.

Determinar los cambios que se tengan que realizar al procedimiento existente del FSSRI

incluyendo opciones de mejora.

Entregar el nuevo procedimiento donde se incluya el software SISEG.

METODOLOGÍA

Para el desarrollo del trabajo de pasantía, en primera medida se realiza un seguimiento a el

procedimiento con el cual el Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de ingresos FSSRI,

consolidaba y validaba la información por el profesional de la Dirección a cargo, ya que dicha

información tenía que ser presentada impresa debidamente certificada y en archivos electrónicos

en Excel.

Teniendo en cuenta que el Sistema de Información de Subsidios de Energía y Gas-SISEG, es

un nuevo aplicativo se identifican y analizan las principales funciones y actividades que

representen cambios en el procedimiento para Fondo de Solidaridad para Subsidios y

Redistribución de ingresos FSSRI.

Seguidamente se Integran las funciones y actividades de SISEG en el procedimiento del Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos FSSRI para la recolección, liquidación y verificación de la información de subsidios y contribuciones del sector eléctrico.

Finalmente se presenta la propuesta del procedimiento donde se integre las funciones y actividades del nuevo Sistema de Información de Subsidios de Energía y Gas-SISEG para Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de ingresos FSSRI.


11

Capítulo 2

2 MARCO REFERENCIAL

2.1 ANTECEDENTES

En el año de 1994 se crea el Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos FSSRI, mediante el Artículo 89.3 de la Ley 142 de 1994 con un régimen económico y tarifario plasmado en el Capítulo XI de la Ley 143 de 1994, esto con el fin de dar cumplimiento al Artículo 365 de la Constitución Política de Colombia donde se establece que: “Los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado. Es deber del Estado asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional” [2], por lo tanto, el FSSRI es una herramienta del Estado para lograr dicho fin en cuanto a los servicios públicos de energía eléctrica y gas.

En el Decreto 847 de 2001 se reglamentan las Leyes 142 y 143 de 1994, en relación con la liquidación, cobro recaudo y manejo de las contribuciones de solidaridad y de los subsidios en materia de servicios públicos de energía eléctrica y gas, es decir lo anterior nombrado. En el Artículo segundo se establece el FSSRI como: “Un fondo de cuenta especial de manejo de recursos públicos, sin personería jurídica, sujeto a las normas y procedimientos establecidos en la Constitución Nacional, el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación y las demás normas legales Vigentes; cuenta en la cual se incorporaran en forma separada y claramente identificable para cada uno de los servicios públicos domiciliarios de energía eléctrica y gas combustible distribuido por red física, los recursos provenientes de los excedentes de la contribución de solidaridad una vez se apliquen para el pago de la totalidad de los subsidios requeridos en las respectivas zonas territoriales” [3], además de esto en el Artículo 5 donde se establece el procedimiento interno a través de la metodología propuesta por el Ministerio de Minas y Energía, que consiste en la conciliación de las cuentas de subsidios y contribuciones de solidaridad de las entidades prestadoras de los servicios públicos mencionados anteriormente y deberá realizarse trimestralmente dentro de los dos meses siguientes a la culminación del trimestre.

Actualmente para la presentación de la conciliación, el Ministerio de Minas y Energía tiene un instructivo que toda empresa prestadora de servicios públicos de energía eléctrica y/o gas debe seguir y que consiste en presentar unos formatos básicos y que cada empresa podrá omitir aquellos que no apliquen a su operación comercial, cada formato se debe presentar como un archivo independiente con una hoja de validación que debe ser impresa y enviada con cada conciliación trimestral [4].

1. Formato 1 Conciliación Trimestral: Este formato contiene la conciliación contable del trimestre vencido de los subsidios otorgados y las contribuciones recibidas por la empresa asi como los giros recibidos y efectuados por otras empresas, el FSSRI o de la nación según aplique.

2. Formato 2 Subsidios Otorgados a Usuarios del Sector Residencial Estratos 1, 2 y 3: este formato se debe llenar con la información de facturación de los usuarios de estratos socioeconómicos 1, 2 y 3.

3. Formato 3 Contribuciones Facturadas Usuarios del Sector Residencial y No Residencial – Usuarios Regulados y No Regulados: estrato 5, estrato 6, industrial, comercial y


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provisional: este formato contiene la información de facturación de los usuarios dichos anteriormente exceptuando los usuarios exentos del pago de la contribución.

4. Formato 4 Giros Efectuados a Otros Comercializadores y al FSSRI: contiene la información de todos los giros realizados a las entidades anteriormente dichas con copia de los soportes de pago.

5. Formato 5 Giros Recibidos de Otros Comercializadores, del Presupuesto General de la Nación y del FSSRI.

6. Formato 6 Contribuyentes Exentos: en este formato se registra la información de los usuarios exentos de pago de la contribución de solidaridad.

7. Formato 7 Tarifas Aplicadas: En este formato se debe suministrar un soporte con las tarifas publicadas para cada uno de los meses reportados en el trimestre de acuerdo con lo estipulado en la Resolución CREG 186/2010.

Por otra parte, se debe elaborar una proyección anual que cubra el déficit que se presenta a causa del pago de subsidios para que el Estado gire los recursos necesarios, esta proyección se debe elaborar por cada E.S.P. y por el Ministerio de Minas y Energía, actualmente esta última proyección se debe realizar de forma manual con los datos existentes de los históricos de las bases de datos Access. La distribución de pagos a las empresas deficitarias y el cobro de los rendimientos financieros e intereses a las empresas superavitarias, también se deben realizar de forma manual.


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Capítulo 3

3 MARCO NORMATIVO

El Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingreso FSSRI, fue creado mediante las

Leyes 142 de 1994 y 286 de 1996 siendo un fondo cuenta para administrar y distribuir los recursos

asignados del Presupuesto Nacional y se rige por los decretos 847 de 2001 y 201 de 2004, donde se

establecen los procedimientos de liquidación, cobro, recaudo y manejo de los subsidios y de las

contribuciones de solidaridad en materia del servicio de energía eléctrica.

El aplicativo Sistema de Información de Subsidios de Energía y Gas SISEG fue requerido para integrar

los diferentes subsidios que se otorgan en el Ministerio de Minas de Energía en la Dirección de

Energía Eléctrica y de la Dirección de Hidrocarburos con el fin de consolidar la información de

Subsidios por menores tarifas FSSRI.

