PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y PLANIFICACIÓN DE REFACCIONES

5/28/2018 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y PLANIFICACIN DE REFACCIONES

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y PLANIFICACIN DE REFACCIONES

1.- OBJETIVO

Contar con un sistema de control, que ayude a planificar el trfico de refacciones para una mejor

atencin al cliente.

2.- ALCANCE

El presente procedimiento puede ser aplicable en el proceso de refacciones, como en el rea de

almacn.

3.- DEFINICIONES

Producto: Insumo, refaccin, equipo, maquina o herramienta que se comercializa o utiliza dentro

de la refaccionaria.

Movimiento constante: Son productos ms solicitados por los clientes, este tipo de rotacin debe

indicarse con un cdigo de prioridad.

Lento movimiento: Son los productos que en un ao han tenido mnimo 2 movimientos, este tipo

de rotacin debe indicarse con un cdigo de prioridad lenta.

Resguardo: Son las herramientas asignadas al personal, para el desempeo de su trabajo,

amparadas mediante un registro.

Obsoletos o nulo movimiento: Son los productos en buen estado, que en un ao no han registrado

ningn movimiento.

Inservible: son los productos que se consideran daados e irreparables, situacin que deber

determinarse previamente con un dictamen tcnico.

Responsabilidades:

Jefe de refaccionaria:

Responsable del buen funcionamiento de toda la refaccionaria de acuerdo a los objetivos

planteados, da atencin a la seguridad personal y adiestramiento de los empleados a su cargo,

proporciona la informacin relativa a las operaciones de la refaccionaria y a las reas involucradas,

planea el constante mejoramiento de las operaciones, analiza el trnsito de productos de acuerdo

a las entradas y salidas.

Coordina las actividades del personal y la planeacin del trabajo dentro de la refaccionaria,

programa las actividades para mayor aprovechamiento de la mano de obra, encargado de que se

realice el mantenimiento de los equipos y edificio. Supervisa el trabajo de las reas involucradas,

entrega y recepcin de productos, realiza inspeccin y valida la calidad del producto y su embalaje.

Responsable de controlar las ordenes de entrega o pedidos de compras, llevando el control de las

recepciones de producto, ordena la reposicin de existencias. Supervisa el trabajo de los

almacenistas, responsable del abastecimiento, almacenamiento y conservacin de las existencias

de la refaccionaria, mantiene en orden y limpias las instalaciones, protege las existencias contra

posibles diferencias de inventarios, previniendo la omisin, duplicidad u otro tipo de errores de

registro, de los movimientos de entradas y salidas de los producto


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J. DE REFACCIONESSOLICITA PRODUCTO

INICIO

J. DE REFACCIONESELABORA LA SALIDA DEL

PRODUCTO

ORDEN DE VENTA

ORDEN DE PRODUCCIN

ORDEN DE DESARROLLO

ORDEN DE DEMOSTRACIN

HAY

MATERIAL?

J. DE REFACCIONESAVISA A COMPRAS Y LLENA LA

REQUISICIN FIRMADA POR LOS

RESPONSABLES

J. DE REFACCIONESSURTE EL PRODUCTO Y SE FIRMA

DE RECIBIDO Y ENTREGADO

J. DE REFACCIONESREGISTRA MOVIMIENTOS,

DOCUMENTA LA SALIDA:

(facturas, nota de remisin, salida

u rdenes)

COMPR EL

PRODUCTO?

COMPRASADQUIERE EL MATERIAL Y LO

ENVIA A LA REFACCIONARIA

J. DE REFACCIONESREGRESA LA SOLICITUD Y SE

ARCHIVA EN ESPEDIENTE,

DOCUMENTA PORQU

ALMACENISTARECIBE EL PRODUCTO, LO EVALUA

Y VALIDA EL PRODUCTO

CUMPLE

REQUISITOS

ALMACENISTAINGRESA A INVENTARIO Y

REGISTRA PRODUCTO

J. DE REFACCIONESREPORTA A COMPRAS

COMPRAS

REALIZA RECLAMACIN ODEVOLUCIN

CALIDADGENERA ACCIN CORRECTIVA

FIN DEL PROCESO

FIN DEL PROCESO

FIN DEL PROCESO

SINO

SINO

NO SI

FIN DEL PROCESO


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Almacenista:

Recibe, contabiliza clasifica y almacena los productos recibidos, as como asegura los medios para

la inspeccin y la validacin de la calidad del producto y su embalaje, responsable del registro

veraz y oportuno de todas las entradas y salidas de productos, verifica que los productos

comprados renan las especificaciones indicadas en las rdenes de compra, activa los

ordenamientos para la reposicin de las existencias, controla y archiva los documentos fuente y

auxilia a las diferentes reas de almacn cuando se requiera.

