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PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS

EP-P-48

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1. OBJETIVO Identificar las necesidades de información de los Usuarios y/o partes interesadas de la Operación Estadística correspondiente a la “Transacción de volúmenes de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo” generada por el Ministerio de Minas y Energía. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los responsables de la Operación Estadística correspondiente a la “Transacción de volúmenes de combustibles líquidos derivados del petróleo” generada por el Ministerio de Minas y Energía. 3. DEFINICIONES

Minenergía: Ministerio de Minas y Energía.

Operación Estadística: Conjunto de actividades que partiendo de una recogida de datos individuales conduce a la presentación de resultados agregados en forma de tablas o de índices. Los datos individuales pueden recogerse – Directamente de las unidades informantes mediante un cuestionario o juego de cuestionarios que se procesan conjuntamente; - Mediante la observación de los hechos sobre un determinado fenómeno y – a través de un determinado registro o archivo creado con fines distintos a los estadísticos.1

Partes Interesadas: Universidades, Colegios, personas naturales/jurídicas, Comunidad en general que realiza consulta de información de las operaciones realizadas en el Sistema de Información de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo (SICOM).

Reporte: documento que pretende transmitir una información.

Usuario: Es toda empresa natural o jurídica, comercial o del estado, que haya sido autorizada por el Ministerio de Minas y Energía para manejar un código sicom que le permitirá efectuar ciertas operaciones de registro (consulta, eliminación o actualización sobre todas o parte de las opciones del sistema según privilegios previamente establecidos por el administrador

1 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de

estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.5.1


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del sistema SICOM, de vista económico, utilizable como materia prima o como fuente de energía.

4. NORMATIVIDAD Ver Normograma – Ejecución de Políticas, proyectos y reglamentación sectorial - Hidrocarburos 5. DESARROLLO 5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÌA El Ministerio de Minas y Energía es una entidad pública de carácter nacional del nivel superior ejecutivo central, cuya responsabilidad es la de administrar los recursos naturales no renovables del país asegurando su mejor y mayor utilización; la orientación en el uso y regulación de los mismos, garantizando su abastecimiento y velando por la protección de los recursos naturales del medio ambiente con el fin de garantizar su conservación, restauración y el desarrollo sostenible, de conformidad con los criterios de evaluación, seguimiento y manejo ambiental, señalados por la autoridad ambiental competente. HIDROCARBUROS El área de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía apoya la implementación de las políticas que involucran a las distintas operaciones de exploración y explotación de hidrocarburos a lo largo y ancho del territorio nacional, formulando los lineamientos relacionados con la gestión integral del petróleo, gas y biocombustibles. La Dirección de Hidrocarburos se encarga de proyectar los planes, programas y proyectos de desarrollo del sector de hidrocarburos, en concordancia con los Planes Nacionales de Desarrollo. Dentro de sus tareas se encuentra la preparación de reglamentos técnicos, la regulación del transporte de crudos, el diseño de mecanismos para la distribución de combustibles y el seguimiento a las concesiones de áreas de servicio exclusivo de gas natural, entre otras funciones. SICOM (Sistema de Información de Combustibles Líquidos del Ministerio de Minas y Energía)


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El cual integra a los Agentes de la Cadena a nivel nacional en un solo sistema de información y mediante el cual se ORGANIZA, CONTROLA y SISTEMATIZA la COMERCIALIZACIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRANSPORTE y ALMACENAMIENTO de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo, Alcohol Carburante y Biodiesel. Creado dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2006 – 2010, LEY 1151 DE 2007, Artículo 51: “Para realizar un eficiente control sobre los Agentes encargados de la provisión de combustibles líquidos, se crea el Sistema de Información de la Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo. En este sistema se deben registrar todos los Agentes que hagan parte de la cadena, como requisito para obtener el permiso de operación.” 5.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS, LAS PARTES INTERESADAS Y LAS

NECESIDADES DE INFORMACIÓN REFERENTE A LA OPERACIÓN

ESTADÍSTICA (Caracterización).