En la tabla 1, se presenta el resumen de la normativa más relevante del Fondo de Solidaridad para

Subsidios y Redistribución de Ingresos FSSRI.

Aspectos Importantes de la Normatividad del FSSRI

Ley 142 1994 (Capitulo II del Título VI)

ARTICULO 89. Establece la aplicación de los criterios de solidaridad y redistribución de ingresos. Las comisiones de regulación exigirán gradualmente a todos quienes prestan servicios públicos que, al cobrar las tarifas que estén en vigencia al promulgarse esta Ley, distingan en las facturas entre el valor que corresponde al servicio y el factor que se aplica para dar subsidios a los usuarios de los estratos 1 y 2. Igualmente, definirán las condiciones para aplicarlos al estrato 3.

Los concejos municipales están en la obligación de crear "fondos de solidaridad y redistribución de ingresos", para que al presupuesto del municipio se incorporen las transferencias que a dichos fondos deberán hacer las empresas de servicios públicos, según el servicio de que se trate, de acuerdo con lo establecido en el artículo 89.2 de la presente Ley. Los recursos de dichos fondos serán destinados a dar subsidios a los usuarios de estratos 1, 2 y 3, como inversión social, en los términos de esta Ley. A igual procedimiento y sistema se sujetarán los fondos distritales y departamentales que deberán ser creados por las autoridades correspondientes en cada caso.

Decreto 847 de 2001

El ARTÍCULO 2o. Establece la Naturaleza del Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos para los servicios de energía eléctrica y gas combustible distribuido por red física. El Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos de la Nación, Ministerio de Minas y Energía, de que trata el artículo 89.3 de la Ley 142 de 1994 y el artículo 4° de la Ley 632 de 2000 es un fondo cuenta especial de manejo de recursos públicos, sin personería jurídica, sujeto a las normas y procedimientos establecidos en la Constitución Nacional, el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación y las demás normas legales vigentes; cuenta en la cual se incorporarán en forma separada y claramente identificable para cada uno de los servicios públicos domiciliarios de energía eléctrica y gas combustible distribuido por red física, los recursos


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provenientes de los excedentes de la contribución de solidaridad una vez se apliquen para el pago de la totalidad de los subsidios requeridos en las respectivas zonas territoriales.

Decreto 201 de 2004

Los comercializadores, autogeneradores y transportadores de energía eléctrica y de gas combustible distribuido por red física, efectuarán liquidación trimestral de subsidios y contribuciones por mercado de comercialización, según definiciones 1.9, 1.10 y 1.11 del presente decreto, con corte al último día de cada trimestre calendario, teniendo en cuenta los subsidios otorgados, las contribuciones facturadas, los giros recibidos de los comercializadores no incumbentes, incluyendo los rendimientos o intereses de mora, las transferencias del Presupuesto de la Nación y/o Entidades Territoriales por pagos por menores tarifas y los giros del Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos.

Los comercializadores, autogeneradores y transportadores de energía eléctrica y de gas combustible distribuido por red física, deberán reportar al Fondo de Solidaridad - Ministerio de Minas y Energía, la conciliación trimestral de sus cuentas de subsidios y contribuciones, dentro de treinta (30) días calendario siguientes al cierre del respectivo trimestre, de conformidad con la metodología establecida por este Ministerio, anexando toda la información soporte requerida, para su validación.

El Ministerio emitirá su validación mediante comunicación escrita en el evento de no encontrar ninguna objeción. En caso contrario, los comercializadores podrán justificar las diferencias remitiendo al Ministerio la información aclaratoria dentro del mes siguiente a la fecha en la que reciba la comunicación escrita sobre el particular. Si transcurrido este plazo el Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos no recibe las aclaraciones que justifiquen la diferencia, la validación final se hará con base en la validación inicial realizada por el Ministerio de Minas y Energía, la cual quedará en firme. Este Ministerio se reserva el derecho de efectuar las auditorías respectivas cuando lo estime necesario.

En el caso de empresas que presenten un mayor superávit con la validación final, la diferencia entre el valor validado por el Ministerio de Minas y Energía y el reportado por la empresa deberá ser girada, junto con sus rendimientos, calculados de acuerdo con la tasa de corrección monetaria a partir del día siguiente del cierre del trimestre calendario respectivo, al comercializador incúmbete o al Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos, según sea el caso, de acuerdo con las instrucciones establecidas por el Ministerio de Minas y Energía

Tabla 1. Resumen del marco normativo referente al Fondo de Solidaridad para Subsidios y Retribución de Ingresos FSSRI


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Capítulo 4

4 ANÁLISIS DE LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL SISEG

Con base al análisis realizado al aplicativo Sistema de Información de Subsidios de Energía y Gas

SISEG, se logró identificar las principales actividades correspondientes al Fondo de Solidaridad para

Subsidios y Retribución de Ingresos FSSRI, en la Imagen 1 se muestra en la parte izquierda la página

de inicio al aplicativo y a la derecha la página de acceso a las funciones que soporta el SISEG al FSSRI.

Imagen 1. Página de inicio del SISEG y funciones soportadas al FSSRI.

4.1 CARGUE TRIMESTRAL

En esta función ofrece varios servicios que se listan a continuación:

Cargue de archivos: Se encarga de recolectar las conciliaciones trimestrales de las E.S.P. y

mostrar los posibles errores en los datos cargados tanto en formato como en su cálculo.

Consolidado F1: Genera de forma automática el formato 1 mencionado en los capítulos

anteriores una vez el cargue de archivos es exitoso.

Verificación de Información: Permite aprobar la información física que llega al Ministerio

por parte de las E.S.P., en este caso es el consolidado F1 que genera el aplicativo.

Aprobación de carga: Permite al profesional a cargo de la administración del FSSRI aprobar

que el cargue de la E.S.P. efectivamente fue exitoso.

Objeciones: Permite tramitar objeciones cuando la E.S.P. no está de acuerdo con la

conciliación trimestral con el Ministerio.

Extemporaneidad: Ya que el aplicativo se cierra cuando pasa el mes siguiente al trimestre a

reportar, este servicio permite que el administrador habilite el sistema para que la E.S.P.

pueda cargar la información una vez vencido el término.