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

6.1 SOLICITUD DE PRODUCTO

6.1.1

6.2 SALIDA DEL PRODUCTO

6.2.1

DISTRIBUCiN FISICA DEL ALMACN

A continuacin se describe la distribucin fsica del almacn de Herramientas, Refacciones y

Accesorios, esta distribucin es enunciativa y no limitativa por lo que, en cada Centro de Trabajo

se realiza esta actividad conforme a sus necesidades.

1. La colocacin de los principales anaqueles o racks es en forma perpendicular al rea de

despacho, dejando entre ellos un espacio que permita el libre trnsito del personal, con el

propsito de que la operacin sea gil y eficiente.

2. Cada Centro de Trabajo, elabora un catlogo de cdigos para la clasificacin de los artculos de

la manera que abajo se indica, dicho catlogo se depura anualmente con el fin de mantenerlo

actualizado.

Por Lnea o Familia, que es el nombre genrico del grupo de artculos, ejemplo: llantas,

papelera, equipo de seguridad, elctricos, automotriz, laboratorio. Para su codificacin en el

catlogo, se utilizarn hasta 3 espacios o caracteres.

Por Sub-Lnea, que son los nombres de los grupos que integran la lnea, ejemplo: La lnea o

familia llantas, se divide en: Sub-lneas de llantas para: montacargas, autos, camiones; la de

papelera en: lpices, bolgrafos, hojas, formatos; la de equipo de seguridad en: cascos, guantes,

botas, zapatos, uniformes; la de elctricos en: focos, apagadores, transformadores. Para su

codificacin en el catlogo, se utilizarn hasta 4 espacios o caracteres.

Por cdigo, que es la clave de identificacin de los productos idnticos, que forman una sub-

lnea, ejemplo: la sub-lnea llantas para montacargas se dividir en tantos cdigos como sean

necesarios, para distinguir las diferentes medidas de llantas para montacargas. La de lpices, para


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distinguir lpices de punta dura o suave, de colores o bicolor. Para su codificacin en el catlogo,

se utilizarn hasta 8 espacios o caracteres.

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3. Los artculos son acomodados o almacenados conforme a su rotacin, de tal manera que, estn

ms cerca del rea de despacho las lneas de existencias con mayor rotacin o ms solicitados;respetando siempre la clasificacin anteriormente descrita.

4. Por razones de seguridad, los artculos o materiales peligrosos o que requieren un manejo

especial por tener mayor riesgo de siniestro, deben almacenarse alejados de las reas ms

transitadas del almacn o en una rea aislada y segura fuera del almacn, (cilindros con gas o

lquidos qumicos, sosa, cidos, detergentes, pinturas y solventes); as mismo, los artculos

voluminosos y ms pesados (tubera, soleras, mallas, aceros) requieren de un lugar especfico y

seguro.

5. Con el propsito de que el personal administrativo pueda desempear adecuadamente todas

sus labores y resguardar los documentos soporte de las operaciones, en el almacn debe destinar

un rea para oficina.

6. Para efectos de tener el control en la rotacin, las existencias se deben clasificar en:

a) Movimiento Constante: Son los artculos ms solicitados por los usuarios, este tipo de rotacin

debe indicarse con el nmero 1 a la izquierda del cdigo del producto despus de un guin,

ejemplo 100668-1.

b) Resguardos: Son las herramientas asignadas al personal, para el desempeo de su trabajo,

amparadas mediante la forma FA-22, "Resguardo de Herramienta Asignada"; este tipo de rotacin

debe indicarse con el nmero 2 a la izquierda del cdigo del producto despus de un guin,

ejemplo 100668-2.c) Lento Movimiento: Son los artculos que en un ao han tenido mnimo 1 movimiento, este tipo

de rotacin debe indicarse con el nmero 3 a la izquierda del cdigo del producto despus de un

guin, ejemplo 100668-3.

d) Obsoletos vio de Nulo Movimiento: Son los artculos en buen estado, que en un ao no han

registrado ningn movimiento, este tipo de rotacin debe indicarse con el nmero 4 a la izquierda

del cdigo del producto despus de un guin, ejemplo 100668-4.

