Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos en

entidades de servicios petroleros

Autor (es) MSc Ing Regla Caridad Goacutemez Lic Etian Fernaacutendez Riguera

Resumen

El ahorro de costos es una de las metas que se plantea cualquier empresa que quiere aumentar su

nivel de competitividad en el mercado esto incluye el conocimiento pleno de todos los factores que

contribuyen a la formacioacuten de estos

Como parte de las estrategias utilizadas para la implementacioacuten del nuevo modelo econoacutemico

cubano se desarrolloacute el presente trabajo con el objetivo principal de proponer un procedimiento

sobre bases cientiacuteficas que permitiera el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento utilizando los meacutetodos las teacutecnicas y herramientas fundamentales (encuestas

entrevistas meacutetodo de seleccioacuten de expertos tormenta de ideas) haciendo eacutenfasis en los

problemas existentes para trazar las pautas en la actualizacioacuten y seguimiento del plan de

prevencioacuten

Entre los principales logros alcanzados por este trabajo se encuentra el determinar que el por

ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes es bajo lo que significa

que un reordenamiento minimizariacutea los gastos en alquiler la elaboracioacuten de la partida de costos

logiacutesticos asociados al almacenamiento asiacute como la ficha de costos del personal que interviene de

manera directa en la formacioacuten de los costos ocultos el identificar al realizar el caacutelculo de los

costos de almacenamiento que estos se mantuvieron alrededor del 439 de las ventas tal y

como estaacute establecido para empresas de alto rendimiento y la propuesta del plan de acciones para

disminuir los niveles de inventario de ocioso y lento movimiento en la entidad

Introduccioacuten

En el mundo actual las empresas no pueden sobrevivir simplemente haciendo un buen trabajo

tienen que hacer un trabajo excelente si quieren tener eacutexito en un mercado que se caracteriza por

un raacutepido crecimiento y una dura competencia tanto nacional como internacional Los

consumidores y las empresas se encuentran con gran abundancia de ofertas al buscar satisfacer

sus necesidades y por tanto buscan calidad excelente valor agregado o costo cuando escogen

entre sus suministradores

A las empresas hoy en diacutea se les exige por parte del entorno en que se desenvuelven mayores

niveles de eficiencia lo que se traduce en la reduccioacuten de los costos

La nueva realidad competitiva presenta un campo de batalla donde la flexibilidad la velocidad de

llegada al mercado y la productividad seraacuten las variables claves que determinaraacuten la permanencia

de las empresas en los mercados Es aquiacute donde la logiacutestica juega un papel crucial a partir del

manejo eficiente del flujo de bienes y servicios hacia el consumidor final

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El concepto logiacutestico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un papel de

integracioacuten de las actividades que tienen que ver con el aseguramiento de un flujo dirigido a

suministrar al cliente los productos y servicios que demanda en el momento que lo demanda con

la calidad exigida y al costo que estaacute dispuesto a pagar

La logiacutestica comprende tanto el flujo de materiales de una empresa como el flujo de informacioacuten

que este lleva asociado Para poder efectuar una buena gestioacuten de la misma y optimizar tanto el

costo como el servicio ofrecido es necesario ejercer un buen control sobre la actividad de la

empresa conociendo de la forma maacutes aacutegil y simple posible tanto la situacioacuten actual como la

evolucioacuten de todas las funciones que atantildeen a la logiacutestica y que en consecuencia afectan al

servicio o al costo global del mismo

Hoy en diacutea las estrategias empresariales han de adquirir nuevas perspectiva en la que tanto los

plazos de desarrollo de productos como los plazos de entrega al cliente deben estar

estrechamente ligados a las demandas de un mercado que depende de necesidades

personalizadas del usuario final

Estas nuevas exigencias imponen a los sistemas logiacutestico actuales la necesidad de ser capaces

de disentildear y desarrollar productos procesos servicios y sistemas de informacioacuten cuyo objetivo

prioritario sea el mejorar la velocidad la flexibilidad de la respuesta a las necesidades particulares

de los clientes y ofrecer una calidad de servicio cada vez mayor Ademaacutes necesitan establecer

cadenas integrada de suministro que vayan desde el proveedor de materias primas hasta el

usuario final del producto o servicio y donde cada relacioacuten proveedor-cliente forme un escaloacuten en

el que se debe dotar a los diferentes subsistemas (con elemento teacutecnico y organizativo) que

formen parte de la cadena de suministros de la flexibilidad necesaria para responder

adecuadamente a las variaciones que se produzcan en las demandas de los clientes

En la actualidad la apertura de la economiacutea la rapidez en los cambios tecnoloacutegicos la aparicioacuten de

nuevos mercados la innovacioacuten de productos entre otros aspectos exigen formas de direccioacuten

que con el menor costo posible puedan permitir una valoracioacuten raacutepida y consecuentemente ejercer

una direccioacuten eficiente de los recursos disponibles

Existen en este entorno entidades petroleras que dedicadas a los servicios de Perforacioacuten y

Reparacioacuten Capital de Pozos de Petroacuteleo y Gas que presentan altos niveles de inventario

evaluados en $ 33 000 00000 pesos de estos se han estimado $ 10 000 00000 pesos de lento

movimiento y ocioso lo que trae consecuencias negativas que se ven reflejadas en el dinero

inmovilizado por cuanto los productos almacenados son especiacuteficos de la actividad imposibilitando

su comercializacioacuten a empresas de otros sectores esto genera un expediente de peacuterdidas al tener

que efectuar un destino final a materia prima donde se calcula el peso y no el costo del producto

Se adiciona a esta situacioacuten que la empresa no registra de forma independiente el costo de

mantener ese inventario incurriendo en costos logiacutesticos que no conoce y no tiene identificados

(almacenamiento compra transportacioacuten)

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Teniendo en cuenta todo lo expresado anteriormente y la importancia que tienen las

investigaciones en el sector petrolero se toma como punto de partida el siguiente problema

cientiacutefico a solucionar en el presente trabajo de diploma la no existencia de un procedimiento que

permite la estructuracioacuten de los costos logiacutesticos en entidades de servicios petroleros

El proceso de almacenamiento como parte del sistema logiacutestico

Antes de 1959 el desarrollo de la manipulacioacuten y el almacenamiento de materiales estuvieron

subordinados al deacutebil desarrollo industrial y a la alta dependencia econoacutemica y cercaniacutea geograacutefica

con los Estados Unidos proveedor fundamental de los reglones maacutes necesarios

El mercado interno no soacutelo estaba dominado por las manufacturas norteamericanas sino tambieacuten

las industrias principales del paiacutes la manipulacioacuten estaba centrada casi en su totalidad en la

transportacioacuten controlada por firmas privadas los almacenes eran limitados La industria a escala

nacional no requeriacutea siquiera prestar atencioacuten a este aspecto

Hoy diacutea hablar de almacenes o de almacenamiento es algo bien complicado los adelantos

cientiacuteficos han llevado estos teacuterminos por muchos derroteros perdiendo los logiacutesticos de esta

disciplina el patrimonio de los mismos En el presente trabajo se haraacute referencia al almaceacuten como

una instalacioacuten equipada tecnoloacutegicamente para realizar el proceso de almacenamiento

Varios autores han dado su definicioacuten de almacenamiento a continuacioacuten se exponen algunas

El almacenamiento es el conjunto de actividades medios y recursos de la empresa que se dedican

a la recepcioacuten ordenamiento cuidado conservacioacuten y control de los productos desde el momento

de su adquisicioacutenfinalizacioacuten hasta su consumo o puesta a disposicioacuten de otros proporcionando el

espacio conveniente para la conservacioacuten de las mercanciacuteas un sistema econoacutemicamente

coordinado para las actividades necesarias a realizar con ellas instalaciones y fuerza de trabajo y

un completo control de toda esta funcioacuten Apple (1972) CEATM (1984)

El almacenamiento es un proceso dentro de la cadena logiacutestica que tiene como aspecto esencial

proteger los bienes e ir entregando a cada eslaboacuten subsiguiente de la cadena en la forma y con

los valores agregados que demande cada proceso especiacutefico Velaacutezquez Albiol (2005)

Tradicionalmente las actividades baacutesicas del almacenamiento han sido recepcioacuten identificacioacuten y

clasificacioacuten preparacioacuten para el almacenamiento almacenamiento preparacioacuten de pedidos su

completamiento y acumulacioacuten servicios productivos o preparacioacuten de partes y componentes

envasadoembalado carga despacho mantenimiento de los registros de control

Los recursos baacutesicos de personal equipo y espacio tienen que estar integrados para obtener

meacutetodos y sistemas efectivos y econoacutemicos de manipulacioacuten almacenamiento y control de los

materiales y suministros Todo lo cual puede resumirse en ofrecer la maacutexima calidad del servicio al

miacutenimo costo

La logiacutestica como herramienta para disminuir los costos

De la capacidad que tengan las empresas para lograr una mayor disminucioacuten de los costos

dependeraacute su subsistencia como sistema econoacutemico y para alcanzar esta meta les seraacute

imprescindible el uso en su accionar diario de las herramientas que brindan las ciencias modernas

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En el desarrollo de la economiacutea de cualquier empresa surgen continuamente aspectos que

implican el control de actividades del flujo de materiales y otros recursos asociados a este cuyo

estudio cientiacutefico de los sistemas de organizacioacuten y control forman parte de la Logiacutestica Jenkins

(1995) Ballou (1997) Comas (1996) Peacuterez Campantildea (2005)

Las economiacuteas potenciales de la Logiacutestica son significativas pues puede presentar entre el 30 y

el 70 de los activos alrededor del 10 de las ventas y el 50 del valor antildeadido Barrabeacutes

(1996)

Y aunque no resulta faacutecil determinar con exactitud los costos logiacutesticos las fuentes consultadas los

situacutean entre 10 y 50 para las ventas y entre 15 y 40 del costo total del producto siendo de

mayor peso las actividades de transporte y almacenaje Estos valores porcentuales variacutean en

dependencia de los paiacuteses sectores industriales tipos de empresas y paraacutemetros que se tomen

como base para su caacutelculo Badenas (1993) Rizo (1987) Caramelle (1989) Mira (1991)

Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005)

Desde otro punto de vista de esta situacioacuten en muchas empresas industriales la fase de

almacenamiento (esperas) manipulacioacuten (movimiento) y transporte llega a exceder el 50 del

tiempo de tratamiento del producto lo cual liga estrechamente a la logiacutestica con el concepto de

flujo implicando como los tres grandes factores participantes a los equipos el mando y la gestioacuten

son estos determinantes para lograr la reduccioacuten de los costos y el aumento de la rentabilidad

Por ello para que toda empresa sea eficiente y eficaz es necesario un sistema logiacutestico que sea

capaz de reducir al miacutenimo todos los costos relacionados con transportacioacuten almacenamiento y

distribucioacuten de sus productos

Esto estaacute asociado de alguna manera al hecho de que las empresas se han dado cuenta de que

ademaacutes de los costos directos muy controlados y provenientes del proceso de produccioacuten existen

costos antildeadidos como los de mantenimiento de inventario almacenamiento transporte y

distribucioacuten que si no se controlan llegan a producir un efecto de inflacioacuten que lleva a la empresa a

perder su competitividad Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005) Goacutemez (2009)