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4.2 PROYECCIÓN

Las proyecciones anuales sirven para planificar los recursos que se van a necesitar para cubrir el

pago de subsidios, el aplicativo presenta los siguientes tres servicios:

Proyecciones MINMINAS: Se encarga de generar el reporte de la proyección anual para el

pago de subsidios basado en la información histórica que se ha presentado en años

anteriores.

Proyecciones Operador: Permite el cargue de la información de la proyección anual

realizada por cada E.S.P., esta información se tiene en cuenta para generar las proyecciones

del Ministerio.

Extemporaneidad: Da acceso, de ser necesario, al sistema para que la E.S.P. cargue su

proyección en caso de que el término este vencido.

4.3 DISTRIBUCIÓN

Es la función encargada en todo lo concerniente a la distribución y pago de los subsidios dados por

las E.S.P. que reportaron déficit en un trimestre dado, sus servicios son:

Deficitarias: Permite seleccionar las empresas deficitarias a las cuales se les quiere realizar

la distribución de pagos para posteriormente generar el reporte.

Generar Distribución: Genera el reporte con los montos asignados a cada E.S.P.

seleccionada en el servicio anterior.

Reporte de Pago Asignado: Permite consultar a la E.S.P. el valor que le fue asignado para el

pago de subsidios.

Pagos: En este servicio se puede consultar el estado de cuenta y los detalles de pago a las

E.S.P. según los calculados por el sistema.

4.4 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO

Cuando las empresas generan diferencias o tienen en las conciliaciones trimestrales y las

proyecciones anuales y de forma reiterativa es necesario que el Ministerio realice un seguimiento a

estas dado que de por medio hay recursos del Estado y por ende del Presupuesto General de la

Nación, esta función se encarga de identificar dichas empresas y apoyar el proceso de seguimiento

con los siguientes servicios:

Informe Reportado vs Histórico: Se encarga de identificar las empresas que requieren

seguimiento.

Verificación: Permite la selección de las empresas a las cuales se les realizara seguimiento

y el cargue de las actas de visita y documentos referentes a estas.

4.5 RENDIMIENTOS FINANCIEROS

Esta función calcula de forma automática los rendimientos financieros e intereses a las empresas

que en sus reportes fueron superavitarias en sus respectivas conciliaciones trimestrales.


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Capítulo 5

5 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL FSSRI PARA EL SIN INTEGRANDO

LAS FUNCIONES DEL APLICATIVO SISEG

El Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos es un fondo creado con el fin de

recolectar la información, liquidar y verificar las conciliaciones trimestrales de subsidios otorgados

y contribuciones facturadas del sector eléctrico, es decir, redistribuir los ingresos de las

contribuciones de los usuarios de energía eléctrica de estratos 5 y 6, industriales, comerciales y de

los recursos provenientes del presupuesto de la Nación a los usuarios de menores ingresos de forma

correcta y sin inconsistencias, por su naturaleza de manejar recursos del Estado y contribuyentes se

debe elaborar un procedimiento para su administración que incluya las nuevas funciones que

conlleva usar el aplicativo SISEG, que facilitaran su funcionamiento y permitirá tener más control de

la información y cuentas entregadas por las E.S.P. En la Imagen 2 encontramos el diagrama de flujo

del procedimiento administrativo del FSSRI incluyendo las funciones del SISEG

Imagen 2. Diagrama de flujo del procedimiento administrativo del FSSRI incluyendo las funciones del SISEG. Fuente

Autores.

5.1 ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL PARA PAGO DE SUBSIDIOS.

El primer subproceso que se requiere realizar es la elaboración del presupuesto anual, este consiste

en determinar la cantidad de dinero que se va a destinar para cubrir los déficits que se pueden

presentar en el pago de subsidios en el servicio de energía eléctrica y que se proyectan para el

siguiente año, para esto se deben tener en cuenta los históricos de los balances trimestrales de años


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pasados y también las proyecciones que realizan las E.S.P. para determinar una tendencia y evitar

posibles fraudes como errores en la asignación de recursos a las E.S.P.

FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL PARA PAGO DE SUBSIDIOS

1. Verificar la información de las empresas prestadoras del servicio público domiciliario de energía eléctrica en el aplicativo SISEG, de la estimación de subsidios y contribuciones que esperan aplicar en la siguiente vigencia y cuyos resultados se consolidan en un resumen de proyecciones de las empresas.

Coordinador o profesional encargado de la Administración del FSSRI.

2. Verificar que la información reportada por las E.S.P esté correctamente cargada al aplicativo SISEG.


3. Solicitar a las E.S.P por medio de correo electrónico o en medio físico el cargue de la estimación de subsidios y contribuciones para el año siguiente de forma correcta en el aplicativo SISEG.


Inicio

1. Verificar la información de

los Operadores de Red y

Comercializadores (E.S.P).

NO

SI 2. ¿La

información

cargada en el

aplicativo es

correcta?

1

3. Solicitar corrección de

información.


19


4. Generar el reporte de proyecciones de subsidios y de contribuciones para el siguiente año por medio de el aplicativo SISEG, teniendo en cuenta los marcos normativos y regulatorios vigentes y las estimaciones de las diversas variables como crecimiento de la demanda, crecimiento del número de los usuarios, variación del IPC, cargos de costos de prestación, porcentaje de subsidios y contribuciones, etc.


5. Verificar en el aplicativo SISEG la

información del histórico de los balances

trimestrales del subproceso distribución

de recursos para pago de subsidios.

Profesional a cargo de las E.S.P y consolida el Administrador del FSSRI o profesional encargado.

6. Verificar los balances y establecer el

total de las necesidades de recursos para

cubrir los déficits a las E.S.P. a través del

aplicativo SISEG.


7. Generar el reporte de subsidios y contribuciones por departamento por medio del aplicativo SISEG y comparar que la proyección generada con la cargada por la E.S.P. no tengan diferencias significativas en el aplicativo SISEG.


8. Definir las necesidades de recursos para pago del total de los déficits estimados y determinar el valor que se requiere de la fuente de recursos del FSSRI y de la fuente de Recursos del Presupuesto General de la Nación.

En el caso que no se cuente con la información que reportan las empresas, se podrá considerar los análisis y cálculos generados por el aplicativo SISEG.


