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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y Equipos del Cliente

PG-OT-24 Rev.1 Página: 1 de 26

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev. Nº

Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

0 24/10/12 Para emisión Jonathan López Ing. de Oficina

Técnica

Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica

Melquiades Damián Jara Gerente de Gestión de

Operaciones

1 18/03/16 Actualización del

procedimiento

Roger Florencio Ing. de Oficina

Técnica

José Vargas Responsable de Almacén MEC

Julio Gutierrez Jefe de Oficina

Técnica

José Amarante Jefe de Oficina

Técnica

Carlos Alfaro Gerente de Gestión de

Operaciones

Firmas de la revisión vigente





I. TABLA DE CONTENIDO.

I. TABLA DE CONTENIDO. ................................................................................................................ 2

1. Propósito ............................................................................................................................................. 3

2. Alcance ................................................................................................................................................ 3

3. Documentos de Referencia ................................................................................................................. 3

4. Definiciones ......................................................................................................................................... 3

5. Abreviaturas ........................................................................................................................................ 4

6. Desarrollo ............................................................................................................................................ 5

6.1. Generalidades ........................................................................................................................... 5 6.2. Fases de la Gestión de Materiales ........................................................................................... 5

7. Recomendaciones para Almacenamiento Temporal .......................................................................... 9

7.1. Civil............................................................................................................................................ 9 7.2. Tubería .................................................................................................................................... 10 7.3. Mecánica ................................................................................................................................. 10 7.4. Instrumentación ....................................................................................................................... 10 7.5. Eléctrica .................................................................................................................................. 11 7.6. Otros ....................................................................................................................................... 11

8. Consideraciones Finales: .................................................................................................................. 12

8.1. De los recursos: ...................................................................................................................... 12 Para el manejo correcto del almacén se requiere contar con los siguientes recursos: .................... 12 8.2. De las coordinaciones con el cliente:...................................................................................... 12 8.3. De las coordinaciones con las demás áreas del proyecto: .................................................... 12

9. Control de materiales en el SCOPE .................................................................................................. 13

10. Responsabilidades .......................................................................................................................... 13

10.1. Responsabilidades Específicas en este Procedimiento ......................................................... 13 10.2. Responsabilidades Generales ................................................................................................ 14

11. Anexos ............................................................................................................................................. 15

11.1. Flujograma para la Gestión de Suministros de Materiales y Equipos del Cliente (PG-OT-24-A1).....................................................................................................................................................16 11.2. Organigrama típico para proyectos Electromecánicos (PG-OT-24-A2) ................................. 17 11.3. Formato de Requerimiento de Materiales y Equipos al Cliente (PG-OT-24-F1) .................... 18 11.4. Formato de Vale de salida de materiales (PG-OT-24-F2) ...................................................... 19 11.5. Formato de Control de fabricaciones, materiales y equipos (PG-OT-24-F3) ......................... 20 11.6. Formato de Devolución de materiales (PG-OT-24-F4) ........................................................... 21 11.7. Formato de Programa de Requerimiento de Materiales y Equipos del Cliente (PG-OT-24-F5) ................................................................................................................................................22 11.8. Formato de Reporte de Inspección de Calidad-RIC (PG-CAL-04-F3) ................................... 23 11.9. Protocolo de Recepción de Suministros Críticos en Obra (FC-ALM-F1) ............................... 25




1. Propósito

Establecer una metodología para la solicitud, inspección, recepción, almacenamiento,

distribución y devolución de materiales y equipos entregados por el cliente, incluyendo las

fabricaciones, materiales y equipos del cliente que se encuentren dentro del alcance de Cosapi

S.A.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable en todos los proyectos de construcción de Cosapi S.A., excepto

en aquellos casos en que por acuerdo previo con el Cliente o con alguna empresa asociada, se

aplique otro procedimiento.

3. Documentos de Referencia

Código Documento

PG-OT-25 Procedimiento para Metrados de Estructuras de Acero

PG-OT-29 Procedimiento para Metrados de Equipos Mecánicos

PG-OT-26 Procedimiento para Metrados de Tuberías

PG-CAL-02 Procedimiento para la Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

PG-ALM-01 Procedimiento para Manipulación, Almacenamiento y Preservación de Materiales Críticos en Almacenes de COSAPI.

PG-ALM-02 Procedimiento Administrativo para la Recepción, Despacho y Control de Materiales en Almacenes.

MU-TI-08 Manual de Usuario del Módulo de Control de Materiales. SCOPE – COMA.

4. Definiciones

Almacén

Es un espacio físico donde los materiales y equipos son depositados o guardados.

Guía de Remisión

Documento que sustenta el traslado de suministros entre distintas ubicaciones.

Inspección visual

Es la inspección que se realiza antes de recepcionar el material que ha sido transportado a obra

con el fin de detectar cualquier daño o deficiencia antes de cualquier manipulación por parte del

receptor.