Los Usuarios de la información hacen referencia a aquellos Agentes de la Cadena, Entes de Control, Autoridades, Alcaldías, UPME, CREG y Minenergía que interactúan con el sistema de información SICOM-Líquidos. Otras partes interesadas son los diferentes actores de comunidad en general. En el cuadro 1 se esquematiza la Caracterización de Usuarios y/o partes interesadas.

CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS Y/O PARTES INTERESADAS

Usuarios o partes

interesadas

Interno/Externo

Herramienta utilizada por el usuario para consulta de información

Contacto Dependenc

ia Tipo de permiso

MINENERGÍA.

Interno SICOM - Sistema Transaccional Profesion

al

Dirección de Hidrocarbur

os

Consulta de

Información

Operador de SICOM

Interno SICOM - Sistema Transaccional Líder

Funcional Líder

funcional

Consulta de

Información

Agentes de la Cadena

Externo SICOM - Sistema Transaccional Ver

registro Listado

No aplica Consulta

de Informació


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de Usuarios

n

UPME (Planificació

n del Presupuest

o Minero Energético)

Externo Pangea (Bus de Integración)

Profesional

Pendiente por definir

cargo

Consulta de

Información

UPME

Es un usuario genérico que está inactivo

Consulta de

Información

CREG Externo Pangea (Bus de Integración)

Profesional

Asignado

Pendiente por definir

cargo

Consulta de

Información

CREG

Es un usuario genérico que está inactivo

Consulta de

Información

Ministerio de Hacienda

y crédito público

Externo SICOM - Sistema Transaccional Asesor

Asesor del despacho

del Viceministro

Técnico

Consulta de

Información

SIC Externo SICOM - Sistema Transaccional SIC Usuario

Genérico

Consulta de

Información

Alcaldía Externo SICOM - Sistema Transaccional Alcaldías Usuario

Genérico

Consulta de

Información

Policía Fiscal

Aduanera (Polfa)

Externo SICOM - Sistema Transaccional Polfa Usuario

Genérico

Consulta de

Información

Ecopetrol Externo SICOM - Sistema Transaccional Ecopetrol Usuario

Genérico

Consulta de

Información

Público en General

Externo

Home Page de SICOM

Público en

General

Público en General

Consulta de

Información

http://www.sicom.gov.co/index.shtm l - Boletín SICOM

https://www.sicom.gov.co/precios/precioAction.do - PRECIOS


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Se establecen a partir de los usuarios internos y externos los siguientes: Ver documento listados de perfiles SICOM. De acuerdo a lo establecido, Ver documento procedimiento de autorización del agente de la cadena de distribución de combustibles líquidos para operar del Minenergía. 5.3 PROCESO DE RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y ENTREGA DEL REQUERIMIENTO SOLICITADO POR LOS USUARIOS DEL MINENERGÍA

FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Se procede a identificar los requerimientos

Ministerio de Minas y Energía

2. Se procede a realizar la solicitud de los requerimientos a la dirección de Hidrocarburos del Minenergía


3. Se recibe la solicitud realizada por el usuario (PB, correo electrónico)

Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos

4. Se procede a analizar la solicitud

realizada por el Usuario

Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.

SI

NO

5. ¿Se aprueba la solicitud?


6. Informar al Usuario


7. Se procede a definir el tipo de reporte a generar


Inicio

Identificar los requerimientos

Realizar la solicitud de requerimientos a la dirección

de Hidrocarburos

Recibir la solicitud realizada por el Usuario (PB, correo electrónico)

Analizar la solicitud realizada por el Usuario

¿Aprobada? 1

Definir el tipo de reporte a generar

A

Informar al Usuario

1

6

2


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8. Asignar solicitud para generación de reporte al funcionario encargado


9. La herramienta de consulta se encuentra en el documento “Caracterización de Usuarios y/o partes interesadas”


10. Se procede a elegir la herramienta Sistema transaccional


11. Se procede a consultar la información requerida


NO

SI

12. ¿Se encuentra la información requerida?