9. Revisar el consolidado de los requerimientos de recursos para el pago de subsidios con el Director de Energía Eléctrica para su verificación y aprobación.

Director de Energía Eléctrica y Coordinador o profesional encargado de la Administración del FSSRI.

1

4. Generar la proyección de

subsidios y contribuciones.

5. Histórico de

balances

trimestrales.

6. Verificar balance

de los subsidios y

contribuciones.

7. Generar Reporte y

Comparar la Proyección

con la de la E.S.P.

8. Definir y consolidar

necesidades de

recursos

9. Revisar con el

Director de Energía

Eléctrica.

A

2


20


10. Verificar si hay observaciones.


11. Actualizar y registrar en la respectiva ficha del proyecto en el SUIFP los valores aprobados.


12. Informar a la Oficina de Planeación y Gestión Internacional para que ejecute el correspondiente procedimiento de registro en los sistemas de información de proyectos de inversión del Departamento Nacional de Planeación –DNP. Enviando los requerimientos de apropiaciones de recursos para el pago de los subsidios para la siguiente vigencia y los documentos de trabajo que determinan dichos montos resultantes, discriminando los valores con cargo al Presupuesto General de la Nación y los

que son con recursos del FSSRI, para

que se incluyan en el anteproyecto del presupuesto a cargo del Ministerio de Minas y Energía.

Oficina de Planeación y Gestión Internacional del Ministerio.

13. Verificar si hay observaciones de la

Oficina de Planeación y Gestión Internacional del Ministerio y del DNP.

Oficina de Planeación y Gestión Internacional del Ministerio.

Tabla 2. Elaboración del Presupuesto Anual para Pago de Subsidios.

El principal cambio en el subproceso de la elaboración del presupuesto anual es la inclusión del

aplicativo SISEG en la generación de los reportes automáticos del presupuesto anual ya que antes

esto se debía realizar y calcular manualmente. En consecuencia a que el aplicativo necesita los datos

históricos de los balances trimestrales y a la proyección anual que realiza cada E.S.P. de los recursos

SI

NO

10. ¿Hay

observaciones

?

11. Actualizar la ficha

del proyecto en el

SUIFP.

12. Informar a la Oficina

de Planeación y Gestión

Internacional para control

de viabilidad.

13. ¿Hay

observaciones

?

SI

NO

Fin

A 2


21

que necesitara para cubrir los subsidios otorgados, las actividades (1 a 3) de verificación de la

información cargada por la E.S.P. se encuentran al principio de este subproceso ya que antes se

realizaba la verificación después de haber calculado manualmente el reporte del presupuesto anual.

5.2 DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS PARA EL PAGO DE SUBSIDIOS.

El segundo subproceso para la administración del FSSRI es el de la distribución de recursos para el

pago de subsidios, este consiste en determinar los recursos que se van a girar a cada E.S.P. que en

sus balances trimestrales reporten déficit, es decir que, en la recaudación y otorgación de subsidios

en el servicio de energía eléctrica, la otorgación de estos sea mayor.

DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS PARA EL PAGO DE SUBSIDIOS

1.Cargar el valor de las apropiaciones presupuestales definidos para el pago de subsidios durante esa vigencia mediante la respectiva ley de Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal en el aplicativo SISEG.


2. Definir la fuente de recurso que tenga disponibilidad presupuestal, ya sea del PGN o de los recursos de Excedentes de la Contribución de Solidaridad en el aplicativo SISEG.


3. Utilizar la información del aplicativo SISEG de la última validación trimestral realizada a las empresas de servicios públicos (E.S.P.)


4. Utilizar la información acumulada de las E.S.P. en el aplicativo SISEG de los subsidios, contribuciones, giros realizados al FSSRI y de los aportes del PGN.


5. Establecer el estado de cuenta de déficit total a reconocer, considerando las cuentas anteriores de subsidios y contribuciones reportadas y validadas y seleccionar las empresas deficitarias en el aplicativo SISEG.


Inicio

1. Ley del presupuesto de

rentas y recursos.

2. Definir fuente de pago.

3. Última validación realizada

a las E.S.P.

4. Acumulado de las E.S.P.

5. Determinar déficit total de

las E.S.P.

B


22

6. Seleccionar las empresas a las cuales se les realizara el respectivo pago y los montos (PGN y Excedentes) mediante el aplicativo SISEG


7. Generar, verificar y/o editar la distribución de recursos dada por el aplicativo SISEG para distribuir los recursos existentes hasta el valor de apropiación establecido de manera proporcional al total del déficit de las empresas E.S.P deficitarias.


8. Tramitar el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP por el valor “Total Distribuido”, señalando el rubro presupuestal y el recurso, con revisión y aprobación del Director de Energía y enviarla a la Oficina de Planeación y Gestión Internacional del MME para que realice su trámite respectivo.


9. Elaborar un proyecto de resolución (Acto administrativo) una vez sea expedido el CDP, indicando los valores asignados a los beneficiarios a través de cada una de las empresas deficitarias. Enviar para revisión y firma a la oficina de la Secretaría General


10. Revisión de las cuentas para el pago de los recursos correspondientes. Visto bueno para continuar con el proceso de expedición.

Grupo Presupuesto, Subdirección Administrativa y Financiera.

11. Enviar para revisión , firma y expedición a la oficina de la Secretaría General

Secretaría General

12. Escribir correo electrónico a “[email protected]” indicando la resolución que se quiere publicar en la página WEB del Ministerio de Minas y Energía y la ubicación debe ser en la “Energía Eléctrica” y cargar el archivo al aplicativo SISEG.


6.Seleccionar empresas para

pago.

7. Generar y Verificar la

distribución de recursos

proporcional.

8. Certificado de

Disponibilidad

presupuestal.

9. Acto administrativo

10. Remitir al Grupo

Presupuesto.

11. Remitir a Secretaria

General

12. Publicación de la

Resolución en la página

del Ministerio de Minas y

Energía y SISEG

B

C


23

13. Autorizar al Grupo de Gestión Financiera y Contable para que ejecute el procedimiento de “Pago Beneficiarios Giro a Unidades Ejecutoras” con el cual se hacen las transferencias a las correspondientes empresas prestadoras del servicio. Con la expedición de la resolución la Secretaria General del MME informa y autoriza al grupo.