Lista de Empaque (Packing List)

Documento en el cual se consignan los materiales y/o equipos generalmente importados. Esta

lista se realiza bajo el criterio de transporte, en ella se tienen datos como el peso del paquete,

dimensiones del paquete, descripción de componentes, etc.




Lista de Partes (Part List)

Documento donde se listan los componentes de un suministro (generalmente equipos).

Material Crítico

Se denomina aquel material cuya ausencia produce un impacto importante durante el desarrollo

del proyecto y/o producto final. Los criterios que definen la criticidad son las siguientes:

- Importación

- Disponibilidad en el mercado

- Materiales y equipos especiales

- Transporte

Recepción

Proceso que consiste en recibir los materiales y equipos solicitados. Dicha recepción se realiza

verificando una Guía de remisión o Packing List.

Reporte de Entrega (Expediting Report)

Documento entregado por el cliente donde se indica los suministros (equipos y/o materiales) y

fecha de llegada durante el proceso constructivo.

Suministro

Cualquier equipo o material que es entregado al contratista y son considerados necesarios para

la culminación del proyecto.

Vendor

Es el proveedor de cierto suministro al cliente o contratista. Puede ser de un equipo, estructura,

soportes de tuberías, spools, etc. Normalmente los proveedores realizan un seguimiento del

suministro para asegurar la garantía del mismo.

5. Abreviaturas

AC: Administrador de Contratos

AD: Administrador de Documentos

GP: Gerente de Proyecto

IC: Ingeniero de Calidad

IP: Ingeniero de Planeamiento

IOT: Ingeniero de Oficina Técnica




JAOT: Jefe del Área de Oficina Técnica

JCP: Jefe de Control de Proyecto

JOT: Jefe de Oficina Técnica

JP: Jefe de Producción

RME: Responsable de Almacén de Materiales y Equipos del Cliente

SME: Supervisor de Almacén de Materiales y Equipos del Cliente

6. Desarrollo

6.1. Generalidades

La responsabilidad del Cliente en la adquisición y transporte de suministros para el proyecto

se encuentra establecido en el Expediente Técnico o en las Condiciones Generales y

Específicas del Contrato. En ellas se establece el alcance de qué materiales, equipos y

servicios proveerá el Cliente en el proyecto o si se tiene algún tipo de alcance de

fabricación, además indica las condiciones del suministro. La lista detallada de los

suministros se encuentra generalmente como un anexo del Contrato o en la sección del

alcance del trabajo del proyecto.

El proceso de gestión de materiales, puede graficarse mediante el flujo siguiente

En la fase inicial del proyecto, el JCP conjuntamente con el JP deberán realizar un

programa de requerimientos de materiales y equipos suministrados por el cliente (PG-OT-

24-F5) para un plazo no menor de 6 meses, indicando fechas estimadas de solicitud del

material según el cronograma base del proyecto. Con este programa, el RME dará un

oportuno seguimiento a los requerimientos de acuerdo al cronograma del proyecto.

6.2. Fases de la Gestión de Materiales

6.2.1. Fase de Solicitud

Esta fase se inicia con la solicitud del Expediting Report del Cliente por parte del

IOT. El CD distribuirá esta documentación a los ingenieros de Producción, al Ing. de

Planeamiento y al RME. Con la siguiente finalidad:

Solicitud Inspección Recepción Almacenamiento Despacho Devolución

de saldos




o El Ingeniero de Producción y el de Planeamiento puedan ver qué equipos y

materiales estarán disponibles en las próximas tres semanas y pueda

hacer la programación trisemanal correspondiente (3WLH).

o El RME pueda realizar y/o actualizar el Registro de fechas de llegada de

materiales y equipos del Cliente.

- El Ingeniero de Producción en coordinación con el IOT deberá realizar la

Solicitud Interna de Materiales al RME, esta solicitud debe realizarse por

especialidad (estructuras, equipos, tuberías, eléctrica o instrumentación).

- El RME registrará, controlará todas las solicitudes internas y deberá presentar al

cliente un Requerimiento de Materiales al Cliente (PG-OT-24-F1) o en su defecto

un formato proporcionado por el Cliente, la información del Requerimiento debe

ser detallada.

- El Cliente confirmará si tiene los materiales y equipos solicitados, con esta

información el RME actualizará el Registro de fechas de llegada de materiales y

equipos. En caso de tener retraso de los suministros se deberá registrar el

impacto en tiempo y emitir las alertas respectivas a Producción y Planeamiento.

- En caso de no tener el Expediting Report, se deberán solicitar fechas de llegada

de suministros al Cliente y actualizarlas periódicamente.

6.2.2. Fase de Inspección

- La inspección de los materiales y equipos la deberá realizar el SME y el

inspector de calidad, para ello se deberán tomar fotografías de cada entrega y

deberán clasificarlas por packing list o guía de remisión y fecha.