El proceso de costo no es maacutes que la parte del valor que se impone praacutecticamente en todo proceso

de produccioacuten efectivo de mercanciacuteas pues el proceso de circulacioacuten se encarga de hacer revertir

constantemente la forma de mercanciacutea que presenta esa parte del valor a la forma capital

productiva por donde el precio de costo de la mercanciacutea tiene que rescatar constantemente los

elementos de produccioacuten consumidos para producirla El anaacutelisis de la relacioacuten costo ndash volumen ndash

utilidad depende de una cuidadosa segregacioacuten de los costos de acuerdo a su naturaleza en

constantes y variables

Los costos logiacutesticos como parte del sistema de costos

Los costos en su relacioacuten con los gastos presentan las caracteriacutesticas siguientes

bull Se considera al conjunto de gastos como un todo y a los costos como una parte de ellos

bull Otra forma de explicar los costos es sentildealarlos como gastos aplicados en el proceso de

obtener los bienes o prestar los servicios

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bull Es decir los costos constituyen los pagos a los insumos o tambieacuten las remuneraciones a los

factores que intervienen en el proceso de operacioacuten

Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo

existe cuando se obtienen bienes o servicios al comprar y no procesar un bien o servicio el costo

de operacioacuten desaparece y solo subsiste el costo de compra y por uacuteltimo que el gasto que estuvo y

no deja de estar despueacutes de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser

costo

Al observar el estado de resultados de una empresa se identifican los elementos maacutes importantes

de los costos y gastos

Estado de Resultados

Ingreso por ventas

( - ) Costo de Ventas

= Resultado Bruto

( - ) Gastos

= Resultado Liacutequido

Costo de Ventas (Costo de la produccioacuten vendida)

Materiales directos

Mano de obra directa

Costos indirectos de fabricacioacuten

= Costo de la produccioacuten del periodo

( + ) Inventario inicial de productos en proceso

( - ) Inventario final de productos en proceso

= Costo de la produccioacuten terminada

( + ) Inventario inicial de productos terminados

( - ) Inventario final de productos terminados

= Costo de la produccioacuten vendida

Gastos

bull Gastos de Administracioacuten

bull Gastos de Distribucioacuten y Ventas

bull Gastos Financieros

El costo logiacutestico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se

mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes

Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logiacutestico (proceso de mover y almacenar

materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes) estaacuten relacionados con la

eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad) la calidad etc

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Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje

bull Costo del Espacio

Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto

donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute

configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un

almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho

costo

bull Costo de las instalaciones

Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos

empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su

capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra

directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus

componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en

instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc

Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que

esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la

importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo

de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten

estos costos se hacen importantes y complejos

bull Costos de Manipulacioacuten

Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto

humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios

teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como

cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y

manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea

maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo

mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes

adecuados de manipulacioacuten

bull Costos Ocultos

Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una

peacuterdida de su valor real

Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente

una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios

factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta

actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar

formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella

relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta

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Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la

demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a

gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos

logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la

cadena a manera general

Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo

revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se

emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la

empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa

importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera

de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un

anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice

la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y

ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el

destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el

estado y condiciones del trayecto

Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan

por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y

documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la

empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando

directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la

entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la

hora de recogida del producto

Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza

la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el

encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora

del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el

balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la

demanda

Flujo de Material

Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el

producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la

necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa

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importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el

producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen

hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa

importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto

al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea

donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le

va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se

va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a

partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde

se va a utilizar

Flujo Financiero

En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se

comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso

buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional

asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el

proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye

la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va

realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza

el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el

contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los

productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de

salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un

descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en

cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten

del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como

elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico

Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos

Flujo Material

bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el

proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo

bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta

los almacenes de Guanabacoa

bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea

bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de

perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

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Flujo de Informacioacuten

Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o

Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos

Conformidad con la mercanciacutea

Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones

Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de

compra-venta

Entre 3 y 4 Contrato compra-venta

Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta

Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de

Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)

Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea

Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos

Entre 1 y 10 Nivel de Inventario

Flujo Financiero

En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten

gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de

teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de

corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute

generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y

contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA

y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para

transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del

inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos

Meacutetodos y materiales

El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor

capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad

agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio

centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy

especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que

se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la

identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a

las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos

informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades

maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la

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mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los

costos que afectan la conducta de un sistema

El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se

ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta

investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos

propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos

logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los

resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el

capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide

plenamente el autor de esta investigacioacuten

Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten

Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta

direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que

independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es

necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten

proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para

conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la

investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con

los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios

para el aseguramiento de la investigacioacuten

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Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a

partir Goacutemez amp Mentado (2010)

Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas

de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la

deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad

de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente

orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante

entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El

proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose

seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en

funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de

teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los

resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de

competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se

propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la

propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de

experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta

epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de

coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo

del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los

recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido

teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer

seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en

las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada

sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos

En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la

realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1

especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que

establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a

verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y

hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2

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Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

13

de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

2

El concepto logiacutestico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un papel de

integracioacuten de las actividades que tienen que ver con el aseguramiento de un flujo dirigido a

suministrar al cliente los productos y servicios que demanda en el momento que lo demanda con

la calidad exigida y al costo que estaacute dispuesto a pagar

La logiacutestica comprende tanto el flujo de materiales de una empresa como el flujo de informacioacuten

que este lleva asociado Para poder efectuar una buena gestioacuten de la misma y optimizar tanto el

costo como el servicio ofrecido es necesario ejercer un buen control sobre la actividad de la

empresa conociendo de la forma maacutes aacutegil y simple posible tanto la situacioacuten actual como la

evolucioacuten de todas las funciones que atantildeen a la logiacutestica y que en consecuencia afectan al

servicio o al costo global del mismo

Hoy en diacutea las estrategias empresariales han de adquirir nuevas perspectiva en la que tanto los

plazos de desarrollo de productos como los plazos de entrega al cliente deben estar

estrechamente ligados a las demandas de un mercado que depende de necesidades

personalizadas del usuario final

Estas nuevas exigencias imponen a los sistemas logiacutestico actuales la necesidad de ser capaces

de disentildear y desarrollar productos procesos servicios y sistemas de informacioacuten cuyo objetivo

prioritario sea el mejorar la velocidad la flexibilidad de la respuesta a las necesidades particulares

de los clientes y ofrecer una calidad de servicio cada vez mayor Ademaacutes necesitan establecer

cadenas integrada de suministro que vayan desde el proveedor de materias primas hasta el

usuario final del producto o servicio y donde cada relacioacuten proveedor-cliente forme un escaloacuten en

el que se debe dotar a los diferentes subsistemas (con elemento teacutecnico y organizativo) que

formen parte de la cadena de suministros de la flexibilidad necesaria para responder

adecuadamente a las variaciones que se produzcan en las demandas de los clientes

En la actualidad la apertura de la economiacutea la rapidez en los cambios tecnoloacutegicos la aparicioacuten de

nuevos mercados la innovacioacuten de productos entre otros aspectos exigen formas de direccioacuten

que con el menor costo posible puedan permitir una valoracioacuten raacutepida y consecuentemente ejercer

una direccioacuten eficiente de los recursos disponibles

Existen en este entorno entidades petroleras que dedicadas a los servicios de Perforacioacuten y

Reparacioacuten Capital de Pozos de Petroacuteleo y Gas que presentan altos niveles de inventario

evaluados en $ 33 000 00000 pesos de estos se han estimado $ 10 000 00000 pesos de lento

movimiento y ocioso lo que trae consecuencias negativas que se ven reflejadas en el dinero

inmovilizado por cuanto los productos almacenados son especiacuteficos de la actividad imposibilitando

su comercializacioacuten a empresas de otros sectores esto genera un expediente de peacuterdidas al tener

que efectuar un destino final a materia prima donde se calcula el peso y no el costo del producto

Se adiciona a esta situacioacuten que la empresa no registra de forma independiente el costo de

mantener ese inventario incurriendo en costos logiacutesticos que no conoce y no tiene identificados

(almacenamiento compra transportacioacuten)

3

Teniendo en cuenta todo lo expresado anteriormente y la importancia que tienen las

investigaciones en el sector petrolero se toma como punto de partida el siguiente problema

cientiacutefico a solucionar en el presente trabajo de diploma la no existencia de un procedimiento que

permite la estructuracioacuten de los costos logiacutesticos en entidades de servicios petroleros

El proceso de almacenamiento como parte del sistema logiacutestico

Antes de 1959 el desarrollo de la manipulacioacuten y el almacenamiento de materiales estuvieron

subordinados al deacutebil desarrollo industrial y a la alta dependencia econoacutemica y cercaniacutea geograacutefica

con los Estados Unidos proveedor fundamental de los reglones maacutes necesarios

El mercado interno no soacutelo estaba dominado por las manufacturas norteamericanas sino tambieacuten

las industrias principales del paiacutes la manipulacioacuten estaba centrada casi en su totalidad en la

transportacioacuten controlada por firmas privadas los almacenes eran limitados La industria a escala

nacional no requeriacutea siquiera prestar atencioacuten a este aspecto

Hoy diacutea hablar de almacenes o de almacenamiento es algo bien complicado los adelantos

cientiacuteficos han llevado estos teacuterminos por muchos derroteros perdiendo los logiacutesticos de esta

disciplina el patrimonio de los mismos En el presente trabajo se haraacute referencia al almaceacuten como

una instalacioacuten equipada tecnoloacutegicamente para realizar el proceso de almacenamiento

Varios autores han dado su definicioacuten de almacenamiento a continuacioacuten se exponen algunas

El almacenamiento es el conjunto de actividades medios y recursos de la empresa que se dedican

a la recepcioacuten ordenamiento cuidado conservacioacuten y control de los productos desde el momento

de su adquisicioacutenfinalizacioacuten hasta su consumo o puesta a disposicioacuten de otros proporcionando el

espacio conveniente para la conservacioacuten de las mercanciacuteas un sistema econoacutemicamente

coordinado para las actividades necesarias a realizar con ellas instalaciones y fuerza de trabajo y

un completo control de toda esta funcioacuten Apple (1972) CEATM (1984)

El almacenamiento es un proceso dentro de la cadena logiacutestica que tiene como aspecto esencial

proteger los bienes e ir entregando a cada eslaboacuten subsiguiente de la cadena en la forma y con

los valores agregados que demande cada proceso especiacutefico Velaacutezquez Albiol (2005)

Tradicionalmente las actividades baacutesicas del almacenamiento han sido recepcioacuten identificacioacuten y

clasificacioacuten preparacioacuten para el almacenamiento almacenamiento preparacioacuten de pedidos su

completamiento y acumulacioacuten servicios productivos o preparacioacuten de partes y componentes

envasadoembalado carga despacho mantenimiento de los registros de control

Los recursos baacutesicos de personal equipo y espacio tienen que estar integrados para obtener

meacutetodos y sistemas efectivos y econoacutemicos de manipulacioacuten almacenamiento y control de los

materiales y suministros Todo lo cual puede resumirse en ofrecer la maacutexima calidad del servicio al

miacutenimo costo

La logiacutestica como herramienta para disminuir los costos

De la capacidad que tengan las empresas para lograr una mayor disminucioacuten de los costos

dependeraacute su subsistencia como sistema econoacutemico y para alcanzar esta meta les seraacute

imprescindible el uso en su accionar diario de las herramientas que brindan las ciencias modernas

4

En el desarrollo de la economiacutea de cualquier empresa surgen continuamente aspectos que

implican el control de actividades del flujo de materiales y otros recursos asociados a este cuyo

estudio cientiacutefico de los sistemas de organizacioacuten y control forman parte de la Logiacutestica Jenkins

(1995) Ballou (1997) Comas (1996) Peacuterez Campantildea (2005)

Las economiacuteas potenciales de la Logiacutestica son significativas pues puede presentar entre el 30 y

el 70 de los activos alrededor del 10 de las ventas y el 50 del valor antildeadido Barrabeacutes

(1996)

Y aunque no resulta faacutecil determinar con exactitud los costos logiacutesticos las fuentes consultadas los

situacutean entre 10 y 50 para las ventas y entre 15 y 40 del costo total del producto siendo de

mayor peso las actividades de transporte y almacenaje Estos valores porcentuales variacutean en

dependencia de los paiacuteses sectores industriales tipos de empresas y paraacutemetros que se tomen

como base para su caacutelculo Badenas (1993) Rizo (1987) Caramelle (1989) Mira (1991)

Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005)