13. Extracción del reporte solicitado


14. Realizar solicitud de reporte al

Operador


15. Recepción de la solicitud realizada por la dirección de Hidrocarburos (GLPI, correo electrónico)

Operador

16. Creación y asignación de caso (guía para el manejo de la plataforma GLPI)

Operador

Asignar solicitud para generación de reporte al funcionario encargado

Consultar Información

¿Se encuentra la Información?

Realizar solicitud de reporte al Operador

A

Definir herramienta de consulta

Recibir la solicitud realizada por la dirección de Hidrocarburos

Crear y asignar el caso

B

3

Extracción del reporte solicitado 4

3

Sistema transaccional


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17. Análisis del reporte solicitado Operador

SI NO

18. ¿La consulta para la obtención de información está creada?

Operador

19. Generar consulta del sistema transaccional

Operador

20. Extraer información Operador

21. Entrega del reporte a la dirección de Hidrocarburos

Operador

22. Recepción y análisis del reporte


NO

SI



24. Entrega del reporte al Usuario Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.

Analizar el reporte solicitado

¿La consulta de información está creada?

B

Extraer información

Entregar el reporte a la dirección de Hidrocarburos

Recibir y analizar el reporte

¿Aproba

do?

Entregar el reporte al Usuario

C

5

5

3

4

Generar consulta desde el sistema transaccional


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25. Recepción del reporte Ministerio de Minas y Energía

NO

SI



5.4 PROCESO DE RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y ENTREGA DEL REQUERIMIENTO SOLICITADO POR LOS USUARIOS AGENTES DE LA CADENA, MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO, MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHO, ALCALDÍA, FISCALÍA, POLICÍA FISCAL ADUANERA, ECOPETROL



Usuario (Agentes de la Cadena, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ministerio de Justicia y Derecho, Alcaldía, Fiscalía, Policía Fiscal Aduanera, Ecopetrol)

2. Se procede a Consultar información con el sistema transaccional (opción de consultas y reportes)


Inicio


A

Fin

Recibir el reporte

¿Conform

e?

C

6

2

Consultar información con el sistema transaccional


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NO SI

3. ¿Se encontró la información requerida?


4. Extracción de la Información


5. Se procede a realizar la

solicitud del reporte a la dirección de Hidrocarburos del Minenergía (Radicado - PB correo electrónico)


6. Recepción de la solicitud realizada por el Usuario (PB correo electrónico)


7. Análisis del reporte solicitado por el usuario


Realizar la solicitud del reporte a la dirección de

Hidrocarburos del Minenergía

Recibir la solicitud realizada por el Usuario

Analizar el reporte solicitado por el usuario

A

¿Se encontró la información

?

1

1

2

B

Extracción de la Información


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SI

NO

8. ¿Aprobado?




10. Definir el tipo de reporte a

generar Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.

11. Asignación de la solicitud para

la generación del reporte al funcionario encargado


12. Se procede a definir la

herramienta de consulta. (Caracterización de Usuarios y/o partes interesadas)


13. Se elige la herramienta Sistema Transaccional




¿Aprobada?

3




Sistema Transaccional

B

Informar al Usuario 2

C

3



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NO

SI




Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos. SICOM

17. Realizar la solicitud de reporte

al Operador Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.

18. Recibir la solicitud realizada por

la Dirección de Hidrocarburos (GLPI, correo electrónico)

Operador

19. Creación y asignación del caso

(guía para el manejo de la plataforma GLPI)

Operador


¿Se encuentra

la información requerida?

5


Recibir la solicitud realizada por la Dirección de Hidrocarburos


Analizar el reporte

C

D

4

5

Extraer el reporte solicitado


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SI

NO


Operador

22. Generar la consulta desde el

sistema transaccional Operador


24. Entrega del reporte a la

Dirección de Hidrocarburos Operador

25. Recepción y Análisis del

reporte recibido Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.