- En el caso que se presente algún tipo de observación en cuanto al estado de los

suministros, los Inspectores de Calidad (QA/QC) de Cosapi deberán generar el

Reporte de Inspección de Calidad (RIC), para ello se utilizarán el formato PG-

CAL-04-F3.

- El CD enviará los reportes al cliente mediante transmittal. De ser necesario y en

coordinación con el cliente/supervisión los IOT tomarán estos reportes y

realizarán las consultas respectivas ante el cliente (RFI). El cliente deberá indicar

la acción a tomar con respecto a las observaciones reportadas.

- RME deberá informar al AC sobre las acciones a tomar para el levantamiento de

las observaciones, las cuales pueden ser potenciales adicionales para el cliente

y backcharges en el caso de los subcontratistas.




- Es importante tener en cuenta que tanto las observaciones por suministros

incompletos y los reportados por fallas deben estar siempre registrados. El RME

realizará el seguimiento de estas observaciones ante el cliente.

6.2.3. Fase de Recepción

- El Cliente deberá entregar todos los packing list correspondientes al proyecto

con el fin de poder planificar el retiro de materiales. Esta información debe

solicitarse en la etapa inicial del proyecto incluyendo las estructuras, equipos y

tuberías. En el caso de los sub-contratistas, el RME debe coordinar el envío de

los packing list de las fabricaciones locales.

- Una vez aprobado por el cliente el Requerimiento de Material (PG-OT-24-F1), se

procederá a coordinar los equipos (plataforma, montacargas, camión grúa) para

el traslado del material al área indicada por el Ingeniero de Producción o en su

defecto a un almacén interno.

- La recepción debe ser atendida por el SME según especialidad (estructuras,

mecánicos, tuberías, eléctrica o instrumentación), se realizará una verificación

física de todo el material que el cliente le hará entrega según packing list o guía

de remisión. Se deberá poner principal atención cuando el material se encuentre

sellado en paquetes.

- En el caso se tener una parte del material total en el Almacén del Cliente, se

debe enfocar la recepción del material y el ordenamiento en función a las

prioridades de montaje definidas en el 3WLH, actas de reunión con el cliente,

etc. siempre en coordinación con Producción.

- Los SME deberán verificar físicamente las cantidades, en caso falte algún

elemento se deberá indicar en los packing list o guías de remisión, especificando

el elemento faltante, fecha, nombre de la persona que entrega y validación por

parte del cliente.

6.2.4. Fase de Almacenamiento

- Una vez inspeccionado y recepcionado el material, se procederá a ubicarlos en

contenedores (en el caso de componentes mecánicos, tuberías, eléctrica e

instrumentación) y en patios en caso de estructuras y equipos mayores.

o Contenedores: Éstos deben estar correctamente ordenados y

estructurados mediante repisas y de ser necesario acondicionados para

permitir un microclima específico (si así lo especifica algún componente).




Los contenedores se usan principalmente para componentes mecánicos,

fitting de tuberías, cableado eléctrico, instrumentación, válvulas, tubería

especial, etc.

o Patios: Éstos deben estar adecuadamente demarcados y señalizados,

indicando el código o la secuencia de instalación. Éstos deben contar con

tacos de madera y camas para evitar el contacto directo con el suelo. Se

usan principalmente para estructuras, componentes principales de equipos,

acero, tuberías, etc.

- Considerar para ambos casos elementos de protección como mantas, plásticos,

etc. En esta fase se debe coordinar con el área de Preservación de Equipos-

Calidad.

- El RME debe tener un registro y control de los elementos que se encuentran en

custodia de almacén interno de materiales y equipos del cliente (En caso de no

tener el módulo COMA del SCOPE, usar formato PG-OT-24-F3).

6.2.5. Fase de Despacho

En esta etapa se distribuye el suministro a todos los frentes de trabajo para su

instalación y/o montaje.

- El SME deberá generar el Vale de salida de almacén (PG-OT-24-F2), en ella se

debe consignar el detalle de lo entregado al supervisor de producción según lo

requerido en el Requerimiento de Materiales al Cliente (PG-OT-24-F1). El Vale

de Salida debe hacer referencia a este Requerimiento.

- El material sólo será entregado a los supervisores de Cosapi, siempre y cuando

el Vale de Salida se encuentre visado por el Jefe de Área.

- El SME coordinará el traslado del material hasta el área de trabajo.

- En el caso de las estructuras, se puede emplear un listado de las marcas para el

pedido a almacén.

- El RME dispondrá de un personal encargado de supervisar los almacenes

temporales de construcción. Se deberá verificar el estado de conservación,

material sobrante, etc.

- Para la recepción de Suministros Críticos (como equipos, elementos eléctricos,

instrumentación, etc.) el Inspector de Calidad deberá emitir el Protocolo de

Recepción de Suministros Críticos en Obra (FC-ALM-F1).