Desde otro punto de vista de esta situacioacuten en muchas empresas industriales la fase de

almacenamiento (esperas) manipulacioacuten (movimiento) y transporte llega a exceder el 50 del

tiempo de tratamiento del producto lo cual liga estrechamente a la logiacutestica con el concepto de

flujo implicando como los tres grandes factores participantes a los equipos el mando y la gestioacuten

son estos determinantes para lograr la reduccioacuten de los costos y el aumento de la rentabilidad

Por ello para que toda empresa sea eficiente y eficaz es necesario un sistema logiacutestico que sea

capaz de reducir al miacutenimo todos los costos relacionados con transportacioacuten almacenamiento y

distribucioacuten de sus productos

Esto estaacute asociado de alguna manera al hecho de que las empresas se han dado cuenta de que

ademaacutes de los costos directos muy controlados y provenientes del proceso de produccioacuten existen

costos antildeadidos como los de mantenimiento de inventario almacenamiento transporte y

distribucioacuten que si no se controlan llegan a producir un efecto de inflacioacuten que lleva a la empresa a

perder su competitividad Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005) Goacutemez (2009)

El proceso de costo no es maacutes que la parte del valor que se impone praacutecticamente en todo proceso

de produccioacuten efectivo de mercanciacuteas pues el proceso de circulacioacuten se encarga de hacer revertir

constantemente la forma de mercanciacutea que presenta esa parte del valor a la forma capital

productiva por donde el precio de costo de la mercanciacutea tiene que rescatar constantemente los

elementos de produccioacuten consumidos para producirla El anaacutelisis de la relacioacuten costo ndash volumen ndash

utilidad depende de una cuidadosa segregacioacuten de los costos de acuerdo a su naturaleza en

constantes y variables

Los costos logiacutesticos como parte del sistema de costos

Los costos en su relacioacuten con los gastos presentan las caracteriacutesticas siguientes

bull Se considera al conjunto de gastos como un todo y a los costos como una parte de ellos

bull Otra forma de explicar los costos es sentildealarlos como gastos aplicados en el proceso de

obtener los bienes o prestar los servicios

5

bull Es decir los costos constituyen los pagos a los insumos o tambieacuten las remuneraciones a los

factores que intervienen en el proceso de operacioacuten

Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo

existe cuando se obtienen bienes o servicios al comprar y no procesar un bien o servicio el costo

de operacioacuten desaparece y solo subsiste el costo de compra y por uacuteltimo que el gasto que estuvo y

no deja de estar despueacutes de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser

costo

Al observar el estado de resultados de una empresa se identifican los elementos maacutes importantes

de los costos y gastos

Estado de Resultados

Ingreso por ventas

( - ) Costo de Ventas

= Resultado Bruto

( - ) Gastos

= Resultado Liacutequido

Costo de Ventas (Costo de la produccioacuten vendida)

Materiales directos

Mano de obra directa

Costos indirectos de fabricacioacuten

= Costo de la produccioacuten del periodo

( + ) Inventario inicial de productos en proceso

( - ) Inventario final de productos en proceso

= Costo de la produccioacuten terminada

( + ) Inventario inicial de productos terminados

( - ) Inventario final de productos terminados

= Costo de la produccioacuten vendida

Gastos

bull Gastos de Administracioacuten

bull Gastos de Distribucioacuten y Ventas

bull Gastos Financieros

El costo logiacutestico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se

mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes

Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logiacutestico (proceso de mover y almacenar

materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes) estaacuten relacionados con la

eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad) la calidad etc

6

Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje

bull Costo del Espacio

Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto

donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute

configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un

almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho

costo

bull Costo de las instalaciones

Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos

empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su

capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra

directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus

componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en

instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc

Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que

esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la

importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo

de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten

estos costos se hacen importantes y complejos

bull Costos de Manipulacioacuten

Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto

humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios

teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como

cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y

manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea

maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo

mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes

adecuados de manipulacioacuten

bull Costos Ocultos

Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una

peacuterdida de su valor real

Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente

una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios

factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta

actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar

formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella

relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta

7

Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la

demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a

gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos

logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la

cadena a manera general

Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo

revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se

emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la

empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa

importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera

de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un

anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice

la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y

ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el

destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el

estado y condiciones del trayecto

Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan

por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y

documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la

empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando

directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la

entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la

hora de recogida del producto

Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza

la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el

encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora

del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el

balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la

demanda

Flujo de Material

Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el

producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la

necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa

8

importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el

producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen

hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa

importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto

al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea

donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le

va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se

va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a

partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde

se va a utilizar

Flujo Financiero

En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se

comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso

buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional

asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el

proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye

la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va

realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza

el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el

contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los

productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de

salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un

descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en

cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten

del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como

elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico

Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos

Flujo Material

bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el

proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo

bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta

los almacenes de Guanabacoa

bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea

bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de

perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

9

Flujo de Informacioacuten

Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o

Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos

Conformidad con la mercanciacutea

Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones

Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de

compra-venta

Entre 3 y 4 Contrato compra-venta

Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta

Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de

Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)

Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea

Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos

Entre 1 y 10 Nivel de Inventario

Flujo Financiero

En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten

gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de

teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de

corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute

generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y

contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA

y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para

transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del

inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos

Meacutetodos y materiales

El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor

capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad

agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio

centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy

especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que

se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la

identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a

las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos

informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades

maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la

10

mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los

costos que afectan la conducta de un sistema

El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se

ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta

investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos

propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos

logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los

resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el

capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide

plenamente el autor de esta investigacioacuten

Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten

Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta

direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que

independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es

necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten

proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para

conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la

investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con

los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios

para el aseguramiento de la investigacioacuten

11

Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a

partir Goacutemez amp Mentado (2010)

Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas

de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la

deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad

de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente

orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante

entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El

proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose

seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en

funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de

teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los

resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de

competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se

propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la

propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de

experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta

epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de

coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo

del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los

recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido

teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer

seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en

las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada

sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos

En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la

realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1

especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que

establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a

verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y

hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2

12

Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

13

de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

3

Teniendo en cuenta todo lo expresado anteriormente y la importancia que tienen las

investigaciones en el sector petrolero se toma como punto de partida el siguiente problema

cientiacutefico a solucionar en el presente trabajo de diploma la no existencia de un procedimiento que

permite la estructuracioacuten de los costos logiacutesticos en entidades de servicios petroleros

El proceso de almacenamiento como parte del sistema logiacutestico

Antes de 1959 el desarrollo de la manipulacioacuten y el almacenamiento de materiales estuvieron

subordinados al deacutebil desarrollo industrial y a la alta dependencia econoacutemica y cercaniacutea geograacutefica

con los Estados Unidos proveedor fundamental de los reglones maacutes necesarios

El mercado interno no soacutelo estaba dominado por las manufacturas norteamericanas sino tambieacuten

las industrias principales del paiacutes la manipulacioacuten estaba centrada casi en su totalidad en la

transportacioacuten controlada por firmas privadas los almacenes eran limitados La industria a escala

nacional no requeriacutea siquiera prestar atencioacuten a este aspecto

Hoy diacutea hablar de almacenes o de almacenamiento es algo bien complicado los adelantos

cientiacuteficos han llevado estos teacuterminos por muchos derroteros perdiendo los logiacutesticos de esta

disciplina el patrimonio de los mismos En el presente trabajo se haraacute referencia al almaceacuten como

una instalacioacuten equipada tecnoloacutegicamente para realizar el proceso de almacenamiento

Varios autores han dado su definicioacuten de almacenamiento a continuacioacuten se exponen algunas

El almacenamiento es el conjunto de actividades medios y recursos de la empresa que se dedican

a la recepcioacuten ordenamiento cuidado conservacioacuten y control de los productos desde el momento

de su adquisicioacutenfinalizacioacuten hasta su consumo o puesta a disposicioacuten de otros proporcionando el

espacio conveniente para la conservacioacuten de las mercanciacuteas un sistema econoacutemicamente

coordinado para las actividades necesarias a realizar con ellas instalaciones y fuerza de trabajo y

un completo control de toda esta funcioacuten Apple (1972) CEATM (1984)

El almacenamiento es un proceso dentro de la cadena logiacutestica que tiene como aspecto esencial

proteger los bienes e ir entregando a cada eslaboacuten subsiguiente de la cadena en la forma y con

los valores agregados que demande cada proceso especiacutefico Velaacutezquez Albiol (2005)

Tradicionalmente las actividades baacutesicas del almacenamiento han sido recepcioacuten identificacioacuten y

clasificacioacuten preparacioacuten para el almacenamiento almacenamiento preparacioacuten de pedidos su

completamiento y acumulacioacuten servicios productivos o preparacioacuten de partes y componentes

envasadoembalado carga despacho mantenimiento de los registros de control

Los recursos baacutesicos de personal equipo y espacio tienen que estar integrados para obtener

meacutetodos y sistemas efectivos y econoacutemicos de manipulacioacuten almacenamiento y control de los

materiales y suministros Todo lo cual puede resumirse en ofrecer la maacutexima calidad del servicio al

miacutenimo costo

La logiacutestica como herramienta para disminuir los costos

De la capacidad que tengan las empresas para lograr una mayor disminucioacuten de los costos

dependeraacute su subsistencia como sistema econoacutemico y para alcanzar esta meta les seraacute

imprescindible el uso en su accionar diario de las herramientas que brindan las ciencias modernas

4

En el desarrollo de la economiacutea de cualquier empresa surgen continuamente aspectos que

implican el control de actividades del flujo de materiales y otros recursos asociados a este cuyo

estudio cientiacutefico de los sistemas de organizacioacuten y control forman parte de la Logiacutestica Jenkins

(1995) Ballou (1997) Comas (1996) Peacuterez Campantildea (2005)

Las economiacuteas potenciales de la Logiacutestica son significativas pues puede presentar entre el 30 y

el 70 de los activos alrededor del 10 de las ventas y el 50 del valor antildeadido Barrabeacutes

(1996)

Y aunque no resulta faacutecil determinar con exactitud los costos logiacutesticos las fuentes consultadas los

situacutean entre 10 y 50 para las ventas y entre 15 y 40 del costo total del producto siendo de

mayor peso las actividades de transporte y almacenaje Estos valores porcentuales variacutean en

dependencia de los paiacuteses sectores industriales tipos de empresas y paraacutemetros que se tomen

como base para su caacutelculo Badenas (1993) Rizo (1987) Caramelle (1989) Mira (1991)

Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005)

Desde otro punto de vista de esta situacioacuten en muchas empresas industriales la fase de

almacenamiento (esperas) manipulacioacuten (movimiento) y transporte llega a exceder el 50 del

tiempo de tratamiento del producto lo cual liga estrechamente a la logiacutestica con el concepto de

flujo implicando como los tres grandes factores participantes a los equipos el mando y la gestioacuten

son estos determinantes para lograr la reduccioacuten de los costos y el aumento de la rentabilidad

Por ello para que toda empresa sea eficiente y eficaz es necesario un sistema logiacutestico que sea

capaz de reducir al miacutenimo todos los costos relacionados con transportacioacuten almacenamiento y

distribucioacuten de sus productos

Esto estaacute asociado de alguna manera al hecho de que las empresas se han dado cuenta de que

ademaacutes de los costos directos muy controlados y provenientes del proceso de produccioacuten existen

costos antildeadidos como los de mantenimiento de inventario almacenamiento transporte y

distribucioacuten que si no se controlan llegan a producir un efecto de inflacioacuten que lleva a la empresa a

perder su competitividad Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005) Goacutemez (2009)