Si un producto se encuentra en este caso, su baja se realizar a travs del Programa Anual de

Disposicin Final de Bienes Muebles; para evitarla, /1 puede el usuario, por medio de un

comunicado y dictamen tcnico, solicitar / ( la permanencia en el almacn, como producto delento movimiento.

Despus de verificar que los productos Obsoletos y/o de Nulo Movimiento ya no son tiles, para

el Centro de Trabajo, debern relacionarlos y dichos listados sern enviados a los dems Centros

de Trabajo, para su revisin y solicitud de envo de los artculos que pudieran servirles.


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e) Inservible: Son los artculos que se consideran daados e irreparables, situacin que deber

determinarse previamente con un dictamen tcnico, este tipo de rotacin debe indicarse con el

nmero 5 a la izquierda del cdigo del producto despus de un guin, ejemplo 100668-5.

7. Los artculos que mencionan los incisos "d" y "e" del punto anterior debern incorporarse en el

Programa Anual de Disposicin Final de Bienes Muebles. Contablemente procedern a crear la

provisin para su baja en la cuenta de mayor 198, Provisin para Baja de Inventarios; adems de

cumplir con lo establecido en el Procedimiento para el Control, Registro, Disposicin Final y Baja

de los Bienes Muebles de Liconsa, S. A. de C. V. Clave, VST-DAPR-01.

Orden de Entrega y/o Pedido

Es el documento que ampara las compras de bienes o servicios efectuados a proveedores en el

cual se indican: nmero de folio, fecha, nombre del proveedor condiciones de pago, lugar de la

entrega, cdigo y descripcin del producto, caractersticas, precio, cantidad, etc. Adems de las

firmas autorizadas de las reas solicitante y compras.

Informe de Recepcin

Es un nmero de folio consecutivo asignado, as como los datos requeridos a la derecha de la

orden de entrega o pedido (recuadro), fecha, nmero de factura o remisin, cantidad, si la entrega

es parcial o total, la firma y sello de recibido, otorgados por el rea de recepcin del almacn.

Dicho informe ampara las recepciones de bienes o servicios efectuados por los proveedores.

Relacin de Ordenes de Entrega Enviadas al Almacn

Es el documento mediante el cual, compras soporta la recepcin de las ordenes de entrega o

pedidos al almacn, la elabora en: Original para el almacn que la archiva consecutivamente y la

copia para compras que el almacn firma y sella de recibido. Este documento se puede enviartambin, mediante comunicado al almacn.

Control de Ordenes de Entrega de Almacn

Es el documento mediante el cual, el almacn llevar el control por orden de entrega o pedido,

para saber cuando se recibi de compras, el nombre del proveedor, nombre del solicitante, estado

que guarda dicha orden de entrega o pedido, si ha sido surtida total o parcialmente.

Reporte de Materiales Recibidos de Proveedores o reporte de entradas y salidas del sistema de

cmputo, 5I5REFAC

Es el documento mediante el cual, el almacn conoce e informa: Que se recibi, de que proveedory la localizacin que se le asign al producto; con la finalidad de dar seguimiento a la orden de

entrega o pedido, comunicar a los usuarios la llegada de su material. Lo elabora el rea de

recepcin del almacn, anotando adems el nmero de cdigo, descripcin, cantidad y nmero de

orden de entrega o pedido. Cuando termina la jornada de recepcin de materiales, el operativo de

recibo lo turna al administrativo del almacn, para que ste anote los nmeros de informes de

recepcin correspondientes. Al finalizar el turno se le entregar al supervisor para su verificacin y

devuelve al operativo, para que distribuya: Copias para el jefe de almacenes, rea de despacho y

usuarios de los productos recibidos, el original lo archiva el supervisor en su consecutivo.


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Tarjeta o etiqueta de Identificacin de Material

Es el documento que se utiliza para identificar los materiales recibidos en almacn, lo elabora el

rea de recepcin de materiales, debiendo contener los siguientes datos, cdigo, descripcin,

unidad de medida, cantidad recibida, nmero de orden de entrega o pedido, nmero de informe

de recepcin, fecha de recibido y nombre del solicitante; se colocar al producto para conocer su

origen y datos de entrada al almacn. Tambin se utilizar para identificar los materiales que

devuelven al almacn.