6.2.6. Fase de Devolución de saldos

Esta fase sólo es significativa cuando se acerca el cierre del proyecto, es importante

tener algunas consideraciones al respecto:

- El Jefe de Producción o Jefe de Área es el responsable de indicar los materiales

sobrantes al RME.

- Los materiales deben ser acopiados en lugares de fácil recojo para que los SME

puedan realizar un inventario del suministro que no se va a instalar y proceder

con su recolección.

- El RME debe definir conjuntamente con el cliente el procedimiento para la

devolución de suministros, para ello se puede apoyar en el formato PG-OT-24-

F4.

7. Recomendaciones para Almacenamiento Temporal

Dependiendo del alcance del proyecto se requieren tener recomendaciones especiales en

cuanto al cuidado y tratamiento de los suministros por parte del cliente, considerando para ello

los manuales, procedimientos y otros documentos del cliente. También se considera para ello el

procedimiento de Preservación de Equipos elaborado por el área de Calidad Cosapi. A

continuación se listan algunas recomendaciones generales por especialidad:

7.1. Civil

Los materiales civiles, tales como moldaje, barras de refuerzo, insertos de concreto, pernos

de anclaje y acero estructural deben ser almacenados en áreas de carga abiertas, en

maderos, pallets u otros soportes. Se deberá evitar el contacto directo con el suelo.

El material sensible a la humedad (ejemplo: grout, cemento) debe ser almacenado de

acuerdo a sus especificaciones técnicas (acondicionar microclima, bodega cerrada, etc.).

Los materiales inflamables deben ser almacenados en un área aparte. Los productos

químicos peligrosos cuando estén mezclados deben ser almacenados por separado y

debidamente identificados con etiquetas en contenedores y con copias de la Hoja de Datos

de Seguridad del Material (MSDS) adjuntas a cada lote de productos químicos.

Los materiales de revestimiento deberán ser almacenados y manejados de acuerdo con las

indicaciones del fabricante. Como mínimo, todos los materiales deberán ser protegidos de la

humedad, luz directa del sol y temperaturas bajo 5°C o sobre 32°C, según se indique en su

hoja técnica.

Contemplar el uso de mantas, plásticos o techos para lugares con presencia de lluvias.




7.2. Tubería

Las tuberías deben separarse por grado de material (es decir, acero al carbono, aleación,

acero inoxidable o acero al carbono galvanizado) y almacenarse en áreas de carga abiertas

sobre madera u otros soportes, evitando el contacto con el suelo y con soporte suficiente

para evitar deformación. Los extremos de los tubos deberán ser protegidos.

Los accesorios de tuberías y bridas deberán protegerse del clima, separarse por tamaño,

tipo y material, deberán colocarse en soportes de madera (pallets) o recipientes. Las

válvulas deben tener cubiertos los extremos que estén abiertos y deben almacenarse sobre

pallets/tarimas en áreas de carga abiertas.

Los materiales de acero inoxidable deben protegerse de la contaminación por acero al

carbono, zinc (galvanizados), plomo, cobre, halógenos, azufre y cloruros.

Los soportes de tuberías y los spools deben almacenarse sobre pallets en áreas de carga

abiertas y protegidos del clima.

7.3. Mecánica

Los equipos mecánicos de gran tamaño, como unidades de presurización equipos

rotatorios, unidades completas, etc. deben almacenarse en el lugar de sus fundaciones

permanentes, protegidas del polvo o lluvia. Si la fundación no está disponible, los equipos

deben almacenarse en patios o bajo techo, siempre protegiéndolos contra el polvo, la

humedad y evitando el contacto con el suelo.

Los componentes menores se deben almacenar en bodegas cerradas, protegidas del polvo

y la humedad.

Se debe coordinar con el área de Preservación de Equipos-Calidad la revisión frecuente de

los componentes y los equipos, considerando para ellos los manuales y cualquier

información técnica adicional.

7.4. Instrumentación

Los paneles de control deben ser transportados directamente a la instalación permanente

(sala de control) cuando sea posible. Sin embargo, si no existen controles ambientales en la

instalación permanente, los paneles de control se deben almacenar en ambientes libres de

polvo y con temperatura controlada hasta que el área esté disponible para la instalación del

panel.

Los transmisores de terreno, elementos de temperatura, termo pozos, manómetros de

presión, interruptores de presión, manómetros de temperatura, interruptores de temperatura,

bridas de orificio, placas de orificio, controladores locales de conversión, válvulas de alivio

de seguridad, (2 pulgadas y menores), manómetros de estanques, analizadores, accesorios




de compresión, tuberías y otros materiales eléctricos/de instrumentación deben

almacenarse en una bodega cerrada.

Las válvulas de control, válvulas de encendido y apagado, carretes de cables, bandejas y

elementos de soporte de acero deben almacenarse en áreas abiertas sobre pallets.