El proceso de costo no es maacutes que la parte del valor que se impone praacutecticamente en todo proceso

de produccioacuten efectivo de mercanciacuteas pues el proceso de circulacioacuten se encarga de hacer revertir

constantemente la forma de mercanciacutea que presenta esa parte del valor a la forma capital

productiva por donde el precio de costo de la mercanciacutea tiene que rescatar constantemente los

elementos de produccioacuten consumidos para producirla El anaacutelisis de la relacioacuten costo ndash volumen ndash

utilidad depende de una cuidadosa segregacioacuten de los costos de acuerdo a su naturaleza en

constantes y variables

Los costos logiacutesticos como parte del sistema de costos

Los costos en su relacioacuten con los gastos presentan las caracteriacutesticas siguientes

bull Se considera al conjunto de gastos como un todo y a los costos como una parte de ellos

bull Otra forma de explicar los costos es sentildealarlos como gastos aplicados en el proceso de

obtener los bienes o prestar los servicios

5

bull Es decir los costos constituyen los pagos a los insumos o tambieacuten las remuneraciones a los

factores que intervienen en el proceso de operacioacuten

Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo

existe cuando se obtienen bienes o servicios al comprar y no procesar un bien o servicio el costo

de operacioacuten desaparece y solo subsiste el costo de compra y por uacuteltimo que el gasto que estuvo y

no deja de estar despueacutes de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser

costo

Al observar el estado de resultados de una empresa se identifican los elementos maacutes importantes

de los costos y gastos

Estado de Resultados

Ingreso por ventas

( - ) Costo de Ventas

= Resultado Bruto

( - ) Gastos

= Resultado Liacutequido

Costo de Ventas (Costo de la produccioacuten vendida)

Materiales directos

Mano de obra directa

Costos indirectos de fabricacioacuten

= Costo de la produccioacuten del periodo

( + ) Inventario inicial de productos en proceso

( - ) Inventario final de productos en proceso

= Costo de la produccioacuten terminada

( + ) Inventario inicial de productos terminados

( - ) Inventario final de productos terminados

= Costo de la produccioacuten vendida

Gastos

bull Gastos de Administracioacuten

bull Gastos de Distribucioacuten y Ventas

bull Gastos Financieros

El costo logiacutestico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se

mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes

Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logiacutestico (proceso de mover y almacenar

materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes) estaacuten relacionados con la

eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad) la calidad etc

6

Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje

bull Costo del Espacio

Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto

donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute

configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un

almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho

costo

bull Costo de las instalaciones

Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos

empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su

capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra

directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus

componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en

instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc

Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que

esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la

importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo

de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten

estos costos se hacen importantes y complejos

bull Costos de Manipulacioacuten

Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto

humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios

teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como

cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y

manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea

maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo

mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes

adecuados de manipulacioacuten

bull Costos Ocultos

Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una

peacuterdida de su valor real

Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente

una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios

factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta

actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar

formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella

relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta

7

Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la

demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a

gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos

logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la

cadena a manera general

Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo

revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se

emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la

empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa

importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera

de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un

anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice

la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y

ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el

destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el

estado y condiciones del trayecto

Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan

por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y

documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la

empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando

directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la

entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la

hora de recogida del producto

Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza

la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el

encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora

del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el

balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la

demanda

Flujo de Material

Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el

producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la

necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa

8

importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el

producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen

hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa

importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto

al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea

donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le

va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se

va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a

partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde

se va a utilizar

Flujo Financiero

En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se

comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso

buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional

asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el

proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye

la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va

realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza

el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el

contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los

productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de

salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un

descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en

cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten

del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como

elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico

Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos

Flujo Material

bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el

proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo

bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta

los almacenes de Guanabacoa

bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea

bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de

perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

9

Flujo de Informacioacuten

Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o

Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos

Conformidad con la mercanciacutea

Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones

Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de

compra-venta

Entre 3 y 4 Contrato compra-venta

Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta

Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de

Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)

Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea

Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos

Entre 1 y 10 Nivel de Inventario

Flujo Financiero

En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten

gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de

teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de

corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute

generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y

contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA

y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para

transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del

inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos

Meacutetodos y materiales

El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor

capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad

agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio

centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy

especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que

se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la

identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a

las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos

informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades

maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la

10

mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los

costos que afectan la conducta de un sistema

El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se

ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta

investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos

propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos

logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los

resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el

capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide

plenamente el autor de esta investigacioacuten

Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten

Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta

direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que

independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es

necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten

proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para

conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la

investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con

los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios

para el aseguramiento de la investigacioacuten

11

Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a

partir Goacutemez amp Mentado (2010)

Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas

de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la

deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad

de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente

orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante

entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El

proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose

seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en

funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de

teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los

resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de

competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se

propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la

propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de

experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta

epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de

coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo

del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los

recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido

teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer

seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en

las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada

sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos

En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la

realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1

especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que

establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a

verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y

hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2

12

Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

13

de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

4

En el desarrollo de la economiacutea de cualquier empresa surgen continuamente aspectos que

implican el control de actividades del flujo de materiales y otros recursos asociados a este cuyo

estudio cientiacutefico de los sistemas de organizacioacuten y control forman parte de la Logiacutestica Jenkins

(1995) Ballou (1997) Comas (1996) Peacuterez Campantildea (2005)

Las economiacuteas potenciales de la Logiacutestica son significativas pues puede presentar entre el 30 y

el 70 de los activos alrededor del 10 de las ventas y el 50 del valor antildeadido Barrabeacutes

(1996)

Y aunque no resulta faacutecil determinar con exactitud los costos logiacutesticos las fuentes consultadas los

situacutean entre 10 y 50 para las ventas y entre 15 y 40 del costo total del producto siendo de

mayor peso las actividades de transporte y almacenaje Estos valores porcentuales variacutean en

dependencia de los paiacuteses sectores industriales tipos de empresas y paraacutemetros que se tomen

como base para su caacutelculo Badenas (1993) Rizo (1987) Caramelle (1989) Mira (1991)

Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005)

Desde otro punto de vista de esta situacioacuten en muchas empresas industriales la fase de

almacenamiento (esperas) manipulacioacuten (movimiento) y transporte llega a exceder el 50 del

tiempo de tratamiento del producto lo cual liga estrechamente a la logiacutestica con el concepto de

flujo implicando como los tres grandes factores participantes a los equipos el mando y la gestioacuten

son estos determinantes para lograr la reduccioacuten de los costos y el aumento de la rentabilidad

Por ello para que toda empresa sea eficiente y eficaz es necesario un sistema logiacutestico que sea

capaz de reducir al miacutenimo todos los costos relacionados con transportacioacuten almacenamiento y

distribucioacuten de sus productos

Esto estaacute asociado de alguna manera al hecho de que las empresas se han dado cuenta de que

ademaacutes de los costos directos muy controlados y provenientes del proceso de produccioacuten existen

costos antildeadidos como los de mantenimiento de inventario almacenamiento transporte y

distribucioacuten que si no se controlan llegan a producir un efecto de inflacioacuten que lleva a la empresa a

perder su competitividad Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005) Goacutemez (2009)

El proceso de costo no es maacutes que la parte del valor que se impone praacutecticamente en todo proceso

de produccioacuten efectivo de mercanciacuteas pues el proceso de circulacioacuten se encarga de hacer revertir

constantemente la forma de mercanciacutea que presenta esa parte del valor a la forma capital

productiva por donde el precio de costo de la mercanciacutea tiene que rescatar constantemente los

elementos de produccioacuten consumidos para producirla El anaacutelisis de la relacioacuten costo ndash volumen ndash

utilidad depende de una cuidadosa segregacioacuten de los costos de acuerdo a su naturaleza en

constantes y variables

Los costos logiacutesticos como parte del sistema de costos

Los costos en su relacioacuten con los gastos presentan las caracteriacutesticas siguientes

bull Se considera al conjunto de gastos como un todo y a los costos como una parte de ellos

bull Otra forma de explicar los costos es sentildealarlos como gastos aplicados en el proceso de

obtener los bienes o prestar los servicios

5

bull Es decir los costos constituyen los pagos a los insumos o tambieacuten las remuneraciones a los

factores que intervienen en el proceso de operacioacuten

Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo

existe cuando se obtienen bienes o servicios al comprar y no procesar un bien o servicio el costo

de operacioacuten desaparece y solo subsiste el costo de compra y por uacuteltimo que el gasto que estuvo y

no deja de estar despueacutes de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser

costo

Al observar el estado de resultados de una empresa se identifican los elementos maacutes importantes

de los costos y gastos

Estado de Resultados

Ingreso por ventas

( - ) Costo de Ventas

= Resultado Bruto

( - ) Gastos

= Resultado Liacutequido

Costo de Ventas (Costo de la produccioacuten vendida)

Materiales directos

Mano de obra directa

Costos indirectos de fabricacioacuten

= Costo de la produccioacuten del periodo

( + ) Inventario inicial de productos en proceso

( - ) Inventario final de productos en proceso

= Costo de la produccioacuten terminada

( + ) Inventario inicial de productos terminados

( - ) Inventario final de productos terminados

= Costo de la produccioacuten vendida

Gastos

bull Gastos de Administracioacuten

bull Gastos de Distribucioacuten y Ventas

bull Gastos Financieros

El costo logiacutestico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se

mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes

Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logiacutestico (proceso de mover y almacenar

materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes) estaacuten relacionados con la

eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad) la calidad etc

6

Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje

bull Costo del Espacio

Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto

donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute

configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un

almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho

costo

bull Costo de las instalaciones

Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos

empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su

capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra

directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus

componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en

instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc

Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que

esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la

importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo

de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten

estos costos se hacen importantes y complejos

bull Costos de Manipulacioacuten

Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto

humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios

teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como

cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y

manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea

maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo

mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes

adecuados de manipulacioacuten

bull Costos Ocultos

Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una

peacuterdida de su valor real

Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente

una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios

factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta

actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar

formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella

relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta

7

Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la

demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a

gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos

logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la

cadena a manera general

Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo

revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se

emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la

empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa

importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera

de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un

anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice

la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y

ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el

destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el

estado y condiciones del trayecto

Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan

por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y

documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la

empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando

directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la

entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la

hora de recogida del producto

Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza

la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el

encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora

del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el

balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la

demanda

Flujo de Material

Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el

producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la

necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa

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importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el

producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen

hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa

importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto

al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea

donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le

va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se

va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a

partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde

se va a utilizar

Flujo Financiero

En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se

comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso

buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional

asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el

proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye

la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va

realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza

el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el

contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los

productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de

salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un

descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en

cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten

del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como

elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico

Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos

Flujo Material

bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el

proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo

bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta

los almacenes de Guanabacoa

bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea

bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de

perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

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Flujo de Informacioacuten

Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o

Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos

Conformidad con la mercanciacutea

Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones

Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de

compra-venta

Entre 3 y 4 Contrato compra-venta

Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta

Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de

Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)

Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea

Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos

Entre 1 y 10 Nivel de Inventario

Flujo Financiero

En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten

gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de

teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de

corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute

generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y

contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA

y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para

transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del

inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos

Meacutetodos y materiales

El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor

capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad

agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio

centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy

especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que

se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la

identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a

las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos

informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades

maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la

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mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los

costos que afectan la conducta de un sistema

El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se

ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta

investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos

propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos

logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los

resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el

capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide

plenamente el autor de esta investigacioacuten

Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten

Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta

direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que

independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es

necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten

proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para

conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la

investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con

los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios

para el aseguramiento de la investigacioacuten

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Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a

partir Goacutemez amp Mentado (2010)

Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas

de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la

deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad

de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente

orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante

entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El

proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose

seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en

funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de

teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los

resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de

competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se

propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la

propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de

experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta

epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de

coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo

del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los

recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido

teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer

seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en

las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada

sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos

En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la

realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1

especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que

establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a

verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y

hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2

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Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

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de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

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Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

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Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