Secretaría General

14. Girar recursos e informar a las E.S.P

Grupo Tesorería

Tabla 3. Distribución de Recursos para el Pago de Subsidios.

A partir de la elaboración del presupuesto anual, se tienen cifras las cuales normalmente se dividen,

según los históricos, para cada trimestre, estas cifras deben cargarse en primera medida al SISEG

para que este pueda realizar de forma automática la distribución de recursos a las E.S.P. deficitarias,

por esta razón en este subproceso se eliminaron todas las actividades correspondientes al cálculo

de la asignación de los recursos y se general únicamente el reporte que el aplicativo genera de esta

distribución, cabe resaltar que si los valores asignados a cada E.S.P. se deben modificar por alguna

razón, al administrador o profesional a cargo del Ministerio de Minas y Energía puede realizarlo.

En este subproceso también se agregaron 2 nuevas actividades, la actividad 10 que consiste en la

revisión de las cuentas, es decir, del reporte de la distribución de recursos, se debe realizar una

revisión por parte del grupo de presupuestos del Ministerio de Minas y Energía para que dé su visto

bueno ya que sin este no se pueden girar los recursos a las E.S.P., una vez con el visto bueno por

parte del grupo de presupuesto se continua con la actividad 11 que consiste en la revisión, firma y

expedición de la resolución por la cual se giran los recursos por parte de la Secretaría General.

5.3 VALIDACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS CUENTAS DE SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES.

El subproceso de validación y seguimiento de las cuentas del FSSRI es el que presento mayores

cambios debido a la adaptación de las funciones del SISEG. Este subproceso se centra en la

recolección y validación de la información de los subsidios y contribuciones reportados

trimestralmente por cada E.S.P. y en la identificación de las empresas que sean superavitarias y

deficitarias.

13. Informar al Grupo

Gestión Financiera y

Contable

14. Girar recursos de

subsidios

Fin

C


24

VALIDACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS CUENTAS DE SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES

1. Verificar si la E.S.P. que desea cargar la información lo realizará dentro del mes siguiente al trimestre a reportar.

Profesional de la Dirección de Energía a cargo de la E.S.P

2. Realizar la aprobación de la extemporaneidad en el SISEG solicitada por la E.S.P. mediante el oficio cargado al aplicativo.


3. Realizar el cargue de la información de subsidios y contribuciones de las E.S.P. en el aplicativo SISEG con los respectivos formatos.

Profesional encargado del cargue de la información de la E.S.P

4. Recibir información física y verificar la información subida al aplicativo SISEG de la E.S.P. de las conciliaciones de las cuentas de subsidios y contribuciones, presentadas por cada uno de los comercializadores. Esta información es reportada un mes después de terminado el respectivo trimestre.


5. Verificar que la información física esté completa, firmada, que corresponda al trimestre que se va a validar aprobándola en el SISEG además de que el aplicativo muestre un cargue exitoso de la información.


6. Solicitar a las E.S.P a través de correo electrónico y llamada telefónica que envíen la información correcta o realicen de forma exitosa el cargue de los archivos al aplicativo SISEG.


Inicio

1. ¿Está a

tiempo?

NO

SI

3

2. Aprobación de

Extemporaneidad.

3. Cargue trimestral de

subsidios y contribuciones

de las E.S.P.

4. Conciliación trimestral de

subsidios y contribuciones

de las E.S.P.

5.

¿Información

correcta?

SI

NO

6. Solicitar corrección de

información a las E.S.P.

3

4


25

7. Realizar la aprobación del cargue trimestral por medio del aplicativo SISEG.


8. Generar los reportes correspondientes al trimestre cargado por la E.S.P. en el aplicativo SISEG.


9. Generar los respectivos reportes para determinar si la empresa es superavitaria o deficitaria y los reportes de asignación de pagos con base en el subproceso “Distribución de recursos para pago el pago de subsidios” en el aplicativo SISEG.


10. Elaborar un oficio a la E.S.P con copia a la SSPD con la validación en firme o con objeciones.


11. Verificar si existen o no objeciones por parte de la E.S.P.


12. Verificar si la E.S.P. presento sus objeciones en los 30 días correspondientes, si no, continuar con el proceso.


13. Empezar ciclo de revisión, por lo que se debe entregar el oficio al Coordinador del Grupo de Seguimiento, con el visto bueno de él, se procede a entregar el oficio al Director de Energía Eléctrica para su aprobación y firma.

Profesional de la Dirección de Energía a cargo de la E.S.P. Director de Energía Eléctrica.

7. Aprobación de cargue

trimestral.

8. Generar reportes del

cargue de información

realizado por la E.S.P.

9. Generar reportes de

empresas superavitarias y

deficitarias.

10. Elaborar oficio a E.S.P.

validando las cifras en firme o

con objeciones

11. ¿Hay

Objeciones? NO

12. ¿Culminaron

los 30 días?

3

SI

SI

NO

13. Revisión y aprobación

4

D


26

14. Radicar documento para enviar oficio a la E.S.P

Secretaria de la Dirección de Energía Eléctrica

15. Archivar copia de acuerdo a tabla de retención.

Profesional de la Dirección de Energía a cargo de la E.S.P y/o Auxiliar de la Dirección de Energía Eléctrica

Tabla 4. Validación y Seguimiento de las Cuentas de Subsidios y Contribuciones.

El Sistema de Información de Subsidios de Energía y Gas se encarga de gestionar los tiempos para

realizar el cargue de la información de las E.S.P. ya que esta se debe reportar en el mes siguiente al

trimestre finalizado, es por ello que en el nuevo procedimiento se debe verificar si la empresa se

encuentra en el término para cargar los archivos con la información de subsidios y contribuciones y

si no el administrador del sistema (profesional encargado del Ministerio de Minas y Energía) debe

aprobar una extemporaneidad para que la empresa pueda acceder al SISEG para cargar dicha

información. La principal ventaja en este subproceso es que al cargar la información el aplicativo

mostrara de forma automática los errores tanto en datos ingresados de forma errónea como en las

cuentas y cálculos de los mismos (errores de negocio), de esta forma se omite el paso de la

verificación manual de los datos como se presentaba anteriormente y se cambia por la actividad de

aprobación de cargue, esta se otorga una vez el administrador confirma que la información cargada

por la E.S.P. muestra un cargue exitoso, para finalizar se generan los reportes de las empresas

superavitarias y deficitarias y se envía a cada E.S.P. un oficio validando las cifras enviadas y se dan

30 días para presentar objeciones y en caso de presentarse se debe realizar el subproceso desde el

inicio.