7.5. Eléctrica

Los interruptores, centros de control de motores, baterías/cargadores y paneles deben ser

transportados directamente a la subestación o instalación permanente para su instalación.

Si la instalación permanente no está disponible, el material debe almacenarse dentro de una

bodega cerrada.

Los transformadores deben almacenarse en el lugar de sus fundaciones permanentes. Si la

fundación no está disponible, deben almacenarse en áreas de carga abiertas sobre

maderas u otros soportes evitando el contacto con el suelo. Los transformadores para uso

interior deberán ser almacenados en lugares cerrados, a menos que estén debidamente

embalados y mantenidos según las recomendaciones del fabricante.

Las estaciones de control, artefactos de alumbrado, cajas de empalme, material de

terminación, accesorios/hardware de conductos y otro material misceláneo deben

almacenarse dentro de bodegas cerradas.

Los cables y conductos rígidos deben almacenarse en el embalaje original en áreas de

carga abiertas y evitando el contacto con el suelo.

Los cables híbridos y de fibra óptica deben almacenarse de acuerdo con las

recomendaciones de los fabricantes.

Los carretes de almacenaje deben almacenarse sobre los flanges del carrete, a menos que

los carretes sean de 18 pulgadas (50 cm) o menores en diámetro, o el carrete pese menos

de 50 libras [23 kg]. Se deberá sellar los extremos del cable con cinta aislante o con tapas

cerradas térmicamente. Se deberá cubrir el cable almacenado en el exterior, a menos que

indique que es “resistente a la luz solar”. Se deberá bloquear los carretes de cable para

evitar un movimiento accidental. Si es necesario, almacenar el cable en entibado para evitar

que entre en contacto con el suelo.

7.6. Otros

El material y equipo del cliente embarcado en cajones o con cartones deben almacenarse

de acuerdo con lo recomendado por el proveedor. No se debe asumir que el material en

cajones siempre puede ser almacenado en el exterior o en áreas de almacenaje abiertas.




8. Consideraciones Finales:

8.1. De los recursos:

Para el manejo correcto del almacén se requiere contar con los siguientes recursos:

- Personal especializado en el manejo de estructuras, pernos, tuberías, accesorios de

tubería y equipos.

- Contenedores de 40 pies, estructurados con anaqueles y estantes para el almacenaje de

componentes menores como accesorios de equipos, pernos, accesorios de tuberías, etc.

- En coordinación con el Cliente se designará un área para el control de los materiales.

- Se debe contar con montacargas y camión plataforma para el traslado del material.

- Como referencia se tiene el organigrama adjunto (ver anexo PG-OT-24-A2) para su

implementación en los proyectos de construcción.

8.2. De las coordinaciones con el cliente:

- Se debe realizar en la fase inicial del proyecto el “Programa de Requerimiento de

Materiales y Equipos del Cliente” (formato PG-OT-24-F5) y presentarlo ante el

cliente/supervisión. Este programa debe indicar el listado detallado de materiales y

equipos para el proyecto (estructuras, tuberías, equipos, eléctricos e instrumentación)

indicando grado de criticidad y fecha de montaje, además coordinar su respuesta con

el cliente.

- Se debe coordinar con el cliente reuniones semanales o quincenales, en donde se traten

temas de fechas de llegada de suministros, material faltante, material observado,

documentación pendiente, procedimientos, materiales críticos, etc. Estas reuniones

deben tener actas firmadas con lo cual se pueda hacer el seguimiento a los acuerdos de

cada reunión.

- En el caso de contar para un mismo equipo dos o más contratistas (Ejem. Para

chancadora de rodillos, un contratista se encarga la parte mecánica y otra la parte

eléctrica) se debe definir con el cliente el procedimiento para el tratamiento del despacho

de materiales en coordinación con las demás contratistas.

- Todas las coordinaciones se deben realizar directamente con el cliente, en el caso de

que algún vendor del equipo trate directamente con el personal de almacén o producción

y solicite disponer de un componente o equipo, se deberá comunicar al cliente su

autorización.

8.3. De las coordinaciones con las demás áreas del proyecto:

- Se deberá informar al área de producción, planificación y contratos los acuerdos o las

actas de reunión firmadas con el cliente, indicando fechas de llegada de suministros para




hacer la retroalimentación y programación de actividades. Se debe informar el mismo día

de la realización de la reunión.

- Se deberá coordinar con el área de Calidad al momento de tener observaciones en la

recepción de los suministros, se debe registrar fotográficamente las observaciones.

Además se debe llevar un registro interno de todas las observaciones encontradas para

darles un adecuado seguimiento.

- Se coordinará con el JOT el metrado oportuno de todos los equipos, teniendo en

consideración los packing list. Además coordinar con el administrador del SCOPE la

gestión del control de materiales mediante el módulo COMA.