5

bull Es decir los costos constituyen los pagos a los insumos o tambieacuten las remuneraciones a los

factores que intervienen en el proceso de operacioacuten

Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo

existe cuando se obtienen bienes o servicios al comprar y no procesar un bien o servicio el costo

de operacioacuten desaparece y solo subsiste el costo de compra y por uacuteltimo que el gasto que estuvo y

no deja de estar despueacutes de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser

costo

Al observar el estado de resultados de una empresa se identifican los elementos maacutes importantes

de los costos y gastos

Estado de Resultados

Ingreso por ventas

( - ) Costo de Ventas

= Resultado Bruto

( - ) Gastos

= Resultado Liacutequido

Costo de Ventas (Costo de la produccioacuten vendida)

Materiales directos

Mano de obra directa

Costos indirectos de fabricacioacuten

= Costo de la produccioacuten del periodo

( + ) Inventario inicial de productos en proceso

( - ) Inventario final de productos en proceso

= Costo de la produccioacuten terminada

( + ) Inventario inicial de productos terminados

( - ) Inventario final de productos terminados

= Costo de la produccioacuten vendida

Gastos

bull Gastos de Administracioacuten

bull Gastos de Distribucioacuten y Ventas

bull Gastos Financieros

El costo logiacutestico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se

mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes

Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logiacutestico (proceso de mover y almacenar

materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes) estaacuten relacionados con la

eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad) la calidad etc

6

Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje

bull Costo del Espacio

Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto

donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute

configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un

almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho

costo

bull Costo de las instalaciones

Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos

empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su

capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra

directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus

componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en

instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc

Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que

esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la

importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo

de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten

estos costos se hacen importantes y complejos

bull Costos de Manipulacioacuten

Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto

humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios

teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como

cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y

manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea

maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo

mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes

adecuados de manipulacioacuten

bull Costos Ocultos

Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una

peacuterdida de su valor real

Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente

una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios

factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta

actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar

formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella

relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta

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Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la

demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a

gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos

logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la

cadena a manera general

Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo

revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se

emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la

empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa

importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera

de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un

anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice

la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y

ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el

destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el

estado y condiciones del trayecto

Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan

por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y

documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la

empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando

directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la

entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la

hora de recogida del producto

Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza

la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el

encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora

del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el

balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la

demanda

Flujo de Material

Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el

producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la

necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa

8

importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el

producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen

hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa

importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto

al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea

donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le

va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se

va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a

partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde

se va a utilizar

Flujo Financiero

En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se

comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso

buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional

asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el

proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye

la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va

realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza

el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el

contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los

productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de

salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un

descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en

cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten

del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como

elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico

Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos

Flujo Material

bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el

proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo

bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta

los almacenes de Guanabacoa

bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea

bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de

perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

9

Flujo de Informacioacuten

Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o

Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos

Conformidad con la mercanciacutea

Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones

Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de

compra-venta

Entre 3 y 4 Contrato compra-venta

Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta

Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de

Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)

Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea

Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos

Entre 1 y 10 Nivel de Inventario

Flujo Financiero

En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten

gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de

teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de

corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute

generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y

contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA

y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para

transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del

inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos

Meacutetodos y materiales

El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor

capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad

agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio

centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy

especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que

se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la

identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a

las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos

informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades

maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la

10

mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los

costos que afectan la conducta de un sistema

El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se

ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta

investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos

propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos

logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los

resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el

capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide

plenamente el autor de esta investigacioacuten

Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten

Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta

direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que

independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es

necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten

proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para

conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la

investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con

los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios

para el aseguramiento de la investigacioacuten

11

Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a

partir Goacutemez amp Mentado (2010)

Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas

de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la

deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad

de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente

orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante

entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El

proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose

seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en

funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de

teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los

resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de

competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se

propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la

propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de

experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta

epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de

coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo

del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los

recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido

teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer

seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en

las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada

sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos

En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la

realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1

especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que

establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a

verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y

hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2

12

Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

13

de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

6

Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje

bull Costo del Espacio

Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto

donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute

configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un

almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho

costo

bull Costo de las instalaciones

Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos

empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su

capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra

directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus

componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en

instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc

Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que

esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la

importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo

de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten

estos costos se hacen importantes y complejos

bull Costos de Manipulacioacuten

Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto

humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios

teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como

cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y

manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea

maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo

mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes

adecuados de manipulacioacuten

bull Costos Ocultos

Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una

peacuterdida de su valor real

Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente

una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios

factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta

actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar

formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella

relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta

7

Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la

demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a

gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos

logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la

cadena a manera general

Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo

revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se

emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la

empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa

importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera

de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un

anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice

la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y

ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el

destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el

estado y condiciones del trayecto

Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan

por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y

documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la

empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando

directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la

entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la

hora de recogida del producto

Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza

la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el

encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora

del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el

balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la

demanda

Flujo de Material

Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el

producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la

necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa

8

importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el

producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen

hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa

importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto

al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea

donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le

va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se

va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a

partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde

se va a utilizar

Flujo Financiero

En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se

comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso

buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional

asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el

proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye

la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va

realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza

el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el

contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los

productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de

salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un

descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en

cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten

del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como

elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico

Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos

Flujo Material

bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el

proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo

bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta

los almacenes de Guanabacoa

bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea

bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de

perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

9

Flujo de Informacioacuten

Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o

Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos

Conformidad con la mercanciacutea

Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones

Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de

compra-venta

Entre 3 y 4 Contrato compra-venta

Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta

Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de

Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)

Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea

Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos

Entre 1 y 10 Nivel de Inventario

Flujo Financiero

En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten

gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de

teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de

corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute

generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y

contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA

y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para

transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del

inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos

Meacutetodos y materiales

El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor

capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad

agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio

centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy

especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que

se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la

identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a

las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos

informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades

maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la

10

mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los

costos que afectan la conducta de un sistema

El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se

ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta

investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos

propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos

logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los

resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el

capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide

plenamente el autor de esta investigacioacuten

Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten

Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta

direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que

independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es

necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten

proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para

conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la

investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con

los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios

para el aseguramiento de la investigacioacuten

11

Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a

partir Goacutemez amp Mentado (2010)

Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas

de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la

deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad

de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente

orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante

entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El

proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose

seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en

funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de

teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los

resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de

competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se

propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la

propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de

experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta

epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de

coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo

del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los

recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido

teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer

seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en

las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada

sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos

En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la

realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1

especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que

establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a

verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y

hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2

12

Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

13

de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

7

Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la

demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a

gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos

logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la

cadena a manera general

Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo

revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se

emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la

empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa

importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera

de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un

anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice

la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y

ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el

destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el

estado y condiciones del trayecto

Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan

por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y

documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la

empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando

directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la

entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la

hora de recogida del producto

Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza

la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el

encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora

del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el

balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la

demanda

Flujo de Material

Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el

producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la

necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa

8

importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el

producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen

hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa

importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto

al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea

donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le

va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se

va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a

partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde

se va a utilizar

Flujo Financiero

En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se

comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso

buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional

asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el

proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye

la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va

realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza

el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el

contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los

productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de

salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un

descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en

cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten

del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como

elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico

Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos

Flujo Material

bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el

proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo

bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta

los almacenes de Guanabacoa

bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea

bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de

perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

9

Flujo de Informacioacuten

Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o

Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos

Conformidad con la mercanciacutea

Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones

Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de

compra-venta

Entre 3 y 4 Contrato compra-venta

Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta

Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de

Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)

Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea

Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos

Entre 1 y 10 Nivel de Inventario

Flujo Financiero

En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten

gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de

teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de

corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute

generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y

contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA

y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para

transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del

inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos

Meacutetodos y materiales

El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor

capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad

agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio

centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy

especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que

se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la

identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a

las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos

informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades

maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la

10

mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los

costos que afectan la conducta de un sistema

El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se

ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta

investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos

propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos

logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los

resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el

capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide

plenamente el autor de esta investigacioacuten

Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten

Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta

direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que

independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es

necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten

proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para

conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la

investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con

los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios

para el aseguramiento de la investigacioacuten

11

Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a

partir Goacutemez amp Mentado (2010)

Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas

de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la

deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad

de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente

orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante

entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El

proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose

seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en

funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de

teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los

resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de

competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se

propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la

propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de

experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta

epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de

coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo

del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los

recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido

teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer

seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en

las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada

sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos

En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la

realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1

especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que

establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a

verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y

hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2

12

Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

13

de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

8

importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el

producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen

hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa

importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto

al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea

donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le

va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se

va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a

partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde

se va a utilizar

Flujo Financiero

En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se

comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso

buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional

asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el

proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye

la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va

realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza

el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el

contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los

productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de

salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un

descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en

cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten

del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como

elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico

Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos

Flujo Material

bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el

proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo

bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta

los almacenes de Guanabacoa

bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS

PETROLEROS

bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea

bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de

perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

9

Flujo de Informacioacuten

Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o

Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos

Conformidad con la mercanciacutea

Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones

Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de

compra-venta

Entre 3 y 4 Contrato compra-venta

Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta

Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de

Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)

Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea

Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos

Entre 1 y 10 Nivel de Inventario

Flujo Financiero

En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten

gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de

teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de

corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute

generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y

contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA

y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para

transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del

inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos

Meacutetodos y materiales

El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor

capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad

agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio

centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy

especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que

se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la

identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a

las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos

informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades

maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la

10

mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los

costos que afectan la conducta de un sistema

El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se

ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta

investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos

propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos

logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los

resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el

capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide

plenamente el autor de esta investigacioacuten

Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten

Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta

direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que

independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es

necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten

proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para

conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la

investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con

los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios

para el aseguramiento de la investigacioacuten

11

Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a

partir Goacutemez amp Mentado (2010)

Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas

de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la

deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad

de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente

orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante

entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El

proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose

seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en

funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de

teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los

resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de

competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se

propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la

propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de

experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta

epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de

coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo

del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los

recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido

teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer

seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en

las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada

sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos

En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la

realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1

especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que

establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a

verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y

hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2

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Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

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de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

9

Flujo de Informacioacuten

Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o

Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos

Conformidad con la mercanciacutea

Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones

Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de

compra-venta

Entre 3 y 4 Contrato compra-venta

Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta

Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de

Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)

Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea

Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos

Entre 1 y 10 Nivel de Inventario

Flujo Financiero

En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten

gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de

teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de

corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute

generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y

contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA

y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para

transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del

inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos

Meacutetodos y materiales

El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor

capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad

agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio

centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy

especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que

se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la

identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a

las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos

informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades

maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la

10

mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los

costos que afectan la conducta de un sistema

El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se

ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta

investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos

propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos

logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los

resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el

capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide

plenamente el autor de esta investigacioacuten

Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten

Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta

direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que

independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es

necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten

proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para

conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la

investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con

los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios

para el aseguramiento de la investigacioacuten

11

Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a

partir Goacutemez amp Mentado (2010)

Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas

de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la

deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad

de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente

orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante

entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El

proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose

seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en

funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de

teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los

resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de

competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se

propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la

propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de

experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta

epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de

coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo

del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los

recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido

teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer

seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en

las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada

sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos

En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la

realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1

especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que

establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a

verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y

hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2

12

Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

13

de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

10

mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los

costos que afectan la conducta de un sistema

El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se

ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta

investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos

propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos

logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los

resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el

capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide

plenamente el autor de esta investigacioacuten

Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten

Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta

direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que

independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es

necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten

proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para

conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la

investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con

los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios

para el aseguramiento de la investigacioacuten

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Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a

partir Goacutemez amp Mentado (2010)

Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas

de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la

deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad

de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente

orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante

entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El

proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose

seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en

funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de

teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los

resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de

competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se

propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la

propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de

experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta

epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de

coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo

del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los

recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido

teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer

seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en

las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada

sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos

En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la

realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1

especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que

establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a

verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y

hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2

12

Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

13

de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

11

Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a

partir Goacutemez amp Mentado (2010)

Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas

de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la

deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad

de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente

orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante

entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El

proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose

seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en

funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de

teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los

resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de

competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se

propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la

propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de

experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta

epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de

coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo

del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los

recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido

teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer

seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en

las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada

sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos

En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la

realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1

especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que

establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a

verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y

hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2

12

Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

13

de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

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Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas

de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y

queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los

miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego

disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se

ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables

Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra

el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos

existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico

del sistema actual de costo

Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos

En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las

condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en

la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos

correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe

tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes

son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los

elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de

acuerdo a la naturaleza propia de la empresa

Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten

1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades

Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que

dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo

servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de

clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas

necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de

planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente

determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos

2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten

3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados

por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la

proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten

13

de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

13

de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis

pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe

caer esta responsabilidad

Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la

documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la

organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se

tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define

las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los

requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una

mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios

para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al

respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos

Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la

alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo

cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora

para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus

diferentes partidas

Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo

maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar

si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean

conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos

En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar

el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto

de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo

de esta entidad

Resultados y discusioacuten

Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo

Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer

el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al

almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

14

Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios

de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute

acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos

A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el

consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes

escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en

el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten

identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las

recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir

las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas

Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el

proceso

Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que

fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18

miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que

su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07

La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada

obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia

El equipo de trabajo quedoacute conformado por

1 Director general

2 Director adjunto

3 Contador principal

4 Director operaciones

5 Director teacutecnico

6 Director divisioacuten logiacutestica

7 Balancista

8 Balancista

9 Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se

realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores

de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y

sugerencias que fueron tomadas en cuenta

Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que

rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos

los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha

sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

15

Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento

fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4

grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios

sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las

calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados

cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida

1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales

eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes

conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los

compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente

2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las

compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la

ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42

3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al

desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual

se refleja en una puntuacioacuten de 44

4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere

finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede

conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas

5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas

ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo

Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los

elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a

balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad

lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer

trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a

lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD

SUMINISTRADORA

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente

necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales

Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute

a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el

mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea

y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios

16

Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma

ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente

Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma

observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso

deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para

su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente

separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido

por la entidad

Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual

Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento

vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se

han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos

ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento

en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios

que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento

movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos

lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy

general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema

de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la

conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de

trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados

al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos

Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los

costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los

expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como

guiacutea para definir los costos logiacutesticos

La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues

intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los

almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de

gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso

en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio

1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5

17

descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y

Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos

Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores

teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad

cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de

los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1

Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia

Almacenes Occidente (Externo)

Centro Ferreteriacutea

Patio Ferreteriacutea

Santa Marta

(Alquilado)

Caacuterdenas (Alquilado)

Total Indicador

Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500

Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000

Aprovechamiento

del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696

Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500

Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000

Aprovechamiento del Aacuterea Principal

9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742

Puntal libre 500 500 500 1500

Altura promedio de estiba

350 350 350 1050

Aprovechamiento

de la altura 7000 7000 7000 7000

Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320

Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000

18

Aprovechamiento

del Volumen 1785 5067 1785 2608

Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten

electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes

expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla

3

Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten

propia

Cierre Diciembre 2012

Elementos de gastos Plan Real Desviac

20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645

40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582

50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534

60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311

70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458

Total 66186096 65846647 9949 339449

Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia

Cierre Diciembre 2012

Acumulado

Elementos de gastos Plan Real Desviac

30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301

80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062

90000 traspasos 000

TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363

En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de

manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de

este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con

tendencia estable a lo largo del referido antildeo

El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros

gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos

19

Costos ocultos

Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una

peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se

analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten

Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de

costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como

los gastos de materiales tabla 4

Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia

Ficha de costo para los dependientes

Almacenes

Occidente

Santa Marta

Caacuterdenas

Centro Ferreteriacutea Patio

Ferreteriacutea

Material de oficina $127 $127

Salario $199 $199

Otros gastos

Depreciacioacuten $1666 $1666

Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000

Total $54992 $1992

Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos

resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los

paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes

Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932

teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un

valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385

Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa

Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639

similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la

devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se

cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6

20

Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia

Mes Cierre del antildeo 2012

ALMACENES Cantidad

total Importe

total

sobre la cantidad

total

sobre el importe

total

Centro 264 2844698 2833 1028

Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138

Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953

Occidente 158 8463425 1695 3059

Caacuterdenas 125 2594874 1341 938

Santa Marta 64 244639 687 884

Total 932 2766836 10000 10000

Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012

Centro 264 29

Ferreteriacutea Patio

162 17Ferreteriacutea 159

17

Occidente 158

17

Caacuterdenas 125

13

Santa Marta 64

7

Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten

propia

Indicador Total

Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116

Devoluciones $ 27668357

21

Depreciacioacuten de AFT $ 10812614

Total $ 38593087

Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento

quedariacutean como se muestran en la tabla 7

Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012

Costo del Espacio

Agua 4891

Energiacutea 1421164

Telefoniacutea (truncking) 134795

Depreciacioacuten 18795150

Subtotal 20356000

Costo de las Instalaciones

Otros gastos monetarios 37518727

Traspaso 4509415

Subtotal 42028142

Costos de Manipulacioacuten

Material de oficina e insumos 1178825

Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230

Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982

Servicios de ADESA 1481602

Seguridad Social 12718105

Combustible 997490

Salarios 33955192

Subtotal 51021426

Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116

Devoluciones 27668357

Depreciacioacuten de AFT 10812614

Subtotal 38593087

Total 151998655

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

22

Anaacutelisis de los resultados

Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para

unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen

mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de

poco valor

Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de

costos

Costo del Espacio 1339

Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357

Costos Ocultos 2539

Total 10000

Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica

entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen

costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se

compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio

Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea

maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos

Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los

costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que

se muestran en la tabla 9

23

Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas

Fuente elaboracioacuten propia

Antildeo 2012

Costos de Almacenamiento Ventas

151998655 3463284166 439

En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento

alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta

Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye

mercanciacuteas de alto valor

No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para

solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de

las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes

1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los

inventarios en la Empresa

2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas

3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral

Stock

4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e

identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas

5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el

segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014

6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los

servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se

define nivel de inventarios para su ejecucioacuten

Conclusiones

1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de

almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio

Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de

conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos

2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por

lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la

entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de

alquiler al menos un almaceacuten

3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos

del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539

24

4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439

de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos

de alto valor

5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de

ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones

Recomendaciones

1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una

alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema

contable

2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los

costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas

3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del

costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como

base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo

econoacutemico cubano

4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de

Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado

Bibliografiacutea

1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en

logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]

2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo

Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior

Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996

3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos

Madrid 1991

4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en

httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr

[Consultado 09-11-2012]

5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001

Pp 22-31

6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la

Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten

al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009

7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro

Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas

8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en

httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]

17

descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al

almacenamiento

En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16

del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema

de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y

Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos

Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores

teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad

cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de

los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1

Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia

Almacenes Occidente (Externo)

Centro Ferreteriacutea

Patio Ferreteriacutea

Santa Marta

(Alquilado)

Caacuterdenas (Alquilado)

Total Indicador

Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500

Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000

Aprovechamiento

del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696

Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500

Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000

Aprovechamiento del Aacuterea Principal

9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742

Puntal libre 500 500 500 1500

Altura promedio de estiba

350 350 350 1050

Aprovechamiento

de la altura 7000 7000 7000 7000

Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320

Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000

18

Aprovechamiento

del Volumen 1785 5067 1785 2608

Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten

electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes

expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla

3

Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten

propia

Cierre Diciembre 2012

Elementos de gastos Plan Real Desviac

20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645

40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582

50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534

60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311

70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458

Total 66186096 65846647 9949 339449

Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia

Cierre Diciembre 2012

Acumulado

Elementos de gastos Plan Real Desviac

30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301

80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062

90000 traspasos 000

TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363

En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de

manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de

este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con

tendencia estable a lo largo del referido antildeo

El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros

gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos

19

Costos ocultos

Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una

peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se

analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten

Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de

costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como

los gastos de materiales tabla 4

Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia

Ficha de costo para los dependientes

Almacenes

Occidente

Santa Marta

Caacuterdenas

Centro Ferreteriacutea Patio

Ferreteriacutea

Material de oficina $127 $127

Salario $199 $199

Otros gastos

Depreciacioacuten $1666 $1666

Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000

Total $54992 $1992

Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos

resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los

paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes

Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932

teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un

valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385

Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa

Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639

similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la

devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se

cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6

20

Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia

Mes Cierre del antildeo 2012

ALMACENES Cantidad

total Importe

total

sobre la cantidad

total

sobre el importe

total

Centro 264 2844698 2833 1028

Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138

Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953

Occidente 158 8463425 1695 3059

Caacuterdenas 125 2594874 1341 938

Santa Marta 64 244639 687 884

Total 932 2766836 10000 10000

Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012

Centro 264 29

Ferreteriacutea Patio

162 17Ferreteriacutea 159

17

Occidente 158

17

Caacuterdenas 125

13

Santa Marta 64

7

Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten

propia

Indicador Total

Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116

Devoluciones $ 27668357

21

Depreciacioacuten de AFT $ 10812614

Total $ 38593087

Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento

quedariacutean como se muestran en la tabla 7

Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012

Costo del Espacio

Agua 4891

Energiacutea 1421164

Telefoniacutea (truncking) 134795

Depreciacioacuten 18795150

Subtotal 20356000

Costo de las Instalaciones

Otros gastos monetarios 37518727

Traspaso 4509415

Subtotal 42028142

Costos de Manipulacioacuten

Material de oficina e insumos 1178825

Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230

Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982

Servicios de ADESA 1481602

Seguridad Social 12718105

Combustible 997490

Salarios 33955192

Subtotal 51021426

Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116

Devoluciones 27668357

Depreciacioacuten de AFT 10812614

Subtotal 38593087

Total 151998655

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

22

Anaacutelisis de los resultados

Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para

unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen

mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de

poco valor

Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de

costos

Costo del Espacio 1339

Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357

Costos Ocultos 2539

Total 10000

Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica

entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen

costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se

compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio

Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea

maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos

Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los

costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que

se muestran en la tabla 9

23

Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas

Fuente elaboracioacuten propia

Antildeo 2012

Costos de Almacenamiento Ventas

151998655 3463284166 439

En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento

alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta

Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye

mercanciacuteas de alto valor

No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para

solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de

las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes

1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los

inventarios en la Empresa

2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas

3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral

Stock

4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e

identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas

5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el

segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014

6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los

servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se

define nivel de inventarios para su ejecucioacuten

Conclusiones

1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de

almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio

Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de

conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos

2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por

lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la

entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de

alquiler al menos un almaceacuten

3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos

del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539

24

4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439

de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos

de alto valor

5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de

ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones

Recomendaciones

1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una

alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema

contable

2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los

costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas

3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del

costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como

base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo

econoacutemico cubano

4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de

Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado

Bibliografiacutea

1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en

logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]

2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo

Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior

Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996

3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos

Madrid 1991

4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en

httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr

[Consultado 09-11-2012]