5.4 CÁLCULO DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS E INTERESES.

En el cuarto subproceso se calculan los rendimientos financieros e intereses de las empresas

superavitarias, es decir aquellas que recibieron más contribuciones y aportaron menos subsidios y

por lo tanto tienen un saldo a favor, estos rendimientos se calculan de forma automática por el

aplicativo.

14. Radicar

15.

Archivar

Fin

D


27

CÁLCULO DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS E INTERESES

1. Consultar en el aplicativo SISEG las empresas superavitarias en su acumulado, verificar si realizó el pago del superávit al FSSRI o al mercado incumbente por el valor respectivo y que haya anexado los soportes de las respectivas consignaciones.


2. Calcular rendimientos financieros en el aplicativo SISEG sobre el capital adeudado. Se calculan rendimientos financieros solo hasta los 45 días hábiles siguientes al trimestre que quedaron superavitarios.


3. Verificar si la E.S.P realizó el pago del capital de la deuda más los rendimientos antes de los 45 después haberse vencido el trimestre o los 70 días después de expedida la facturación para mercados no incumbentes, de lo contrario hay que calcular intereses.


4. Calcular intereses sobre el capital de la deuda a partir de los 45 días hábiles después de vencido el trimestre o los 70 días después de expedida la facturación para mercados no incumbentes, en el que la E.S.P quedó superavitaria hasta el día que se realice el pago en el aplicativo SISEG.


5. Discriminar el capital, rendimientos e intereses en la validación en firme del subproceso validación y seguimiento de las cuentas de subsidios y contribuciones.


Tabla 5. Cálculo de Rendimientos Financieros e Intereses

5.5 SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES.

El ultimo subproceso, seguimiento y verificación de subsidios y contribuciones, tiene como fin

realizar el seguimiento a las E.S.P. que reiteradamente reporten información errónea y que no

coincida con las cuentas realizadas por el sistema y también que reporten proyecciones anuales que

Inicio

1. La E.S.P. es

superavitaria?

NO

SI

2. Calcular rendimientos

3. Hay que

calcular

intereses?

SI

NO

4. Calcular

rendimientos

5. Discriminar el capital,

rendimientos e intereses en la

validación en firme

Fin


28

se alejen de las realizadas por el sistema. En este subproceso el aplicativo es el encargado de

reportar las empresas a las que se hace necesario realizar seguimiento dadas las razones anteriores.

SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES

1. Utilizar la información del histórico del aplicativo SISEG, “Informe Reportado vs Histórico”.

Coordinador o Profesional a cargo de las E.S.P

2. Seleccionar las E.S.P a realizar seguimiento y verificación de subsidios y contribuciones por medio del aplicativo SISEG, priorizando aquellas que han tenido diferencias en las validaciones efectuadas, recurrencias de las mismas, reclamaciones y solicitudes realizadas por usuarios en cuanto a la aplicación de subsidios.


3. Realizar visita a la E.S.P. o solicitar cita al Ministerio de Minas y Energía para revisar la metodología utilizada, el marco normativo y regulatorio adoptado por la E.S.P para la aplicación de los regímenes de subsidios y contribuciones, así como los procedimientos implementados para la aplicación a los usuarios del servicio público de energía eléctrica, registro contable de subsidios y contribuciones y uso de instructivos para presentación de la información. Verificar la implementación de los criterios de subsidios y contribuciones aplicados por la empresa mediante un punteo aleatorio y una simulación, tanto en el sistema comercial como algunas facturas de usuarios en campo.


4. Identificar no conformidades con la normatividad vigente, procedimientos y resultados y oportunidades de mejora si las hubiere y manifestarlas a la E.S.P en el cierre de la visita.


Inicio

1. Histórico de

validaciones trimestrales

2. Seleccionar las E.S.P

3. Revisar la metodología

utilizada por la E.S.P

E

4. Identificar no

conformidades y

oportunidades de mejora


29

5. Realizar análisis de la información revisada y resultados de la visita. Elaborar un acta y cargarla al aplicativo SISEG con la información de seguimiento y con una breve descripción de las actividades realizadas, observaciones y/o recomendaciones relacionadas de los hallazgos y oportunidades de mejora identificados en la visita, recomendaciones y acciones a las que haya lugar.


6. Establecer si la E.S.P implementa bien la normatividad vigente, de acuerdo a los resultados de la visita de seguimiento y control.


7. Reportar a las entidades de control los casos donde se evidencien posibles errores o falla en la implementación de la normatividad vigente respecto de subsidios y contribuciones.


8. Archivar copia de acuerdo a tabla de retención.

Profesional de la Dirección de Energía a cargo de la E.S.P y/o Auxiliar de la Dirección de Energía Eléctrica

Tabla 6. Seguimiento y Verificación de subsidios y contribuciones

E

5. Elaborar acta de reunión.

6. Implementan

bien la

normatividad? SI

NO

7. Reportar a las entidades de

control y vigilancia

8. Archivo

Fin


30

Capítulo 6

6 RESULTADOS ALCANZADOS

Conforme fue desarrollada la pasantía se lograron obtener los siguientes resultados:

1. Identificación de las funciones del Sistema de Información de Subsidios de Energía y Gas que

intervienen o automatizan actividades del procedimiento actual del FSSRI a partir del estudio e

interacción que se realizó con el software.

2. Identificación de cada subproceso del procedimiento para la administración del FSSRI

determinando las actividades que requirieron modificación o la inclusión de nuevas con base en

las funcionalidades que ofrece el aplicativo SISEG.

3. Inclusión de las funcionalidades del SISEG dentro del procedimiento para la administración del

FSSRI como lo son cargue de las conciliaciones trimestrales de las E.S.P. de subsidios y

contribuciones y la generación de los reportes necesarios descritos en el procedimiento

elaborado.