- En el caso de demoras en el suministro de material, se debe coordinar con el área de

contratos y control de proyectos para evaluar el impacto en costo y tiempo y tener un

tratamiento especial con el cliente respecto a la llegada de materiales, para ello se deben

tener todos los sustentos necesarios como: actas de reunión, respuesta al Listado de

Materiales Críticos, etc.

9. Control de materiales en el SCOPE

Como herramienta principal para el procesamiento y control de los materiales se cuenta con el

SCOPE. El módulo correspondiente al control de materiales es el COMA, por lo que se debe

tener un personal de almacén para que ingrese la información de los requerimientos de

material, vales de salida, packing list y emita reportes del material en obra y el material

pendiente por recepcionar.

Para ello se cuenta con el Manual de Usuario del Módulo de Control de Materiales-COMA (MU-

TI-08). Se debe coordinar con los implementadores del SCOPE del proyecto.

10. Responsabilidades

10.1. Responsabilidades Específicas en este Procedimiento

10.1.1. Administrador de Documentos

- Distribuir el Expediting Report recibido del cliente.

10.1.2. Ingeniero de Oficina Técnica

- Ante defectos encontrados por el personal de Calidad durante la recepción o

inspección de los materiales y equipos del Cliente, deberá generar un RFI (Request

for Information) explicando el problema encontrado y solicitando instrucciones al

Cliente sobre cómo proceder.

- Encargado de solicitar al cliente Manuales de Equipos, Part List, Master Packing List

o alguna documentación técnica relevante.




10.1.3. Jefe de Control de Calidad (QA/QC)

- Es el responsable de verificar el cumplimiento del presente procedimiento mediante

inspecciones.

- Es responsable de generar el Reporte de Inspección de Calidad-RIC (PG-CAL-04-

F3), registrarlo y darle el respectivo seguimiento hasta que se tenga respuesta de

las observaciones evidenciadas.

- Es responsable de generar el Protocolo de Recepción de Suministros Críticos en

Obra (FC-ALM-F1) y llevar un registro y control de los mismos.

- Es el responsable verificar la Preservación de los equipos, así como los programas

de lubricación de los componentes mecánicos.

10.1.4. Responsable de Almacén de Materiales y Equipos

- Genera la Solicitud de Requerimiento de Materiales al Cliente (PG-OT-24-F1) a

solicitud del Ingeniero de Producción.

- Verifica la llegada de los materiales que el Expediting Report consigna como

recibidos y ante desviaciones informa al cliente para que genere una nueva versión

del reporte mencionado. La información de fechas de llegada de materiales y

equipos será de utilidad fundamental durante una eventual etapa de reclamos de

ampliación de plazo por lo que el RME debe generar su propio registro de fechas de

llegada.

- En caso de no tener el Expediting Report, el RME tendrá reuniones de coordinación

con el cliente para revisar fecha de llegada de suministros

- Coordina la inspección de los materiales y equipos durante la recepción. Coordina

con el área de Calidad el Reporte de Inspección de Calidad-RIC (PG-CAL-04-F3).

- Gestiona el retiro de materiales del almacén del Cliente. El formato de recepción

debe quedar firmada por todas las partes responsables.

- Gestiona el traslado de los materiales y equipos al Almacenamiento Temporal o al

Frente de trabajo según lo dispuesto por el Ingeniero de Construcción.

- Gestiona la devolución de los materiales excedentes al Cliente (PG-OT-24-F4).

10.2. Responsabilidades Generales

Descripción de las responsabilidades generales del procedimiento.

Actividad Responsable

Aplicar el presente procedimiento en su proyecto y asignar los recursos necesarios para cumplir con su propósito.

GP




Designar a las personas que participaran en el control de los suministros del proyecto.

GP, JOT

Elaborar y actualizar los registros de los suministros a emplear durante el desarrollo del proyecto

RME, JC

Proporcionar al RME la información para la planificación de las adquisiciones y los retiros de almacén.

JP

Mantener el estatus de inventario exacto de todos los materiales y equipos almacenados temporalmente y almacenamiento de acuerdo a los requerimientos establecidos en el alcance.

RME

Identificar el material y equipo que sea sobrante e iniciar el proceso de devolución oportunamente, a medida que avanza el proyecto.