5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001

Pp 22-31

6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la

Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten

al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009

7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro

Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas

8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en

httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]

18

Aprovechamiento

del Volumen 1785 5067 1785 2608

Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten

electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes

expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla

3

Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten

propia

Cierre Diciembre 2012

Elementos de gastos Plan Real Desviac

20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645

40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582

50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534

60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311

70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458

Total 66186096 65846647 9949 339449

Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia

Cierre Diciembre 2012

Acumulado

Elementos de gastos Plan Real Desviac

30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301

80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062

90000 traspasos 000

TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363

En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de

manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de

este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con

tendencia estable a lo largo del referido antildeo

El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros

gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos

19

Costos ocultos

Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una

peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se

analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten

Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de

costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como

los gastos de materiales tabla 4

Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia

Ficha de costo para los dependientes

Almacenes

Occidente

Santa Marta

Caacuterdenas

Centro Ferreteriacutea Patio

Ferreteriacutea

Material de oficina $127 $127

Salario $199 $199

Otros gastos

Depreciacioacuten $1666 $1666

Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000

Total $54992 $1992

Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos

resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los

paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes

Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932

teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un

valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385

Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa

Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639

similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la

devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se

cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6

20

Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia

Mes Cierre del antildeo 2012

ALMACENES Cantidad

total Importe

total

sobre la cantidad

total

sobre el importe

total

Centro 264 2844698 2833 1028

Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138

Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953

Occidente 158 8463425 1695 3059

Caacuterdenas 125 2594874 1341 938

Santa Marta 64 244639 687 884

Total 932 2766836 10000 10000

Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012

Centro 264 29

Ferreteriacutea Patio

162 17Ferreteriacutea 159

17

Occidente 158

17

Caacuterdenas 125

13

Santa Marta 64

7

Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten

propia

Indicador Total

Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116

Devoluciones $ 27668357

21

Depreciacioacuten de AFT $ 10812614

Total $ 38593087

Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento

quedariacutean como se muestran en la tabla 7

Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012

Costo del Espacio

Agua 4891

Energiacutea 1421164

Telefoniacutea (truncking) 134795

Depreciacioacuten 18795150

Subtotal 20356000

Costo de las Instalaciones

Otros gastos monetarios 37518727

Traspaso 4509415

Subtotal 42028142

Costos de Manipulacioacuten

Material de oficina e insumos 1178825

Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230

Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982

Servicios de ADESA 1481602

Seguridad Social 12718105

Combustible 997490

Salarios 33955192

Subtotal 51021426

Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116

Devoluciones 27668357

Depreciacioacuten de AFT 10812614

Subtotal 38593087

Total 151998655

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

22

Anaacutelisis de los resultados

Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para

unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen

mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de

poco valor

Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de

costos

Costo del Espacio 1339

Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357

Costos Ocultos 2539

Total 10000

Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica

entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen

costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se

compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio

Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea

maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos

Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los

costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que

se muestran en la tabla 9

23

Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas

Fuente elaboracioacuten propia

Antildeo 2012

Costos de Almacenamiento Ventas

151998655 3463284166 439

En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento

alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta

Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye

mercanciacuteas de alto valor

No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para

solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de

las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes

1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los

inventarios en la Empresa

2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas

3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral

Stock

4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e

identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas

5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el

segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014

6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los

servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se

define nivel de inventarios para su ejecucioacuten

Conclusiones

1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de

almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio

Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de

conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos

2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por

lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la

entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de

alquiler al menos un almaceacuten

3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos

del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539

24

4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439

de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos

de alto valor

5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de

ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones

Recomendaciones

1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una

alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema

contable

2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los

costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas

3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del

costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como

base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo

econoacutemico cubano

4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de

Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado

Bibliografiacutea

1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en

logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]

2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo

Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior

Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996

3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos

Madrid 1991

4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en

httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr

[Consultado 09-11-2012]

5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001

Pp 22-31

6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la

Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten

al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009

7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro

Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas

8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en

httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]

19

Costos ocultos

Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una

peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se

analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten

Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de

costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como

los gastos de materiales tabla 4

Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia

Ficha de costo para los dependientes

Almacenes

Occidente

Santa Marta

Caacuterdenas

Centro Ferreteriacutea Patio

Ferreteriacutea

Material de oficina $127 $127

Salario $199 $199

Otros gastos

Depreciacioacuten $1666 $1666

Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000

Total $54992 $1992

Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos

resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los

paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes

Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932

teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un

valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385

Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa

Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639

similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la

devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se

cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6

20

Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia

Mes Cierre del antildeo 2012

ALMACENES Cantidad

total Importe

total

sobre la cantidad

total

sobre el importe

total

Centro 264 2844698 2833 1028

Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138

Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953

Occidente 158 8463425 1695 3059

Caacuterdenas 125 2594874 1341 938

Santa Marta 64 244639 687 884

Total 932 2766836 10000 10000

Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012

Centro 264 29

Ferreteriacutea Patio

162 17Ferreteriacutea 159

17

Occidente 158

17

Caacuterdenas 125

13

Santa Marta 64

7

Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten

propia

Indicador Total

Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116

Devoluciones $ 27668357

21

Depreciacioacuten de AFT $ 10812614

Total $ 38593087

Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento

quedariacutean como se muestran en la tabla 7

Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012

Costo del Espacio

Agua 4891

Energiacutea 1421164

Telefoniacutea (truncking) 134795

Depreciacioacuten 18795150

Subtotal 20356000

Costo de las Instalaciones

Otros gastos monetarios 37518727

Traspaso 4509415

Subtotal 42028142

Costos de Manipulacioacuten

Material de oficina e insumos 1178825

Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230

Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982

Servicios de ADESA 1481602

Seguridad Social 12718105

Combustible 997490

Salarios 33955192

Subtotal 51021426

Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116

Devoluciones 27668357

Depreciacioacuten de AFT 10812614

Subtotal 38593087

Total 151998655

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

22

Anaacutelisis de los resultados

Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para

unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen

mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de

poco valor

Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de

costos

Costo del Espacio 1339

Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357

Costos Ocultos 2539

Total 10000

Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica

entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen

costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se

compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio

Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea

maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos

Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los

costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que

se muestran en la tabla 9

23

Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas

Fuente elaboracioacuten propia

Antildeo 2012

Costos de Almacenamiento Ventas

151998655 3463284166 439

En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento

alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta

Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye

mercanciacuteas de alto valor

No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para

solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de

las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes

1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los

inventarios en la Empresa

2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas

3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral

Stock

4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e

identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas

5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el

segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014

6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los

servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se

define nivel de inventarios para su ejecucioacuten

Conclusiones

1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de

almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio

Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de

conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos

2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por

lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la

entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de

alquiler al menos un almaceacuten

3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos

del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539

24

4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439

de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos

de alto valor

5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de

ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones

Recomendaciones

1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una

alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema

contable

2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los

costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas

3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del

costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como

base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo

econoacutemico cubano

4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de

Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado

Bibliografiacutea

1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en

logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]

2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo

Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior

Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996

3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos

Madrid 1991

4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en

httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr

[Consultado 09-11-2012]

5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001

Pp 22-31

6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la

Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten

al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009

7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro

Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas

8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en

httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]

20

Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia

Mes Cierre del antildeo 2012

ALMACENES Cantidad

total Importe

total

sobre la cantidad

total

sobre el importe

total

Centro 264 2844698 2833 1028

Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138

Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953

Occidente 158 8463425 1695 3059

Caacuterdenas 125 2594874 1341 938

Santa Marta 64 244639 687 884

Total 932 2766836 10000 10000

Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012

Centro 264 29

Ferreteriacutea Patio

162 17Ferreteriacutea 159

17

Occidente 158

17

Caacuterdenas 125

13

Santa Marta 64

7

Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten

propia

Indicador Total

Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116

Devoluciones $ 27668357

21

Depreciacioacuten de AFT $ 10812614

Total $ 38593087

Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento

quedariacutean como se muestran en la tabla 7

Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012

Costo del Espacio

Agua 4891

Energiacutea 1421164

Telefoniacutea (truncking) 134795

Depreciacioacuten 18795150

Subtotal 20356000

Costo de las Instalaciones

Otros gastos monetarios 37518727

Traspaso 4509415

Subtotal 42028142

Costos de Manipulacioacuten

Material de oficina e insumos 1178825

Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230

Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982

Servicios de ADESA 1481602

Seguridad Social 12718105

Combustible 997490

Salarios 33955192

Subtotal 51021426

Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116

Devoluciones 27668357

Depreciacioacuten de AFT 10812614

Subtotal 38593087

Total 151998655

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

22

Anaacutelisis de los resultados

Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para

unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen

mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de

poco valor

Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de

costos

Costo del Espacio 1339

Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357

Costos Ocultos 2539

Total 10000

Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica

entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen

costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se

compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio

Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea

maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos

Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los

costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que

se muestran en la tabla 9

23

Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas

Fuente elaboracioacuten propia

Antildeo 2012

Costos de Almacenamiento Ventas

151998655 3463284166 439

En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento

alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta

Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye

mercanciacuteas de alto valor

No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para

solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de

las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes

1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los

inventarios en la Empresa

2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas

3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral

Stock

4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e

identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas

5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el

segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014

6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los

servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se

define nivel de inventarios para su ejecucioacuten

Conclusiones

1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de

almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio

Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de

conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos

2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por

lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la

entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de

alquiler al menos un almaceacuten

3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos

del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539

24

4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439

de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos

de alto valor

5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de

ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones

Recomendaciones

1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una

alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema

contable

2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los

costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas

3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del

costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como

base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo

econoacutemico cubano

4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de

Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado

Bibliografiacutea

1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en

logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]

2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo

Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior

Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996

3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos

Madrid 1991

4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en

httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr

[Consultado 09-11-2012]

5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001

Pp 22-31

6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la

Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten

al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009

7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro

Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas

8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en

httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]

21

Depreciacioacuten de AFT $ 10812614

Total $ 38593087

Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento

quedariacutean como se muestran en la tabla 7

Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012

Costo del Espacio

Agua 4891

Energiacutea 1421164

Telefoniacutea (truncking) 134795

Depreciacioacuten 18795150

Subtotal 20356000

Costo de las Instalaciones

Otros gastos monetarios 37518727

Traspaso 4509415

Subtotal 42028142

Costos de Manipulacioacuten

Material de oficina e insumos 1178825

Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230

Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982

Servicios de ADESA 1481602

Seguridad Social 12718105

Combustible 997490

Salarios 33955192

Subtotal 51021426

Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116

Devoluciones 27668357

Depreciacioacuten de AFT 10812614

Subtotal 38593087

Total 151998655

Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

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Anaacutelisis de los resultados

Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para

unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen

mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de

poco valor

Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de

costos

Costo del Espacio 1339

Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357

Costos Ocultos 2539

Total 10000

Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica

entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen

costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se

compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio

Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea

maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos

Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los

costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que

se muestran en la tabla 9

23

Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas

Fuente elaboracioacuten propia

Antildeo 2012

Costos de Almacenamiento Ventas

151998655 3463284166 439

En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento

alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta

Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye

mercanciacuteas de alto valor

No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para

solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de

las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes

1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los

inventarios en la Empresa

2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas

3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral

Stock

4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e

identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas

5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el

segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014

6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los

servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se

define nivel de inventarios para su ejecucioacuten

Conclusiones

1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de

almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio

Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de

conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos

2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por

lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la

entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de

alquiler al menos un almaceacuten

3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos

del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539

24

4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439

de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos

de alto valor

5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de

ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones

Recomendaciones

1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una

alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema

contable

2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los

costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas

3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del

costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como

base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo

econoacutemico cubano

4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de

Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado

Bibliografiacutea

1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en

logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]

2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo

Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior

Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996

3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos

Madrid 1991

4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en

httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr

[Consultado 09-11-2012]

5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001

Pp 22-31

6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la

Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten

al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009

7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro

Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas

8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en

httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]