NO

SI




¿La consulta para la

obtención de información está

creada?


¿Aprobado?

Entrega del reporte a la Dirección de Hidrocarburos

Recibir y analizar el reporte recibido


D

6

6

5

4


E


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28. Recepción del reporte


NO

SI

29. ¿Conforme?


5.5 PROCESO DE RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y ENTREGA DEL REQUERIMIENTO SOLICITADO POR LOS USUARIOS UPME, CREG



UPME-CREG

2. Se procede a consultar la información en la base de datos Oracle

UPME-CREG

Recibir el reporte

¿Conf

orme?

Fin 2

1

Inicio


A

Consultar información en la base de datos de Oracle

E


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NO SI


UPME-CREG

4. Extracción de la Información UPME-CREG

5. Se procede a realizar la solicitud del reporte a la dirección de Hidrocarburos del Minenergía (Radicado - PB correo electrónico)

UPME-CREG



7. Análisis de la solicitud


SI

NO

NO

8. ¿Aprobado?




10. Definir el tipo de reporte a generar Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.




Analizar la solicitud

¿Aprobada?

A


?

1

1

2

3


B


3

Extracción de la Información


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11. Asignación de la solicitud para la generación del reporte al funcionario encargado


12. Se procede a definir la herramienta de consulta. (Caracterización de Usuarios y/o partes interesadas)






NO

SI





17. Realizar la solicitud de reporte al

Operador


18. Recibir la solicitud realizada por la Dirección de Hidrocarburos (GLPI, correo electrónico)

Operador

19. Creación y asignación del caso

(guía para el manejo de la plataforma GLPI)

Operador




¿Se encuentra la información

requerida?

B

5




C

4

5




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SI

NO


Operador




24. Entrega del reporte a la Dirección

de Hidrocarburos Operador

25. Recepción y Análisis del reporte

recibido


NO

SI




Analizar el reporte



creada?


¿Aprobado?

C




D

6

6

5

4



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28. Recepción del reporte UPME - CREG

NO

SI

29. ¿Conforme? UPME - CREG

5.6 PROCESO DE RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y ENTREGA DEL REQUERIMIENTO SOLICITADO POR LOS USUARIOS



SIC, Público en General

2. Consulta de reportes publicados por el Minenergía


Recibir el reporte

¿Conf

orme?

D

Fin 2

1

Inicio


Consultar reportes publicados por el Minenergía

A


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NO SI



4. Extracción de la Información en la página web


5. Se procede a realizar la solicitud del reporte a la dirección de Hidrocarburos del Minenergía (Radicado - PB correo electrónico)




7. Análisis de la solicitud


SI

NO

NO

8. ¿Aprobado?




10. Definir el tipo de reporte a generar Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos




Analizar la solicitud

¿Aprobada?

A


?

1

1

2

3


B


3



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11. Asignación de la solicitud para la generación del reporte al funcionario encargado


12. Se procede a definir la herramienta de consulta. (Caracterización de Usuarios y/o partes interesadas)






NO

SI





17. Realizar la solicitud de reporte al

Operador


18. Recibir la solicitud realizada por la Dirección de Hidrocarburos (GLPI, correo electrónico)

Operador

19. Creación y asignación del caso (guía para el manejo de la plataforma GLPI)

Operador




¿Se encuentra la información

requerida?

B

5




C

4

5

Consultar información



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SI

NO


Operador




24. Entrega del reporte a la Dirección

de Hidrocarburos Operador

25. Recepción y Análisis del reporte

recibido


NO

SI



27. Entrega del reporte al Usuario Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos

Analizar el reporte



creada?


¿Aprobado?