4. Elaboración del documento con el procedimiento para la administración del FSSRI con la

inclusión de las funciones del SISEG bajo los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión de

Minas y Energía – SIGME y entregado en medio digital al Ministerio de Minas y Energía para su

uso y futuras modificaciones.

5. Presentación de la propuesta del procedimiento para la administración del FSSRI integrando las

funciones del aplicativo SISEG, realizada y plasmada en el presente documento mencionando

los principales cambios revisados y discutidos con los profesionales a cargo del Fondo del

Ministerio de Minas y Energía en el transcurso de la realización de la pasantía y que tiene como

alcance únicamente el Sistema Interconectado Nacional – SIN ya que las funciones aplicadas a

la Zona No Interconectada – ZNI se encuentran en desarrollo.


31

Capítulo 7

7 ANÁLISIS DE RESULTADOS

Los resultados obtenidos durante el transcurso de la pasantía fueron producto de la identificación y

el análisis realizado a las funciones del Sistema de Información Subsidios de Energía y Gas - SISEG

que entran a modificar el procedimiento administrativo para el Fondo de Solidaridad para Subsidios

y Redistribución de Ingresos – FSSRI.

Para obtener los resultados mencionados en el ítem anterior fue necesario realizar el análisis del

procedimiento actual del FSSRI, la identificación y el análisis de las funciones que ofrece el aplicativo

SISEG y que se integraran al procedimiento, la revisión de las propuestas de dicho procedimiento

con los profesionales del Ministerio de Minas y Energía a cargo del Fondo, lo anterior con el fin de

presentar una propuesta final al procedimiento para del FSSRI que se debe realizar para su correcta

administración con la implementación del SISEG.

7.1 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DEL ANALISIS DEL PROCEDIMIENTO ACTUAL

DEL FSSRI

En principio se realizó análisis del procedimiento actual con el fin de identificar los subprocesos y

tener claridad en las actividades que se desarrollan en estos para posteriormente realizar el análisis

de la implementación de las funciones del SISEG, se encontraron los siguientes 5 subprocesos:

Elaboración del presupuesto anual para pago de subsidios.

Distribución de recursos para el pago de subsidios.

Validación y Seguimiento de las cuentas de subsidios y contribuciones.

Cálculo de rendimientos financieros e intereses.

Seguimiento y verificación de subsidios y contribuciones.

Una vez identificados los subprocesos se procedió a realizar el análisis de cada actividad para

identificar los posibles puntos donde se podría integrar las funciones del aplicativo, como resultado

de este análisis se pudieron describir los subprocesos e identificar las actividades que allí se

encuentran.

7.2 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DE LA INVESTIGACIÓN Y EVALUACION DE LAS

FUNCIONES DEL APLICATIVO SISEG.

Como resultado de la investigación y evaluación de las funciones del SISEG, se identificaron aquellas

que intervienen en el procedimiento del FSSRI ya que el aplicativo funciona para otros tipos de

fondos como por ejemplo, el Fondo de Energía Social – FOES y los fondos asociados al sector de gas,

de estas funciones se encontraron:


32

Proyección: Esta función es la encargada de permitir cargar la proyección de recursos

necesarios para cubrir los subsidios para el año siguiente por parte de las E.S.P. y de

realizar la proyección histórica por parte del Ministerio de Minas y Energía y validar que

ambas proyecciones sean cercanas.

Distribución: La función de distribución permite seleccionar las E.S.P. deficitarias a las

cuales se les girará los recursos correspondientes a cubrir el déficit por el pago de

subsidios, ingresar el monto disponible para el trimestre en el cual se está haciendo la

distribución de pagos y por ultimo generar, modificar y consultar la distribución de

pagos que realiza el aplicativo automáticamente a las E.S.P. deficitarias.

Cargue Trimestral: El cargue trimestral se encarga de cambiar el método de

recibimiento de las conciliaciones trimestrales que las E.S.P. reportan trimestralmente,

esta función permite el cargue de dicha información, así como de verificar que sea

correcta, esto permite agilizar la entrega de información ya que actualmente se envía

al ministerio de forma física y digital y se debe devolver en caso de que este incorrecta.

Rendimientos Financieros: Esta función permite consultar las E.S.P. superavitarias y

hacer el respectivo cálculo de intereses y rendimientos financieros de forma automática

y presentarlos en un reporte que genera el aplicativo, por lo tanto, ya no se deben

calcular de forma manual.

Verificación y Seguimiento: Por último, la función de seguimiento permite consultar de

manera automática las E.S.P. que han presentado falencias y/o diferencias en las

conciliaciones y proyecciones presentadas y de forma reiterativa para dar aviso del

seguimiento a las mismas, también permite cargar los documentos de las actas de visita

y los informes respectivos a estas.

7.3 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DE LA MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PARA LA ADMINISTRACION DEL FSSRI AL INCLUIR LAS FUNCIONES DEL SISEG

Al incluir las funciones del SISEG en el procedimiento actual se tuvieron que agregar diferentes

actividades a cada subproceso, pero también se eliminaron otras actividades en gran medida ya que

el aplicativo automatiza muchas funciones que requieren se hagan de forma manual actualmente.

Subproceso “Elaboración del presupuesto anual para pago de subsidios”: Además de

presentar una nueva forma para el cargue de las proyecciones elaboradas para las E.S.P.

ahora se presenta la forma en que se debe generar el reporte del presupuesto anual ya

que este se genera de forma automática por el aplicativo y tiene en cuenta las

proyecciones del histórico, es decir las realizadas con anterioridad y se eliminan todas

las actividades que requieren cálculos de forma manual.

Subproceso “Distribución de recursos para el pago de subsidios”: Principalmente se

cambió la forma de obtener la información ya que se realiza mediante el aplicativo,

además de esto la distribución se genera automáticamente y se presenta un reporte,

por lo tanto se eliminaron todas las actividades concernientes al cálculo de la


33

distribución de pagos a cada E.S.P.; se incluyeron dos nuevas actividades que no estaban

presentes en el procedimiento, pero se realizan actualmente, las cuales son: la revisión

por parte del Grupo de Presupuesto y la revisión y firma por parte de la Secretaría

General.

