Procedimiento Hoja Cero

8/17/2019 Procedimiento Hoja Cero

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ELABORADO POR: DIEGO ALTAMIRANO

PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE HOJA

CERO PARA GENERACION DE DOCUMENTOS

DENTRO DE LA GESTION DE MANTENIMIENTO

FECHA

12/05/2016

1.- PROPOSITO.

- El Presente Procedimiento de elaboración de formato (Hoja cero) tiene como

objetivo principal prevenir la ocurrencia e incumplimiento de los parámetros y

formato, generando fallas en formatos y de elaboración de documentos

concernientes a la gestión de mantenimiento.” GMTT-2016-001”.

2.- ALCANCE.

- Este procedimiento es aplicable a todo el alumnado involucrado en las actividades

académicas concernientes a “Gestión de Mantenimiento – GMTT-001”.

3.- RESPONSABILIDADES.

3.1 Administrador de contrato.

- Revisar y aprobar el presente Procedimiento de Elaboración de la hoja cero.

- Otorgar y disponer de permisos para desarrollar los trabajos y documentos bajo

este formato.

3.2 Asesor de Gestión de Riesgos

- Revisar que el procedimiento de elaboración de la hoja cero sea apto y no generen

factores que puedan incidir en causas posibles de riesgos.

3.3 Supervisor (Docente)

- Instruir en forma oportuna y conveniente este procedimiento a todo el personal

involucrado en las tareas de “MTT-2016-001” registrándola en el formato “Hoja

cero: HJ0-MTT”.

- Aplicar y hacer cumplir cabalmente este procedimiento de elaboración de la HOJA

CERO a todo el personal involucrado a la actividad.

- Verificar que todo el personal asignado a las operaciones cuenten con los accesorios

y herramientas para la elaboración de documentos y que se encuentren en buen

estado.- Verificar que todo el personal involucrado desarrolle las operaciones bajo los

parámetros establecidos en el presente Procedimiento de Hoja Cero y efectuar las

acciones correspondientes cuando se observen desviaciones.

- Avisar de forma inmediata al administrador de contrato y Asesor cuando se

encuentren anomalías e incumplimientos en dicho procedimiento.


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3.4 Estudiantes

- Seguir las instrucciones del procedimiento de realización de la hoja cero en la

realización de sus actividades.

- Tener en cuenta que sus actividades académicas deberán ser documentadas con

el formato establecido.

4. DEFINICIONES

- Formato: Conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto,

objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.

-

Tamaño de letra: Es la medida que se le asigna a las letras que se encuentran en undocumento estandarizado.

- Encabezado: Es la parte del documento que se encuentra al inicio de la hoja y en

donde se puede señalar el título, fecha, logotipo o autoría del mismo.

- Tipo de letra: Es el diseño o forma que tendrá la letra para el desarrollo de los

documentos Ejemplo: “Letra Blackadder ITC= (el texto debe ser )”.

- Numerar las tablas: Es asignar números a cada tabla que se genere dentro del

documento para poder tener en cuenta su número y su orden.

- Código de Documento: Es una definición, que especifica restricciones en la

estructura y sintaxis del mismo y puede ser generado de acuerdo a las primeras

letras que se generan en el título del mimo documento.

- Código de registro: Es el código que se genera cuando se resalta las primeras letras

del nombre o números en secuencia al título de la actividad de realización de un

registro.

- Pie de página: Es el lugar donde se colocara el número de página y autor del

documento si fuere el caso.

- Código de procedimiento: Es la asignación de documento y numeración del

procedimiento que se genera en la base de datos de la organización.

5. REQUISITOS

5.1 Estructura. La estructura de los documentos normativos debe contar con los

siguientes elementos:

- Elementos de identificación

- Cuerpo principal

- Elementos complementarios


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5.1.1 Elementos de identificación. Los elementos de identif icación deben constarcomo :

- Tamaño de hoja:

Según norma UNE-EN-ISO 216 y DIN 476 y APA

- Tamaño de letra : “ 12”

- Sangría : solo para texto

- Interlineado: “1.5”

- Justificado: Hacia la izquierda.


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-

Tipo de letra : Times New Roman- Numeración de página: Al final y centrado

6. DESCRIPCION DE LAS OPERACIONES UNITARIAS

Realización de la hoja cero.

Pasos a seguir:

1. Antes de comenzar a trabajar se debe verificar las tareas a realizar y los parámetros

del documento que ya se va establecer.

2. Luego realizar el documento con base al formato establecido.

3.

Seleccionar el tipo de letra que se va a ocupar.

4. Seleccionar el tamaño de letra a ocupar.

5. Seleccionar el espaciado a ocupar.

6. Seleccionar el interlineado a ocupar.

7. Seleccionar el tipo de sangría a ocupar.

8. Establecer el encabezado y pie de página.

9. Seleccionar las tablas con su respectivo número de filas y columnas si es el caso.

10. Desarrollar el documento.

11. Guardar el documento.

7. EQUIPO DE PROTECCION PERSONAL:

1. para la realización de esta operación no es necesario tener en cuanta EPPS ya que

la actividad es netamente una actividad administrativa.

8. EQUIPOS, HERRAMIENTAS O ACCESORIOS.

- Computador

-

Hojas de registro de datos.- Esfero grafico

- Lápiz

- Borrador

9. NORMAS DE SEGURIDAD GENERALES

a) Utilizar adecuadamente los Elementos de Protección Personal estandarizados.


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b)

Revisar el estado de las herramientas y accesorios antes de iniciar las operaciones.c)

El supervisor es responsable de orientar la actividad que se ejecutará o realizara a

todo el personal involucrado.

10. OBLIGACIONES

- Es obligación del personal asignado a la actividad tener en cuenta este

procedimiento para la realización de documentos dentro del programa de Gestión

de Mantenimiento.

11. PROHIBICIONES

-

Trabajar bajo condiciones no adecuadas como son ambientes al aire libre y lluvia.

- Fumar, comer en los lugares de trabajo, o tener bebidas.

12. DIFUSION Y CONTROL

- Una vez efectuada la validación por parte del docente, el presente Procedimiento

Seguro de Trabajo será instruido previamente a todo el alumnado involucrado en

esta operación.

14. INCUMPLIMIENTOS

- El encargado de Gestión de Mantenimiento, amonestará y sancionará el

incumplimiento u omisión a este procedimiento de acuerdo a lo señalado en el

estatuto de educación superior vigente.

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