C




D

6

6

5

4



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28. Recepción del reporte SIC, Público en General

NO

SI

29. ¿Conforme? SIC, Público en General

5.7 FORMULACIÓN DE LOS MECANISMOS DE RECOLECCIÓN DE NECESIDADES DE LAS PARTES INTERESADAS El Minenergía desde la dirección de Hidrocarburos, establece, implementa, mantiene y actualiza los siguientes mecanismos de consulta con las partes interesadas de la información estadística que permite obtener y analizar las necesidades de información. Se revisa que no existen otras operaciones estadísticas en el SEN que produzcan información estadística que satisfaga la necesidad identificada de transacción de volúmenes de combustible líquido.

MECANISMOS ACTIVIDAD REGISTRO FRECUENCIA RESPONSABLE

Encuestas de medición de satisfacción

Mecanismos de recolección por medio del enlace oficial del DASHBOAR del Boletín

del Proceso Estadístico Interactivo publicado en el

página web SICOM

Resultados de tabulación de la encuesta

Anual

Coordinador Grupo Downstream del

Dirección de Hidrocarburos de

Minenergía.

Reuniones con expertos en la temática de la

operación estadística

Realizar reuniones con los expertos de la temática como

agentes de la cadena, Ecopetrol, UPME, CREG, SIC, usuarios, entre otros.

Lista de asistencia

De acuerdo a la necesidad



Minenergía.

Recibir el reporte

¿Conf

orme?

D

Fin 2

1


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Reuniones de trabajo con partes

interesadas especializadas.

Realizar reuniones con las partes interesadas como Universidades, Colegios,

personas naturales/jurídicas, Comunidad en general, entre

otras.

Lista de asistencia

Cuando requiera

Mesa sectorial



Minenergía.

5.8 ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES RECOLECTADAS De acuerdo a cada uno de los mecanismos utilizados se tendrá en cuenta para realizar el análisis de necesidades conforme al Procedimiento de Mejora de Minenergía. El Ministerio de Minas y Energía establece como canales para retroalimentación con los Usuarios el siguiente link en la página web del SICOM http://www.sicom.gov.co/quejas_reclamos.shtml donde el Usuario podrá reportar las inconformidades presentadas en cuanto a:

No conformidades con los datos entregados en la Operación Estadística.

Incumplimiento en los tiempos de entrega de la Información.

Cualquiera otra inconformidad presentada frente al Proceso Estadístico.

El Usuario también puede presentar su inconformidad directamente en el Ministerio por Medio de un radicado que se ingresa a la herramienta P8, al correo electrónico o por medio de la herramienta GLPI para atención de casos utilizada por el Operador del SICOM. 5.9 RELEVANCIA DE LOS RESULTADOS DE LA OPERACIÓN ESTADÍSTICA PARA LA POLÍTICA PÚBLICA El Minenergía establece la relevancia de la operación estadística y su relevancia con la política pública. Ver Normograma – Ejecución de Políticas, proyectos y reglamentación sectorial – Hidrocarburos actualizada en el SIGME.

CONTROL DE DOCUMENTOS

Versión Fecha de aprobación

(DD/MM/AA) Descripción del cambio

http://www.sicom.gov.co/quejas_reclamos.shtml


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1 05/09/2018 Documento inicial

2

Se elimina como fuente de consulta de la Operación Estadística Transacción de Volúmenes de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo el BI, dejando solamente el Transaccional. Se define los mecanismos de consulta con las partes interesadas de la información estadística que permite obtener y analizar las necesidades de información.

6. REGISTROS

GLPI P8 Listado de perfiles SICOM Resultados de tabulación de la encuesta Lista de asistencia

7. ANEXOS

Procedimiento para autorización del agente de la cadena de distribución de combustibles líquidos para operar del Minenergía.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo: CONTRATISTA Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO

Cargo:

Dependencia:

OFICINA DE PLANEACION Y GESTION INTERNACIONAL

Dependencia: DIRECCION DE HIDROCARBUROS

Dependencia:

Fecha: 28-03-2019 Fecha: 04-07-2019 Fecha: 11-07-2019

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