JP

Implementar y supervisar el procedimiento en el proyecto. JOT

Actualizar el presente procedimiento y sus correspondientes formatos. JAOT

Difundir, capacitar e implementar el presente procedimiento. JAOT

11. Anexos

11.1. Flujograma para la Gestión de Suministros de Materiales y Equipos del Cliente (PG-OT-24-A1)

11.2. Organigrama típico para proyectos electromecánicos (PG-OT-24-A2)

11.3. Formato de Requerimiento de Materiales y Equipos al Cliente (PG-OT-24-F1)

11.4. Formato de Vale de salida de materiales (PG-OT-24-F2)

11.5. Formato de Control de fabricaciones, materiales y equipos (PG-OT-24-F3)

11.6. Formato de Devolución de materiales al Cliente (PG-OT-24-F4)

11.7. Formato de Programa de Requerimiento de Materiales y Equipos del Cliente (PG-OT-24-F5)

11.8. Formato de Reporte de Inspección de Calidad-RIC (PG-CAL-04-F3)

11.9. Protocolo de Recepción de Suministros Críticos en Obra (FC-ALM-F1)




11.1. Flujograma para la Gestión de Suministros de Materiales y Equipos del Cliente (PG-OT-24-A1)

CLIENTE GP CD JOT/IOT RME CALIDAD CONSTRUCCIÓN CONTROL DE PROYECTOS

LEYENDA: MyE: Materiales y Equipos del cliente

Flujograma para Gestión de Suministro de Materiales y Equipos del Cliente

OFICINA TÉCNICA

Genera requerimiento de MyE al Cliente

¿Llegó el Suministro?

NO

SI

FIN

Retira MyE del Almacén del Cliente

Traslada el MyE al almacén temporal o directo al área de

trabajo

Devuelve materiales al cliente

● Packing List, Guía de remisión

Solicitu

dIn

spe

cción

y Re

cep

ción

Alm

acen

amie

nto

y De

spach

o

Distribuye e informa "alertas" sobre material con

retraso

SI

NO

Genera informe de materiales excedentes y genera listado

● Lis ta de devolución de materiales

del cliente (PG-OT-24-F5)

No retira hasta confirmar nuevas indicaciones del

Cliente

INICIO

Solicita al Cliente:- Reporte de Entrega de Equipos y/o Materiales (Expediting

Report)- Lista de empaque (packing list)

Distribuye e informa "alertas"

Registra en Log de Materiales:- Reporte de Entrega de Equipos y/o Materiales (Expediting

Report)- Lista de empaque (packing list)

¿Se puedeDesembalar?

¿Algunaobservación?

SI

NO

Genera vale de salida de material, firmada por

personal de construcción

Confirma recepción de materiales

De

volu

ción

Valida el requerimiento o genera documento para

salida de MyE

Envía solicitud formalvía transmittal

(Frecuencia semanal)

Distribuye el Expediting Report (E.R.) o Fechas

de llegada de Materiales

y Equipos (MyE)

Solicita pedido de materiales y equipos en

SCOPE

Coordina el transporte para retiro de MyE

Ejecuta Montaje

¿Hay excedentes ?

NO

SI

Verifica el cumplimiento de los requisitos de calidad de los MyE*Debe haber algún repersentante

del cliente

Nota: El implementador del SCOPE

en el proyecto será el responsable

de gestionar las plantillas, integrar la data del metrado con las guías y

va les, desarrollar reportes, etc.

Asigna recursos alAlmacén de Materiales y

Equipos del Cliente

● Montacargas.

● Plataformas.

Realiza programación de entrega de MyE por parte del cliente de todo el proyecto (interno).

Valida despacho de MyE sin desembalar

Nota: Cuando se realice la

descarga del material se verificará

"in s itu" en presencia con el cl iente.

¿Cliente autorizó retiro?

NO

SI

Valida recepción de materialy l leva el control en

"almacén de construcción"

Nota: Controla ingreso y

sa lida de MyE del "almacén

de construcción".

Nota: La devolución se debe

hacer conforme se cierran las

áreas de trabajo.

Actualiza y envía lainformación al contratista

de forma semanal

¿Es conforme?

NO

SI

SCOPE

1

SCOPE

● Reporte de Materiales Críticospara Construcción(PG-OT-24-F5).

● Requerimiento de

materiales (PG-OT-24-F1). SCOPE

Registra en Log de Materiales:- Marcar fecha de retraso

SCOPE

1

● Val idar con firmas del cliente/supervisión

Coordina inspección de MyE en Almacén del Cliente

Genera Reporte de Inspección de Calidad

● Reporte de Inspección de Calidad-RIC (PG-CAL-04-F3).

SCOPE

Envía Reporte de Inspección de Calidad al cliente

mediante transmittal

Recibe Reporte de Inspección de Calidad y

emite respuesta mediante

Nota: Dependiendo del proyecto

se realizarán las consultas al cl iente

mediante RFI.

Recibe respuesta y distribuye al área de calidad

y construcción

Recibe respuesta y archiva Reporte de Inspección de

Calidad

SCOPE

Completa la validación de MyE con firmas del cliente y

almacén

● Requerimiento de

materiales (PG-OT-24-F1).SCOPE

Genera Protocolo de Recepción de MyE

● Recepción de Suministros

Críticos en Obra (FC-ALM-F1).SCOPE

SCOPE

Nota: En caso de no contar

con SCOPE, uti l izar formato: PG-OT-24-F3

● Vale de salida de

material (PG-OT-24-F2)SCOPE

● Lista de devolución de materiales

del Cliente (PG-OT-24-F4)SCOPE


Procedimiento para Gestión de Materiales y Equipos del Cliente PG-OT-24 Rev.1 Página: 17 de 26

11.2. Organigrama típico para proyectos Electromecánicos (PG-OT-24-A2)

NOTA:

-El organigrama se actualizará en cada proyecto en función al tamaño, especialidad, ubicación y condiciones del contrato.