Devolucin Interna

Es el documento que se utiliza para certificar la recepcin de materiales en el almacn, por

concepto de devoluciones internas, en el formato se anotan: la fecha, el cdigo y descripcin del

producto, unidad de medida y cantidad, motivo de la devolucin y cuentas de aplicacin. Su

distribucin es: Original para contabilidad; la copia, almacn; 2a copia, usuario. Deber contener

las firmas de: Autorizado, por un jefe de departamento y las personas que entregan y reciben el

producto. Al recibir el artculo, el almacenista verificar el documento y los materiales, firma y

sella de recibido y entregar copia al usuario, identificar y colocar el producto en el rea dealmacenamiento y el original y otra copia la entregar al kardista o responsable de esta actividad.

El rea de Kardex, verificara la documentacin, le asigna nmero de folio, la sella y firma de

procesado o capturado en kardex o SrSREFAC, archiva su copia en forma consecutiva y enva el

original a contabilidad.

Devolucin al Proveedor

Es el documento que ampara la devolucin de materiales a los proveedores, el almacn lo elabora

en original y 5 copias, asignar nmero de folio, anotar la fecha; nombre, domicilio, nmero de

factura o remisin y fecha en que entreg del proveedor; nmero de la orden de entrega o

pedido, nmero y fecha del informe de recepcin; cdigo, descripcin, unidad de medida, nmero

de partida de la orden de entrega o pedido, cantidad y precio del producto; motivo de la

devolucin y cuentas de aplicacin; anexar copia del dictamen tcnico o de control de calidad; lo

firmaran de autorizado el Jefe de Almacenes, de entregado el supervisor del almacn y de recibido

el proveedor. La distribucin ser: Original para contabilidad, para que elabore ia pliza

correspondiente; copia 1 rea de kardex, firmar y sellar de registrado en kardex; copia 2 cuentas

por pagar, para que aplique el descuento en el siguiente pago al proveedor; copia 3 almacn, para

aplicar a la orden de entrega o pedido correspondiente y archivar consecutivamente; copia 4

compras, para que avise al proveedor y lleve control de su orden de entrega o pedido; copia 5

proveedor, para que pueda recoger su material.

Vale de SalidaEs el documento que ampara las entregas de materiales a las reas que as lo requieran, Lo

elabora y entrega en el almacn el usuario en original y 2 copias, anotando la fecha, cdigo,

descripcin, unidad de medida, cantidad y cuentas de aplicacin; deber contener las firmas de:

Autorizado por el Jefe de Departamento usuario y por quien entrega y recibe el producto. El

almacenista verificar que el documento no este roto, tachado o con enmendaduras y el llenado

sea correcto; en caso afirmativo entrega el material, sella, firma, recaba la firma de recibido y

turna el documento al kardista o responsable de esta actividad; en caso contrario no surtir el

producto y devolver el vale al empleado. El rea de kardex, al terminar el turno de despacho de


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materiales recibe del supervisor los documentos, los ordena por lnea, asigna nmero de folio,

sella y firma de registrado en kardex o sistema de cmputo SISREFAC y distribuye el original a

contabilidad, para elaboracin de la pliza correspondiente; 18 copia al almacn para su archivo

en forma consecutiva y 28 copia al usuario para su control. En caso de que no haya existencias del

producto solicitado, el almacenista consultar el kardex o sistema de cmputo SISREFAC, para

verificar la existencia, el kardista o responsable de esta actividad, anotar el dato y firmar paraconstatar que filtr la informacin, dicho almacenista sellar el vale con la leyenda "no existencia"

entregar copia al usuario y el resto del documento al supervisor del almacn. El supervisor del

almacn activar la requisicin viajera a travs de un memorando a compras, anexando copia de

los vales no surtidos, archivar temporalmente otra copia en espera de que compras tramite la

adquisicin y le avise la llegada del producto.

Encargado o Responsable

Responsable de la Recepcin de materiales

Actividad

Archivar documentacin. Control de folios Ordenes de entrega o pedidos pendientes por

proveedor Ordenes de entrega o pedidos surtidos por consecutivo Informe de Recepcin con

orden de entrega o pedido por consecutivo Informe de Recepcin sin orden de entrega o pedido

por consecutivo Remisiones de proveedor Requisiciones de compra Devoluciones a

proveedores Proporcionar informacin a usuarios. Elaboracin de devoluciones a proveedores.Verificar listados de existencias, previos. Elaboracin de salidas de planta. Depuracin de rdenes

de entrega o pedidos y requisiciones de compra.

Frecuencia

Diario

Diario Diario Diario Diario Diario

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