Subproceso “Validación y seguimiento de las cuentas de subsidios y contribuciones”: El

ingreso de la información de las conciliaciones trimestrales es más eficiente por medio

del aplicativo dado que este presenta los errores presentes en los datos en formato y

calculo, por lo tanto se evita estar enviando información incorrecta al Ministerio,

permite controlar el tiempo disponible para el cargue de la información y aprobar

extemporaneidades de ser necesario.

Subproceso “Cálculo de rendimientos financieros e intereses”: El SISEG identifica de

manera automática las empresas superavitarias y permite generar el reporte con los

cálculos de rendimientos financieros e intereses de forma automática.

Subproceso “Seguimiento y verificación de subsidios y contribuciones”: De manera

automática el aplicativo presenta al administrador las empresas que pudieran requerir

visita debido a reiteradas diferencias en las conciliaciones trimestrales y proyecciones

anuales.


34

Capítulo 8

8 EVALUACIÓN Y CUMPLIMENTO

Conforme fue desarrollada la pasantía se fue evaluando y familiarizando con el procedimiento del

FSSRI y las funciones que lleva a cabo, se estudiaron todas las actividades correspondientes a cada

subproceso. Una vez completado el estudio del procedimiento actual se procedió a interactuar con

el aplicativo SISEG, para ello se contó con diferentes archivos y datos de E.S.P. como CODENSA S.A.,

Electrificadora del Caribe S.A. y Empresas Públicas de Medellín S.A.

Una vez con la información, se procedió a realizar pruebas de cargue de información de las

conciliaciones trimestrales reportadas por dichas empresas en años anteriores, a partir de este

punto, se fueron observando las diferentes funciones que prestaba el aplicativo, como informar de

errores al cargar la información, generar los reportes de la generación de presupuesto anual,

distribución de pagos y el cálculo de los rendimientos financieros e intereses.

Los objetivos específicos planteados al inicio de la pasantía fueron cumplidos en su totalidad

mediante el análisis, estudio e identificación de las actividades del procedimiento actual y de las

funciones del aplicativo SISEG logrando la implementación de estas a un nuevo procedimiento

presentado en el presente documento.

Cabe resaltar que, aunque el procedimiento actual aplica tanto para el Sistema Interconectado

Nacional – SIN como para las Zonas no Interconectadas – ZNI, el procedimiento que se realizó, solo

tiene alcance del SIN ya que el aplicativo aún se encuentra en desarrollo y las funciones para la ZNI

aún no se encuentran habilitadas y por tanto no se pudieron incluir las funciones de este al nuevo

procedimiento, con base en lo anterior se da cumplimiento al objetivo general de este proyecto en

la elaboración de la propuesta del nuevo procedimiento para la administración del FSSRI incluyendo

las nuevas funciones del aplicativo SISEG solamente al SIN.


35

Capítulo 9

9 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El subproceso de validación y seguimiento de las cuentas de subsidios y contribuciones tiene

una mayor eficiencia con la implementación del SISEG ya que reduce los tiempos en la

captación de la información ya que esta puede ser cargada al sistema y este entregara los

errores de forma inmediata para que la E.S.P. pueda realizar las respectivas correcciones

evitando el envío de medios digitales y físicos en ambos sentidos.

Los cálculos y la generación de reportes en los subprocesos de elaboración del presupuesto

anual para pago de subsidios, distribución de recursos para pago de subsidios y cálculo de

rendimientos financieros tendrán menor error y mejor eficiencia ya que todo esto se genera

automáticamente por el aplicativo, evitando actividades que se realizan actualmente dando

como resultado la conciliación y pago de subsidios y contribuciones en un menor tiempo.

Se tendrá un mejor control sobre las E.S.P. ya que el sistema permite observar e identificar

las empresas que presentan diferencias en sus conciliaciones y proyecciones anuales y que

lo hacen de forma reiterativa, así mismo se tiene mayor control sobre el tiempo en que se

debe cargar la información trimestral (un mes después al trimestre a reportar) ya que el

sistema se cierra una vez cumplido el término.

Ya que el software se encuentra en pruebas actualmente, se recomienda la realización de

más pruebas con base en el procedimiento realizado, para comprobar que sus funciones se

lleven a cabo de manera perfecta y sin inconvenientes, estas pruebas deberían realizarse

con datos reales que se tengan a disposición y el mayor número de E.S.P. posibles y

comparar los resultados del aplicativo con las bases de datos que se usan actualmente.

Se recomienda implementar las funciones del SISEG al procedimiento para la administración

del FSSRI para las zonas no interconectadas una vez estén funcionales ya que las ZNI son

parte integral de este procedimiento, pero no se pudo desarrollar debido al aun desarrollo

del aplicativo.


36

BIBLIOGRAFÍA

[1] Ministerio de Minas y Energía, Procedimiento Para La Administración Del Fondo De Solidaridad Para Subsidios Y Redistribución De Ingresos Del Sector Eléctrico - FSSRI, 2016.

[2] Constitución Política de Colombia. 1991

[3] Presidencia de la república. Decreto 847 de 2001 art. 2. Mayo 11 de 2001

[4] Ministerio de Minas y energía, FSSRI Instrucciones para el Reporte de las Conciliaciones de

Subsidios y Contribuciones – Sector Eléctrico 2013 – Ministerio de Minas y energía.

https://www.minminas.gov.co/instructivos-y-formatos1

[5] CONGRESO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA , Ley 142 de 1994 "Ley de los servicios públicos,

1994.

[6] CONGRESO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA, Ley 143, 1994.



ANEXOS

Procedimiento Para La Administración Del Fondo De Solidaridad Para Subsidios Y

Redistribución De Ingresos Del Sector Eléctrico – FSSRI Versión 2016 en formato pdf.

Propuesta Procedimiento Para La Administración Del Fondo De Solidaridad Para Subsidios

Y Redistribución De Ingresos Del Sector Eléctrico – FSSRI integrando las funcionalidades del

aplicativo SISEG versión 2018 en formato pdf.

Copia Radicado 2018058414 de la Propuesta Procedimiento Para La Administración Del

Fondo De Solidaridad Para Subsidios Y Redistribución De Ingresos Del Sector Eléctrico –

FSSRI integrando las funcionalidades del aplicativo SISEG versión 2018 al Ministerio de

Minas y Energía en físico.

PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACION DE RECURSOS DEL …

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