-Dentro de las funciones del Spervisor General de Almacen(es) incluye la supervisión de los "almacenes de construcción".

Proyecto: <<Nombre del proyecto>>

Organigrama del Almacén de Materiales y Equipos del Cliente

<<Logo del cliente>>

RESPONSABLE DE ALMACÉN DE MATERIALES Y EQUIPOS DEL CLIENTE

SOPORTE DE INFORMACION

SUPERVISOR GENERAL DE ALMACEN(ES)

SUPERVISOR DE ALMACÉNESTRUCTURAS

SUPERVISOR DE ALMACÉNEQUIPOS, ELÉCTRICOS E INSTRUMENTACIÓN

SUPERVISOR DE ALMACÉNTUBERÍAS

(TUBERÍAS, FITING & SPOOLS)

- ASISTENTES - ASISTENTES

Anexo: PG-OT-24-A2

- ASISTENTES



11.3. Formato de Requerimiento de Materiales y Equipos al Cliente (PG-OT-24-F1)

N° Contrato Formato PG-OT-24-F1

Area Req. N°

Motivo Fecha de montaje Fecha

Item Línea Isométrico Marca/Tag Part Number Descripción del MaterialDiam.

NominalCant. Und. Proveedor Plano Observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

COSAPI Solicitado por: Fecha: Firma:

SUP./CLIENTE

(Construcción)Aprobado por: Fecha: Firma:

SUP./CLIENTE

(Almacén)Autorizado por: Fecha: Firma:

REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y EQUIPOS AL CLIENTE



11.4. Formato de Vale de salida de materiales (PG-OT-24-F2)

CR- Formato PG-OT-24-F2

Area Vale N°

Ubicación Req. N°

Item Línea Isométrico Marca/Tag Part Number Descripción del MaterialDiam.

NominalCant. Und. Proveedor Plano Observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Recogido por: Fecha: Firma:

V°B° Supervisor: Fecha: Firma:

Atendido por: Fecha: Firma:

VALE DE SALIDA DE MATERIAL A CONSTRUCCIÓN



11.5. Formato de Control de fabricaciones, materiales y equipos (PG-OT-24-F3)

CR- Formato PG-OT-24-F3

Fecha

Item Línea Isométrico Marca/Tag Part NumberN°

Packing List

N°

Guía de RemisiónDescripción del Material

Diam.

NominalCant. Und.

Orden

CompraProveedor

Disciplina

(E/M/T)

Cant.

Req.

N°

Req.Fecha Saldo

Cant.

Rec.

N°

Doc.Fecha Saldo

Cant.

Des.

N°

ValeFecha Personal Saldo

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

CONTROL DE FABRICACIONES, MATERIALES Y EQUIPOS

Requerimiento Recepción Despacho



11.6. Formato de Devolución de materiales (PG-OT-24-F4)

N° Contrato Formato PG-OT-24-F4

Area Req. N°

Motivo Fecha

Item Marca/Código/Tag Tamaño Und. Descripción del MaterialCant.

Devuelta

Packing List/

Guía RemisiónProveedor Observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

COSAPI Originado por: Fecha: Firma:

SUP./CLIENTE

(Construcción)V°B° Construcción: Fecha: Firma:

SUP./CLIENTE

(Almacén)Recepcionado por: Fecha: Firma:

DEVOLUCIÓN DE MATERIALES AL CLIENTE




11.7. Formato de Programa de Requerimiento de Materiales y Equipos del Cliente (PG-OT-24-F5)

Contrato: Formato: PG-OT-24-F5

Fecha de emisión: Fecha de respuesta:

Revisión: Elaborado por:

0: Impacto en tiempo Fuera de plazo

Completado por el contratista A: Alta prioridad Hasta 30 días

Completado por la Supervisión/Cliente (Área Materiales) B: Media prioridad De 30 a 60 días

C: Baja prioridad de 60 a 90 días

N° Fecha Rev. Área TagEspecialidad

(Est./Mec./Tub.)Vendor

Orden

CompraMarca pieza Criticidad (A/B/C) Fecha de montaje Fecha de Llegada a obra

Comentarios

Supervisión/ClienteObservaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Programa de Requerimiento de Materiales y Equipos del Cliente




11.8. Formato de Reporte de Inspección de Calidad-RIC (PG-CAL-04-F3)




11.9. Protocolo de Recepción de Suministros Críticos en Obra (FC-ALM-F1)

Procedimiento para Gestión de Materiales y Equipos …. gestión por... · GERENCIA DE GESTIÓN DE...

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