22

Anaacutelisis de los resultados

Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para

unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen

mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de

poco valor

Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia

Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de

costos

Costo del Espacio 1339

Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357

Costos Ocultos 2539

Total 10000

Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica

entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen

costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se

compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio

Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten

propia

Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea

maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos

Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los

costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES

DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que

se muestran en la tabla 9

23

Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas

Fuente elaboracioacuten propia

Antildeo 2012

Costos de Almacenamiento Ventas

151998655 3463284166 439

En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento

alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta

Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye

mercanciacuteas de alto valor

No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para

solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de

las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes

1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los

inventarios en la Empresa

2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas

3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral

Stock

4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e

identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas

5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el

segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014

6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los

servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se

define nivel de inventarios para su ejecucioacuten

Conclusiones

1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de

almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio

Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de

conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos

2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por

lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la

entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de

alquiler al menos un almaceacuten

3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos

del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539

24

4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439

de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos

de alto valor

5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de

ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones

Recomendaciones

1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una

alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema

contable

2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los

costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas

3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del

costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como

base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo

econoacutemico cubano

4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de

Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado

Bibliografiacutea

1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en

logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]

2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo

Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior

Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996

3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos

Madrid 1991

4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en

httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr

[Consultado 09-11-2012]

5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001

Pp 22-31

6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la

Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten

al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009

7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro

Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas

8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en

httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]

23

Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas

Fuente elaboracioacuten propia

Antildeo 2012

Costos de Almacenamiento Ventas

151998655 3463284166 439

En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento

alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta

Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye

mercanciacuteas de alto valor

No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para

solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de

las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes

1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los

inventarios en la Empresa

2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas

3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral

Stock

4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e

identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas

5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el

segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014

6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los

servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se

define nivel de inventarios para su ejecucioacuten

Conclusiones

1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de

almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio

Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de

conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos

2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por

lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la

entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de

alquiler al menos un almaceacuten

3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos

del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765

Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539

24

4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439

de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos

de alto valor

5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de

ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones

Recomendaciones

1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una

alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema

contable

2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los

costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas

3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del

costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como

base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo

econoacutemico cubano

4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de

Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado

Bibliografiacutea

1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en

logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]

2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo

Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior

Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996

3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos

Madrid 1991

4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en

httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr

[Consultado 09-11-2012]

5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001

Pp 22-31

6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la

Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten

al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009

7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro

Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas

8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en

httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]

24

4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439

de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos

de alto valor

5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de

ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones

Recomendaciones

1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una

alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema

contable

2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los

costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas

3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del

costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como

base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo

econoacutemico cubano

4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de

Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado

Bibliografiacutea

1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en

logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]

2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo

Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior

Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996

3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos

Madrid 1991

4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en

httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr

[Consultado 09-11-2012]

5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001

Pp 22-31

6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la

Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten

al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009

7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro

Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas

8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en

httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]

25

9 Hernaacutendez Maden Dr Ing Reynol (1999) Tecnologiacutea de Almacenamiento Dpto de

Ingenieriacutea Industrial Universidad de Matanzas ldquoCamilo Cienfuegosrdquo

10 Negrin Sosa E Mejoramiento de la Administracioacuten de Operaciones s Hoteleras para optar

por el grado de Doctor en Ciencias Teacutecnicas UMCC Matanzas 2003

11 Partido Comunista de Cuba (PCC) Resolucioacuten del VI Congreso del PCC Lineamientos de

la poliacutetica econoacutemica y social del Partido y la Revolucioacuten La Habana Granma 2011 ISBN

953-025-152-6

12 Peacuterez Campantildea M Contribucioacuten al control de gestioacuten en elementos Modelo y

procedimientos para las empresas comercializadoras Tesis para optar por el grado

cientiacutefico de Doctor en Ciencias Teacutecnicas Holguiacuten 2005

13 Portal Rueda CA (2009) Costos logiacutesticos Programa de estudios de costos logiacutesticos

[en liacutenea] Disponible en logisticsepmnetco [consultado 01032013] Asuncioacuten

Paraguay

14 Taype Molina Martin Alianza Cliente ndash Proveedor Soporte de una gestioacuten logiacutestica

exitosa [en liacutenea] Disponible en httpwwwgestiopoliscomcanales6mktalianclientehtm

[Consultado 09-11-2012]

15 Thrischler W E ldquoMejora del Valor Antildeadido en los Procesos Ahorrando tiempo y dinero

eliminando despilfarrordquo Gestioacuten 2000 Espantildea

16 Torrente Teresa Chacoacuten Beatriz ldquoEl Control Interno un instrumento eficaz para la

administracioacutenrdquo Revista de Auditoriacutea y control (La Habana) Nuacutemero 7 Diciembre p-16

2002

17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia

una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98

18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)

Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana

19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo

Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999

26

Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias

primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)

Fuente que genera el proceso de compras

Frecuencia con que se utiliza (12345)

Solicitudes urgentes por falta de materiales

Pedidos por necesidades que han surgido

Confeccioacuten del plan de Compras

El comportamiento del inventario

Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo

2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________

3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad

1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas

siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)

Problema con los suministros Frecuencia

Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras

Problemas de calidad

Problemas con el completamiento en cantidades

Problemas con la identificacioacuten

Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten

Problemas con las especificaciones

Variaciones de precios

Otros (especificar)

5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo

abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de

materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)

Principales dificultades Grado de dificultad (12345)

Falta de transporte ligero

Falta de transporte de carga

Falta de compradores

Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores

27

Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras

Falta de financiamiento

Escasez de proveedores en el paiacutes

Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores

Dificultades con las comunicaciones

Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo

Falta de equipos de manipulacioacuten

Variaciones en los precios

Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto

Problemas con el envase y el embalaje

Otras (especificar)

9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa

1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la

empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de

controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable

1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad

precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas

1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos

NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO

1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de

Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene

acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y

salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas

e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente

f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas

28

NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido

g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos

h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas

i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito

j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes

k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material

l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios

m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente

asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten

29

Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente

elaboracioacuten propia

No Actividades Fecha Participan Responsable

01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de

Direccioacuten ampliado Director general

02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores

acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general

03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo

encargado de organizar el proceso 20122012

Consejo de

Direccioacuten ampliado Director general

04 Preparacioacuten del cronograma de actividades

para el proceso de evaluacioacuten 21122012

Equipo

seleccionado Director general

05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de

Trabajo 27122012

Consejo Direccioacuten

y Comisioacuten Director general

06 Seminariar a los miembros del consejo de

direccioacuten y de la comisioacuten 27122012

Consejo Direccioacuten y

Comisioacuten Director general

07

Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de

los miembros de la Comisioacuten para la

realizacioacuten del Diagnostico

28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten

08

Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la

investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general

09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de

chequeo y guiacutea de autocontrol

20 ndash 21 24 -

28012013

Todos los

Trabajadores

Equipo de

inventario

10

Computar encuestas realizadas y confeccionar

el informe

3101 ndash 0402

2013

Equipo de inventario Director

11

Elaborar partida de costos Caacutelculo y

evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan

de acciones para la solucioacuten de las

desviaciones detectadas

09 ndash 15

022013

Equipo de

inventario Director general

12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados

de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general

Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos

Director general Empresa

Firma

Jefe Comisioacuten Control Interno

Firma

27

Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras

Falta de financiamiento

Escasez de proveedores en el paiacutes

Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores

Dificultades con las comunicaciones

Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo

Falta de equipos de manipulacioacuten

Variaciones en los precios

Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto

Problemas con el envase y el embalaje

Otras (especificar)

9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa

1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la

empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de

controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable

1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad

precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas

1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos

NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO

1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de

Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene

acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y

salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas

e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente

f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas

28

NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido

g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos

h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas

i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito

j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes

k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material

l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios

m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente

asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten

29

Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente

elaboracioacuten propia

No Actividades Fecha Participan Responsable

01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de

Direccioacuten ampliado Director general

02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores

acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general

03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo

encargado de organizar el proceso 20122012

Consejo de

Direccioacuten ampliado Director general

04 Preparacioacuten del cronograma de actividades

para el proceso de evaluacioacuten 21122012

Equipo

seleccionado Director general

05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de

Trabajo 27122012

Consejo Direccioacuten

y Comisioacuten Director general

06 Seminariar a los miembros del consejo de

direccioacuten y de la comisioacuten 27122012

Consejo Direccioacuten y

Comisioacuten Director general

07

Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de

los miembros de la Comisioacuten para la

realizacioacuten del Diagnostico

28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten

08

Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la

investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general

09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de

chequeo y guiacutea de autocontrol

20 ndash 21 24 -

28012013

Todos los

Trabajadores

Equipo de

inventario

10

Computar encuestas realizadas y confeccionar

el informe

3101 ndash 0402

2013

Equipo de inventario Director

11

Elaborar partida de costos Caacutelculo y

evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan

de acciones para la solucioacuten de las

desviaciones detectadas

09 ndash 15

022013

Equipo de

inventario Director general

12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados

de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general

Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos

Director general Empresa

Firma

Jefe Comisioacuten Control Interno

Firma

28

NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido

g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos

h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas

i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito

j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes

k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material

l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios

m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente

asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten

29

Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente

elaboracioacuten propia

No Actividades Fecha Participan Responsable

01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de

Direccioacuten ampliado Director general

02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores

acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general

03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo

encargado de organizar el proceso 20122012

Consejo de

Direccioacuten ampliado Director general

04 Preparacioacuten del cronograma de actividades

para el proceso de evaluacioacuten 21122012

Equipo

seleccionado Director general

05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de

Trabajo 27122012

Consejo Direccioacuten

y Comisioacuten Director general

06 Seminariar a los miembros del consejo de

direccioacuten y de la comisioacuten 27122012

Consejo Direccioacuten y

Comisioacuten Director general

07

Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de

los miembros de la Comisioacuten para la

realizacioacuten del Diagnostico

28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten

08

Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la

investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general

09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de

chequeo y guiacutea de autocontrol

20 ndash 21 24 -

28012013

Todos los

Trabajadores

Equipo de

inventario

10

Computar encuestas realizadas y confeccionar

el informe

3101 ndash 0402

2013

Equipo de inventario Director

11

Elaborar partida de costos Caacutelculo y

evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan

de acciones para la solucioacuten de las

desviaciones detectadas

09 ndash 15

022013

Equipo de

inventario Director general

12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados

de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general

Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos

Director general Empresa

Firma

Jefe Comisioacuten Control Interno

Firma

29

Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente

elaboracioacuten propia

No Actividades Fecha Participan Responsable

01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de

Direccioacuten ampliado Director general

02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores

acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general

03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo

encargado de organizar el proceso 20122012

Consejo de

Direccioacuten ampliado Director general

04 Preparacioacuten del cronograma de actividades

para el proceso de evaluacioacuten 21122012

Equipo

seleccionado Director general

05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de

Trabajo 27122012

Consejo Direccioacuten

y Comisioacuten Director general

06 Seminariar a los miembros del consejo de

direccioacuten y de la comisioacuten 27122012

Consejo Direccioacuten y

Comisioacuten Director general

07

Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de

los miembros de la Comisioacuten para la

realizacioacuten del Diagnostico

28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten

08

Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la

investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general

09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de

chequeo y guiacutea de autocontrol

20 ndash 21 24 -

28012013

Todos los

Trabajadores

Equipo de

inventario

10

Computar encuestas realizadas y confeccionar

el informe

3101 ndash 0402

2013

Equipo de inventario Director

11

Elaborar partida de costos Caacutelculo y

evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan

de acciones para la solucioacuten de las

desviaciones detectadas

09 ndash 15

022013

Equipo de

inventario Director general

12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados

de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general

Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos

Director general Empresa

Firma

Jefe Comisioacuten Control Interno

Firma